CONVENZIONE TRA REGIONE MARCHE E GLI ENTI STRUMENTALI, LOCALI E DEL COMPARTO SANITARIO REGIONALE PER I SERVIZI DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Firmato digitalmen te da

DEL FIASCO XXXXXXX X=IT

CONVENZIONE TRA REGIONE MARCHE E GLI ENTI STRUMENTALI, LOCALI E DEL COMPARTO SANITARIO REGIONALE PER I SERVIZI DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

tra

La REGIONE MARCHE, C.F. 80008630420, rappresentata dalla dott.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxx, Dirigente della

P.F. Informatica e Crescita Digitale della Giunta Regionale, in virtù di incarico conferito con Delibera di Giunta Regionale n. 152 del 24/02/2017 e autorizzata alla sottoscrizione del presente atto giusta Delibera di Giunta Regionale n. 193 del 24/02/2020,

e

l’Ente produttore COMUNE DI FALCONARA MARITTIMA, C.F. 00343140422, rappresentato dalla dott.ssa Xxxxxxx Xxx Xxxxxx, Dirigente del 5 Settore: Innovazione Tecnologica e Promozione Territoriale Evoluta, autorizzata alla sottoscrizione del presente atto con Delibera di Giunta Comunale n. 443 del 10/12/2020, esecutiva ai sensi di legge;

di seguito congiuntamente indicate “le Parti”;

Premesso che il presente Protocollo opera nel rispetto

- Legge 7/08/1990 n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” e s.m.i.

- Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”.

- Decreto legislativo n. 42 del 22 gennaio 2004 –Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002 n. 137.

- Decreto legislativo n. 82/2005 recante il Codice dell’Amministrazione digitale e succ. modificazioni.

- Delibera di Giunta regionale 1759 del 01/12/2008 - Avvio della sperimentazione e dell’analisi finalizzata alla definizione del sistema di conservazione dei documenti cartacei e digitali della Regione Marche;

- Delibera di Giunta n. 167 del 14/02/2010 “Definizione delle modalità operative di attuazione del Polo di conservazione digitale della Regione Marche.

- Decreto della P.F. Sistemi informativi e telematici n. 213/INF_02 del 30/11/2010 di approvazione di una procedura aperta per l’acquisizione di beni e servizi per la creazione e gestione del Polo regionale di conservazione degli archivi digitali.

- Delibera di Giunta n. 56 del 23/01/2012 “Approvazione del manuale di gestione dei flussi documentali e degli archivi della Giunta regionale e istituzione dell'area organizzativa omogenea nell'ambito della Giunta regionale”.

- Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 1 e 3, 44, 44bis e 71, comma1, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

- Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013 –Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

- Delibera di Giunta regionale n. 265 del 10/03/2014 – Avvio dei servizi del Polo di conservazione digitale Marche DigiP.

- Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23‐bis, 23‐ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

- Legge Regionale 16 febbraio 2015, n. 3 “Legge di innovazione e semplificazione amministrativa”.

- Prot. 113405 del 19/02/2016 - Agenzia per L'Italia Digitale – AGID - Domanda accreditamento del soggetto che svolge attività di conservazione dei documenti informatici al fine del riconoscimento del livello più elevato di qualità e sicurezza.

- Determinazione Agid n. 59 del 17/03/2016.

- Delibera di Giunta n. 267 del 25/03/2016 “Disposizioni attuative art. 15 L.R. 16 febbraio 2015, n. 3 - Polo Marche DigiP - Convenzione con gli Enti del territorio - Modifica DGR n. 265/2014 e DGR n. 56/2012”

- Decreto della P.F. Sistemi informativi e telematici n. 48 del 28/06/2016: “CIG 6399462B18. D.Lgs.163/2006 e ss.mm.ii. Procedura aperta per acquisizione servizi di gestione del Polo di conservazione Marche DigiP per tre anni - Aggiudicazione definitiva ed efficace R.T.I. Unimatica S.p.a.+ Telecom Italia S.p.a. - € 727.440,00 (IVA esclusa).”

- Decreto legislativo n. 33 del 14 marzo 2013 - Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni e s.m.i

- Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e s.m.i.

- Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)

VISTO CHE:

- la Regione Marche ha previsto la costituzione del Polo di conservazione con la Delibera di Giunta regionale n. 1039 del 30/07/2008 “Modalità Attuative del Programma Operativo (MAPO) della Regione Marche - POR-FESR - Competitività regionale e occupazione 2007-2013” e ha deliberato con atto di Giunta n.167 del 01/02/2010 la costituzione del Polo regionale di conservazione digitale denominato “Marche DigiP”, d’ora in poi denominato Polo Marche DigiP;

- Polo Marche DigiP è la struttura individuata dalla Regione Marche per la fornitura della soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica ed archivistica per la gestione e conservazione di archivi digitali della Amministrazione regionale e degli enti locali del territorio regionale;

- Polo Marche DigiP nasce con gli obiettivi di conservazione degli archivi digitali della Regione e degli enti regionali e rendere fruibili i contenuti digitali conservati da parte dei soggetti aventi diritto;

- in seguito all’aggiudicazione della procedura aperta per l’acquisizione servizi di gestione del Polo di conservazione Marche DigiP per tre anni - la cui aggiudicazione efficace è stata formalizzata con DDPF n.48/INF del 28.06.2016 – è stata realizzata l’infrastruttura organizzativa, tecnologica e giuridica necessaria all’avvio dei servizi di archiviazione digitale a norma;

- Regione Marche, con il Polo di conservazione Marche DigiP, risulta nell’elenco dei conservatori accreditati dall’AGID

- ai sensi dell’art.15 della L.241/1990 e s.m.i. “le amministrazioni pubbliche possono sempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune”;

- la Regione Marche intende evolvere il proprio modello di servizio di conservazione nell’ottica del Cloud Computing per ottenere il beneficio delle economie di scala legate all’uso di tali tecnologie nel settore Pubblico;

- risulta di interesse dell’Ente produttore avvalersi della Regione Marche – Polo Marche DigiP per la conservazione digitale dei documenti, quale soggetto in grado di fornire garanzie di sicurezza ed efficacia e che dispone della strumentazione tecnica necessaria e di personale adeguato allo scopo, stipulando apposita convenzione;

- tutti gli allegati previsti e richiamati all’interno della presente Convenzione, e segnatamente il Disciplinare Tecnico (Allegato A1) e “Schema rimborso spese” (Allegato A2), costituiscono parte integrante ed essenziale della stessa;

Si conviene e si stipula quanto segue

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1

(Oggetto dei servizi di conservazione)

1. Il presente Accordo disciplina il rapporto fra la Regione Marche – Polo Marche DigiP in qualità di Conservatore accreditato dall’Agid per i servizi di conservazione dei documenti informatici e l’Ente Produttore classificato, per quanto attiene alla quantità dei documenti prodotti, nella Fascia indicata all’art. 7 della presente convenzione.

2. L’Ente produttore affida la conservazione dei propri documenti informatici e delle loro aggregazioni documentali informatiche con i metadati a essi associati, nel rispetto delle norme di legge, a Regione Marche – Polo Marche DigiP, individuandolo come responsabile della conservazione dei documenti trasferiti in base alle specifiche definite nella presente convenzione e nei suoi allegati, parte integrante della stessa.

3. L’attività di conservazione svolta da Regione Marche – Polo Marche DigiP si ispira ai principi indicati dall’art. 29 del D.Lgs. 42/2004 di coerente, coordinata e programmata attività di studio, prevenzione e manutenzione, e si ritiene in grado di soddisfare gli obblighi in capo all’Ente produttore di conservazione di documenti informatici ed in prospettiva di conservazione ed ordinamento dell’archivio nella sua organicità.

La presente convenzione ha le seguenti finalità:

Art. 2

(Finalità)

a. Creare le condizioni giuridico-organizzative per la conservazione dei documenti informatici dell’Ente produttore, nel rispetto delle finalità istituzionali degli enti;

b. Garantire economicità, efficienza ed efficacia alla funzione di conservazione dei documenti informatici;

c. Garantire una elevata qualità nei livelli di servizio anche a favore di eventuali utenti esterni per l’esercizio del diritto di accesso ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi e del decreto legislativo n.196 del 2003, recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali” o, in futuro, per ricerche storiche.

CAPO II

FUNZIONAMENTO E RESPONSABILITA’

Art. 3

(Obblighi delle parti)

1. La Regione Marche - Polo Marche DigiP si impegna alla conservazione dei documenti trasferiti assumendo la funzione di responsabile della conservazione ai sensi della normativa vigente, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione.

2. Il Responsabile della conservazione dell’Ente produttore è la dott.ssa Xxxxxxx Xxx Xxxxxx. L’Ente produttore si impegna a depositare i documenti informatici nei modi e nelle forme definite da Regione Marche – Polo Marche DigiP, garantendone l’autenticità e l’integrità nelle fasi di produzione e di archiviazione corrente, effettuata nel rispetto delle norme sulla produzione e sui sistemi di gestione dei documenti informatici. In particolare garantisce che il trasferimento dei documenti informatici venga realizzato utilizzando formati compatibili con la funzione di conservazione e rispondenti a quanto previsto dalla normativa vigente.

3. L'Ente produttore mantiene la titolarità e la proprietà dei documenti depositati.

4. L’Ente produttore si impegna ad effettuare secondo diligenza e con la massima cura ed efficienza le attività di test previste e disciplinate nell’ambito della bozza di disciplinare tecnico (Allegato A1). La durata complessiva della fase di test verrà concordata tra i responsabili degli Enti individuati negli allegati alla presente Convenzione. La durata complessiva della fase di test non potrà in nessun caso superare il limite di 60 giorni.

5. Entrambi i soggetti dichiarano che le attività previste dalla presente convenzione saranno effettuate nel rispetto dei principi di tutela da parte dello Stato dei beni archivistici come beni culturali e nel rispetto di quanto stabilito dal MiBACT (Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo). A tal fine copia della presente convenzione e della documentazione collegata sarà inviata a tutti gli Enti di competenza per gli opportuni adempimenti.

6. Il Responsabile del Servizio di conservazione è individuato nella figura di Xxxxxxxxx Xxxxxx, Dirigente della P.F. Informatica e Crescita Digitale della Giunta regionale. Ulteriori ruoli e responsabilità all’interno del Polo Marche DigiP sono esplicitati all’art. 4 del Manuale di Conservazione “DigiP- Digital Preservation- Polo di conservazione regionale”, disponibile nel sito istituzionale dell’AGID nell’elenco

dei Conservatori accreditati xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx- amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi

Art. 4

(Servizi offerti)

1. I servizi offerti dalla Regione Marche – Polo Marche DigiP riguardano la conservazione digitale, la restituzione per la consultazione o l'esibizione dei documenti a fini di accesso o per scopi storici, il supporto tecnico-archivistico. I servizi saranno erogati in base ad apposito Disciplinare Tecnico concordato tra i soggetti dei due enti competenti sia dal punto di vista informatico che archivistico.

2. Il Disciplinare Tecnico è redatto congiuntamente ed approvato rispettivamente dalla Regione Marche

– Polo Marche DigiP e dall’Ente produttore. Esso, definito d'intesa con la Sovrintendenza archivistica e bibliografica dell’Umbria e delle Marche, individua in modo preciso e vincolante i tempi e le modalità di erogazione dei servizi, in particolare per quanto riguarda le specifiche operative dei sistemi di conservazione digitale e le modalità tecniche di restituzione dei documenti a fini di accesso e ricerca.

3. Il Disciplinare Tecnico conterrà l'individuazione dei referenti e responsabili di riferimento dei due enti per l'erogazione dei servizi oggetto della Convenzione stessa.

4. Il Disciplinare Tecnico potrà essere aggiornato in caso di modifiche nelle modalità di erogazione dei servizi anche a seguito di eventuali modifiche normative.

5. Il servizio di conservazione digitale e di restituzione dei documenti a fini di accesso e ricerca, che prevede lo svolgimento di procedure codificate, la certificazione dei processi di migrazione e l’adozione di idonee soluzioni tecnologiche e di sicurezza, è finalizzato sia alla conservazione dei documenti informatici, garantendone il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, affidabilità, integrità, accessibilità, riproducibilità e intelligibilità all'interno del contesto proprio di produzione e archiviazione, sia alla organizzazione e inventariazione del patrimonio documentario digitale nella prospettiva di conservare l'archivio nella sua organicità per costituire, nei tempi e nei modi previsti dalla normativa, l'archivio storico prevedendo gli opportuni collegamenti logici e descrittivi tra documentazione informatica e documentazione cartacea

6. Il servizio di supporto tecnico archivistico erogato dalla Regione Marche – Polo Marche DigiP in accordo con la Sovrintendenza archivistica e bibliografica dell’Umbria e delle Marche, verrà erogato al fine di consentire una corretta ed efficace integrazione con il polo.

Art. 5

(Accesso ai documenti conservati presso Regione Marche – Polo Marche DigiP)

1. L’accesso ai documenti conservati presso Regione Marche – Polo Marche DigiP avviene con i medesimi tempi e modalità previsti per i documenti conservati presso l'Ente produttore che mantiene la responsabilità del procedimento ai sensi del regolamento adottato per l’accesso ai documenti amministrativi e delle norme sull’accesso vigenti nel tempo.

2. Qualora la domanda di accesso venga presentata alla Regione Marche – Polo Marche DigiP, questi la trasmette immediatamente all'Ente produttore. Regione Marche – Polo Marche DigiP è tenuto a fornire la propria collaborazione, se necessario, per il pieno rispetto dei tempi e delle modalità di accesso previste dalle norme.

3. Regione Marche – Polo Marche DigiP, qualora gli venga richiesto, può consentire direttamente l’accesso a documenti soggetti a obblighi di pubblicazione, nel rispetto della normativa vigente.

4. Possono essere stipulati appositi accordi operativi fra i responsabili dei due enti per definire con maggior dettaglio modalità e obblighi reciproci, in particolare per quanto riguarda l’eventuale produzione di copie conformi cartacee, nel rispetto del principio per cui la copia conforme cartacea viene effettuata, se richiesta, dal soggetto che stampa il documento cartaceo traendolo dall'originale informatico.

CAPO III

RAPPORTI TRA SOGGETTI CONVENZIONATI

Art. 6

(Strumenti di consultazione e controllo)

1. Regione Marche – Polo Marche DigiP consente all'Ente produttore l’accesso ai propri sistemi per verificare il corretto svolgimento dell’attività di conservazione e per consultare ed eventualmente estrarre i documenti depositati e le prove di conservazione, secondo le modalità tecniche previste nel Disciplinare Tecnico.

2. L'Ente produttore concorda con Regione Marche – Polo Marche DigiP i nominativi e le funzioni del personale abilitato allo svolgimento della funzione di cui al comma 1.

3. Regione Marche – Polo Marche DigiP consente alla Sovrintendenza archivistica e bibliografica dell’Umbria e delle Marche l'accesso ai propri sistemi per rendere possibile ed operativo lo svolgimento della funzione di vigilanza e tutela prevista dalla legge ed effettuare le opportune verifiche sul corretto svolgimento dell'attività di conservazione.

Art. 7

(Oneri a carico delle parti, garanzie)

4. L’Ente produttore identifica il proprio Ente all’interno della Fascia C per numero di documenti/anno prodotti, e corrisponde a titolo di rimborso spese, l’importo annuo stimato in € 1.350,00, secondo quanto riportato nell’Allegato A2 alla convenzione.

5. Eventuali variazioni alla fascia di appartenenza o richieste di servizi aggiuntivi che dovessero intervenire nella valorizzazione complessiva dei costi di gestione del servizio saranno recepite di comune accordo tra le parti, in fase di rinnovo della convenzione. Gli importi dovuti dall’Ente Produttore alla Regione Marche saranno versati per ogni annualità in modalità anticipata entro il 31/03 di ogni anno.

6. Non sono previsti altri oneri a carico delle parti per il periodo di durata della presente convenzione.

Art. 8

(Trattamento dei dati personali)

1. L'Ente produttore è titolare del trattamento dei dati personali contenuti nei documenti dallo stesso prodotti. Al fine di consentire la fornitura dei servizi di cui al precedente art. 4, l'Ente produttore nomina, ai sensi dell’art.28 del Reg.Ue 679/2016, Regione Marche – Polo Marche DIGIP quale responsabile esterno del trattamento dei dati personali necessari all’esecuzione della presente convenzione ed al compimento degli atti conseguenti.

2. Regione Marche – Polo Marche DigiP accetta la nomina e si impegna, nel trattamento dei suddetti dati ad attenersi a quanto indicato nel Disciplinare tecnico e alle istruzioni impartite dal Titolare con separato atto sottoscritto dalle parti.

3. Alla scadenza della convenzione, ovvero al termine di validità della stessa per qualsivoglia causa, la designazione a responsabile esterno del trattamento dei dati personali decade automaticamente.

Art. 9

(Decorrenza, durata, rinnovo della convenzione)

1. La presente convenzione ha durata dalla data di sottoscrizione fino al 31/12 del terzo anno successivo.

2. La stessa verrà rinnovata a richiesta dell’Ente Produttore da presentarsi entro trenta giorni prima della scadenza. Laddove Regione Marche non comunichi il diniego al rinnovo nel termine di giorni trenta dal ricevimento della richiesta, la presente convenzione si intenderà rinnovata per ulteriori tre anni alle stesse condizioni contrattuali, fatto salvo per eventuali modifiche e/o integrazioni non sostanziali da apportarsi con separato atto scritto a firma delle Parti.

3. La data di effettiva attivazione dei servizi di conservazione dei documenti informatici verrà definita secondo quanto stabilito dai referenti e responsabili di riferimento dei due enti.

4. Tre mesi prima della scadenza della convenzione gli Enti sottoscrittori (Produttore e Conservatore) si impegnano a ridefinire la disciplina dell’art. 7 (oneri a carico delle parti, garanzie) per l’anno successivo.

Art. 10

(Modalità di restituzione degli archivi)

Al termine della durata della presente Convenzione, tutti i documenti dell’Ente produttore depositati e tutte le prove dei processi di conservazione verranno restituiti all'Ente Produttore secondo le modalità previste nel disciplinare tecnico, unitamente alla documentazione indicante le specifiche tecniche degli archivi conservati così come del sistema di conservazione, al fine di agevolare il trasferimento degli stessi su diverso sistema di conservazione.

Scritto con mezzi elettronici e redatto nella forma di scrittura privata informatica nel rispetto della disciplina di cui all’art.32 comma 14 del D.Lgs.vo 18 aprile 2016 n. 50, viene sottoscritto dalle parti mediante dispositivo di firma digitale, previa verifica della validità dei certificati di firma.

REGIONE MARCHE

Giunta Regionale

Il Dirigente P.F. Informatica e Crescita Digitale Dott.ssa Serenella CAROTA

COMUNE DI FALCONARA MARITTIMA

Il Dirigente 5 Settore Dott.ssa Xxxxxxx DEL FIASCO