PROCEDURA AZIENDALE Manutenzioni e Riparazione Apparecchiature biomediche Rev. 0 Pag. 1 di 7 DG-PrA-007
PROCEDURA AZIENDALE Manutenzioni e Riparazione Apparecchiature biomediche | Rev. 0 | Pag. 1 di 7 | |
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1 SCOPO
La presente procedura definisce le responsabilità operative e le attività connesse allo svi- luppo del processo di pianificazione, programmazione e realizzazione della manutenzione delle apparecchiature biomediche aziendali. Procedure operative e/o istruzioni di dettaglio vengono redatte se necessario di volta in volta in funzione delle tipologie e modelli di ap- parecchiature.
2 CAMPO DI APPLICAZIONE
Il processo interessa tutte le apparecchiature biomediche a qualunque titolo presenti e in uso presso l’ASST siano esse di proprietà, in comodato d’uso gratuito, in noleggio e in service.
3 RIFERIMENTI NORMATIVI
D.Lgs. 23/06/2011 n. 118 (Armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bi- lancio) e s.m.i.;
D.M. 15/06/2012 “Nuovi modelli di rilevazione economica <<Conto Economico>> (CE) e <<Stato Patrimoniale>> (SP) delle aziende del Servizio Sanitario Nazionale”;
D.M. 17/09/2012 (Disposizioni in materia di certificabilità dei bilanci e relativa casistica applicativa);
D.M. 01/03/2013 (Definizione Percorsi Attuativi Certificabilità);
D.M. 20/03/2013 (Modifica degli schemi di Bilancio delle Aziende del SSN);
D.G.R. 31/07/2017 n. X/7009 “Approvazione del Percorso Attuativo della Certificabilità dei bilanci degli Enti del SSR di cui alla L.R. n. 23/2015, della gestione sanitaria ac- centrata e del consolidato regionale, ai sensi del D.M. 1/3/2013)”;
Codice civile, artt. Nn. 812 – 2423 – 2428;
Principi Contabili Nazionali (OIC 16 – 24 – 28);
Casistica ministeriale – Documento Aziende 1 (La sterilizzazione degli ammortamenti);
Casistica ministeriale – Documento Aziende 2 (Le immobilizzazioni materiali);
Casistica ministeriale – Documento Aziende 3 (Il patrimonio netto);
L.R. 7/05/2001, n. 10 “Utilizzazione a fini umanitari del patrimonio mobiliare dismesso delle Aziende sanitarie”;
D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50;
Norme tecniche vigenti.
Data | Descrizione | Redatto | Verificato | Approvato |
19.12.2017 | Prima emissione in riferimento al Piano del Percorso Attuativo della Certificabilità dei bilanci ai sensi della DGR n. 7009/2017 | GdL deliberazione n. 765 del 05/12/2017 | D.ssa Baccilieri (RQA) | Dott. Odinolfi (DG) Dott. Paternoster (DA) Dott. Candela (DSA-RDQ) |
“Il presente documento in formato cartaceo è da considerarsi fuori controllo, salvo la presenza di firma di approvazione”.
4 MATRICE DELLE RESPONSABILITA’
Funzione Attività | Direzione aziendale | Direzioni mediche di presidio | U.O.C. Xxxxxxxx e Ri- sorse Finan- ziarie | U.O.S. Inge- gneria Clinica | U.O.C Provve- ditorato- Eco- nomato |
Definizione del fabbisogno | I | I | I | R | I |
Classificazione delle manuten- zioni | C | R | I | ||
Manutenzioni or- dinarie | I | I | C | R | I |
Manutenzioni straordinarie | I | I | C | R | I |
Monitoraggio e verifica finale | C | R | R | ||
Conservazione documentazione |
R = Responsabile C = Coinvolto I = Informato
5 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA'
5.1 Definizione del fabbisogno
La UOS Ingegneria Clinica, in base alla consistenza e tipologia delle apparecchiature bio- mediche, allo stato di conservazione e/o di obsolescenza delle stesse, alle segnalazioni pervenute da parte dei propri tecnici, dagli utilizzatori e di terzi e alle disposizioni normati- ve vigenti, al fine di predisporre la documentazione di gara per l’affidamento del servizio di manutenzione delle apparecchiature biomediche, provvede ad elaborare:
1. linee guida sui piani di manutenzioni programmate che tengono conto della normativa vigente, del piano di manutenzione in essere e di eventuali esigenze legate alla desti- nazione d’uso del bene.
2. una stima del costo relativo alla manutenzione delle apparecchiature biomediche che tenga conto del costo storico consolidato e della consistenza delle apparecchiature in- stallate.
La UOS Ingegneria Clinica invia il fabbisogno manutentivo alla UOC Provveditorato- Economato per la procedura di gara per l’affidamento del servizio e alla UOC Bilancio e Risorse finanziarie per la predisposizione del bilancio preventivo e del relativo budget.
In caso di interventi di manutenzione straordinaria viene attivata una procedura a parte per la quale si rimanda alla Procedura “Redazione Piano degli investimenti”.
5.2 Classificazione delle manutenzioni
La manutenzione è la combinazione di tutte le azioni tecniche, amministrative e gestionali, durante il ciclo di vita di un’entità, destinate a mantenerla o riportarla in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta.
La manutenzione delle apparecchiature biomediche in uso presso l’ASST è un’attività “esternalizzata” mediante contratto globale della manutenzione con società di servizi e mediante contratti di manutenzione con i produttori per le apparecchiature biomediche di alta tecnologia e prevede:
• manutenzione correttiva
• manutenzione programmata suddivisa in
a) manutenzione preventiva;
b) verifiche di sicurezza elettrica generale e sicurezza particolare;
c) controlli funzionali (controllo/verifica prestazioni, conferma metrologica/verifica della taratura)
svolte dal servizio di manutenzione globale o dai produttori/fornitori delle apparecchiature (contratti diretti stipulati dall’ASST, apparecchiature in garanzia, comodato, noleggio, ser- vice).
La supervisione e il controllo della manutenzione è in carico alla UOS Ingegneria Clinica che si pone come garante nei confronti delle UU.OO. utilizzatrici.
5.3 Manutenzioni ordinarie
5.3.1 Manutenzione correttiva
La manutenzione correttiva è una manutenzione eseguita a seguito della rilevazione di un’avaria e volta a riportare l’entità nello stato in cui essa possa eseguire una funzione ri- chiesta. Gli interventi di manutenzione correttiva consistono nell’accertamento della pre- senza di un guasto o di malfunzionamento, nell’individuazione delle cause, nel ripristino e nella verifica finale della originale funzionalità ed integrità dell’apparecchiatura.
Tali attività sono affidate con contratto a ditte esterne. Ogni contratto definisce puntual- mente le modalità operative di gestione della manutenzione (capitolati speciali d’appalto e progetti offerta).
Qualora l’intervento non rientri nei contratti di manutenzione l’intervento viene gestito se- condo la SIC-PrS-003 Criteri affidamento interventi manutenzione fuori contratto.
5.3.1.1 Ricezione delle chiamate
Un intervento di manutenzione correttiva può essere attivato da:
• utilizzatore se riscontra una anomalia di funzionamento o un sospetto di peri- colosità nell’utilizzo di una apparecchiatura biomedica;
• tecnico del Servizio della Manutenzione Globale se nel corso della manuten- zione programmata ravvisi pericolosità o la necessità di riparazioni
• tecnico della UOS Ingeneria Clinica nel caso in cui ravvisi pericolosità o la necessità di riparazioni oppure come ulteriore verifica nel caso di proposta da parte del Servizio Esterno della manutenzione di messa fuori uso di una ap- parecchiatura biomedica.
La richiesta di intervento deve essere inoltrata dalle U.O. utilizzatrici al Servizio Esterno della Manutenzione tramite l’applicativo SIAB al quale si accede tramite la intranet aziendale; in caso di urgenza la richiesta può essere anticipata telefonica- mente, ma deve comunque essere effettuata anche tramite il SIAB.
Per tutti i presidi è attivo un servizio di reperibilità notturna e festiva per urgenze.
5.3.1.2 Esecuzione dell’intervento e registrazione
Gli interventi sono eseguiti dalle ditte secondo modalità e tempi definiti nei capitolati speciali d’appalto e nei progetti offerta. Al termine dell’intervento, il tecnico effettua una prova di funzionalità con l’utilizzatore per valutare l'esito della riparazione, compila il foglio di lavoro e provvede a far apporre all’utilizzatore la firma a garanzia dell’intervento effettuato. Il tecnico lascia in reparto copia del foglio di lavoro. Il tec- nico inserisce l’intervento correttivo nel SIAB e provvede ad archiviare il foglio di la- voro. Il Servizio della Manutenzione Globale consegna periodicamente copia dei fo- gli di lavoro all’UOS Ingegneria Clinica.
5.3.2 Manutenzione programmata
La manutenzione programmata si suddivide in:
• manutenzione preventiva;
• verifiche di sicurezza elettrica generale e sicurezza particolare;
• controlli funzionali (controllo/verifica prestazioni, conferma metrologica/verifica della taratura).
La manutenzione programmata viene eseguita da ditta esterna
Tutte le apparecchiature biomediche sottoposte a manutenzione programmata, sono iden- tificate mediante un CARTELLINO D’IDENTIFICAZIONE, compilato secondo quanto de- scritto nella istruzione aziendale SIC-IA-002 “GESTIONE DEL CARTELLINO DI IDENTI- FICAZIONE”, che indica:
• il numero di inventario;
• la data dell’ultimo controllo;
• la data di scadenza;
• le iniziali del nome e cognome del tecnico che ha eseguito l’intervento.
5.3.2.1 Pianificazione della manutenzione programmata
Le attività di manutenzione programmata vengono pianificate per tipologia dalle dit- te secondo un piano annuale (con programmazione mensile) redatto secondo le specifiche di Capitolato e in accordo con la UOS Ingegneria Clinica.
Il Referente della U.O. può visionare il piano annuale tramite l’applicativo SIAB e può chiedere la modifica delle periodicità concordandole con l’UOS Ingegneria Cli- nica.
5.3.2.2 Effettuazione e registrazione della manutenzione
Nell’effettuare la manutenzione programmata la ditta apre una scheda di intervento; ad intervento effettuato con esito positivo, aggiorna il CARTELLINO DI IDENTIFI- CAZIONE apposto sull’apparecchiatura e fa firmare la scheda di intervento o del riepilogo delle manutenzioni effettuate al Referente della U.O. o suo incaricato e ne lascia una copia allo stesso e, periodicamente il riepilogo (tramite relazione) all’UOS Ingegneria Clinica. L’intervento viene registrato nel SIAB.
5.3.2.3 Ripristino/interventi su apparecchiature non conformi
Qualora i risultati delle manutenzioni programmate non siano conformi ai criteri di accettabilità definiti nei protocolli o alla normativa in vigore, si rientra nelle attività previste dalla manutenzione correttiva o nel caso in cui la non conformità riscontrata risulti non eliminabile si veda la procedura aziendale DISMISSIONE (SIC-PrA-003).
5.4 Manutenzioni straordinarie
La manutenzione straordinaria della apparecchiature biomediche fa riferimento ad inter- venti non ricorrenti, dal costo elevato e non rientranti nella manutenzione ordinaria, che possono prolungare la vita utile del bene stesso aumentandone il valore.
Si considerano generalmente manutenzione straordinaria gli interventi che contengono componenti innovative rispetto alla stato di fatto.
I costi relativi possono essere previsti nel budget di manutenzione e attribuiti all’esercizio finanziario in cui vengono realizzati ovvero capitalizzati, qualora si tratti di interventi su be- ni che ne comportino un aumento significativo di vita utile o produttività o sicurezza x xxxx- re del bene medesimo. In quest’ultimo caso, il costo dell’intervento manutentivo dovrà tro- vare copertura nell’ambito dei contributi regionali stanziati per interventi straordinari.
Per questi interventi si rimanda alla Procedura Redazione Piano degli investimenti nonché alla procedura Gestione Attrezzature sanitarie.
5.5 Monitoraggio e verifica finale
Il monitoraggio della manutenzione ordinaria viene effettuato secondo la procedura SIC- PrS-002 Controllo dei Servizi di Manutenzione Globale.
I Tecnici della UOS Ingegneria Clinica provvedono periodicamente e a campione al con- trollo dei fogli di lavori per verificare la corretta esecuzione degli interventi e nell’eventualità di inadeguatezze lo segnalano al Responsabile o al Collaboratore del Re- sponsabile della UOS Ingegneria Clinica.
Inoltre almeno quattro volte all’anno la UOS Ingegneria Clinica verifica la corretta esecu- zione degli interventi; nell’eventualità di riscontrati ritardi non giustificati nell’esecuzione del piano, la UOS Ingegneria Clinica invia, se del caso, lettera di sollecito a Servizi di Manu- tenzione Globale e per conoscenza al Responsabile della Struttura
Gli utilizzatori delle apparecchiature biomediche, a conclusione di un intervento di manu- tenzione, sono tenuti a firmare il foglio di lavoro al fine di attestare la corretta funzionalità della stessa e, prima dell’utilizzo, a controllare le date riportate sul cartellino d’identificazione.
Qualora risulti che qualche attività sia scaduta, l’utilizzatore informa il Referente di U.O. che a sua volta verifica nel SIAB l’eventuale effettuazione e se l’attività risulta effettiva- mente non svolta apre l’intervento alla ditta e/o informa la UOS Ingegneria Clinica.
Annualmente il DEC invia la relazione annuale sul servizio reso al RUP .
5.6 Conservazione documentazione
Tutta l’attività di manutenzione è registrata nell’archivio informatico SIAB ed è gestito dal SMG compreso il salvataggio dei dati.
La documentazione cartacea è conservata presso gli uffici della UOS Ingegneria Clinica per 10 anni.
Coord. Responsabile GdL:
Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxxxx, Responsabile dell’U.O.C. Controllo di Gestione e Internal Audi- ting
Componenti GdL:
Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxxxx, Responsabile dell’U.O.C. Controllo di Gestione e Internal Audi- ting;
Dott.ssa Xxxxxxxx Xxxxxxx, Direttore Dipartimento Amm.vo e Responsabile U.O.C. Bilan- cio e Risorse finanziarie;
Xxxx. Xxxxx Xxxxxxxxx, Responsabile ufficio Bilancio e Patrimonio, U.O.C. Bilancio e Risor- se finanziarie;
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxx, Responsabile U.O.C. Tecnico-Patrimoniale;
Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxxx, Responsabile U.O.C. Provveditorato-Economato;
Sig.ra Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Collaboratore Amministrativo - U.O.C. Provveditorato Econo- mato e RAQ U.O.C. Provveditorato Economato;
Sig. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Collaboratore Amministrativo - U.O.C. Provveditorato Economato e Responsabile Ufficio Inventario;
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Responsabile U.O.S. Ingegneria Clinica;
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, Responsabile U.O.C. Sistemi Informativi aziendali; Dott.ssa Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Responsabile U.O.S. Qualità e Risk Management;