Capitolato Tecnico Gara europea a procedura aperta per l’affidamento del servizio di locazione a lungo termine di veicoli senza conducente e dei servizi annessi per personale di SACECIG - 7104542586
Capitolato Tecnico |
Gara europea a procedura aperta per l’affidamento del servizio di locazione a lungo termine di veicoli senza conducente e dei servizi annessi per personale di SACE CIG - 7104542586 |
SOMMARIO
Specifiche tecniche dei singoli servizi 4
Termine o proroga dei singoli contratti 6
Valutazione sulla qualità del servizio 9
Premessa
Il presente Capitolato ha lo scopo di definire le caratteristiche ed i requisiti relativi al Servizio di locazione a lungo termine di veicoli senza conducente e di altri Servizi accessori alla locazione, prestato da parte del Fornitore in favore del personale di SACE S.p.A. (d’ora in poi SACE) estendibile alle società del gruppo SACE. L’appalto per la fornitura di tale servizio coprirà le richieste di nuove assegnazioni per la durata di 24 mesi.
Ogni requisito formulato nel presente Capitolato deve considerarsi come tassativa condizione minima inderogabile da assicurare
Attivazione del servizio
Il Servizio sarà attivo a partire dall’ordine del primo veicolo da parte di SACE.
SACE invierà al Fornitore la “Richiesta di Quotazione”, tramite e-mail, specificando i seguenti dettagli:
− il tipo di veicolo;
− l’allestimento ed eventuali optional;
− chilometraggio;
− la durata del noleggio ed eventuali condizioni da specificare;
− i dati dell’assegnatario e altre informazioni necessarie all’erogazione del Servizio.
Il Fornitore si impegna a rispondere prontamente al direttore dell’esecuzione SACE, indicando le condizioni dettagliate in base a cui avviene il noleggio, specificando almeno le seguenti informazioni:
− durata del contratto;
− data prevista di consegna del veicolo;
− il costo mensile;
− condizioni specifiche del servizio.
Una volta accettati i termini della Richiesta di Quotazione con formale ordine da parte di SACE, il Fornitore provvede il prima possibile, a fornire il veicolo all’Assegnatario indicato nell’ordine da SACE. Nel periodo che intercorre tra l’invio dell’ordine firmato e la consegna del veicolo, il Fornitore si impegna a mettere a disposizione dell’Assegnatario un veicolo in preassegnazione secondo le modalità indicate nel paragrafo “Veicolo in preassegnazione”.
La locazione avrà inizio a partire dal giorno in cui ciascun veicolo ordinato sarà messo a disposizione di SACE.
La comunicazione della disponibilità della vettura dovrà pervenire a SACE con almeno 3 giorni lavorativi di anticipo.
SACE comunicherà nell’ordine la sede e le modalità di consegna del veicolo; indicazioni a cui dovrà obbligatoriamente attenersi il Fornitore. L’assegnatario e il Fornitore dovranno sottoscrivere un documento che attesti l’avvenuta consegna al momento della stessa.
Durata del servizio
Il Servizio sarà attivo per 24 mesi a partire dall’ordine del primo veicolo.
Il contratto di ogni singolo veicolo sarà attivo per 48 mesi dalla data di consegna dello stesso.
Specifiche tecniche dei singoli servizi
SERVIZIO DI NOLEGGIO DI OGNI SINGOLO VEICOLO
Il Servizio consiste nella fornitura a noleggio per 48 mesi di veicolo di nuova fabbricazione con garanzia della casa costruttrice nei termini indicati nel libretto di garanzia e in perfetta efficienza di meccanica e carrozzeria. Il tipo, l’allestimento e gli optional di ogni veicolo saranno indicati da SACE.
Il veicolo sarà utilizzato da personale SACE che specificherà nella richiesta la disponibilità chilometrica per ogni veicolo. Comunque la percorrenza massima nel periodo contrattuale non dovrà superare i 180.000 km. La quotazione della vettura dovrà pervenire entro tre giorni lavorativi dalla richiesta da parte di SACE.
SACE potrà richiedere optional aggiuntivi a quelli riportati in tabella (allegato “Car List”) (fendinebbia, vernice metallizzata, navigatore, bluethoot, radio, pneumatici invernali ed estivi illimitati) e indicherà il soggetto, ove diverso da SACE, a cui addebitare tale costo e le tempistiche di addebito del pagamento. La quantificazione economica degli optional non dovrà essere superiore ai listini della casa produttrice.
Al fine di mantenere la qualità del servizio, il Fornitore si impegna a comunicare, su richiesta, a SACE aggiornamenti relativamente alla data di consegna del veicolo. Le nuove consegne e le riconsegne del veicolo al termine del noleggio non andranno effettuate nel mese di agosto. Sarà facoltà di SACE indicare eventuali altre date entro le quali non dovrà essere effettuata la consegna.
• La comunicazione della disponibilità del veicolo dovrà avvenire con 5 giorni di preavviso senza incorrere nell’addebito del canone. Saranno elemento di valutazione eventuali altre tempistiche proposte nell’offerta tecnica.
• Il Fornitore addebiterà o rimborserà SACE alla riconsegna del veicolo a fine locazione i chilometri eccedenti o inferiori al monte chilometrico previsto in ogni singolo ordine. Sarà elemento di valutazione dell’offerta tecnica l’indicazione dei criteri di calcolo utilizzati per l’addebito dei km in eccesso alla riconsegna del veicolo per fine contratto che risulti più vantaggiosa per SACE.
• Il Fornitore dovrà fornire il servizio di pickup con consegna del veicolo presso l’indirizzo concordato.
• Sarà elemento di valutazione il mancato addebito di danni interni anche non riconducibili ad usura.
• Il Fornitore dovrà rilasciare, per ogni veicolo, anche una dichiarazione in lingua inglese valida all’estero quale attestazione del leasing verso SACE con l’indicazione dell’autorizzazione all’Assegnatario della guida del veicolo.
Saranno inoltre elemento di valutazione i seguenti aspetti riportati nell’offerta tecnica:
• il possibile trasferimento del contratto di noleggio all’Assegnatario che dovesse farne richiesta, nel caso quest’ultimo sia dimissionario da SACE (senza alcun obbligo da parte di SACE);
• il criterio di calcolo della penale in caso di annullamento dell’ordine prima della consegna del veicolo o in caso di restituzione anticipata dello stesso rispetto alla scadenza contrattuale.
MANUTENZIONE ORDINARIA E STRAORDINARIA E PNEUMATICI
Il Fornitore dovrà fornire l’elenco delle officine autorizzate e convenzionate, alle quali l’Assegnatario del veicolo potrà rivolgersi per le necessarie operazioni di manutenzione sia di carattere ordinario, sia straordinario inerenti l’utilizzo del veicolo.
In caso di piccole riparazioni (con costo non superiore a euro 150,00 IVA esclusa) l’Assegnatario potrà provvedere a farsi carico dell’onere per proprio conto anche presso officine non autorizzate, saldando direttamente la relativa fattura della quale potrà in seguito ottenere il rimborso completo dal Fornitore su presentazione della citata fattura.
Il Fornitore provvederà inoltre a gestire convenzioni finalizzate alla fornitura e sostituzione, senza costi aggiuntivi, sia degli pneumatici stagionali sia degli pneumatici danneggiati (anche a seguito di sinistri senza controparte) o usurati senza limiti alla quantità della fornitura e di idonea qualità. Sarà cura del Fornitore predisporre obbligatoriamente, direttamente o tramite convenzione con terzi, una rete di soccorso stradale a cui SACE e il conducente possano rivolgersi, oltre ad una procedura idonea per la gestione dei sinistri occorsi ai veicoli in noleggio, in preassegnazione od in sostituzione.
La tempistica massima di autorizzazione dell’intervento di manutenzione da parte del Fornitore verso l’officina convenzionata non dovrà superare i 3 gg. dalla richiesta dell’assegnatario.
Sarà oggetto di valutazione la qualità degli pneumatici proposta nell’offerta tecnica.
GARANZIE ASSICURATIVE
I veicoli devono essere dotati di carta verde e completa copertura assicurativa in Italia e all’estero, con formula kasko senza franchigia, comprendente garanzia assicurativa per responsabilità civile verso terzi per i danni prodotti da circolazione stradale. Inoltre i veicoli devono essere coperti da assicurazione totale in caso di incendio o furto parziale o totale, nonché da danni ulteriori derivanti da eventi accidentali, naturali, socio politici e danni riconducibili ad atti vandalici compreso l’infortunio, la sostituzione cristalli e la tutela legale. La copertura assicurativa si intende comprensiva di soccorso stradale e recupero del veicolo in caso di sinistro o guasto, tale servizio deve essere attivo 24h su 24h per 7gg su 7gg.
Le quote minime sono le seguenti:
🡪RCA Massimale Euro 25.000.000,00 Valore minimo del Massimale Capitale pari a € 135.000,00 con franchigia 5% su invalidità permanente.
Le medesime condizioni assicurative applicate all’Assegnatario del veicolo dovranno essere estese anche ai delegati da SACE.
VEICOLO IN PREASSEGNAZIONE
Il Fornitore, su richiesta di SACE, dovrà provvedere alla consegna entro 48h dalla richiesta, di un veicolo in preassegnazione per il periodo intercorrente tra la data di invio dell’ordine del nuovo veicolo e la data di consegna dello stesso. Il canone mensile dovrà essere inferiore o uguale a quello previsto per il veicolo ordinato e la categoria dovrà essere analoga a quella prevista per il veicolo ordinato. Il Fornitore dovrà assicurare il veicolo sostitutivo anche in caso di noleggio a breve termine. Sarà oggetto di valutazione dell’offerta tecnica la fornitura di un veicolo a breve termine di proprietà del noleggiatore anche in mancanza di ordine del nuovo veicolo.
VEICOLO SOSTITUTIVO
Il Fornitore dovrà provvedere alla predisposizione di un veicolo sostitutivo nel caso in cui il veicolo noleggiato sia indisponibile, a causa di manutenzione, furto o danno grave, per più di otto ore lavorative.
Sarà oggetto di valutazione la consegna e la riconsegna del veicolo sostitutivo nel medesimo
service point nel quale viene ricoverato il veicolo assegnato.
Nel caso di ordini di veicoli inseriti nella fascia D dell’allegato “Car List”, il veicolo sostitutivo dovrà appartenere al segmento “Ford Focus o equivalenti” mentre, per le fasce superiori, il veicolo sostitutivo dovrà appartenere a un segmento similare a quello del veicolo in uso. Tale specifica sarà inserita da SACE sull’ordine.
Il veicolo sostitutivo dovrà essere dotato di gomme invernali/catene o estive, in base alla stagione, così come previsto dalle norme di legge in materia, dovrà essere dotata di un dispositivo di navigazione satellitare e dovrà avere la stessa copertura assicurativa del veicolo sostituito.
Saranno oggetto di valutazione dell’offerta tecnica eventuali migliorie a titolo gratuito non previste in capitolato per il servizio di autovettura sostitutiva
GESTIONE MULTE
Il Fornitore, in caso di ricezione di verbali di contravvenzione riconducibili alla flotta aziendale SACE, si impegna a comunicare alle autorità competenti il nominativo dell’Assegnatario del veicolo a cui si riferisce il verbale.
Il Fornitore, in caso di ricezione di verbali di contravvenzione riconducibili alla flotta aziendale SACE e in assenza del nominativo dell’assegnatario nei propri data base, si impegna a comunicare a SACE entro 1 giorno la targa del veicolo oggetto di contravvenzione per i successivi adempimenti.
TERMINE O PROROGA DEI SINGOLI CONTRATTI
Al termine del periodo di noleggio, l’assegnatario provvederà alla restituzione del veicolo, senza danni o con le denunce a copertura dei danni presenti e completa dei documenti di circolazione, nello stato in cui è avvenuta la consegna salvo condizioni derivanti dall’usura. Al momento della riconsegna verrà redatto il verbale di restituzione la cui sottoscrizione sancisce il termine del rapporto in questione. Il Fornitore si impegna a comunicare a SACE, tramite email, eventuali addebiti di fine noleggio entro 24h dalla riconsegna del veicolo. SACE si riserva la facoltà di prorogare, qualora lo ritenga necessario, il contratto di noleggio fino ad un massimo di sei mesi dalla scadenza dello stesso. Per il periodo in questione il Fornitore dovrà applicare il canone in essere. Le proroghe superiori ai 6 mesi dovranno essere concordate con il Fornitore sia in termini di durata che di costi. Per queste proroghe SACE invia la richiesta al Fornitore, e l’accettazione da parte di quest’ultimo renderà la proroga immediatamente effettiva.
Obblighi del Fornitore
Il Fornitore dovrà condurre il rapporto nella totale trasparenza e fornendo a SACE tutte le informazioni collegate al Servizio sottoscritto, prendere coscienza di tutte le condizioni legate al servizio di noleggio e da soddisfare per l’erogazione del Servizio.
Il Fornitore si impegna a:
• Soddisfare le richieste di SACE nel più breve tempo possibile in accordo a quanto richiesto nel Capitolato;
• Destinare, un organico di personale minimo necessario per il mantenimento degli standard qualitativi richiesti, costituito da almeno un referente commerciale e un referente tecnico-amministrativo che garantiscano continuità nell’operato;
• Fornire un adeguato e tempestivo supporto a SACE o al conducente in caso di necessità e per ordinarie attività collegate al servizio di noleggio (≤ 2 giorni);
• Collaborare con SACE per la gestione e soluzione di eventuali imprevisti, volta alla ricerca della migliore soluzione per entrambe le parti (problematiche con officina e assistenza);
• Indicare il nominativo del referente che seguirà SACE in qualità di responsabile nella gestione del presente rapporto contrattuale;
• Fornire un servizio di customer satisfaction strutturato;
• Mettere a disposizione la reportistica, inerente tutti i dati trattati, fornita in formato
excel e/o estraibile dal portale del Fornitore;
• Fornire assistenza, in caso di richiesta, per l’ottimizzazione della procedura parco auto SACE;
• Adempiere prontamente e con diligenza agli ordini effettuati da SACE;
• Rispettare quanto specificato nel presente capitolato oltre che nel singolo contratto sottoscritto;
• Fornire tutti i servizi collegati allo sfruttamento del veicolo, specificati e sottoscritti nel contratto compresi i “rabbocchi di liquidi” e il trasferimento degli pneumatici;
• Provvedere, in caso di manutenzione o guasto del veicolo nel corso del noleggio, alla fornitura di un veicolo sostitutivo;
• In caso di guasto, incidente o altra necessità, predisporre un soccorso stradale 24 ore su 24 7 giorni su 7;
• Farsi carico del pagamento di tassa di proprietà e di tutte le altre spese concordate nel contratto;
• Individuare e comunicare a SACE soluzioni che possano migliorare la convenienza ed efficienza del rapporto senza inficiare la qualità del servizio offerto. Potrà pertanto proporre a SACE modalità procedurali volte al miglioramento del servizio di noleggio, finalizzate ad apportare significative migliorie al servizio in termini temporali e qualitativi, senza che ciò comporti alcun onere aggiuntivo, né obbligo di accettazione per SACE;
• Effettuare le forniture previste dal presente capitolato, mediante propri mezzi e strutture;
• Fornire a SACE, anche tramite portale, dati di carattere sia quantitativi che qualitativi, in ottica di monitoraggio, miglioramento continuo del servizio e contenimento dei costi. A titolo esemplificativo:
- dati contrattuali dei veicoli
- date di prevista consegna in caso di nuovi ordini
- cronologia degli interventi di manutenzione effettuati
- documenti contabili (fatture canoni di noleggio)
- verbali di accertamento d’infrazione al codice della strada.
È responsabilità del Fornitore la predisposizione di un sistema di monitoraggio che sia idoneo a fornire informazioni complete a qualsiasi richiesta da parte di SACE.
Il Fornitore dovrà provvedere a fornire tutti i necessari documenti che, in base alle norme vigenti, devono essere a bordo dei veicoli.
Dotare ogni veicolo di un manuale operativo sia cartaceo che in formato digitale, che dovrà contenere almeno quanto di seguito riportato:
1. Le regole da seguire per la manutenzione ordinaria e straordinaria, le modalità di richiesta di veicolo sostitutivo, la richiesta di intervento su strada, rabbocchi, riparazioni di emergenza, sinistri e furti.
2. L’elenco dei centri di servizio o il link dove reperirli.
3. Due copie del modello CAI (constatazione amichevole di incidente) ed il numero di emergenza per l’assistenza su strada.
4. Le istruzioni relative alla restituzione del veicolo al termine del contratto.
Il manuale operativo che intende produrre/utilizzare il fornitore dovrà essere presentato in sede di proposta tecnica.
Impegni assunti da SACE
Al fine di rendere efficiente la fruizione del Servizio, SACE e i conducenti dei veicoli, si impegnano a:
• Indicare al Fornitore tutti i dati degli Assegnatari dei veicoli, adempiendo agli accordi di completa comunicazione e trasparenza aggiornando i dati periodicamente permettendo una corretta rinotifica dei verbali di contravvenzione, garantendo che essi siano abilitati alla guida e autorizzati da SACE all’utilizzo del veicolo;
• Condurre, utilizzare e custodire i veicoli con la dovuta responsabilità e diligenza;
• Eseguire la manutenzione del veicolo secondo le modalità concordate con il Fornitore, presso officine autorizzate e convenzionate, nel rispetto delle scadenze previste per le manutenzioni ordinarie ed effettuare periodicamente i dovuti controlli (livello liquidi, pneumatici ecc.);
• Non alterare e/o manomettere il contachilometri o altre strumentazioni in dotazione al veicolo, o utilizzare il veicolo in modo tale da rendere invalide, inefficaci o non applicabili le condizioni assicurative del contratto con il Fornitore;
• Non apportare significative modifiche al veicolo senza comunicazione e autorizzazione da parte del Fornitore in accordo con SACE.
Il Fornitore e SACE si impegnano a rinegoziare i canoni di noleggio ogni 6 mesi concordando fin da ora che lo scostamento massimo di tali canoni in aumento non dovrà superare, per i veicoli da noleggiare nel primo anno, il 3% dell’offerta iniziale, con un incremento complessivo rispetto all’offerta iniziale che comunque non dovrà essere superiore al 6% sul periodo contrattuale. Rientrano nel calcolo dello scostamento massimo di cui sopra, sia il diverso canone per restyling dei veicoli già previsti in allegato “Car List”, sia lo scostamento di importo per la sostituzione dei modelli dei veicoli in allegato “Car List” a questo Capitolato tecnico con veicoli analoghi proposti da SACE e concordate con il Fornitore.
SACE semestralmente potrà aggiornare (integrare, sostituire, eliminare) la lista dei modelli di veicoli a noleggio che automaticamente rientreranno nel contratto ed il Fornitore si impegna a negoziare con SACE i canoni dei veicoli oggetto di tale aggiornamento. Tali veicoli rientreranno automaticamente nella gestione del canone del contratto in essere.
Valutazione sulla qualità del servizio
In ottica di Customer Satisfaction, la qualità del servizio offerto dovrà essere monitorata on line, o almeno periodicamente, e resa immediatamente disponibile alla SACE.
Esempio: Tempi di risposta alle richieste formulate da SACE.
Rapporto preferenziale
SACE riconosce l’Aggiudicatario quale Fornitore abituale ma non esclusivo e non attribuisce pertanto un diritto di esclusività per la fruizione dei servizi oggetto del presente Capitolato.
Il Fornitore riconosce a sua volta SACE quale cliente preferenziale e quindi avente diritto a tutte le condizioni di miglior favore.
Penali
• Euro 100 per ogni verbale non rinotificato all’assegnatario corretto;
• Euro 100 al giorno per la mancata fornitura di un veicolo sostitutivo entro i termini temporali previsti;
• Euro 200 per ogni giorno lavorativo di ritardata consegna del veicolo oltre un mese rispetto a quanto previsto nel singolo contratto (in assenza di informativa ufficiale da parte della casa costruttrice);
• Euro 50 per ritardata quotazione oltre i termini temporali previsti nel contratto;
• Euro 100 per ritardata autorizzazione all'officina oltre la tempistica riportata sull’offerta, per gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria sul veicolo.
Allegato: Car List