LINEE GUIDA

LINEE GUIDA

SULLE PRINCIPALI MODALITÀ DI APPLICAZIONE

REGOLAMENTO CONTRATTI

E CONVENZIONI PER ATTIVITÀ CONTO TERZI

REGOLAMENTO PER L’INCENTIVAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI RICERCA

IN PROGETTI COMPETITIVI E NEL CONTO TERZI

Versione 1.0, 15 settembre 2017

Premessa

A partire dal 1 giugno 2017 sono entrati in vigore il nuovo “Regolamento contratti e convenzioni per attività conto terzi” che individua le modalità di svolgimento di ricerca, didattica e consulenza per conto terzi tra l’Università ed enti pubblici o privati a fronte del pagamento di un corrispettivo; e il “Regolamento per l’incentivazione delle attività di ricerca in progetti competitivi e nel conto terzi” con cui è stata disciplinata l'incentivazione delle attività svolte dal personale dell’Ateneo in progetti di ricerca applicata per conto di terzi ed in quelli competitivi (tenuto conto dei principi indicati dall’art. 9 della L. 30.12.2010, n. 240 - Fondo per la Premialità).

Entrambi i Regolamenti avranno efficacia dal 1 giugno 2017. In particolare disciplineranno tutti i progetti conto terzi qualora la firma del contratto sia successiva all'emanazione del regolamento, mentre per i progetti di ricerca competitivi si deve fare riferimento alla data di pubblicazione del bando competitivo.

L’Area Ricerca dell’Università di Verona, la Direzione Amministrazione e Finanza hanno realizzato le seguenti linee guida per consentire una migliore interpretazione delle norme attraverso una chiara esplicitazione dei termini utilizzati e fornendo esempi concreti di applicazione dei nuovi regolamenti.

Regolamento contratti e convenzioni per attività conto terzi Attività, accordi e contenuti (Artt. 1, 2, 3 e 4)

Il Regolamento si applica per le attività di ricerca, di didattica e di consulenza per conto di terzi

concluse tra l’Università degli Studi di Verona ed enti pubblici o privati a fronte di un corrispettivo. Qualora la proposta di contratto sia trasmessa da una parte terza è necessario verificare che siano contemplate le principali caratteristiche dei format predisposti dall’Ateneo (Allegato 1 – Format Contratto di Ricerca e Allegato 2- Format Contratto di Attività) ovvero i seguenti elementi:

• responsabile dell'Attività;

• oggetto dell'Attività;

• disciplina dei diritti di proprietà intellettuale e di eventuale utilizzo del logo e del nome dell’Ateneo;

• xxxxxxxx di segretezza o un separato accordo di segretezza che sarà sottoscritto dal Responsabile dell’Attività;

• proprietà dei risultati e modalità di loro utilizzazione e pubblicazione;

• elenco degli eventuali elaborati da consegnare a stato d’avanzamento o a conclusione dell'Attività;

• tempi di consegna, condizioni per eventuali proroghe e indicazione delle fasi dell'attività;

• termini e modalità di pagamento del corrispettivo complessivo;

• risoluzione dell’accordo in via amichevole e riferimento all’eventuale Foro competente.

In tutti i casi, nel titolo dell’accordo, nelle premesse e/o nell’oggetto del contratto, dovrà essere fatto esplicito riferimento ad almeno un tipo di attività fra quelle indicate all’art. 2. ossia:

• ricerche

• consulenze

• perizie

• pareri

• prove tecniche

• fornitura di materiale di ricerca

• attività a carattere formativo

• attività di certificazione.

Iter procedurale (Art. 5)

La richiesta di autorizzazione, unitamente all’invio di una bozza dell’accordo/contratto, deve essere predisposta da parte del Responsabile scientifico (Allegato 3 – fac-simile attestazione conto terzi oppure Allegato 6 – fac-simile attestazione progetti competitivi) e trasmessa agli organi della Struttura (Dipartimento/Centro), riportando la stima dei costi e un’autodichiarazione di insussistenza di eventuali conflitti di interesse e di analisi dei rischi relativi al rapporto contrattuale con le relative forme di mitigazione adottate.

Schema tipo contratti (Art. 4)

Per agevolare le strutture e i gruppi di ricerca sono stati predisposti alcuni schemi tipo di Contratto (aggiornati e integrati nel tempo dagli Uffici preposti). Prima della sottoscrizione da parte dei terzi è consigliato sottoporre l’accordo alla struttura di appartenenza. Ogni eventuale modifica essa può avvenire previa verifica da parte degli uffici preposti.

Gli uffici sono a disposizione in tutte le fasi di negoziazione del contratto.

Proprietà intellettuale (Art. 6)

Fra gli elementi che devono essere disciplinati nel contratto, sono previsti i diritti di proprietà intellettuale e l’eventuale utilizzo del logo e del nome dell’Ateneo. Nello specifico, con riferimento alla legislazione vigente, il contratto potrà contenere clausole sulla proprietà intellettuale, secondo quanto già stabilito nei format predisposti dall’Ateneo, oppure le parti possono prevedere di sottoscrivere in seguito un apposito atto integrativo con cui verrà disciplinata la licenza/cessione dei diritti economici al committente per una utilizzazione parziale/esclusiva anche a fini commerciali ed industriali, purché a fronte di un congruo corrispettivo.

Nel caso in cui il committente, già titolare di un’invenzione, finanzi appositamente un’Attività che comporti lo sviluppo e la ricerca riguardante tale invenzione anche ai fini di un nuovo brevetto o di uno sfruttamento dell’invenzione, i diritti di distribuzione e i canoni di sfruttamento dell’invenzione spettano al committente. L’Ateneo si farà carico di negoziare con il committente i diritti patrimoniali secondo la legislazione vigente.

Il Responsabile delle attività e il gruppo di lavoro potranno utilizzare in tutto o in parte i risultati della Ricerca per pubblicazioni scientifiche con modalità da concordarsi fra le Parti.

L’uso del nome e del logo dell'Ateneo, spesso utilizzato per la diffusione dei risultati anche parziali, dovrà avvenire con richiesta specifica da parte del committente, come previsto dal regolamento per la concessione del patrocinio di Ateneo e per la licenza all’utilizzo del logo (Allegato 4 – Richiesta patrocinio e uso del logo).

Si fa presente che le suddette norme sono inserite nei contratti per tutelare adeguatamente l’Ateneo e i rispettivi gruppi di ricerca; qualora fossero modificate, potrebbero essere inefficaci facendo perdere diritti e valore alle attività attuate dal personale universitario.

Nell’ipotesi in cui per la conclusione di un accordo siano necessari incontri preliminari dove verranno divulgate informazioni riservate, è fondamentale, ai sensi del Regolamento, fare uso di un separato accordo di segretezza (Allegato 5 – Accordo di Segretezza) che sarà sottoscritto dal Responsabile dell’Attività e successivamente perfezionato in un accordo.

Determinazione del valore della prestazione (Art. 8)

Le Attività si distinguono in “Attività a corrispettivo da negoziarsi” e “Attività a corrispettivo predeterminato”. Le prime sono costituite dalle prestazioni in cui il corrispettivo è determinato sulla base di un'analisi dei costi della specifica prestazione e di una negoziazione con il committente; le Attività a corrispettivo predeterminato sono costituite dalle prestazioni tipizzate e ricorrenti, tra cui quelle previste dall'art. 49 del R.D. 1592/1933, con corrispettivo determinato da apposito tariffario.

Per entrambe le attività vengono applicate le aliquote previste dal “Regolamento per l’incentivazione delle attività di ricerca in progetti competitivi e nel conto terzi”: Fondo Premiale di Ateneo e Fondo Finalità di Dipartimento.

Ai fini di assicurare la copertura dei costi, nella determinazione dell’importo per le Attività a corrispettivo da negoziarsi il Liaison Office è a disposizione per stabilire il valore della prestazione, affinché il corrispettivo sia congruo e concorrenziale alle tariffe di mercato.

Qualora in fase preliminare di negoziazione i costi stimati dal Responsabile Scientifico siano maggiori rispetto alle disponibilità del committente, sarà necessario rimodulare gli stessi. In ogni caso il corrispettivo dovrà essere sufficiente per consentire la copertura delle spese totali incluse le percentuali destinate al Fondo premiale di Ateneo e al Fondo Finalità di Dipartimento.

Regolamento per l’incentivazione delle attività di ricerca in progetti competitivi e nel conto terzi

Contesto

L’art. 9 della L. 30.12.2010, n. 240 (e xx.xx. v. co. 329 L. 232/2016), a seguito dell’istituzione di un Fondo di Ateneo per la premialità di professori e ricercatori, prevede che ulteriori somme possano essere integrate dai singoli Atenei anche con una quota dei proventi delle attività conto terzi ovvero con finanziamenti pubblici o privati.

Istituzione del Fondo Premiale di Ateneo (Art. 1 e 2)

L’Università di Verona ha emanato il “Regolamento per l’incentivazione delle attività di ricerca in progetti competitivi e nel conto terzi” disciplinando così le modalità di incentivazione delle attività di ricerca svolte dal personale docente e tecnico amministrativo che contribuisce all'acquisizione di commesse conto terzi ovvero di finanziamenti pubblici o privati.

Determinazione e utilizzo della quota per il Fondo Finalità di Dipartimento (Art. 3)

Il Consiglio di Dipartimento stabilisce la percentuale, fino ad un massimo del 5%, da prelevare sui progetti di ricerca competitivi e sui progetti di ricerca applicata svolti per conto di terzi.

Con propria delibera motivata sulla base di specifici principi la struttura può ridurre la suddetta aliquota per un singolo progetto o per più progetti (se ascritti agli stessi bandi competitivi o se con identificati in particolari tipologie di accordo). Inoltre le singole Strutture accademiche (Dipartimento/Centro) possono deliberare l’utilizzo del Fondo secondo le seguenti finalità:

• copertura del costo del personale da impiegare nei progetti;

• investimenti in attrezzature scientifiche;

• altre specifiche esigenze della struttura accademica.

Poiché ad inizio progetto i costi sono stimati e durante la sua realizzazione altre attività potrebbero rendersi necessarie per conseguire obiettivi (es. brevetti, copyright, ecc.) o potrebbero intervenire fattori non previsti (es. audit, altri costi diretti, ecc.) e non sempre rendicontabili, si raccomanda alle strutture di tenere conto anche di tali specifiche variabili.

Accesso al Fondo Incentivazione Fundraising del responsabile di progetto (Art.4)

Al termine di ogni periodo di rendicontazione (ove previsto) o alla fine dello stesso, nel caso in cui siano state coperte le voci di spesa stimate ad inizio progetto nel fac-simile attestazioni e stima dei costi (Allegato 3 fac-simile attestazione conto terzi o Allegato 6 fac-simile attestazione progetti competitivi) il responsabile dell’attività, a propria discrezione, potrà destinare i residui per le seguenti finalità premiali:

• messa a disposizione del responsabile delle attività di risorse da destinare alla ricerca o ad investimenti in attrezzature. Tali risorse rimangono nella disponibilità del responsabile del progetto per attività di ricerca per tutto il periodo di servizio effettivo presso l’Ateneo;

• incentivazione del personale docente e tecnico amministrativo che ha partecipato al progetto di ricerca con premi monetari sulla base della ripartizione definita dal responsabile delle attività progetto indicate nel suddetto fac-simile. Qualora venissero riscontrate disponibilità residue in fase di rendicontazione, il Responsabile delle attività presenterà al Direttore della Struttura (Dipartimento/Centro) una proposta di ripartizione del compenso incentivante ai soggetti beneficiari coinvolti che sarà comunicata al competente organo collegiale della Struttura.

• copertura di oneri e costi non ammessi a rendicontazione sulle attività di ricerca.

La richiesta di pagamento della ripartizione dei compensi incentivanti andrà formulata con gli appositi form di richiesta da trasmettere alla Direzione Amministrazione e Finanza (Allegato 3 ter compensi incentivanti progetti conto terzi o Allegato 6 ter compensi incentivanti progetti competitivi).

Si precisa che i compensi nell'ambito dei progetti competitivi, sono assoggettati, oltre alle ritenute fiscali e contributo IRAP (previste per i compensi conto terzi) anche a oneri previdenziali. Gli oneri carico ente verranno scorporati dal valore destinato ad incentivazione.

Il “Regolamento per l’incentivazione delle attività di ricerca in progetti competitivi e nel conto terzi” può trovare applicazione, in presenza di un’opzione in tal senso dei responsabili delle attività di ricerca, anche con riferimento ai progetti già avviati. Tale scelta deve essere comunicata al Direttore della Struttura (Dipartimento/Centro) e al competente organo collegiale della Struttura, utilizzando il fac-simile attestazioni e stima dei costi.

Progetti presentati in bandi competitivi Definizione Progetto Competitivo

Sono definiti “Progetti competitivi” i progetti che, a seguito di una selezione ex ante di tipo competitivo (di norma con l’uso di esperti esterni ed autonomi), abbiano ricevuto un finanziamento, da qualunque fonte esso provenga (locale, regionale, nazionale e internazionale), purché esterna all’Università di Verona.

Quali sono i Progetti Competitivi

A titolo indicativo e non esaustivo possono essere considerati Progetti competitivi le attività finanziate dai Bandi PRIN, FIRB, altri programmi ministeriali, Programmi Europei, Fondi strutturali, Fondazioni, Banca Mondiale, Banca Europea per gli Investimenti e altre fonti.

A quali progetti non sono applicati i Regolamenti.

I suddetti Regolamenti non sono applicati alle attività di ricerca istituzionale e ai progetti risultati vincitori dei Bandi dell’Università di Verona Joint Projects e Ricerca di Base perché si ritengono iniziative finanziate dall’Università di Verona, anche se aggiudicati con valutazione dei referee.

Come calcolare le quote da destinare ai Fondi.

Le aliquote del 8% per il Fondo Premiale e fino ad un massimo del 5% per il Fondo Finalità di Dipartimento si applicano sul contributo totale finanziato all’Ateneo. Qualora tale importo sia superiore alla somma dei costi di spese generali (Costi indiretti) e di personale strutturato sarà trasferita ai due Fondi la parte eccedente i costi vivi di progetto (Personale NON strutturato + Altri costi diretti eleggibili).

Procedura da seguire

All’inizio del progetto il Responsabile Scientifico deve produrre un documento di attestazione e di stima dei costi (Allegato 6 fac-simile attestazione progetti competitivi) e unitamente all’invio dell’accordo definito con l’ente erogatore, trasmetterlo agli uffici preposti della struttura. Dopo la sottoscrizione dell’accordo/contratto i Dipartimenti avranno cura di comunicare ai Presidi Contabili (Allegato 6 bis – Trasferimento progetti competitivi) lo stanziamento a budget del valore complessivo del finanziamento al progetto competitivo e contestualmente provvedere al trasferimento della quota del 8% per il Fondo Premiale di Ateneo e fino ad un massimo del 5% per il Fondo Finalità di Dipartimento.

Per agevolare le strutture nel calcolo delle suddette percentuali si riportano di seguito due esempi:

Esempio 1 – Progetto con contributo sufficiente per il prelievo da destinare ai Fondi

Descrizione	Importo	Note
Finanziamento da parte UE	Euro 80.000	Come indicato nell’accordo
Cofinanziamento da parte UNIVR	Euro 20.000
Dettaglio dei costi	Importo
Personale strutturato	Euro 28.000	Docenti e ricercatori
Personale NON strutturato	Euro 30.000	Assegnisti, dottorandi, ecc.
Altri costi diretti eleggibili	Euro 35.000	Consulenti, reagenti
Costi indiretti	Euro 7.000	Utenze
Totale	Euro 100.000
Calcolo per Fondi di Ateneo	Importo
Base imponibile	Euro 80.000	Importo finanziamento ente erog.
Fondo di Ateneo	Euro 6.400	8% su base imponibile
Fondo Finalità di Dipartimento	Euro 4.000	5% su base imponibile
Totale prelievo Fondi	Euro 10.400	Se applicabile
Costi vivi (30.000 + 35.000 euro)	Euro 65.000	(Non strutturato e altri costi)
Parte disponibile da destinare a fondo	Euro 15.000	(Finanziamento UE – costi vivi)

Nell’esempio sopra riportato le quote di rimborso di spese generali e oneri relativi al personale strutturato sostenuti dall’Ateneo, sono di importo superiore (Euro 15.000) rispetto a quanto calcolato sul contributo totale finanziato (Euro 10.400) e pertanto in questo caso sarà trasferita la somma di 10.400 euro ossia gli interi importi derivanti dalle aliquote applicate sulla base imponibile.

Esempio 2 – Progetto con contributo NON sufficiente per il prelievo da destinare ai Fondi

Descrizione	Importo	Note
Finanziamento da parte UE	Euro 80.000	Come indicato nell’accordo
Cofinanziamento da parte UNIVR	Euro 20.000
Dettaglio dei costi	Importo
Personale strutturato	Euro 15.000	Docenti e ricercatori
Personale NON strutturato	Euro 40.000	Assegnisti, dottorandi, ecc.
Altri costi diretti eleggibili	Euro 38.000	Consulenti, reagenti
Costi indiretti	Euro 7.000	Utenze
Totale	Euro 100.000
Calcolo per Fondi di Ateneo	Importo
Base imponibile	Euro 80.000	Importo finanziamento ente erog.
Fondo di Ateneo	Euro 6.400	8% su base imponibile
Fondo Finalità di Dipartimento	Euro 4.000	5% su base imponibile
Totale prelievo Fondi	Euro 10.400	Se applicabile
Costi vivi (40.000 + 38.000 euro)	Euro 78.000	(Non strutturato e altri costi)
Parte disponibile da destinare a fondo	Euro 2.000	(Finanziamento UE – costi vivi)

Nell’esempio sopra riportato le quote di rimborso di spese generali e oneri relativi al personale strutturato sostenuti dall’Ateneo, sono di importo inferiore (Euro 2.000) rispetto a quanto calcolato sul contributo totale finanziato (Euro 10.400) e pertanto in questo caso sarà trasferita solo la somma di 2.000 euro in quanto minore tra tali fondi.

Progetti di ricerca applicata svolti per conto di terzi

Quali sono i Progetti di ricerca applicata svolti per conto di terzi

Si ritengono “progetti di ricerca applicata svolti per conto di terzi” le attività definite dall’art. 2 del “Regolamento contratti e convenzioni per attività conto terzi” ossia ricerche, consulenze, perizie, pareri, prove tecniche, fornitura di materiale di ricerca, attività a carattere formativo e attività di certificazione e ogni altra iniziativa o prestazione che l’Ateneo può effettuare nell’ambito delle finalità istituzionali e comunque resa nel prevalente interesse del terzo committente.

Come calcolare le quote da destinare ai Fondi.

Le aliquote del 8% per il Fondo Premiale e fino ad un massimo del 5% per il Fondo Finalità di Dipartimento si applicano sull’importo complessivo previsto dall’accordo stipulato (come indicato nella fattura) o dal tariffario.

Procedura da seguire

All’inizio del progetto il Responsabile Scientifico deve produrre un documento di attestazione e di stima dei costi (Allegato 3 fac-simile attestazione conto terzi) e unitamente all’invio dell’accordo definito con l’ente erogatore, trasmetterlo agli uffici preposti della struttura. Dopo la sottoscrizione dell’accordo/contratto i Dipartimenti avranno cura di comunicare ai Presidi Contabili (Allegato 3 bis – Trasferimento conto terzi) lo stanziamento a budget del valore complessivo del contratto/tariffario e contestualmente provvedere al trasferimento della quota del 8% per il Fondo Premiale di Ateneo e fino ad un massimo del 5% per il Fondo Finalità di Dipartimento.

Per agevolare le strutture nel calcolo delle suddette percentuali si riporta di seguito un esempio relativo a ad un progetto di ricerca applicata svolti per conto di terzi.

Esempio 3 – Calcolo destinazione Fondi in attività conto terzi

Calcolo per Fondi di Ateneo	Importo
Base imponibile - Importo complessivo contratto – IVA esclusa	Euro 100.000
Fondo di Ateneo 8% - calcolato su base imponibile	Euro 8.000
Fondo Finalità di Dipartimento 5% - calcolato su base imponibile	Euro 5.000
Totale prelievo Fondi	Euro 13.000
Dettaglio dei costi – IVA esclusa	Importo
Materiali di consumo, noleggio e manutenzione di apparecchiature	Euro 5.000
Acquisto/ammortamento apparecchiature tecnico-scientifiche e didattiche	Euro 2.000
Impiego del personale universitario per il tempo necessario allo svolgimento dell'Attività	Euro 18.000
Impiego del personale universitario con rapporto di lavoro a progetto specificamente assunto e retribuito per lo svolgimento delle Attività	Euro 0
Spese di viaggio e missioni per il personale universitario per lo svolgimento delle attività	Euro 2.000
Eventuali prestazioni relative a collaborazioni esterne per lo svolgimento dell'attività	Euro 0
Finanziamento parziale o totale di borse di dottorato, borse di ricerca, assegni di ricerca e contratti per ricercatori a tempo determinato coinvolti nello svolgimento dell’Attività	Euro 55.000
Ogni altro costo diretto e prevedibile relativo allo svolgimento dell'Attività	Euro 5.000
Fondo premiale di Ateneo (8%)	Euro 8.000
Fondo Finalità Dipartimento (fino ad un massimo del 5%)	Euro 5.000

Per qualsiasi chiarimento o delucidazione gli uffici preposti da contattare sono:

Area Ricerca

U.O. Progettazione nazionale e internazionale – per definizione del budget di progetti competitivi

U.O. Liaison Office – per clausole proprietà intellettuale, negoziazione e uso contratti standard

Area Affari Generali e Legali

U.O. Affari Legali – per le clausole generali relative al contratto

Direzione Amministrazione e Finanza

Per i tutti i quesiti inerenti la destinazione dei fondi e la relativa liquidazione degli stessi.