Contract
Agenzia delle entrate-Riscossione |
Capitolato tecnico descrittivo del servizio di lavorazione e conferimento di plichi contenenti valori prestampati per il successivo recapito mediante Posta Raccomandata con Avviso di ricevimento |
INDICE
3 MODALITÀ E TEMPI DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO 3
4 VERIFICA DELLA CORRETTA ESECUZIONE DEL SERVIZIO 5
5 DURATA E AVVIO DEL SERVIZIO 6
1 PREMESSA
Agenzia delle entrate-Riscossione, di seguito denominata “Agenzia” (o “Agente della riscossione” o “Ente”), è un Ente pubblico economico istituito ai sensi dell’articolo 1 del decreto-legge 22 ottobre 2016, n. 193, convertito con modificazioni, dalla legge 1 dicembre 2016 n. 225 e svolge le funzioni concernenti la riscossione nazionale e tutte le funzioni e i compiti a essa attribuiti dalle previsioni normative vigenti.
In data 31/10/2017 l’Ente ha sottoscritto un Accordo Quadro (CIG 69518418AB) con Pozzoni S.p.A., Selecta S.p.A., Leaderform S.p.A. (ciascuno denominato di seguito “Fornitore”) per l’affidamento del servizio di stampa dei documenti della riscossione (di seguito per brevità anche solo “accordo quadro”).
L’Ente necessita della fornitura di un ulteriore servizio così come definito nei successivi paragrafi del presente Capitolato Tecnico relativamente a requisiti, quantità, qualità e i livelli di servizio adeguati alle esigenze dell’Ente stesso.
Le modalità di assegnazione del servizio saranno le medesime già previste dal suddetto Accordo Quadro.
2 OGGETTO
Il servizio richiesto ha ad oggetto la lavorazione di plichi contenenti valori prestampati ed il conferimento, per il successivo recapito, mediante Posta Raccomandata con Avviso di ricevimento.
Costituiscono oggetto del presente appalto tutte le prestazioni e le forniture necessarie per l’esecuzione del servizio così come di seguito descritto.
3 MODALITÀ E TEMPI DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO
Il servizio richiesto prevede l’esecuzione da parte del Fornitore per ogni richiesta di lavorazione dei plichi, delle seguenti attività:
1. Ritiro di valori (assegni) da parte del fornitore presso una sede dell’Istituto bancario individuato dall’Agenzia per l’emissione dei valori prestampati oppure presso una sede dell’Agenzia, ubicata nella provincia del sito produttivo principale individuato dal Fornitore e che sarà resa nota, a mezzo PEC, con un preavviso di 15 giorni solari dall’avvio del servizio. Il servizio di ritiro dei valori avverrà a seguito di emissione da parte dell’Ente di apposite deleghe a personale del Fornitore individuato ed incaricato della mansione.
2. Ricezione, mediante canale SFTP/FTPS, di un file trasmesso dall’Ente contenente i metadati relativi alla richiesta di lavorazione (i.e. codice univoco identificativo della richiesta) e alle informazioni necessarie per il recapito di ciascun plico (codice identificativo del plico, denominazione e indirizzo del mittente, denominazione e indirizzo del destinatario, numero raccomandata) e altre informazioni necessarie per individuare univocamente il valore prestampato da associare (i.e. “numero assegno”).
4. Stampa (full color) dei dati relativi al recapito sull’avviso di ricevimento.
5. Abbinamento di ciascun frontespizio e, in caso di utilizzo di busta cieca, abbinamento della busta al valore prestampato associato, mediante lettura ottica del codice grafico (data matrix) ivi riportato ed il corrispondente codice grafico riportato sul valore prestampato.
7. Aggregazione dei plichi in scatole e allestimento delle spedizioni in base all’appartenenza del CAP di destinazione del plico ad uno dei tre lotti territoriali1 indicati dall’Ente e conferimento delle spedizioni ai soggetti incaricati dall’Agenzia per il successivo recapito.
Il personale incaricato dall’Ente effettuerà presso il sito produttivo del Fornitore una verifica su un campione di plichi della corretta esecuzione del servizio. A seguito dell’esito positivo della verifica, il materiale così predisposto dovrà essere conferito dal Fornitore ai service di recapito entro il giorno lavorativo successivo a quello del ritiro dei valori prestampati presso la sede individuata e comunicata dall’Ente .
Si stima che il volume di valori prestampati da trattare per ogni singola richiesta di lavorazione sia di circa 125 valori/gg, per un volume complessivo per i tre Fornitori di circa
32.500 valori/anno.
Il Fornitore, per l’intero ciclo di produzione (ritiro dei valori, lavorazione e predisposizione dei plichi), dovrà assicurare l’impiego del solo personale incaricato del servizio dall’Ente mediante apposita delega.
Il Fornitore inoltre dovrà predisporre:
- speciali o rafforzate misure tecniche ed organizzative a garanzia della custodia e dell’integrità dei valori e/o plichi, dell’inviolabilità e della segretezza dei valori e/o dei plichi e della protezione dei dati contenuti;
- spazi dedicati al trattamento di tali valori e/o plichi, dotati di videosorveglianza
- ogni ulteriore accorgimento proposto dal Fornitore ed accettato dall’Ente a garanzia della limitazione dei rischi di furto e manomissione dei valori e/o dei plichi.
Il Fornitore dovrà anche essere dotato di un sistema informatico di monitoraggio che per l’intero ciclo di produzione acquisisca automaticamente i dati rilevati dai lettori dei codici
1 Lotto 2 – Nord: Friuli Venezia Giulia, Liguria, Lombardia, Piemonte, Trentino Alto-Adige, Valle d’Aosta, Veneto Lotto 3 – Xxxxxx: Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx
Lotto 4 – Sud: Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxx
grafici o da altri eventuali sistemi di controllo che il Fornitore intende utilizzare nell’esecuzione dei servizi richiesti dal contratto, e consenta di produrre, per ciascuna richiesta di lavorazione dei valori prestampati, i log relativi al processo eseguito in ciascuna fase del servizio.
Per ogni richiesta di lavorazione dei valori, sia durante l’esecuzione delle attività di stampa, imbustamento e conferimento per il recapito sia successivamente alla conclusione dei servizi resi, il sistema di monitoraggio, oltre a quanto previsto per ogni fase del servizio di stampa, deve produrre delle viste sinottiche che diano evidenza dello stato delle lavorazioni fornendo almeno le seguenti informazioni:
• Codice univoco identificativo della richiesta di lavorazione;
• Totale dei plichi lavorati;
• Dettaglio dei plichi lavorati e loro composizione (codice identificativo del plico e del valore, numero raccomandata assegnata al plico, numero di fogli, peso del plico);
• In caso di lavorazione automatica, eventuali fermi macchina occorsi e ripartenze (con relativi orari, apparecchiature interessate, causa del fermo, codice identificativo del plico e del valore in macchina al momento del fermo);
• Totale e dettaglio dei plichi scartati, della fase in cui è avvenuto lo scarto e la causa dello scarto;
• Totale e dettaglio dei plichi ripristinati.
Il Fornitore, con le modalità tecniche che verranno definite entro 15 giorni solari dall’avvio del servizio, dovrà garantire all’Ente l’accesso da remoto al proprio sistema di monitoraggio in modo conforme alle prescrizioni previste in materia di protezione dei dati personali; l’accesso dovrà consentire la visualizzazione dei log di ciascuna richiesta di lavorazione ed il download di opportuni report (in formato .csv o .txt o in altro formato da concordare). L’accesso dovrà essere garantito dalle 8:00 alle 18:00 di ogni giorno lavorativo.
L’accesso al sistema di monitoraggio dovrà essere altresì garantito, presso il sito di produzione del Fornitore, agli incaricati dell’Ente, affinché gli stessi, nel corso delle verifiche possano effettuare tutti i controlli necessari a certificare la regolare esecuzione del servizio oggetto del contratto. Il “log lavorazione” relativo ad ogni specifica richiesta di lavorazione dei plichi conclusa dovrà essere reso disponibile all’Ente per il download. I dati relativi a ciascuna richiesta di lavorazione, dovranno rimanere disponibili sul sistema di monitoraggio, per un periodo di mesi 9 (nove) dalla data di conferimento dei plichi agli operatori postali individuati dall’Ente per il successivo recapito.
4 VERIFICA DELLA CORRETTA ESECUZIONE DEL SERVIZIO
L’Ente, con cadenza anche giornaliera, verificherà la corretta esecuzione del servizio oggetto di variante in termini di qualità resa e per accertare la regolarità e la puntualità nell’esecuzione delle prestazioni su un campione di prova, di almeno 10 plichi. Il Direttore
dell’Esecuzione dell’Accordo Quadro effettuerà tale attività con l’ausilio delle strutture di supporto, ai sensi di quanto previsto dall’art. 102 del d.lgs. n. 50/2016 e del DM 49/2018, ed avvalendosi anche del sistema di monitoraggio descritto nel precedente paragrafo.
Il Fornitore dovrà inoltre garantire che gli accessi da parte del personale dell’Ente presso le sedi ove avverranno i controlli, avvengano nel pieno rispetto di quanto previsto dal D.lgs. 81/08 e con modalità che non espongano a rischi interferenti.
4.1 VERBALE DI VERIFICA
A seguito dell’esito positivo della suddetta verifica, l’Ente redigerà il verbale di verifica, dal quale dovranno risultare, tra l’altro, la data ed ora della stessa, il codice identificativo della richiesta di lavorazione oggetto di verifica, la data della ricezione della richiesta di lavorazione, la data di completamento della produzione dei plichi, il numero totale dei plichi e i codici identificativi dei plichi e dei valori oggetto della verifica.
5 DURATA E AVVIO DEL SERVIZIO
Al fine di assicurare la corretta esecuzione del servizio oggetto del presente documento relativamente a requisiti, quantità, qualità e i livelli di servizio richiesti, l’Ente procederà ad una verifica preliminare su una richiesta di lavorazione, nelle medesime modalità descritte al precedente paragrafo 4 per la corretta esecuzione del servizio.
A seguito dell’esito positivo della suddetta verifica preliminare ed alla sottoscrizione dell’apposito verbale di cui al punto 4.1, il Fornitore dovrà essere disponibile ad avviare il servizio entro 15 giorni solari dalla data del verbale stesso.
La durata del servizio non potrà essere superiore alla data di scadenza naturale dell’Accordo Quadro.
6 PENALI
Per ogni giorno di ritardo nell’esecuzione della singola prestazione (ritiro dei valori prestampati, stampa del frontespizio e dell’avviso di ricevimento e predisposizione dei plichi contenenti i valori prestampati) rispetto ai termini di cui al precedente art. 3, l’Ente potrà applicare direttamente sui corrispettivi maturati dal Fornitore una penale di importo pari all’uno per mille del corrispettivo contrattuale.
L’applicazione delle penali di cui al presente articolo non esonera in nessun caso l’appaltatore dall’adempimento dell’obbligazione per la quale si è reso inadempiente e che ha fatto sorgere l’obbligo di pagamento della medesima penale.
L’Agenzia potrà applicare al Fornitore penali sino a concorrenza della misura massima pari al 10% (dieci per cento) del corrispettivo complessivo massimo del presente capitolato tecnico, dopodiché la stessa potrà dichiarare la risoluzione di diritto del contratto.
L’applicazione delle penali previste dal presente articolo non preclude il diritto dell’Agenzia di richiedere il risarcimento degli eventuali maggiori ed ulteriori danni.
Firma Xxxxxxxxx Xxxx
Responsabile del Procedimento