FONDAZIONE

FONDAZIONE

SCUOLA DEI BENI E DELLE ATTIVITÀ CULTURALI REGOLAMENTO

PROCEDURE E PROCESSI PER L’ACQUISTO E L’AFFIDAMENTO DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE E PER LA RELATIVA ESECUZIONE

Adottato con Determina del Direttore del 25 marzo 2019, prot. n. u-729

Indice

Parte I – Disposizioni generali

Articolo 1 – Obiettivi e ambito di applicazione

Parte II – Formazione della volontà a contrarre

Articolo 2 - Richiesta di acquisto

Articolo 3 - Verifica di regolarità amministrativa e controllo Articolo 4 - Autorizzazione all’acquisto

Parte III – Acquisti di importo inferiore a euro 40.000

Articolo 5 - Procedura per affidamenti di lavori, servizi e forniture di importo inferiore a Euro 40.000 Articolo 6 - Scelta dell’operatore, affidamento ed esecuzione del contratto

Articolo 7 - Acquisti in urgenza

Parte IV – Vigilanza sull’esecuzione del contratto

Articolo 8 - Pubblicità

Articolo 9 - Controllo sulla fornitura o sulla regolare esecuzione delle prestazioni Articolo 10 - Autorizzazione al pagamento

Articolo 11 - Sospensione, risoluzione e recesso dal contratto Articolo 12 – Garanzie

Parte V – Entrata in vigore – norme integrative

Articolo 13 - Entrata in vigore Articolo 14 - Rinvio

Parte I – Disposizioni generali

Articolo 1 – Obiettivi e ambito di applicazione

1.1. Con il presente atto la Fondazione Scuola dei beni e delle attività culturali (d’ora in avanti, la “Fondazione”) intende descrivere e regolamentare i principi, i processi interni e le procedure per l’acquisizione di lavori, beni e servizi di valore inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria per come definite dall’art. 35 del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 (d’ora in avanti, “Codice dei contratti pubblici”), con particolare riferimento agli acquisti di importo inferiore a Euro 40.000.

1.2. Resta ferma la facoltà della Fondazione di ricorrere alle procedure ordinarie di cui al Codice dei contratti pubblici, salva l’applicazione dell’art. 36, co. 9.

1.3. Nelle procedure di acquisto la Fondazione si conforma ai principi generali di economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera concorrenza e parità di trattamento. Le disposizioni della presente procedura sono finalizzate ad adottare comportamenti atti a garantire proporzionalità e adeguatezza delle azioni rispetto alle finalità e agli importi degli affidamenti, nonché a favorire la rotazione dei fornitori e garantire la piena trasparenza e pubblicità delle procedure di affidamento. Le procedure avvengono, altresì, nel rispetto dei principi di cui all’art. 34 (criteri di sostenibilità energetica e ambientale) e dell’art. 42 (prevenzione e risoluzione dei conflitti di interesse) del Codice dei contratti pubblici.

Nell’espletamento delle suddette procedure di acquisto, la Fondazione garantisce in particolare:

a) in aderenza al principio di economicità, l’uso ottimale delle risorse da impiegare nello svolgimento della selezione ovvero nell’esecuzione del contratto;

b) in aderenza al principio di efficacia, la congruità dei propri atti rispetto al conseguimento dello scopo e dell’interesse pubblico cui sono preordinati;

c) in aderenza al principio di tempestività, l’esigenza di non dilatare la durata del processo di selezione del contraente in assenza di obiettive ragioni;

d) in aderenza al principio di correttezza, una condotta leale ed improntata a buona fede, sia nella fase di affidamento sia in quella di esecuzione del contratto;

e) in aderenza al principio di libera concorrenza, l’effettiva contendibilità degli affidamenti da parte dei soggetti potenzialmente interessati;

f) in aderenza al principio di non discriminazione e di parità di trattamento, una valutazione equa ed imparziale dei concorrenti e l’eliminazione di ostacoli o restrizioni nella predisposizione delle offerte e nella loro valutazione;

g) in aderenza al principio di trasparenza e pubblicità, la conoscibilità delle procedure di gara, nonché l’uso di strumenti che consentano un accesso rapido e agevole alle informazioni relative alle procedure;

h) in aderenza al principio di proporzionalità, l’adeguatezza e idoneità dell’azione rispetto alle finalità e all’importo dell’affidamento;

i) in aderenza al principio di rotazione, il non consolidarsi di rapporti solo con alcune imprese, favorendo la distribuzione delle opportunità degli operatori economici di essere affidatari di un contratto con la Fondazione.

La Fondazione tiene, altresì, conto delle realtà imprenditoriali di minori dimensioni, fissando requisiti di partecipazione e criteri di valutazione che, senza rinunciare al livello qualitativo delle prestazioni, consentano la partecipazione anche delle micro, piccole e medie imprese, valorizzandone il potenziale.

1.4. La presente procedura non si applica a:

- spese per missioni, trasferte e ospitalità di soggetti terzi, disciplinate dal relativo Regolamento;

- attività di lavoro autonomo, collaborazioni, consulenze, disciplinate dal Regolamento per la selezione del personale e dei collaboratori;

- acquisti di beni e servizi resi in regime di gratuità ovvero di accordi di comarketing o sponsorizzazione tecnica di valore inferiore a € 40.000,00 secondo quanto previsto dal Codice dei contratti pubblici.

1.5. Le disposizioni della presente procedura dovranno considerarsi integrate e/o modificate automaticamente a seguito delle eventuali modifiche e/o integrazioni alla normativa vigente in materia di contratti pubblici.

Parte II – Formazione della volontà a contrarre

Articolo 2 - Richiesta di acquisto

2.1. La richiesta di acquisto è formulata dal dipendente in forma scritta al responsabile del settore interessato dall’acquisto di beni o servizi (a seconda dei casi: al Segretario Amministrativo o al Coordinatore Generale), anche mediante semplice comunicazione di posta elettronica, e deve includere:

- una breve descrizione dell’esigenza per l’acquisto;

- la descrizione del bene o del servizio oggetto di acquisto;

- l’eventuale documentazione tecnica a supporto;

- l’importo di spesa presunto o il riferimento al prezzo di un precedente analogo acquisto e l’importo massimo di spesa stimato;

- gli eventuali requisiti di idoneità professionale, capacità tecniche - professionali ed economiche che l’operatore deve possedere in ragione dell’oggetto e dell’importo dell’acquisto richiesto;

- le tempistiche previste per la consegna o l’esecuzione del servizio.

Per acquisti di modica entità (di valore inferiore a Euro 5.000,00 oltre IVA) la richiesta può essere effettuata anche mediante trasmissione degli elementi essenziali dell’acquisto.

Articolo 3 - Verifica di regolarità amministrativa e valutazione di congruità

3.1. Il responsabile del settore interessato dall’acquisto di beni o servizi, valutata positivamente la necessità di procedere, sottopone al Segretario Amministrativo la richiesta di acquisto il quale ne verifica la regolarità amministrativa e la congruità rispetto al Budget di previsione annuale.

3.2. Nel caso in cui la spesa non sia compatibile con le previsioni del Budget di previsione annuale, il Segretario Amministrativo può: a) sottoporre al responsabile del settore interessato le modifiche all’oggetto dell’affidamento ritenute più opportune ovvero b) individuare le risorse altrimenti utilizzabili, aggiornando il Budget di previsione annuale, da approvarsi a cura dei competenti organi deliberanti della Fondazione.

3.3 Il Segretario Amministrativo rimette al Direttore la richiesta di acquisto con il visto di regolarità anche mediante comunicazione di posta elettronica

Articolo 4 – Autorizzazione all’acquisto

4.1. L’autorizzazione all’acquisto è rilasciata, all’esito della verifica di regolarità amministrativa della valutazione di congruità, dal Direttore della Fondazione o da suo delegato con sottoscrizione, per approvazione, della richiesta di acquisto e della relativa procedura individuata, ovvero mediante comunicazione di posta elettronica o altri mezzi utili a tracciare il processo approvativo.

Parte III – Acquisti di importo inferiore a euro 40.000

Articolo 5 – Procedura per l’affidamento di lavori, servizi e forniture di importo inferiore a Euro 40.000

5.1. Per l’acquisto di beni o servizi per un importo inferiore a Euro 40.000,00 al fine di assicurare il rispetto dei principi di cui al Codice dei contratti pubblici e delle regole di concorrenza, il responsabile del settore interessato all’acquisto di beni o servizi espleta di norma un'indagine di mercato, anche informale, al fine di acquisire informazioni, dati e documenti volti a identificare le soluzioni presenti sul mercato per soddisfare i fabbisogni della Fondazione e la platea dei potenziali affidatari.

Ferma la facoltà di procedere all’affidamento diretto nel rispetto di quanto previsto dal Codice dei contratti pubblici, la Fondazione procede, di norma, come segue:

a) per acquisti di beni e servizi di valore fino a Euro 10.000,00 individua in via diretta il fornitore e il prodotto/servizio, sul quale compie una verifica circa la congruità del prezzo offerto in base a rilevazione di prezzi di mercato reperibili mediante precedenti offerte e/o prezzi di listino;

b) per acquisti di beni e servizi di valore superiore a Euro 10.000,00 e fino al valore di Euro 25.000,00, acquisisce almeno due offerte sulle quali compie una verifica di congruità e convenienza anche in base a rilevazioni di prezzi di mercato reperibili mediante precedenti offerte e/o prezzi di listino;

c) per acquisti di beni e servizi di valore superiore ad Euro 25.000,00 e fino al valore di Euro 40.000,00 compatibilmente con le esigenze della Fondazione e con la singola tipologia di acquisto, verrà pubblicato sul sito internet istituzionale della Fondazione, per un periodo non inferiore a 10 giorni, un avviso a manifestare interesse allo scopo di selezionare, ove esistenti, almeno n. 3 operatori economici interessati, i quali verranno successivamente invitati a presentare apposita offerta. Potrà essere invitato anche l’operatore uscente, dando adeguata motivazione in relazione alla competenza e/o all’esperienza già acquisita e/o all’esecuzione a regola d’arte del precedente contratto.

5.2. Tutti gli operatori dovranno presentare unitamente all’offerta/preventivo una autocertificazione, resa in conformità alle previsioni relative al D.P.R. n. 445/2000, relativa al possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art. 80 del Codice dei contratti pubblici, nonché, ove richiesti, dei requisiti minimi di: idoneità professionale, capacità economica e finanziaria, capacità tecniche e professionali.

5.3. Ai sensi dell’art. 40 del Codice dei contratti pubblici, le comunicazioni e gli scambi di informazioni nell’ambito delle procedure di acquisto sono eseguite utilizzando mezzi di comunicazione elettronici mediante ricorso, in via preferenziale, al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA).

Articolo 6 – Scelta dell’operatore, affidamento ed esecuzione del contratto

6.1. Acquisite le offerte/preventivi secondo le procedure di cui al precedente articolo 5, la Fondazione procede alla selezione dell’offerta più conveniente, tenuto conto dei criteri indicati nell’autorizzazione all’acquisto. Il confronto può essere effettuato sulla base di diversi elementi, non solo economici.

6.2. La verifica dei requisiti, di ordine generale e speciale è effettuata dal Segretario Amministrativo nel rispetto della normativa vigente e delle Linee guida ANAC. Laddove, all’esito del controllo, emergesse il difetto dei requisiti in questione, la Fondazione si riserva la facoltà di procedere alla risoluzione del contratto, alla segnalazione del fatto alle competenti Autorità e ad ANAC, all’incameramento della cauzione definitiva, ove richiesta, non procedendo al pagamento dei corrispettivi, se non in riferimento alle prestazioni già eseguite e nei limiti dell’utilità ricevuta.

6.3. L’individuazione dell’operatore selezionato avviene mediante determina della Fondazione nella quale sono riportati:

a) l'oggetto del contratto;

b) il valore economico del contratto;

c) il fornitore prescelto;

d) l’avvenuta verifica ovvero l’avvio della verifica circa il possesso da parte del fornitore dei requisiti di ordine generale e dei requisiti tecnico-professionali, ove richiesti.

e) il responsabile del contratto, ove necessario, al fine di garantire la verifica della corretta esecuzione dello stesso.

Per gli ordini diretti di acquisto effettuati sul Mercato elettronico della pubblica amministrazione la determina può essere formalizzata in modo semplificato e riassuntivo degli elementi essenziali dell’ordine.

Per acquisti di valore pari o inferiore a € 1.000,00 si procede senza determina, fermo restando l’obbligo di pubblicazione dell’avvenuto affidamento mediante inserimento degli ordini nell’elenco complessivo dei contratti.

6.4. L'affidamento avviene mediante stipula di apposito atto in forma scritta, mediante scrittura privata ovvero anche mediante semplice acquisizione agli atti e relativa approvazione della lettera di offerta o preventivo inviato alla Fondazione.

Ai sensi dell’art. 32, co. 10, lett. b) del Codice dei contratti pubblici non si applica il termine dilatorio di stand still di 35 giorni per la stipula del contratto.

Ove, per motivate ragioni e tempistiche legate all’attività della Fondazione, non sia possibile attendere l’esito delle eventuali verifiche circa il possesso da parte dell’operatore affidatario dei requisiti generali e speciali, l’atto di affidamento riporterà l’espressa riserva di non procedere al pagamento, anche parziale, del corrispettivo previsto in assenza dell’esito positivo sul possesso dei requisiti, con avviso che, qualora sia accertata l’assenza di uno dei prescritti requisiti, la Fondazione recederà dal contratto, fatto salvo il pagamento dei lavori, servizi o forniture già eseguiti e il rimborso delle spese sostenute.

Articolo 7 - Acquisti in urgenza

7.1. In caso di giustificata urgenza, la Fondazione procede all’approvvigionamento in via diretta di beni e servizi secondo la procedura di cui al precedente art. 5.1. lett. a).

A titolo esemplificativo, costituiscono circostanze di giustificata urgenza:

- la necessità di ripristinare la continuità dell’esercizio di servizi e/o impianti;

- gli interventi in situazioni di grave rischio per l’incolumità pubblica e dei dipendenti aziendali;

- le calamità naturali;

- le sopravvenute esigenze organizzative non prevedibili inerenti l’esecuzione di attività e servizi per il corretto funzionamento della Fondazione;

- la necessità di ripristinare l’operatività degli uffici.

7.2. In tali casi, il Direttore della Fondazione o suoi delegati procedono in autonomia all’acquisto e, nel più breve tempo possibile, predispongono un ordine di acquisto sul quale evidenziano la ragione che ha determinato l’urgenza.

7.3. In caso di acquisti in urgenza il Segretario amministrativo predispone, con cadenza almeno quadrimestrale, un report per il Collegio dei revisori dei conti e il Consiglio di Gestione.

Parte IV – Vigilanza sull’esecuzione del contratto

Articolo 8 – Pubblicità

8.1. Al fine di garantire pubblicità e trasparenza dell’operato della Fondazione, quest’ultima pubblica le informazioni relative agli affidamenti previste dalla normativa vigente sul proprio sito internet istituzionale.

Articolo 9 - Controllo sulla fornitura o sulla regolare esecuzione delle prestazioni

9.1. Il responsabile del settore interessato dall’acquisto di beni o servizi, o il responsabile del contratto se individuato, verifica la corrispondenza della fornitura e del servizio all'ordine sia per quanto riguarda la quantità e la qualità delle prestazioni rese, sia per quanto attiene alla conformità dei prezzi praticati rispetto all'offerta economica.

9.2. Qualora riscontri inadempimenti, irregolarità o manchevolezze di qualsiasi natura, la Fondazione invita l‘affidatario, a mezzo di lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o comunicazione di posta elettronica certificata, ad ottemperare agli obblighi contrattuali entro e non oltre il termine non inferiore, salvo casi di urgenza, a 15 (quindici) giorni. Nel caso in cui l’affidatario non adempia a quanto richiesto, la Fondazione può procedere alla risoluzione del contratto ai sensi del successivo art. 11.

9.3. Qualora accerti un grave inadempimento alle obbligazioni contrattuali da parte del fornitore, tale da comprometterne la buona riuscita delle prestazioni, la Fondazione invia formale contestazione degli addebiti al fornitore, assegnando a quest’ultimo un termine non inferiore a 15 (quindici) giorni per presentare le proprie controdeduzioni.

Articolo 10 - Autorizzazione al pagamento

10.1. L’ufficio amministrazione, all’atto del ricevimento della fattura, riscontra la conformità all’ordine di acquisto mediante acquisizione del visto di regolarità del responsabile del contratto, se individuato, o del responsabile del settore interessato dall’acquisto di beni o servizi.

10.2. Alla documentazione di pagamento è allegata idonea documentazione fiscale accompagnata da eventuali documenti comprovanti la regolare esecuzione dei lavori, dei servizi o delle forniture, e da ogni altro documento che giustifichi la spesa.

Articolo 11 – Sospensione, risoluzione e recesso dal contratto

11.1. In caso di ritardi nell'esecuzione delle prestazioni imputabili all'impresa incaricata dello svolgimento dei lavori, dei servizi o delle forniture, si applicano le penali stabilite nel relativo contratto. Per la sospensione, la risoluzione e il recesso dal contratto si applicano le norme di cui agli artt. 107, 108 e 109 del Codice dei contratti pubblici.

11.2. Ove siano riscontrati inadempimenti, irregolarità e/o manchevolezze di qualsiasi natura e la comunicazione di contestazione al fornitore sia rimasta priva di riscontro ovvero gli inadempimenti, irregolarità e/o manchevolezze non siano stati tempestivamente rimossi dal fornitore, la Fondazione può procedere alla risoluzione del contratto.

11.3. Qualora sia stato riscontrato un grave inadempimento delle obbligazioni contrattuali, la Fondazione, acquisite e valutate negativamente le controdeduzioni del fornitore ovvero scaduto il termine di cui al precedente art. 9, ultimo capoverso, senza che l’affidatario abbia risposto, può procedere alla risoluzione del contratto.

11.4. Nel caso di risoluzione del contratto, l’affidatario ha diritto soltanto al pagamento delle prestazioni regolarmente eseguite, decurtato degli oneri aggiuntivi derivanti dallo scioglimento del contratto.

Articolo 12 – Garanzie

12.1. La Fondazione si riserva la facoltà di non richiedere la garanzia provvisoria di cui all’art. 93, co. 1 del Codice dei contratti pubblici e di esonerare l’affidatario dalla garanzia definitiva di cui all’art. 103 del Codice dei contratti pubblici, nei casi ed alle condizioni dettate dal comma 11 della medesima norma.

Parte V – Entrata in vigore – norme integrative

Articolo 13 - Entrata in vigore

13.1. La presente procedura entra in vigore dalla sua adozione ed è resa pubblica sul sito web istituzionale della Fondazione.

Articolo 14 – Rinvio

14.1. Per quanto non espressamente previsto dalla presente procedura, si applicano lo Statuto, gli altri Regolamenti e la vigente normativa nazionale.