FRA IL COMUNE DI CESENA
ACCORDO ATTUATIVO N. IN DATA
DELLA CONVENZIONE NUMERO 34 IN DATA 11/04/2013 TRA IL COMUNE DI CESENA E L’ORDINE DEGLI AVVOCATI DI FORLI-CESENA PER L'ACCESSO AL SERVIZIO DI CONSULTAZIONE, RICHIESTA E RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE ANAGRAFICA E DI STATO CIVILE IN MODALITA’ TELEMATICA
FRA IL COMUNE DI CESENA
Di seguito denominato “Comune”, con sede in Xxxxxx xxx Xxxxxx x. 00, Xxx 00000, XX/X.XXXX.XXX 00143280402 rappresentato dal xxxx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx nato a Rimini, il 5/08/1971, nella qualità di Dirigente del Settore Servizi al Cittadino, responsabile al trattamento della banca dati anagrafe a seguito di nomina del Sindaco PGN. 45016/12 in data 26/05/2014;
E L’AVVOCATO
Cognome e Nome Nato a il CF PEC (Posta Elettronica Certificata) Iscritto nell’Ordine degli Avvocati di Forlì-Cesena al numero
PREMESSO CHE:
Con atto n. 34 in data 11/04/2013.tra il Comune di Cesena e l’Ordine degli Avvocati di Forlì-Cesena previa Deliberazione di Giunta Comunale n. 205 del 29/6/2010, è stata siglata specifica convenzione per consentire agli uffici amministrativi dell’Ordine l’accesso in consultazione a dati anagrafici per le specifiche finalità istituzionali ai sensi dell’art. 43
D.P.R. 28/12/2000 n. 445 così come riformato dall’art. 15 della legge 18 del 12/11/2011;
L’Ordine Professionale cura l’aggiornamento dell’Albo in cui sono registrati i soggetti privati esercenti la professione di Avvocati, Praticanti-Patrocinatori, Praticanti ed, in questo senso, è compito dell’Ordine per il tramite dei rispettivi organi, disciplinare la verifica dei requisiti che abilitano l’iscrizione in detto albo, l’acquisizione delle domande di registrazione/cancellazione, l’aggiornamento delle informazioni relative ai recapiti, la formazione e tutte le materie disciplinate dalle norme di specifica competenza;
L’esercizio dell’attività professionale è consentito previa richiesta di iscrizione all’Ordine una volta acquisiti i titoli abilitanti all’esercizio medesimo;
Nell’ambito delle specifiche attività e competenze del singolo professionista si richiede, in via preliminare, la conoscenza di informazioni anagrafiche relative ai propri clienti o controparti al fine di poter inoltrare note ufficiali e/o notificare regolarmente atti giudiziari e stragiudiziali ai sensi dei vigenti codici di procedura civile e penale;
L’ordinamento anagrafico consente al privato l’accesso alle informazioni anagrafiche sotto la specifica forma della certificazione disciplinata dagli artt. 33 e 35 del D.P.R. 30/5/1989 n. 223 e 106-108 del D.P.R. 3/11/2000 n. 396 fermo restando i contenuti di cui agli articoli da 22 a 28 della legge 7/8/1990 n. 241 in materia di accesso agli atti
Il professionista iscritto all’Ordine Professionale riveste un ruolo differente dal semplice privato cittadino in quanto assume su di sé specifiche responsabilità monitorate non solo dall’Autorità giudiziaria e dal Garante per la protezione dei dati personali ma altresì dal medesimo Ordine Professionale per cui l’accesso alle informazioni anagrafiche, esclusivamente sotto la forma della certificazione, è legittimato dall’esercizio di specifiche competenze, tutelate dalla Costituzione e specificamente rientranti nella tutela di un
interesse giuridicamente rilevante nell’esplicazione del diritto di difesa sancito a tutela del cittadino
DATO ATTO CHE il Comune di Cesena dispone da tempo di un sito web pubblicato all’indirizzo IP xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xx, da cui è possibile accedere previo possesso della carta d’identità elettronica o delle credenziali di accesso a molteplici servizi telematici direttamente dal proprio domicilio, senza l’obbligo di recarsi in Municipio.
RILEVATO CHE il progetto rientra nel Piano Performance 2012-2014 nello specifico programma n. 6 “Una Pubblica Amministrazione efficiente e trasparente al servizio dei cittadini” – Progetto n.6.4 “Cesena Digitale –Potenziamento servizi on line”in comune da casa” (6.4.3) e del PEG 2012 – Obiettivo di sviluppo n. 6.4 “Promozione di servizi erogabili on line” in particolare è interesse dell’Amministrazione promuovere tutte quelle azioni finalizzate a diffondere la cultura all’utilizzo dei servizi di e-government al fine di semplificare l’azione amministrativa e ridurre i costi gestionali in capo all’Amministrazione
DATO ATTO CHE da rilevazioni nazionali si è assunto che il costo “industriale” di un certificato rilasciato allo sportello “fisico” è stimato in € 9,00 a fronte di un incasso del diritto di segreteria pari a € 0,25-0,50, tariffe stabilite da legge statale e quindi non modificabili dall’ente locale per cui è legittimo intraprendere azioni finalizzate a ridurre il numero di certificati prodotti allo sportello per ridurre i costi diretti in capo all’Amministrazione.
VALUTATA l’opportunità di semplificare l’accesso ai servizi on line del Comune di Cesena con particolare riferimento al rilascio dei certificati con timbro digitale al fine di ottenere i seguenti benefici
1. Ridurre in generale la produzione di certificati su carta
2. Ridurre l’evasione delle richieste pervenute tramite posta/fax su carta e mezzo posta tradizionale
3. Ridurre le file di cittadini agli sportelli fisici
4. Completare la riforma avviata nel 2011 in materia di decertificazione per le specifiche Pubbliche Amministrazioni (art. 15 legge 183/2011)
5. Ridurre i costi analitici sottesi alla produzione della certificazione dirottando le risorse comunali umane allo specifico progetto dello Sportello del Cittadino dove verranno erogati in modalità polivalente oltre 150 procedimenti amministrativi il più dei quali richiedono competenze complesse molto più sofisticate del semplice rilascio del certificato;
VISTA le legge 24/12/1954 n. 1228 (legge anagrafica) così come modificata dall’art. 2 quater della legge 28/2/2001 n. 26 in tema di Indice nazionale delle anagrafi (INA) e dall’art. 1 novies della legge 31/5/2005 n. 88 in tema di Sistema di accesso e interscambio anagrafico (SAIA) e successive modificazioni ed integrazioni;
VISTO il d.P.R. 30/5/1989 n. 223, regolamento anagrafico;
VISTI l’art. 2 della legge 17/3/1993 n. 63 e il DPCM 5/5/1994 in tema di collegamenti telematici
VISTO l’art. 43 del d.P.R. 28/12/2000 n. 445;
VISTO il d.lgs. 30/3/2003 n. 196, codice in materia di protezione dei dati personali
VISTO il d.lgs. 7/3/2005 n. 82 così come modificato ed integrato dal Decreto Legge 18/10/2010 n. 179 convertito con modifiche nella legge 17/12/2012 n. 221;
STABILISCONO QUANTO SEGUE:
ART. 1 – Definizioni
Ente consultante: la pubblica amministrazione, il concessionario e il gestore di un servizio pubblico, l’ordine professionale che abbia necessità di visionare informazioni anagrafiche per finalità istituzionali
Professionista avente diritto: il cittadino privato, appartenente ad un ordine professionale che ha sottoscritto specifica convenzione, che ha diritto all’accesso ai dati anagrafici e di stato civile esclusivamente sotto forma di certificazione anagrafica e di stato civile. Costui viene abilitato con la sottoscrizione di separato accordo attuativo alla convenzione sopra citata che dettaglia i termini e le modalità di accesso al servizio. Il professionista che sottoscrive l’accordo attuativo è responsabile esterno al trattamento dei dati anagrafi e di stato civile e risponde del corretto utilizzo del sistema informatico comunale e dei dati da esso acquisiti.
Dati in consultazione: la possibilità di accedere al dato in esclusiva visualizzazione e lettura senza che sussista un sistema tecnologico che consenta la sua estrazione automatica. Il dato rimane pertanto all’interno del sistema informativo proprietario.
Dato in fruibilità: la possibilità di utilizzare il dato anche trasferendolo nei sistemi informativi automatizzati di un'altra amministrazione; il trasferimento del dato non modifica la sua titolarità
Visura anagrafica: Documento informatico erogato, ai sensi dell’art. 43 comma 4 del
D.P.R. 28/12/2000 n. 445, dal sistema informativo del Comune di Cesena, avente forza probatoria di cui all’art. 2712 c.c. “riproduzione informatica” e contenente informazioni anagrafiche certificate per le pubbliche amministrazioni, ordini professionali, concessionari e gestori di pubblici servizi
Certificato anagrafico con “timbro digitale”: Documento informatico erogato ai sensi degli artt. 33 e 35 del D.P.R. 30/05/1989 n. 223, art. 108 del D.P.R. 3/11/2000 n. 396 e art. 15 quinquies Legge 28/02/1990 n. 38, dotati di uno specifico contrassegno generato elettronicamente che ne configura il sistema di sicurezza legittimante tale da preservare il valore legale del documento informatico anche qualora venisse riprodotto in formato analogico.
Certificato di stato civile con “timbro digitale”: Documento informatico erogato ai sensi degli artt. art. 108 del D.P.R. 3/11/2000 n. 396 e art. 15 quinquies Legge 28/02/1990 n. 38, dotati di uno specifico contrassegno generato elettronicamente che ne configura il sistema di sicurezza legittimante tale da preservare il valore legale del documento informatico anche qualora venisse riprodotto in formato analogico. Il certificato attiene alla nascita, decesso e matrimonio
Estratti di stato civile con “timbro digitale”: Documento informatico erogato ai sensi degli artt. 106-108 del D.P.R. 3/11/2000 n. 396 e art. 15 quinquies Legge 28/02/1990 n. 38, dotati di uno specifico contrassegno generato elettronicamente che ne configura il sistema di sicurezza legittimante tale da preservare il valore legale del documento informatico anche qualora venisse riprodotto in formato analogico. Gli estratti per riassunto attengono alla nascita, decesso e matrimonio e sono dotati delle competenti annotazioni Certificati anagrafici storici: certificati anagrafici contenenti situazione anagrafiche pregresse redatti manualmente dall’ufficiale d’anagrafe attraverso ricerche d’archivio e interrogazione di schedari analogici e informatici
Sistema Informativo Anagrafico/Stato Civile: il sistema informativo integrato costituito da hardware, software di base e software applicativo proprietario che consente l’inserimento dei dati anagrafici/stato civile e la loro conservazione previo trattamento autorizzato da parte degli ufficiali d’anagrafe/stato civile, incaricati ai sensi del d.lgs. 30/06/2003 n. 196
Sito Internet del Comune di Cesena: il sito Internet pubblicato all’indirizzo ip:xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
INA: Indice nazionale delle anagrafi gestito dal Ministero dell’Interno (Direzione Centrale dei Servizi Demografici) e aggiornato dai Comuni italiani attraverso specifico protocollo di comunicazione ed interscambio (SAIA). Detto indice andrà a confluire entro il 31/12/2014 nell’ANPR – Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente
ART. 2 – Oggetto dell’Accordo Attuativo
Il Comune autorizza al Professionista avente diritto, l’accesso al servizio di richiesta/rilascio dei certificati anagrafici e di stato civile per specifiche finalità istituzionali e professionali secondo le modalità e nei limiti specificati nei successivi articoli.
A tal fine il Professionista si impegna a:
a) Utilizzare l’accesso alla banca dati per la consultazione delle informazioni la cui conoscenza è necessaria e sufficiente per lo svolgimento delle operazioni di trattamento oggetto della propria attività istituzionale;
b) L’accesso alle informazioni anagrafiche avverrà sulla base di certificati anagrafici e di stato civile con segnatura elettronica (timbro digitale) come dettagliatamente specificate nell’allegato A
c) Utilizzare il servizio on line nel rispetto della normativa vigente in materia e secondo le modalità di seguito specificate
d) A non richiedere al Comune controlli sulle autocertificazioni rese dai cittadini o certificati in formato cartaceo, che possano essere soddisfatti tramite l’accesso alla banca dati e dal servizio di certificati con timbro digitale.
e) A richiedere i certificati non erogabili dal sistema informativo comunale e quelli storici che richiedono ricerche d’archivio più o meno approfondite esclusivamente con modalità elettronica per il tramite del proprio indirizzo PEC all’indirizzo di posta elettronica certificata del comune xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xx
f) A supportare le richieste di altri professionisti iscritti negli Ordini di altre Province nell’ambito degli ordinari rapporti professionali che intercorrono tra gli stessi
ART. 3 – Dati oggetto della consultazione/fruizione/certificazione
Il Comune consente l’accesso telematico tramite la rete Internet ad un servizio di richiesta e rilascio della certificazione anagrafica e di stato civile secondo il dettaglio riportato nell’allegato A costituente parte integrante alla presente convenzione;
L’accesso a tali dati è consentito nel rispetto del principio della pertinenza del trattamento rispetto alle finalità e competenze istituzionali e professionali del Professionista.
Il Professionista che necessita di certificati storici o certificati richiedenti ricerche d’archivio, banche dati di altri enti ed INA (Indice Nazionale delle Anagrafi) dovrà inoltrare la richiesta all’indirizzo PEC del Comune indicando le motivazioni che ne legittimano la richiesta.
Il Comune si riserva la facoltà di limitare l’accesso ai dati qualora innovazioni normative/organizzative rendano necessaria una revisione dell’accesso telematico.
ART. 4 – Titolarità della banca dati
Il Comune conserva la piena ed esclusiva proprietà delle informazioni memorizzate sulla banca dati anagrafica e di stato civile e del sistema di ricerca; ha l’esclusiva competenza a gestire, definire o modificare i sistemi di elaborazione, ricerca, rappresentazione ed organizzazione dei dati; ha altresì, la facoltà di variare la base informativa in relazione alle proprie esigenze istituzionali, organizzative e tecnologiche. La banca dati è di esclusiva titolarità del Comune. Non è consentito riprodurre o diffondere i dati contenuti nella banca dati o utilizzarli per fini diversi da quelli contemplati nella presente convenzione.
ART. 5 - Modalità di autorizzazione all’accesso
Il Professionista accede al servizio dopo la sottoscrizione del presente accordo e dopo la profilazione da parte del Comune. Il Professionista può richiedere l’accesso al servizio anche per i suoi collaboratori (segreteria, praticante) che lavorando nello Studio Legale del Professionista, vogliano accedere autonomamente al servizio; l’elenco dei collaboratori sarà inoltrato al Comune unitamente ai rispettivi documenti di identità/riconoscimento.
Il Professionista informa i propri collaboratori sulle norme relative all’accesso alla rete del Comune e su quanto stabilito dal presente Accordo oltre che dalla normativa sulla privacy - d.lgs. 196/2003. Ogni utente abilitato dovrà essere incaricato al trattamento ai sensi dell’art.6 del presente accordo attuativo da parte del Professionista..
ART. 6 – Responsabile e Incaricati al trattamento
Ai sensi dell’art. 29 del d.lgs. 196/2003, il Professionista avente diritto è Responsabile esterno al trattamento Costui avrà, il compito di identificare e nominare gli utenti incaricati al trattamento ai sensi dell’art. 30 del medesimo decreto legislativo. La nomina degli incaricati avverrà utilizzando l’allegato B facente parte integrante al presente Accordo attuativo
ART. 7 - Modalità di accesso
Il Comune assicura l’accesso alla banca dati anagrafica e ai registri di stato civile informatizzati attraverso l’accesso al sito Internet comunale pubblicato all’indirizzo xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xx. Il comune potrà variare le modalità tecniche di accesso in riferimento all’evoluzione tecnologica e normativa dandone debitamente preavviso. Il
Comune assegna un identificativo per l’accesso ai dati anagrafici e di stato civile a ciascun utente di cui all’art. 5, al fine di consentire lo svolgimento delle attività di interrogazione della banca dati e l’accesso al servizio. Ogni identificativo è dotato di credenziali di accesso costituite da nome utente e una password. Le credenziali di accesso sono erogate per il tramite del servizio regionale “FedERa”. Alle credenziali, il Comune attribuisce uno specifico profilo di autorizzazione al fine di garantire un accesso alle informazioni adeguato e conforme agli specifici interessi istituzionali. Non è consentito l’accesso contemporaneo da più postazioni di lavoro con lo stesso identificativo.
Il Comune si riserva di disabilitare gli accessi, qualora si rilevino delle anomalie nell’utilizzo del sistema o in caso di perdurato inutilizzo o per impossibilità di contattare gli utenti incaricati.
ART. 8 - Password
Ogni password deve rimanere segreta, e devono essere conservate debitamente. La stessa sarà modificata alle scadenze temporali indicate dal servizio. Le password saranno attribuite e personalizzate secondo le modalità stabilite dal Comune previo riconoscimento degli operatori. In caso di smarrimento di una password o di cessazione di un utente dall’incarico, Il Professionista si impegna a darne immediata notizia al Comune tramite email all’indirizzo PEC xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xx affinché si provveda alla disabilitazione.
ART. 9 – Limitazioni e responsabilità
Il Comune è sollevato da qualsiasi responsabilità contrattuale ed extracontrattuale per danni diretti od indiretti che possano derivare dall’uso dei dati attinenti alla banca dati anagrafica/stato civile del Comune, nonché per i danni derivanti da interruzioni, ritardi o errori nell’erogazione del servizio di consultazione, ovunque si verifichino, in qualunque forma si manifestino e da qualsiasi causa siano determinati
ART. 10 – Obbligo di riservatezza
Il Professionista si impegna ad utilizzare le informazioni ottenute tramite il collegamento esclusivamente per fini istituzionali e professionali nel rispetto della normativa vigente anche in materia di consultazione delle banche dati, con particolare riguardo alla tutela della riservatezza delle informazioni individuali e del segreto d’ufficio; si impegna altresì, ad adottare ogni misura necessaria ad evitare indebiti utilizzi delle medesime informazioni.
Il Professionista garantisce la riservatezza dei dati, elaborazioni o quant’altro connesso collegamento concesso
ART. 11 – Tutela della sicurezza dei dati
Alla banca dati anagrafica potranno accedere esclusivamente gli incaricati di cui all’art. 5 dotati dei propri identificativi di cui agli atti artt. 6 e 7. Le stazioni di lavoro che si collegano con la banca dati comunale dovranno essere collocate in luogo protetto e dotate di autonomi sistemi di autenticazione e sicurezza informatica, poste sotto la responsabilità dell’utente designato. Il Comune è legittimato a registrare tutti gli accessi sul proprio sistema informativo memorizzando le posizioni interrogate al fine di poter dare assistenza ai cittadini “consultati” in merito alla legittimità dell’accesso telematico, ai sensi dell’art.7 del d.lgs. 196/2003. Le registrazioni saranno memorizzate in appositi “files”. Detti “files” possono essere oggetto di trattamento solo per fini istituzionali per attività di monitoraggio e controllo; possono essere messi a disposizione dell’autorità giudiziaria in caso di accertata violazione delle normative vigenti
La riservatezza delle informazioni in essi contenute è soggetta a quanto dettato dal d.lgs. 196/2003. Le parti si impegnano per quanto di rispettiva competenza ad uniformarsi alle disposizioni della legge ed a quelle del Autorità del Garante per protezione dei dati personali in materia di standard di sicurezza dei dati, di responsabilità nei confronti di terzi e dell’Autorità Garante.
ART. 12 - Costi
Il servizio di richiesta e rilascio della certificazione anagrafica e di stato civile è fornito gratuitamente dal Comune. Rimangono a carico del Professionista avente diritto, gli oneri connessi all’eventuale assolvimento dell’imposta di bollo da apporre sui certificati anagrafici richiesti. Sono altresì a carico del Professionista i costi derivanti dalla connessione ad Internet.
I certificati non deducibili dal sistema informativo, i certificati storici e quelli comportanti ricerche di archivio in banche dati e presso l’INA (Indice Nazionale delle Anagrafi) sono rilasciabili dal Comune di Cesena, previa richiesta telematica pervenuta a mezzo PEC del Professionista all’indirizzo PEC xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xx. Per questi certificati si prevede la corresponsione dei diritti di segreteria connessi alle ricerche di archivio di € 5,00 per i certificati in bollo e € 2,50 per quelli esenti da corrispondersi a mezzo servizio di pagamento telematico o bonifico bancario (Tesoreria comunale presso la Xxxxx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxx, Xxxxxxx x. 0 – Codice IBAN: XX00X0000000000X00000000000- Casuale Richiesta Certificato Anagrafico)
ART. 13 - Durata dell’Accordo
Il presente Accordo Attuativo avrà durata di anni 4 dalla data della sottoscrizione, con possibilità di rinnovo esplicito attraverso modalità telematica
ART. 14 - Foro competente.
Il foro competente a risolvere qualsiasi controversia che possa sorgere tra il Comune e il Professionista o suoi collaboratori durante l’esecuzione od allo scadere del presente accordo è quello di Forlì-Cesena.
ART. 15 - Spese contrattuali.
Non sono previste spese contrattuali.
ART. 16 - Registrazione.
Il presente Accordo Attuativo, redatto in due copie originali, non è soggetta a registrazione ai sensi dell’art.1 della tabella allegata al DPR 26-04-86, n.131.
Comune di Cesena L’Avvocato
Il Dirigente
Xxxx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx
Cesena,
Allegato A
Certificati anagrafici e di stato civile con “timbro digitale”
o Certificato anagrafico di nascita
o Certificato anagrafico di matrimonio
o Certificato anagrafico di decesso
o Certificato di nascita
o Certificato di matrimonio
o Certificato di decesso
o Estratto per riassunto di nascita
o Estratto per riassunto di matrimonio
o Estratto per riassunto di decesso
o Certificato di residenza
o Certificato di codice fiscale
o Certificato di esistenza in vita
o Certificato di stato libero
o Certificato di vedovanza
o Certificato di cittadinanza italiana
o Certificato di godimento dei diritti politici
o Certificato di residenza-AIRE (Anagrafe degli italiani residenti all’estero)
o Stato di famiglia
o Stato di famiglia con rapporti di parentela
o Stato di famiglia con rapporti di parentela e stato civile
o Certificato di emigrazione
o Certificato di cancellazione per irreperibilità
o Certificato di nascita e cittadinanza per l’espatrio
A) I certificati sono emessi ai sensi degli artt. 33 e 35 del D.P.R. 30/5/1989 n. 223 e 106-108 del D.P.R. 3/11/2000 n. 396 e art. 15 quinquies Legge 28/2/1990 n. 38.
B) Le certificazioni anagrafiche e di stato civile sono prodotte in formato PDF e recano la firma immagine del Sindaco di Cesena. Al fine di garantire la non alterabilità del documento, le certificazioni sono dotate di un contrassegno generato elettronicamente (c.d. “timbro digitale”) contenente i dati anagrafici/stato civile riportati in evidenza sul certificato, dati, a loro volta, crittografati con certificato di firma digitale automatica del Sindaco di Cesena ai sensi dell’art. 35 del d.lgs. 7/3/2005 n. 82.
C) Il Professionista avente diritto o il destinatario finale possono verificare la congruità e correttezza del certificato attraverso il software gratuito di decodifica del “timbro digitale” acquisibile attraverso il sito Internet del Comune di Cesena.
D) I Certificati si riferiscono a cittadini presenti sulla banca dati anagrafica del Comune di Cesena in qualità di residenti, e di cittadini residenti aventi un atto originale di nascita, matrimonio, decesso in Cesena e sempreché i dati siano stati registrati nel sistema informativo comunale (dal 1970 ai giorni nostri) con esclusione per coloro che abbiano un procedimento anagrafico in corso; in quest’ultimo caso è necessario che il cittadino interessato, o il rappresentante dello stesso munito di delega, si presenti allo sportello anagrafico comunale;
E) Il Professionista richiede direttamente, attraverso le procedure informatiche previste dal Comune, i certificati di residenza e stato di famiglia; il medesimo ente si impegna, altresì, a richiedere, per conto dei propri associati/clienti da cui è delegato per iscritto, mediante le stesse procedure informatiche, l'intera certificazione anagrafica dell'associato/cliente o sua famiglia anagrafica. L'ente si impegna a non richiedere, per tale servizio, alcun onere al proprio associato/cliente fatta eccezione per il recupero del costo del bollo di cui al successivo punto .
F) Il Comune si riserva, mediante specifici controlli informatici e organizzativi, di verificare la correttezza delle procedure e delle richieste e di prendere i conseguenti
provvedimenti a fronte di irregolarità/illegittimità e non rispetto dei termini del presente allegato.
G) I certificati anagrafici e di stato civile sono visionabili in tempo reale, stampabili e inoltrabili per posta elettronica. Il Comune archivierà i certificati nei propri server in modo da consentire all’utente il recupero del documento informatico eventualmente deteriorato
H) Le certificazioni di stato civile sono esenti dall’imposta di bollo. Per le certificazioni anagrafiche esenti dall’imposta, l’utente dovrà indicare nella procedura WEB, la norma di legge che garantisca l’esenzione. Tale norma sarà riportata nel certificato e all’interno del timbro digitale.
I) Per le certificazioni anagrafiche da produrre in bollo ai sensi del D.P.R. n. 642/1972, il sistema produrrà sul timbro e sul documento informatico una specifica indicazione scritta non modificabile del suddetto obbligo di assolvimento, liberando da qualsiasi responsabilità il Comune in merito alla non successiva apposizione della specifica marca.
J) La marca dovrà essere apposta ed annullata nella medesima data di emissione riportata sul certificato timbrato digitalmente. Ai sensi del combinato disposto dagli artt. 12 e 22 del D.P.R. n. 642/1972, l''Ente e l'utente associato così come il destinatario finale del documento, sono solidalmente responsabili all'obbligo di pagamento dell'imposta la quale verrà versata con specifica marca annullata da una delle parti sopra descritte. Si richiama a tal fine il dettato dei commi 1 e 2 del D.P.R. n. 642/1972: “..Sono obbligati in solido per il pagamento dell'imposta e delle eventuali sanzioni amministrative:
1) tutte le parti che sottoscrivono, ricevono, accettano o negoziano atti, documenti o registri non in regola con le disposizioni del presente decreto ovvero li enunciano o li allegano ad altri atti o documenti; 2) tutti coloro che fanno uso, ai sensi dell'art. 2, di un atto, documento o registro non soggetto al bollo fin dall'origine senza prima farlo munire del bollo prescritto (1)...”.
K) I certificati recheranno altresì nel documento e nel timbro digitale, gli estremi dei richiedente e del destinatario finale al fine di garantire la coerenza del certificato rispetto all’uso richiesto
Allegato B
Atto di nomina dell’incaricato al trattamento dei dati anagrafici e di stato civile (D. Lgs. 196 del 30 giugno 2003, art. 30)
Il/La sottoscritto/a
in qualità di Responsabile del trattamento dei dati personali di:
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati personali”;
NOMINA
nato/a a in data
quale incaricato al trattamento ai sensi del d.lgs. n. 196/2003 per i dati forniti dal Comune di Cesena nelle seguenti modalità:
° dati forniti in consultazione (visure)
° dati forniti in fruizione (estrazioni massive di dati per aggiornare propri archivi)
° dati forniti sotto forma di certificazione anagrafica e di stato civile
In relazione alla suddetta nomina, Xxxx dovrà seguire le seguenti istruzioni:
• operare i trattamenti dei dati personali forniti dal sistema informativo comunale nei limiti definiti dalla convenzione ed unicamente per gli obblighi derivanti da tale rapporto e nel rispetto di ogni prescrizione contenuta nel d.lgs. 196/2003, nei relativi allegati compresi i codici deontologici nonché delle future modificazioni ed integrazioni della normativa in questione e tenendo conto dei provvedimenti dei comunicati ufficiali delle autorizzazioni generali emessi dall’Autorità del Garante per la protezione dei dati personali
• di adottare nei modi previsti dal Disciplinare tecnico, allegato al Codice della Privacy, le misure minime di sicurezza di cui agli art. 33 e 35 del codice e delle eventuali modificazioni o integrazioni che dovessero intervenire ai sensi dell’art. 36 nonché le misure più ampie di cui all’art. 31 del Codice sulla base delle analisi dei rischi effettuate
L’Ente sottoscrittore della convenzione, nella persona del Responsabile del trattamento si riserva ai sensi dell’art. 29 comma 5 del d.lgs. 196/2003 la facoltà di effettuare verifiche periodiche per vigilare sulla puntuale osservanza delle vigenti disposizioni in materia di trattamenti delle istruzioni sopra riportate ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.
Cesena,
Il Responsabile al trattamento L’Incaricato al trattamento