Gwahoddiad i dendro
Gwahoddiad i dendro
Rheolwr Prosiect ‘Cultural Cwtch’
I reoli datblygiad gwefan newydd i gefnogi lles staff y Gwasanaeth Iechyd Genedlaethol a Gofal Cymdeithasol trwy’r celfyddydau
1. Cefndir
Cyngor Celfyddydau Cymru sy’n cyhoeddi’r gwahoddiad hwn i dendro.
Mae’r Cyngor yn elusen annibynnol (rhif 1034245), a sefydlwyd gan Siarter Frenhinol yn 1994, ac yn gorff a noddir gan Lywodraeth Cymru. Ein hymddiriedolwyr yw'r aelodau a benodir gan Lywodraeth Cymru. Ni yw sefydliad ariannu a datblygu celfyddydau Cymru. Rydym ni’n dosbarthu xxxxx xxx y Llywodraeth a'r Loteri Genedlaethol ac yn xxxx xxxxx ychwanegol o wahanol ffynonellau yn y sectorau cyhoeddus a phreifat.
2. Y cyd-destun
Yn y blynyddoedd diwethaf, bu cynnydd mawr yn niddordeb pobl mewn sut y gall y celfyddydau hybu iechyd a lles. Wrth gydnabod bod mwy a mwy o
dystiolaeth o hyn, mae’r sector gofal iechyd a Llywodraeth Cymru – ynghyd â’r cyhoedd yn ehangach – yn cynyddol gydnabod potensial y celfyddydau wrth helpu i xxxx salwch, cynnal lles pobl, a’u helpu i wella. Wrth ymateb i’r galw cynyddol hwn, ac yn dilyn ein Hadroddiad Mapio ein hunain, mae’r Celfyddydau ac Iechyd wedi dod yn flaenoriaeth o bwys i Gyngor Celfyddydau Cymru.
Gan seilio hynny ar bartneriaethau cryf, rydym wedi creu rhaglen helaeth o
waith xx xxxx y Celfyddydau ac Iechyd, a honno’n cynnwys:
• Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth gyda Chonffederasiwn GIG Cymru, xxxx xxxxxxx yn ei bedwaredd flwyddyn;
• Cymorth ariannol i xxx Bwrdd Iechyd yng Nghymru i gael cydlynydd Celfyddydau ac Iechyd;
• Gweithredu fel ysgrifenyddiaeth i Grŵp Trawsbleidiol y Cynulliad ar y
Celfyddydau ac Iechyd;
• Buddsoddi mewn hyfforddiant ac yn Rhwydwaith Iechyd a Llesiant Celfyddydau Cymru;
• Cefnogi arloesi drwy ein gwaith partneriaeth gydag Y Lab a’r Rhaglen HARP;
• Rhaglen waith Celf ar y Cyd, gydag Amgueddfa Cymru, i rannu ac
arddangos gwaith o’n casgliadau cenedlaethol yn ysbytai xxxx Covid;
• Rhaglen cARTrefu – gydag AGE Cymru a Sefydliad Baring – yn cefnogi Artistiaid Preswyl mewn cartrefi gofal yng Nghymru.
Mae’r pandemig wedi rhoi sbardun newydd i’n gwaith xx xxxx y Celfyddydau ac Iechyd, gan roi ymdeimlad o frys a phwrpas wrth gefnogi iechyd meddwl a lles pobl. Mae’r pandemig hefyd wedi amlygu’r heriau sylweddol tu hwnt y mae staff gofal iechyd rheng flaen yn eu hwynebu dros gyfnod hir o amser, a’r
effaith y mae hyn yn ei chael ar eu hiechyd a’u lles eu hunain.
Wrth ymateb i hyn, mae Cyngor Celfyddydau Cymru yn bwriadu creu cyfres unigryw o adnoddau celfyddydol ar-lein i gefnogi ein gweithlu gofal iechyd.
Bydd y wefan (rdym yn ei galw’n ‘Cultural Cwtch’ fel teitl gweithio) yn rhan
o’r pecyn ehangach o adnoddau y mae AaGIC (Addysg a Gwella Iechyd Cymru) yn eu datblygu i gefnogi staff gofal iechyd rheng flaen yn ystod pandemig ac yn y cyfnod xxxxx xxxx o law.
Rydym yn awyddus i gontractio rheolwr prosiect profiadol i weithio’n agos gyda ni yng Nghyngor Celfyddydau Cymru a gyda’r partner technegol a benodir er mwyn bwrw ymlaen â’r prosiect hwn a goruchwylio’r gwaith o ddatblygu a lansio’r cam cyntaf. Bydd y rheolwr prosiect yn gyfrifol am ganfod a churadu’r cynnwys celfyddydol digidol perthnasol, am gomisiynu
cynnwys newydd, ac am ddatblygu cynllun a fframwaith hirdymor er mwyn i’r porth symud o’r cyfnod peilot i sefyllfa lle bydd yn llwyr weithredol.
Bydd y Rheolwr Prosiect yn gweithio'n agos gyda'n partner technegol (wedi'i gontractio ar wahân) i adeiladu a datblygu gwefan ddeinamig, hawdd ei defnyddio ar gyfer yr adnoddau celfyddydol. Rydym am i’n hadnoddau ar-lein fod yn ddynamig, yn ddifyr ac yn hwyl. Dylent gynnig cyfleoedd amrywiol i staff roi cynnig ar weithgareddau creadigol, rhannu eu gwaith creadigol, cysylltu â phobl eraill, a mwynhau, cael eu difyrru, hamddena ac ymlacio drwy gynnwys celfyddydol o ansawdd uchel. Disgwylir y bydd y porth yn cynnwys gofodau i staff y GIG gymryd rhan mewn gweithdai celfyddydol sy’n cael eu harwain gan
artistiaid proffesiynol, ynghyd â mwynhau cynnwys celfyddydol ‘ar alw’ sydd wedi’i guradu. Byddant hefyd yn gallu postio’u gwaith creadigol eu hunain mewn oriel a gofod cymunedol sy’n cael ei rannu. Disgwylir y bydd y gwefan yn cael ei ddatblygu’n raddol gan ymateb i adborth defnyddwyr. Bydd y cam cyntaf – a fydd yn para tan fis Medi 2021 – yn canolbwyntio ar ddatblygu, profi a lansio’r porth.
3. Y Briff
Bydd angen i Reolwr Prosiect y Cwtch Diwylliannol feddu ar brofiad profedig o fod wedi gweithio o'r blaen ar brosiectau datblygu gwe ac fydd yn:Bod yn brif xxxxxx cyswllt rheolaidd y prosiect, law yn llaw â’r partner technegol a gaiff ei gontractio, er mwyn cytuno ar natur y gyfres o adnoddau, eu hamcanion, a’r platfform technegol perthnasol ar eu cyfer.
• Gweithredu fel y prif gyswllt rheolaidd ar y prosiect gyda'r partner technegol xxx gontract i gytuno ar gwmpas, nodau a llwyfan perthnasol y wefan:
- Rheoli cyllideb y prosiect
- Rheoli'r perthnasau allweddol â phartneriaid, gan adrodd yn rheolaidd i'r Rheolwr Portffolio (Celfyddydau ac Iechyd), Cyngor Celfyddydau Cymru yn ogystal â rhanddeiliaid allweddol eraill
- Cynllun ar gyfer y cynnwys digidol cychwynnol wedi’i seilio ar yr anghenion a’r diddordebau a ddynodir gan Grŵp Gweithlu AaGIC
• Datblygu cynllun ac amserlen ar gyfer sefydlu cam cyntaf y gwefan, gan gynnwys:
- Mecanwaith / fframwaith ar gyfer nodi, comisiynu a chytuno ar gynnwys digidol ar gyfer y cam hwn yn seiliedig ar anghenion defnyddwyr
- Fframwaith gwerthuso ar gyfer y cam cychwynnol
• Gweithio gyda phartneriaid ac Cyngor Celfyddydau Cymru i reoli lansiad cam cyntaf y gwefan.
• Dadansoddi adborth cychwynnol y defnyddwyr a chanfod meysydd i ganolbwyntio
arnynt yn y dyfodol ar sail diddordebau’r defnyddwyr.
• Datblygu map ar gyfer camau pellach i ddatblygu’r gwefan yn y dyfodol, gan gynnwys
fframwaith comisiynu a’r costau cysylltiedig.
4. Meini Prawf
Bydd ceisiadau llwyddiannus yn darparu tystiolaeth ymarferol o'r canlynol:
• Profiad helaeth o reoli prosiectau, yn enwedig wrth gyflwyno a darparu prosiectau digidol
• Profiad o weithio’n agos gyda phartneriaid technegol i ddarparu
prosiectau digidol sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr, a dealltwriaeth gadarn o’r heriau sy’n gysylltiedig â sefydlu a darparu cam cyntaf prosiect newydd
• Profiad o gomisiynu a gweithio gydag ymarferwyr a chwmnïau
creadigol a chelfyddydol, a dealltwriaeth o’r diwydiannau celfyddydol
a chreadigol yng Nghymru
• Profiad o reoli cyllidebau
• Profiad o weithio a chyfathrebu’n effeithiol ag ystod o randdeiliaid
• Ymwybyddiaeth o amrywiaeth gweithlu’r GIG yng Nghymru a’r effaith
a gaiff hyn ar guradu a chomisiynu cynnwys, a hynny yng ngham
cyntaf y prosiect a’r camau yn y dyfodol
• Ymwybyddiaeth o’r xxxx Celfyddydau ac Iechyd a Lles yng Nghymru
• Y capasiti i ddechrau ar y gwaith yn gyflym ac i weithio’n galed i gwrdd
â dyddiadau cau
• Y capasiti i ddechrau ar y gwaith ar 31 Mawrth 2021 a bwrw ati’n xxxx
• Yn rhoi gwerth da am arian
Bydd y Rheolwr Prosiect yn adrodd i Rheolwr Portffolio (Celfyddydau ac Iechyd), Cyngor Celfyddydau Cymru. Bydd angen i chi fod yn fedrus ac yn fedrus iawn wrth reoli perthnasoedd â phartneriaid allweddol.
5. Cyllideb
Uchafswm gwerth y cyllideb llawrydd hwn yw £35,000 (gan gynnwys TAW os yw’n
berthnasol).
Disgwyliwn y bydd y contract yn para rhwng 31 Mawrth a 30 Medi 2021
Bydd cyllideb ar wahân ar gyfer y ffi partner technegol, trwyddedu a chomisiynu cynnwys ac ar gyfer cyfieithu a marchnata.
6. Cyflwyno xxxx cynnig
Rydym ni’n croesawu ymatebion yn y Gymraeg, y Saesneg neu'n ddwyieithog
– ni fydd unrhyw geisiadau’n cael eu trin yn wahanol o ganlyniad i’w hiaith.
Cyflwynwch xxxx cynnig drwy e-xxxx i: xxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxxxx, sef xxxxxx dydd 18 Mawrth 2021 (y “Dyddiad Cau”).
Rhaid peidio ag anfon tendrau mewn unrhyw ffordd arall ac ni chânt eu derbyn os cânt eu hanfon mewn unrhyw ffordd arall.
Dylech nodi'r canlynol yn xxxx cynnig:
• Sut rydych chi’n cyflawni’r meini prawf a nodir yn adran 4, gan ddangos xxxx profiad blaenorol perthnasol, xxxx gwybodaeth a’ch sgiliau
• Manylion y costau gan gynnwys cyfraddau dyddiol, nifer arfaethedig y diwrnodau
gwaith, a manylion unrhyw aelodau ychwanegol o’r xxx.
Xxxx Darparwyr Posibl ofyn am eglurhad am unrhyw rai o'r pwyntiau yn y dogfennau tendr ar unrhyw adeg cyn y dyddiad cau ar gyfer gofyn cwestiynau o’r fath. Wrth gyflwyno'r tendr, sicrhewch fod yr xxxx ddogfennau cysylltiedig wedi'u llenwi'n gywir ac wedi’u cynnwys.
Ni fyddwn ni’n agor unrhyw dendrau tan ar ôl y dyddiad cau. Gan hynny, nid oes cosb am ddychwelyd tendr yn gynnar. Ond rydym ni’n argymell na ddylai'r Darparwr Posibl gyflwyno ei dendr cyn y dyddiad cau oherwydd y negeseuon egluro a allai ymddangos. Mae’n bosibl y bydd gwybodaeth bwysig ynddynt a allai effeithio ar y cyflwyniad.
Ni fyddwn ni’n ystyried gwybodaeth ychwanegol na ofynnwyd amdani yn y
gwahoddiad i dendro.
7. Dyddiad cau
Y dyddiad cau ar gyfer derbyn cyflwyniadau xx xxxxxx dydd 18 Mawrth 2021.
Cyfrifoldeb ymgeiswyr yw sicrhau y caiff eu cynnig ei dderbyn erbyn y dyddiad cau.
Ni fyddwn yn ystyried unrhyw gyflwyniadau hwyr neu anghyflawn.
8. Amserlen
Hysbysebu’r tendr ar GwerthwchiGymru | 1 Mawrth 2021 |
Ymatebion tendr yn ôl | 18 Mawrth 2021 |
Gwerthuso | 19 Mawrth 2021 |
Cyfweliadau â Darparwyr Posibl | 25/26 Mawrth 2021 |
Disgwyl rhoi’r gwaith | 31 Mawrth 2021 |
Diwedd y contract | 30 Medi 2021 |
9. Ymholiadau a cheisiadau am eglurhad am y tendr
Byddwn ni’n ceisio ateb pob cwestiwn cyn gynted â phosibl, ond ni allwn warantu ateb erbyn amser penodol.
Dim ond drwy xxxxx GwerthwchiGymru y gellir cyflwyno ceisiadau am eglurhad a hynny hyd at 16 Mawrth 2021.
Er mwyn sicrhau bod Darparwyr Posibl yn cael eu trin yn gyfartal, rydym ni’n bwriadu cyhoeddi'r cwestiynau gyda'n hatebion (ond heb ddatgelu oddi wrth bwy y daeth y cwestiynau) drwy xxxxx GwerthwchiGymru. Bydd y porth yn rhoi gwybod i Ddarparwyr Posibl am unrhyw ddiweddariadau.
Bydd esboniadau’n cael eu hanfon drwy xxxxx GwerthwchiGymru.
10. Gwerthuso
Bydd y broses dendro’n sicrhau bod tendrau'n cael eu gwerthuso mewn modd agored a thryloyw. Swyddogion Cyngor Celfyddydau Cymru fydd yn rhoi'r contract, yn seiliedig ar asesiad o ba mor dda y mae’n gweddu â gofynion y briff hwn.
Nid ydym ni’n rhwym o dderbyn y cynnig isaf nac unrhyw gynnig ac ni fyddwn ni’n rhwym o dderbyn y Contractwr fel unig gyflenwr.
Byddwn ni’n asesu ymatebion y Darparwyr Posibl yn ôl pob un o'r meini prawf uchod (adran 4) ac yn gwerthuso fel a ganlyn:
Sgôr | Meini prawf sgorio |
4 | Mae ymateb y Darparwr Posibl yn galluogi'r gwerthuswr i gael dealltwriaeth gynhwysfawr o sut y caiff y gofyniad ei fodloni. Gall y gwerthuswr nodi'n glir dystiolaeth gynhwysfawr y bydd yr ymateb yn cyflawni'r xxxx ofynion. Mae'r ymateb hefyd yn dangos sut y darperir gwerth ychwanegol perthnasol. |
3 | Mae ymateb y Darparwr Posibl yn galluogi'r gwerthuswr i gael dealltwriaeth gynhwysfawr o sut y caiff y gofyniad ei fodloni. Gall y gwerthuswr nodi'n glir dystiolaeth gynhwysfawr y bydd yr ymateb yn cyflawni'r xxxx ofynion. |
2 | Mae ymateb y Darparwr Posibl yn galluogi'r gwerthuswr i ddeall sut y caiff y gofyniad ei fodloni. Gall y gwerthuswr nodi tystiolaeth ddigonol y bydd yr ymateb yn cyflawni'r rhan fwyaf o'r gofynion. Mae'n bosibl bod yr ymateb xxxxx xx wedi codi pryder, sawl mater bach, neu'n anghyson mewn rhai agweddau. |
1 | Nid yw ymateb y Darparwr Posibl yn galluogi'r gwerthuswr i ddeall sut y bodlonir y gofyniad. Ni all y gwerthuswr nodi'n glir y bydd yr ymateb yn cyflawni'r rhan fwyaf o'r gofynion oherwydd diffyg tystiolaeth a/neu nad yw'r Darparwr Posibl ddim ond yn dangos dealltwriaeth gyfyngedig. |
0 | Mae'r gwerthuswr o'r farn bod y Darparwr Xxxxxx wedi methu ag ateb y cwestiwn neu roi ymateb perthnasol. |
Gan ddefnyddio'r diffiniadau uchod, bydd ymateb y Darparwr Posibl i xxx maen prawf yn cael ei werthuso a'i sgorio yn unol â'r pwysoliad fel a ganlyn:
Maen prawf | Sgorio | Pwysoliad | |
1. | Profiad helaeth o reoli prosiectau, yn enwedig wrth gyflwyno a darparu prosiectau digidol, a dealltwriaeth o’r heriau sydd ynghlwm wrth sefydlu a darparu cam cyntaf prosiect. | 20=Rhagorol 15=Da 10=Iawn | X5 |
5=Gwael | |||
0=Gwael Iawn | |||
2. | Profiad o reoli cyllidebau. | 8=Rhagorol 6=Da 4=Iawn 21=Gwael 0=Gwael iawn | X2 |
4. | Profiad o weithio a chyfathrebu ag ystod o randdeiliaid. | 4=Rhagorol 3=Da | Dim pwysoliad |
2=Iawn | |||
1=Gwael | |||
0=Gwael iawn | |||
5. | Dealltwriaeth o’r xxxx Celfyddydau ac Iechyd a Lles yng Nghymru. | 4=Rhagorol 3=Da | Dim pwysoliad |
2=Iawn | |||
1=Gwael | |||
0=Gwael iawn |
6. | Yn rhoi gwerth da am arian. | 4=Rhagorol 3=Da 2=Iawn 1=Gwael 0=Gwael iawn | Dim pwysoliad |
Cyfanswm Uchaf y Marciau | 40 |
Mae cyfanswm y marciau sydd ar gael yn y tabl uchod yn cynnwys unrhyw
bwysoliad sy’n gymwys.
Rhaid i Ddarparwyr Posibl fod yn eglur ac yn gynhwysfawr wrth roi
gwybodaeth sy’n benodol ar gyfer pob maen prawf unigol ac yn y lle iawn ar gyfer pob maen prawf unigol. Dyma fydd unig ffynhonnell y wybodaeth a ddefnyddir i sgorio a graddio’r ymatebion.
Cadwn yr hawl i beidio â rhoi'r contract i'r tendr pris isaf neu unrhyw dendr, gan gadw'r hawl hefyd i dderbyn tendr yn gyfan gwbl neu'n rhannol.
13. Cyfweliadau
Rydym ni’n rhagweld y byddwn yn penodi'r Darparwr/Darparwyr a ffafriwn yn seiliedig ar ein hasesiad o'r cynnig fel yr amlinellir uchod a thrwy gyfweliad.
Byddwn yn gwahodd hyd at bum Darparwr Posibl sy’n cael y sgôr uchaf i
gyfweliad.
Byddwn yn rhoi gwybod am amseroedd a dyddiadau’r cyfweliadau unigol cyn
gynted â phosibl ar ôl dyddiad dychwelyd y tendrau, sef 18 Mawrth 2021. Disgwylir trefnu’r cyfweliadau ar 25/26 Mawrth 2021. Cyfweliadau ar-lein fydd y rhain ac ni fyddant yn para mwy nag 1 awr.
Ni fydd meini prawf newydd na dulliau pwysoli newydd yn cael eu cyflwyno yn ystod y cyfweliadau. At hynny, nid oes marciau ar wahân wedi’u ‘neilltuo’ ar gyfer y cyfweliadau. Yn hytrach, bydd y panel gwerthuso’n defnyddio’r
ymatebion yn y cyfweliadau fel sail ar gyfer ‘cymedroli’ y sgoriau gwreiddiol a roddwyd i’r ymatebion ar gyfer pob un o’r meini prawf wrth werthuso’r tendrau, xxxxx xx drwy xxxx xxx ostwng y marciau.
Bydd y cyfweliad yn rhoi sylw i’r canlynol:
Eitem | Amser a neilltuir |
Trafod y rôl | 15 munud |
Cwestiynau gan y Panel Gwerthuso | 40 munud |
10. Manylion y Contract
Contract tymor penodol a roddir ar gyfer y gwaith hwn.
Mae disgwyl i’r contract ddechrau ar 31 Mawrth 2021 a phara am hyd at 6
mis. Bydd yr xxxx brisiau’n rhai sefydlog ar gyfer y cyfnod hwnnw.
Dylai xxxx cyllideb arfaethedig gynnwys TAW (lle bo hynny'n briodol) yn
ogystal â chostau teithio a threuliau eraill a ddaw’n uniongyrchol o’r gwaith.
Bydd xxxx cynnig yn unol â chyfarwyddiadau’r Cyngor i Ddarparwyr Posibl (Atodiad 1) a'r gofynion a amlinellir yn y gwahoddiad hwn i dendro.
Dyma amserlen y taliadau:
• 20% wrth roi’r contract
• 40% yn y pwynt canol
• 40% ar ôl cyflawni’r contract yn foddhaol
Gwneir y taliadau drwy BACS mewn 30 diwrnod o dderbyn anfoneb foddhaol. Mae Cyngor Celfyddydau Cymru wedi ymrwymo i leihau effaith xx xxxxx ar yr
amgylchedd ac rydym ni’n annog ein cyflenwyr i fabwysiadu ffordd o weithio sy’n gyfeillgar i’r amgylchedd, gyda'r nod o leihau niwed iddo.
15. Trefniadau is-gontractio
Ni chaiff y Darparwr Posibl heb ganiatâd ysgrifenedig Cyngor Celfyddydau
Cymru neilltuo’r cytundeb hwn ac ni chaiff heb ganiatâd ysgrifenedig Cyngor Celfyddydau Cymru (a’r caniatâd hwnnw’n ddarostyngedig i unrhyw amodau y gallai’r Cyngor eu gosod) is-gontractio unrhyw ran o’r gwaith, heb gytundeb ymlaen llaw.
16. Trosglwyddo ar ddiwedd y contract
Ar ddiwedd y contract, dim ond ar ôl gorffen yr xxxx faterion sydd heb eu datrys, gan gynnwys trosglwyddo'r xxxx wybodaeth, cofnodion a data ac ati, y caiff y taliad olaf ei wneud.
Atodiad 1 Cyfarwyddiadau i Ddarparwyr Posibl
1 CYFARWYDDIADAU CYFFREDINOL
1.1 Nod y cyfarwyddiadau yw sicrhau bod pob Darparwr Posibl yn cael ystyriaeth gyfartal a theg. Mae'n bwysig xxxxx xxxx bod yn darparu'r xxxx wybodaeth y gofynnir amdani yn y fformat a'r drefn a bennir.
1.2 Dylai darparwyr posibl ddarllen y cyfarwyddiadau hyn yn ofalus cyn llenwi'r dogfennau tendro. Xxxx xxxxx â chydymffurfio â'r gofynion hyn ar gyfer cyflwyno'r tendr arwain at wrthod y tendr. Rhaid i Ddarparwyr Posibl ymgyfarwyddo'n llawn â graddau a natur y gwasanaethau a rhwymedigaethau cytundebol.
1.3 Bydd yr xxxx ddeunydd a gyhoeddir mewn cysylltiad â'r gwahoddiad hwn i dendro yn parhau'n eiddo i Gyngor Celfyddydau Cymru a chaiff ei ddefnyddio at ddibenion yr ymarfer caffael yma’n unig.
1.4 Ni fydd y Darparwr Posibl yn cysylltu (yn uniongyrchol nac yn anuniongyrchol) ag unrhyw gyflogai, asiant neu ymgynghorydd i Gyngor Celfyddydau Cymru sydd mewn unrhyw ffordd yn gysylltiedig â'r ymarfer caffael yma, oni chyfarwyddir yn wahanol gan y Cyngor.
1.5 Bydd Darparwyr Posibl yn derbyn a chydnabod na fydd Cyngor Celfyddydau Cymru, drwy gyhoeddi'r gwahoddiad hwn i dendro, yn rhwym o dderbyn unrhyw dendr ac yn cadw'r hawl i beidio â mynd i gontract ar gyfer xxxx xxx'r cyfan o'r gwasanaethau y gwahoddir tendrau ar eu cyfer.
1.6 Pan fo gofyn i Ddarparwyr Posibl gyflwyno dogfen wedi'i hatodi mewn
ymateb i gwestiwn, rhaid cyflwyno atodiadau mewn fformat sy’n dderbyniol i Gyngor Celfyddydau Cymru. Mae fformatau derbyniol yn cynnwys:
• MS Word,
• MS Excel,
• MS PowerPoint,
• JPEG
Dylai Darparwyr Posibl sydd am gyflwyno atodiad mewn fformat arall holi Cyngor Celfyddydau Cymru yn gyntaf i weld a fydd hyn yn dderbyniol. Mae’r Cyngor yn cadw'r hawl i farnu bod ymateb yn anghyflawn os na fydd atodiad yn un o’r fformatau uchod heb gymeradwyaeth ymlaen llaw gan y Cyngor.
1.7 Ar unrhyw adeg yn ystod yr ymarfer caffael mae’r Cyngor yn cadw'r hawl i ddiwygio’r cyfan neu unrhyw ran o'r gwahoddiad hwn i dendro neu ychwanegu ato neu ei dynnu'n ôl.
1.8 Gellir cyflwyno pob ymateb i'r gwahoddiad hwn i dendro yn Gymraeg, yn Saesneg neu'n ddwyieithog.
2 CYFRINACHEDD
2.1 Yn amodol ar yr eithriadau yng nghyfarwyddyd 2.2, mae cynnwys y gwahoddiad hwn i dendro yn cael ei ddarparu gan y Cyngor ar yr xxxx y bydd Darparwyr Posibl yn gwneud y canlynol:
2.1.1 trin cynnwys y gwahoddiad hwn i dendro ac unrhyw ddogfennau cysylltiedig (rydym ni’n eu galw’n 'wybodaeth') xxx amser yn gyfrinachol, ac eithrio i'r graddau eu bod eisoes yn hysbys i'r cyhoedd;
2.1.2 peidio â datgelu, copïo, atgynhyrchu, dosbarthu na throsglwyddo unrhyw wybodaeth i unrhyw xxxxxx arall ar unrhyw adeg na chaniatáu i unrhyw un o'r pethau hyn ddigwydd;
2.1.3 peidio â defnyddio unrhyw wybodaeth at unrhyw ddiben heblaw at ddibenion cyflwyno tendr (neu benderfynu a ddylid ei gyflwyno);
2.1.4 peidio ag ymgymryd ag unrhyw weithgarwch cyhoeddusrwydd ar unrhyw gyfryngau.
2.2 Gall Darparwyr Posibl ddatgelu, dosbarthu neu drosglwyddo unrhyw wybodaeth i ymgynghorwyr, isgontractwyr y Darparwr Posibl (neu bobl eraill) ar yr xxxx bod:
2.2.1 hyn yn digwydd at y diben yn unig o alluogi cyflwyno tendr a bod y person sy'n derbyn yr wybodaeth yn ymgymryd yn ysgrifenedig i gadw'r wybodaeth yn gyfrinachol ar yr un telerau â phe bai'r person yna’n Ddarparwr Posibl
2.2.2 y Darparwr Posibl yn cael caniatâd ysgrifenedig y Cyngor ymlaen llaw mewn perthynas â datgelu, dosbarthu neu drosglwyddo gwybodaeth o'r fath
2.2.3 y datgeliad at y diben yn unig o gael cyngor cyfreithiol gan gyfreithwyr allanol am gaffael yr hyn sydd xx xxxxx xxx am unrhyw gontract sy'n deillio ohono
2.2.4 rhaid yn ôl y gyfraith i'r Darparwr Posibl wneud y fath ddatgeliad.
2.3 O ran cyfarwyddiadau 2.1 a 2.2 uchod, mae'r diffiniad x 'xxxxxx' yn cynnwys unrhyw unigolyn, cwmni, sefydliad, xxxxx xxx gymdeithas, corfforedig neu anghorfforedig (ond heb fod yn gyfyngedig i’r rhain ychwaith.
3. DIOGELU DATA A RHYDDID GWYBODAETH
3.1 Rhaid rhoi sylw dyledus i ofynion cyfrinachedd y contract ac i Ddeddf Diogelu Data 2018 a Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol 2016.
3.1.1 Bydd y contractwr yn sicrhau bod yr xxxx xxxxx o brosesu data personol, sy'n ymwneud â'r contract, o'r cychwyn hyd at y diwedd, yn unol â gofynion Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol 2016.
3.1.2 Gall y contractwr brosesu data personol a/neu ddata personol sensitif x xxxx i'w gilydd wrth gyflawni ei rwymedigaethau xxx y contract. Ni fydd y contractwr yn prosesu'r cyfryw ddata personol a/neu ddata personol sensitif (fel y'u diffinnir gan y Rheoliadau) heblaw am yn unol â'r contract y gellir ei ddiwygio x xxxx i'w gilydd, drwy gytundeb ar y cyd. Dim ond yn ystod cyfnod y contract y bydd gan y contractwr hawl i brosesu data personol, neu hyd nes y caiff ei derfynu, pa un bynnag yw'r cynharaf.
3.1.3 Ni fydd y contractwr yn cyflawni ei rwymedigaethau xxx y cytundeb mewn ffordd sy'n peri i'r parti arall xxxxx unrhyw un o'i rwymedigaethau xxx y ddeddfwriaeth diogelu data.
3.1.4 Bydd y contractwr xxx amser yn sicrhau y glynir wrth gyfrinachedd y bobl sy’n cymryd rhan yn yr arolwg ac na ryddheir unrhyw ddata a allai fod yn gysylltiedig ag unigolyn adnabyddadwy, heb ganiatâd yr unigolyn. Rhaid ei gwneud yn glir i'r cyfranogwyr yn eu taflenni gwybodaeth a'u llythyrau, mai'r unig bobl a fydd yn gweld y data fydd aelodau allweddol o dîm y contractwr a'r sefydliadau comisiynu.
3.1.5 Bydd y contractwr yn gyfrifol am sicrhau nad yw unrhyw ddata a gesglir yn peryglu cyfrinachedd ymatebwyr.
3.1.6 Bydd disgwyl i'r contractwr llwyddiannus storio ffurflenni wedi'u llenwi’n ddiogel ac am gyfnod y contract yn unig.
3.2 Bydd y Darparwr Posibl yn dangos dealltwriaeth o amrywiaeth a
chydraddoldeb ac ymrwymiad i’r meysydd yma.
3.3 Yn unol â'r rhwymedigaethau a'r dyletswyddau sydd ar awdurdodau cyhoeddus gan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, efallai y bydd gofyn i’r Cyngor ddatgelu’r wybodaeth a gyflwynir gan y Darparwyr Posibl.
3.4 Bydd y Cyngor yn cadw cyfrinachedd. Ond dylai Darparwyr Posibl wybod, hyd yn oed lle y nodir bod gwybodaeth yn sensitif o safbwynt masnachol, y gallai fod yn ofynnol i’r Cyngor ddatgelu gwybodaeth o'r fath yn unol â'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
3.5 Mae'n rhaid i’r Cyngor lunio barn annibynnol ynghylch a yw'r wybodaeth wedi'i heithrio rhag cael ei datgelu xxx Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth ac a xx xxxx y cyhoedd yn ffafrio ei datgelu ai peidio. Yn unol â hynny, ni all y Cyngor warantu na chaiff unrhyw wybodaeth a nodir yn 'gyfrinachol' neu’n ‘sensitif yn fasnachol’ ei datgelu.