Capitolato tecnico
Capitolato tecnico
Fornitura in 6 lotti di materiale bibliografico a carattere monografico edito, in qualsiasi formato, da case editrici italiane e straniere per le esigenze delle biblioteche e delle strutture dell’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna:
LOTTO 1
Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche d’Ateneo BDU, Bigiavi e BUB.
LOTTO 2
Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche multidisciplinari d’Ateneo afferenti ai Campus di Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini.
LOTTO 3
Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche dipartimentali d’Ateneo prevalentemente d’ambito letterario, artistico e storico (Aform, Darvipem, Disci, Ficlit, Filcom, Lilec e Sma).
LOTTO 4
Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche dipartimentali d’Ateneo prevalentemente d’ambito giuridico, economico, sociale (Abis, Disa, Dse, Dsg, Edu, Psi, Sde, Sps, Stat).
LOTTO 5
Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche interdipartimentali e dipartimentali d’Ateneo prevalentemente d’ambito scientifico (Bigea, Fabit, Agraria, Chimica, Ingegneria, Matematica, Medicina, Veterinaria).
LOTTO 6
Monografie scientifiche e/o didattiche dei seguenti ambiti nazionali, linguistici, geografici: francese, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-2; portoghese e brasiliano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-972, 978-989 e 978-85; spagnolo, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-84; greco, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-960 per tutte le biblioteche e strutture d’Ateneo.
X.xx Il Responsabile unico del procedimento Dott.ssa Xxxxxxxx Xxxxx
Pubblicato sul profilo del Committente il 09.03.2018
PREMESSA
Il Sistema bibliotecario dell’Università di Bologna è composto attualmente da 28 biblioteche articolate in 56 punti di servizio dislocati in varie zone della città di Bologna e del suo hinterland, a Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini. Le biblioteche acquistano regolarmente monografie per soddisfare:
• le richieste di aggiornamento e di studio della comunità di riferimento (docenti, studenti, personale tecnico-amministrativo),
• le esigenze didattiche degli insegnamenti,
• il completamento del proprio patrimonio bibliografico.
Alle biblioteche del Sistema bibliotecario di Ateneo si sommano altre strutture d’Ateneo, che, seppur in misura minore e meno continuativa, necessitano di acquistare monografie per particolari fini istituzionali, sia didattici che scientifici.
I punti di servizio bibliotecario (attualmente 56 per tutto l’Ateneo) e le altre strutture di Ateneo sono Unità Ordinanti (UO) autonome, alle quali dovranno essere consegnate le monografie richieste. Nell'Allegato 1) sono elencate le UO al momento interessate alla fornitura.
Si evidenzia quindi la complessità delle UO sia per la dislocazione su un ampio territorio sia per l’articolata varietà di strutture richiedenti le monografie; si aggiunge che il processo di razionalizzazione delle strutture bibliotecarie e dei punti di servizio non è ancora concluso e, quindi, saranno possibili variazioni istituzionali delle UO nel corso dei prossimi anni.
L’estrema varietà e specificità delle UO dell’Ateneo comporta che il reperimento delle monografie non sia limitato ai canali di distribuzione tradizionali. Frequentemente, infatti, le UO necessitano di volumi:
• editi da case editrici di piccole dimensioni;
• pubblicati da University Press, Istituti di ricerca, Enti scientifici pubblici e privati;
• non reperibili nei canali di distribuzione tradizionali (ad esempio reperiti tramite librerie antiquarie o tramite i canali di vendita dei libri usati).
A titolo puramente indicativo e senza nessuna pretesa di esaustività, si allega al presente Capitolato una lista di editori per il Lotto 6, raggruppati per radice di ISBN, le cui monografie sono state ordinate dalle UO negli ultimi 24 mesi (Allegato 2).
Infine, per tutte le UO si evidenzia come sia fondamentale la possibilità di comunicare in maniera tempestiva e certa ai propri stakeholders (docenti, studenti, organi di controllo e di gestione, ecc.) tanto la previsione dell’arrivo dei materiali quanto la loro eventuale irreperibilità, al fine di non creare disagi o interruzioni nelle attività di didattica e di ricerca ad essi connesse.
Obiettivo della gara
Obiettivo della gara, quindi, è quello di selezionare operatori economici (OE), nel prosieguo indicati anche come “Fornitori” o “Aggiudicatari” in grado di:
• assicurare il più ampio reperimento del materiale bibliografico;
• garantire la corretta e rapida fornitura alle singole UO, in tutto l’iter procedurale: dal recepimento dell’ordine fino alla consegna del materiale bibliografico e dei documenti accompagnatori a condizioni vantaggiose;
• assicurare una costante ed efficace comunicazione con le singole UO in merito ad ogni aspetto della singola fornitura;
DEFINIZIONI
Monografie: libri a stampa o su altro supporto per le esigenze didattiche e/o scientifiche d’Ateneo
Continuazioni: collane editoriali ovvero opere in più volumi, editi separatamente a distanza l’uno dall’altro, di cui l’UO intende ricevere tutto il pubblicato, senza dover ordinare le singole uscite
Ordine: volume richiesto dalla UO nelle modalità di cui al presente capitolato
Ordine in corso: volume ordinato per cui non sono ancora decorsi i tempi di consegna
Ordine annullato: volume ordinato e non fornito alla UO e quindi eliminato dalla lista degli ordini in corso. Fanno parte degli ordini annullati:
• i volumi “non fornibili”, cioè esauriti, venduti solo direttamente dall’editore, fuori commercio, inesistenti;
• i volumi “non più di interesse”, cioè ordinati per errore o per i quali l’UO non accetta un differimento di consegna da parte dell’OE;
• gli ordini “cancellati” dalle UO perché in ritardo di consegna senza comunicazione da parte dell’OE.
Ordine fornito: volume ordinato e consegnato all’UO
Art. 1 – OGGETTO
Il presente appalto ha per oggetto il reperimento e la fornitura di materiale bibliografico a carattere monografico edito, in qualsiasi formato, da case editrici italiane e straniere, anche sotto forma di continuazioni, per le esigenze delle biblioteche e delle strutture dell’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna.
La fornitura comprende principalmente libri a stampa in commercio, ma include anche altre tipologie di materiale monografico (come quello fuori commercio o di antiquariato) in qualsiasi formato – a titolo esemplificativo e non esaustivo: CD, DVD, carte geografiche, e-book, ecc.
Le Biblioteche e le altre strutture, suddivise anche in più punti di servizio, ognuno da considerarsi UO destinataria della fornitura, sono ubicate nei Comuni di Bologna, Xxxxxx, Xxxxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx x Xxxxxx Xxxxxx.
L’elenco delle attuali UO distinte per singoli lotti è allegato al presente capitolato (Allegato 1). L’Università di Bologna si riserva di ampliare o modificare tale allegato in corso di vigenza contrattuale,
qualora ciò si renda necessario a seguito di operazioni di riorganizzazione dell’Ateneo, del Sistema Bibliotecario o per le esigenze di nuove strutture. Di tali modifiche verrà data idonea comunicazione attraverso PEC. Entro 15 giorni dall’avvio della fornitura, l’Università fornirà all’OE l’elenco definitivo delle UO; pertanto eventuali variazioni che potranno avvenire durante la fase di gestione della procedura di affidamento non saranno oggetto di modifica agli atti di gara e/o integrazione degli stessi.
L’appalto è suddiviso nei seguenti lotti:
LOTTO 1: Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche d’Ateneo BDU, Bigiavi e BUB.
Denominazione UO | Indirizzo |
Biblioteca di Discipline Umanistiche | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca "Xxxxxx Xxxxxxx" | Xxx Xxxxx Xxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Universitaria | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Universitaria - Sez. Archivio Storico | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
LOTTO 2: Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche multidisciplinari d’Ateneo afferenti ai Campus di Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini.
Denominazione UO | Indirizzo |
Biblioteca Centrale "Xxxxxxx Xxxxxxxx" - Campus di Forlì | Xxx Xxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxx |
Biblioteca Centrale del Campus di Ravenna - Sede centrale di Palazzo Corradini | Xxx Xxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Centrale del Campus di Ravenna - Sede di Scienze ambientali | Xxx Xxxx’Xxxxxxx, 000 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Centrale del Campus di Rimini | Via Xxxxxxxx XXXXX, 83 angolo Vittime Civili di guerra, 5 - 47921 Rimini |
Biblioteca Centrale del Campus di Cesena - Sezione di Scienze degli alimenti | Villa Almerici, X.xxx Xxxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxx |
Biblioteca Centrale del Campus di Cesena - Sezione di Architettura "Xxxx Xxxxx" - Sede di Cesena | Xxx Xxxxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxx |
Biblioteca Centrale del Campus di Cesena - Sezione di Informatica - Sede di Cesena | Xxx Xxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxx |
Centrale del Campus di Cesena - Sezione di Ingegneria Biomedica, Elettronica e Telecomunicazioni - Sede di Cesena | Xxx Xxxxxx, 000 - 00000 Xxxxxx |
Biblioteca Centrale del Campus di Cesena - Sezione di Acquacoltura e igiene delle produzioni ittiche | Xxx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxxxxx (XX) |
Biblioteca Centrale del Campus di Cesena - Sezione "Xxxxxxx Xxxxxxxx" di Psicologia | Xxxxxx X. Xxxx, 00 - 00000 Xxxxxx |
LOTTO 3: Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche dipartimentali d’Ateneo prevalentemente d’ambito letterario, artistico e storico (Aform, Darvipem, Disci, Ficlit, Filcom, Lilec, Sma).
Denominazione UO | Indirizzo |
AFORM - Ufficio gestione budget CLA e raccordo budget di Area | CLA Laboratori Linguistici - Xxx Xxxxxxx Xx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento delle Arti. Sezione di Arti visive "I.B. Supino" | Xxxxxx X. Xxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento delle Arti. Sezione di Musica e Spettacolo | Xxx Xxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di storia culture civiltà - Sez. Storia antica | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di storia culture civiltà - Sez. Archeologia | Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di storia culture civiltà - Sez. Orientalistica e antropologia "Xxxxxxx X. Xxxxxx" | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di storia culture civiltà - Sez. Scienze del moderno | Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di storia culture civiltà - Sez. UOS Ravenna | Xxx Xxx Xxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di storia cultureciviltà - Sez. Medievistica | Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di storia cultureciviltà - Sez. Geografia | Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca "Xxxx Xxxxxxxx" del Dipartimento di Filologia classica e Italianistica | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Filosofia e Comunicazione - Sezione di Comunicazione | Xxx Xxxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Filosofia e Comunicazione - Sezione di Filosofia | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Lingue, Letterature e Culture Moderne | Xxx Xxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Sistema Museale d'Ateneo | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
LOTTO 4: Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche dipartimentali d’Ateneo prevalentemente d’ambito giuridico, economico, sociale (Abis, Disa, Dse, Dsg, Edu, Psi, Sde, Sps, Stat).
Denominazione UO | Indirizzo |
ABIS – Area delle Biblioteche e Servizi allo Studio | Xxxxx Xxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca "Xxxxxxxx Xxxxxxx" del Dipartimento di Scienze Aziendali | Xxxxxx Xxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Scienze Economiche | Xxxxxx Xxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca giuridica "Xxxxxxx Xxxx" - Sezione specializzata in informatica giuridica e bioetica (CIRSFID) | Xxx Xxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca giuridica "Xxxxxxx Xxxx" - Sezione specializzata in diritto amministrativo (SPISA) | Xxx Xxxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca giuridica "Xxxxxxx Xxxx" | Xxx Xxxxxxx, 00/00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca "Xxxxx Xxxxxxxx" del Dipartimento di Scienze dell'Educazione | Xxx Xxxxxxx Xx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca "Xxxxxxx Xxxxxxxx" del Dipartimento di Psicologia - Sede di Bologna | Xxx Xxxxxxx Xx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Sociologia e Diritto dell'Economia - Sezione di Diritto dell'Economia | Xxx Xxx Xxxxxxx 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Sociologia e Diritto dell'Economia - Sezione di Sociologia "Xxxxxxx Xxxxxx" | Xxxxxx Xxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca "Xxxxxx Xxxxxxxxx" del Dipartimento di Scienze politiche e Sociali | Xxxxxx Xxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Scienze Statistiche "Xxxxx Xxxxxxxxx" | Xxx Xxxxx Xxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
LOTTO 5: Monografie scientifiche e/o didattiche dell’ambito nazionale, linguistico, geografico italiano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-88 per le biblioteche interdipartimentali e dipartimentali d’Ateneo prevalentemente d’ambito scientifico (Bigea, Fabit, Agraria, Chimica, Ingegneria, Matematica, Medicina, Veterinaria).
Denominazione UO | Indirizzo |
Biblioteca di Scienze Biologiche, Geologiche e Ambientali - Sezione Biologia | Xxx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca di Scienze Biologiche, Geologiche e Ambientali – Sezione Geologia | Xxxxx Xxx Xxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca del Dipartimento di Farmacia e Biotecnologie | Xxx Xxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Agraria - Sezione "X. Xxxxxxxxx" | Xxxxx X. Xxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Chimica - Sezione di Chimica Industriale | Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Chimica. - Sezione "X. Xxxxxxxxx" | Xxx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca interdipartimentale di ingegneria e architettura - Sezione DICAM FORABOSCHI | Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca interdipartimentale di ingegneria e architettura - Sezione DA | Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca interdipartimentale di ingegneria e architettura - Sezione DEI | Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca interdipartimentale di ingegneria e architettura - Sezione di ingegneria (DORE) | Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca interdipartimentale di ingegneria e architettura - Sezione DICAM MICHELUCCI | Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca interdipartimentale di ingegneria e architettura - Sezione DIN | Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di matematica, Fisica, Astr. e Inf. - Sezione di Astronomia | Xxx Xxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Matematica, Fisica, Astr. Inf. - Sezione di Fisica | Xxx Xxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Matematica, Fisica, Astr., Inf. - Sezione di Matematica | Xxxxxx Xxxxx Xxx Xxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Medicina - Sezione Autonoma Clinica "F.B. Xxxxxxx" | Abis - Uff. Catalogaz. Centr. - Xxx Xxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Medicina - Sezione Biomedica Centrale | Xxx Xxxxxxx Xx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
Biblioteca Interdipartimentale di Veterinaria - Sezione di Medicina Veterinaria "G.B. Xxxxxxxx" | Abis - Uff. Catalogaz. Centr. - Xxx Xxxx, 0 - 00000 Xxxxxxx |
LOTTO 6: Monografie scientifiche e/o didattiche dei seguenti ambiti nazionali, linguistici, geografici: francese, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-2; portoghese e brasiliano, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-972, 978-989 e 978-85; spagnolo, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-84; greco, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-960 per tutte le UO d’Ateneo elencate nei precedenti lotti.
Art. 2 - SPECIFICHE DELLA FORNITURA E DEI SERVIZI CONNESSI
La fornitura consiste nell'approvvigionamento di materiale bibliografico di carattere monografico, ivi comprese continuazioni, sulla base di ordini inviati dalle singole UO nel corso di validità contrattuale, nonché nell’espletamento di servizi connessi, qui sotto elencati.
Le forniture e le prestazioni di servizi di cui al presente Capitolato non sono affidate all’Aggiudicatario in via esclusiva, pertanto le UO si riservano la facoltà di affidarle a soggetti terzi, diversi dall’Aggiudicatario del lotto di riferimento, per il soddisfacimento di bisogni ed esigenze particolari che dovessero verificarsi nel corso dell’esecuzione del contratto.
Le UO avranno inoltre la facoltà di rivolgersi a soggetti terzi qualora:
a) l’Aggiudicatario comunichi l’impossibilità di evadere l’ordine;
b) l’Aggiudicatario comunichi l’impossibilità di evadere l’ordine nei tempi di consegna stabiliti all’art.
2.1 del presente Capitolato;
c) l’Aggiudicatario non rispetti i tempi di consegna stabiliti all’art. 2.1 del presente Capitolato senza comunicazione all’UO in merito al ritardo o all’impossibilità di evaderlo.
Il fornitore dovrà:
1) fornire il servizio di assistenza al cliente su tutti gli aspetti, tecnici e contrattuali, della fornitura
a) l’interlocutore delle UO dovrà essere un Responsabile della fornitura, nominato dal Fornitore, in grado di parlare e scrivere correttamente in lingua italiana, a conoscenza dei termini contrattuali e munito dei necessari poteri per l’esecuzione della fornitura e dei servizi connessi. Tale Responsabile dovrà essere reperibile tutti i giorni lavorativi nella fascia oraria 9.00-17.00; in caso di suo impedimento o assenza, dovrà essere disponibile un sostituto;
b) l’assistenza potrà essere garantita tramite posta elettronica, telefono e/o sistemi di messaggistica istantanea (es. Skype, ecc.). L’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) o sistemi analoghi sarà limitato alle comunicazioni formali.
2) fornire preventivi per la fornitura di materiale bibliografico
a) Qualora le UO richiedessero i preventivi di spesa, essi dovranno essere inviati via posta elettronica o resi disponibili sulla piattaforma gestionale entro 7 giorni naturali e consecutivi dalla richiesta ed entro 2 giorni nel caso di ordini espressamente indicati come urgenti.
3) assicurare la fornitura del materiale bibliografico. In particolare:
a) reperire le pubblicazioni ordinate dalle UO, poste in commercio, anche come opere in continuazione;
b) rispettare i tempi di consegna e sostituzione della fornitura, a cura e spese del Fornitore, secondo le condizioni specificate all'art. 2.1 ovvero a comunicare entro i termini previsti dall’art. 2.1 l'impossibilità di evadere l'ordine o di evaderlo nei tempi previsti o concordati;
c) consegnare il materiale ordinato esclusivamente a mezzo corriere o a mano presso le singole UO con consegna al piano. Si precisa a tale riguardo che le UO non dispongono né di attrezzature per il trasporto o per il sollevamento di carichi, né di personale adibito a mansioni di facchinaggio, pertanto le operazioni di consegna e di messa al piano debbono intendersi esclusivamente a cura, a spese e a rischio del Fornitore;
d) confezionare i pacchi del materiale in base agli ordini ricevuti dalle singole UO e i documenti da allegare, in modo che contengano un numero di pubblicazioni variabile fino ad un massimo di 25 unità;
e) sostituire i materiali pervenuti alle UO non conformi all’ordine, oppure danneggiati o difettosi;
f) garantire alle UO la tracciabilità dello stato delle spedizioni e delle consegne;
g) gestire per ogni UO, intestazioni e indirizzi diversi per consegna e fatturazione.
Il fornitore, inoltre, si impegna, senza alcun onere aggiuntivo a carico delle UO:
• ad assumere a proprio completo carico l’onere dell’IVA sui prodotti cartacei, nel caso essa non sia assolta dall’editore;
• ad assolvere le pratiche Intrastat per il materiale monografico edito nei Paesi appartenenti all’Unione Europea;
• ad assolvere, in nome proprio, ogni adempimento relativo allo sdoganamento delle monografie in
formato cartaceo provenienti da Paesi extra UE.
Si precisa che, ai sensi dell’art. 3, comma 7, del D.L. 90/1990, convertito in L. 165/1990, “non sono soggette all’imposta sul valore aggiunto le cessioni di pubblicazioni estere effettuate nei confronti delle biblioteche universitarie, nonché le importazioni dei detti beni effettuate dagli stessi organismi”.
4) Servizi opzionali
Il fornitore potrà inoltre offrire:
a) il servizio visioni e/o approval plan, consistente nell’invio fisico di volumi alle UO per la selezione
delle monografie da acquistare con oneri di spedizione a carico dell’OE. Le modalità operative, coerenti con la descrizione dell’organizzazione e della gestione dei servizi fornita in offerta tecnica, dovranno essere concordate con le singole UO. Nessun aggravio di spesa dovrà essere posto a carico della UO per effetto della resa dei volumi non scelti;
b) il servizio di reperimento occasionale delle monografie fuori commercio sul mercato dell'usato attraverso la richiesta di preventivi specifici, da valutare caso per caso e con riserva d’acquisto da parte delle UO;
c) il servizio di reperimento occasionale delle monografie d’antiquariato attraverso la richiesta di preventivi specifici, da valutare caso per caso e con riserva d’acquisto da parte delle UO;
d) la fornitura occasionale di e-book (singoli titoli e/o collane) attraverso la richiesta di preventivi specifici, da valutare caso per caso e con riserva d’acquisto da parte delle UO.
L’attivazione di questi servizi sarà richiesta a discrezione delle singole UO. A titolo puramente indicativo si è indicato nell’allegato 1) l’interesse ai vari servizi opzionali manifestato dalle UO al momento della redazione del presente Capitolato. Entro 15 giorni dall’avvio della fornitura l’Università si impegna a fornire l’elenco dei servizi opzionali richiesti dalle singole UO.
2.1 Consegna e sostituzione materiale monografico
Le monografie e le altre tipologie di materiale a carattere monografico, in qualsiasi formato, dovranno essere consegnate alle UO, in pacchi corredati da bolla di accompagnamento relativa al materiale in essi contenuto, entro e non oltre i seguenti termini:
- Lotto 1-5: 30 giorni naturali e consecutivi dalla data di invio dell’ordine da parte delle UO via posta elettronica o tramite inserimento sul database amministrativo-bibliografico del fornitore;
- Lotto 6: 45 giorni naturali e consecutivi dalla data di invio dell’ordine da parte delle UO via posta elettronica o tramite inserimento sul database amministrativo-bibliografico del fornitore.
Per tutti i lotti, i volumi facenti parte di continuazioni, il termine di consegna dovrà essere calcolato a partire dal primo giorno del mese successivo a quello di pubblicazione.
Gli ordini espressamente indicati come urgenti dovranno essere consegnati entro e non oltre 7 giorni lavorativi dalla data di invio dell’ordine da parte delle UO.
Entro i termini previsti per la consegna del materiale, il fornitore dovrà comunicare all’UO l’eventuale impossibilità di dar corso all’ordine ovvero l’impossibilità di farlo nei tempi prescritti.
In particolare:
• Impossibilità di dar corso alla fornitura: la comunicazione è motivata se il volume risulta esaurito, non venduto tramite commissionaria, non è reperibile sul mercato editoriale, è sconosciuto o i dati comunicati risultano errati. L’ordine viene annullato sia dal fornitore sia dal gestionale delle UO.
• Impossibilità di dar corso alla fornitura nei tempi prescritti: la comunicazione dovrà contenere la motivazione del ritardo e fissare il nuovo termine di consegna entro il quale l’OE si impegna a consegnare il volume. La singola XX potrà accettare o rifiutare tale termine. In caso di accettazione l’ordine sarà nuovamente considerato in corso fino al nuovo termine proposto dall’OE; nel caso di rifiuto l’ordine verrà annullato sia dal fornitore sia dal gestionale delle UO. Nel caso di mancata consegna dei volumi nei termini previsti o concordati, l’UO, solleciterà l’OE e, nel caso non riceva informazioni in merito ai termini di consegna, provvederà ad applicare le sanzioni previste dal Contratto. Anche la mancata comunicazione sarà sanzionata con le modalità previste dal contratto. Si allega al presente Capitolato un diagramma che sintetizza il flusso di lavoro (Allegato 3).
La sostituzione di materiali pervenuti non conformi all’ordine, danneggiati o difettosi dovrà avvenire
entro i medesimi termini indicati all’art. 2.1, che decorreranno dalla data di ricevimento della comunicazione di non conformità o di danno/difetto inoltrata dalla UO. Tale sostituzione dovrà avvenire a carico e rischio del Fornitore, che non avrà diritto ad alcun ulteriore compenso e dovrà provvedere anche al ritiro, a propria cura e spese, del materiale non conforme, nel caso ne sia prevista la restituzione.
In caso di consegna presso una UO diversa da quella a cui è destinata la fornitura, il Fornitore dovrà provvedere a propria cura e spese al ritiro del materiale ed alla consegna presso la giusta UO entro e non oltre 7 giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione dell’errore.
Le comunicazioni per contestazioni di difetti, danni e/o errori di consegna avverranno tramite posta elettronica semplice o posta elettronica certificata.
Tutte le bolle di accompagnamento dovranno essere redatte e intestate secondo le specifiche indicazioni fornite al momento dell’avvio della fornitura. In linea di massima dovranno riportare, oltre ai dati obbligatori per legge, i riferimenti interni forniti dalle UO, la descrizione bibliografica sintetica della monografia, l’ISBN, il numero di copie fornite, il prezzo di copertina, l’eventuale tasso di cambio in Euro, la percentuale di sconto, il prezzo scontato, l’importo totale. Di norma dovrà essere prevista una bolla per ogni pacco di libri, salvo diversi accordi, concordati in sede contrattuale.
2.2 Fatturazione
Le fatture dovranno essere emesse cumulativamente per singola UO il primo giorno lavorativo del mese successivo alla consegna del materiale bibliografico, anche nel caso in cui ricorrano le condizioni di legge per l’invio in forma elettronica, in osservanza delle modalità previste dal D.Lgs. 52/2004, 82/2005 e dai successivi decreti attuativi. Il Fornitore si impegna inoltre ad uniformarsi alle modalità di fatturazione elettronica richieste dall’Ateneo. Nel caso di fatturazione cartacea, l’OE si impegna a inviare la copia digitale delle fatture agli indirizzi di riferimento di ogni UO.
Le fatture di quanto consegnato dovranno essere redatte e intestate secondo le indicazioni specifiche fornite in sede contrattuale e dovranno contenere, oltre ai dati obbligatori per legge, tutti i dati previsti nella bolla di accompagnamento, le informazioni e i riferimenti definiti dalle singole UO, nonché l’importo totale da liquidare in Euro, al lordo ed al netto dello sconto. Ciascuna fattura potrà contenere esclusivamente ordini facenti parte del medesimo buono d’ordine amministrativo (ID-DG) e CUP (Codice Unico di Procedimento), nel caso sia specificato.
I dati necessari, che dovranno essere indicati in fattura, sono:
• CIG
• Buono d’ordine amministrativo (ID-DG) ed eventuale CUP
• Riferimento di budget, impegno, ecc.
• N. ordine SOL (Sebina Open Library – gestionale di biblioteca) del singolo titolo
• Elementi bibliografici essenziali dei singoli titoli fatturati (titolo, autore, ISBN)
• N. di copie per ciascun titolo fatturato
• Prezzo di copertina in Euro e in valuta originale se originariamente non in Euro
• Tasso di cambio applicato al prezzo (cambio di riferimento Euro-rilevazione BCE giorno fattura)
• Iva se dovuta
• Sconto espresso in % e in Euro
• Prezzo del titolo al netto dello sconto in Euro
• Importo totale della fattura al lordo dello sconto in Euro
• Importo totale netto a pagare in Euro
La sostituzione di fatture non conformi al materiale consegnato e/o ordinato dovrà avvenire entro e non oltre 7 giorni dal ricevimento della comunicazione dell’errore riscontrato dall’UO.
Per quanto concerne i tempi di emissione della fattura per ordini derivanti dal servizio visioni, la fattura dovrà essere emessa entro e non oltre 30 giorni naturali e consecutivi dalla data di conferma d’ordine.
Art. 3 – DATABASE BIBLIOGRAFICO E PIATTAFORMA GESTIONALE
Il fornitore, in offerta tecnica, potrà offrire l'accesso a:
• un database bibliografico, eventualmente personalizzabile dalle UO, contenente le informazioni utili all'identificazione delle monografie e alle condizioni di fornitura (prezzo, disponibilità, formati, ecc.);
• una piattaforma gestionale, eventualmente personalizzabile, contenente le informazioni utili per la gestione degli ordini (prezzo, dati amministrativi, ecc.)
I requisiti minimi del database bibliografico e della piattaforma gestionale sono dettagliati nell'art. 3.1.
3.1 Requisiti minimi del database amministrativo-bibliografico
Il database bibliografico, se messo a disposizione dell’OE, dovrà possedere i seguenti requisiti:
• record bibliografici contenenti almeno i seguenti campi: titolo, autore/curatore, indicazione di edizione se superiore alla prima, anno di pubblicazione, editore, luogo di pubblicazione, codice ISBN, collana, prezzo in valuta originale;
• possibilità di ricerca al suo interno almeno per i seguenti campi: autore, titolo, ISBN;
• disporre di un aiuto in linea per il suo uso.
Qualora il database sia utilizzabile anche come piattaforma amministrativa e possa essere usato dalla UO per l'inserimento degli ordini oppure il fornitore metta a disposizione una piattaforma gestionale, i requisiti minimi richiesti sono:
• la gestione dei dati amministrativi necessari a individuare l'ordine secondo la prassi dell'UO e di quelli previsti per legge: CIG, n. d’ordine emesso dall'UO, n. buono d'ordine U-Gov, eventuale CUP, riferimento bilancio SOL;
• la possibilità di accesso in tempo reale alle informazioni sullo stato dei singoli ordini;
• la possibilità di inoltro online di reclami e altre segnalazioni;
• l'inserimento di ordini per monografie non presenti nel database bibliografico;
• l’indicazione in Euro del prezzo intero e del prezzo riservato alle UO come da offerta economica;
• la possibilità di gestire più codici cliente, data la pluralità delle UO;
• la comunicazione tempestiva di eventuali variazioni di prezzo, sia rispetto ai preventivi sia rispetto all'ordine delle UO e comunque prima dell'emissione di fatture che riportino prezzi difformi da quelli contenuti nel sistema gestionale o nei preventivi;
• il trattamento di ordini espressamente indicati come urgenti, la cui fornitura deve avvenire nei tempi indicati all'art. 2.1, con spese di spedizione a carico della Biblioteca ordinante;
• la tracciabilità dello stato di avanzamento della gestione dell'ordine e la possibilità per le UO di esserne tempestivamente informate mediante il sistema gestionale o il servizio di assistenza al cliente;
• l'interazione tra il sistema gestionale del Fornitore ed il sistema di gestione delle Biblioteche SOL tramite sistemi conformi al protocollo EDI (Electronic Data Interchange) almeno per i messaggi ORDERS. L’equivalenza della messaggistica presente nel sistema gestionale del Fornitore con quella EDItX XML verrà concordata con il Direttore dell’esecuzione in caso di attivazione del servizio.
Art. 4 - CONDIZIONI DELLA FORNITURA
Sono a carico del Fornitore, e si intendono remunerati con il corrispettivo contrattuale, tutti gli oneri (ivi compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli oneri doganali, le commissioni bancarie o altre spese dovute inerenti al trasferimento del pagamento del corrispettivo contrattuale), i rischi e le spese relative alle forniture ed ai servizi in oggetto, nonché relativi ad ogni attività che si rendesse necessaria per la loro prestazione o che comunque fossero opportuni per un completo e corretto adempimento delle obbligazioni previste, comprese eventuali spese di trasporto, di viaggio, di missione per il personale addetto all’esecuzione contrattuale.
Il Fornitore dovrà garantire l’esecuzione di tutte le prestazioni a perfetta regola d’arte, nel rispetto delle norme vigenti e secondo le condizioni, le modalità, i termini e le prescrizioni contenute nel Capitolato, nell’Offerta tecnica e nel successivo Contratto e suoi allegati.
Le prestazioni di fornitura e di esecuzione dei servizi dovranno essere conformi, salvo espressa deroga per iscritto, alle caratteristiche tecniche ed alle specifiche indicate nel Capitolato e dichiarate nell’Offerta tecnica.
Il Fornitore è obbligato a rispettare tutte le indicazioni relative all’esecuzione contrattuale che dovessero essere impartite da Alma Mater Studiorum - Università di Bologna.
Il Fornitore, infine, si obbligherà a dare immediata comunicazione all’Università di ogni circostanza che abbia influenza sull’esecuzione delle attività oggetto del Contratto.
Art. 5 - OBBLIGAZIONI A CARICO DEL FORNITORE
Il Fornitore si impegna a:
a) fornire le monografie, le opere in continuazione e le altre tipologie di materiale a carattere monografico ed eseguire i servizi connessi, impiegando tutte le strutture ed il personale necessario secondo quanto stabilito nel Contratto, negli atti di gara e relativi allegati, nelle Offerte Tecnica ed Economica proposte dal Fornitore;
b) garantire che le monografie, le opere in continuazione e le altre tipologie di materiale a carattere monografico fornite siano conformi ai requisiti ed alle caratteristiche indicate nei buoni d’ordine;
c) manlevare l’Ateneo e le UO, per quanto di propria competenza, dalle pretese che i terzi dovessero avanzare in relazione ai danni derivanti dall’esecuzione, diretta ed indiretta, delle obbligazioni previste dal presente Capitolato, nonché in relazione a danni accidentali causati da terzi;
d) predisporre tutti gli strumenti e le metodologie, comprensivi della relativa documentazione, atti a consentire alle UO di monitorare la conformità delle forniture alle norme previste nel Contratto, negli atti di gara e relativi allegati, nelle Offerte Tecnica ed Economica;
e) predisporre tutti gli strumenti, le metodologie e l’organizzazione necessari a garantire elevati livelli di qualità della fornitura e dei servizi connessi oggetto della presente fornitura;
f) adempiere alle proprie prestazioni ed obbligazioni osservando tutte le indicazioni operative provenienti dalle UO;
g) non opporre qualsivoglia eccezione, contestazione e pretesa relative alla fornitura, alle caratteristiche e/o alla qualità dei beni oggetto della fornitura o dei servizi connessi;
h) comunicare tempestivamente all’Ateneo, per quanto di propria competenza, le eventuali variazioni della propria struttura organizzativa coinvolta nell’esecuzione del Contratto, indicando analiticamente le variazioni intervenute ed i nominativi dei nuovi Responsabili della fornitura;
i) garantire la continuità dell’esecuzione delle prestazioni contrattuali;
j) eseguire la fornitura delle monografie, delle opere in continuazione e delle altre tipologie di materiale a carattere monografico in tutti i luoghi indicati in sede contrattuale e/o che verranno successivamente
comunicati, nel rispetto di quanto previsto nel Contratto e fermo restando che forniture e servizi dovranno essere eseguiti con continuità anche in caso di eventuali variazioni della consistenza e della dislocazione delle sedi delle UO.
Resta espressamente inteso che il Fornitore non potrà in nessun caso sospendere unilateralmente la fornitura e/o la prestazione dei servizi e delle attività previste nel Contratto.
Il Direttore dell’esecuzione potrà richiedere, ed il Fornitore si impegna ad accettare, la sospensione della fornitura e dell’emissione delle fatture nei periodi di chiusura estiva ed invernale delle UO, nonché per esigenze dovute al rispetto di normative e tempistiche amministrative e contabili. Si precisa che tali sospensioni non saranno, di norma, superiori a 20 giorni naturali e consecutivi.
Art. 6 - CORRISPETTIVI CONTRATTUALI
I corrispettivi contrattuali sono determinati come segue:
• per i Lotti 1-5 (monografie e altre tipologie di materiale a carattere monografico di ambito nazionale, linguistico, geografico italiano) dal prezzo di copertina o, in mancanza, dal prezzo di listino editoriale, espresso in Euro, ridotto della percentuale di sconto offerto;
• per il Lotto 6 (monografie e altre tipologie di materiale a carattere monografico degli ambiti nazionali, linguistici, geografici francese, greco, spagnolo, portoghese e brasiliano) dal prezzo stabilito
dall’Editore in Euro (o se non stabilito in Euro, nella valuta originale del Paese in cui il volume è edito cambiato in Euro, o nella valuta stabilita dall’Editore per il mercato Europeo cambiato in Euro), ridotto della percentuale di sconto offerto. Il Fornitore procederà alla conversione in Euro applicando il cambio di riferimento Euro-rilevazione BCE giorno fattura.
I suddetti corrispettivi contrattuali si riferiscono all’esecuzione delle forniture e dei servizi connessi a perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e delle prescrizioni contrattuali e si intendono comprensivi di tutti gli oneri e gli obblighi derivanti al Fornitore dall’esecuzione del Contratto e dall’osservanza di leggi e regolamenti.
Si precisa inoltre che:
a. alle opere di difficile reperimento dovranno essere applicate le medesime condizioni di sconto applicate a quelle di non difficile reperimento;
b. agli ordini urgenti andranno applicate le medesime condizioni di sconto applicate a quelli non urgenti; gli unici costi aggiunti ammessi saranno quelli relativi alle spese postali o di invio concordate all’atto dello specifico ordine;
c. alle opere esaurite, usate o d’antiquariato, qualora l’offerta presentata dal Fornitore preveda la disponibilità alla fornitura, verranno applicate le condizioni economiche concordate caso per caso con l’UO;
d. agli e-book, qualora l’offerta presentata dal Fornitore preveda la disponibilità alla fornitura, verranno applicate le condizioni economiche concordate caso per caso con l’UO.
I corrispettivi contrattuali vengono determinati a proprio rischio dal Fornitore in base ai propri calcoli, alle proprie indagini e stime, e sono pertanto fissi ed invariabili indipendentemente da qualsiasi imprevisto o eventualità, facendosi carico il Fornitore di ogni relativo rischio e/o alea. Il Fornitore pertanto non potrà vantare diritto ad altri compensi, ovvero adeguamenti, revisioni o aumenti dei corrispettivi come sopra indicati.
Art. 7 - INDICATORI DI PERFORMANCE
L’andamento della fornitura verrà valutata attraverso il monitoraggio degli indicatori così individuati:
1. Quantità degli ordini forniti: indica il numero di ordini evasi;
2. Puntualità della fornitura: indica il numero di ordini evasi nei tempi previsti dal contratto di fornitura.
Quantità percentuale degli ordini forniti
Le soglie minime previste per l’indicatore sono: 85% per i Lotti 1-5; 75% per il Lotto 6.
Annualmente il RUP provvederà a elaborare, mediante i dati forniti dalle UO attraverso il gestionale degli ordini e, se disponibile, con l’ausilio dei report forniti dall’OE, la percentuale dell’indicatore e al confronto con le soglie previste mediante la seguente formula:
Quantità percentuale degli ordini forniti =
Ordini forniti / (Totale ordini - Ordini annullati + Ordini cancellati) * 100
Puntualità della fornitura
Ogni singola UO provvederà a monitorare l’andamento della fornitura per quanto attiene i tempi di consegna degli ordini. Come evidenziato nel diagramma (Allegato 3) al momento della consegna del materiale, l’UO registrerà nel gestionale degli ordini SOL l’arrivo della monografia (attestato dal documento di trasporto) e avrà facoltà di richiedere il pagamento della penale prevista dal Contratto, nel caso di ritardo rispetto alla data di consegna prevista (sia essa quella standard o quella successivamente concordata con l’OE).
Allegati
1. Le UO di Alma Mater Studiorum – Università di Bologna;
2. Lista degli editori, raggruppati per radice di ISBN, le cui monografie sono state ordinate dalle UO negli ultimi 24 mesi (solo per Lotto 6);
3. Diagramma di flusso della fornitura.