CODICE DI CONDOTTA DEI FORNITORI
CODICE DI CONDOTTA DEI FORNITORI
di
BID COMPANY S.R.L. A SOCIO UNICO
INTRODUZIONE
Questo Codice di condotta dei fornitori (di seguito, il “Codice”) si applica a tutti i Fornitori di BID COMPANY
S.R.L. A SOCIO UNICO (di seguito i "Fornitori"), come definiti di seguito, soggetti a qualsiasi condizione legale locale in vigore, per quanto alcune parti del Codice potrebbero non essere applicabili in relazione all’oggetto della fornitura.
Con "Fornitori" si intende qualsiasi persona fisica o giuridica direttamente incaricata della fornitura di merci e/o servizi a BID COMPANY S.R.L. A SOCIO UNICO (di seguito, “BID”) in tutto il mondo e qualsiasi subappaltatore e/o controllate e/o consociate che hanno, anche mediata dal Fornitore, relazione con BID.
I Fornitori sono selezionati e valutati attraverso un processo imparziale. L’acquisto è organizzato in base a criteri definiti.
BID si impegna a garantire che i Fornitori non si trovino in condizioni di forte dipendenza economica da BID stessa, che potrebbero mettere a rischio la loro attività, analogamente BID non favorisce il rapporto con Fornitori che hanno una rilevante dipendenza economica da uno specifico cliente, che potrebbe mettere a rischio le forniture con la stessa BID. BID invita i suoi Fornitori a diversificare i propri clienti.
BID si impegna a soddisfare al meglio le necessità e le aspettative delle parti interessate con le quali si trova ad interagire nello svolgimento della propria attività. BID condivide il principio secondo cui l’etica nella conduzione degli affari sia un valore primario e un obiettivo da perseguire come condizione del successo d’impresa. Il Codice Etico di BID è consultabile nella home page del sito istituzionale di BID.
BID agisce in conformità agli standard, alle leggi e alle normative vigenti nei contesti in cui opera, sia a livello nazionale che internazionale. BID, inoltre, ha adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01 (di seguito, “il Modello”) consultabile nella home page del sito istituzionale di BID. I Fornitori, con la sottoscrizione del presente documento, dichiarano di aver preso visione del Modello, e di impegnarsi a rispettarne integralmente il contenuto.
BID si aspetta che i propri Fornitori aderiscano alla stessa filosofia nella gestione delle proprie aziende; pertanto, richiede loro di rispettare i principi etici e di condotta descritti nel presente Xxxxxx, nonché di garantire che i loro fornitori e subappaltatori facciano lo stesso. I Fornitori sono tenuti a rispettare le leggi, i regolamenti e le prassi tipiche dei rispettivi Paesi. Laddove le leggi applicabili e il Codice affrontino lo stesso problema, si applicano gli standard più elevati o le disposizioni più restrittive. Laddove il Codice sia in contraddizione con la legge applicabile, quest’ultima prevale.
I Fornitori si costituiscono garanti nei confronti di BID per il lavoro svolto dai loro subappaltatori e fornitori e garantiscono il rispetto da parte di essi del presente Codice e degli obblighi da esso derivanti.
I Fornitori, con la sottoscrizione del presente documento, dichiarano anche di aver preso visione del Codice Etico e del Modello, di condividerne il contenuto e di impegnarsi a rispettarli integralmente.
I Fornitori sono incoraggiati ad adottare un proprio codice etico, ad ottenere certificazioni e/o implementare standard per processi e/o materiali (ove disponibili e riconosciuti a livello internazionale) al fine di garantire la conformità ai codici di BID (Codice Etico e Codice Condotta Fornitori).
BID può modificare il Codice di condotta in qualsiasi momento, ad esempio per conformarsi a nuove circostanze o sviluppi legislativi, e si impegna a trasmettere ai Fornitori la nuova versione aggiornata.
IMPEGNI DI BID
Tutti i dipendenti di BID sono impegnati a rispettare, analogamente a quanto richiesto ai propri Fornitori, il Codice Etico ed il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. Pertanto, gli stessi sono responsabili di applicare quanto BID richiede ai propri Fornitori.
BID si impegna a garantire la riservatezza di tutte le informazioni di natura tecnica, commerciale e finanziaria relative al Fornitore e rispettare i suoi diritti di proprietà intellettuale.
BID si impegna a migliorare costantemente la collaborazione con i Fornitori, in particolare in relazione al coordinamento dei progetti e la comunicazione tempestiva degli ordini ai Fornitori non appena possibile per limitare il rischio di variazioni impreviste nei volumi e nelle referenze d'ordine.
CONDIZIONI DI LAVORO
Orario di lavoro: in relazione all'orario di lavoro e agli straordinari dei propri dipendenti, i Fornitori devono rispettare i limiti stabiliti dalle leggi del Paese in cui è svolta l’attività lavorativa. I Fornitori non possono imporre straordinari eccessivi, l'orario di lavoro e la relativa disciplina devono essere stabiliti mediante contratto scritto con i dipendenti. Il numero massimo di ore lavorate alla settimana deve essere conforme alla legge locale e deve essere concesso almeno un giorno libero dopo 6 giorni lavorativi consecutivi.
Libertà di associazione: i Fornitori devono rispettare e riconoscere il diritto di ciascun dipendente a negoziare collettivamente, a creare o aderire all'organizzazione sindacale di propria scelta senza penalità, discriminazione o ritorsioni.
Discriminazione: poiché BID non ammette alcuna discriminazione, diretta o indiretta, connessa all’età, al genere, all’orientamento sessuale e all’identità di genere, allo stato di salute, alla razza o all’origine etnica, alla nazionalità, alle credenze religiose e alle opinioni politiche dei suoi interlocutori, chiede ai propri Fornitori di trattare tutti i loro dipendenti e collaboratori in modo equo e corretto e di non praticare alcun tipo di discriminazione in relazione ad assunzione, retribuzione, accesso alla formazione, sviluppo della carriera lavorativa, benefici o licenziamenti, basata su razza, nazionalità, status sociale, religione, abilità, identità di genere, orientamento sessuale, responsabilità familiari, appartenenza sindacale, opinioni politiche o a qualsiasi altra condizione che potrebbe dare luogo a discriminazione.
Retribuzione: I fornitori devono corrispondere ai propri dipendenti salari congrui e pagare gli straordinari secondo le regole previste dal contratto collettivo di lavoro di riferimento in cui è svolta l’attività lavorativa e riconoscere i benefici e le tutele che la legge prevede per i dipendenti. Se la legge non fissa un salario minimo, i Fornitori devono garantire che i salari siano almeno pari al minimo medio riconosciuto nel settore industriale di appartenenza.
Lavoro forzato: il ricorso al lavoro forzato da parte dei Fornitori, ottenuto sotto la minaccia di una punizione, trattenendo documenti di identità, sfruttando condizioni di servitù a causa di debiti o lavoro forzato non pagato, richiedendo ai lavoratori di pagare “cauzioni”, riducendo la libertà di movimento (escluse le normative locali) o applicando qualsiasi altro vincolo è severamente proibito. BID interromperà immediatamente le relazioni commerciali con i Fornitori che ricorrono al lavoro forzato.
Lavoro irregolare: i Fornitori sono tenuti a rispettare tutte le norme applicabili per prevenire il lavoro irregolare, clandestino e non dichiarato. BID interromperà immediatamente le relazioni commerciali con i Fornitori che si avvalgono di forza lavoro irregolare.
Lavoro infantile: è severamente vietato l’impiego lavorativo di bambini di età inferiore ai 16 anni. Nei Paesi in cui le leggi locali stabiliscono un'età superiore per il lavoro minorile o un'età per il completamento dell'istruzione obbligatoria superiore a 16 anni, si applica l'età più elevata. BID interromperà immediatamente le relazioni commerciali con i Fornitori che ricorrono a lavoratori di età inferiore a quella
stabilita dal Paese in cui l’attività lavorativa è svolta, e comunque non inferiore ai 16 anni, per qualificare il
lavoro minorile.
Lavoro giovanile: un dipendente di età inferiore ai 18 anni è considerato giovane lavoratore. I Fornitori non devono esporre i giovani lavoratori a situazioni pericolose per la loro salute e il loro sviluppo fisico e mentale. I giovani lavoratori non devono lavorare durante le ore notturne.
Molestie e abusi: i Fornitori devono trattare i propri dipendenti e collaboratori con rispetto e dignità e non consentire o applicare alcun tipo di punizione corporale, molestia psicologica, fisica o qualsiasi altro tipo di abuso.
Il possesso di sistemi di gestione certificati, riconosciuti internazionalmente (come ad esempio SA8000 Social Accountability, ISO 37001 Sistema di Gestione Anticorruzione) sono elementi tenuti in particolare considerazione nell'assegnazione di contratti da parte di BID.
AMBIENTE, SALUTE E SICUREZZA
Ambiente: i Fornitori devono garantire che le loro attività siano svolte nel pieno rispetto delle leggi applicabili in materia di tutela dell’ambiente, valutare il proprio impatto ambientale e definire strategie per ridurre il più possibile gli effetti negativi che lo svolgimento della propria attività ha sull’ambiente. Inoltre, nello svolgimento delle loro attività, i Fornitori dovranno:
• migliorare continuamente le proprie prestazioni ambientali, in particolare attraverso un'adeguata gestione dei rifiuti, la prevenzione dell'inquinamento atmosferico, idrico e del sottosuolo, la riduzione delle emissioni di gas a effetto serra, con un'enfasi sull'uso delle energie rinnovabili, la riduzione del consumo di acqua e di energia e una gestione sicura delle sostanze chimiche pericolose;
• adottare misure per preservare la biodiversità e garantire la tracciabilità e la conformità normativa delle materie prime e delle sostanze chimiche utilizzate;
• attuare le best practice lungo la catena di approvvigionamento per rispettare il benessere degli animali;
• assicurare che il personale la cui attività genera un impatto ambientale diretto sia formato, qualificato e disponga delle risorse necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro;
• assicurare di prediligere materie prime che provengono da fonti rinnovabili, non a rischio di estinzione e/o certificate; o da fonti riciclate e/o riciclabili se disponibili, incoraggiando pertanto l'economia circolare; o vicino alle località di manifattura, limitando pertanto l'impatto del trasporto; o le cui condizioni di estrazione rispettino le popolazioni e gli ecosistemi locali;
Il possesso di un sistema di gestione certificato, riconosciuto internazionalmente relativo al sistema di gestione ambientale (ISO 14001) è un elemento tenuto in particolare considerazione nell'assegnazione di contratti da parte di BID.
Salute e sicurezza: i Fornitori sono tenuti a garantire ai propri dipendenti / collaboratori un ambiente di lavoro sicuro e salubre al fine di evitare incidenti o lesioni personali che possono essere causati, correlati o derivanti dal loro lavoro, anche durante l’uso di macchinari, sostanze chimiche e/o durante i viaggi di lavoro. I Fornitori sono tenuti a ridurre i rischi associati ai pericoli derivanti dalle attività lavorative, fornire ai dipendenti / collaboratori idonei dispositivi di protezione individuale (laddove un pericolo non possa essere ulteriormente mitigato), istituire procedure e corsi di formazione per rilevare, evitare e mitigare il più possibile tutti i pericoli che costituiscono un rischio per la salute, l'igiene e la sicurezza del personale. Sono inoltre tenuti a rispettare tutte le leggi locali e internazionali applicabili al riguardo. Questi stessi principi si applicano agli eventuali alloggi forniti dai Fornitori ai propri dipendenti.
Il possesso di un sistema di gestione certificato, riconosciuto internazionalmente relativo al sistema di gestione salute e sicurezza sul lavoro (ISO 45001) è un elemento tenuto in particolare considerazione nell'assegnazione di contratti da parte di BID.
METODI DI LAVORO
Approccio professionale: i Fornitori devono svolgere le proprie attività e comportarsi secondo criteri di legalità, integrità professionale, trasparenza, diligenza e concorrenza leale.
Requisiti legali: i Fornitori devono agire nel pieno rispetto delle leggi locali, nazionali e internazionali nello svolgimento delle proprie attività.
Riservatezza e proprietà intellettuale: qualsiasi informazione (a titolo esemplificativo e non esaustivo, progetti, formule, documenti, campioni, prototipi, dati finanziari, ecc.) portata a conoscenza del Fornitore per l'adempimento dei suoi obblighi contrattuali con BID, deve essere considerata confidenziale, trattata come tale e, pertanto, non deve essere divulgata a terzi.
I Fornitori dovranno, in relazione a qualsiasi informazione riservata di BID:
i. adoperarsi al meglio per preservare la segretezza di tutte le informazioni riservate;
ii. adoperarsi al meglio per mantenere tutte le informazioni riservate al sicuro e protette da furto, danno, perdita o accesso non autorizzato;
iii. adoperarsi al meglio per non utilizzare alcuna informazione riservata per alcuno scopo eccetto quanto previsto dall'accordo siglato;
iv. informare i propri dipendenti, collaboratori, consulenti, funzionari e subappaltatori che ricevono informazioni da BID che queste sono riservate e non divulgabili se non nei limiti dell'attività da svolgere.
Gli obblighi di riservatezza e non divulgazione entrano sempre in vigore dalla data di firma del Contratto di Fornitura o dalla firma di un diverso accordo (es. accettazione e firma di un preventivo, accordo di qualsiasi natura...) e rimarranno in vigore per un ulteriore periodo di cinque (5) anni dalla sua scadenza, cancellazione, revoca e risoluzione, a qualsiasi titolo.
Il servizio svolto dal Fornitore a beneficio di BID non conferirà al Fornitore alcun tipo di diritto di proprietà intellettuale su loghi e creazioni ricevuti da BID, in particolare, ma non solo, disegni, prodotti, prototipi, campioni, progetti, formule, piani, immagini, norme e strumenti. L'uso di tali elementi al di fuori dell’ambito definito da BID costituisce violazione della proprietà intellettuale e darebbe luogo a procedimenti civili e/o penali contro il Fornitore.
Protezione del marchio e gestione degli strumenti di stampa (OVE APPLICABILE): i Fornitori non devono utilizzare loghi appartenenti o concessi in licenza a BID - forniti per adempiere a un ordine di produzione o a un servizio - per qualsiasi altro uso diverso da quello concordato con BID. È severamente vietato subappaltare il processo di stampa del logo e di realizzazione di qualsiasi componente recante il logo o parte semilavorata del prodotto o prodotto finito, senza la preventiva autorizzazione di BID. È severamente vietato produrre componenti, parti semilavorate, prodotti finiti in quantità superiori a quelle concordate contrattualmente con BID. I Fornitori devono garantire la custodia sicura di qualsiasi strumento di stampa del logo, disegni, file grafici, schizzi mantenendo un registro aggiornato di quanto in loro possesso. Eventuali quantità eccedenti (o non conformi) di prodotto finito, parti semilavorate, componentistica devono essere comunicate per iscritto all’Ufficio Acquisti di BID, che fornirà opportune indicazioni su come dovranno essere gestite.
Paese di origine dei componenti del prodotto: ai fornitori di BID può essere richiesto di fornire a BID le informazioni relative al paese di origine e all'identità e ubicazione delle fonti di componenti e materie prime incluse nei prodotti consegnati. In caso di prodotti finiti (materiali promozionali inclusi), i fornitori devono sempre fornire informazioni sul paese di origine e la voce doganale.
Standard di qualità: i Fornitori devono condividere l'impegno di BID a realizzare prodotti di alta qualità che soddisfino i requisiti dei clienti. I Fornitori devono impegnarsi a rispettare gli standard concordati, garantire la tracciabilità delle produzioni e delle informazioni relative al prodotto per il periodo concordato (di norma cinque anni se non diversamente richiesto). Sono incoraggiate iniziative di formazione, di innovazione tecnologica e di adozione di best practice ai fini del miglioramento continuo dei prodotti e delle tecniche di produzione. I Fornitori devono essere in grado di dimostrare e di implementare delle azioni correttive efficaci
nel caso in cui si dovessero rilevare delle anomalie/non conformità nei prodotti o nelle tecniche di produzione.
Il possesso di un sistema di gestione certificato, riconosciuto internazionalmente relativo al sistema di gestione qualità (ISO 9001) è un elemento tenuto in particolare considerazione nell'assegnazione di contratti da parte di BID.
Pratiche di buona fabbricazione: i Fornitori devono rispettare le pratiche di buona fabbricazione nel settore di attività di BID.
Disciplinari: BID può richiedere ai propri fornitori di produrre in conformità a standard che rispettano specifici disciplinari, anche religiosi o alimentari, fornendo le opportune istruzioni.
Il possesso di processi di produzione certificati / certificazioni di prodotto, riconosciuti secondo standard internazionali, saranno elementi tenuti in particolare considerazione nell'assegnazione di contratti da parte di BID.
Modifiche rilevanti: i Fornitori si impegnano a segnalare a BID qualsiasi modifica rilevante in relazione alla compagine societaria / gruppo di controllo, sede, stabilimenti, tecnologie, esternalizzazioni / internalizzazioni di processi ed attività che impattano su BID.
Prevenzione del conflitto di interessi: i Fornitori devono rispettare tutte le leggi applicabili in materia di conflitto di interessi e compiere ogni sforzo per prevenire il verificarsi di situazioni che creino un conflitto di interessi nell'ambito delle loro relazioni commerciali con BID, evitando di nascondere a BID situazioni di conflitto di interessi potenziali o confermate. I Fornitori devono informare BID in merito a qualsiasi situazione potenziale o confermata di conflitto di interessi, in modo da permettere a BID di valutare eventuali provvedimenti. Si impegnano inoltre a rifiutare di partecipare, supervisionare o influenzare qualsiasi decisione professionale in merito a familiari, relazioni personali o persone impiegate presso BID con le quali il Fornitore sia impegnato finanziariamente.
Anticorruzione: I Fornitori garantiscono a BID che tutte le attività svolte, direttamente e indirettamente saranno condotte in conformità a qualsiasi normativa anticorruzione applicabile senza esclusioni e/o eccezioni. I Fornitori dichiarano e garantiscono che si atterranno integralmente a quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di prevenzione dei reati (es. Italia Decreto Legislativo 231/2001; Convenzione OCSE Anti-Bribery; Regno Unito Anti-Bribery Act; United States Foreign Corrupt Practices Act; ecc., di seguito le “Leggi sulla prevenzione dei reati”), e che si impegneranno a adottare tutte le misure necessarie per prevenire la commissione dei reati.
I Fornitori si impegnano, durante l'adempimento dei propri obblighi a non offrire, pagare, dare o promettere di pagare o dare, direttamente o indirettamente, alcun pagamento o regalo di qualsiasi tipo, denaro o altra utilità a:
1. qualsiasi funzionario o dipendente di qualsiasi governo, dipartimento, agenzia o ente strumentale dello stesso,
2. qualsiasi altra persona che agisca in veste ufficiale per o per conto di qualsiasi governo, dipartimento, agenzia o ente dello stesso,
3. qualsiasi altra persona, azienda, società o altra entità su suggerimento, richiesta o direzione di, o a beneficio di, qualsiasi funzionario o dipendente governativo, partito politico, comitato politico, funzionario o dipendente dello stesso o candidato per una carica politica, che abbiano lo scopo o l'effetto di corruzione pubblica o commerciale, accettazione o acquiescenza a estorsioni, tangenti o altri mezzi illeciti o impropri per ottenere affari o qualsiasi vantaggio improprio;
4. qualsiasi dipendente / agente / collaboratore di BID o che agisce per conto di BID.
Inoltre, i Fornitori si impegnano ad evitare di sollecitare la richiesta di prodotti di BID a titolo gratuito in cambio di sconti commerciali.
Rispetto del trattamento dei dati personali (Privacy): I Fornitori concordano che la raccolta, l'elaborazione, il trattamento largamente inteso e la divulgazione dei Dati Personali, è soggetto al rispetto della Legge sulla Privacy applicabile. I Fornitori si impegnano a rispettare gli obblighi previsti dall'Accordo sul trattamento dei
dati / Data Processing Agreement, ove sottoscritto. I Fornitori, quando operano in forza di un incarico dato da BID, si impegnano a trattare i dati personali ricevuti o generati a seguito dell'esecuzione della prestazione, nel pieno rispetto delle disposizioni di legge e si impegnano inoltre a mettere in atto tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative necessarie per evitare l'accesso involontario o la distruzione, la perdita, la divulgazione di tali dati personali.
Autorità doganali e di sicurezza: BID richiede che i fornitori si conformino alle norme della legislazione doganale applicabile, comprese quelle relative all'importazione, all'esportazione e al divieto di trasbordo di merci nel Paese di importazione ed esportazione, comprese quelle applicabili in materia di sanzioni economiche o embarghi praticati, promulgati o imposti da entità di riferimento quali UE, ONU, USA. Subappalto: i Fornitori devono ricevere l'approvazione di BID prima di subappaltare qualsiasi parte del processo di produzione. L'approvazione è subordinata all'accettazione da parte dei subappaltatori del presente Xxxxxx e di tutte le altre condizioni applicabili.
Trasparenza delle informazioni: i Fornitori sono tenuti a fornire informazioni chiare e accurate in merito ai metodi, alle infrastrutture, alle risorse utilizzate e alle competenze per garantire la corretta esecuzione dei progetti che vengono loro affidati e ad astenersi dal presentare dichiarazioni fuorvianti.
RICHIESTE DI DOCUMENTI
BID può richiedere ai propri Fornitori, che si impegnano a soddisfare tali richieste, di rispondere a questionari e/o altre richieste di documenti. Tali richieste possono provenire anche da clienti di BID.
AUDIT ED ACCESSO ALLE INFORMAZIONI
Audit: BID si riserva il diritto di verificare il rispetto dei principi del presente Codice e di condurre audit di conformità, con un preavviso minimo di cinque giorni lavorativi, presso sedi ed impianti dei Fornitori, subappaltatore e/o controllate e/o consociate che hanno, anche mediata dal Fornitore, relazione con BID. Le attività di audit potranno riguardare qualsiasi processo (a titolo non esaustivo processi di - produzione, amministrazione, logistica). I Fornitori concederanno l'accesso ai rappresentanti di BID e accetteranno di correggere e migliorare qualsiasi problema o difetto rilevato. I Fornitori collaboreranno e faciliteranno le operazioni di controllo, garantendo l'accesso agli impianti produttivi e a tutti i documenti necessari a mostrare l'applicazione e la conformità delle proprie azioni con i requisiti di legge e con il presente Codice di condotta. Le attività di audit potranno essere svolte da personale di BID o da società esterne incaricate da BID. Il superamento di tali verifiche non solleverà il fornitore dall’onere di fornire prodotti/servizi che rispettino i requisiti contrattuali definiti con BID. La richiesta di audit può provenire o essere effettuata anche in accordo con i clienti di BID.
Accesso alle informazioni: il Fornitore dovrà conservare la documentazione adeguata al fine di dimostrare l’osservanza delle disposizioni del presente Xxxxxx, e renderla disponibile, se richiesta, a BID, fatte salve circostanze di esplicita interferenza con quanto previsto dalla normativa vigente in materia di privacy.
DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE DEL CODICE DI CONDOTTA DEI FORNITORI
Caro Fornitore,
BID è impegnata a rispettare i valori etici nella gestione della propria azienda e del proprio business. Ci aspettiamo che i nostri Fornitori condividano la stessa filosofia e rispettino gli stessi valori, oltre al collaborare con BID, per implementare e, se necessario, eseguire tutte le azioni correttive nel quadro di un processo di miglioramento continuo.
Pertanto, l’Amministratore, o il Direttore Generale della vostra Azienda, sono invitati a compilare la presente Lettera, a firmarla e a restituirla a BID, a conferma della comprensione dei contenuti del presente Xxxxxx e dell'impegno ad assumersi gli obblighi che ne derivano.
La conformità ai principi del presente Codice di condotta è essenziale e decisiva per la continuità delle relazioni fra BID ed i suoi Fornitori.
Qualsiasi violazione del presente Codice da parte della vostra Azienda o dei vostri fornitori e/o subappaltatori (OVE APPLICABILE) comporterà una revisione e una possibile cessazione del rapporto commerciale con BID in conformità alla legge applicabile.
BID richiede altresì a tutti i suoi Fornitori di conformarsi ai principi guida contenuti nel Codice Etico e nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01.
Azienda: Data: / /
Nome e titolo del firmatario:
Timbro aziendale e firma: _