PROCEDURA DI GARA, MEDIANTE RDO APERTA SUL MEPA, PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI TRADUZIONE DEGLI ATTI DI NATURA GIURIDICO-FISCALE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

Divisione Risorse

Direzione Centrale Amministrazione, Pianificazione e Logistica

Settore Approvvigionamenti

PROCEDURA DI GARA, MEDIANTE RDO APERTA SUL MEPA, PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI TRADUZIONE DEGLI ATTI DI NATURA GIURIDICO-FISCALE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

Capitolato speciale d’appalto descrittivo e prestazionale

AGE.AGEDC001.REGISTRO UFFICIALE.0351193.11-11-2020-U

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1. OGGETTO DEL SERVIZIO

1.1 L’Agenzia delle Entrate ha la necessità di acquisire il servizio di traduzione, con particolare riguardo agli atti di natura giuridico-fiscale dall’italiano alle lingue parlate negli Stati dell’Unione Europea e viceversa, da un soggetto professionalmente qualificato, dotato di elevata e specifica esperienza nel settore, da utilizzare come traduttore ufficiale.

Il servizio avrà ad oggetto prevalentemente la traduzione di atti giuridico – fiscali dall’italiano all’inglese, tedesco, sloveno e viceversa, oltre ad altre lingue diffuse nell’Unione Europea, secondo le modalità di seguito indicate.

Essenzialmente, il servizio sarà utilizzato sia per effettuare traduzioni in caso di esigenze contingenti (es. traduzione in tedesco di un avviso di accertamento/ traduzione in inglese di una pubblicazione da diffondere a livello internazionale, ecc.), sia per aggiornare annualmente la modulistica fiscale dichiarativa (es. Iva, CU, 730, Redditi persone fisiche, ecc.), che l’Agenzia, a tutela delle minoranze linguistiche ai sensi dell’art.6 della Costituzione, pubblica ogni anno sul proprio sito istituzionale in lingua straniera.

1.2 Potranno inoltre essere oggetto di traduzione documenti di livello postuniversitario di contenuto tecnico scientifico, con particolare attenzione alle seguenti tematiche: architettura, ingegneria, estimo, urbanistica, statistica applicata, catasto, pubblicità immobiliare, geodesia. La società aggiudicataria dovrà pertanto disporre di traduttori aventi specifiche competenze anche nelle citate materie. A titolo esemplificativo si allegano i testi di due articoli in italiano con relativa traduzione in inglese già eseguita: un testo in materie architettoniche/ingegneristiche (All.1 ed All.1 a) e l’altro relativo alla gestione del territorio (All.2 ed All.2 b).

Resta inteso, comunque, che l’accordo-quadro potrà essere utilizzato per ogni attività di traduzione.

In caso di traduzioni in lingue diverse da quelle oggetto di quotazione, l’Agenzia si riserva la facoltà di richiedere il servizio alla società aggiudicataria, previa formulazione di specifico preventivo di spesa.

Qualora l’Agenzia avesse l’esigenza di avvalersi del servizio di interpretariato, potrà essere richiesto un apposito preventivo di spesa alla società aggiudicataria del presente appalto.

Infine oggetto dell’appalto potrà essere anche la revisione di testi in lingua già oggetto di traduzione: in tal caso sarà riconosciuto un corrispettivo pari al 50 % del costo unitario di una singola cartella offerto per la traduzione dall’italiano in una delle lingue oggetto di quotazione.

2. DURATA DELL’INCARICO

Con l’aggiudicatario verrà stipulato un accordo-quadro della durata di tre anni, salvo raggiungimento dell’importo massimale, stabilito in € 140.000,00 (centoquarantamila/00), oltre IVA. La stipula del suddetto accordo-quadro non costituirà per l’Agenzia un vincolo al raggiungimento del massimale, come meglio precisato nelle condizioni particolari allegati alla presente RDO.

3. BASI D’ASTA E VALORE DELL’APPALTO

Il valore massimale del presente appalto è stabilito in € 140.000,00 oltre IVA.

Di seguito si elencano gli importi posti a base d’asta per le lingue oggetto di quotazione nella dichiarazione di offerta economica.

La quotazione si riferisce alla singola cartella, della dimensione standard di 25 righe per 60 caratteri a riga, per un totale di 1500 caratteri.

Si precisa che non saranno presi in considerazione i prezzi unitari che risulteranno superiori a quelli sotto indicati.

Lingue	Prezzi unitari a base d’asta
Inglese	€ 21,00
Tedesco	€ 21,00
Sloveno	€ 21,00

I prezzi sopra indicati si intendono al netto dell’IVA e sono comprensivi, ove previste, delle attività di impaginazione e adattamento dei testi tradotti, come meglio di seguito specificate, e delle eventuali spese di ritiro e consegna del materiale oggetto delle traduzioni presso le strutture centrali e periferiche dell’Agenzia.

4. MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO

4.1 Con particolare riferimento ai principali modelli di dichiarazione fiscale, oltre all’attività di traduzione, si richiede che i testi tradotti siano correttamente inseriti, adattati ed impaginati all’interno della modulistica e delle relative istruzioni.

Si precisa per quanto riguarda la modulistica dichiarativa che l'impostazione grafica non deve assolutamente essere modificata.

A tal fine, al momento della richiesta di traduzione, saranno consegnati alla società aggiudicataria i file in formato X-press e PDF dei nuovi modelli e delle relative istruzioni in italiano, con evidenziate le modifiche apportate rispetto alla versione in lingua dell’anno precedente. Verrà, inoltre, fornita la versione tradotta del modello dell’anno precedente, sia in formato X-press che in PDF, che dovrà essere restituita dalla società a traduzione eseguita.

Si precisa che i documenti tradotti devono essere predisposti e consegnati in doppio formato X-press e PDF.

La società aggiudicataria dovrà pertanto essere munita dell'apposito software QuarkXpress, versione 2019, per poter essere in grado di leggere e lavorare i file XPress forniti dall'Agenzia (dalla versione 8.0 a quella del 2019), e comunque dovrà dotarsi delle versioni successive che l’Agenzia dovesse utilizzare nel corso dell’esecuzione dell’appalto.

La società dovrà altresì possedere la capacità tecnico- grafica di impaginazione come sopra descritta.

Le società partecipanti hanno l’onere di prendere visione della modulistica fiscale dichiarativa (modelli ed istruzioni) pubblicati sul sito internet dell’Agenzia xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx (es. la versione in lingua tedesca del modello 730, anno 2020 è accessibile tramite il seguente percorso: Home/Cittadini/Dichiarazioni/730/2020/Modello e istruzioni/ Vordrucke (versione in tedesco), mentre per il modello Redditi Persone fisiche, Fascicolo 1, anno 2020 il percorso è il seguente: Home/Cittadini/Dichiarazioni/Redditi Persone fisiche 2020/Modelli e istruzioni/Vordruke (versione in tedesco).

4.2 Le richieste di traduzioni potranno essere inoltrate dalle Direzioni Centrali, per il tramite dell’Ufficio fornitori, dalle Direzioni Regionali e da quelle Provinciali dell’Agenzia, per il

tramite degli Uffici Risorse materiali/Gestione Risorse, che prenderanno contatti diretti con la società aggiudicataria. Le traduzioni devono essere eseguite secondo le modalità indicate dalle Direzioni dell’Agenzia all’atto di consegna dei testi relativamente alla loro impaginazione ed adattamento.

Gli atti da tradurre saranno inoltrati alla società prevalentemente mediante posta elettronica; ove ciò non sia possibile, gli stessi potranno essere inviati a mezzo fax, su supporto cartaceo o con ogni eventuale altro mezzo che verrà concordato con i suddetti Uffici.

La richiesta di traduzione verrà inoltrata all’aggiudicatario tramite comunicazioni scritte che accompagneranno i documenti da tradurre.

5. TEMPI DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO

La consegna del materiale tradotto dovrà essere effettuata, secondo la seguente tempistica minima (salvo il diverso minore termine indicato nell’offerta tecnica):

❑ documenti brevi (da 500 a 5.000 parole ovvero da 2 a 20 cartelle): non oltre 5 giorni lavorativi dalla data di consegna del materiale da tradurre;

❑ documenti medi (da 5.000 a 10.000 parole ovvero da 20 a 40 cartelle): non oltre 10 giorni lavorativi dalla data di consegna del materiale da tradurre;

❑ documenti voluminosi (oltre 10.000 parole ovvero oltre 40 cartelle): 10 giorni lavorativi fino a 40 cartelle; 1 giorno lavorativo in più ogni 4 cartelle aggiuntive.

I suddetti tempi di consegna sono da considerarsi perentori.

Si precisa tuttavia che le traduzioni dei principali modelli di dichiarazione fiscale dovranno essere eseguite di norma tra il mese di gennaio e il mese di aprile di ogni anno.

Considerata la contemporanea approvazione di più modelli, la società dovrà prevedere una lavorazione in parallelo dei diversi documenti, rispetto ai quali saranno indicate le priorità delle date di consegna.

Stante la numerosità delle cartelle da tradurre e il ristretto lasso di tempo in cui la traduzione dovrà essere eseguita, la società dovrà mettere a disposizione un numero di personale sufficiente ad eseguire nelle tempistiche richieste le suddette traduzioni.

Di seguito si espongono, a titolo puramente indicativo, alcuni dei principali modelli di dichiarazione fiscale oggetto di traduzione nel 2019 con relativo numero di cartelle tradotte:

DICHIARAZIONE FISCALE	DOCUMENTO DA TRADURRE	TEDESCO	NUMERO CARTELLE	SLOVENO	NUMERO CARTELLE	INGLESE	NUMERO CARTELLE	TOTALE NUMERO DI CARTELLE TRADOTTE*
IVA 2019 ANNUALE	MODELLO	ITALIANO/TEDESCO	21	ITALIANO/SLOVENO	21	INGLESE	21	63
	ISTRUZIONI	TEDESCO		SLOVENO
COMUNICAZIONE ANNUALE DATI IVA	ISTRUZIONI	TEDESCO	0	SLOVENO	0	INGLESE	0	0
IVA 74/BIS	MODELLO	ITALIANO/TEDESCO	8	ITALIANO/SLOVENO	8	INGLESE	8	24
	ISTRUZIONI	TEDESCO		SLOVENO
IVA BASE 2019	MODELLO	ITALIANO/TEDESCO	7	ITALIANO/SLOVENO	7			14
	ISTRUZIONI	TEDESCO		SLOVENO
730/2019	MODELLO	ITALIANO/TEDESCO	52	ITALIANO/SLOVENO	52			104
	ISTRUZIONI	TEDESCO		SLOVENO
CU 2019	MODELLO	ITALIANO/TEDESCO	18	ITALIANO/SLOVENO	18			36
	ISTRUZIONI	TEDESCO		SLOVENO
RLI	MODELLO	ITALIANO/TEDESCO	6	ITALIANO/SLOVENO	6			12
	ISTRUZIONI	TEDESCO		SLOVENO
REDDITI PF1/PF2	MODELLO	ITALIANO/TEDESCO	52	ITALIANO/SLOVENO	52			104
	ISTRUZIONI	TEDESCO		SLOVENO
*Singola cartella, della dimensione standard di 25 righe, per 60 caratteri a riga per un totale di 1500 caratteri

Si precisa che, oltre ai suddetti modelli, durante la durata contrattuale potranno essere richieste traduzioni di ulteriori modelli di dichiarazione e comunicazioni di natura fiscale.

L’Agenzia, infine, si riserva la facoltà di richiedere traduzioni d’urgenza, secondo tempistiche che saranno definite a seconda delle esigenze, e con il riconoscimento di un corrispettivo maggiorato, rispetto ai prezzi offerti, del 20%.

6. PERSONALE

In considerazione della rilevanza del contenuto e della specificità delle materie trattate nei testi da tradurre, l’impresa affidataria dovrà avvalersi di personale altamente qualificato e tecnicamente idoneo e preparato ad eseguire le traduzioni di natura giuridico fiscale nonché nelle ulteriori materie indicate all’art. 1 “Oggetto del servizio” del presente capitolato. L’affidatario dovrà altresì disporre di risorse che siano in grado di eseguire le attività di “impaginazione” dei testi tradotti così come indicato al paragrafo 4.1.

I traduttori devono essere in possesso necessariamente di un titolo di studio adeguato (Laurea in lingue o Diploma di Scuola per Interpreti e Traduttori).

Si precisa che per “disponibilità” si intende la possibilità di disporre del personale richiesto in modo continuativo attraverso una modalità contrattuale giuridicamente idonea.

Tale disponibilità dovrà essere adeguatamente comprovata a richiesta dell’Agenzia.

Si richiede, inoltre, per la specificità della modulistica dichiarativa la presenza di personale grafico adeguatamente specializzato per la realizzazione del servizio richiesto.

7. CONTROLLO DI QUALITA’ DEL PROCESSO

L’affidataria dovrà adottare e dichiarare in sede di offerta tecnica di possedere un adeguato sistema di controllo della qualità del processo di traduzione, con particolare (non esclusivo) riferimento al sistema di individuazione degli errori, all’editing, all’impaginazione grafica e all’adattamento del testo al rispetto delle tempistiche contrattuali ed alla riservatezza dei dati.

8. OBBLIGO DI RISERVATEZZA

La Società aggiudicataria dovrà garantire l’obbligo di riservatezza nella gestione dei dati e delle informazioni riservate di cui il personale della stessa verrà a conoscenza durante lo svolgimento dell’attività oggetto del presente capitolato.

9. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Nel contratto che verrà eventualmente stipulato, le Parti dichiarano, per il tramite dei rispettivi rappresentanti, di aver provveduto, ciascuna per la propria parte, a fornire al rappresentante dell’altro contraente l’informativa di cui all’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 - Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito Regolamento).

I dati personali, necessari per la stipulazione e l’esecuzione del contratto, verranno trattati esclusivamente ai fini della conclusione e dell’esecuzione del contratto, nonché per gli adempimenti strettamente connessi alla gestione dello stesso e degli obblighi legali e fiscali ad esso correlati, in ottemperanza agli obblighi di legge.

I dati potranno essere comunicati ai soggetti designati dal Titolare in qualità di Responsabili ovvero alle persone autorizzate al trattamento dei dati personali che operano sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile.

L’Agenzia delle Entrate potrà procedere alla diffusione delle informazioni di cui al contratto tramite il sito internet xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx in ottemperanza degli obblighi espressamente previsti dalla legge.

Le Parti si impegnano nel contratto a trattare i dati personali secondo i principi di liceità, necessità, correttezza, pertinenza e non eccedenza e comunque nel rispetto delle previsioni del Regolamento.

Le Parti si impegnano a non comunicare i dati personali a soggetti terzi, se non ai fini dell’esecuzione del contratto o nei casi espressamente previsti dalla legge, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, ovvero per adempiere ad un ordine dell’Autorità Giudiziaria.

Con la sottoscrizione del contratto e per la durata del medesimo verrà nominato il Responsabile del trattamento dei predetti dati, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento.

Il Responsabile potrà trattare i dati personali soltanto su istruzione documentata del Titolare ed esclusivamente per finalità strettamente legate all’esecuzione del contratto.

In particolare, il Responsabile dovrà confermare la sua diretta ed approfondita conoscenza degli obblighi che assume in relazione a quanto disposto dal citato Regolamento e si impegna a procedere al trattamento dei dati personali in maniera conforme a tutti gli obblighi normativi vigenti, anche europei, in materia di protezione dei dati personali, dai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali, nonché dalle istruzioni impartite dal Titolare del trattamento dei dati personali e da tutto quanto altro previsto con lo specifico atto giuridico sottoscritto ai sensi del citato articolo 28 del Regolamento

IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx “Firmato Digitalmente”

L’originale è archiviato presso l’Ufficio emittente