VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA
COMUNE DI TREZZANO SUL NAVIGLIO
PROVINCIA DI MILANO
Via IV Novembre, 20090
VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA
GIUNTA COMUNALE N. 106 del 11/05/2018
ORIGINALE
OGGETTO: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI. ACCORDO DI COLLABORAZIONE AI SENSI DELL'ART. 15 DELLA LEGGE 241/90 E
S.M.I. CON IL POLO ARCHIVISTICO REGIONALE DELL' XXXXXX-ROMAGNA
L’anno duemiladiciotto addì undici del mese di maggio alle ore 14:30 nella Residenza Comunale, convocata nei modi di legge, si è legalmente riunita la Giunta Comunale.
XXXXXXX XXXXX
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX DE XXXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXX
XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX
SINDACO VICE SINDACO ASSESSORE ASSESSORE ASSESSORE ASSESSORE
Presente Presente Assente Presente Presente Assente
Presenti n. 4 Assenti n. 2
Assiste il SEGRETARIO COMUNALE XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX .
Il Sig. XXXXXXX XXXXX assume la presidenza, riconosciuta valida l'adunanza, dichiara aperta la seduta e dà avvio alla discussione sull'oggetto all'ordine del giorno.
Si dà atto che nessuno degli assessori presenti ha dichiarato la propria incompatibilità con l'oggetto della presente deliberazione, ai sensi dell'art. 78 comma 2 del D.Lgs. 267/2000.
LA GIUNTA COMUNALE
Premesso che:
- la legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. recante “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” stabilisce espressamente all’art. 15 che: “Anche al di fuori delle ipotesi previste dall’articolo 14, le amministrazioni pubbliche possono sempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune”;
- Il Codice dell’Amministrazione Digitale, approvato con X.Xxx. 07/03/2005 n. 82 e s.m.i. ha approvato la conservazione sostitutiva dei documenti informatici, stabilendone le relative regole tecniche e linee guida;
- la Legge regionale dell’Xxxxxx-Romagna n. 17/2008, all’art. 8, ha modificato l’art. 2 della
L.R. 29/95, inserendo, tra le funzioni dell’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx- Romagna (IBACN), quella di archiviazione e conservazione dei documenti informatici prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici;
- con deliberazione n. 877 adottata dalla Giunta della Regione Xxxxxx-Romagna in data 22 giugno 2009 si è pertanto provveduto all’articolazione della struttura organizzativa deputata alla realizzazione delle attività di archiviazione e conservazione, dando così attuazione al citato articolo di legge; con la responsabilità dello svolgimento dei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo dei documenti informatici della Regione e degli altri Enti convenzionati e il compito di promuovere l'adesione degli Enti del sistema regionale al Polo archivistico regionale e di supportare l'azione dei responsabili del protocollo informatico presso gli Enti produttori per la messa a punto degli strumenti archivistici, organizzativi e software per le esigenze di produzione e conservazione dei documenti digitali, anche per l'adeguamento al sistema di conservazione digitale;
- ai sensi della legge regionale dell’Xxxxxx-Romagna n. 29/1995, così come modificata da ultima dalla legge regionale n. 17/2013, l’IBACN svolge la funzione di “archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici anche a rilevanza fiscale, con le modalità previste dalle disposizioni vigenti, prodotti o ricevuti dalla Regione e dagli altri soggetti di cui all’art. 19, comma 5, lettera a) della legge regionale 24 maggio 2004, n. 11 nonché. Mediante apposita convenzione, da documenti informatici prodotti o ricevuti dai soggetti di cui all’art. 19, comma 5, lettera b) della medesima legge e da altri soggetti pubblici”;
Dato atto che:
- la determinazione dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture n. 7 del 21 Ottobre 2010 su “Questioni interpretative concernenti la disciplina dell’articolo 34 del d.lgs. 163/2006 relativa ai soggetti a cui possono essere affidati i contratti pubblici”, conformemente a quanto in precedenza affermato dalla giurisprudenza comunitaria, ha ribadito la legittimità del ricorso a forme di cooperazione pubblico- pubblico attraverso cui più amministrazioni assumono impegni reciproci, realizzando congiuntamente le finalità istituzionali affidate loro, purché vengano rispettati una serie di presupposti;
- i presupposti richiesti ai fini della legittimità dell’impiego dello strumento convenzionale sono stati individuati nei seguenti punti:
o l’accordo deve regolare la realizzazione di un interesse pubblico, effettivamente comune ai partecipanti, che le Parti hanno l’obbligo di perseguire come compito principale, da valutarsi alla luce delle finalità istituzionali degli Enti coinvolti;
o alla base dell’accordo deve esserci una reale divisione di compiti e responsabilità;
o i movimenti finanziari tra i soggetti che sottoscrivono l’accordo devono configurarsi solo come ristoro delle spese sostenute, essendo escluso il pagamento di un vero e proprio corrispettivo, comprensivo di un margine di guadagno;
o il ricorso all’accordo non può interferire con il perseguimento dell’obiettivo principale delle norme comunitarie in tema di appalti pubblici, ossia la libera circolazione dei servizi e l’apertura alla concorrenza non falsata negli Stati membri;
Considerato che l’Ente è da tempo impegnato nella progressiva digitalizzazione dei documenti e intende organizzare in modo efficace e a lungo termine la loro conservazione, ma ritiene non economico dotarsi autonomamente delle complesse strutture per la conservazione a lungo termine dei documenti informatici, e per il proprio accreditamento ai sensi dell’art. 44-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.
Ritenuto che è pertanto interesse del Comune di Trezzano sul Naviglio avvalersi dell'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna per la conservazione digitale dei documenti informatici prodotti, quale soggetto in grado di fornire idonee garanzie di sicurezza ed efficacia e che dispone della strumentazione tecnica necessaria e di personale adeguato allo scopo, stipulando a tal fine un apposito Accordo di collaborazione, secondo lo schema allegato alla presente deliberazione, da considerarsi parte sostanziale e integrante della medesima;
Visto il Nulla osta espresso in data 03/05/2018, protocollo generale n. 11053, della Sovrintendenza Archivistica territorialmente competente alla stipula dell’accordo di collaborazione di cui trattasi per la conservazione dei documenti informatici dell’Ente produttore e al trasferimento dei documenti ai sensi dell’art. 21 lettera e) del D.Lgs. 42/2004, codice dei Beni Culturali;
Visto lo Statuto comunale vigente;
Visto il Regolamento comunale di Organizzazione; Visto il Regolamento comunale di Contabilità;
Vista la delibera di C.C. n. 15 del 26/02/2018 con la quale è stato approvato il Bilancio di Previsione 2018/2020;
Vista la delibera di G.C. n. 55 del 02/03/2018 avente ad oggetto: “Approvazione piano esecutivo di gestione (peg) per il triennio 2018/2020;
Visto l’art. 3 della Legge 241/90;
Visto l’art. 48 comma 1 del D.Lgs 267/2000;
Visti gli allegati pareri di regolarità tecnica e contabile resi ai sensi dell’art. 49 del D.Lgs 267/2000; Con voti unanimi legalmente espressi;
DELIBERA
1. di approvare per i motivi già esposti e che si richiamano integralmente, lo schema di Accordo di collaborazione con l’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna, ai sensi dell’art. 15 della legge n. 241 del 1990 e s.m.i., finalizzato a disciplinare lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici;
2. di affidare pertanto la conservazione dei propri documenti informatici, nel rispetto delle norme di legge e delle delibere AGID, all'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna, individuandolo come responsabile della conservazione dei documenti trasferiti in base all’allegato Accordo di collaborazione;
3. di dare atto che, a mero titolo di rimborso delle spese sostenute per l’erogazione delle funzioni oggetto del presente Accordo di collaborazione, il Comune di Trezzano sul Naviglio si impegna a erogare all’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna l’importo pari a Euro 500,00 + IVA 22% “una tantum” per i costi di configurazione del sistema informatico, test e attivazione dell’integrazione con il software ADS, nonché di euro 500,00 + IVA 22% all’anno per il costo del servizio per la conservazione conformemente a quanto previsto dall’art. 8 dell’allegato schema di Accordo e come previsto dal Tariffario per lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici a favore degli Enti, allegato all’Accordo di cui al punto 1);
4. di stabilire che la durata dell’Accordo di collaborazione di cui al precedente punto 1) sia fissata in 5 (cinque) anni, decorrenti dalla data della sua sottoscrizione, così come previsto dall'art. 10 dell’Accordo, fermo restando quanto previsto in materia di recesso dall’art. 11 dell’Accordo medesimo;
5. di dare mandato al Responsabile dell’area Affari Legali e Innovazione di procedere a tutti gli atti successivi al presente per la gestione dell’accordo e all’impegno di spesa relativo;
6. di dare atto, infine, che la presente deliberazione sarà pubblicata sul sito web istituzionale in ossequio al disposto di cui all’articolo 18 del decreto legge 22 giugno 2012, n. 83, convertito nella legge 7 agosto 2012, n. 134.
Successivamente, ad unanimità di voti, resi nelle forme di legge;
DELIBERA
Di attribuire al presente atto immediata eseguibilità, ai sensi dell'art. 134, 4° comma, D.Lgs. 267/2000.
Xxxxx, approvato e sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 X.X.xx n 82/2005 e s.m.i.
Il SINDACO XXXXXXX XXXXX
Il SEGRETARIO COMUNALE XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX
Allegato 1)
Schema di ACCORDO DI COLLABORAZIONE AI SENSI DELL’ART. 15 DELLA LEGGE N. 241 DEL 1990 E SUCCESSIVE MODIFICHE E INTEGRAZIONI PER LO SVOLGIMENTO DELLA FUNZIONE DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
TRA
1 – Il comune di Pero.(di seguito denominato “Ente produttore”), in persona del sindaco pro-tempore Xxxxx Xxxx Xxxxxxx, domiciliato presso la sede posta in xxxxxx Xxxxxxx 0, Xxxx la quale interviene nel presente atto in forza della esecutiva ai sensi di legge, con la quale si è altresì approvato il presente Accordo di collaborazione;
e
2 – L’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna (di seguito anche denominato più brevemente “IBACN”), in persona di …………………
domiciliato per la sua carica in Bologna, il quale interviene nel presente atto in forza della Deliberazione del Consiglio Direttivo n. ………., esecutiva ai sensi di legge;
PREMESSO CHE
• la legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. recante “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” stabilisce espressamente all’art. 15 che: “Anche al di fuori delle ipotesi previste dall’articolo 14, le amministrazioni pubbliche possono sempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune”;
• la legge regionale dell’Xxxxxx-Romagna n. 11/2004 e s.m.i. (recante “Sviluppo regionale della società dell’informazione”) ha stabilito all’art. 2, comma 4bis, che: “La Regione, anche in collaborazione con le altre pubbliche amministrazioni interessate, favorisce altresì lo sviluppo integrato della conservazione digitale dei
documenti informatici e, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità, svolge le funzioni di archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici secondo quanto disposto dall’articolo 2, comma 1, lettera f bis) della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29 (Riordinamento dell'Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della Regione Xxxxxx-Romagna);
• ai sensi della legge regionale dell’Xxxxxx-Romagna n. 29/1995, cosi come modificata per ultima dalla legge regionale n. 17/2013, l’IBACN svolge la funzione di “archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici anche a rilevanza fiscale, con le modalità previste dalle disposizioni vigenti, prodotti o ricevuti dalla Regione e dagli altri soggetti di cui all'articolo 19, comma 5, lettera a) della legge regionale 24 maggio 2004, n. 11 nonché, mediante apposita convenzione, dei documenti informatici prodotti o ricevuti dai soggetti di cui all'articolo 19, comma 5, lettera b) della medesima legge e da altri soggetti pubblici”;
• la Regione Xxxxxx-Romagna, con delibera di Giunta n. 877 del 22 giugno 2009 ha attivato il Polo Archivistico Regionale – Xxxxxx-Romagna presso l'IBACN e ha autorizzato l'IBACN a costituire il Servizio Polo Archivistico Regionale della Regione Xxxxxx-Romagna ( d’ora in poi ParER) con la responsabilità dello svolgimento dei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo dei documenti informatici della Regione e degli altri Enti convenzionati e il compito di promuovere l'adesione degli Enti del sistema regionale al Polo archivistico regionale e di supportare l'azione dei responsabili del protocollo informatico presso gli Enti produttori per la messa a punto degli strumenti archivistici, organizzativi e software per le esigenze di produzione e conservazione dei documenti digitali, anche per l'adeguamento al sistema di conservazione digitale;
• la determinazione dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture n. 7 del 21 Ottobre 2010 su “Questioni interpretative concernenti la disciplina dell’articolo 34 del d.lgs. 163/2006 relativa ai soggetti a cui possono essere affidati i contratti pubblici”, conformemente a quanto in precedenza affermato dalla giurisprudenza comunitaria, ha ribadito la legittimità
del ricorso a forme di cooperazione pubblico-pubblico attraverso cui più amministrazioni assumono impegni reciproci, realizzando congiuntamente le finalità istituzionali affidate loro, purché vengano rispettati una serie di presupposti;
• i presupposti richiesti ai fini della legittimità dell’impiego dello strumento convenzionale sono stati individuati nei seguenti punti: A) l’accordo deve regolare la realizzazione di un interesse pubblico, effettivamente comune ai partecipanti, che le Parti hanno l’obbligo di perseguire come compito principale, da valutarsi alla luce delle finalità istituzionali degli Enti coinvolti; B) alla base dell’accordo deve esserci una reale divisione di compiti e responsabilità; C) i movimenti finanziari tra i soggetti che sottoscrivono l’accordo devono configurarsi solo come ristoro delle spese sostenute, essendo escluso il pagamento di un vero e proprio corrispettivo, comprensivo di un margine di guadagno; D) il ricorso all’accordo non può interferire con il perseguimento dell’obiettivo principale delle norme comunitarie in tema di appalti pubblici, ossia la libera circolazione dei servizi e l’apertura alla concorrenza non falsata negli Stati membri;
• alla luce della progressiva digitalizzazione dell’attività amministrativa vi è interesse ad assicurare alle pubbliche amministrazioni sistemi sicuri e giuridicamente validi per conservare documenti digitali, nonché supporto tecnico archivistico di varia natura per la gestione dei documenti informatici;
• in tale contesto, l’articolo 14 del Codice dell’Amministrazione Digitale è improntato a logiche di collaborazione e cooperazione attiva tra le Amministrazioni statali, regionali e locali per promuovere azioni utili al fine di realizzare un processo di digitalizzazione dell’azione amministrativa coordinato e condiviso, favorendo il trasferimento delle soluzioni tecniche e organizzative e l’adozione di infrastrutture e standard che riducano i costi sostenuti dalle Amministrazioni stesse e migliorino i servizi erogati;
• la necessità di dare sostegno all’identificazione, all’evoluzione e alla diffusione delle buone pratiche sviluppate, facendo leva su reti e meccanismi di collaborazione consolidati tra Enti, rappresenta oggi un’importante opportunità
per capitalizzare gli sforzi passati e agevolare l’avvio di processi di sviluppo e innovazione nell’alveo della Programmazione comunitaria 2014-2020;
• a livello nazionale sono state intraprese differenti iniziative, anche nell’ambito delle Politiche di Coesione, finalizzate all’individuazione delle buone pratiche presenti sul territorio, alla loro diffusione e al governo dell’evoluzione virtuosa che le stesse possono generare in termini di miglioramento dei servizi pubblici, di trasparenza e di efficacia nei confronti della comunità degli utenti e degli addetti ai lavori;
• l’Agenzia per l'Italia Digitale, la Direzione Generale per gli Archivi del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo e l’Archivio Centrale dello Stato in data 25 luglio 2013 hanno sottoscritto un Accordo di collaborazione per la conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni con oggetto tra l’altro “l’individuazione di criteri e metodologie allo scopo di definire e disegnare un modello nazionale di riferimento per la realizzazione di Poli conservativi distribuiti, anche a livello territoriale, adattabile alle differenti realtà nazionali prevedendo espressamente che per il raggiungimento di specifici obiettivi si possono individuare altre pubbliche Amministrazioni e enti pubblici, anche di ricerca, che intendono collaborare e stipulare con dette pubbliche amministrazioni ed enti pubblici specifici atti convenzionali
• ai sensi degli artt. 4 e 5 dell’Accordo sopra citato l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) e l’Archivio Centrale dello Stato hanno sottoscritto con l’IBACN, in data
8 agosto 2013 (rep IBACN: RPI/2013/48 del 09/08/2013), una Convenzione operativa per la definizione di un modello nazionale di riferimento per la realizzazione di Poli conservativi con la quale in particolare l’Archivio Centrale dello Stato e l’Agenzia per l’Italia Digitale intendono avvalersi dell’esperienza dell’IBACN, maturata nel Polo Archivistico Regionale, per sperimentare le procedure e le modalità operative da quest’ultimo adottate, ai fini della definizione del suddetto modello;
• l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), con comunicazione prot. 12389 del 23 dicembre 2014, ha notificato l’accreditamento dell’IBACN a svolgere la conservazione dei documenti informatici di cui all’art. 44-bis comma 1 del CAD e
l’avvenuta iscrizione del medesimo nell’elenco dei conservatori accreditati di cui all’art. 1 della Circolare dell’Agenzia per l’Italia Digitale n. 65 del 10 aprile 2014;
• ai sensi del successivo art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale: “I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, (…) sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71”;
• la conservazione dei documenti e degli archivi nella loro organicità rappresenta una funzione di carattere istituzionale e un obbligo ai sensi dell’articolo 30 del Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i., recante il “Codice dei beni culturali e del paesaggio;
• l'Ente produttore è da tempo impegnato nella progressiva digitalizzazione dei documenti e intende organizzare in modo efficace e a lungo termine la loro conservazione, ma ritiene non economico dotarsi autonomamente delle complesse strutture per una conservazione a lungo termine dei documenti informatici;
• è pertanto interesse dell'Ente produttore avvalersi dell’IBACN, tramite ParER per la conservazione digitale dei documenti, quale soggetto in grado di fornire idonee garanzie di sicurezza ed efficacia e che dispone della strumentazione tecnica necessaria e di personale adeguato allo scopo, stipulando apposita convenzione ai sensi dell’art. 2, comma 1, lettera f bis, della legge regionale n. 29/1995, come modificata per ultima dalla legge regionale n. 17/2013;
Visto il Codice dell’amministrazione digitale, approvato con D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e le relative regole tecniche e linee guida;
Visto il nulla osta espresso dalla Soprintendenza Archivistica territorialmente competente alla stipula dell’Accordo di collaborazione di cui trattasi per la conservazione dei documenti informatici dell’Ente produttore e al trasferimento dei documenti ai sensi dell’art. 21 lettera e) del D.Lgs. 42/2004, Codice dei Beni Culturali;
Tutto ciò premesso e considerato, costituente parte integrante del presente Accordo,
si conviene e si stipula quanto segue:
CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI
Art. 1
(Oggetto dell’Accordo di collaborazione)
1. L'Ente produttore affida la conservazione dei propri documenti informatici, nel rispetto delle norme di legge e delle regole tecniche, all’IBACN, individuandolo come responsabile della conservazione dei documenti trasferiti in base al presente Accordo di collaborazione.
2. L’attività di conservazione svolta dall’IBACN si ispira ai principi indicati dall’art. 29 del D.Lgs. n. 42/2004 e s.m.i. di coerente, coordinata e programmata attività di studio, prevenzione, e manutenzione, e si ritiene in grado di soddisfare gli obblighi in capo all'Ente produttore di conservazione di documenti informatici e in prospettiva di conservazione e ordinamento dell'archivio nella sua organicità.
3. Le parti intendono attuare una collaborazione concreta e nell’interesse comune, che porti a un risparmio dei costi di gestione, a un aumento della quantità, qualità e fruibilità dei servizi, a un aumento del livello di sicurezza attuato nella elaborazione di dati ed informazioni e concordano di sviluppare e gestire nelle forme della cooperazione orizzontale l’attività di potenziamento dell’attuale sistema di conservazione digitale dell’IBACN, con applicazione, anche con modalità sperimentali, alla conservazione dei documenti digitali e delle aggregazioni archivistiche gestite dall’Ente produttore.
Art. 2 (Finalità)
1. Il presente Accordo di collaborazione ha le seguenti finalità:
− creare le condizioni giuridico-organizzative per la conservazione dei documenti informatici, nel rispetto delle finalità istituzionali degli enti;
− garantire economicità, efficienza ed efficacia alla funzione di conservazione dei documenti informatici;
− garantire una elevata qualità nell’erogazione della funzione in oggetto, anche a favore di eventuali utenti esterni per l'esercizio del diritto di accesso ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi e del decreto legislativo n. 196 del 2003 e s.m.i. recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali” o, in futuro, per ricerche storiche;
− valorizzare, sviluppare e potenziare il sistema di conservazione pubblica dell’IBACN nella prospettiva di implementazione di un sistema integrato di conservazione dei documenti informatici della pubblica amministrazione che risponda alla finalità istituzionale di conservazione per la fruizione di un patrimonio documentale pubblico che, come bene culturale, è tutelato e valorizzato in attuazione dell’art. 9 della Costituzione e come bene del demanio culturale è inalienabile, ma può essere oggetto di trasferimento tra lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali senza formare oggetto di diritti a favore di terzi.
CAPO II FUNZIONAMENTO E RESPONSABILITÀ
Art. 3 (Obblighi delle parti)
1. L’IBACN, tramite il Servizio Polo Archivistico Regionale dell'Xxxxxx-Romagna (di seguito denominato ParER), si impegna alla conservazione dei documenti trasferiti e ne assume la funzione di responsabile della conservazione ai sensi della normativa vigente e del Manuale di Conservazione redatto da IBACN, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione.
2. L'Ente produttore si impegna a depositare i documenti informatici nei modi e nelle forme definite dall’IBACN, tramite il ParER, garantendone l’autenticità e
l’integrità nelle fasi di produzione e di archiviazione corrente, effettuata nel rispetto delle norme sulla produzione e sui sistemi di gestione dei documenti informatici. In particolare garantisce che il trasferimento dei documenti informatici venga realizzato utilizzando formati compatibili con la funzione di conservazione e rispondenti a quanto previsto dalla normativa vigente.
3. Le modalità di erogazione delle funzioni e le modalità tecniche di versamento e restituzione dei documenti, che costituiscono la configurazione dell’archivio digitale dell’Ente saranno rese disponibili tramite il sistema di conservazione in un apposito Disciplinare Tecnico, che conterrà inoltre l'individuazione dei referenti e responsabili di riferimento delle parti per l'erogazione delle funzioni.
4. Il Disciplinare Tecnico potrà essere aggiornato anche a seguito di eventuali modifiche normative.
5. L'Ente produttore mantiene la titolarità e la proprietà dei documenti depositati.
6. Le Parti dichiarano che le attività previste dal presente Accordo di collaborazione saranno effettuate nel rispetto dei principi di tutela da parte dello Stato dei beni archivistici come beni culturali e nel rispetto di quanto stabilito dal MIBACT (Soprintendenza archivistica). A tal fine copia del presente Accordo di collaborazione e della documentazione collegata sarà inviata alla Soprintendenza archivistica per gli opportuni adempimenti a cura dell’Ente produttore.
Art. 4
(Funzioni svolte dall'IBACN tramite il ParER)
1. Le funzioni svolte dall'IBACN tramite il ParER riguardano la conservazione digitale, la restituzione per la consultazione o l'esibizione dei documenti a fini di accesso o per scopi storici, la eventuale consulenza e il supporto tecnico- archivistico in merito all’utilizzo del sistema di conservazione.
2. Le funzioni di conservazione digitale e di restituzione dei documenti a fini di accesso e ricerca, che prevedono lo svolgimento di procedure codificate, la certificazione dei processi di conservazione e l’adozione di idonee soluzioni tecnologiche e di sicurezza informatica, saranno erogate in base al Manuale di
conservazione, redatto da IBACN e pubblicato nell’elenco dei conservatori accreditati nel sito di AGID e si differenziano tra:
• A) Funzione di conservazione anticipata: garantisce la conservazione dei documenti informatici, anche sottoscritti nel rispetto delle norme in vigore. I documenti possono essere trasferiti fin dal momento della loro acquisizione nel sistema documentale dell’ente produttore, corredati delle informazioni disponibili al momento del trasferimento. Comprende le opportune verifiche sui files digitali, in particolare relative alla validità della firma digitale, e si completa con i trattamenti previsti dalle norme vigenti. Viene garantita la restituzione in ogni momento dei documenti trasferiti e conservati presso il ParER e delle relative evidenze informatiche, che comprovano in modo certo e automatico l’autenticità e la corretta conservazione degli stessi. Il ParER, inoltre, si impegna ad adeguare la funzione di conservazione alle future modifiche normative.
• B) Funzione di conservazione archivistica a lungo termine dei fascicoli e dei documenti elettronici: è finalizzata sia alla conservazione a lungo termine dei documenti informatici, garantendone il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, affidabilità, integrità, accessibilità, riproducibilità e intelligibilità all'interno del contesto proprio di produzione e archiviazione, sia all’organizzazione e inventariazione del patrimonio documentario digitale nella prospettiva di conservare l'archivio nella sua organicità per costituire, nei tempi e nei modi previsti dalla normativa, l'archivio storico prevedendo gli opportuni collegamenti logici e descrittivi tra documentazione informatica e documentazione cartacea. Prevede il trasferimento presso il ParER di fascicoli chiusi alla conclusione della fase attiva, secondo tempi e modalità definiti dall'Ente produttore in accordo con il ParER. Per la corretta formazione della struttura d'archivio, il ParER acquisisce gli strumenti archivistici dell'Ente produttore (titolario, piano di conservazione, ecc.) e provvede inoltre all’organizzazione dei fondi archivistici e al controllo e completamento dei metadati descrittivi degli oggetti archivistici secondo gli standard descrittivi sviluppati dalla disciplina archivistica.
6. Per la durata del presente Accordo di collaborazione la funzione di cui al punto 4B sarà oggetto di studio e sperimentazione in vista di una sua futura attivazione.
Art. 5
(Funzioni svolte dall’Ente produttore)
1. Le funzioni svolte dall’Ente produttore sono le seguenti:
a. condividere con l’IBACN le proprie conoscenze e quelle del CSBNO - Culture Socialità Biblioteche Network Operativo, azienda speciale consortile, compartecipata dal Comune, cui ha affidato da anni la gestione dell’archivio attraverso figure specialistiche, in materia di gestione documentale
b. condividere l’esperienza realizzata e relativi risultati conseguiti nell’ambito della digitalizzazione e della dematerializzazione
c. eseguire il monitoraggio in merito al corretto funzionamento del sistema di conservazione dei documenti informatici, provvedendo altresì a segnalare tempestivamente all’IBACN, per il tramite del ParER, gli eventuali guasti e le proposte di miglioramento del sistema medesimo
d. provvedere, sotto il profilo organizzativo e gestionale, ad assicurare l’interfacciamento e il collegamento del proprio sistema con il sistema di conservazione digitale dei documenti informatici gestito dall’IBACN per il tramite del ParER.
e. effettuare una sperimentazione in merito alle diverse tipologie documentali oggetto di conservazione [descrivere le modalità specifiche per ogni Ente produttore
f. [altre funzione specifiche per ogni Ente]
2. L’Ente produttore manterrà la responsabilità esclusiva in merito alla corretta formazione dei documenti informatici oggetto di conservazione, garantendone il valore giuridico.
Art. 6
(Accesso ai documenti conservati presso il ParER)
1. L’accesso ai documenti conservati presso il ParER avviene con i medesimi tempi e modalità previsti per i documenti conservati presso l'Ente produttore che mantiene la responsabilità del procedimento ai sensi del regolamento adottato per
l’accesso ai documenti amministrativi e delle norme sull’accesso vigenti nel tempo.
2. Possono essere stipulati appositi accordi operativi fra i responsabili dei due Enti per definire con maggior dettaglio modalità e obblighi reciproci, in particolare per quanto riguarda l’eventuale produzione di copie conformi cartacee, nel rispetto del principio per cui la copia conforme cartacea viene effettuata, se richiesta, dal soggetto che stampa il documento cartaceo traendolo dall'originale informatico.
CAPO III
RAPPORTI TRA SOGGETTI CONVENZIONATI
Art. 7
(Strumenti di consultazione e controllo)
1. Il ParER consente all'Ente produttore l’accesso ai propri sistemi per verificare il corretto svolgimento dell’attività di conservazione e per consultare ed eventualmente estrarre i documenti depositati e le prove di conservazione, con le modalità indicate nel Manuale di conservazione.
2. L'Ente produttore concorda con il ParER i nominativi e le funzioni del personale abilitato allo svolgimento della funzione di cui al comma 1.
Art. 8
(Oneri a carico delle Parti)
1. A mero titolo di rimborso delle spese sostenute per l’erogazione delle funzioni oggetto del presente Accordo di collaborazione, l’Ente Produttore si impegna a erogare all’IBACN l’importo “una tantum” pari a Euro 500,00 più IVA se dovuta, in relazione all’attivazione dei servizi di conservazione per ogni sistema di versamento stimato sulla serie storica dei costi che l’IBACN ha sostenuto per avviare Enti della complessità dell’Ente produttore.
2. Unitamente all’importo previsto ai sensi del primo comma, da corrispondersi “una tantum”, l’Ente produttore si impegna altresì a erogare all’IBACN, a titolo di
rimborso delle spese sostenute da quest’ultimo, l’importo annuale pari a Euro 500,00 più IVA se dovuta, corrispondente al reintegro dei costi vivi sopportati e specificamente imputabili alle voci di costo quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: costo del personale assegnato a supportare l’Ente produttore per l’invio dei documenti in conservazione e per la gestione dell’archivio di conservazione presso l’IBACN, costo dello spazio di memorizzazione utilizzato per la conservazione dei documenti dell’Ente produttore e stimato sui volumi dei documenti da inviare in conservazione annualmente dichiarati dall’Ente produttore durante l’analisi di fattibilità propedeutica alla sottoscrizione di questa convenzione, costo di utilizzo della piattaforma tecnologica di conservazione e gestione dell’archivio digitale, quota forfetaria inerente il rimborso dei costi generali di amministrazione indivisibili e/o non diversamente individuabili.
3. L’importo previsto ai fini del rimborso delle spese sostenute ai sensi dei commi precedenti, dovrà essere corrisposto a consuntivo dall’Ente produttore all’IBACN entro il 31 marzo dell’anno successivo alla data di effettiva attivazione delle funzioni di conservazione dei documenti informatici e per ogni anno successivo di vigenza del presente Accordo di collaborazione.
4. L’Ente Produttore inoltre sosterrà tutti i costi di collegamento e di interfacciamento del proprio sistema con il sistema di conservazione digitale dei documenti informatici, gestito dall’IBACN per il tramite del ParER.
Art. 9 (Trattamento dei dati personali)
1. L'Ente produttore è titolare del trattamento dei dati personali contenuti nei documenti dallo stesso prodotti. Al fine di consentire l’erogazione delle funzioni di cui al precedente art. 4, l'Ente produttore nomina l’IBACN quale responsabile esterno del trattamento dei dati personali necessari all’esecuzione del presente Accordo di collaborazione ed al compimento degli atti conseguenti.
2. L’IBACN accetta e si impegna, nel trattamento dei suddetti dati, ad attenersi alle istruzioni ed a svolgere i compiti indicati dall'Ente produttore nell’Allegato A al
presente Accordo di collaborazione, di cui costituisce parte integrante e sostanziale.
3. Alla scadenza dell’Accordo di collaborazione, nell’ipotesi di recesso di una delle parti ovvero al termine, per qualsivoglia causa, di validità dello stesso Accordo, la designazione a responsabile esterno del trattamento dei dati personali decade automaticamente.
Art. 10
(Decorrenza e durata dell’Accordo di collaborazione)
1. La durata del presente Accordo di collaborazione è stabilita in 5 (cinque) anni, decorrenti dalla data della sua sottoscrizione, fermo restando quanto previsto per la data di effettiva attivazione delle funzioni al successivo comma.
2. La data di effettiva attivazione delle funzioni di conservazione dei documenti informatici verrà definita secondo quanto stabilito dai referenti e responsabili di riferimento dei due enti (ai sensi dell'art. 3, comma 3) e sarà indicata nel Disciplinare Tecnico.
Art. 11 (Recesso)
1. Qualora nella fase di avvio la valutazione non sia positiva è possibile il recesso anticipato, su richiesta di una delle parti, che avrà effetto decorsi 10 giorni dalla comunicazione. Entro tale termine il ParER si impegna a eliminare tutti i documenti del Ente produttore depositati durante tale periodo.
2. Dopo la fase di avvio è possibile il recesso su richiesta di una delle parti. Il recesso avrà effetto decorsi 90 giorni dalla comunicazione. In tal caso, il ParER è tenuto a riversare, nei tempi che saranno concordati tra le Parti e secondo quanto indicato nel Manuale di Conservazione i documenti conservati con tutte le prove dei processi di conservazione nel sistema indicato dall'Ente produttore.
3. Nell’ipotesi di cui recesso anticipato da parte dell’Ente Produttore, l’IBACN provvederà a restituire al medesimo l’importo annuale erogato a titolo di rimborso ai sensi dell’art. 8, fatta eccezione per le spese sostenute.
Art. 12 (Controversie)
1. Per ogni controversia in qualsiasi modo inerente al presente Accordo di collaborazione che non possa essere composta in via amichevole tra le Parti è competente il Foro di Bologna.
CAPO IV DISPOSIZIONI FINALI
Art. 13 (Disposizioni di rinvio)
1. Per quanto non previsto nel presente Accordo di collaborazione potrà rinviarsi alle norme del codice civile applicabili e alle specifiche normative vigenti nelle materie oggetto della Accordi di collaborazione.
2. Eventuali modifiche o deroghe all’Accordo di collaborazione potranno essere apportate dall'Ente sottoscrittore e dall’IBACN soltanto con atti aventi le medesime formalità della presente.
Art. 14
(Esenzioni per bollo e registrazione)
1. Per tali adempimenti, si osserveranno le norme di cui al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, allegato B, articolo 16, e al D.P.R. 26 aprile 1986, n. 131.
*********
Ente produttore
…...........................
(firmato digitalmente)
Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali dell’Xxxxxx-Romagna
……………………… (firmato digitalmente)
Allegato A
Oggetto: istruzioni e individuazione dei compiti ai quali deve attenersi il responsabile esterno al trattamento di dati personali.
L’IBACN, in qualità di responsabile esterno del trattamento di dati personali per conto dell’Ente produttore, ai sensi dell’art. 8 della presente Convenzione, si impegna ad attenersi alle istruzioni impartite dal titolare e svolgere i compiti previsti dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e s.m.i., recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali”. In particolare, l’IBACN si impegna a:
a) adempiere l’incarico attribuito adottando idonee e preventive misure di sicurezza, con particolare riferimento a quanto stabilito dal D. Lgs. n. 196/2003, dall’Allegato B del D. Lgs. n. 196/2003;
b) dare riscontro oralmente, anche tramite propri incaricati, alle richieste dell’interessato di cui ai commi 1 e 2 dell’art. 7 del D. Lgs. n. 196/2003, con le modalità indicate nell’art. 9 del suddetto decreto;
c) trasmettere, con la massima tempestività, le istanze dell’interessato per l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 7 e ss. del D. Lgs. n. 196/2003, che necessitino di riscontro scritto, al……, il/la quale provvederà ad assegnare tali istanze, caso per caso, ai Responsabili di Settore e in particolare a quello competente in base all'affare trattato, per consentire allo stesso di dare riscontro all’interessato nei termini stabiliti dal suddetto decreto; fornire inoltre al Referente la massima assistenza, necessaria per soddisfare tali richieste, nell’ambito dell’incarico affidatogli;
d) individuare gli incaricati del trattamento dei dati personali, comunicare i relativi nominativi al responsabile dell'Ente produttore delle operazioni di trattamento, nonché fornire agli stessi incaricati istruzioni per il corretto trattamento dei dati;
e) sovrintendere e vigilare sull’attività degli incaricati e sull’attuazione delle istruzioni impartite, nonché, in generale, sul rispetto della normativa in materia di tutela dei dati personali, provvedendo personalmente alla formazione degli incaricati medesimi in materia di protezione dei dati personali;
f) consentire al titolare, dandogli piena collaborazione, verifiche periodiche tramite il responsabile dell'Ente produttore delle operazioni di trattamento dei dati personali e, limitatamente ai casi in cui il trattamento dei dati avvenga con l'utilizzo di strumenti informatici, tramite l'amministratore di sistema dell'Ente produttore;
g) attestare, qualora l’incarico affidato ricomprenda l’adozione di misure minime di sicurezza, la conformità degli interventi alle disposizioni di cui alla misura 25 dell’Allegato B del D. Lgs. n. 196/2003 e trasmettere tale attestazione al responsabile delle operazioni di trattamento dei dati personali e all’amministratore di sistema.
copia informatica per consultazione
Movimento:
Arrivo
Protocollo Generale
N° 11053 del 03/05/2018 08:17
Tipo Documento: COMUNICAZIONE Classificazione: 01/08
Tramite: Posta certificata
Oggetto: INVIO PER POSTA ELETTRONICA: 2242-18 OUTSOURCING DIGITALE COMUNE TREZZANO.PDF
Mittenti
Denominazione Comune di Residenza
SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA E BIBLIOGRAFICA DELLA LOMBARDIA
Smistamenti
In carico a dal Data ricev. Trasmesso da Smistamento per
AREA AFFARI LEGALI E INNOVAZIONI
03/05/2018 Servizi Logistici - Protocollo COMPETENZA
Allegati
Q.tà Tipo Allegato Descrizione
TestodelMessaggio.html
COMUNE DI TREZZANO SUL NAVIGLIO
PROVINCIA DI MILANO
Via IV Novembre, 20090
Proposta N. 2018 / 1026
AREA AFFARI LEGALI E INNOVAZIONI
OGGETTO: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI. ACCORDO DI COLLABORAZIONE AI SENSI DELL'ART. 15 DELLA LEGGE 241/90 E
S.M.I. CON IL POLO ARCHIVISTICO REGIONALE DELL' XXXXXX-ROMAGNA
PARERE IN ORDINE ALLA REGOLARITA’ TECNICA
Per i fini previsti dall'art. 49 del D. Lgs 18.08.2000 n° 267, si esprime sulla proposta di deliberazione in oggetto parere FAVOREVOLE in merito alla regolarità tecnica.
Lì, 07/05/2018 IL FUNZIONARIO
XXXXXX XXXXX
(Sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 X.X.xx n 82/2005 e s.m.i.)
COMUNE DI TREZZANO SUL NAVIGLIO
PROVINCIA DI MILANO
Via IV Novembre, 20090
Proposta N. 2018 / 1026
AREA AFFARI LEGALI E INNOVAZIONI
OGGETTO: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI. ACCORDO DI COLLABORAZIONE AI SENSI DELL'ART. 15 DELLA LEGGE 241/90 E
S.M.I. CON IL POLO ARCHIVISTICO REGIONALE DELL' XXXXXX-ROMAGNA
PARERE IN ORDINE ALLA REGOLARITA’ CONTABILE
Per i fini previsti dall'art. 49 del D. Lgs 18.08.2000 n° 267, si esprime sulla proposta di deliberazione in oggetto parere FAVOREVOLE in merito alla regolarità contabile.
Lì, 09/05/2018 IL RESPONSABILE SERVIZI FINANZIARI XXXXXX XXXXXXX
(Sottoscritto digitalmente ai sensi dell'art. 21 X.X.xx n 82/2005 e s.m.i.)
COMUNE DI TREZZANO SUL NAVIGLIO
PROVINCIA DI MILANO
Via IV Novembre, 20090
Attestazione di Pubblicazione
Deliberazione di Giunta Comunale N. 106 del 11/05/2018
Area AREA AFFARI LEGALI E INNOVAZIONI
Oggetto: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI. ACCORDO DI COLLABORAZIONE AI SENSI DELL'ART. 15 DELLA LEGGE 241/90 E
S.M.I. CON IL POLO ARCHIVISTICO REGIONALE DELL' XXXXXX-ROMAGNA.
Il presente atto è stato pubblicato all’Albo Pretorio on line per 15gg. consecutivi, dal 15/05/2018 al 30/05/2018
Comune di Trezzano Sul Naviglio li, 31/05/2018
Il Messo Comunale (XXXXXXXX XXXXXXX)
(Sottoscritto digitalmente
ai sensi dell'art. 21 X.X.xx. n. 82/2005 e s.m.i.)