DOMANDE E RISPOSTE SULLA PROCEDURA INFORMATICA
DIREZIONE ORGANIZZAZIONE E SVILUPPO RISORSE UMANE
SETTORE BENESSERE E SVILUPPO PROFESSIONALE
UFFICIO WELFARE, RELAZIONE SINDACALI E PARI OPPORTUNITÀ
DOMANDE E RISPOSTE SULLA PROCEDURA INFORMATICA
DI ATTIVAZIONE DEL LAVORO AGILE
Ufficio Welfare, Relazioni Sindacali e Pari Opportunità - xxxxxx.xxxxx@xxxxx.xx
Università degli Studi di Milano – Via Sant’Xxxxxxx 12 – 00000 Xxxxxx
DOMANDE E RISPOSTE SULLA PROCEDURA INFORMATICA DI ATTIVAZIONE DEL LAVORO AGILE
Chi può usufruire del lavoro agile?
Nessuno è escluso a priori dalla possibilità di fare domanda di lavoro agile. La richiesta sarà valutata, ne l’ambito di un co loquio preliminare, con la/il propria/i responsabile diretta/o, al fine di concordare i contenuti del Piano Individuale di Lavoro Agile (es. il numero massimo di giornate, le fasce di contattabilità, le attività e gli obiettivi) compatibilmente con le esigenze di servizio e le attività che sarà possibile svolgere in modalità agile.
Qual è il numero massimo di giornate di lavoro agili che possono essere svolte mensilmente?
Il numero massimo di giornate di lavoro agile che possono essere svolte mensilmente, dopo averle concordate con le/i responsabili e inserite nel Piano Individuale di Lavoro Agile, è:
• per il personale full-time 7 giornate al mese;
• per il personale con part-time orizzontale 7 giornate al mese;
• per il personale con part-time verticale il numero è riproporzionato automaticamente dalla procedura informatica in base alla percentuale del part-time stesso.
Nel Piano Individuale di Lavoro Agile devono essere indicate le giornate che saranno svolte in modalità agile per ogni mese?
No, nel Piano Individuale è necessario inserire solo il numero massimo di giornate di lavoro agile che possono essere svolte mensilmente, dopo averle concordate con le/i responsabili. Non dovranno invece essere indicati i giorni della settimana o del mese nei quali verrà svolta l’attività in lavoro agile. L’articolazione mensile de le giornate di lavoro agile è comunque concordata in base alle esigenze organizzative della struttura con le/i responsabili e può variare di mese in mese.
È obbligatorio usufruire di tutte le giornate mensili di lavoro agile indicate nel Piano Individuale di Lavoro Agile?
No, il numero di giornate mensili indicate nel Piano Individuale è sempre da intendersi come massimo. Non c’è alcun obbligo di effettuare tutte le giornate di lavoro agile ogni mese. Le giornate mensili di lavoro agile non utilizzate non possono essere cumulate e fruite nelle mensilità successive.
Ci sono regole generali sull’articolazione mensile delle giornate di lavoro agile?
No, non ci sono regole che limitano la programmazione delle giornate di lavoro agile a l’interno de lo stesso mese. È possibile, in accordo con le/i responsabili e nel rispetto delle esigenze di servizio, distribuire liberamente le giornate nel mese.
È possibile fruire del lavoro agile ad ore?
Sì, il lavoro agile può essere fruito ad ore, per un periodo minimo di due ore. Per informazioni sulla corretta gestione del lavoro agile ad ore e sulle modalità di inserimento dei giustificativi relativi al lavoro agile fruito ad ore a l’interno de la piattaforma Start Web è possibile rivolgersi a l’Ufficio Gestione Presenze.
Quante sono e quale è la durata delle fasce di contattabilità?
La procedura informatica dà la possibilità di indicare da due a tre fasce di contattabilità giornaliere, di durata compresa tra le due e le quattro ore ciascuna (per una contattabilità minima di quattro ore, anche consecutive). Per fascia di contattabilità si intende una finestra di tempo in cui è necessario essere sempre contattabili attraverso i canali di comunicazione indicati nel Piano Individuale dai/dalle co leghi/e da l’utenza dei servizi.
Le fasce di contattabilità devono corrispondere all’orario di lavoro giornaliero?
No, le fasce di contattabilità non devono corrispondere a l’ intero orario di lavoro giornaliero. Le fasce saranno concordate con le/i responsabili in considerazione delle esigenze della struttura in termini di coordinamento e di erogazione dei servizi (es. orari di apertura al pubblico e attività per le quali è necessaria la compresenza per garantire il coordinamento e la comunicazione interna).
È possibile indicare un obiettivo formativo all’interno del proprio Piano Individuale di
Lavoro Agile?
Sì, è possibile svolgere formazione in lavoro agile. Per inserire un obiettivo formativo nel proprio Piano Individuale, è necessario concordare con i/le responsabili l’ambito formativo di interesse e verificarne la fattibilità e l’impegno richiesto con l’Ufficio Formazione Continua e Aggiornamento Professionale.
Eventuali attività formative, regolarmente autorizzate dalle/dai responsabili e dall’Ufficio Formazione Continua e Aggiornamento Professionale, possono – se compatibili – essere svolte in modalità agile anche qualora queste non siano inserite nel Piano Individuale di Lavoro Agile.
Possono essere apportate modifiche al Piano Individuale di Lavoro Agile dopo la sottoscrizione dell’Accordo Individuale di Lavoro Agile, ad esempio aggiungendo o eliminando delle attività o cambiando le tempistiche del raggiungimento degli obiettivi?
Per modificare i contenuti del Piano è necessario recedere dall’Accordo attivato e avviare nuovamente l’iter di redazione e validazione di nuovo Piano Individuale al fine di sottoscrivere un nuovo Accordo Individuale di Lavoro Agile.
È sempre possibile inserire il nuovo Piano a partire dai contenuti del Piano precedente, cliccando sul pulsante “Duplica” e utilizzarlo come base per la redazione.
Dal momento del recesso e fino all'attivazione del nuovo Accordo, non si potrà usufruire del lavoro agile.
Quando è necessario modificare il Piano Individuale di Lavoro Agile?
È necessario modificare i contenuti del proprio Piano - recedendo da l’Accordo di Lavoro Agile e redigendo un nuovo Piano che sarà nuovamente sottoposto a l’iter di validazione per la sottoscrizione di un nuovo Accordo Individuale di Lavoro Agile - nel caso di:
• cambio afferenza organizzativa (cambio struttura, settore o ufficio);
• passaggio da full-time a part-time verticale;
• passaggio da part-time orizzontale a part-time verticale;
• sostanziale cambio di attività e obiettivi rispetto a quanto contenuto nel Piano attivo.
In caso di cambio di afferenza organizzativa è necessario concordare con la/il nuova/o responsabile diretta/o i contenuti del nuovo Piano (attività, fasce di contattabilità, numero di giornate di lavoro agile fruibili).
In caso di passaggio da full-time o part-time orizzontale a part-time verticale, sarà necessario riproporzionare le giornate massime di lavoro agile fruibili ogni mese. Il numero massimo di giornate fruibili viene automaticamente riproporzionato dalla procedura informatica a seguito del recesso dal precedente Accordo e contestualmente a l’inserimento del nuovo Piano.
Resta intesto che in caso di passaggio da part-time verticale a part time orizzontale/full- time è possibile concordare nuovamente con la/la responsabile diretta/o il numero massimo di giornate di lavoro agile fruibili ogni mese.
Nel caso in cui, seppure in assenza di cambiamenti di afferenza organizzativa, le attività e gli obiettivi indicati nel Piano subiscano modifiche rilevanti, è consigliabile verificare con le/i proprie/i responsabili l’opportunità di redigere un nuovo Piano.
Non è invece necessario modificare il Piano nel caso in cui si desideri fruire di un minor numero di giornate di lavoro agile rispetto a quelle indicate nel Piano Individuale.
Dal momento del recesso e fino all'attivazione del nuovo Accordo, non si potrà usufruire del lavoro agile.
Chi sono le figure che abilitano e validano il Piano Individuale di Lavoro Agile?
• Per il personale afferente ai Dipartimenti e al Centro Clinico-Veterinario e Zootecnico: Delegata/o alla gestione del personale (se presente) (abilitazione
iniziale e prima validazione) => Direttrice/ Direttore di Dipartimento (validazione finale).
• Per il personale afferente alle Direzioni e ai Centri funzionali: Responsabile di Ufficio (abilitazione iniziale e prima validazione) => Responsabile di Settore (validazione intermedia) => Responsabile di Struttura (validazione finale).
L’abilitazione iniziale a la redazione del Piano spetta infatti solo alla/al responsabile diretta/o o alla/al delegata/o per la gestione del lavoro agile nei Dipartimenti (e, se non presente, direttamente alla Direttrice/Direttore di Dipartimento).
Qualora una/un Dirigente o una/un Responsabile di Xxxxxxx ricoprissero una seconda posizione ad interim (ad. es Dirigente che ricopra anche il ruolo di Responsabile di Settore o Responsabile di Settore che ricopra anche il ruolo di Responsabile di Ufficio), dovrà validare lo stesso Piano due volte di seguito.
Qual è la durata dell’Accordo Individuale di Lavoro Agile?
Gli Accordi Individuali di Lavoro Agile attivati ne l’anno 2022 saranno validi fino al 31
dicembre 2022.
Gli Accordi attivati dal 1° gennaio 2023 saranno validi per il triennio 2023 – 2025, con scadenza il 31 dicembre 2025.
È sempre possibile recedere da l’Accordo prima de la scadenza.
Come si rinnova l’Accordo Individuale di Lavoro Agile per il triennio 2023 - 2025?
Dal 19 settembre 2022 per rinnovare la richiesta di lavoro agile per il triennio 2023 – 2025 è possibile, mantenendo attivo l’Accordo valido fino al 31 dicembre 2022, inserire un nuovo Piano a l’interno de la procedura informatica, sottoporlo ad un nuovo iter di validazione da parte delle/dei responsabili e infine procedere con la sottoscrizione del nuovo Accordo 2023
- 2025.
La procedura prevede la possibilità di duplicare un Piano caricato in precedenza e riproporlo come Piano 2023 – 2025, con le modifiche desiderate, senza la necessità di riscriverne completamente i contenuti.
Resta inteso che, fino al 31 dicembre 2022, rimarranno attivi gli Accordi vigenti.
Ci sono delle tempistiche entro le quali deve essere inserita in procedura la richiesta di lavoro agile?
No, la piattaforma informatica dedicata è sempre accessibile e non sono previsti limiti temporali per la presentazione de l’istanza. La richiesta può essere fatta in qualsiasi momento de l’anno, l’Ufficio gestirà le richieste con cadenza mensile. Gli Accordi correttamente caricati in procedura, sottoscritti da entrambe le Parti, entro il 10 del mese di riferimento, saranno attivati entro il primo giorno lavorativo del mese successivo.
Gli Accordi Individuali di Lavoro Agile per il triennio 2023 – 2025, sottoscritti dalle Parti, devono essere correttamente caricati in procedura entro il 30 novembre 2022, al fine di poter usufruire del lavoro agile a partire dal 1° gennaio 2023. Gli Accordi caricati oltre questa data saranno gestiti nel rispetto delle tempistiche ordinarie, sopra richiamate.
Il presente documento sarà periodicamente aggiornato e integrato con nuove domande e risposte.
Ultimo aggiornamento: 19 settembre 2022