RELAZIONE TECNICA PER LA VALUTAZIONE DELL’AFFIDAMENTO, AI SENSI

RELAZIONE TECNICA PER LA VALUTAZIONE DELL’AFFIDAMENTO, AI SENSI

DELL’ARTICOLO 192 DEL D.LGS 50/2016 CODICE DEI CONTRATTI

Premessa:

La Società ESTEEM nasce nel 2002 dall'incontro di professionalità diverse, alimentate da competenze multidisciplinari sviluppate in ambito informatico, economico, ingegneristico, giuridico e finanziario, tutte accomunate da un forte orientamento all'innovazione.

Ancor oggi, dopo oltre 15 anni di vita, la Società mantiene il proprio core-business nella progettazione e re-ingegnerizzazione di servizi per il proprio Socio in chiave di innovazione tecnologica (informatica e telematica), attivando all'occorrenza collaborazioni esterne, sempre con l’obiettivo di conseguire un rapido beneficio in favore della P.A. e del cittadino.

L'esigenza di innovazione della Pubblica Amministrazione, più o meno spinta verso nuovi servizi o verso il recupero di funzioni “core” (si veda. il recupero fiscale dei tributi locali e la loro riscossione, o più semplicemente l'esigenza di un miglioramento dei servizi erogati e dei processi che li sottintendono), può essere ispirata dall'avvio di riorganizzazioni interne di specifici settori dell'Amministrazione, dalla necessità di innovare per rispondere a sollecitazioni provenienti dalla normativa, dall'esperienza di altri Enti o PP.AA. oppure da modifiche nei regolamenti dell’Ente.

ESTEEM ha supportato in questi anni il Comune di Livorno a rispondere a questa specifica esigenza, in particolare con una forte specializzazione nelle applicazioni del settore Entrate e dei Servizi Educativi, adottando un approccio di piena sinergia e osmosi di conoscenze e di capacità con i funzionari e gli operatori degli uffici comunali, raggiungendo per e con il Socio risultati concreti, misurabili in valore e di alto contenuto di innovazione. Anche la collocazione della sede di ESTEEM all’interno dei locali degli uffici della Gestione Entrate del Comune di Livorno favorisce la sinergia in un rapporto non da cliente–fornitore ma di un appendice organizzativa del Comune di Livorno ovvero un vero e proprio ufficio comunale.

La missione

La “mission” della Società si può sintetizzare nell’essere il soggetto a supporto strumentale e operativo costantemente presente e disponibile all’Amministrazione, per concorrere alla

soluzione di problemi complessi sia di breve che di lungo termine, individuando e realizzando soluzioni a forte connotazione di innovazione tecnologica e di processo.

ESTEEM è stata considerata più volte in questi anni, in atti e delibere, come una società strumentale strategica per l’Amministrazione, i cui servizi sono difficilmente comparabili con quelli “standardizzati”, forniti dal mercato, per tipologia e per possibilità di interazione con l’infrastruttura amministrativa. I servizi forniti da ESTEEM sono customizzati per il Comune , quindi progettati internamente in forte coesione tra Comune e società. XXXXXX non può definirsi solo un fornitore di software o di servizi amministrativi, perché entrambi sono funzionali allo sviluppo di progetti dell’Ente in cui la Società è direttamente coinvolta. Lo sviluppo di software è funzionale e commisurato agli obiettivi di innovazione di processo concordati con l’Amministrazione. L’attività della società si determina anche in funzione e soprattutto della strategicità degli obiettivi dell’Amministrazione Comunale, che spesso sono di lungo termine. Questo concetto è facilmente identificabile nel progetto SIGEL (Sistema Informativo Gestione Entrate Livorno) con il quale l’Amministrazione ha iniziato sin dal 2004 una fase di innovazione tecnologica, consolidamento e riappropriazione delle banche dati di gestione dei propri tributi locali principali ed anche di modifica nella gestione di tali tributi, finalizzata ad una maggiore efficienza dei propri uffici sia nei rapporti con il cittadino, sia nelle funzioni di recupero fiscale.

La “riappropriazione” delle banche dati, e dei processi informatici che le gestiscono, significa riappropriazione della conoscenza; conoscenza del proprio territorio, dei cittadini che lo vivono e quindi risulta essere anche il presupposto per l’attuazione delle politiche amministrative, non solo di equità fiscale. In questi termini ESTEEM ha dato, e potrà continuare a dare il suo valido contributo a supporto della conoscenza del tessuto sociale e imprenditoriale del territorio, finalizzato a fornire strumenti per una corretta programmazione amministrativa e, nello specifico, tributaria.

La gestione della “conoscenza” del proprio territorio, seppur nell’ambito di quelli che sono i compiti istituzionali dell’Ente, risulta quindi un elemento strategico di cui ESTEEM è un attore strategico.

I sistemi informatici realizzati e sviluppati da Esteem sono frutto di un continuo e costante rapporto tra uffici comunali e società frutto di un processo difficilmente rilevabile dal mercato . Questa sinergia che ha creato un soggetto unico nella gestione delle Entrate e Riscossione del Comune ( settore Entrate ed Esteem), arricchiscono il patrimonio

dell’Amministrazione e con un software di proprietà comunale disponibile per eventuali riusi da parte di altre Enti. Tra l’altro l’esperienza e la competenza accumulata dalla Società sono messe a disposizione per dare il proprio contributo nei tavoli tematici, come è per quelli sulla riscossione coordinati da ANCI Toscana e ancora aperti dal 2014.

Si può aggiungere che ESTEEM sia anche un laboratorio sperimentale nel quale l’impatto dei nuovi processi amministrativi o delle modifiche regolamentari, possono essere rapidamente simulati, valutati, sperimentati e poi attuati in una filiera che parte dall’analisi alla realizzazione tecnica dei supporti informatici quando necessari, fino alla sperimentazione del processo amministrativo ed alla sua messa a regime. Esempio pratico di quanto esposto sono i due servizi, realizzati nel 2016 che saranno replicati anche nel corso del 2017, nell'ambito della gestione del tributo TARI; tali servizi hanno riguardato la preparazione di atti di accertamento semilavorati, finalizzati al recupero di utenze domestiche non dichiarate e l’invio, e la conseguente gestione di comunicazioni mirate ai contribuenti per l’acquisizione delle informazioni catastali relative alle posizioni tributarie attive, prevedendo per i cittadini la possibilità di trasmissione on-line dei dati richiesti e un servizio di un help-desk telefonico dedicato. Tali servizi progettati e realizzati da XXXXXX, su input degli uffici del Settore Entrare, dimostrano la perfetta sinergia tra le due componenti di ESTEEM, il supporto tecnico e quello amministrativo ed hanno portato a risultati concreti con una incidenza molto bassa nel rapporto costi/benefici.

Il modello operativo

L'approccio adottato da ESTEEM per raggiungere gli obiettivi alla quale viene chiamata dal Socio, consiste fondamentalmente nell'affiancare le strutture operative dell’Ente offrendo:

 consulenza nella progettazione dei servizi

 supporto tecnologico nel percorso di analisi, adeguamento, sviluppo e integrazione dei sistemi informativi (software) e nella progettazione di architetture di sistema ed infrastrutture (hardware) utili o necessarie a supportare i processi di innovazione intrapresi dall'Amministrazione;

 supporto operativo nell'attuazione pratica, e in tempi rapidi, della sperimentazione dei processi di innovazione attraverso l'assunzione in outsourcing di specifici servizi o di parte di essi e in cosourcing di singole attività o di intere fasi (sia nell'ambito del front office che del back office) nella erogazione di tali servizi;

 formazione delle persone, a supporto dell'innovazione dei processi e dei servizi alla cui progettazione ed implementazione la Società ha partecipato;

 monitoraggio dei servizi implementati, work in progress e a regime, per valutare possibili correttivi, eventuali ulteriori migliorie o l’opportunità di aggiungere servizi complementari.

I servizi forniti da ESTEEM per il settore Entrate sono erogati sinergicamente dal supporto tecnologico e dal supporto amministrativo, dove il secondo risulta funzionale al primo sia per la sperimentazione di nuovi servizi, che poi potranno essere gestiti a regime dall’amministrazione sia per le fasi di test nel corso dello sviluppo dei software. Infatti il supporto amministrativo fornito da ESTEEM, oltre che risultare di grande qualità, è limitato ad ambiti specifici e circoscritti funzionali allo sviluppo e al consolidamento dei progetti iniziati con l’Amministrazione.

IL MODELLO DI SOCIETA’ IN HOUSE.

Il nuovo codice degli appalti, D.lgs 50/2016, all’art 192 prevede che per i servizi disponibili sul mercato in regime di concorrenza, le stazioni appaltanti effettuano preventivamente la valutazione sula congruità economica dell’offerta. Come è già stato in premessa evidenziato la tipologia delle attività, se singolarmente processate, potrebbero avere risposte anche se parziali con il mercato. Viceversa le attività svolte sono il risultato di un processo composto, che avrebbero difficoltà nel reperimento sul mercato. L’analisi e sviluppo dei sistemi informativi di proprietà comunale necessitano di sviluppi interni a garanzia della conoscenza e della sicurezza delle informazioni oltre a un continuo e costante lavoro in simbiosi con gli uffici comunali. La società recentemente è stata anche protagonista nello sviluppo di un sistema informativo denominato “ SERPICHINO”, strategico per le attività di riscossione. Sistema che è stato possibile sviluppare solamente per la possibilità di accesso a banche dati comunali, alla integrazione con gli uffici comunali in un contesto di un Unicum comunale. Contrariamente sarebbe stato pressoché impossibile appaltare “ pezzi “ e riportare il tutto ad una costante continuità di interrelazione e analisi, il tutto in un quadro di economicità, come vedremo altamente competitivo con un virtuale mercato dei beni fungibili. Quindi siamo in presenza non di una società che si sostituisce alla produzione di servizi facilmente reperibili sul mercato, ma ad una società strumentale studiata e organizzata al fine di avere un’unica filiera di processo produttivo in cui le varie fasi anche in maniera costante e continuativa, o in parallelo e/o o intersecandosi in un unico processo/procedimento in cui gli attori delle attività

strettamente coordinate sono il comune e la società. Si pensi ad alcune attività tipo particolarmente significative:

 sviluppo e analisi e adeguamento sistemi informativi SIGEL

 sviluppo gestionale riscossione coattiva SERPICHINO, con accesso e scarico banche dati interne ed esterne

 sviluppo di processi di innovazione tecnologica di procedure comunali

 coordinamento e sinergia nelle attività di recupero fiscale e dei tributi comunali

 attività di sviluppo procedure amministrative tecnologiche con i sistemi informativi che richiedono sviluppo applicativo interno per i collegamenti ai gestionali SIGEL e SERPICHINO.

E’ evidente che queste attività troverebbero oggettive difficoltà sia nel processo di acquisizione ma soprattutto nella interazione organizzativa senza la quale non sarebbe possibile ottenere il risultato finale.

Tali attività che necessitano di continui relazioni, incontri, richiedono, per il buon ottenimento del risultato e alla qualità del servizio, un’ organizzazione unitaria e pressoché unica. Il tutto è reso possibile unicamente attraverso il coordinamento del Comune per mezzo della direzione del Dirigente del Settore Entrate e Amministrazione del Patrimonio,

PIANO DELLE ATTIVITÀ - Da sempre la società ha pianificato le sue attività sia in termini quantitativi e qualitativi, sotto il coordinamento del Comune. La società precedentemente alle attività che dovrà svolgere nell’anno n +1, nell’anno n elabora una proposta di piano delle attività, tipizzato per tipo di attività e obiettivi. Tale piano di lavoro, una volta accettato, è il programma di riferimento delle attività sulle quali verrà valutata la performance della società. E’ da rilevare che, dato lo stretto collegamento tra Settore Entrare e società, il controllo è concomitante in ogni fase ed azione. In ogni caso, per la massima trasparenza e correttezza amministrativa, sono elaborati report a carattere semestrale che rendiconta le attività precedentemente pianificate, e qualora approvato darà luogo alla liquidazione del corrispettivo.

XXXXX - XXXXXX è una società snella che ha mantenuto la sua struttura essenziale sin dalla sua nascita. I costi per l’Amministrazione sono essenzialmente riconducibili all’incidenza del costo del personale della Società, in funzione dei progetti da realizzare. ESTEEM adotta poche consulenze esterne, strettamente legate allo svolgimento dei

progetti specifici per l’Amministrazione, ed ha costi di gestione estremamente limitati, come si evince facilmente dai bilanci societari. ESTEEM, inoltre, fin dal 2014 è gestita da un Amministratore Unico ed è sottoposta direttamente, come da norma, al controllo del Socio. Per ragioni legate alle normative vigenti, XXXXXX non ha potuto negli anni recenti incrementare la propria dotazione di personale: pertanto la flessibilità dimostrata nel rispondere alle richieste del Comune, si è giocata limitatamente alla possibilità di incrementare occasionalmente alcuni contratti di lavoro part-time, per quanto riguarda il supporto amministrativo, o rivolgendosi alle consulenze esterne, per quanto riguarda il supporto tecnico. XXXXXX è una società che lavora esclusivamente “al costo netto” e sulla base di un piano di lavoro preventivamente inviato per la sua approvazione. Come più volte riportato nelle sedi di controllo e verifica da parte del Socio, ESTEEM è risultata essere, nell’ambito delle partecipazioni comunali, quella ad avere il costo medio del personale più basso anche rispetto a quello del personale del Socio stesso. La società anche sulla base degli stretti controlli da parte del socio e degli indicatori di risultato e di performance lavora in un contesto economico di indubbia economicità.

C.ECONOMICO SERVIZIO 2015

COSTO PERSONALE	€	355.540,00	82,40%
SERVIZI	€	58.470,00	13,55%
ALTRI COSTI	€	6.976,00	1,62%
	€	420.986,00
UTILE	€	10.514,00	2,44%
TOTALE	€	431.500,00	100,00%

QUADRO ORGANIZZATIVO AL 1/1/2017

LIVELLO	NUMERO	TEMPO
QUADRO	1	100%
I	2	100%
III	2	100%
IV	2	70%
IV	3	90%
V	1	100%
TOTALE	11	FORZA UOMO RIPARAMETRATA 10,1

La tabella rappresenta il Conto economico della società 2015. E’ evidente come il modello organizzativo e la struttura dei costi è attinente più ad un ufficio comunale che a un società di servizi. Questo perché, come già precedentemente esplicitato, la società strumentale è organica alla struttura comunale del Settore Entrate, un vero e proprio ufficio comunale.

Analizzando il costo pressoché esclusivo ( costo del personale) si rileva come, a fronte di prestazioni di servizio di alta qualità sia sotto l’aspetto tecnologico e di supporto amministrativo, si ha un costo medio per dipendente riparametrato di € 35.201,00.

La società strumentale applica il contratto del commercio che ha livelli retributivi e salariali anche leggermente inferiori al contratto degli enti locali. E’ implicita una elevata economicità. Praticamente si lavora al costo. Tale economicità è dovuta al livello organizzativo e di servizio che il Comune ha voluto dare. Infatti non solo la società è logisticamente allocata nell’edificio comunale dove vi sono gli uffici tributari, ma in maniera lungimirante gli uffici sono in comodato. Quindi dall’analisi convenienza economica e della economicità, mix tra efficienza ed efficacia siamo in presenza di un modello organizzativo economico che impiega nel migliore modo le risorse economiche a vantaggio di servizi offerti al Settore Entrate e al Settore Istruzione ( scuole cittadine), i quali, per loro natura, non trovano sul mercato disponibilità.