MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE
Ministero dell’ istruzione, dell’ università e della r icerca
ISTITUTO COMPRENSIVO di MARMIROLO
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e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx – xxxx00000x@xxxxxxxxxx.xx
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MANUALE DI GESTIONE E DI CONSERVAZIONE
DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI dell’I. C. MARMIROLO
Emissione del documento
Azione | Data | Nominativo | Funzione |
Redazione | 27-03-2017 | Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx | DSGA |
Verifica | 01-04-2017 | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx | Dirigente scolastico |
Approvazione | 03-04-2017 | Consiglio di Istituto |
Registro delle versioni
Versione | Data | Modifiche apportate | Osservazioni |
1.0 | 03-04-2017 | Prima stesura del manuale | |
Indice
Tavola dei contenuti
PARTE PRIMA. MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO; DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI
SEZIONE 1. DISPOSIZIONI GENERALI 8
1.3 Area organizzativa omogenea
1.4 Servizio per la registrazione informatica del protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
1.5 Unicità del protocollo informatico
1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti
SEZIONE 2. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 10
2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi
2.2 Formato dei documenti informatici
2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici
2.4 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche
2.5 Formazione e gestione delle bozze e dei documenti base
SEZIONE 3. RICEZIONE DEI DOCUMENTI 12
3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
3.2 Ricezione dei documenti informatici
3.3 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
3.4 Conservazione delle ricevute PEC
3.6 Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea
SEZIONE 4. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 13
4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
4.4 Registrazione dei documenti interni
4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo. Variazioni
4.8 Registro giornaliero e annuale di protocollo
SEZIONE 5. DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE 16
5.1 Documenti sottoposti a registrazione particolare
5.2 Documentazione di gare d'appalto
5.4 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell’ente, lettere anonime e documenti non firmati
5.6 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza
5.8 Documenti di competenza di altre amministrazioni
5.10 Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale
5.12 Gestione della posta elettronica
5.13 Produzione di copie cartacee di documenti informatici
5.15 Sito Internet Istituzionale
SEZIONE 6. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 22
6.2 Consegna dei documenti analogici
6.3 Consegna dei documenti informatici
SEZIONE 7. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 23
7.1 Classificazione dei documenti
7.2 Formazione e identificazione dei fascicoli
7.3 Processo di formazione dei fascicoli
7.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
7.6 Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente
7.7 Movimentazione dei fascicoli dall’archivio
SEZIONE 8. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ALL’ESTERNO 25
8.1 Spedizione dei documenti analogici
8.2 Spedizione dei documenti informatici
SEZIONE 9. SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 25
9.1 Documenti soggetti a scansione
SEZIONE 10. CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI 26
10.1 Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei
10.2 Conservazione dei documenti informatici
10.3 Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software
10.4 Gestione Archivio di Deposito e Storico
SEZIONE 11. ACCESSO 28
11.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione
PARTE SECONDA. MANUALE DI CONSERVAZIONE
1. SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO 30
2. TERMINOLOGIA (GLOSSARIO, ACRONIMI) 30
3. NORMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO 33
4. RUOLI E RESPONSABILITÀ 34
5. STRUTTURA ORGANIZZATIVA PER IL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE 34
Fasi del servizio di conservazione a norma Affidatari del Servizio e classi documentali Il Responsabile della Conservazione
Iter procedurale, ruoli e responsabilità
Titolare dei documenti Produttore dei documenti
Responsabile della conservazione Responsabile tecnico Conservatore
Gestore del servizio di conservazione
6. OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE 42
6.1 Oggetti conservati Classi documentali Elenco dei formati file
6.3 Pacchetto di archiviazione
6.4 Pacchetto di distribuzione
7. IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE 42
7.1 Modalità di acquisizione dei pacchetti di versamento per la loro presa in carico
7.2 Verifiche effettuate sui pacchetti di versamento e sugli oggetti in essi contenuti
7.3 Accettazione dei pacchetti di versamento e generazione del rapporto di versamento di presa in carico
7.4 Rifiuto dei pacchetti di versamento e modalità di comunicazione delle anomalie
7.5 Preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione
7.6 Preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione
7.7 Produzione di duplicati e copie informatiche e descrizione dell’eventuale intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti
7.8 Scarto dei pacchetti di archiviazione
7.9 Predisposizione di misure a garanzia dell'interoperabilità e trasferibilità ad altri conservatori
8. IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE 45
8.4 Procedure di gestione e di evoluzione
9. MONITORAGGIO E CONTROLLI 46
9.2 Verifica dell’integrità degli archivi
9.3 Soluzioni adottate in caso di anomalie
ELENCO DEGLI ALLEGATI 47
PARTE PRIMA
MANUALE DI GESTIONE
DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI
DELL’ISTITUTO COMPRENSIVO DI MARMIROLO
SEZIONE 1. DISPOSIZIONI GENERALI
1.1 Ambito di applicazione e riferimenti normativi
Il presente manuale è adottato ai sensi della normativa vigente per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione: Legge 7 agosto 1990,
n. 241 - Nuove norme sul procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e successive modifiche ed integrazioni;
DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428;
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
DPR 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'art. 13 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10;
D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali;
D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'Amministrazione Digitale;
DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40- bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli20,commi3e5-bis ,23 -ter ,comma4,43,commi1e3,44,44-bis e71,comma1,del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
Regolamento UE n. 910/2914 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, che opera il mutuo riconoscimento delle firme digitali europee (l’articolo 25,3 sancisce che "Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri. La firma elettronica qualificata, definita come una "una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche", corrisponde pertanto alla firma digitale italiana).
DPCM 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Il manuale regola anche la registrazione dei documenti di formato analogico o digitale nel protocollo Informatico, strumento che ha valore probatorio e attesta l'ingresso del documento in archivio con la sua marcatura temporale.
Il manuale è adottato dal Dirigente con suo provvedimento dietro proposta del Responsabile della Gestione Documentale.
Su iniziativa del Responsabile della Gestione Documentale il manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni. Qualora se ne presenti la necessità, si potrà procedere a revisione o integrazione del manuale anche prima della scadenza prevista.
Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet dell’Amministrazione e la pubblicazione all’albo on-line degli atti di adozione e revisione.
1.2 Figure di sistema
Il D. lgs. 82/2005 ed il decreto del Presidente del Consigli o dei Ministri del 03/12/2013 prevedono l’individuazione di figure atte a interagire tra loro quali: il responsabile della gestione documentale; il responsabile della conservazione documentale; il responsabile della sicurezza; il responsabile del trattamento dei dati; il responsabile del protocollo. I compiti sono così delineati:
dirigente scolastico: responsabile della conservazione e della sicurezza, coordina e presidia i sistemi informatici informativi e documentali garantendone una durata nel tempo;
DSGA: responsabile della gestione e della tenuta protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché del sistema di conservazione dei documenti informatici;
assistenti amministrativi: responsabili del procedimento;
coordinatore della gestione documentale: referente per la PEC e la PEO, coordina e/o organizza la gestione dei punti unici di accesso documentale per la posta elettronica.
Le figure di sistema sono nominati con decreto dedicato.
1.3 Area organizzativa omogenea
Per garantire la gestione unica e coordinata dei documenti l’Amministrazione ai sensi dell’art. 50 c. 3 del DPR. 445/2000 individua una sola Area Organizzativa Omogenea
(A.O.O. dal nome “MNIC81400T”) e una sola struttura di protocollo e archivio. Il servizio ha competenza sulla gestione dell’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dall’Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. La casella di PEC (Posta
elettronica certificata) dell’ISTITUTO COMPRENSIVO DI MARMIROLO costituisce l’indirizzo della sede legale della A.O.O.: xxxx00000x@xxx.xxxxxxxxxx.xx . Inoltre la A.O.O. dell’istituto è dotata di due caselle di posta elettronica ordinaria istituzionale (PEO) utili a gestire i messaggi di posta elettronica con annessi documenti ed eventuali allegati, aventi rilevanza amministrativa: xxxx00000x@xxxxxxxxxx.xx e xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx .
1.4 Servizio per la registrazione informatica del protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea, ai sensi della normativa vigente, è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Il servizio ha competenza sulla gestione dell’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dall’Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione, ordinamento, sicurezza dei dati.
La corretta gestione dei documenti consente il raggiungimento degli obiettivi di Trasparenza Amministrativa richiesti dalla normativa. Il responsabile del servizio svolge le funzioni attribuitegli dalla normativa vigente. L’Istituto ha individuato il Responsabile della Conservazione. Durante l’assenza del responsabile è nominato un sostituto.
1.5 Unicità del protocollo informatico
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all’anno solare; tuttavia sono possibili registrazioni particolari (Allegato). Il sistema informatico di gestione del protocollo è sintonizzato per il calcolo dell’ora all’Istituto Nazionale di Ricerca Metrologica. L’Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari che non siano quelle individuate nell’elenco allegato. Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti anche se correlati allo stesso.
1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti
Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo parzialmente decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici abilitati a svolgere soltanto le operazioni di loro competenza di cui all’elenco allegato. Le abilitazioni e le password di accesso al sistema sono rilasciate dal Direttore S.G.A. su incarico del Responsabile della gestione documentale. I dati in entrata e quelli in uscita sono gestiti dalle UU.OO. di cui all’Allegato
SEZIONE 2. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi
Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dal Responsabile della Gestione Documentale in conformità con quanto previsto dal presente manuale; per quanto riguarda i documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard presenti nel sistema informatico di gestione documentale. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni:
denominazione dell'amministrazione: per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall’amministrazione (carta intestata);
indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento;
indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica certificata dell'ente);
data: luogo, giorno, mese, anno;
destinatario, per i documenti in partenza;
oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto);
classificazione: categoria, classe, fascicolo; vedi titolario allegato (Allegato n.2);
numero degli allegati, se presenti;
numero di protocollo;
testo;
indicazione del redattore del documento (nome e cognome anche abbreviato);
estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90);
sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile.
2.2 Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente, al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura (vedi Parte seconda. Manuale di Conservazione).
2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge. Tutte le Aree Organizzative e le figure individuate per specifiche funzioni, in base all’organigramma dell’Istituto pubblicato sul sito internet ( come il dirigente e il direttore SGA) ove necessario, per specifici adempimenti, sono dotati di firma digitale.
L’Istituto ha stipulato un contratto di fornitura di servizio di firme digitali con un certificatore accreditato.
L’assegnazione dei dispositivi di firma compete al Responsabile della Gestione Documentale, il quale provvede ad autorizzare l’utilizzo della firma digitale a seguito di segnalazione delle Aree Organizzative. Il DSGA o il responsabile del Servizio Informatica e Innovazione dell’Istituto ha l’obbligo del controllo della scadenza dei certificati di firma e del loro eventuale rinnovo.
2.4 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche
Le eventuali modifiche alle tipologie di documentazione sottoposta a trattamento specifico e a registrazione particolare sono evidenziate nell’allegato elenco (Allegato n. 3).
Per quanto riguarda un quadro generale di casi che possono creare dubbi sull’opportunità della protocollazione, si rimanda alla Sezione 5 Documentazione particolare.
2.5 Formazione e gestione delle bozze e dei documenti base
Per ogni documento destinato a essere spedito sono scritti due o più esemplari quanti sono i destinatari, oppure un documento base nel caso in cui si producano documenti seriali a contenuto e destinatario diversificati (per quanto riguarda la gestione dei documenti a destinatario multiplo si rimanda alla Sezione 5 “Documentazione particolare”). Uno di questi esemplari classificato si conserva nel fascicolo dopo che sono state eseguite le operazioni descritte successivamente. L’esemplare che si conserva nel fascicolo può avere la dicitura “Copia per gli atti”. Tutti i suddetti esemplari, compresa la Copia per gli
atti, sono trasmessi o presentati, dal responsabile del procedimento, all'ufficio protocollo (o alle postazioni decentrate di protocollo istituite in ogni area) per la loro protocollazione.
Nel caso di documenti informatici, si rimanda al paragrafo 2.2 per la corretta formazione.
SEZIONE 3. RICEZIONE DEI DOCUMENTI
3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all’Istituto attraverso:
il servizio postale;
la consegna diretta agli uffici abilitati presso l'amministrazione al ricevimento della documentazione;
gli apparecchi telefax.
I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. Xxxxxx arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro.
Non è pertanto consentito, in nessun caso, l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e il documento in partenza. La documentazione che non è stata registrata in arrivo o in partenza viene considerata giuridicamente inesistente per l’Amministrazione.
3.2 Ricezione dei documenti informatici
Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, viene validato dall'Ufficio protocollo tramite la verifica della legittimità della firma e della leggibilità del documento. Può essere recapitato:
a mezzo posta elettronica certificata PEC o PEO;
su supporto rimovibile (quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, etc,) consegnato all’ufficio competente il procedimento. In questo caso, l’ufficio ricevente verifica la compatibilità del supporto presentato e la leggibilità dello stesso.
La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata (casella istituzionale) riservata a questa funzione, integrata con il sistema informatico e accessibile all'ufficio/postazione preposto per la registrazione di protocollo.
Per l'indirizzo della casella PEC si rimanda al sito istituzionale: il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo all’Ente Preposto ai sensi dell'articolo 12, comma 2, lettera c del DPCM 31/10/2000.
I documenti informatici eventualmente pervenuti ad altri indirizzi mail dell'Istituto vengono inoltrati all’ufficio protocollo.
Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica si veda quanto previsto all’articolo 5.12.
3.3 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
La ricevuta della consegna di un documento cartaceo può essere rilasciata tramite un apposito modulo generato dal sistema. Il modulo riporta anche il numero di protocollo assegnato al documento, data e ora della registrazione.
Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico.
3.4 Conservazione delle ricevute PEC
Le ricevute delle PEC, in quanto documenti informatici, sono salvate ogni giorno su supporti di memorizzazione e sono soggette a operazioni di conservazione secondo quanto previsto dal PCOeDR (Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery).
Il sistema elettronico associa in automatico le ricevute delle PEC al protocollo di trasmissione.
3.5 Apertura della posta
Il Servizio Archivio e Protocollo apre tutta la corrispondenza cartacea pervenuta all’ente salvo i casi particolari specificati nella Sezione n. 5, compresa la posta elettronica istituzionale e la PEC.
Sono conservati, a seconda delle necessità, i contenitori cartacei pervenuti (buste di assicurate, corrieri, espressi, raccomandate etc.).
3.6 Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea
L’Ufficio protocollo riceve la documentazione negli orari di apertura al pubblico che sono pubblicati sul sito internet.
SEZIONE 4. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo, sono registrati al protocollo.
4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione;
note di ricezione delle circolari e altre disposizioni;
materiale statistico;
atti interni;
giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti i documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico - amministrativa presente o futura;
e tutti quei documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'Istituto, il cui elenco è allegato al presente manuale (Allegato n.3).
4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:
numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;
oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;
classificazione: categoria, classe, fascicolo (vedi titolario Allegato n.2);
assegnazione ad ufficio;
tipo documento;
Inoltre possono essere aggiunti:
j) data di effettiva ricezione/invio;
k) allegati (numero e descrizione);
l) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
m) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, fax, ecc.);
n) ufficio di competenza;
o) livello di riservatezza eventualmente previsto:
p) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario, e codice operatore.
4.4 Registrazione dei documenti interni
Di norma i documenti prodotti dall'Istituto a solo uso interno non vengono protocollati. Nel caso in cui sia necessario dare valenza giuridico-probatoria ad alcuni documenti, essi possono essere prodotti digitalmente e protocollati mediante la specifica funzione del software di protocollo.
4.5 Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo apposta o associata al documento analogico è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo mediante timbro o tramite l’apposizione di etichette
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:
a) codice identificativo dell’amministrazione, per i protocolli informatici;
b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici;
c)data di protocollo;
d) numero di protocollo;
e) indice di classificazione;
La segnatura di protocollo di documento informatico avviene tramite il sistema informatico e associa a ciascun documento in forma permanente non modificabile i metadati obbligatori e facoltativi che lo identificano, consentendo l'individuazione inequivocabile del documento. I dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche:
a) oggetto del documento;
b) mittente/destinatario; Inoltre possono essere aggiunti:
a) persona o ufficio destinatari;
b) identificazione degli allegati;
c)informazioni sul procedimento e sul trattamento;
d) classificazione e fascicolazione di competenza.
4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo. Variazioni.
Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del Responsabile della Gestione Documentale, a seguito di motivata richiesta o per iniziativa dello stesso responsabile. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema (vedi SD - Scheda Rettifiche). Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal Responsabile della Gestione Documentale. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. La variazione anche di un solo dato delle informazioni registrate in forma immodificabile, necessaria per correggere errori intercorsi in sede di immissione, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito, unitamente alla data, ora e autore della modifica. Per le eventuali rettifiche autorizzate di protocolli, il sistema informatico deve gestire lo storico delle versioni dei documenti e riportare la cronologia immodificabile dei documenti oggetto di protocollazione in apposito Registro Variazioni.
4.7 Differimento dei termini di protocollazione
La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell’arco della giornata. Il responsabile del servizio, con apposito provvedimento motivato, può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati. Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite un apposito timbro; il sistema informatico mantiene traccia del ricevimento dei documenti.
4.8 Registro giornaliero e annuale di protocollo
Il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico alla fine di ogni giorno è versato alla conservazione sostitutiva, secondo quanto previsto dal DPCM del 03.12.2013 e in base alle modalità previste dal Piano della Sicurezza e Disaster Recovery.
Dalle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica: con il bottone Scarica in SD - Conservazione Sostitutiva. Per quanto riguarda le procedure di conservazione vedi anche il Manuale di Conservazione.
4.9 Registro di emergenza
Il Responsabile della Gestione Documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di Emergenza, su supporto cartaceo, da archiviare a cura del Responsabile del Servizio Protocollo, unitamente alla copia del registro annuale di protocollo e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico, tramite le procedure previste dal manuale operativo del protocollo e dalla guida all’attivazione del registro di Emergenza. All’inizio di ogni anno, il Responsabile della Gestione Documentale provvede a istituire il registro di Emergenza su supporto cartaceo.
SEZIONE 5. DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE
5.1 Documenti sottoposti a registrazione particolare
Le deliberazioni della Giunta Esecutiva e del Consiglio di Istituto, le determinazioni dirigenziali, i mandati di pagamento e le reversali di incasso, i certificati, i verbali dei Consigli di Classe, degli scrutini e del Collegio Docenti (unitario, per settore/plessi, per dipartimenti disciplinari), altri tipi di verbalizzazioni previsti da leggi o da regolamenti e altri documenti indicati nell’Allegato n. 3, se sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell’Istituto, possono non essere registrati al protocollo. Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente:
a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile);
b) dati di classificazione e fascicolazione;
c) numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).
5.2 Documentazione di gare d'appalto
Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all’Istituto in busta chiusa sono registrate al Protocollo apponendo sulla busta chiusa il numero di protocollo. Dopo l'apertura della busta, a cura della Commissione che gestisce la gara, verrà riportato su ciascun documento contenuto il medesimo numero di protocollo assegnato alla busta.
In caso di gare nel mercato elettronico o acquisti effettuati mediante piattaforme informatiche, tutta la documentazione è ricevuta telematicamente direttamente nel sistema, che ne garantisce la sicurezza e riservatezza e attribuisce la marca temporale.
5.3 Gestione delle fatture
L’ufficio Amministrazione è responsabile della gestione delle fatture attraverso il sistema informatico di gestione della contabilità. Le fatture elettroniche sono ricevute telematicamente, mentre le fatture analogiche non sono più accettate dalle Amministrazioni Pubbliche.
5.4 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell’ente, lettere anonime e documenti non firmati
La corrispondenza indirizzata nominativamente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non siano riportate le diciture “riservata”, “personale”, o simili o comunque dalla confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata: in questi casi, la busta viene trasmessa chiusa al destinatario che, nel caso, ne richiede la protocollazione.
Le lettere anonime non vengono protocollate. Se intestate genericamente all'Istituto e sono consegnate al Dirigente Scolastico; se specificamente indirizzate, sono consegnate al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione.
Le lettere con firma illeggibile, delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, non si registrano a protocollo, ma si inviano al destinatario il quale ne potrà disporre la protocollazione indicando al protocollo i dati necessari per la registrazione.
5.5 Documenti inviati via fax
Sulla base della normativa vigente, la corrispondenza fra pubbliche amministrazioni deve avvenire secondo normativa tramite l’uso della posta elettronica (Articolo 5.12). Pertanto di norma non si spediscono documenti via fax.
In caso di necessità è consentito l’utilizzo del fax verso destinatari coi quali risulti impossibile comunicare in altro modo.
Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax.
5.6 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza
Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Il sistema informatico provvede all'elencazione di tutti i destinatari.
Dei documenti analogici prodotti/pervenuti, di cui necessita la distribuzione interna all’ente, si faranno copie informatiche.
5.7 Allegati
Su ogni allegato, successivamente alla scansione, è riportato il timbro della segnatura di protocollo. Il sistema informatico provvede automaticamente a registrare gli allegati di un documento elettronico e a porre la marca temporale.
5.8 Documenti di competenza di altre amministrazioni
Qualora pervengano all'Istituto documenti di competenza di altre amministrazioni, questi verranno restituiti al destinatario. Se il documento viene erroneamente protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile, il documento deve essere rimandato al mittente.
5.9 Oggetti plurimi
Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall’altra. L’originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. Nel caso in cui l’individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente da parte del destinatario, questi deve inviare all’ufficio protocollo apposita comunicazione affinché si provveda nel medesimo modo.
La documentazione in partenza deve avere un unico oggetto per ciascuna comunicazione.
5.10 Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale
Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli, e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti. Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento base nel fascicolo. Il documento base, ossia Copia per atti, deve essere firmato in autografo o con firma elettronico/digitale.
Per quanto riguarda la produzione dei documenti in serie si veda l’articolo 2.5. “Formazione e gestione delle bozze e dei documenti base”.
5.11 Modelli pubblicati
Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito internet o sulla rete intranet dell’Istituto sono classificati secondo il piano di classificazione in uso. Non possono essere pubblicati modelli che non siano classificati.
5.12 Gestione della posta elettronica
Per il corretto impiego della posta elettronica ed anche al fine di estenderne l’uso nell’ambito dell’attività amministrativa interna, si richiama quanto indicato nelle recenti norme: “è sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica, ad esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare l'elezione in Organi Collegiali, la designazione in altri organismi, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente, diffondere circolari o ordini di servizio”.
Ad integrazione di quanto citato, si puntualizza che la trasmissione di documenti informatici tramite la posta elettronica deve attenersi alle norme ed alle regole vigenti al fine di garantirne la validità legale ed amministrativa; deve essere garantita la loro corretta gestione nell’ambito del sistema adottato per la classificazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti e dei fascicoli. In particolare, come stabilito dall'articolo 6 del Codice dell'amministrazione digitale, l'Istituto utilizza la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con tutti i soggetti interessati (pubbliche amministrazioni, imprese, professionisti, cittadini che ne facciano richiesta).
La casella istituzionale di posta elettronica certificata, collegata con il sistema di Protocollo Informatico è quindi l’indirizzo elettronico ufficiale atto a ricevere messaggi da altre pubbliche amministrazioni, professionisti, imprese e comuni cittadini dotati di analoghi strumenti di trasmissione (PEC).
L'Istituto ha adempiuto a tali obblighi dotandosi di un indirizzo di posta elettronica certificata, pubblicando tale indirizzo sulla home page del proprio sito Internet e comunicandolo all’Indice P.A. (xxx.xxxxxxxx.xx).
Qualora il messaggio non provenga da caselle di posta elettronica certificata (PEC), sarà accolto comunque dall’Ufficio, rispettando la seguente procedura:
il corpo del messaggio o il/i documento/i ad esso allegati dovranno essere inoltrati alla casella di posta istituzionale dell’ente e successivamente registrati a cura del Servizio Archivio e Protocollo. Il messaggio sarà successivamente assegnato dal Servizio Archivio e Protocollo, attraverso il software di protocollo, al responsabile del procedimento amministrativo che ne ha precedentemente richiesto la protocollazione.
La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di documenti a firma digitale per i quali è prevista I’apposita casella di posta elettronica certificata.
La casella di posta elettronica di area o ufficio va utilizzata dalle strutture per tutte le comunicazioni aventi solamente carattere informale (come precisato nella circolare
n. 1/2010/DDI del Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica) e per le comunicazioni aventi natura non ufficiale o per gli scambi di documenti non definitivi e per i quali non è comunque necessario acquisire certezza di invio e di ricezione, sia fra le strutture dell’istituto che fra queste ultime e altre amministrazioni. Pertanto, le comunicazioni suddette, saranno trasmesse esclusivamente con le caselle di posta elettronica di area o ufficio.
Non è possibile inviare messaggi dalla casella di posta elettronica di area o ufficio o personale quando il contenuto di questi impegni l’amministrazione verso terzi. Nel formato del messaggio è inserito automaticamente il seguente testo: “Questo
messaggio di posta elettronica ed ogni suo eventuale allegato possono contenere informazioni di carattere privato o confidenziale, rivolte esclusivamente ai destinatari sopra indicati. Se non siete quindi tra i corretti destinatari o se avete ricevuto erroneamente questo messaggio, siete pregati di rispondere immediatamente al mittente segnalando l’accaduto e successivamente cancellare quanto ricevuto, compresi gli eventuali allegati. A tal riguardo, vi rendiamo noto che l’utilizzo, la divulgazione, la copia o la distribuzione anche parziale di questo messaggio costituisce violazione dell’obbligo di non prendere cognizione della corrispondenza tra altri soggetti, sia ai sensi dell’art.616 del Codice Penale, sia ai sensi del D.Lgs.196/03 ed espone quindi il responsabile alle relative conseguenze.”
Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni vedi gli articoli 45-49 del CAD dlgs 82/05 come modificato dal dlgs 235/10.
Fig. 1: Diagramma del processo di protocollazione e conservazione dei documenti ricevuti per PEC e PEO
5.13 Produzione di copie cartacee di documenti informatici
Nel caso della produzione di copie cartacee di documenti informatici dovrà essere obbligatoriamente riportata l’indicazione di cui
5.14 Trasmissioni telematiche
I dati sono trasmessi/ricevuti dall’Istituto con immissione diretta dei dati nel sistema informatico, senza la produzione e conservazione dell’originale cartaceo. I documenti sono trasmessi senza firma digitale in quanto acquisiti tramite linee di comunicazione sicure, riservate ed ad identificazione univoca attivati con i singoli Enti destinatari.
Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione.
5.15 Sito Internet Istituzionale
Sul sito internet istituzionale sono pubblicate le sezioni dedicate all’ Albo on line, gestito dall’Ufficio Segreteria Protocollo secondo le linee guida previste dall’Allegato n.7, e la Sezione relativa all’Amministrazione Trasparente, in cui sono indicati i contenuti previsti nel Dlgs. 33/2013.
SEZIONE 6. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
6.1 Assegnazione
L’assegnazione dei documenti agli uffici utenti o ai responsabili di procedimento è effettuata dal servizio Archivio e Protocollo sulla base dell’elenco allegato degli Uffici (Allegato n.1). I documenti ricevuti dall’Istituto, al termine delle operazioni di registrazione, classificazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici competenti. La registrazione nel protocollo informatico assegna il documento in “carico” ad un determinato ufficio: è compito dell’ufficio Protocollo procedere ad eventuale modifica della assegnazione.
Il Responsabile di area provvede ad assegnare ciascun documento in arrivo al responsabile del procedimento.
Spettano al Responsabile del Procedimento Amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo fascicolo e l’invio delle copie per conoscenza.
6.2 Consegna dei documenti analogici
I documenti analogici/cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari o responsabili dei procedimenti dall’ufficio Protocollo.
6.3 Consegna dei documenti informatici
I documenti informatici e/o le immagini digitali dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono resi disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema informatico di gestione documentale; vedi anche Sezione 9.
SEZIONE 7. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
7.1 Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. Sono classificati anche altri documenti che non vengono protocollati o sono soggetti a registrazione particolare. I documenti in arrivo sono classificati dal Servizio Archivio e Protocollo. I documenti prodotti dall’Istituto sono classificati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo in uscita già classificati. Il programma di protocollo informatico non permette la registrazione in uscita di documenti non classificati, pertanto i documenti in entrata verranno classificati dal Servizio Archivio e Protocollo ed i documenti in uscita dai singoli responsabili di procedimento o loro delegati.
7.2 Formazione e identificazione dei fascicoli
Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono forniti, devono essere riuniti in fascicoli attraverso l’opportuna funzione del sistema di protocollo informatico.
La formazione di un nuovo fascicolo è effettuata dal Responsabile del procedimento ed avviene attraverso l'operazione di apertura a seguito di richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni:
a) categoria e classe del titolario di classificazione;
b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe);
c)oggetto del fascicolo;
d) data di apertura;
e) ufficio a cui è assegnato;
f) responsabile del procedimento;
g) livello di riservatezza eventualmente previsto;
h) tempo previsto di conservazione.
Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco dei fascicoli.
7.3 Processo di formazione dei fascicoli
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo i Responsabili del Procedimento stabiliscono, consultando le funzioni del protocollo informatico o il repertorio dei fascicoli, se esso si collochi nell’ambito di un procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento.
I documenti in arrivo sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento, il Servizio Archivio e Protocollo mantiene comunque un’attività di controllo a cadenza almeno annuale sulla documentazione fascicolata. Il software di protocollo informatico non permette la gestione della documentazione senza che prima la stessa venga fascicolata.
I documenti in partenza sono fascicolati dai Responsabili del Procedimento che hanno cura di inserirli fisicamente nel fascicolo, in caso di documenti cartacei; nel caso di documenti informatici, il sistema provvede automaticamente, dopo l’assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. I documenti pertanto verranno protocollati già con l’indicazione del numero/identificativo di fascicolo.
Se il documento dà avvio a una nuova pratica, i Responsabili del Procedimento aprono un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte).
7.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta dell’ufficio o dell’area organizzativa che ha in carico il fascicolo, dal Servizio Archivio e Protocollo che provvede a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione e degli estremi del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli.
7.5 Fascicolo ibrido
Il fascicolo è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico, afferenti ad un procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti. L’unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema, mediante l’indice di classificazione e il numero di repertorio.
7.6 Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente
I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili del procedimento e conservati, fino al trasferimento in conservazione sostitutiva, presso gli uffici di competenza. Per quanto riguarda i fascicoli informatici, vedi Sezione 10.
7.7 Movimentazione dei fascicoli dall’archivio
Per il trasferimento dei fascicoli cartacei dall’archivio corrente alla conservazione sostitutiva, si prevede periodicità annuale.
I fascicoli informatici, mediante specifiche funzionalità di sistema, vengono trasferiti nel sistema di conservazione adottato.
SEZIONE 8. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ALL’ESTERNO
8.1 Spedizione dei documenti analogici
I documenti da inviare al servizio postale sono predisposti in busta chiusa completi della firma autografa del responsabile del procedimento, della classificazione e del numero di fascicolo nonché delle eventuali indicazioni necessarie ad individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. Nel caso di spedizione che utilizzi bolle di accompagnamento (raccomandate, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell’ufficio produttore.
Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal Responsabile della Gestione Documentale.
8.2 Spedizione dei documenti informatici
La spedizione dei documenti informatici avviene all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti, con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso, dopo che I documenti siano stati classificati, fascicolati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali:
1. i documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via elettronica, tramite casella di posta elettronica certificata; la casella di posta elettronica certificata riceve documenti solo tramite invio da posta elettronica certificata;
2. per la spedizione l’amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata e dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato;
3. l’ufficio protocollo/le postazioni decentrate di protocollo provvedono:
a effettuare l’invio elettronico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale;
a verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per xxx xxxxxxxxxxx;
x ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo.
Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, chi spedisce si attiene a quanto prescritto dall’articolo 49 del CAD dlgs 82/05 come modificato dal dlgs 235/10.
Per l’uso della posta elettronica si rimanda all’articolo n. 5.12.
SEZIONE 9. SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
9.1 Documenti soggetti a scansione
I documenti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, possono essere acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner.
L’Istituto adotta il seguente modello operativo:
1. l’Istituto produce ove possibile documentazione informatica a firma elettronico/digitale;
2. tutta la documentazione è classificata e fascicolata; il sistema può presentare modelli documentari pre-classificati e, al momento della loro registrazione a protocollo o a registro particolare, non genera il numero se non sono indicati gli estremi della classificazione e fascicolazione;
3. i documenti ricevuti dall’esterno su formato cartaceo vengono registrati al protocollo generale e classificati, timbrati o eventualmente etichettati con codice a barre e successivamente scansionati; dopo la scansione la copia immagine o PDF del documento è resa disponibile sulla postazione di lavoro del responsabile del procedimento;
4. i documenti sono spediti all’esterno agli indirizzi di posta elettronica oppure in copie cartacee tramite servizi di postalizzazione (escluse le eccezioni documentate); sulla copia cartacea è apposta la dichiarazione di conformità della stessa all’originale informatico.
9.2 Processo di scansione
Il processo di scansione si articolerà di massima nelle seguenti fasi:
1. acquisizione delle immagini o file PDF in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
2. verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;
3. collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile;
4. memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile;
I documenti analogici soggetti a riproduzione sostitutiva si conservano nell’archivio dell’ente fino a procedimento legale di scarto.
Di regola, sugli allegati al documento il timbro della segnatura di protocollo è apposto successivamente al processo di scansione. Il sistema informatico provvede automaticamente a registrare gli allegati unitamente al documento elettronico a cui si riferiscono.
SEZIONE 10. CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI
10.1 Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei
I documenti dell’amministrazione, in formato analogico, sono conservati a cura del Responsabile della Gestione Documentale. La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito.
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, e conservati nell’archivio informatico a cura del Responsabile della Conservazione.
Le rappresentazioni digitali o PDF dei documenti originali su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione. (PCOeDR Piano di Continuità operativa e Disaster Recovery)
10.2 Conservazione dei documenti informatici
Il Responsabile della Conservazione provvede, con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici presso i sistemi informativi dell’istituto e a controllare periodicamente a campione (almeno ogni sei mesi) la leggibilità dei documenti stessi. L’intervento del Responsabile della Conservazione deve svolgersi in modo che si provveda alla conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di contesto generale, prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione degli stessi sia nel sistema informatico che tramite versamento alla conservazione sostitutiva. Il Responsabile della Conservazione provvede altresì alla conservazione degli strumenti di descrizione, ricerca, gestione e conservazione dei documenti. Il sistema deve inoltre fornire la documentazione del software di gestione e conservazione, del sistema di sicurezza, delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario e delle operazioni di conservazione dei documenti (PCOeDR)
Il manuale di gestione e i relativi aggiornamenti devono essere conservati integralmente e perennemente nell’archivio dell’ente.
La memoria dell’Istituto è conservata secondo le procedure di conservazione previste dal PCOeDR (Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery).
10.3 Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software
Ogni anno il Responsabile della Gestione Documentale provvede ad effettuare il censimento dei depositi documentari, dei registri particolari (vedi sezione 5), delle banche dati e dei software di gestione documentale in uso all’Istituto, per programmare i versamenti dei documenti cartacei all’archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione e per predisporre, di concerto con il responsabile dei sistemi informativi, il Piano per la continuità operativa, il disaster recovery, i relativi aggiornamenti e il versamento del registro giornaliero di protocollo e degli altri documenti alla conservazione sostitutiva.
10.4 Gestione Archivio di Deposito e Storico
Per la gestione dell’archivio di deposito e dell’archivio storico, si rimanda alle linee guida dell’archivio.
SEZIONE 11. ACCESSO
11.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione
La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura. All’operatore che effettua la registrazione di protocollo, il sistema applica automaticamente l’inserimento di un livello standard predeterminato. In modo analogo, al momento dell’apertura di un nuovo fascicolo, deve esserne determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato a un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. In particolare, un documento con livello minore di quello del fascicolo assume il livello del fascicolo di inserimento, mentre mantiene l’eventuale livello maggiore. Per quanto riguarda i documenti riservati, si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e dell’accesso che in generale regola tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti.
I livelli di accesso interno sono i seguenti: visualizzazione, inserimento, modifica, annullamento, creazione di archivi, invio all'albo, versamento alla conservazione sostitutiva.
11.2 Accesso esterno
L’accesso al sistema informatico da parte di utenti esterni può avvenire solo nei casi previsti e con credenziali rilasciate dall'Istituto (es. accesso genitori).
Come previsto dal Dlgs. 33/2013, è garantito a tutti i cittadini, l’accesso e la libera consultazione a tutti gli atti dell’Istituto per i quali è prevista la pubblicazione. Sul sito istituzionale sono consultabili l’apposita sezione “Amministrazione Trasparente” a cui il cittadino ha libero accesso e nella quale sono disponibili informazioni integre e conformi all’originale e l'Albo Online.
Per ogni altro obbligo inerente la pubblicazione di documenti e atti dell’Ente sul sito internet istituzionale, si fa riferimento al Dlgs. 33/2013 e per quanto riguarda il diritto di accesso, alle leggi specifiche in materia.
PARTE SECONDA
MANUALE DI CONSERVAZIONE
DELL’ISTITUTO COMPRENSIVO DI MARMIROLO
1. SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO
II presente documento ha lo scopo di descrivere sulla base di quanto previsto dalle disposizioni di cui al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 (nel seguito Regole tecniche) la struttura organizzativa ed il funzionamento del sistema di conservazione dell’Istituto Comprensivo di Marmirolo.
Più nel dettaglio, ai sensi dell’articolo 8 delle Regole tecniche, il presente documento illustra l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione.
La redazione del manuale di conservazione si basa sui principi dell’aggiornamento e della trasparenza al fine di garantire all’utente fruitore del Servizio di conservazione una descrizione fedele del sistema di conservazione adottato dall’Istituto Comprensivo di Marmirolo.
Il principio della completezza nella redazione del presente manuale è soddisfatto dall’Istituto Comprensivo di Marmirolo per il tramite di documenti allegati al manuale, che rappresentano parti integranti e sostanziali del manuale stesso.
I documenti allegati, di seguito riportati, vengono condivisi in fase di attivazione del Servizio ed aggiornati nel tempo al verificarsi di variazioni nelle condizioni del Servizio stesso.
2. TERMINOLOGIA (GLOSSARIO, ACRONIMI)
Glossario
Accreditamento: Riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione;
Acquisizione: Procedura di acquisizione e presa in carico del sistema di conservazione, a seguito di verifica di coerenza, dei pacchetti di versamento conformi allo standard UNI SinCRO 11386:2010;
Autenticità: Caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico;
Certificato qualificato: Certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati dall'allegato II della medesima direttiva;
Conservatore accreditato: Soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia digitale;
Conservazione: Insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche
complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione;
Documento: In questo contesto si riferisce alla rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
Esibizione: Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia;
Formato: Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file;
Firma elettronica: L'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
Firma elettronica qualificata: Firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;
Firma digitale: Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
Hash: Funzione non iniettiva (e quindi non invertibile) che mappa una stringa di lunghezza arbitraria in una stringa di lunghezza predefinita. È utilizzato per elaborare un identificativo unico (impronta) di un file;
Impronta: Sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash;
Insieme minimo di metadati del documento informatico: Complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell’Allegato 5 delle Regole tecniche, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta. Ulteriori metadati minimi obbligatori possono essere associati al documento informatico, in ottemperanza a normative settoriali quali a titolo di esempio non esaustivo in ambito tributario il D.M. 17 giugno 2014;
Integrità: Insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato;
Leggibilità: Insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti;
Marca temporale: Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale;
Metadati: insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 delle Regole tecniche;
Pacchetto di Archiviazione: Pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo lo standard UNI SInCRO 11386:2010 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;
Pacchetto di Distribuzione: Pacchetto informativo inviato dal Conservatore all’Utente in risposta ad una sua richiesta;
Pacchetto di Versamento: Pacchetto informativo inviato dal Produttore al Conservatore secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di
conservazione e nelle Specificità del Contratto;
Pacchetto Informativo: Contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare;
Processo di conservazione: Insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle Regole tecniche del sistema di conservazione;
Produttore dei documenti: Persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;
Rapporto di versamento: Documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento conformi allo standard UNI SInCRO 11386:2010 inviati dal Produttore;
Riferimento temporale: Informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento;
Utente: Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse;
Acronimi
AgID: Agenzia per l’Italia Digitale (già DigitPA e CNIPA);
CA: Certification Authority;
CNIPA: Centro Nazionale per l’Informatica della Pubblica Amministrazione, ora AgID;
D.Lgs.: Decreto Legislativo;
D.M.: Decreto Ministeriale;
D.P.C.M.: Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri;
HTTPS: HyperText Transfer Protocol over Secure Socket Layer;
IPdA: Indice del Pacchetto di Archiviazione;
IPdD: Indice del Pacchetto di Distribuzione;
IPdV: Indice del Pacchetto di Versamento;
MT: Marca temporale;
OAIS: Open Archival Information System (ISO 14721:2012);
PdA: Pacchetto di Archiviazione;
PdD: Pacchetto di Distribuzione;
PdV: Pacchetto di Versamento;
RdV: Rapporto di Versamento;
TSA: Time Stamping Authority;
UTC: Universal Time Coordinated.
3. NORMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO
3.1 Normativa di riferimento
Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis - Documentazione informatica;
Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. – Codice in materia di protezione dei dati personali;
Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio;
Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. – Codice dell'amministrazione digitale (CAD);
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28,
comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;
Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx 0 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
3.2 Standard di riferimento
ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione;
ISO/IEC 27001:2013, Information technology - Security techniques - Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System);
ETSI TS 101 533-1 V1.3.1 (2012-04) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
ETSI TR 101 533-2 V1.3.1 (2012-04)Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines
for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
UNI 11386:2010 Standard SInCRO - Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali;
ISO 15836:2009 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.
4. RUOLI E RESPONSABILITÀ
Nella seguente tabella sono definiti i ruoli e le responsabilità dei soggetti che fanno parte del processo di conservazione. I dettagli sono descritti nei seguenti capitoli.
Ruoli | Nominativo | Periodo nel ruolo | Eventuali deleghe | ||
Titolare documenti | dei | MNIC81400T Comprensivo Marmirolo | Istituto | ||
Produttore documenti | dei | Dirigente scolastico pro tempore | Incarico | ||
Responsabile della conservazione | Dirigente scolastico pro tempore | Incarico | |||
Responsabile tecnico | Mediasoft snc | Contratto | |||
Conservatore | Aruba PEC spa | Contratto | |||
Gestore servizio conservazione | del di | Aruba PEC spa | Contratto | ||
5. STRUTTURA ORGANIZZATIVA PER IL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
5.1 Organigramma
Gli attori principali del processo di conservazione sono:
a) Istituto Comprensivo Marmirolo che utilizza il sistema di conservazione Cgweb per la conservazione dei propri documenti informatici in qualità di titolare dei documenti, produttore e responsabile della conservazione;
b) Mediasoft snc, gestore del sistema Cgweb, che ricopre il ruolo di Responsabile
tecnico e svolge alcune delle responsabilità di produttore e responsabile della conservazione su delega del Titolare dei documenti e del Produttore, si occupa della produzione, inoltro e verifica dei pacchetti di archiviazione dei documenti informatici;
c) Aruba PEC spa nel ruolo di Conservatore e Gestore del servizio di conservazione su delega del Titolare dei documenti;
I ruoli e relative responsabilità sono discussi in dettaglio nei seguenti capitoli.
5.2 Strutture organizzative
Fasi del servizio di conservazione a norma
Ai fini dell’attivazione del servizio di conservazione a norma si procede con le seguenti attività:
1. Individuazione e definizione delle classi documentali da inviare in conservazione;
2. Definizione dei dati o attributi specifici da correlare a ciascuna classe documentale;
3. Definizione, controllo e verifica degli strumenti software di visualizzazione, delle versioni e dei formati dei documenti;
4. Definizione dei tempi di conservazione;
5. Definizione dell’anagrafica dei documenti ossia dell’area organizzativa e dell’ufficio proprietario dei documenti da inviare in conservazione; l’associazione dell'anagrafica di un documento, della classe e della versione della classe (ossia ente/area/ufficio/classe/versione) definisce il meccanismo per l’aggregazione dei documenti in lotti;
6. Definizione della periodicità di invio dei documenti al sistema di conservazione ossia definizione dell’intervallo di tempo intercorrente fra due distinte prese in carico dei documenti da parte del sistema di conservazione;
7. Definizione dell’intervallo di tempo intercorrente tra la presa in carico e la chiusura del lotto; la chiusura di un lotto o volume di documenti rappresenta l’attività conclusiva del processo di conservazione al termine del quale può essere effettuata l’esibizione dei documenti ai sensi dell’art. 6 della deliberazione CNIPA (poi DigitPa, ora Agenzia per l’Italia Digitale) n. 11 del 19 febbraio 2004;
8. Definizione operativa per il consolidamento dei documenti (marcatura temporale);
9. Definizione operativa per la gestione dei documenti per i quali i certificati di firma risultano non validi o scaduti;
10. Definizione ed adozione di eventuali disposizioni relative alla produzione e all’archiviazione dei documenti da inviare in conservazione.
Affidatari del Servizio e classi documentali
Nel Manuale della Conservazione sono indicati gli affidatari del servizio di conservazione e il processo applicato dai medesimi; con documentazione allegata si forniscono inoltre:
a) Le peculiarità delle classi documentali;
b) I formati dei file inviabili in conservazione;.
La classe documentale specifica tutte le caratteristiche relative ad una tipologia di documento da sottoporre a conservazione, individuando le informazioni necessarie a qualificare ed identificare univocamente ogni singolo documento. Ha parametri propri di comportamento ed attributi o metadati caratteristici.
Il Responsabile della Conservazione
Al responsabile della conservazione, è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione ed il corretto svolgimento del processo di conservazione dei documenti informatici.
In particolare, ai sensi dall’art. 5, comma 1, della suddetta deliberazione CNIPA n. 11/2004, il responsabile della conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza il contenuto dei supporti in modo da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario;
b) archivia e rende disponibili relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
1. Descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
2. Estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3. Estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4. indicazione delle copie di sicurezza;
c)Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni
d) Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) Xxxxxx le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento;
g) Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
h) Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
Il combinato disposto dell’art. 5, comma 3, della suddetta delibera con l’art. 44, comma 1ter, del d.lgs. n. 82/2005 prevede che le funzioni proprie del responsabile del procedimento di conservazione possano essere affidate ad altri soggetti pubblici.
Il titolare dei documenti, ai sensi della normativa suddetta, si avvale di soggetti terzi cui affida la creazione dei pacchetti di archiviazione e la loro verifica al produttore mentre tutta la parte relativa alla conservazione è affidata al conservatore.
Iter procedurale, ruoli e responsabilità
L’iter procedurale del processo di conservazione viene di seguito descritto in forma schematica, individuando i ruoli coinvolti, le competenze le responsabilità necessarie a garantirne il regolare svolgimento.
I ruoli coinvolti nell’iter procedurale sono indicati nei seguenti paragrafi.
È l'Istituto Comprensivo di Marmirolo, soggetto responsabile del contenuto dei documenti informatici oggetto del servizio, della loro autenticità dell’origine, emissione/formazione ed è il soggetto obbligato per legge o regolamenti alla conservazione dei documenti stessi. La corretta e certa individuazione del Titolare dei documenti da parte del sistema di Conservazione avviene nella fase di attivazione del Servizio e in ciascuna sessione di versamento tramite i dati identificativi contenuti nell’Indice del Pacchetto di Versamento.
Questo ruolo è ricoperto dall'azienda o ente che ha acquistato la funzionalità di conservazione sostitutiva di Cgweb.
Responsabilità e competenze del Titolare dei documenti sono descritte nella seguente tabella:
Competenza | Descrizione |
Emissione e controllo dei contenuti dei documenti | Il Titolare dei documenti si occupa della compilazione ed emissione dei documenti che, secondo le norme vigenti, devono essere conservati. |
Richiesta di conservazione dei documenti | Il Titolare dei documenti affida al produttore i documenti che intende conservare. É responsabilità del Titolare dei documenti assicurarsi che questi siano corretti e conformi alla normativa vigente, e che il processo di archiviazione avvenga entro i termini previsti dalla legge. |
È il soggetto responsabile del versamento (trasferimento) del pacchetto di versamento di Input al sistema di conservazione e della verifica del buon esito dell'operazione di versamento tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione.
La corretta e certa individuazione del Produttore dei documenti da parte del sistema di Conservazione avviene nella fase di attivazione del Servizio e in ciascuna sessione di versamento tramite i dati identificativi contenuti nell’Indice del Pacchetto di Versamento.
Responsabilità e competenze del Produttore dei documenti sono descritte nella seguente tabella:
Competenza | Descrizione |
Definizione delle modalità di conservazione | Il Produttore supporta il Responsabile della Conservazione per l’individuazione delle tipologie di documenti che dovranno essere trattate dal sistema di conservazione, la definizione delle classi documentali e dei relativi dati specifici, della periodicità di invio dei documenti in conservazione, delle eventuali modalità di consolidamento, della periodicità di chiusura del lotto, dei tempi di conservazione specifici. |
Definizione delle modalità di trasmissione dei documenti | Il Produttore collabora con il Responsabile della Conservazione per definire le modalità di trasmissione dei documenti al sistema di conservazione e, se previsto, procede alla trasmissione medesima. |
Responsabile della conservazione
È il soggetto responsabile dell’insieme delle attività, di cui all’articolo 7, comma 1, del
D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Responsabilità e competenze del Responsabile della conservazione sono descritte nella seguente tabella:
Competenza | Descrizione |
Definizione delle modalità di conservazione | Il Responsabile della Conservazione, in collaborazione con il Conservatore, individua le tipologie di documenti che dovranno essere trattate dal sistema di conservazione, definisce le classi documentali ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del lotto, i tempi di conservazione specifici. |
Definizione delle modalità di trasmissione dei documenti | Il Responsabile della Conservazione, in collaborazione con il Conservatore, definisce le modalità di trasmissione dei documenti al sistema di conservazione. |
Verifica della gestione del sistema di conservazione | Il Responsabile della Conservazione verifica periodicamente il corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua interezza. |
Comunicazione delle anomalie | Il Responsabile della Conservazione, in caso di anomalie nella presa in carico da parte del sistema di conservazione dei documenti inviati, comunicata dal Conservatore, fornisce indicazioni in merito alla risoluzione delle stesse. |
È il soggetto a cui è stato affidata la parte tecnica del processo di conservazione e svolge il Servizio di Conservazione a norma dei documenti informatici e a cui fa capo la responsabilità del corretto svolgimento del processo stesso.
Questo ruolo è ricoperto da Mediasoft snc.
Responsabilità e competenze del Responsabile tecnico sono descritte nella seguente
tabella:
Competenza | Descrizione |
Definizione delle modalità di conservazione | Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, e in collaborazione con il Conservatore, definisce le classi documentali ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del lotto, i tempi di conservazione specifici. |
Definizione delle modalità di trasmissione dei documenti | Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, in collaborazione con il Conservatore, definisce le modalità di trasmissione dei documenti al sistema di conservazione. |
Verifica della gestione del sistema di conservazione | Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, verifica periodicamente il corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua interezza. |
Indicazioni al Gestore del Servizio di Conservazione | Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, fornisce indicazioni al Conservatore in merito all’efficacia e all’efficienza del processo di Conservazione. |
Composizione dei Pacchetti di Versamento e invio al Conservatore | Il Responsabile tecnico, su delega del Produttore, si occupa della parte tecnica relativa alla composizione dei PdV e il loro invio al Conservatore. |
Monitoraggio del processo di conservazione | Il Responsabile tecnico, su delega del Produttore, si occupa della parte tecnica relativa al monitoraggio del processo di conservazione. |
È il soggetto a cui è stato affidato il Servizio di Conservazione a norma dei documenti informatici e a cui fa capo la responsabilità del corretto svolgimento del processo stesso.
Questo ruolo è ricoperto da Aruba PEC spa.
Responsabilità e competenze del Conservatore sono descritte nella seguente tabella, e sono descritte in dettaglio nel Manuale del Conservatore pubblicato da Aruba PEC spa:
Competenza | Descrizione |
Definizione delle modalità di conservazione | Il Conservatore, in collaborazione con il Responsabile della Conservazione, definisce le classi documentali ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del lotto, i tempi di conservazione specifici. |
Definizione delle modalità di trasmissione dei documenti | Il Conservatore, in collaborazione con il Responsabile della Conservazione, definisce le modalità di trasmissione dei documenti al sistema di conservazione. |
Competenza | Descrizione |
Verifica della gestione del sistema di conservazione | Il Conservatore verifica periodicamente il corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua interezza. |
Indicazioni al Gestore del Servizio di Conservazione | Il Conservatore fornisce indicazioni al Gestore del Servizio di Conservazione in merito all’efficacia e all’efficienza del processo di Conservazione. |
Gestore del servizio di conservazione
Il Gestore del Servizio di Conservazione è il soggetto che svolge materialmente il processo di conservazione.
Questo ruolo è ricoperto da Aruba PEC spa.
Responsabilità e competenze del Conservatore sono descritte nella seguente tabella, e sono descritte in dettaglio nel Manuale del Conservatore pubblicato da Aruba PEC spa:
Competenza | Descrizione |
Gestione tecnica del sistema di conservazione | Il Gestore del Servizio di Conservazione ospita l’infrastruttura hardware e software del sistema di conservazione e adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione. |
Gestione del Manuale del Processo di Conservazione | Il Gestore del Servizio di Conservazione provvede alla stesura ed all’aggiornamento del Manuale del Processo di Conservazione che documenta l’infrastruttura del sistema, le nomine del personale addetto alle procedure e l’adozione delle misure necessarie alla sicurezza fisica e logica del sistema. |
Elaborazione e presa in carico dei documenti | Il Gestore del Servizio di Conservazione, mediante procedure informatizzate, accoglie le richieste di presa in carico dei documenti e verifica eventuali anomalie o difformità da quanto previsto nella definizione dei dati tecnici di conservazione. |
Comunicazione di anomalie | Il Gestore del Servizio di Conservazione comunica al Conservatore, eventuali anomalie riscontrate nel processo di presa in carico e/o nelle successive fasi del processo di conservazione. |
Gestione dei lotti dei documenti | Il Gestore del Servizio di Conservazione organizza il contenuto dei supporti in modo da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati. |
Elaborazione di chiusura lotti | Il Gestore del Servizio di Conservazione provvede alle operazioni di chiusura dei lotti di conservazione con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale garantendone la corretta esecuzione. L’operazione di chiusura del lotto determina il completamento del processo di conservazione rendendo i documenti esibibili. |
Competenza | Descrizione |
Verifica periodica della leggibilità dei documenti | Il Gestore del Servizio di Conservazione verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. |
Esibizione dei documenti conservati | Il Gestore del Servizio di Conservazione provvede alla riproduzione ed esibizione dei documenti che abbiano completato il processo di conservazione. |
Archivio del software | Il Gestore del Servizio di Conservazione mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni |
Indicazioni dal Conservatore | Il Gestore del Servizio di Conservazione gestisce il processo di conservazione recependo le indicazioni del Conservatore |
6. OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE
Descrizione delle tipologie degli oggetti e dei pacchetti in essi contenuti sottoposti a conservazione.
Per dettagli sulle classi documentali e i tipi di file conservati fare riferimento all'allegato Classi documentali.
6.1 Oggetti conservati
La descrizione in dettaglio delle classi documentali e relativi metadati è disponibile nell'allegato “Classi documentali”.
Visualizzatore | Produttore | formato del file | versione del formato | sistema operativo | riferimenti licenza e relativa scadenza |
Adobe Reader e compatibili | TCPDF, altri | PDF/A | PDF/A – 1b ISO 19005 | Multi piattaforma | ISO/IEC/ITU commom patent policy |
Browser compatibili con standard XML, altri | LibXML, Altri | XML | XML 1.0 W3C REC xml 2008-11-26 | Multi piattaforma | W3C Document License |
6.2 Pacchetto di versamento
Per la descrizione e le specifiche del pacchetto di versamento fare riferimento all'allegato
Manuale del conservatore di Aruba PEC spa.
6.3 Pacchetto di archiviazione
Per la descrizione e le specifiche del pacchetto di archiviazione fare riferimento all'allegato
Manuale del conservatore di Aruba PEC spa.
6.4 Pacchetto di distribuzione
Per la descrizione e le specifiche del pacchetto di versamento fare riferimento all'allegato Manuale del conservatore di Aruba PEC spa.
7. IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE
Il processo di conservazione si svolge, di norma, nel seguente modo:
L'operatore compila, verifica ed emette i documenti da conservare;
Il Responsabile della conservazione autorizza il Gestionale Cgweb a inoltrare i documenti al Conservatore;
Il gestionale Cgweb, attraverso un processo automatizzato, include i documenti in un Pacchetto di Versamento, se necessario firmandoli digitalmente, e lo inoltra al Conservatore;
Il Servizio di conservazione (Conservatore) verifica il pacchetto di versamento. Se il versamento non va a buon fine il processo si interrompe e il responsabile della conservazione riceve una Notifica di Scarto e il sistema Cgweb informa l'operatore della mancata conservazione attraverso un pannello di monitoraggio dello stato di conservazione;
Il servizio di conservazione crea il pacchetto di archiviazione contenente il file e i metadati contenuti nel pacchetto di versamento;
Il sistema Cgweb verifica la corretta creazione del pacchetto di archiviazione e informa l'operatore e il Responsabile della conservazione dello stato del processo di archiviazione attraverso un pannello di monitoraggio dello stato di conservazione e Notifica di Conservazione;
Alla fine del processo di conservazione, i documenti vengono conservati per la durata prevista dalla normativa vigente. Durante questo periodo il Cliente può scaricare, quando necessario, il Pacchetto di Distribuzione contenente il documento conservato per gli usi consentiti dalla normativa vigente.
I dettagli del processo sono descritti nei seguenti paragrafi.
7.1 Modalità di acquisizione dei pacchetti di versamento per la loro presa in carico
La trasmissione dei pacchetti di versamento al Conservatore avviene attraverso l'interfaccia del gestionale Cgweb.
Il Responsabile della conservazione, dopo aver verificato la correttezza dei dati, procede alla creazione del pacchetto di versamento autorizza e autorizza il gestionale Cgweb alla trasmissione dei pacchetto e all'eventuale firma.
La trasmissione avviene attraverso un canale WebService con protocollo HTTPS.
Il gestionale Cgweb informa il cliente dell'avvenuta trasmissione attraverso un apposito pannello.
Per maggiori dettagli sulla procedura di versamento fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A e al Manuale operativo di conservazione del gestionale Cgweb.
7.2 Verifiche effettuate sui pacchetti di versamento e sugli oggetti in essi contenuti
Le verifiche della conformità alla classe documentale dei pacchetti di versamento viene effettuata dal conservatore.
Per maggiori dettagli sulla procedura di verifica fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A.
7.3 Accettazione dei pacchetti di versamento e generazione del rapporto di versamento di presa in carico
Il Conservatore prende in carico il pacchetto di versamento e, dopo gli opportuni controlli, invia una Notifica di Versamento al Responsabile della conservazione.
Il gestionale Cgweb verifica periodicamente lo stato del pacchetto e informa l'operatore attraverso un apposito pannello.
Per maggiori dettagli sulla procedura di presa in carico fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A.
7.4 Rifiuto dei pacchetti di versamento e modalità di comunicazione delle anomalie
Nel caso che la verifiche sul Pacchetto di Versamento diano esito negativo, il Conservatore invia una Notifica di Errore al Responsabile della conservazione.
Il gestionale Cgweb verifica periodicamente lo stato del pacchetto e informa l'operatore attraverso un apposito pannello.
Per maggiori dettagli sulla procedura di verifica e rifiuto fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A.
7.5 Preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione
La preparazione e la gestione del Pacchetto di Archiviazione vengono effettuate dal Conservatore nel rispetto della normativa vigente.
Per maggiori dettagli sulla procedura di preparazione e gestione del Pacchetto di archiviazione fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A.
7.6 Preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione
Alla fine del processo di conservazione, I documenti vengono conservati per la durata prevista dalla normativa vigente. Durante questo periodo il Titolare dei documenti può scaricare, quando necessario, il Pacchetto di Distribuzione contenente il documento conservato per gli usi consentiti dalla normativa vigente.
Questa operazione viene normalmente fatta attraverso un apposito pannello del gestionale Cgweb.
Per maggiori dettagli sulla procedura di preparazione e gestione fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A.
7.7 Produzione di duplicati e copie informatiche e descrizione dell’eventuale intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti
L'operatore, attraverso un apposito pannello del gestionale Cgweb può scaricare il Pacchetto di distribuzione per gli usi consentiti dalla legge.
7.8 Scarto dei pacchetti di archiviazione
Nel caso che la verifiche sul Pacchetto di Versamento diano esito negativo, il Conservatore invia una Notifica di Errore al Responsabile della conservazione.
Il gestionale Cgweb verifica periodicamente lo stato del pacchetto e informa l'operatore attraverso un apposito pannello.
Per maggiori dettagli sulla procedura di scarto fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A.
7.9 Predisposizione di misure a garanzia dell'interoperabilità e trasferibilità ad altri conservatori
L'interoperabilità e trasferibilità ad altri operatori è garantita dal Conservatore. I pacchetti di distribuzione devono essere scaricati e consegnati al nuovo conservatore entro due mesi dalla scadenza del contratto.
Per maggiori dettagli sulla procedura di trasferimento ad altri conservatori fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e al Contratto di fornitura del servizio.
8. IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
Il sistema di conservazione è gestito da Aruba PEC spa e l'operatore interagisce con il sistema attraverso un apposito pannello nel gestionale Cgweb.
8.1 Componenti Logiche
Per maggiori dettagli sulle componenti logiche del sistema di conservazione e del pannello del gestionale Cgweb fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e al Manuale operativo della conservazione del gestionale Cgweb.
8.2 Componenti Tecnologiche
Per maggiori dettagli sulle componenti tecnologiche del sistema di conservazione e del Cgweb fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e al Manuale operativo della conservazione del gestionale Cgweb.
8.3 Componenti Fisiche
Per maggiori dettagli sulle componenti fisiche del sistema di conservazione e dell'infrastruttura hardware del gestionale Cgweb fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e al Manuale operativo della conservazione del gestionale Cgweb.
8.4 Procedure di gestione e di evoluzione
Le procedure di gestione e di evoluzione del sistema di conservazione e Cgweb sono descritte nel Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e nel Manuale operativo della
conservazione del gestionale Cgweb.
9. MONITORAGGIO E CONTROLLI
Le procedure di monitoraggio vengono effettuate attraverso il gestionale Cgweb e le notifiche emesse dal Conservatore.
9.1 Procedure di monitoraggio
Il gestionale Cgweb effettua un monitoraggio periodico dello stato della conservazione e ne informa l'operatore attraverso un apposito pannello.
In aggiunta a questo, ad ogni passo significativo del processo di conservazione, come la presa in carico, o scarto, o avvenuta conservazione, il Conservatore invia una notifica al Responsabile della conservazione.
Per maggiori dettagli sulle notifiche e il monitoraggio fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e al Manuale operativo della conservazione del gestionale Cgweb.
9.2 Verifica dell’integrità degli archivi
La verifica dell'integrità degli archivi viene effettuata dal Conservatore.
Per maggiori dettagli fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e al Manuale operativo della conservazione del gestionale Cgweb.
9.3 Soluzioni adottate in caso di anomalie
In caso di anomalia nel processo di archiviazione il gestionale Cgweb informa l'operatore attraverso un pannello di controllo e il Conservatore invia una notifica al Responsabile della conservazione.
Per maggiori dettagli fare riferimento al Manuale del Conservatore di Aruba PEC S.p.A. e al Manuale operativo della conservazione del gestionale Cgweb.
ELENCO DEGLI ALLEGATI
Al presente Manuale risultano allegati i seguenti documenti:
1. Unità operative della segreteria IC Marmirolo 2.Titolario protocollo IC Marmirolo
3.Registrazione particolare documenti IC Marmirolo 4.Classi documentali
5.Contratto per la sottoscrizione al servizio di conservazione sostitutiva
6. Manuale del Conservatore di Aruba PEC spa Scaricabile dalla pagina dell'elenco dei conservatori accreditati AgID xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx- amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi