Contract
1. TITOLO E OGGETTO DELLA MANIFESTAZIONE Titolo ufficiale della manifestazione è “ArteCasa”
2. ORGANIZZATORE DELLA RASSEGNA
L’organizzatore di ArteCasa è la Promax Comunication SA, Xxx Xxxxxxx, 00 0000 Xxxxx Xxxxx XX, che di seguito verrà denominata Promax Co- munication SA.
3. GENERALITA’
ArteCasa è organizzata per lo sviluppo turistico, economico e culturale del paese. Il Regolamento è parte integrante del contratto di partecipazione dell’espositore. Possono venire esposti prodotti di origine svizzera ed este- ra. La Direzione si riserva il diritto di escludere articoli non ritenuti corrispon- denti al tema dell’esposizione. L’evento ArteCasa avrà luogo a Lugano nel Centro Esposizioni, via Campo Marzio. Le date e gli orari della manifesta- zione sono visionabili sul contratto e sul sito ufficiale xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx. Gli orari hanno validità per il pubblico generico, mentre per gli espositori e il loro personale l’orario di ingresso è anticipato di un’ora rispetto a quello dei visitatori. L’orario di chiusura è tassativo, entro 15 minuti dopo la chiu- sura al pubblico, anche gli espositori devono lasciare il centro espositivo.
4. CONDIZIONI DI AMMISSIONE
Le iscrizioni sono valevoli solo se eseguite mediante il formulario ufficiale, e accompagnato dal pagamento dell’acconto pari al 30%. Le domande di partecipazione saranno prese in considerazione tenendo conto in partico- lare: della presenza dell’espositore in precedenti edizioni, della data di pre- sentazione della domanda, dello spazio disponibile o del layout espositivo dei padiglioni e della volontà di innovazione e cura dello stand dimostrata da ogni espositore. Lo stand è confermato SOLO dopo avvenuto pagamento dell’acconto entro 5 giorni dall’invio del preventivo da parte della Direzione. Non è ammessa l’esclusione della concorrenza. La Direzione è la sola com- petente ad accettare la domanda e assegnare il rispettivo stand e si riserva il diritto di sospendere o risolvere il rapporto con l’espositore in caso di inosservanza del Regolamento. Nel caso di decisione di espellere un espo- sitore, nessun rimborso sarà previsto e tale decisione è inappellabile. Non vengono riconosciuti accordi verbali che non siano confermati per iscritto.
5. OBBLIGHI DEGLI ESPOSITORI
Gli espositori si impegnano a uniformarsi alle disposizioni del presente Regolamento e alle istruzioni della Direzione. Gli espositori sono tenuti a esporre/promuovere unicamente gli articoli elencati nella domanda di iscrizione. L’espositore ha l’obbligo di mantenere lo stand pulito e in ef- ficienza negli orari della Fiera con la continua presenza di personale sul xxxxx.Xx presenza dell’espositore nel proprio stand è d’obbligo. Si rac- comanda di prestare particolare attenzione nell’ allestimento del proprio stand, curandone in modo particolare l’immagine; si valorizzerà così la merce esposta contribuendo a elevare il livello qualitativo dell’esposi- zione in generale. Le uscite di sicurezza devono essere lasciate libere e accessibili. La Direzione si solleva da ogni responsabilità per incidenti o danni al personale dello stand, ad altre persone, a cose proprie o di ter- zi a seguito dell’inosservanza delle norme sulla sicurezza e gli infortuni.
6. DISPOSIZIONI SPECIALI
Apparecchi radio televisivi devono essere installati sotto responsabilità del concessionario autorizzato e conformi alle prescrizioni dell’Ispettorato Fe- derale. L’espositore che utilizza nello stand un qualsiasi supporto di suono, immagine, musica, deve regolare la pendenza con la SUISA; un ispettore pas- serà per il controllo durante i giorni dell’esposizione. Annunciare alla Direzio- ne gli eventi che si intendono fare nel proprio spazio.
7. ISTALLAZIONI TECNICHE
Gli espositori che desiderano ottenere allacciamenti elettrici, idraulici o modifiche alle pareti dello stand devono richiederlo preventivamente al- la Segreteria. E’ presente assistenza su chiamata durante il montaggio e picchetto nei giorni di fiera. L’acqua è fornita agli stand al limite della parete di fondo, eventuali istallazioni interne sono a carico dell’espositore e direttamente fatturate dal nostro fornitore.
8. ALLESTIMENTO STAND
Gli orari per i lavori di allestimento verranno comunicati a tempo debito dalla Segreteria organizzativa dell’evento, in ogni caso l’allestimento è con- sentito solo nei giorni che precedono l’inizio della manifestazione. Non sarà possibile in alcun modo allestire gli spazi a manifestazione iniziata. Il pavi- mento non potrà essere dipinto e deve essere protetto da lastre di pavatex
sulle quali si potranno fissare moquette, linoleum evitando di segnare il pa- vimento con tracce di nastro adesivo.Non è permessa la sopraelevazione delle pareti confinanti degli altri stand. Non si può assolutamente pitturare, bucare e utilizzare nastri biadesivi forti. I nastri idonei si possono acqui- stare direttamente alla reception.Chi dovesse contravvenire a tali disposi- zioni dovrà risponderne in proprio all’Autorità Comunale. Le insegne sono fornite con quanto indicato dagli espositori nel formulario di iscrizione.
9. PULIZIA DEGLI STAND
La pulizia interna degli stand è a carico dell’espositore Durante l’allesti- mento, lo smontaggio dello stand e durante la manifestazione, ogni espo- sitore è tenuto a provvedere allo sgombero dei propri imballaggi: casse, contenitori, rifiuti, etc.
10. SMONTAGGIO STAND
Gli orari per lo smontaggio degli stand verranno comunicati a tem- po debito dalla Segreteria organizzativa dell’evento. È vietato inizia- re lo smontaggio dello stand prima degli orari ufficiali di chiusura, pena una multa di chf 2000,-- (faranno fede foto e testimonianze). Si in- vitano inoltre le aziende espositrici ad assicurare la presenza continua di almeno una persona allo stand per tutta la durata della manifestazione e fino al completo sgombero della merce. La Direzione declina ogni re- sponsabilità per eventuale merce mancante o trafugata.
11. ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO GENERALE L’espositore si impegna a partecipare alla fiera all’interno dello spa- zio espositivo che gli sarà assegnato e ad accettare senza riser- va il presente Regolamento e tutte quelle prescrizioni integrative che saranno adottate, in qualsiasi momento, da Promax Comunication SA, nell’interesse dell’esposizione. La segreteria organizzativa decide sull’e- ventuale partecipazione di un’azienda a norma delle disposizioni vigenti per tutti i partecipanti alla manifestazione. Non esiste alcun diritto di a- desione. L’adesione vale solo per la singola manifestazione, per l’impre- sa iscritta, i prodotti e le prestazioni di servizio iscritti.
12. PARTECIPAZIONE E PAGAMENTI
Il costo delle soluzioni espositive scelte e gli eventuali costi accessori sono desunti dal listino prezzi ufficiale della manifestazione in oggetto. Per la fatturazione si prenderà come base l’area assegnata, senza tenere con- to di sporgenze, pilastri, allacciamenti per installazioni e altre costruzioni fisse. Le sporgenze, i pilastri, gli allacciamenti per installazioni fisse che si trovano sull’area del posteggio preso in affitto non autorizzano a una riduzione del prezzo di partecipazione o di altre spese. I contratti dovranno essere sottoscritti e timbrati dal legale rappresentante e dovranno essere obbligatoriamente accompagnati dal versamento in acconto canone (+ I- VA se richiesto) per il totale delle soluzioni espositive richieste. Gli importi dovranno essere inviati a Promax Comunication SA o altra azienda indi- cata per iscritto da Promax Comunication SA tramite versamento ban- cario. Il saldo dovrà essere corrisposto senza alcuna deduzione entro la data indicata sulla fattura. Gli importi dovuti se non accreditati sul conto bancario Promax Comunication SA, dovranno essere imperativamente versati “in contanti” il giorno del check-in, ovvero il giorno che precede l’apertura ufficiale della manifestazione. Il pagamento entro i termini pre- visti è “condizione essenziale” per potere accedere agli stand e ai servizi contrattualmente acquistati. In caso di ritardo nel saldo del corrispettivo contrattualmente dovuto e fatturato da Promax Comunication SA, sarà calcolato e dovuto una penalità pari al 10% dell’importo totale quale e- videnziato nella richiesta di adesione. In caso di ritardo dei pagamenti, la Direzione ha la facoltà di sciogliere il contratto stipulato con l’espositore, per colpa dello stesso. In tale caso, a favore di Promax Comunication SA sussisterà e sarà comunque dovuto da parte dell’espositore, il credito de- rivante dall’affitto del posteggio, oltre a un diritto di pegno sugli oggetti che risultassero esposti in fiera. Promax Comunication SA si riserva inol- tre di fatturare, anche dopo la chiusura dell’esposizione, gli eventuali costi aggiuntivi o maggiori consumi non precedentemente richiesti (almeno 30 giorni prima dell’inizio della manifestazione). La Direzione potrà disporre liberamente degli stand non ancora occupati dagli espositori entro l’aper- tura al pubblico della manifestazione il giorno di inaugurazione; l’espositore anche in questo caso dovrà rispondere di tutti i costi e danni causati dalla sua rinuncia. L’espositore è invitato a far valere per iscritto e senza indugi, al più tardi entro due settimane dalla sua ricezione, eventuali contestazio- ni riguardanti la fattura; Promax Comunication SA non potrà tenere conto delle contestazioni presentate oltre i termini sopraccitati.
13. CONFERMA DI AMMISSIONE
Promax Comunication SA decide sulla partecipazione degli espositori a norma delle disposizioni vigenti per tutti coloro che hanno fatto richiesta di adesione. Non esiste alcun diritto di ammissione. Promax Comunica- tion SA darà conferma tacita entro 7 giorni dal ricevimento della doman- da di adesione. Essa sarà valida solo per l’azienda cui sarà intestata. Trascorso il termine di 7 giorni, la richiesta di adesione inoltrata dall’e- spositore avrà valore equivalente a contratto. La richiesta di adesione vale soltanto per la singola manifestazione, per l’impresa iscritta, i pro- dotti e le prestazioni di servizio iscritti. I prodotti che non corrispondono all’elenco merceologico non potranno essere esposti.
14. RINUNCE DI PARTECIPAZIONE
L’espositore che per forza maggiore e comprovata impossibilità non fosse in grado di intervenire alla manifestazione, potrà richiedere lo scioglimen- to del contratto, inoltrando una circostanziata domanda scritta con lettera Raccomandata A/R per la quale farà fede la data del timbro postale. La Promax Comunication SA applicherà nell’ipotesi di accoglimento di re- cesso le seguenti penalità: - per le cancellazioni che vengono effettuate prima del 90° giorno che precede la manifestazione, sarà applicata una penale del 25% - per le cancellazioni che vengono effettuate tra il 90° e il 60° giorno che precede la manifestazione, verrà applicata una penale del 50% - per le cancellazioni che vengono effettuate dopo il 60° giorno che precede la manifestazione, verrà applicata una penale del 100% Per tutti i contratti stipulati dopo il 60° giorno che precede la manifestazione, non sarà dunque prevista la possibilità di recesso e Promax Comunication SA avrà il diritto di fatturare l’importo totale del contratto con obbligo di paga- mento totale da parte dell’espositore. Inoltre vista la non annullabilità della prenotazione dopo tale data, tutte le somme versate dopo tale termine (il 60° giorno che precede la manifestazione), si riterranno acquisite da Pro- max Comunication SA in via definitiva, Promax Comunication SA acquisirà inoltre il diritto, in caso di rinuncia, a disporre delle aree così disponibili.
15. CESSIONE
La cessione, anche a titolo gratuito, del proprio stand o parte di esso è tassativamente vietata. L’inosservanza di tale disposizione darà luogo al- la risoluzione del contratto e conseguentemente all’immediata chiusura dello stand, senza alcun rimborso a favore dell’aderente per quote paga- te e spese sostenute.
16. ASSEGNAZIONE DEI POSTEGGI
Non esiste alcun diritto all’assegnazione di un’area espositiva in un de- terminato padiglione o in un determinato settore del padiglione. Promax Comunication SA si riserva il diritto di modificare l’ubicazione e il colloca- mento del posteggio in un primo tempo assegnato, di variare la conforma- zione o le dimensioni qualora le circostanze lo richiedano, di spostare o chiudere ingressi e uscite e di effettuare modifiche strutturali nei padiglioni fieristici, senza che l’espositore possa da ciò rivendicare alcun diritto. L’as- segnazione dei posteggi viene decisa da Promax Comunication SA tenuto conto dell’interesse generale dell’esposizione e delle indicazioni espresse dal richiedente. Qualsiasi richiesta effettuata da parte dell’espositore sulle dimensioni dello stand (es: 8mx4m, 8mx2m ecc.) è puramente indicati- va. La Direzione non garantisce il rispetto delle dimensioni richieste e si riserva di comunicare le dimensioni effettive come da articolo 4.
17. EVENTUALE MODIFICA DELLO SPAZIO ESPOSITIVO Premesso che Promax Comunication SA si riserva il diritto di modificare l’ubicazione, il collocamento, la conformazione o le dimensioni del po- steggio, si comunica che l’aumento o la diminuzione massima di questo non supererà il 20% della superficie espositiva totale acquistata in origine dall’espositore. Qualora, per esigenze tecniche lo spazio espositivo reso disponibile all’espositore fosse di metratura maggiore e/o corredato di uno, due o tre lati aperti in più rispetto a quanto preventivato, Promax Comuni- cation SA richiederà il saldo totale per il servizio reso e la superficie aggiun- tiva nei giorni prossimi alla manifestazione o direttamente presso il Centro Esposizioni, in base ai prezzi di listino ufficiale pubblicato.
18. CO-ESPOSITORI
Agli espositori non è consentito spostare, scambiare, dividere o rendere accessibile a terzi, in tutto o in parte, l’area espositiva assegnata loro senza previa autorizzazione da parte dell’organizzatore. Per l’uso di aree dello stand da parte di un’altra impresa, con articoli d’esposizione propri, con scritta aziendale propria e con personale proprio (co-espositori), è necessa- ria una domanda speciale e un’autorizzazione da parte di Promax Comuni-
cation SA. Ciò vale anche per le imprese, per le quali non viene adempiuta una delle premesse menzionate (aziende rappresentate). Promax Comuni- cation SA ha diritto di richiedere, per l’ammissione di co-espositori e aziende rappresentate, una tassa di partecipazione (tassa d’iscrizione) ed eventuali altri costi che dovranno essere corrisposti dall’espositore.
19. VENDITA DURANTE LA FIERA
La vendita è consentita durante lo svolgimento dell’esposizione. L’esposi- tore sarà responsabile di tutti gli aspetti fiscali, legali e igienico-sanitari (nel caso si trattasse di prodotti agroalimentari) della vendita.
20. ELENCO ESPOSITORI
In occasione di ArteCasa, la Promax Comunication SA pubblica l’Elenco Ufficiale Espositori della manifestazione contenente, oltre alle pubblicità a pagamento e non obbligatorie, l’elenco delle ditte partecipanti. La tra- scrizione nell’elenco espositori è obbligatoria e soggetta a spese per tutti gli espositori e coespositori. I prezzi sono riportati nella richiesta di ade- sione. Se entro il termine dell’iscrizione, indicato nell’apposito formulario, l’espositore non avrà provveduto a comunicare i dati esatti da inserire, la trascrizione nell’elenco avverrà, a pagamento, secondo i dati contenuti nel- la richiesta di adesione. L’inserzionista è responsabile del contenuto delle inserzioni e delle annotazioni e dei danni eventuali risultanti.
21. PASS PER ESPOSITORI
In qualità di espositore, si ha diritto a ricevere gratuitamente tessere e- spositori. Queste hanno validità dal primo giorno di allestimento all’ultimo giorno di smontaggio. I pass potranno essere ritirati direttamente pres- so il check-in. I pass sono di uso strettamente personale e non trasferi- bile. In caso di abuso, il pass verrà immediatamente ritirato.
22. FOTOGRAFIE E DISEGNI
Promax Comunication SA potrà fotografare qualsiasi posteggio e usare le relative riproduzioni, senza che possa essere esercitata alcuna rivalsa.
23. PUBBLICITÀ
La distribuzione del materiale illustrativo è consentita agli espositori nel pro- prio posteggio. Nessun manifesto potrà essere affisso se non nel proprio posteggio. È vietata ogni altra forma di pubblicità all’esterno dei posteggi, ivi compresa quella ambulante nelle corsie, nei viali e nelle adiacenze del quartiere espositivo. Inadempienze alle presenti norme comportano l’ap- plicazione di canoni stabiliti da Promax Comunication SA.
24. RESPONSABILITÀ CIVILE
L’espositore è responsabile di eventuali danni recati al pubblico e a se stesso all’interno del proprio posteggio ed è tenuto ad assicurare i propri beni. Promax Comunication SA declina ogni responsabilità per le merci degli espositori nel periodo di permanenza sull’area di esposizione. Pro- max Comunication SA non assume alcuna responsabilità per l’opera prestata da soggetti a esso terzi – ivi compresi spedizionieri, corrieri, for- nitori in genere, ecc – che dovesse comportare il mancato recapito nel luogo stabilito della merce e ciò per qualsiasi causa anche derivante da eventuali operazioni di sdoganamento. Promax Comunication SA stipu- la una assicurazione collettiva di responsabilità civile.
25.SERVIZIO DI VIGILANZA
Promax Comunication SA provvede a un servizio di vigilanza generale dei padiglioni. La custodia e la sorveglianza degli stand e di quanto in es- si contenuto, durante le fasi di allestimento, di smontaggio e di apertura dei padiglioni competono ai rispettivi espositori. Si fa pertanto loro obbli- go di essere presenti nello stand con proprio personale durante gli orari di apertura e di presidiare lo stesso sino alla chiusura serale.
26.DANNI AI POSTEGGI
Lo stand dovrà essere riconsegnato totalmente vuoto, pulito e il pavimen- to senza eventuali nastri biadesivi che devono essere tolti dall’espositore. Lo smontaggio delle pareti perimetrali per carico e scarico deve essere autorizzato dalla Direzione. Solo il personale incaricato dalla Direzione è autorizzato a intervenire sulle installazioni e attrezzature tecniche. I po- steggi devono essere restituiti nelle condizioni in cui sono stati presi in consegna. Le spese di ripristino sono a carico degli espositori, che so- no anche responsabili dell’osservanza delle speciali norme per l’uso del- le strutture e degli impianti tecnici. Le pareti devono essere trattate con cura: non si possono appendere oggetti né agganciare ripiani e altri ma-
teriali; qualora si volesse applicare manifesti cartacei la Segreteria mette a vostra disposizione un biadesivo che non reca danni. Saranno fattura- ti all’espositore tutti i danni arrecati a pavimenti, moquette, pareti, arredi ecc. causati durante l’allestimento, l’esposizione e lo sgombero. Saranno fatturati anche eventuali interventi della Direzione inseguito all’inosservan- za del presente Regolamento da parte dell’espositore.
27.NOTIFICHE LAVORATORI STRANIERI
L’espositore straniero deve adempiere all’obbligo di notifica per lavoratori esteri (impiegati durante la fiera, il montaggio e lo smontaggio) almeno 8 giorni prima dell’inizio dell’attività, gratuitamente contattando Ufficio per la sorveglianza del mercato del lavoro. La Direzione non puo’prender- si carico di effettuare tale notifica per conto del datore di lavoro estero o prestatore di lavoro indipendente presente in Fiera e si dichiara non responsabile delle informazioni inserite dall’espositore.
28.MODIFICHE DEL REGOLAMENTO
Promax Comunication SA si riserva di stabilire, anche in deroga al pre- sente Regolamento, norme e disposizioni giudicate opportune per me- glio gestire l’esposizione e i servizi inerenti. Tali norme e disposizioni hanno valore equivialente al presente Regolamento e hanno perciò ta- le carattere di obbligatorietà. In caso di inadempienza alle prescrizioni del presente Regolamento, Promax Comunication SA si riserva anche il provvedimento di chiusura dei posteggi. In tale eventualità, l’xxxxxxxx- re non ha diritto a rimborsi o indennizzi di nessun titolo.
29.FORZA MAGGIORE
In caso di forza maggiore o comunque per motivi organizzativi ritenu- ti opportuni da Promax Comunication SA, la data della manifestazio- ne potrà essere cambiata, od addirittura la manifestazione potrà essere soppressa. In quest’ultimo caso, Promax Comunication SA, assolti gli impegni verso terzi e coperte le spese di organizzazione a qualsiasi tito- lo effettuate, ripartirà tra gli espositori, in proporzione alle somme dovute per i mq. sottoscritti, gli oneri residui nei limiti dell’anticipo cauzionale. Le somme disponibili saranno restituite proporzionalmente agli aderenti. Pro- max Comunication SA non potrà essere citata per danni a nessun titolo.
30.DISPOSIZIONI FINALI
Per qualsiasi controversia e azione giuridica per cui non sia possibile trova- re una soluzione bonale, gli espositori e la Direzione dichiarano di eleggere domicilio legale e di rimettersi alla competenza dell’Autorità Giudiziario di Lugano.
31.PRIVACY INFORMATIVA PER GLI ESPOSITORI
Promax Comunication SA, titolare del trattamento, tratta i dati personali forniti dall’espositore alle ditte da esso rappresentate con modalità anche automatizzate, per le finalità inerenti alla prestazione dei servizi indicati e, previo suo consenso, per aggiornarlo su iniziative e/o offerte della nostra società. Il conferimento dei dati è obbligatorio per consentire l’esecuzione dei servizi richiesti, pertanto il mancato rilascio di tali dati non consentirà di eseguire i servizi indicati. I soggetti che verranno a conoscenza di ta- li dati personali saranno, oltre al titolare, gli incaricati addetti ai seguen- ti settori aziendali: uffici commerciali, uffici tecnici, uffici amministrativi e ufficio stampa. L’espositore acconsente a che Promax Comunication SA provveda a inserire i dati personali nell’elenco espositori della manifesta- zione che avrà diffusione in ambito nazionale e internazionale. L’esposi- tore, inoltre, con la conclusione del presente contratto di partecipazione, acconsente a che Promax Comunication SA inserisca, per finalità pro- mo-pubblicitarie, i dati personali forniti, nel sito della manifestazione e nella lista degli espositori che viene trasmessa, tramite posta elettroni- ca, alle aziende interessate a ricevere informazioni sulla manifestazione, nonché nel proprio database. L’interessato potrà esercitare i diritti di aggiornamento, rettificazione, integrazione, cancellazione, trasformazio- ne, in forma anonima o il blocco dei dati trattati rivolgendosi a Promax Comunication SA. Letta l’informativa, l’espositore tramite la sottoscrizio- ne del presente contratto di partecipazione esprime specifico consenso al trattamento dei dati personali conferiti, per le finalità sopra esposte.
Il sottoscritto dichiara di aver preso conoscenza e specificatamente di ap- provare tutte le condizioni del presente Regolamento Tecnico.
Luogo e data
Timbro e firma per accettazione
Il sottoscritto dichiara di aver preso conoscenza e specificatamente di ap- provare i seguenti artt: 4), 5), 8), 9), 10), 11), 12), 14), 15), 26), 27), 29), 30),
31).
Luogo e data
Timbro e firma per accettazione