ARPA LAZIO
ARPA LAZIO
Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale del Lazio
CAPITOLATO PER LA FORNITURA DI ABBONAMENTI A PERIODICI EDITI DA CASE EDITRICI ITALIANE E STRANIERE, ONLINE E SU SUPPORTO CARTACEO, PER LA BIBLIOTECA AMBIENTALE “XXXXX XXXXX” DELL’ARPA LAZIO
Art. 1 Oggetto della fornitura
L’oggetto dell’appalto è la fornitura di periodici editi da case editrici italiane e straniere e dei servizi gestionali connessi per la Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” dell’ARPA Lazio – Agenzia regionale per la protezione ambientale del Lazio. L’appalto non è suddiviso in lotti.
Art. 2 Durata dell’appalto
L’appalto ha la durata di 3 (tre), per il periodo 01.01.2024 – 31.12.2026.
In considerazione della natura e specifiche caratteristiche dell’oggetto del presente appalto il Fornitore dovrà espletare ogni adempimento anche successivo alla scadenza del contratto garantendo che all’ARPA Lazio pervengano tutti i fascicoli relativi alle annate sottoscritte in corso di esecuzione del contratto, anche se editi anteriormente alla decorrenza o posteriormente alla scadenza del contratto, senza corresponsione di alcun prezzo aggiuntivo.
Deve inoltre essere garantito l’accesso alla versione online, ove richiesta, dei fascicoli relativi alle annate sottoscritte in corso di esecuzione del contratto, anche se editi anteriormente alla decorrenza o posteriormente alla scadenza del contratto, senza corresponsione di alcun prezzo aggiuntivo.
Art. 3 Ammontare della fornitura
Il valore a base di gara, stimato presunto e non garantito, valutato sulla base della spesa sostenuta nell’ultimo esercizio, per l’intera durata del contratto, è pari a:
2024 | 2025 | 2026 | Totale |
€ 84.000 | € 92.000 | € 100.000 | € 276.000 |
la cifra del 2024 è ricavata dalla somma di tutte le spese Celdes 2023 aumentata del 10% circa (76000 + 10% circa). Le cifre indicate per il 2025 e il 2026 sono calcolate a partire dal 2024 con un aumento ipotizzato del 10% circa (arrotondamenti)
Art. 4 Variazioni contrattuali
L’ARPA Lazio qualora in corso di esecuzione si renda necessario un aumento o una diminuzione delle prestazioni fino alla concorrenza del quinto dell’importo del contratto, può imporre al Fornitore l’esecuzione alle stesse condizioni previste nel contratto originario. In tal caso, l’operatore economico non può far valere il diritto alla risoluzione del contratto.
Sono a carico del Fornitore, intendendosi remunerati con il corrispettivo contrattuale, tutti gli oneri (ivi compresi gli oneri doganali, le commissioni bancarie o altra spesa dovuta inerente al trasferimento del pagamento del corrispettivo contrattuale), i rischi e le spese relative alle forniture e i servizi in oggetto, nonché ad ogni attività che si rendesse necessaria per la prestazione degli stessi o comunque opportuna per un corretto e completo adempimento delle obbligazioni previste, ivi compresi quelli relativi ad eventuali spese di trasporto, di viaggio, di missione per il personale addetto all’esecuzione contrattuale. Nessun onere aggiuntivo, salvo ove espressamente previsto nel presente capitolato, può essere richiesto dal Fornitore per imballaggio, spedizione, cambio o altro.
Art. 5 Modalità di esecuzione della fornitura
Il Fornitore dovrà stipulare contratti di abbonamento con i singoli editori e distributori per conto dell’ARPA Lazio e ad uso della Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx”, provvedendo altresì al pagamento delle quote di abbonamento secondo le modalità ed entro i termini pattuiti con gli editori, o da essi stabiliti, al fine di garantire la regolarità e la continuità della fornitura.
I contratti di abbonamento dovranno comprendere anche i supplementi, i numeri speciali, i numeri monografici, gli omaggi, l'accesso a eventuali versioni o servizi on line relativi ad ogni titolo e comunque ogni altro prodotto incluso nel canone di abbonamento ordinario. Il Fornitore s'impegna ad attivare in tutti i casi ove possibile e/o previsto dagli editori, abbonamenti a titoli inseriti in particolari pacchetti editoriali cumulativi con sconto. Per "Pacchetto editoriale cumulativo” s’intende una modalità di abbonamento a un gruppo di riviste del medesimo editore, aggregatore, distributore o simile, con costo complessivo unico ridotto rispetto alla somma dei costi delle singole riviste.
Il Fornitore è tenuto a fornire alla Biblioteca ambientale “P. Colli” un’adeguata informazione circa le modalità di partecipazione ai suddetti pacchetti cumulativi d'abbonamento.
Anche nel caso in cui sussista la possibilità di sottoscrivere abbonamenti combinati di più riviste ad un prezzo totale inferiore alla somma dei singoli costi di abbonamento, il Fornitore dovrà utilizzare tale modalità di sottoscrizione.
L’elenco dei titoli dei periodici allegato (All.1B1), compilato sulla base degli abbonamenti correnti nell’anno 2023 è puramente indicativo e non esaustivo dei periodici che l’offerente si impegna a fornire. L’ARPA Lazio ha facoltà, a sua discrezione, di modificarne la natura e di variarne il numero. La fornitura e le prestazioni di servizi di cui al presente capitolato non sono affidate al Fornitore in via
esclusiva e, pertanto, l’ARPA Lazio si riserva comunque il diritto di sottoscrivere abbonamenti direttamente con gli editori o con soggetti terzi qualificati e di acquistare arretrati da imprese specializzate o da biblioteche in dismissione.
L’ARPA Lazio si riserva di escludere dall’attivazione e/o dal rinnovo gli abbonamenti per i quali l’editore imponga la sottoscrizione diretta o la fornitura attraverso un agente esclusivo.
Art. 6 Periodici print, print + online e print + free online
Il Fornitore dovrà stipulare contratti di abbonamento dei periodici con i singoli editori e distributori e ad uso della Biblioteca ambientale “P. Colli”, provvedendo altresì al pagamento delle quote di abbonamento secondo le modalità ed entro i termini pattuiti con l’editore o da esso stabiliti.
I contratti di abbonamento dovranno comprendere tutti i documenti relativi ad ogni testata inclusi nel canone di abbonamento ordinario (allegati, supplementi, numeri speciali, monografici ecc.).
Eventuali mutamenti editoriali delle testate fornite, con particolare riferimento ad assorbimenti e fusioni tra testate, nonché cambiamenti di modello economico (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: tariffazione su FTE dell’ARPA Lazio, su numero di utenze concorrenti, etc.) nella fornitura della versione on line, dovranno essere tempestivamente comunicati per iscritto all’ARPA Lazio e, contestualmente, alla Biblioteca ambientale “P. Colli”, la quale si riserva di recedere dagli abbonamenti, previa semplice comunicazione scritta.
Tempestiva comunicazione per iscritto andrà inviata anche per quanto concerne supplementi, numeri speciali o monografici non compresi nell'abbonamento ordinario: la Biblioteca ambientale “P. Colli” si riserva di procedere all'ordinazione di tali supplementi, previa valutazione caso per caso.
Il Fornitore si impegna a:
1. sottoscrivere gli abbonamenti dei periodici con i singoli editori e ad uso della Biblioteca ambientale “P. Colli” in tempo utile a garantire la consegna tempestiva di tutti i fascicoli, a partire dal primo numero dell’annata o del volume di riferimento
2. a fornire l’elenco dei titoli in abbonamento per i quali l’editore esige una conferma di xxxxxxx anticipata rispetto alle tempistiche correnti
3. dovrà attivare gli abbonamenti ai periodici entro il termine massimo del primo gennaio di ogni anno o entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento degli ordini. L'attivazione o il rinnovo degli abbonamenti dovrà comunque avvenire in modo da evitare ritardi o disguidi nel regolare inoltro dei periodici.
Per i periodici irregolari o in ritardo di pubblicazione, il Fornitore si impegna a sottoscrivere gli abbonamenti al momento della pubblicazione e a dare tempestiva comunicazione scritta alla Biblioteca ambientale “P. Colli” della avvenuta sottoscrizione specificando l’anno e il volume ordinato.
I periodici dovranno essere fatti pervenire direttamente alla sede della Biblioteca ambientale “P. Colli”, all’indirizzo che sarà specificato al Fornitore al momento della sottoscrizione del contratto.
La sottoscrizione degli abbonamenti, su richiesta della Biblioteca ambientale “P. Colli”, secondo le modalità specificate nel contratto, dovrà essere debitamente documentata.
Per le modalità di attivazione e gestione delle eventuali versioni elettroniche (gratuite o a pagamento) dei periodici per i quali sia stata sottoscritta una versione cartacea si rimanda al punto successivo.
Art. 7 Periodici elettronici
Il Fornitore dovrà stipulare contratti di abbonamenti annuali o pluriennali con i singoli editori per conto dell’ARPA Lazio, provvedendo altresì al pagamento delle quote di abbonamento secondo modalità e tempi pattuiti con l’editore o da esso stabiliti.
Eventuali mutamenti editoriali delle testate fornite, con particolare riferimento ad assorbimenti e fusioni tra testate, nonché cambiamenti di modello economico (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: tariffazione su FTE dell’ARPA Lazio, su numero di utenze concorrenti, etc.) dovranno essere tempestivamente comunicati per iscritto alla Biblioteca ambientale “P. Colli”, la quale si riserva di recedere dagli abbonamenti, previa semplice comunicazione scritta.
Sia nel caso di periodici sottoscritti in versione online-only, sia per titoli sottoscritti nella forma print + online e print + free online in abbinamento alla versione cartacea sia, infine, nel caso di periodici free online per i quali la versione elettronica sia gratuita, il Fornitore dovrà provvedere direttamente all’attivazione presso il sito dell’Editore, in modo tale da garantire l’accesso alla risorsa entro il termine massimo del 1 febbraio di ogni anno oppure entro 30 giorni naturali e consecutivi dal ricevimento degli ordini. Ove ciò non fosse possibile per vincoli editoriali, il Fornitore si impegna a dare tempestiva comunicazione alla Biblioteca ambientale “P. Colli” di tutte le informazioni necessarie (credenziali, customer number, codici di attivazione, procedure di registrazione etc.) fornendo la necessaria assistenza per l’attivazione.
A titolo indicativo, la Biblioteca ambientale “P. Colli” intende accedere ai periodici elettronici direttamente dal sito dell’Editore o da altro sito da esso disposto.
Qualora l’editore non disponga di un proprio sito ma preveda l’utilizzo di piattaforme (servizio di aggregazione per periodici elettronici) alternative per l’accesso al periodico stesso, il Fornitore dovrà darne comunicazione alla Biblioteca ambientale “P. Colli”, che si riserverà di scegliere da quale piattaforma avere accesso alla rivista. L’ARPA Lazio si riserva il diritto di non attivare l’abbonamento qualora la piattaforma non fosse ritenuta idonea.
L’attivazione e/o il rinnovo dell’abbonamento a periodici elettronici dovrà comunque avvenire in modo da evitare ritardi o interruzioni nel regolare accesso ai periodici. In tutti i casi, il Fornitore si impegna a garantire la continuità dell'accesso alle versioni elettroniche sul sito dell'Editore/Aggregatore, per tutta la durata dell'abbonamento negli anni della vigenza contrattuale, in particolare nel periodo di rinnovo annuale della fornitura e anche in relazione ad annate pregresse eventualmente già sottoscritte.
La commissionaria dovrà garantire che l’accesso ai periodici elettronici avvenga in almeno una delle modalità che seguono:
a) L'editore metterà a disposizione una pagina di accesso nell’ambito della quale ciascun utente interno dell’Agenzia - previa registrazione una tantum con la casella di posta xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx - viene riconosciuto dall'editore tramite il dominio xxxxxxxxx.xx
b) L’editore impiegherà un sistema di riconoscimento automatico che lo abiliterà all’accesso nel server dell’ARPA Lazio (domain controller). In questo caso
l’editore dovrà fornire un indirizzo IP della macchina che interrogherà il server dell’Agenzia affinché il sistema informatico dell’ARPA Lazio possa abilitarlo all’interrogazione e gli utenti dell’ARPA Lazio, a loro volta, possano accedere sul sito tramite le credenziali di dominio.
Ove previsto dall’editore, il Fornitore dovrà inviare all’ARPA Lazio all’inizio di ogni abbonamento e in occasione dei rinnovi annuali la licenza d’uso da sottoscrivere (license agreement).
Il Fornitore, inoltre, si impegna ad indicare le modalità di accesso e consultazione delle statistiche d’uso, se disponibili, entro il primo semestre decorrente dalla data di stipulazione del contratto.
Art. 8 Servizi minimi richiesti per la fornitura
Sono parte integrante della fornitura e pertanto il Fornitore è obbligato a garantire i servizi sottoelencati, fermo restando la discrezionalità da parte dell’ARPA Lazio di richiedere o meno in tutto o in parte i servizi in elenco al momento dell'avvio della fornitura e/o in corso d’opera tramite rispettivi ordini di acquisto.
Art.8.1 Servizio preventivi
Art. 8.1.1 Preventivi relativi al primo anno di fornitura (2024)
Ai fini della corretta attivazione e gestione degli abbonamenti, il Fornitore, entro 15 giorni dalla richiesta attiverà il servizio preventivo di spesa, inviando alla Biblioteca ambientale “P. Colli” le quotazioni dei prezzi di catalogo/listino 2024 dei periodici richiesti.
Nel preventivo dovrà essere esplicitato se il prezzo è fissato dall’Editore o stimato. Nel caso di stima dovrà essere indicato il metodo di stima utilizzato per fornire il preventivo.
I preventivi di spesa dovranno essere prodotti in formato elettronico leggibile dai più comuni fogli di calcolo e dovranno obbligatoriamente presentare i seguenti dati relativi ad ogni testata: Titolo della rivista, ISSN, eISSN, Editore, Frequenza di pubblicazione, Prezzo di catalogo/listino in valuta originaria, eventuale sconto o commissione servizio abbonamenti, IVA se dovuta, prezzo finale in Euro (comprensivo di costo di abbonamento, sconto o commissione, IVA se dovuta), eventuale disponibilità di abbonamenti combinati o a pacchetto e, per ciascun pacchetto, prezzo di catalogo/listino in valuta originaria, eventuale sconto o commissione servizio abbonamenti, IVA se dovuta, prezzo finale in Euro (comprensivo di costo di abbonamento, sconto o commissione, IVA se dovuta).
Dovranno inoltre essere indicati eventuali dati relativi a periodici in ritardo di pubblicazione e titoli abbinati o variazioni di titolo (fusioni, scissioni e altro) o di editore.
In tutti i preventivi relativi ad abbonamenti dovrà essere comunque indicata anche la disponibilità di tutti i formati previsti dall’editore.
La Biblioteca ambientale “P. Colli” si riserva la possibilità di richiedere l’attivazione della versione online, qualora non fornita gratuitamente, previa valutazione caso per caso.
Nel caso di richiesta di preventivi di periodici elettronici, il Fornitore dovrà inoltre verificare la disponibilità della versione elettronica per sito istituzionale e qualora il costo variasse in base a fasce di utenza dovrà indicare la fascia secondo la quale è stato calcolato il prezzo. Nel caso non sia disponibile la versione on line del periodico a
livello di sito istituzionale dovranno essere indicate le condizioni alternative di disponibilità.
Per i periodici in ritardo di pubblicazione e per i quali non sia disponibile il prezzo di catalogo/listino 2024, il preventivo dovrà indicare il prezzo di catalogo/listino relativo all’ultimo anno di pubblicazione, specificando a quale annata corrisponde il prezzo riportato in preventivo. Non saranno ritenuti validi preventivi con indicazioni di prezzo fittizie e senza specificazione dell’anno di pubblicazione di riferimento.
Il Fornitore si impegna ad ordinare agli editori gli abbonamenti dei periodici entro e non oltre 15 giorni dalla data di esplicita conferma da parte della Biblioteca ambientale "P. Colli”.
Art. 8.1.2 Preventivi relativi ai successivi anni di fornitura
Per gli anni successivi al primo, il Fornitore dovrà far pervenire alla Biblioteca ambientale "P. Colli” le nuove quotazioni dei prezzi entro 10 giorni dalla richiesta per la fornitura dei periodici dell’anno successivo. Il rinnovo degli abbonamenti resta condizionato all’esplicita conferma da parte della Biblioteca ambientale "P. Colli”. Biblioteca ambientale "P. Colli” si riserva la facoltà di cancellare l’ordinativo per quei titoli il cui primo fascicolo risulti in pubblicazione oltre il 31/12 di ogni anno.
Art. 8.1.3 Preventivi di spesa per singoli titoli in corso d’anno
Il Fornitore si obbliga a fornire preventivi di spesa entro 7 giorni lavorativi dalla data di ricevimento della richiesta. I preventivi dovranno essere redatti secondo le indicazioni del precedente punto 8.1.1.
Art. 8.2 Fornitura periodici cartacei
Art. 8.2.1 Consegna tempestiva e regolare
Tutti i fascicoli e gli eventuali allegati, supplementi, numeri speciali, monografici ecc. inclusi nel canone di abbonamento ordinario dovranno essere consegnati regolarmente e con tempestività.
Art. 8.2.2 Servizio diretto
Invio fascicoli dei periodici in abbonamento per posta ordinaria presso la sede indicata nel contratto, franco trasporto, imballo compreso. Sull’etichetta dei fascicoli andrà indicata, oltre all’indirizzo, la dicitura specifica “Biblioteca ambientale Xxxxx Xxxxx dell’ARPA Lazio”. La sostituzione di fascicoli pervenuti inesatti e non corrispondenti all’ordine dovrà avvenire entro e non oltre 15 giorni lavorativi dal ricevimento della
comunicazione di non conformità inoltrata dalla Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” a carico e rischio del Fornitore e per il quale non sarà dovuto alcun compenso.
Art. 8.2.3 Servizio reclami
Il Fornitore è tenuto a:
- reclamare all’editore i fascicoli pubblicati non pervenuti entro e non oltre 7 giorni (consecutivi e naturali) dal ricevimento del sollecito, salvo obbligo a farlo in tempi inferiori al fine di non oltrepassare i termini utili stabiliti dall'editore, e di comunicare all’unità ordinante la data del reclamo;
- fornire riscontro scritto dell'esito dei reclami attraverso specifico report mensile di seguito descritto al punto 8.9.
All'inizio di ogni anno, e tempestivamente in caso di variazioni nel corso della fornitura, il Fornitore è tenuto ad informare la Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” circa tempi minimi o massimi di reclamo accettati dagli editori per ciascun titolo.
Art. 8.2.4 Servizio di sostituzione gratuita
Il Fornitore dovrà provvedere alla sostituzione gratuita di fascicoli difettosi per stampa o danneggiati nel trasporto. Ai suddetti adempimenti il Fornitore dovrà provvedere entro il termine massimo di 4 settimane decorrenti dalla segnalazione.
Art. 8.2.5 Servizio integrazione merce non pervenuta
Il Fornitore dovrà garantire la fornitura gratuita preferenzialmente in originale o secondariamente in copia (solo se l’originale non è più disponibile) di quei fascicoli reclamati, pubblicati e normalmente distribuiti che non siano giunti a destinazione anche nel caso non fossero stati rispettati i tempi di sollecito fissati dagli editori, qualora questi non siano stati debitamente comunicati da parte del Fornitore, come previsto al precedente punto 8.2.3.
Nel caso di fornitura del fascicolo in copia e nel formato concordato, spetta al Fornitore assolvere tutti gli adempimenti legati al rispetto dei diritti di copyright.
Nei casi di qualsivoglia inadempienza imputabile agli editori, distributori o simili e stante l'impossibilità di effettuare una fornitura completa e regolare, il Fornitore è obbligato alla restituzione delle somme impropriamente fatturate in relazione a quanto effettivamente fornito, tramite emissione di Nota di Credito e riaccredito diretto in conto corrente o storno su fattura successiva da effettuare entro 90 giorni dall'accertamento e/o dalla richiesta scritta da parte dell’ARPA Lazio. Sarà onere del Fornitore far valere i propri interessi presso i soggetti terzi.
Al termine della fornitura, convenuta l’impossibilità di effettuare una fornitura completa e regolare, il Fornitore è comunque obbligato a emettere entro e non oltre i 4 mesi successivi al termine del contratto nota di credito complessiva e rimborso diretto in conto corrente per tutti i fascicoli non consegnati secondo le risultanze della reportistica di cui al punto 8.9.1.
Art. 8.2.6 Servizio arretrati
Informazioni circa la reperibilità e il costo di fascicoli o intere annate arretrate per il completamento di collezioni incomplete.
Se disponibili, ed in seguito a preciso ordine della Biblioteca ambientale “P. Colli”, i materiali dovranno essere forniti al prezzo di catalogo/listino. Nei casi in cui non sia disponibile un prezzo di catalogo/listino pubblicato, questi dovranno essere forniti al prezzo praticato dall’Editore senza applicazione di commissioni.
Art. 8.3 Fornitura periodici elettronici
Art. 8.3.1 Attivazione tempestiva e continuità dell’accesso
I titoli sottoscritti in versione online-only e alle versioni online dei titoli print + online e print + free online dovranno essere attivati tempestivamente secondo le modalità descritte nel precedente art. 5 e si dovrà garantirne la continuità di accesso.
Art. 8.3.2 Servizio reclami periodici elettronici
Per la versione on line di abbonamento print + online e print + free online il Fornitore è tenuto a inviare all’editore entro e non oltre 3 giorni (consecutivi e naturali) dal ricevimento del sollecito da parte della Biblioteca ambientale “P. Colli”, i reclami riguardo la prima attivazione e/o l’accesso alla versione online inclusa nell’abbonamento print.
Per gli abbonamenti online-only: decorsi i termini previsti per l’attivazione descritti al precedente art. 6, in caso di mancato accesso ai periodici elettronici attivati, il Fornitore dovrà provvedere ad inoltrare all’editore specifico reclamo, entro e non oltre 2 giorni lavorativi dalla data di ricezione del reclamo. Riguardo l’esito del reclamo, dovrà essere fornito riscontro scritto.
Art. 8.3.3 Servizio integrazione fornitura non erogata
Il Fornitore dovrà garantire la continuità dell’accesso per tutta la durata della fornitura alle pubblicazioni in abbonamento in versione online, verificata l'impossibilità di effettuare una fornitura completa e regolare, nel caso di interruzioni e/o sospensioni del servizio superiori a 30 giorni (naturali e consecutivi). Il Fornitore è obbligato alla
restituzione delle somme impropriamente fatturate in relazione a quanto effettivamente fornito, tramite emissione di Nota di Credito e riaccredito diretto in conto corrente o storno su fattura successiva da effettuare entro 90 giorni dall’accertamento e/o dalla richiesta scritta da parte dell’ARPA Lazio.
Sarà onere del Fornitore far valere i propri interessi presso i soggetti terzi.
Art. 8.4 Servizi specifici per periodici online-only Art. 8.4.1 Servizio fornitura backfile
Informazioni circa la reperibilità e il costo di backfile relativi a titoli in abbonamento. Se disponibili, e in seguito a preciso ordine della Biblioteca ambientale “P. Colli”, i backfile dovranno essere forniti al prezzo di catalogo/listino. Nei casi in cui non sia disponibile un prezzo di catalogo/listino pubblicato, questi dovranno essere forniti al prezzo praticato dall’Editore senza applicazione di commissioni.
Art. 8.5 Customer care
Art. 8.5.1 Ricezione di ordini e solleciti
Il Fornitore riceverà ordini e solleciti in formato elettronico e/o cartaceo.
Art. 8.5.2 Servizio di assistenza cliente
Il Fornitore è tenuto a:
-fornire conferma di avvenuta ricezione per quanto riguarda i rinnovi e gli ordini per l'attivazione di nuovi titoli;
-fornire, entro e non oltre 7 (sette) giorni (consecutivi e naturali) dal ricevimento, conferma di ricezione e risposta scritta a tutte le comunicazioni diverse dal semplice sollecito e in particolare a quelle che segnalano disguidi e anomalie dei servizi o della fornitura.
Art. 8.5.3 Comunicazioni con la Biblioteca ambientale “P. Colli”
Le comunicazioni tra il Fornitore e la Biblioteca ambientale “P. Colli” avverranno a mezzo posta elettronica, telefono, tramite un Responsabile della fornitura nominato dal Fornitore, in grado di parlare e scrivere correttamente in lingua italiana, a conoscenza delle norme che condizionano il rapporto fra le parti, e munito dei necessari poteri per l’esecuzione della fornitura e dei servizi collegati. Il Responsabile nominato dal Fornitore deve garantire la reperibilità almeno dalle ore 9.00 alle ore
17.00 nei giorni lavorativi; il Fornitore deve altresì nominare un sostituto del Responsabile per le ipotesi di impedimento o assenza.
L’ARPA Lazio si riserva di esigere la sostituzione del Referente o del sostituto. Tale sostituzione dovrà avvenire entro 15 giorni dalla richiesta, senza che il Fornitore possa sollevare obiezioni, in caso di non adeguatezza del medesimo alle esigenze della fornitura.
Art. 8.5.4 Servizio informazioni
Il Fornitore dovrà produrre gli elenchi completi dei periodici sottoscritti, in formato elettronico leggibile dai più comuni fogli di calcolo, citando per ogni testata: il titolo, l'ISSN, l’eISSN, l'editore, il volume/anno, il formato, la periodicità e il numero di fascicoli, il prezzo di catalogo/listino, definitivo o presunto, dell'abbonamento ordinario, il prezzo in valuta originaria, il corrispettivo in euro, l'importo al lordo della commissione o al netto dello sconto, la data in cui è stato effettuato l'ordine all'editore.
Per gli abbonamenti in formato cartaceo o cartaceo + online il Fornitore dovrà provvedere all’invio tempestivo di informazioni relative a:
-gli abbonamenti sottoscritti (periodicità, numero di riferimento, dati di pubblicazione necessari a conseguire un indispensabile supporto per la gestione del servizio);
-segnalazione della pubblicazione di documenti (supplementi, numeri speciali o monografici) non compresi nel canone di abbonamento ordinario; la Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” deciderà se emettere eventualmente i relativi ordini di acquisto;
-cambi titolo, periodicità ed editore, ritardi o sospensione nella pubblicazione, fusioni, scissioni o cessazioni;
-eventuali mutamenti delle condizioni di accesso alle versioni elettroniche attivate su richiesta della Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx”;
- comunicazioni sull’esistenza delle versioni elettroniche gratuite dei periodici in abbonamento.
Per gli abbonamenti in formato online-only il Fornitore dovrà provvedere all’invio tempestivo di informazioni relative a:
-gli abbonamenti sottoscritti (periodicità, numero di riferimento, dati di pubblicazione necessari a conseguire un indispensabile supporto per la gestione del servizio);
-cambi titolo, periodicità ed editore, ritardi o sospensione nella pubblicazione, fusioni, scissioni o cessazioni.
Art. 8.5.5 Formazione
Realizzazione di documentazione, seminari o corsi per il personale dell’ARPA Lazio sull’uso dei servizi offerti dal Fornitore e sulle funzionalità della piattaforma, a richiesta dell’unità ordinante.
Art. 8.6 Infrastruttura e servizi tecnologici
Art. 8.6.1 Accesso a una piattaforma bibliografica e amministrativa
Il Fornitore dovrà disporre di un sito web costantemente aggiornato contenente informazioni bibliografiche ed editoriali attraverso cui poter:
-effettuare, secondo differenti canali, l’interrogazione, la visualizzazione e l’esportazione dei dati bibliografici e gestionali relativi agli abbonamenti in corso (ordini e stato degli abbonamenti);
-inoltrare direttamente i solleciti;
-verificare lo stato dei reclami inoltrati dal fornitore all’editore;
-verificare lo stato delle spedizioni dei fascicoli e della fatturazione e l’attivazione degli abbonamenti in versione on line.
La piattaforma bibliografica e amministrativa dovrà prevedere una sezione riservata in cui la Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx”, previa autenticazione, possa ricercare, visualizzare, estrarre i dati relativi agli abbonamenti:
preventivi, ordini e loro stato di avanzamento, solleciti e loro stato di avanzamento; stato di fatturazioni e pagamenti, consegne e attivazioni, reportistica e informazioni sulle condizioni di disponibilità dell’abbonamento nei diversi formati, statistiche d’uso relative alle versioni on line.
In particolare dovranno essere garantite le seguenti funzionalità:
1) ricerca, visualizzazione ed estrazione, in formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo dei dati relativi agli abbonamenti sottoscritti, filtrabili almeno per tipologia di abbonamento, stato dell’ordine, stato dell’attivazione;
2) ricerca, visualizzazione ed estrazione, in formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo, dei dati relativi alla situazione contabile;
3) esportazione di copia dei documenti contabili;
4) gestione dei preventivi: richiesta, accesso e conferma dei preventivi redatti secondo quanto previsto all’art. 8.1;
5) accesso a informazioni riguardanti i diversi formati di abbonamento previsti per ciascun titolo e loro condizioni di disponibilità;
6) consultazione del budget online;
7) gestione dei solleciti e dei reclami online: inserimento, ricerca, visualizzazione ed estrazione, in formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo, dei dati relativi ai solleciti inseriti e ai relativi reclami inviati all’editore.
Art. 8.7 Procedure IVA, Intrastat, sdoganamento, servizi bancari
Senza alcun addebito a carico dell’ARPA Lazio, qualora ricorrano le condizioni di legge, il Fornitore si impegna a:
-assolvere le pratiche Intrastat per i periodici editi nei paesi appartenenti all’Unione Europea;
-assolvere, in nome proprio, ad ogni adempimento relativo allo sdoganamento dei periodici cartacei extra UE.
In caso contrario, il Fornitore si impegna a:
-garantire la fornitura dei dati richiesti dalla modulistica Intrastat, necessari per la compilazione da parte della Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” di tali dichiarazioni;
-assolvere in nome della Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” ad ogni adempimento relativo allo sdoganamento dei periodici cartacei extra UE e inviare alla Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” medesima l’originale della relativa documentazione di avvenuto sdoganamento, in tempi utili all’espletamento degli adempimenti amministrativi e, comunque, entro e non oltre la fine di ogni anno solare di fornitura.
Servizi bancari: il Fornitore dovrà indicare per i pagamenti un conto corrente presso una banca italiana.
Art. 8.8 Servizio di fornitura di altre tipologie di materiale bibliografico o documentale a carattere periodico
L’elenco delle risorse bibliografiche e documentali in allegato sono puramente indicativi e non esaustivi dei materiali che l’offerente si impegna a fornire.
I materiali di altra tipologia saranno forniti secondo le modalità e alle medesime condizioni di servizio previsti all’Art.8. Il corrispettivo verrà calcolato applicando lo sconto o commissione stabiliti in sede di Offerta Economica al prezzo di catalogo/listino del materiale fornito. Nei casi in cui non sia disponibile un prezzo di catalogo/listino pubblicato per i materiali forniti, questi dovranno essere forniti al prezzo praticato dall’Editore senza applicazione di commissioni.
Art. 8.9 Reportistica
Art.8.9.1 Per tutti i periodici - report sullo stato della fornitura:
A richiesta, il fornitore dovrà inviare un report contenente l’elenco di tutti i titoli sottoscritti e riportare per ciascun titolo i seguenti dati:
-id sottoscrizione (codice identificativo della sottoscrizione, es. codice abbonamento + anno abbonamento)
-anno rivista (anno cronologia rivista)
-codice cliente
-data di invio ordine al distributore/editore e relativi estremi del versamento
-titolo ISSN, eISSN
-periodicità
-stato attivazione accesso online (attivazione richiesta/attivazione confermata/non attivabile da parte del Fornitore/reclamato all'editore) (solo per print + online, print + free online e online-only)
-mancato accesso (per i periodici online)
-stato dei reclami/solleciti/ e riscontri dell’editore relativi alle riviste print
Inoltre, per tutti i titoli dei periodici già fatturati o per cui fossero emesse note di credito:
-numero fattura
-data fattura
-importo corrispondente in fattura
-numero nota di credito
-data nota di credito
-importo corrispondente in nota di credito
I report successivi al primo dovranno essere continuativi e incrementali.
La reportistica dovrà essere fornita o scaricabile dal sito dell’aggiudicatario nel formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo.
Art. 8.9.2 Per i periodici print
Ll Fornitore dovrà inviare il report del piano dell’opera dei titoli cartacei in abbonamento. Il report verrà rilasciato alla sottoscrizione o al rinnovo degli abbonamenti e dovrà contenere i seguenti dati:
-id sottoscrizione (codice identificativo della sottoscrizione, es. numero ordine + anno abbonamento)
-anno rivista (anno cronologia rivista)
-codice cliente
-ISSN
-titolo
-date del presunto arrivo dei fascicoli
La reportistica dovrà essere fornita dall’aggiudicatario o scaricabile dal sito nel formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo.
Art. 9 Corrispettivi contrattuali
I corrispettivi contrattuali sono determinati:
- per i titoli cartacei e cartacei + online dal prezzo di catalogo/listino valido per l’Italia ridotto della percentuale di sconto o aumentato della percentuale di provvigione offerte;
-per i titoli “online-only” dal prezzo di catalogo/listino previsto per l’accesso secondo le modalità specificate dalla Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx”, ridotto della percentuale di sconto o aumentato della percentuale di provvigione offerte;
-per i titoli proposti dagli editori all'interno delle cosiddette offerte "a pacchetto" il Fornitore è tenuto ad applicare il prezzo più vantaggioso previsto dalla combinazione degli abbonamenti richiesti secondo le modalità ricordate al precedente art. 5. Anche per questi titoli la percentuale di commissione/sconto offerta dall'aggiudicatario resterà invariata e sarà applicata all'eventuale prezzo di pacchetto.
Qualora i prezzi non risultino espressi in Euro si procederà alla conversione in Euro del prezzo stabilito dall’Editore nella valuta originale del Paese in cui il periodico è edito o nella valuta stabilita dall’editore per il mercato Europeo, applicando il tasso di cambio di riferimento Euro – Rilevazione BCE pubblicato sul quotidiano "Il Sole 24 ore" del giorno di emissione della fattura all’ARPA Lazio.
I predetti corrispettivi contrattuali si riferiscono all’esecuzione delle forniture e dei servizi connessi a perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e prescrizioni contrattuali. Sono altresì compresi nel corrispettivo contrattuale tutti gli oneri e gli obblighi derivanti all’impresa dall’esecuzione del contratto e dall’osservanza di leggi e regolamenti.
Non si accetteranno integrazioni di prezzo o “adeguamenti delle tariffe” maggiorativi pervenuti negli anni successivi a quello dell’abbonamento a cui si fa riferimento.
I corrispettivi contrattuali sono determinati a proprio rischio dal Fornitore in base ai propri calcoli, alle proprie indagini, alle proprie stime e sono, pertanto, fissi ed invariabili indipendentemente da qualsiasi imprevisto o eventualità, facendosi carico il Fornitore di ogni relativo rischio e/o alea e non potendo vantare lo stesso diritto ad altri compensi.
Resta inteso che i predetti corrispettivi sono remunerativi di ogni prestazione contrattuale e gli stessi sono dovuti unicamente al Fornitore.
Art. 10 Fatturazione
Tutte le fatture dovranno essere prodotte in formato elettronico secondo la normativa vigente. La fatturazione dovrà essere effettuata in Euro e cumulativa per più titoli.
In linea di massima le fatture dovranno riportare, oltre ai dati obbligatori per legge, il CIG del lotto di riferimento e i riferimenti interni forniti dall’ARPA Lazio (a titolo esemplificativo e non esaustivo: numero di protocollo dell’ordine, riferimento numerico dell’elenco di titoli trasmesso);
-titolo della rivista;
-XXXX, xXXXX;
-editore;
-numero del/i volume/i e numero del/i fascicolo/i);
-titoli di eventuali sezioni e/o supplementi compresi nell’abbonamento;
-tipo di abbonamento: print, print + online e print + free online a pagamento, online- only;
-prezzo stabilito dall’editore per l’Italia in valuta originale e in Euro, corrispondente al prezzo di catalogo/listino previsto per la spedizione in Italia;
-tasso di cambio applicato per la conversione in Euro (cambio di riferimento Euro- rilevazione BCE pubblicato su “Il Sole 24 Ore” del giorno di emissione della fattura);
-prezzo di catalogo/listino previsto per la spedizione in Italia espresso in Euro (l’importo ottenuto verrà arrotondato per eccesso o per difetto al centesimo di euro più vicino – due decimali) al netto di provvigione/sconto;
-IVA (solo se dovuta);
-percentuale della provvigione/sconto;
-importo della provvigione/sconto;
-importo totale per titolo al lordo di provvigione/sconto in Euro;
-importo totale fattura da liquidare al lordo di provvigione/sconto.
Il fornitore dovrà mantenere distinta la fatturazione per abbonamenti relativi ad abbonamenti in formato print, print + online e print + free online da quella relativa a quelli in formato online-only.
La sostituzione di fatture non conformi al materiale consegnato e/o ordinato dovrà avvenire entro e non oltre i 7 giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione dell’errore riscontrato dalla Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx”.
In caso di Raggruppamenti Temporanei di imprese non è consentita la fatturazione separata, essendo la rappresentanza riconosciuta esclusivamente in capo alla sola mandataria. Pertanto tutte le operazioni e gli atti dipendenti dall'appalto compresi i pagamenti saranno effettuati nei confronti della sola mandataria.
Art. 10.1 Fatturazione all’attivazione del servizio
Il Fornitore, ai fini del pagamento, dovrà emettere fatture relative agli abbonamenti solo dopo l’avvenuta sottoscrizione e pagamento degli abbonamenti stessi presso gli editori e comunque non prima del 15 gennaio di ogni anno, in particolare:
-il Fornitore dovrà procedere alla fatturazione nei confronti dell’ARPA Lazio solo per quei titoli di cui l'editore prevede l'effettiva e regolare pubblicazione;
-per i titoli irregolari o in ritardo di pubblicazione il Fornitore, pur mantenendo attivo l'ordine ricevuto, dovrà procedere alla fatturazione solo successivamente all'effettiva pubblicazione, o all'accertamento della medesima, da parte dell'editore.
Il Fornitore si obbliga a presentare, dietro richiesta dell’ARPA Lazio, l’attestazione dell’effettiva corresponsione dei pagamenti dovuti all’editore (fattura in originale cartaceo o informatica o ricevuta dell’avvenuto bonifico/pagamento o qualsiasi altro documento contabile atto alla dimostrazione dell’avvenuto pagamento) unitamente alle specifiche e ai chiarimenti ritenuti utili.
Il Fornitore non potrà emettere fattura nel periodo compreso tra l’1 dicembre e il 15 gennaio di ciascun anno di fornitura in occasione delle operazioni di chiusura del bilancio.
Art. 11 Pagamento dei corrispettivi
Il pagamento delle fatture sarà disposto dall’ARPA Lazio a favore del Fornitore tramite il proprio Istituto bancario a mezzo mandato di pagamento nei termini di legge dalla data di accertamento della regolarità della prestazione da parte del Responsabile dell’esecuzione del contratto.
In caso di fatturazione alla ricezione del bene il pagamento, subordinato all’accertamento della regolarità della fornitura, avverrà nei termini di legge dalla ricezione della fattura.
Il Fornitore, sotto la propria esclusiva responsabilità, renderà tempestivamente noto all’ARPA Lazio le variazioni che si verificassero circa le modalità di accredito delle proprie spettanze; in difetto di tale comunicazione il Fornitore non potrà sollevare eccezioni in ordine ad eventuali ritardi dei pagamenti, né in ordine ai pagamenti già effettuati, che si intendono pertanto quietanzati.
Resta tuttavia espressamente inteso che in nessun caso il Fornitore potrà sospendere la fornitura del materiale bibliografico e la prestazione dei servizi e, comunque, delle attività previste nel Contratto e nelle singole richieste di Fornitura.
In caso di ritardo nel pagamento dei corrispettivi contrattuali dipendente da causa non imputabile all’ARPA Lazio non sono dovuti né gli interessi moratori, né il risarcimento per l’eventuale maggior danno patito dal creditore.
Resta inteso che, in merito all'applicazione degli interessi di mora, la decorrenza dei termini per il pagamento delle fatture viene sospesa nel caso vengano riscontrati da parte della Biblioteca ambientale “Xxxxx Xxxxx” omissioni, incongruenze, errori formali o sostanziali inerenti le fatture medesime, o gravi irregolarità della fornitura oggetto delle stesse. Tali irregolarità verranno comunicate per iscritto (di norma tramite posta elettronica) da parte dell’ARPA Lazio al Fornitore, il quale è tenuto a fornire riscontro secondo le modalità previste dai precedenti artt. 8.5.2 e 8.5.3.
Al termine delle necessarie verifiche, qualora le suddette irregolarità fossero tali da non consentire l'espletamento delle normali procedure amministrative da parte dell’ARPA Lazio, il Fornitore è tenuto all'annullamento delle fatture contestate e alla riemissione delle stesse alla data corrente; in alternativa e dietro accordo con l’ARPA Lazio, all'emissione di eventuali Note di credito.
In particolare in presenza di DURC che segnali inadempienze contributive, o in caso di accertate violazioni rispetto agli obblighi relativi al pagamento di altri contributi previdenziali e assistenziali o di accertate violazioni rispetto agli obblighi relativi al pagamento di imposte e tasse, l’ARPA Lazio si riserva la facoltà di sospendere il pagamento per il tempo necessario alle dovute verifiche, di trattenere dall’importo dovuto l’ammontare corrispondente all’inadempienza e di provvedere alla segnalazione all’Autorità competente ai fini dell’eventuale intervento sostitutivo.
Art. 12 Organi di gestione del contratto
Ai fini della corretta gestione del contratto sono preposti i seguenti soggetti:
-Responsabile unico del procedimento;
-Responsabile dell’esecuzione del contratto
Al Responsabile unico del procedimento, in coordinamento con il Responsabile dell’esecuzione del contratto, spetta il compito di:
-applicare le penali;
-applicare le diffide formali nei casi in cui persistano condizioni di inadempimento che riguardino due o più negozi di fornitura o l’intera fornitura;
Al Responsabile dell’esecuzione del contratto spetta il compito di:
-assicurare la direzione e il controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto;
-assicurare la regolare esecuzione del contratto;
-tenere i rapporti con il Fornitore;
-coordinare le modalità di avvio e di gestione della reportistica di cui all’art. 8.9
-dichiarare conclusa la fornitura e contestualmente determinare quanto dovuto dal Fornitore a titolo di integrazione per la merce non consegnata o la fornitura non erogata, in applicazione di quanto previsto agli artt. 8.2.5 e 8.3.3.
Art. 13.1 Penali per difformità della reportistica
Qualora il Fornitore produca la reportistica richiesta in modo anche parzialmente difforme dalle prescrizioni contenute nel presente capitolato o dagli indirizzi formulati dal Responsabile dell’esecuzione del contratto, quest’ultimo applicherà una penale pari a 50 euro per ogni giorno naturale e consecutivo dal momento della comunicazione di difformità sino al rilascio della reportistica corretta.
Art. 13.2 Penali per inadempimenti
L’ARPA Lazio potrà applicare una penale pari al 5% del costo dell’abbonamento per ogni fascicolo cartaceo non pervenuto, a partire da un minimo di 40,00 euro, qualora non venga fornito entro 8 mesi dalla data di pubblicazione.
Per il mancato rispetto di qualunque adempimento previsto dal presente capitolato (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) nel caso di: ripetute fatturazioni errate, ripetute inadempienze relative al sollecito delle attivazioni online, annate non pervenute e non fatturate, indisponibilità o inadeguatezza della piattaforma bibliografica e amministrativa, l’ARPA Lazio potrà applicare una penale, commisurata alla gravità dell'inadempienza e quantificata a suo insindacabile giudizio da un minimo di euro 500,00 ad un massimo di euro 5.000,00.
Le penali verranno applicate con la sola formalità della previa contestazione scritta dell’inadempienza al Fornitore, con termine di cinque giorni lavorativi dalla data di ricevimento della stessa per eventuali difese scritte da parte di quest’ultimo. L’ammontare delle penali è addebitato sui crediti del Fornitore, ovvero tramite emissione di Note di credito da parte del Fornitore, ovvero potrà essere detratto dalla cauzione definitiva.
Art. 14 Divieto di cessione del contratto
È fatto assoluto divieto al Fornitore di cedere, a qualsiasi titolo, il contratto e l’ordine di fornitura, a pena di nullità della cessione stessa.
In tal caso, l’ARPA Lazio, fermo restando il diritto al risarcimento del danno, ha facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto e i l’ordine di fornitura.
Art. 15 Clausola risolutiva espressa
L’ARPA Lazio potrà avvalersi della clausola risolutiva espressa nelle seguenti ipotesi:
- il caso in cui, per grave inadempimento oppure per inosservanza degli obblighi e delle condizioni stabilite nel presente capitolato, l’aggiudicatario comprometta l’esecuzione a regola d’arte della prestazione oggetto dell’affidamento;
- nel caso in cui l’ammontare complessivo delle penali superi il 10% dell’importo contrattuale complessivo (IVA esclusa);
- in caso di cessione dell'azienda e di cessazione di attività;
- in caso di concordato preventivo, liquidazione coatta e fallimento dell’appaltatore;
- in caso di sospensione dell’esecuzione da parte dell'appaltatore senza giustificato motivo;
- in caso di cessione del contratto, fatto salvo quanto previsto dall’art. 120, il decreto legislativo 31 marzo 2023, n. 36 e di subappalto non autorizzati dall’ARPA Lazio;
- nel caso di gravi inadempienze agli obblighi contrattuali da parte dell’appaltatore.
- Nel caso di risoluzione, nessun compenso, indennità o altro spetterà all'appaltatore, oltre al solo diritto di pagamento, ai prezzi contrattuali, delle attività regolarmente eseguite, accertate e accettate dall’ARPA Lazio, decurtato degli oneri aggiuntivi derivanti dallo scioglimento del contratto.
In caso di risoluzione del contratto per colpa dell’aggiudicatario, l’ARPA Lazio, ferma restando la facoltà di affidare ad altri le prestazioni non eseguite dall’appaltatore nel rispetto di quanto previsto dal Xxxxxx, ponendo a carico di quest’ultimo le spese ed i danni sopportati, avrà diritto al risarcimento del danno.
Resta salvo il diritto al risarcimento dell’eventuale maggior danno
Art. 16 Recesso
L’ARPA Lazio ha diritto nei casi di giusta causa e reiterati inadempimenti dell’impresa, anche se non gravi, di recedere unilateralmente dal Contratto di fornitura in tutto o in
parte, in qualsiasi momento, senza preavviso. Per giusta causa si intende qualsiasi fattispecie che faccia venire meno il rapporto di fiducia sottostante il contratto.
L’ARPA Lazio potrà recedere per qualsiasi motivo dal contratto, in tutto o in parte, avvalendosi della facoltà consentita dall’art. 1671 c.c. con un preavviso di almeno trenta giorni naturali e consecutivi, da comunicarsi al Fornitore a mezzo PEC purché tenga indenne il Fornitore delle spese sostenute, delle prestazioni rese e del mancato guadagno.
In ogni caso il Fornitore si impegna a porre in essere ogni attività necessaria per assicurare la continuità del servizio.
Nel caso di recesso dal contratto l’ARPA Lazio potrà recedere dagli ordini di fornitura già emessi, con un preavviso di almeno trenta giorni solari, da comunicarsi al Fornitore a mezzo PEC fatto salvo quanto previsto in ordine a risarcimenti, compensi, indennizzi e/o rimborsi.
Art. 17 Rinvio normativo
Per tutto ciò che non sia esplicitamente contemplato si danno per richiamate e si osservano le disposizioni di legge statali e regionali vigenti in materia o, in quanto compatibili, per prestazioni di servizio analoghe.
Art. 18 Foro competente
Per tutte le questioni relative ai rapporti tra il Fornitore e l’ARPA Lazio, sarà competente in via esclusiva il foro di Rieti.