REGOLAMENTO SULLE MODALITA’ DI STIPULA DEI CONTRATTI

CITTÀ DI VARAZZE

REGOLAMENTO SULLE MODALITA’ DI STIPULA DEI CONTRATTI

Approvato con delibera del Consiglio comunale n. 21 del 10 giugno 2021

INDICE

TITOLO I - DISPOSIZIONI SUI CONTRATTI IN GENERALE

ART. 1 – OGGETTO pag. 3

ART. 2 – FORME DEI CONTRATTI pag. 3

ART. 3 – COMPETENZE DEL SEGRETARIO GENERALE xxx. 4

ART. 4 –COMPETENZA ALLA SOTTOSCRIZIONE pag. 5 ART. 5 – UFFICIALE ROGANTE E REPERTORIO DEI CONTRATTI pag. 5 ART. 6 –REGISTRO DEI CONTRATTI pag. 5

ART. 7 – CONTENUTO DEL CONTRATTO pag. 6 ART. 8 – ADEMPIMENTI PER LA STIPULAZIONE DEL CONTRATTO pag. 7

TITOLO II - CONTRATTI STIPULATI IN MODALITA’ ELETTRONICA (FORMA PUBBLICA AMMINISTRATIVA E SCRITTURA PRIVATA AUTENTICATA)

ART. 9 - FINALITA’ pag. 8

ART. 10 - FORMAZIONE CONTRATTO IN MODALITA’ELETTRONICA pag. 8 ART. 11 - MODALITA’ DI ALLEGAZIONE pag. 8

ART. 12 - COPIE DI CONTRATTO FORMATO IN MODALITA’ ELETTRONICA E DI DOCUMENTI ALLEGATI pag. 8

ART. 13 - CONSERVAZIONE DEL CONTRATTO FORMATO IN MODALITA’

ELETTRONICA	pag. 9
ART. 14 - TRASMISSIONE DEL CONTRATTO	pag. 10
ART. 15 – FIRMA DIGITALE AUTENTICATA	pag. 10
ART.16 – ACQUISIZIONE DIGITALE DELLA SOTTOSCRIZIONE AUTOGRAFA	pag. 10
ART. 17- ABROGAZIONI	pag. 11
ART. 18 - DISPOSIZIONI FINALI	pag. 11
ART. 19- ENTRATA IN VIGORE	pag. 11
APPENDICE 1 – REGOLE TECNICHE	pag. 12

TITOLO I

DISPOSIZIONI SUI CONTRATTI IN GENERALE ART. 1‌

OGGETTO

1. Il presente regolamento disciplina, nell’ambito dell’autonomia regolamentare ed organizzativa riconosciuta dall’ordinamento agli Enti locali, le procedure relative alla stipula, alla registrazione ed alla conservazione dei contratti di cui il Comune è parte.

2. Il presente regolamento disciplina tutti i contratti di cui il Comune di Varazze è parte, fatta eccezione per:

a) le convenzioni e gli accordi di programma di cui agli articoli 30 e 34 del D. Lgs. 267/2000;

b) gli accordi di cui agli articoli 11 e 15 della legge 241/1990;

c) i contratti di conferimento degli incarichi di collaborazione di lavoro autonomo, diversi dagli incarichi di progettazione e dagli affidamenti di servizi attinenti all’ingegneria e all’architettura;

d) i contratti di lavoro;

e) le transazioni su vertenze in atto o su pendenze per indennizzi e risarcimenti.

ART. 2

FORME DEI CONTRATTI

1. I contratti devono rivestire, a pena di nullità, la forma scritta e, nell’ambito della normativa vigente, possono essere stipulati: in caso di affidamenti di valore pari o superiore ad € 40.0000 (compresi gli affidamenti per procedura negoziata di valore pari o superiore a € 40.000,00)

a) mediante atto pubblico notarile:

− quando la legge pone limitazioni oggettive alla capacità rogatoria del Segretario generale;

− quando l’amministrazione comunale ritiene motivatamente di ricorrere a tale forma, in ragione della complessità di particolari atti riguardanti soprattutto i diritti reali e le convenzioni urbanistiche:

b) mediante forma pubblica amministrativa, con rogito del Segretario generale o di chi legittimamente lo sostituisce

c) mediante scrittura privata autenticata, ovvero con l’intervento di pubblici ufficiali per l’autentica della firma;

d) mediante scrittura privata “semplice” (non autenticata) con l'invito a privilegiare questa ultima forma, nell'ottica della semplificazione dei procedimenti amministrativi.

La scelta della forma contrattuale più idonea rispetto alla fattispecie rimane nelle responsabilità del dirigente che attiva la procedura di affidamento ed è effettuata in un'ottica di gestione efficiente della procedura stessa e di salvaguardia degli interessi dell'Ente. Tuttavia è raccomandata la forma di cui alle lettere a), b) o c) del precedente comma 1 per tutti i contratti di valore pari o superiore ad euro 150 mila.

In caso di affidamenti di importo inferiore a € 40.000,00 (compresi gli affidamenti per procedura negoziata di valore inferiore a € 40.000,00):

a) mediante scambio di corrispondenza secondo l’uso del commercio purché contenga tutti gli

elementi e le clausole regolanti la prestazione, come il prezzo, il termine di inizio e fine della prestazione, le condizioni per l’esecuzione, le penalità, nonché tutte le altre condizioni prescritte dalla normativa vigente in materia.

b) con atto separato di obbligazione, sottoscritto dalla parte purché valido a costituire il vincolo contrattuale (ad esempio mediante sottoscrizione per accettazione in calce al capitolato o al disciplinare atto separato di obbligazione costituito da lettera-offerta, sottoscritta dall’aggiudicatario ed accettata dal Comune).

La forma del contratto è stabilita dalla determinazione a contrattare e deve essere comunicata ai potenziali contraenti negli avvisi, nei bandi di gara ovvero nella lettera di invito. Gli atti di gara per gli affidamenti di importo pari o superiore a € 40.000,00 devono sempre includere lo “schema di contratto”.

2. Gli atti aggiuntivi, integrativi o modificativi dei contratti devono rivestire la stessa forma degli atti principali cui accedono.

3. Sono fatte salve le disposizioni normative in materia di stipulazione degli atti in forma elettronica di cui al Titolo II del presente regolamento.

4. Per quanto attiene le caratteristiche tecniche nonché gli aspetti tecnici redazionali si rinvia quanto indicato nell’Appendice “1” nonché a quanto previsto dal D.Lgs 82/2005 e smi - Codice dell’Amministrazione Digitale, dal DPCM 22/2/2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”, al DPCM 13/11/2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni”, al DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di conservazione”, alla Intesa Conferenza Regioni e Province autonome in data 5/12/2013 “Intesa sulle modalità di stipula dei contratti pubblici conclusi ai sensi dell’art. 6, comma 3 D.L. 18/10/2012 n° 179 convertito dalla L. 17/12/2012 n° 221”, al documento pubblicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale del 7/4/2014 “Firme multiple e campi testo”.

ART. 3

COMPETENZE DEL SEGRETARIO GENERALE

1. Il Segretario Generale (o chi legalmente lo sostituisce) roga, su richiesta dell’Amministrazione, i contratti nei quali l’ente è parte ed autentica scritture private ed atti unilaterali nell’interesse dell’ente, secondo quanto indicato nel precedente art. 2, comma 1, lettere b) e c).

2. La richiesta indirizzata al Segretario stesso, è avanzata con nota informale, anche a mezzo posta elettronica, e senza ulteriore formalità.

3. Possono sottrarsi dal rogito del Segretario Generale quei contratti che, per la complessità della funzione richiesta, presuppongono competenze specifiche multidisciplinari che richiedono visure catastali, frazionamenti, trascrizioni immobiliari, con particolare riferimento agli atti riguardanti diritti reali e convenzioni urbanistiche.

4. L’ufficiale rogante deve astenersi dal rogito di contratti quando si trovi in conflitto di interessi

con il Comune, quando sia legato da un rapporto di parentela o affinità fino al 4^ grado con un contraente, e, comunque, quando non si trovi in condizione tale da assicurare imparzialità dell’esecuzione rispetto alle parti. A tal fine si rimanda alle specifiche disposizioni di legge e regolamentari interne all’Ente (D.Lgs. n. 165/2001 – Dpr. n. 62/2013 – codice di comportamento dei dipendenti comunali).

ART. 4

COMPETENZA ALLA SOTTOSCRIZIONE

1. Il contratto è sottoscritto per conto del Comune dal Dirigente responsabile del Settore competente per materia (normalmente il responsabile del procedimento di spesa), ovvero dal titolare di posizione organizzativa all’uopo delegato o da chi legalmente li sostituisce in caso di assenza od impedimento.

2. I responsabili che dovrebbero sottoscrivere il contratto devono astenersi quando si trovino in conflitto di interessi con il Comune, quando siano legati da un rapporto di parentela o affinità fino al 4^ grado con l’altro contraente, e, comunque, quando non si trovino in condizione tale da assicurare imparzialità dell’esecuzione rispetto alla controparte. A tal fine si rimanda alle specifiche disposizioni di legge e regolamentari interne all’Ente (D.Lgs. n. 165/2001 – Dpr. n. 62/2013 – codice di comportamento dei dipendenti comunali.

ART. 5

UFFICIALE ROGANTE E REPERTORIO DEI CONTRATTI

1. Il Segretario Generale, quale ufficiale rogante, osserva, in quanto compatibili, le norme che disciplinano l’attività notarile.

2. L’ufficiale rogante conserva sotto la propria responsabilità il repertorio dei contratti, dove devono essere annotati, in ordine progressivo, tutti gli atti che siano oggetto di registrazione, avvalendosi a tal fine dell’Ufficio contratti.

ART. 6 REGISTRO DEI CONTRATTI

1. Tutti i contratti che non siano oggetto di registrazione saranno annotati in separato registro conservato presso l’Ufficio contratti.

2. Viene utilizzato un registro per le scritture private e/o convenzioni ed un registro per gli atti in forma pubblica amministrativa e per le scritture private autenticate.

3. Ogni ufficio comunale avrà cura di trasmettere all’Ufficio contratti, i contratti conclusi autonomamente e stipulati in una delle forme di cui al precedente art. 2, comma 1, lett. d). I contratti vengono inseriti in tale raccolta con numerazione progressiva e con l’indicazione dei dati essenziali quali data, generalità del contraente, oggetto, tipologia, valore e durata del contratto.

4. Nello stesso registro saranno registrate le convenzioni e gli accordi di programma con altri Enti i cui originali sono conservati dal Servizio Contratti.

5. Il registro degli atti in forma pubblica amministrativa e delle scritture private autenticate dovrà essere vidimato ogni quattro mesi dall’Agenzia delle Entrate.

ART. 7 CONTENUTO DEL CONTRATTO

1. Il contratto deve contenere:

- l’indicazione delle parti (con specificazione della ragione sociale, della sede legale, del codice fiscale/partita IVA, del domicilio digitale, del legale rappresentante, titolare/aggiudicatario, assegnatario, procuratore);

- l’oggetto del contratto, descritto con termini chiari e precisi, dettagliato nei contenuti della prestazione, anche nelle sue quantità e caratteristiche e descritto, ove possibile, con riferimento a disposizioni di legge;

- la motivazione della scelta amministrativa e ricostruzione del relativo iter procedurale;

- la durata del rapporto contrattuale (con particolare riguardo ai termini di inizio e di fine del rapporto contrattuale);

- valore netto dell’importo contrattuale (calcolato dalla somma degli importi annuali) con precisazione del regime fiscale della prestazione (soggetta/esente/non soggetta all’I.V.A.);

- le modalità di pagamento;

- le eventuali penalità;

- il rispetto delle norme circa il personale dipendente;

- la clausola di responsabilità: “l’impresa assume ogni responsabilità per casi di infortuni e di danni arrecati all’Amministrazione ed a terzi a causa di negligenza, imperizia e imprudenza nella esecuzione degli adempimenti contrattuali”;

- le clausole di risoluzione del contratto. Tale istituto è un rimedio sempre possibile (regolato dall’art.1453 e segg. del C.C.), anche se non viene menzionato nel contratto, e può avvenire: per inadempimento; per impossibilità sopravvenuta; per eccessiva onerosità. Qualora nel contratto sia prevista la “clausola risolutiva espressa” (per violazione del termine essenziale o di specifici obblighi contrattuali), la risoluzione avviene automaticamente, senza poter più chiedere alla controparte l’adempimento;

- le clausole in merito al rispetto delle norme di prevenzione della corruzione e al rispetto del codice di comportamento dei dipendenti pubblici approvato con D.P.R. N.62/2013 e di quello speciale del Comune di Varazze;

- la clausola ai sensi della Legge 13 agosto 2010 n. 136 in materia di tracciabilità dei flussi finanziari

- la facoltà di recesso unilaterale del contratto. Tale istituto, per essere operativo, deve essere previsto da specifica clausola contrattuale; in tal caso è necessario prevedere un termine di preavviso entro il quale portare a conoscenza della controparte la volontà mediante atto scritto

- l’indicazione della cauzione o le ragioni dell’esonero;

- la specificazione della parte a cui sono addebitate le spese di stipula, tenendo presente che vengono assunte a carico dell’Ente solo le spese per i contratti che non prevedono prestazioni corrispettive e che sono stipulati nell’esclusivo interesse della Pubblica Amministrazione;

- il soggetto cui devolvere le controversie: autorità giudiziaria ordinaria o, solo qualora consentito dalla legislazione tempo per tempo vigente la devoluzione alla commissione arbitrale. Qualora nel bando di gara non sia previsto il foro competente per dirimere ogni controversia, nell’atto contrattuale sarà previsto come unico organo competente l'autorità Giudiziaria Ordinaria, nel foro competente di Savona.

2. Xxxxx parte integrante del contratto, ancorché se non materialmente allegati:

− il capitolato speciale ed il computo metrico estimativo richiamati nel bando o nell’invito.

− la dichiarazione ai sensi della Legge 13 agosto 2010 n. 136 in materia di tracciabilità dei flussi finanziari;

− la dichiarazione del dirigente/responsabile sul rispetto dei tempi di cui al cronoprogramma dei pagamenti.

− l’offerta tecnica nel caso di affidamenti aggiudicati con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa;

3. Nel caso di contratti d’appalto o di concessione relativi a lavori pubblici, forniture e servizi anche se redatti nella forma di scrittura privata, vanno necessariamente allegati secondo quanto previsto dalla rispettiva legislazione settoriale, i piani di sicurezza previsti dalla legislazione settoriale (piano di sicurezza e coordinamento, piano operativo di sicurezza, piano operativo di sicurezza sostitutivo del piano di sicurezze e coordinamento) ed il Documento unico di valutazione rischi interferenziali (DUVRI), che costituiscono parti essenziali degli stessi a pena di nullità.

4. Il responsabile che deve sottoscrivere il contratto e l’ufficiale rogante hanno facoltà di apportare allo schema di contratto eventuali modifiche o integrazioni che si rendano opportune o necessarie, purché non alterino la sostanza della volontà espressa con il provvedimento presupposto del contratto stesso.

ART. 8

ADEMPIMENTI PER LA STIPULAZIONE DEI CONTRATTI

1. Le fasi procedurali per la stipulazione dei contratti sono quelle di cui all’art. 32 del D. Lgs.n. 50/2016.

Il contratto non può comunque essere stipulato prima di 35 (trentacinque) giorni dall’invio dell’ultima delle comunicazioni del provvedimento di aggiudicazione definitiva ai sensi dell’art. 32 c. 9 del codice degli appalti, fatte salve le deroghe espressamente previste dalla legge.

2. Se l’aggiudicatario non si presenta alla stipulazione del contratto del termine stabilito, salvo fatti giustificabili e dimostrabili che devono essere comunicati con la massima sollecitudine, decade dall’aggiudicazione o dall’assegnazione. In tal caso si provvede ad incamerare la cauzione provvisoria, quando richiesta e a darne comunicazione all’ ANAC.

TITOLO II

CONTRATTI STIPULATI IN MODALITA’ ELETTRONICA (FORMA PUBBLICA AMMINISTRATIVA E SCRITTURA PRIVATA AUTENTICATA)

ART. 9

FINALITA’

1. Le disposizioni contenute nel presente titolo II hanno la finalità di regolare gli aspetti organizzativi afferenti la "formazione" e la "conservazione" dei contratti stipulati in modalità elettronica dal Comune di Varazze da redigersi sia in forma pubblica amministrativa sia mediante scrittura privata a firme autenticate e non autenticate.

2. Salvo quanto previsto dal successivo comma 3, la stipulazione dei contratti in modalità elettronica non costituisce metodologia esclusiva di stipulazione degli stessi, restando ferma la possibilità di stipulazione dei contratti su supporto cartaceo.

3. Gli atti pubblici notarili, gli atti in forma pubblica amministrativa e le scritture private relativi ad appalti e concessioni di lavori, servizi e forniture sono obbligatoriamente stipulati in modalità elettronica, a pena di nullità.

ART. 10

FORMAZIONE DEL CONTRATTO IN MODALITA’ ELETTRONICA

1. Il Segretario Generale, nel contratto redatto in modalità elettronica, sia nella forma pubblica amministrativa che nell'autenticazione delle firme della scrittura privata, deve attestare anche la validità dei certificati di firma eventualmente utilizzati dalle parti. Queste ultime (nonché i fidefacenti, l'interprete e i testimoni) sottoscrivono personalmente l'atto in presenza del Segretario Generale con firma digitale o con firma elettronica qualificata, consistente anche nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa.

2. Il Segretario Generale appone la propria firma digitale, munita di marca temporale, dopo le parti,(nonché, ove esistenti, dopo l'interprete e i testimoni, nei casi previsti per legge) e in loro presenza.

3. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli e timbri di qualsiasi genere a ogni fine previsto dalla normativa vigente (art. 24 del D.Lgs. n. 82/05 e ss.mm.ii.).

4. L'apposizione a un documento informatico di una firma digitale basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. Il Segretario Generale, oltre a verificare la validità del certificato stesso, deve rilevare gli elementi identificativi del titolare e del certificatore e gli eventuali limiti d'uso.

ART. 11

MODALITA’ DI ALLEGAZIONE

1. Se al contratto elettronico deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo, il Segretario Generale ne allega copia informatica, certificata conforme ai sensi dell'articolo 22 commi 6/17 1 e 3 del D.lgs. n. 82/2005 (art. 57 bis, co. 1, L. n. 89/1913 e ss.mm.ii.) ovvero riproduce il documento in immagine informatica direttamente da scanner in un file immodificabile associato al file contenente il contratto in forma elettronica.

2. Se il documento da allegare al contratto elettronico è un documento informatico, il Segretario Generale ne allega copia ai sensi dell'articolo 23 bis del D.lgs. n.82/2005, formata sullo stesso supporto (art. 57 bis, comma 2, della L. n. 89/1913 e ss.mm.ii.).

ART. 12

COPIE DI CONTRATTO FORMATO IN MODALITA’ ELETTRONICA E DI DOCUMENTI ALLEGATI

1. La copia su supporto cartaceo del contratto formato in modalità elettronica ha la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui è tratta se la sua conformità all'originale è attestata dal Segretario Generale (art. 23 D.lgs. n. 82/05 e ss.mm.ii.).

2. Il duplicato informatico ha il medesimo valore giuridico, a ogni effetto di legge, del documento informatico da cui è tratto, se prodotto in conformità alle regole tecniche di cui all'art. 71 del D.lgs. n. 82/2005.

3. La copia per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto cartaceo, in conformità alle vigenti regole tecniche, ha la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui è tratta se la sua conformità all'originale è attestata dal Segretario Generale o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico sottoscritta con firma digitale (art. 22 co. 2 D.lgs. n. 82/05 e ss.mm.ii.).

4. Il Segretario Generale può attestare la conformità all'originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto e a lui esibiti in originale o copia conforme (artt. 73 L. n. 89/1913 e ss.mm.ii.).

ART. 13 CONSERVAZIONE DEL CONTRATTO

FORMATO IN MODALITA’ ELETTRONICA

1. I contratti devono essere conservati con modalità digitali, nel rispetto di quanto stabilito agli artt. 43 e 44 del X.X.xx 7 marzo 2005, n. 82 e sue mm. ii..

2. Tutti i contratti sono conservati su supporto informatico nel rispetto dei principi di cui al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e sue mm. e ii. e secondo le regole tecniche approvate dai competenti organi dello Stato anche in merito alla formazione, conservazione e per il controllo periodico del repertorio di cui all’articolo 68 del D.P.R 26 aprile 1986, n. 131.

ART. 14 TRASMISSIONE DEL CONTRATTO

1. Il contratto informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso al domicilio digitale questi dichiarato.

2. La trasmissione del contratto informatico per via telematica ai sensi del precedente comma 1, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

ART. 15

FIRMA DIGITALE AUTENTICATA

1. Si hanno per riconosciute, ai sensi dell’articolo 2703 del codice civile, la firma digitale e la firma elettronica qualificata, la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato. L’autenticazione della firma digitale consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità della chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla volontà della parte e non è in contrasto con l’ordinamento giuridico ai sensi dell’articolo 28, numero 1, della legge 16 febbraio 1913, n. 89 e sue mm. e ii. (legge notarile).

2. L’apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.

ART. 16

ACQUISIZIONE DIGITALE DELLA SOTTOSCRIZIONE AUTOGRAFA

1. Qualora la parte non disponga di alcun tipo di firma elettronica è possibile procedere all’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa di cui all’art.25 comma 2 del D.Lgs n. 82/2005.

2. Per l’utilizzazione di tale modalità occorre la presenza di un pubblico ufficiale che, dopo aver verificato l’identità personale ed i poteri dei soggetti che appongono la firma, ne attesta l’autenticità apponendo la propria firma digitale.

3. Tale firma potrebbe essere eventualmente utilizzata negli atti in forma pubblica amministrativa o nelle scritture private autenticate in quanto l’ufficiale rogante può autenticare l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa o le firme elettroniche secondo quanto disposto dall’art.25 comma 2 del D.lgs n. 82/2005 mentre non è utilizzabile nel caso della scrittura privata la quale non prevede la presenza di un pubblico ufficiale.

4. L’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa può avvenire tramite scansione della firma autografa apposta su un foglio bianco. La firma così acquisita viene incorporata come immagine al contratto informatico. Sul contratto informatico l’ufficiale rogante attesta l’autenticità della firma.

5. Occorre evidenziare che in caso di utilizzazione di tale modalità è necessario procedere alla conservazione della firma autografa in modo da poter collegare il documento cartaceo contenente la firma autografa a quello informatico firmato digitalmente che contiene la scansione della firma

ART. 17 ABROGAZIONI

1. Con l’entrata in vigore del presente regolamento e secondo il principio della successione delle norme nel tempo, sono abrogate le disposizioni regolamentari che precedono il presente regolamento. Per quanto non disciplinato valgono le disposizioni di legge vigenti.

ART. 18 DISPOSIZIONI FINALI

1. Gli importi previsti dal presente regolamento saranno automaticamente adeguati nel caso in cui dovesse intervenire successiva normativa di grado superiore che ne disponga la variazione.

ART. 19 ENTRATA IN VIGORE

1. Il presente regolamento entra in vigore a partire dalla data di esecutività della presente deliberazione.

Appendice 1 – Regole tecniche

FORMAZIONE DEL CONTRATTO IN MODALITA’ ELETTRONICA

a) “forma pubblica amministrativa” e scrittura privata autenticata

La validità dei certificati di firma utilizzati dalle parti è effettuata dalla struttura che procede alla stesura/sottoscrizione dei contratti – con il supporto tecnico del personale del CED, laddove necessario.

La firma digitale deve essere stata generata mediante certificato qualificato che non risulti scaduto o revocato o sospeso.

L’ufficio comunale redige il contratto, lo inserisce, insieme agli eventuali allegati nella procedura informatica in uso (costituendo l'aggregato documentale informatico che contiene i documenti che formano il contratto, quindi: contratto + allegati), convoca il legale rappresentante della controparte e nel giorno stabilito, acquisito il numero di repertorio tramite l'Ufficio Contratti, alla presenza del Segretario Generale in qualità di ufficiale rogante si provvede alla sottoscrizione con firma digitale, nell'ordine, da parte del dirigente responsabile del contratto, del legale rappresentante dell'impresa, e del Segretario Generale; unitamente alla sottoscrizione digitale viene inserita a cura del Segretario Generale anche la marcatura temporale.

Concluse le operazioni di firma, l'Ufficio Contratti provvede all’inserimento nel sistema di conservazione in dotazione presso l’Ente

b) “scrittura privata”

La validità dei certificati di firma utilizzati dalle parti è effettuata dalla struttura che procede alla stesura/sottoscrizione dei contratti – con il supporto tecnico del personale del CED laddove necessario.

La firma digitale deve essere stata generata mediante certificato qualificato che non risulti scaduto o revocato o sospeso.

L’ufficio comunale redige il contratto, lo inserisce, insieme agli eventuali allegati nella procedura informatica in uso (costituendo l'aggregato documentale informatico che contiene i documenti che formano il contratto, quindi: contratto + allegati), acquisisce il numero di registro tramite l'Ufficio Contratti e provvede alla sottoscrizione digitale da parte del dirigente; successivamente trasmette alla controparte–via pec - il contratto in formato non modificabile PDF, PDF/A con firma digitale.

Il legale rappresentante della società affidataria, ricevuta la documentazione, appone la firma digitale, la marcatura temporale e ritrasmette il contratto (l’aggregato documentale) all’indirizzo pec istituzionale del Comune. Se la marcatura temporale non è apposta, deve provvedervi tempestivamente l’ufficio contratti.

Concluse le operazioni di firma, l'U.O Contratti provvede all’inserimento nel sistema di conservazione in dotazione presso l’Ente

c) ”contratti per scambio corrispondenza”

Il dirigente responsabile del contratto predispone la Lettera contratto con gli eventuali allegati (cd “foglio patti e condizioni” o “capitolato prestazionale”). Il documento (aggregato documentale informatico che contiene la lettera contratto e gli eventuali allegati) è sottoscritto digitalmente dal dirigente e trasmesso via pec alla controparte

Quest'ultima, per aderire alla proposta, deve provvedere a inviare via pec una comunicazione sottoscritta digitalmente con la quale accetta le condizioni contrattuali contenute nella lettera contratto inoltrata dal Comune, citandone esplicitamente gli estremi di protocollo.

La validità dei certificati di firma utilizzati dalle parti è effettuata dalla struttura che procede alla sottoscrizione dei contratti – con il supporto tecnico del personale del CED laddove necessario.

La firma digitale deve essere stata generata mediante certificato qualificato che non risulti scaduto o revocato o sospeso.

d) “contratti a seguito di XXX” o “a trattativa diretta” attraverso il portale MEPA

1. ODA. Attingendo al catalogo sul MEPA il dirigente responsabile della procedura, dopo aver scelto il bene/servizio rispondente, produce, attraverso la piattaforma, un ordine di acquisto che sottoscrive digitalmente e ricarica sulla stessa tempestivamente . Il fornitore può accettare o meno la commissione, della quale sarà avvisato dal sistema senza la necessità di ricaricare alcun documento;

2. “trattativa diretta”. Il dirigente responsabile della procedura presenta un'offerta al fornitore presente sul portale in grado di restituire un determinato bene/servizio (la richiesta può vertere o sul ribasso rispetto al prezzo di listino o su condizioni migliorative rispetto a quelle del bene/servizio nel catalogo del fornitore). Nel caso in cui il fornitore intenda aderire alla trattativa, produce, attraverso la piattaforma, un documento di offerta, che firmerà digitalmente e ricaricherà a sistema. La piattaforma produrrà quindi un diverso documento “di stipula” che il dirigente responsabile firmerà digitalmente e ricaricherà a sistema. La validità dei certificati di firma utilizzati dalle parti è effettuata dalla struttura che procede alla sottoscrizione dei contratti – con il supporto tecnico del personale del CED laddove necessario. La firma digitale deve essere stata generata mediante certificato qualificato che non risulti scaduto o revocato o sospeso.

Per tutti i dettagli relativi alle procedure sul portale MEPA si rinvia alle istruzioni di utilizzo presenti sul sito xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx

ALLEGATI

Se al contratto elettronico deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo, si provvede ad allegarne una copia informatica, certificata conforme ai sensi dell’art. 22, D.Lgs n° 82/2005 e smi (Copie informatiche di documenti analogici).

OBBLIGHI FISCALI E DI REGISTRAZIONE

La registrazione delle scritture private, qualora prevista in base alle specifiche fattispecie, avviene presentando all’Agenzia delle Entrate da parte dell'ufficio che ha redatto il contratto:

• il modello registrazione (Mod.69) in formato cartaceo in duplice copia;

• copia analogica del contratto digitale sottoscritto dalle parti (aggregato documentale informatico che contiene i documenti che formano il contratto, quindi: contratto + allegati) corredata dal relativo attestato di conformità (a norma dell’art. 23 D.Lgs 82/2005 e smi – Copie analogiche di documenti informatici);

• il modello F23, attestante il versamento dell’imposta di registrazione e di bollo relativamente al contratto informatico e alla copia cartacea dello stesso

L'Agenzia delle Entrate trattiene la copia analogica del contratto digitale sottoscritto e il relativo attestato di conformità; rilascia all'Amministrazione Comunale una copia del modello 69 riportante gli estremi di registrazione.

E’ fatta salva l’approvazione di eventuali diverse modalità, da parte dell’Agenzia medesima. L'Ufficio Contratti provvede alla annotazione e conservazione degli estremi di registrazione.

La registrazione dei contratti redatti in forma pubblica amministrativa o mediante scrittura privata autenticata, con assolvimento del pagamento dell’imposta di registro e bollo in misura fissa, avviene per via telematica a cura dell’Ufficio Contratti a:

a) creare con applicativo Unimod il cosiddetto “plico” contenente il testo contratto e le informazioni utili ai fini della registrazione;

b) curare la sottoscrizione digitale del plico da parte del Segretario Generale,

c) presentare il plico firmato digitalmente ad Agenzia delle Entrate tramite la piattaforma SISTER. E’ fatta salva l’approvazione di eventuali diverse modalità, da parte dell’Agenzia medesima. L’Ufficio Contratti provvede alla annotazione e conservazione degli estremi di registrazione.

CONSERVAZIONE

La conservazione dei contratti con firma digitale è assicurata attraverso il conferimento del contratto/aggregato documentale al sistema di cui si è dotato il Comune di Varazze , in grado di garantire la autenticità, integrità, leggibilità immodificabilità e reperibilità nel tempo, in ottemperanza a quanto disposto dal CAD, D.Lgs 82/2005 e smi e dal DPCM 3/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione.