Llywodraeth Cymru Canllawiau a Gweithdrefnau AD

Llywodraeth Cymru Canllawiau a Gweithdrefnau AD

Nodyn Cyfarwyddyd

Cyflogi Gweithwyr sy’n Perthyn yn Agos / Gweithwyr mewn Perthynas Agos

1. Cyflwyniad

1.1 Mae Llywodraeth Cymru yn cydnabod y gall perthynas bersonol agos fodoli neu ddatblygu yn y sefydliad. Er na fydd pob sefyllfa yn creu unrhyw anawsterau xx xxxxx rhai amgylchiadau arwain at achosion canfyddedig neu wirioneddol o wrthdaro buddiannau neu amhriodoldeb, torri cyfrinachedd, neu ganfyddiadau neu honiadau o ragfarn, ffafriaeth neu fantais annheg.

1.2 Nod y Nodyn Cyfarwyddyd hwn yw diogelu Llywodraeth Cymru a gweithwyr rhag problemau o’r fath a sicrhau bod staff yn ymddwyn yn broffesiynol gan barchu hawliau’r unigolyn.

1.3 Mae’n nodi’r dull i’w fabwysiadu pan fo darpar aelodau staff neu aelodau staff cyfredol yn perthyn yn agos neu mewn/yn datblygu perthynas agos ag aelodau eraill o’r staff, Aelodau Cynulliad a/neu eu staff neu staff neu swyddogion eraill cyrff y mae ganddynt berthynas fusnes â nhw.

1.4 Wrth bennu’r dull hwn, y nod yw sicrhau bod gweithwyr ac ymgeiswyr am swyddi’n teimlo’n hyderus y cânt eu trin yn deg a bod goblygiadau sy’n ymwneud â pherthynas bersonol yn cael eu trin yn deg, sensitif, cyfrinachol a rhesymol.

1.5 Mae’r polisi hwn yn cynnwys y staff i gyd waeth xxxx fo’u hoedran, statws priodasol (yn cynnwys priodas gyfartal/o’r un rhyw) a phartneriaeth sifil, anabledd, rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd xxx xxxx, xxx hunaniaeth o ran rhywedd.

2. Egwyddorion

2.1 Mae disgwyl i weision sifil gyflawni eu gwaith gydag ymroddiad ac ymrwymiad i’r Gwasanaeth Sifil a’i werthoedd craidd: uniondeb, gonestrwydd, gwrthrychedd a bod yn ddiduedd, sydd wedi’u nodi mewn deddfwriaeth. Mae’r gwerthoedd craidd hyn yn cefnogi llywodraethu da ac yn sicrhau bod y safonau uchaf posibl yn cael eu cyflawni yn xxxx xxxxx y Gwasanaeth Sifil. Mae hyn yn ei dro yn helpu’r Gwasanaeth Sifil i ennill a chadw parch Gweinidogion, Cynulliad Cenedlaethol Cymru, y cyhoedd a’i gwsmeriaid.

2.2 Dylid dilyn y Cod a’i werthoedd wrth ystyried cyflogi gweithwyr sy’n perthyn yn agos / gweithwyr mewn perthynas agos yn Llywodraeth Cymru a sefydliadau eraill y mae gennym berthynas fusnes â nhw.

3. Ymgeisio am swyddi drwy recriwtio allanol neu drosglwyddiad neu ddyrchafiad mewnol

3.1 Mae gofyn i ymgeisiwyd allanol am swyddi neu weithwyr sy’n ymgeisio am gyfleoedd symud ar draws neu ddyrchafiad yn Llywodraeth Cymru i

ddatgan ar eu cais a ydynt mewn perthynas agos, neu’n perthyn yn agos i weithiwr arall neu Aelod Cynulliad. Diffinnir y perthnasoedd hyn yn Atodiad A.

3.2 Os yw ymgeisydd yn cael gwahoddiad i gyfweliad, bydd y Panel yn gofyn i’r unigolyn egluro natur unrhyw berthynas a ddatganwyd ac yn ystyried natur y berthynas a’r swydd. Os xx xxx y gallai’r berthynas arwain at bryderon rheoli neu gydymffurfio neu at awgrym o unrhyw broblemau ariannol neu broblemau priodoldeb eraill, bydd y Panel yn gofyn mwy o gwestiynau i weld yr effaith bosibl. Ni fydd y wybodaeth hon yn rhan o asesiad yr ymgeisydd nac unrhyw benderfyniadau a wneir. Bydd pob ymgeisydd yn cael ei asesu yn ôl teilyngdod a bydd yr ymgeisydd gorau a fydd a fernir yn erbyn meini prawf y swydd, yn cael ei ddewis yn unol ag Egwyddorion Recriwtio Comisiwn y Gwasanaeth Sifil.

3.3 Pan fydd ymgeisydd llwyddiannus wedi datgan ei fod mewn perthynas agos / yn perthyn yn agos i weithiwr arall a bod y Panel yn ystyried y gall hyn arwain at broblemau neu bryderon, mae’n rhaid i’r rheolwr llinell recriwtio drafod hyn gyda’r uwch dîm rheoli a chymryd camau i ddileu, rheoli neu liniaru’r risgiau xxx sylw i lefel dderbyniol, cyn i’r ymgeisydd ddechrau ar ei swydd.

3.4 Yn gyffredinol, mae’n rhaid i gamau gweithredu o’r fath fynd i’r afael â sefyllfaoedd lle gallai’r berthynas awgrymu bod yna oblygiadau rheoli neu

gydymffurfio posibl neu y gallai arwain at ganfyddiad o amhriodoldeb. Mae’n rhaid iddo xxxx gweithwyr sydd mewn perthynas agos/sy’n perthyn yn agos rhag cydweithio yn yr un gadwyn rheoli llinell i xxxx achosion gwirioneddol neu ganfyddedig o ragfarn, ffafriaeth neu broblemau’n ymwneud â chyfrinachedd. Er enghraifft, ni ddylai gweithwyr sy’n perthyn yn agos / mewn perthynas agos fod yn llofnodwyr neu’n gyd-lofnodwyr ar gyfer materion ariannol neu adolygiadau rheoli perfformiad. Gall rheoli’r risgiau gynnwys ystyried a ellir cyflawni’r swydd o fewn xxx/cangen/isadran arall neu a ellir rhoi trefniant rheoli matrics ar waith.

4. Datganiad o Fuddiant i aelodau Panel

4.1 Mae’n bwysig bod aelodau Panel Recriwtio yn hysbysu Cadeirydd y panel os ydynt mewn perthynas agos neu’n perthyn yn agos i ymgeisydd am swydd ac yn eithrio eu hunain o’r broses.

4.2 Dylai aelodau’r Panel Sifftio gofnodi’r wybodaeth hon ar Penodi a dylai aelodau’r Panel Cyfweld gofnodi hyn ar Ffurflen Asesu’r Cyfweliad.

5. Perthynas agos sy’n datblygu yn y gweithle, gweithwyr sy’n perthyn yn agos ac ad-drefnu’r sefydliad

5.1 Mae perthynas agos wedi’i diffinio fel gweithwyr sy’n briod, yn gweld ei gilydd, mewn partneriaeth sifil neu’n cyd-fyw. Gweler Atodiad A i gael rhagor o wybodaeth. Os yw gweithwyr yn dechrau perthynas agos yn ystod cyfnod eu cyflogaeth gyda rhywun sy’n gweithio yn yr un gadwyn rheoli xxxxxxx xxx’r un isadran, mae’n rhaid i’r partïon xxx sylw roi gwybod i’r Dirprwy Gyfarwyddwr, Gwasanaethau Arbenigol a Phobl.

5.2 Pan fydd symud mewnol neu ad-drefnu yn y sefydliad yn arwain at weithwyr sy’n perthyn yn agos / gweithwyr mewn perthynas agos yn cydweithio yn yr un gadwyn rheoli xxxxxxx xxx’r un is-adran, mae’n rhaid i’r partïon xxx sylw roi gwybod i’r Dirprwy Gyfarwyddwr, Gwasanaethau Arbenigol a Phobl.

5.3 Bydd y Dirprwy Gyfarwyddwr, Gwasanaethau Arbenigol a Phobl yn asesu a allai perthynas a swyddi’r unigolion achosi neu fod ganddynt y potensial i awgrymu achos o wrthdaro buddiannau, amhriodoldeb neu broblemau eraill. Os yw’r asesiad yn arwain at bryder bydd y Dirprwy Gyfarwyddwr yn trafod hyn â rheolwyr y gweithwyr xxx sylw ac yn gwneud y penderfyniad terfynol. Cynhelir trafodaeth lawn gyda’r unigolion xxx sylw cyn dod i benderfyniad ar unrhyw gam i’w gymryd.

5.4 Fel arfer, bydd canlyniadau’r adolygiad uchod yn arwain at un o’r camau gweithredu canlynol:

• nid oes rheswm i boeni a gall yr unigolion barhau i gyflawni eu swyddi a bydd y mater yn cael ei ystyried fel un preifat. Bydd hyn yn digwydd yn gyffredinol mewn amgylchiadau lle nad oes llinell adrodd uniongyrchol rhwng yr unigolion; neu,

• xxx xxxxx adolygu’r swyddi a gwneud newidiadau i ddileu’r gwrthdaro buddiannau neu amhriodoldeb a gall yr unigolion barhau i weithio yn y swyddi. Fel arall, gellir cytuno â mesurau eraill gyda’r unigolion a’u gweithredu i reoli’r sefyllfa; neu

• mae’n amhriodol i’r unigolion barhau i gyflawni’r swyddi ac xxx xxxxx i’r gadwyn rheoli llinell benderfynu gan drafod gyda’r unigolion, a oes angen i un neu’r xxxxx a’r llall o’r gweithwyr symud i swydd addas arall.

Problemau perfformiad, ymddygiad neu broblemau eraill

5.5 Gall unrhyw berthynas bersonol agos a pherthynas deuluol yn y gweithle nad yw’n achosi unrhyw broblemau perfformiad, ymddygiad neu broblemau eraill gael eu hystyried fel rhai preifat.

5.6 Pan fydd perthynas agos o’r fath yn achosi problemau perfformiad, ymddygiad neu broblemau eraill mae’n rhaid i’r rheolwr llinell ymdrin â nhw o xxx weithdrefn briodol e.e. rheoli perfformiad, disgyblu, urddas yn y gwaith. Xxx xxxxx cynnal cam anffurfiol y weithdrefn i ddechrau, oni bai

fod y mater mor ddifrifol fel bod angen cychwyn y cam ffurfiol o’r cychwyn. Dylai rheolwyr llinell drafod unrhyw faterion sy’n destun pryder gyda’u Cynghorydd Achosion AD.

6. Xxxxxxxxx ag Aelodau Cynulliad

Os oes gan ymgeisydd allanol berthynas deuluol neu bersonol agos ag Aelod Cynulliad, dylai ddatgan hyn wrth ymgeisio am swydd yn Llywodraeth Cymru. Os yw’r Aelod Cynulliad yn Weinidog Llywodraeth Cymru, ni ddylai’r gweithiwr weithio o xxxx xxxx portffolio’r Gweinidog hwnnw oni bai fod y swydd yn golygu nad yw’n dod i gysylltiad uniongyrchol â’r Gweinidog. Os oes perthynas yn datblygu yn ystod y cyfnod cyflogaeth, dylai’r aelod staff roi gwybod i’w Ddirprwy Gyfarwyddwr

a’r Dirprwy Gyfarwyddwr, Gwasanaethau Arbenigol a Phobl a fydd yn ystyried a yw hi’n briodol i’r unigolyn symud i i swydd arall.

7. Perthynas â gweithwyr/swyddogion cyrff sy’n gweithio â Llywodraeth Cymru

7.1 Mae’r trefniadau i weithwyr ddatgan unrhyw berthynas agos neu fuddiant mewn sefydliad allanol sy’n rhan o ymarfer caffael i’w gweld yn y polisi Trafodion Ariannol a Gwrthdaro Buddiannau.

7.2 Os oes gan aelod staff berthynas deuluol neu bersonol agos â gweithiwr neu swyddog xxxxx xxx gwmni sydd eisoes â chontract neu sydd â pherthynas waith â Llywodraeth Cymru, a bod yr unigolyn yn gweithio yn yr is-xxxxx xx’n gyfrifol am reoli’r contract/berthynas xxxxx, xxx’n rhaid iddo ddatgan hyn gan ddefnyddio’r ffurflen Busnes a Datganiadau Buddiannau eraill. Dylid prosesu’r ffurflen yn unol â’r polisi, er mwyn helpu i sicrhau nad oes unrhyw achos o wrthdaro buddiannau neu awgrymiadau o amhriodoldeb yn codi. Os yw’r Dirprwy Gyfarwyddwr yn penderfynu y dylai’r unigolyn symud i swydd addas arall ar sail asesiad risg, dylid trafod hyn â’r Dirprwy Gyfarwyddwr, Gwasanaethau Arbenigol a Phobl cyn cadarnhau penderfyniad wrth yr unigolyn.

8. Pan fydd cydweithwyr yn teimlo bod perthynas bersonol agos yn effeithio arnyn nhw

Os oes gennych chi bryderon ynglŷn â sut mae perthynas bersonol agos yn y gwaith sy’n cynnwys cydweithwyr neu weithwyr sy’n perthyn yn agos yn effeithio arnoch chi, dylech fynegi’ch pryderon wrth xxxx rheolwr xxxxxxx xxx os yw’ch pryder yn ymwneud â’ch rheolwr llinell, yr uwch reolwr nesaf yn xxxx cadwyn rheoli llinell. Os nad ydych yn fodlon bod xxxx pryderon wedi cael sylw priodol, gallwch gyflwyno cwyn o xxx y weithdrefn Gwyno.

Atodiad A

Diffiniad o Berthnasoedd

Mae’r rhestr isod yn egluro xxxx xxx Llywodraeth Cymru’n ei ddiffinio fel “aelod o’r teulu” a “pherthynas agos” at ddibenion y cyfarwyddyd hwn. Mae’n cynnwys perthynas trwy xxxx, perthynas yng nghyfraith a llys-berthynas.

Diben y rhestr hon yw rhoi syniad o’r mathau o berthnasoedd sy’n cael eu hystyried fel rhai “perthyn yn agos” neu “berthynas agos” ond ni fwriedir iddi fod yn rhestr derfynol.

Os yw gweithiwr mewn unrhyw amheuaeth a fyddai’n cael ei ystyried fel rhywun sy’n perthyn yn agos i aelodau eraill o staff, Gweinidogion, Aelodau Cynulliad neu staff neu swyddogion cyrff y mae ganddynt berthynas fusnes â nhw mae’n rhaid iddo drafod hyn â’i reolwr llinell.

• Gŵr

• Gwraig

• Partner

• Cariad

• Partner Sifil

• Mab neu xxxxx

• Llysfab neu lysferch

• Plant partner

• Brawd neu chwaer

• Modryb neu ewythr

• Mam-gu neu dad-cu

• Cefnder/cyfnither neu ail gefnder/gyfnither

• Nith

• Nai

• Brawd/chwaer/mam-yng-nghyfraith/tad-yng-nghyfraith

Diffiniad o berthynas agos

Diffinnir perthynas agos fel gweithwyr sy’n briod, yn gweld ei gilydd, mewn perthynas ramantus hirdymor, mewn partneriaeth sifil, priodas o’r un rhyw neu drefniant cyd-fyw.