Condizioni Generali di contratto
Condizioni Generali di contratto
Condizioni Generali di contratto
2 DURATA DEL CONTRATTO - RECESSO
3 IMPARZIALITÀ E CONFLITTO DI INTERESSI
4 OGGETTO DELLA VERIFICA E NORMA DI RIFERIMENTO
5 DIRITTI ED OBBLIGHI DELL’ORGANISMO AGORÀ
6 DIRITTI ED OBBLIGHI DELL’ORGANIZZAZIONE
6.1 Obbligo di mantenimento dei requisiti di persone ed eventuali modifiche
7 MODIFICHE DEL PROCEDIMENTO DI CERTIFICAZIONE/VALIDAZIONE E VERIFICA
8 REQUISITI COGENTI CONNESSI ALLA PERSONA CERTIFICATA E LIMITI DEI RELATIVI CONTROLLI
9 ACCESSO ALLE INFORMAZIONI
10 OBBLIGO DI INFORMAZIONE SUI PROCEDIMENTI LEGALI
11 VERIFICA ISPETTIVA E SICUREZZA SUL LUOGO DI LAVORO
12 ONORARI
13 VERIFICHE SUPPLEMENTARI
14 SPESE DI TRASFERTA
15 RINVIO DELLE ATTIVITÀ DI VALUTAZIONE
16 VOLTURA DEL CERTIFICATO
17 IVA
18 FATTURAZIONE
19 PAGAMENTI
20 LIMITI DELLA CERTIFICAZIONE E RESPONSABILITÀ
21 LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ E ONERI
22 CLAUSOLA DI DECADENZA
23 INDENNIZZO E MANLEVA
24 CAUSA DI FORZA MAGGIORE
25 RINUNCIA, SOSPENSIONE, REVOCA DELL’ACCREDITAMENTO (OVE APPLICABILE)
26 SEGRETO PROFESSIONALE , RISERVATEZZA E PRIVACY
27 RECLAMI
28 RICORSI
29 CONTENZIOSI
30 COMUNICAZIONI CON L’AMMINISTRAZIONE COMPETENTE E l’ENTE DI ACCREDITAMENTO, PUBBLICAZIONE ELENCHI CERTIFICAZIONI
31 CERTIFICATI SUPERATI
32 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO ADOTTATO AI SENSI DEL D. LGS. 231/2001.
1 CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE
Il contratto di certificazione include i seguenti documenti:
• Offerta di Certificazione (emessa dall’Organismo);
• Richiesta di Certificazione (sottoscritta dall’organizzazione “Pre-requisiti di certificazione”);
• Regolamento per la certificazione applicabile (Regolamento Generale per la certificazione di Persone);
• Regolamenti particolari di schema/settore, che integrano e specificano il Regolamento per la certificazione applicabile (Regolamento di certificazione specifico di persone per figure professionali che eseguono la posa dei sistemi compositi di isolamento termico per esterno (ETICS)
• Condizioni generali di contratto per la certificazione.
La conferma controfirmata dell’Offerta di Certificazione (che costituisce il contratto legalmente valido) da parte dell'Organizzazione, nella quale è richiamato il Regolamento per la certificazione applicabile, gli eventuali Regolamenti particolari di schema/settore, queste Condizioni Generali di Contratto (CGC), e la Vostra richiesta di Certificazione ricevuta, formalizzano contrattualmente il rapporto tra l’Organismo e l’Organizzazione e l’applicabilità dei sopraelencati documenti contrattuali.
Il contratto stipulato tra il l’Organismo e l’Organizzazione comprende:
• l’audit iniziale di verifica dei pre-requisiti della persona da certificare;
• le prove/xxxxx iniziali;
• il rilascio del certificato;
• i successivi audit/prove/esami di sorveglianza, e di rinnovo;
• eventuali servizi aggiuntivi specificati nell’offerta, se richiesto dall’Organizzazione.
L’obbligazione contrattuale che la società Agorà S.r.l. assume è un obbligazione di mezzi e non di risultati.
2 DURATA DEL CONTRATTO - RECESSO
Ove non diversamente pattuito fra l’Organismo e l’Organizzazione, il contratto è stipulato a tempo indeterminato e consente a ciascuna delle parti di recedere con un preavviso minimo di tre mesi
rispetto alla data di efficacia del recesso, da comunicarsi mediante lettera raccomandata A.R. o PEC.
Nel caso che precede, tuttavia, restano valide per il tempo residuo di validità del certificato tutte le disposizioni del contratto che sono funzionali ad un corretto mantenimento del sistema/prodotto/processo/persona in conformità alla normativa di riferimento, con particolare riguardo alla facoltà dell’Organismo di effettuare le visite/audit/prove programmate o quelle comunque ritenute opportune qualora abbia ragione di ritenere che detta conformità sia venuta a meno. Xxxxxxx dovuti pertanto all’Organismo tutti i compensi pattuiti per le attività svolte dal medesimo fino alla data di efficacia del recesso.
Il recesso da parte dell’Organizzazione avrà efficacia a fare data dalla conferma in tale senso da parte dell’Organismo o al più tardi 15 giorni successivamente alla comunicazione di recesso da parte dell’Organizzazione.
Qualora la comunicazione di recesso sia inviata con meno di 30 giorni di anticipo rispetto ad una visita/verifica programmata, l’Organizzazione rimarrà in ogni caso tenuta a pagare all’Organismo un importo pari al 20 % del corrispettivo previsto per la visita/verifica programmata; in tal caso l’Organizzazione sarà inoltre tenuta a pagare all’Organismo eventuali spese/oneri di trasferta già sostenuti.
Il recesso del contratto comporta l’obbligo per l’Organizzazione della cancellazione di tutti i riferimenti pubblicitari e di tutti i riferimenti sulla documentazione tecnica.
3 IMPARZIALITÀ E CONFLITTO DI INTERESSI
Mediante il perfezionamento degli accordi contrattuali l’Organismo non assume nessun obbligo circa l’esito positivo della verifica di conformità, né in merito all’emissione del certificato, se non l’obbligo di basare le proprie decisioni sulla base di sufficienti evidenze oggettive.
E’ esclusa dall’oggetto del contratto ogni attività di consulenza, nella realizzazione e/o nel mantenimento da parte dell’Organizzazione dei requisiti di persona oggetto di valutazione di conformità, come definita nei regolamenti per l’accreditamento di ACCREDIA.
L’Organizzazione riconosce che un potenziale conflitto di interessi può determinare l’impossibilità per l’Organismo di erogare il proprio servizio. A tale fine si obbliga a comunicare all’Organismo la ragione sociale del consulente ed il nominativo delle persone fisiche che svolgono direttamente l’attività.
L’Organizzazione si obbliga inoltre a comunicare all’Organismo ogni variazione di tali soggetti.
L’Organizzazione riconosce, inoltre, che un potenziale conflitto di interessi può insorgere anche successivamente alla stipula del contratto e sino al momento della sua completa esecuzione; in tale caso sarà facoltà dell’Organismo recedere dal contratto con efficacia immediata. In tale ipotesi l’Organismo conserverà il diritto ad ottenere il corrispettivo delle prestazioni svolte sino al momento del recesso.
4 OGGETTO DELLA VERIFICA E NORMA DI RIFERIMENTO
Costituiscono oggetto di verifica ai fini dell’emissione del certificato solo le persone come specificate nella documentazione contrattuale.
La valutazione di conformità sarà condotta dall’Organismo sulla base del documento normativo di riferimento espressamente indicato dall’Organizzazione nella domanda di certificazione. L’Organismo potrà operare in tale ambito tanto quale Organismo accreditato quanto fuori accreditamento (salva richiesta specifica da parte dell’Organizzazione). Qualora l’accreditamento sia ottenuto dall’Organismo successivamente al rilascio della certificazione, il certificato verrà nuovamente emesso con menzione dell’accreditamento ottenuto.
Laddove non diversamente richiesto dal documento normativo di riferimento, i controlli svolti dall’Organismo ai fini della valutazione di conformità della persona avvengono attraverso esami condotti con il metodo del campionamento.
Pertanto, il rilascio della certificazione non implica necessariamente la verifica di ogni singola attività espletata dalle persone.
5 DIRITTI ED OBBLIGHI DELL’ORGANISMO AGORÀ
L’Organismo si impegna a fornire i propri servizi di certificazione come definito nelle procedure, applicabili allo schema di certificazione richiesto, tali procedure sono descritte e/o richiamate nel regolamento per la certificazione applicabile. Relativamente ad ogni schema di certificazione di persone l’Organismo può elaborare o assumere specifici regolamenti di certificazione atti a definire particolari requisiti e procedure per l’ottenimento ed il mantenimento della certificazione; tali regolamenti sono parte integrante delle presenti condizioni contrattuali. Al fine di ottenere e mantenere la certificazione, i clienti dell’Organismo sono tenuti a sviluppare e mantenere il/i proprio/i personale in conformità agli specifici regolamenti ed a consentire all’Organismo la verifica dei requisiti oggetto di certificazione in qualsiasi momento.
La certificazione rilasciata dall’Organismo copre esclusivamente le attività svolte o le persone
per la figura professionale oggetto di certificazione.
6 DIRITTI ED OBBLIGHI DELL’ORGANIZZAZIONE
L’Organizzazione assicura e si impegna con l’Organismo a conformarsi, nei termini di validità del contratto, rispetto a tutti i requisiti ragionevolmente necessari all’emissione del certificato di conformità, comprese tutte le normative, leggi e regolamenti emessi dalle autorità competenti, tutti gli eventuali requisiti supplementari richiesti dall’Organismo.
Per particolari settori/aree di attività, si ritengono applicabili i regolamenti e/o specifiche tecniche emessi dall’Organismo e disponibili in versione aggiornata sul sito web xxx.xxxxxxxxxxx.xx - area certificazione. L’Organizzazione assicura di aver fornito all’Organismo documenti ed informazioni completi ed accurati inerenti la certificazione richiesta.
6.1 Obbligo di mantenimento dei requisiti di persone ed eventuali modifiche
La persona certificata si impegna a informare l’Organismo, senza ritardo, in merito agli aspetti che possano influenzare la sua capacità di continuare a soddisfare i requisiti per il mantenimento della certificazione. La persona certificata si impegna, inoltre, a tenere le registrazioni degli eventuali reclami che possano essere correlati al mantenimento dei requisiti tecnico professionali oggetto della certificazione e delle relative azioni correttive intraprese e deve renderle disponibili all’Organismo.
A seguito della comunicazione di certificazione della persona, l’Organismo comunica alla persona certificata eventuali azioni/verifiche necessarie al mantenimento della validità del certificato o procede alla sospensione o revoca dello stesso, come indicato nei regolamenti di certificazione contrattualmente applicabili.
Qualora l’Organismo, richieda l’effettuazione di azioni o verifiche straordinarie/supplementari, la persona ha la facoltà di rinunciare alla certificazione e, conseguentemente, recedere dal contratto con comunicazione scritta nei trenta giorni successivi a detta richiesta.
7 MODIFICHE DEL PROCEDIMENTO DI CERTIFICAZIONE/VALIDAZIONE E VERIFICA
E’ facoltà dell’Organismo modificare o aggiornare la procedura di certificazione e verifica, anche a seguito di modifiche del documento normativo di riferimento o imposte dagli Enti di Accreditamento. In tal caso, l’Organismo dovrà darne comunicazione con anticipo all’Organizzazione, la quale, qualora non intenda conformarsi alle modifiche introdotte, avrà la
facoltà di rinunciare al contratto nei trenta giorni successivi a detta comunicazione, trascorso tale termine le modifiche si intenderanno accettate.
Eventuali costi per attività di valutazione documentale o in loco derivanti dalle modifiche normative o regolamentari saranno comunque a carico dell’Organizzazione.
8 REQUISITI COGENTI CONNESSI ALLA PERSONA CERTIFICATA E LIMITI DEI RELATIVI CONTROLLI
L’Organizzazione si impegna a conformarsi e a mantenersi conforme per tutto il periodo di vigenza del certificato a tutti i requisiti di natura cogente, quali leggi, regolamenti, etc., di tipo internazionale, nazionale o locale applicabile ai propri prodotti, servizi o personale. La certificazione riguarda solo la conformità del sistema di gestione/prodotto/servizio/processo/persona al documento normativo di riferimento e non comporta, peraltro, da parte dell’Agorà S.r.l alcuna attestazione, certificazione o semplice accertamento del rispetto dei predetti requisiti da parte dell’organizzazione. L’organizzazione rimane pertanto l’unica responsabile della propria conformità legislativa, con esclusione di qualsiasi responsabilità od obbligo di garanzia da parte dell’Agorà S.r.l.
9 ACCESSO ALLE INFORMAZIONI
L’Organizzazione deve fornire ogni supporto necessario per la conduzione delle valutazioni, inclusa la messa a disposizione della documentazione inerente la Persona per il quale è richiesta la certificazione/validazione e verifica e delle relative registrazioni.
L’Organizzazione deve inoltre consentire l’accesso, in condizioni di sicurezza, a tutte le aree ove vengono svolte attività rilevanti per l’oggetto della certificazione.
Tutti gli atti (documentazione, lettere, comunicazioni, ecc ) relativi alle attività di certificazione e
verifica della persona sono considerati riservati.
L'accesso e la consultazione dei documenti relativi alla certificazione e verifica sono riservati solo alle funzioni coinvolte nell’iter di certificazione e verifica ed all’Organizzazione in oggetto.
Nel caso in cui informazioni relative all’Organizzazione debbano essere divulgate per obblighi di legge, l’Organismo ne dà avviso all'Organizzazione.
L’Organismo non sarà responsabile per nessuna perdita dovuta alla fornitura di informazioni false, incomplete o omissive nei documenti dovute agli atti o alle omissioni di qualsiasi soggetto esterno all’Organismo, tranne per le richieste esplicitamente espresse nello scopo del contratto di servizio.
L’Ente di Accreditamento (ACCREDIA) garante delle certificazioni emesse dall’Organismo può richiedere la partecipazione di suoi osservatori alle verifiche ispettive effettuate dall’Organismo stesso, allo scopo di accertare che le modalità di valutazione adottate dall’Organismo siano conformi alle norme per esso applicabili. La partecipazione di tali osservatori è previamente concordata tra l’Organismo e l’organizzazione. Qualora l’organizzazione non conceda il proprio benestare alla suddetta partecipazione l’Organismo procede all’interruzione dell’iter certificativo o alla sospensione/revoca del certificato, se già rilasciato all’organizzazione.
10 OBBLIGO DI INFORMAZIONE SUI PROCEDIMENTI LEGALI
L’Organizzazione si impegna a:
• notificare immediatamente all’Organismo tutte le situazioni irregolari rilevate dalle Autorità di controllo, nonché eventuali sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni, ecc., relativamente ad aspetti legati all’oggetto della certificazione.
• notificare immediatamente all’Organismo eventuali procedimenti legali in corso o in sentenze passate in giudicato inerenti l’oggetto della certificazione, che riguardano direttamente l’organizzazione o persone fisiche che la rappresentino, fatti salvi i limiti imposti dalla legge.
• tenere informato l’Organismo sugli sviluppi dei suddetti procedimenti.
In relazione a quanto sopra, l’Organismo potrà eseguire visite di controllo supplementari ed eventualmente adottare provvedimenti di sospensione/revoca del certificato, in base alla gravità e all’impatto dell’evento verificatosi.
11 VERIFICA ISPETTIVA E SICUREZZA SUL LUOGO DI LAVORO
L’Organizzazione, ai sensi della vigente legislazione in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro, s’impegna a fornire all’Organismo un’informativa completa e dettagliata relativa ai rischi specifici esistenti nell'ambiente di lavoro in cui sono destinati ad operare i valutatori.
L’Organizzazione s'impegna altresì a promuovere, attraverso il proprio incaricato a ciò preposto, la cooperazione e il coordinamento ai fini dell’attuazione delle misure e degli interventi di protezione e prevenzione dai rischi sul lavoro che incidono sull’attività lavorativa dei valutatori incaricati dall’ Organismo, e che richiedono la tutela sia dei lavoratori che di tutti gli altri soggetti che operano o che comunque sono presenti nel medesimo ambiente di lavoro.
12 ONORARI
a) L’Offerta di Certificazione facente parte del contratto di certificazione definisce gli onorari per i servizi forniti dall’Organismo, presumendo che le informazioni ricevute dall’ Organizzazione siano accurate e complete.
b) Qualsiasi altro servizio fornito dall’Organismo oltre quelli definiti nell’offerta, verrà addebitato in base alle tariffe dell’Organismo in corso.
13 VERIFICHE SUPPLEMENTARI
L’Organizzazione, nell'eventualità che i risultati della valutazione richiedano visite ispettive/prove supplementari, o altre attività di valutazione supplementari per:
a) verifiche a seguito di segnalazioni o reclami ricevuti ritenuti particolarmente significativi relativi alla persona certificata e alla sua conformità alle norme di riferimento e ai regolamenti applicabili, o
b) come azione conseguente nei confronti di Organizzazioni cui è stata sospesa la certificazione, o
c) la verifica dell’attuazione ed efficacia dei trattamenti delle non conformità e delle azioni correttive messe in atto dall’organizzazione, o
d) a fronte di necessità emerse in fase di rilascio del certificato, o
e) il ripristino della validità del certificato a seguito di una sospensione,
si dichiara sin da ora disponibile a che le medesime vengano effettuate onde consentire la corretta esecuzione del servizio.
Nei casi a), b), di cui sopra l’Agorà S.r.l si riserva di svolgere gli audit supplementari anche senza, o con breve preavviso escludendo, o limitando, la possibilità di ricusare i valutatori incaricati dall’Organismo.
In caso di rifiuto delle verifiche supplementari, senza valide motivazioni, da parte dell’organizzazione, l’Organismo può bloccare l’iter di certificazione o avviare l’iter di sospensione/revoca della certificazione rilasciata come stabilito nel regolamento di certificazione applicabile.
Tutte le spese relative alle eventuali verifiche supplementari sono da considerarsi a carico dell’organizzazione; fanno eccezione le verifiche supplementari a seguito segnalazioni o reclami che saranno a carico dell’organizzazione solo nel caso gli stessi siano ritenuti giustificati dall’Organismo.
La tariffa applicata sarà quella contrattualmente definita per l’attività ordinaria.
14 SPESE DI TRASFERTA
Quando non diversamente specificato, tutte le tariffe dell’Organismo indicate si intendono non comprensive delle eventuali spese di trasferta, le quali verranno sommate al costo della valutazione indicata, se neccessaria.
15 RINVIO DELLE ATTIVITÀ DI VALUTAZIONE
Qualora l’Organizzazione richieda un rinvio delle attività di verifica già pianificate e concordate, con un preavviso inferiore a 5 giorni lavorativi, l’Organismo può richiedere il pagamento sulla base dell’impegno delle risorse che erano state previste.
Qualora l’Organizzazione comunichi il giorno della verifica l’intenzione di non effettuare la stessa o se per cause non dipendenti dall’Organismo la verifica non possa essere effettuata, l’Organismo si riserva di fatturare l’intero importo contrattuale.
16 VOLTURA DEL CERTIFICATO
In di certificato con intestazioni aziendali, e in caso di cambio di ragione sociale, l’Organizzazione deve comunicare all’Organismo le modifiche intervenute, inviando la seguente documentazione:
• copia del nuovo certificato di iscrizione alla Camera di Commercio, o documento equivalente,
• copia dell’atto notarile attestante la variazione.
L’Organismo si riserva di richiedere altra documentazione necessaria per gli accertamenti del caso.
L’Organismo, effettuati gli accertamenti del caso, ed a positivo esito degli stessi, rilascia un nuovo certificato di conformità, annullando quello precedente.
17 IVA
Tutte le tariffe e le spese sono da considerarsi IVA esclusa.
18 FATTURAZIONE
Tutti i servizi erogati dall’Organismo vengono fatturati secondo il piano di fatturazione stabilito nei documenti contrattuali.
La fatturazione ad essi relativa comprende i costi di verifica, l’esecuzione dell’esame, l’emissione del rapporto/certificato e di tutte le attività amministrative connesse.
19 PAGAMENTI
a) Il pagamento delle fatture è dovuto entro i termini previsti in contratto o della fattura stessa. Nei casi di clienti morosi ovvero in particolari condizioni, potranno essere previsti pagamenti anticipati o acconti, in deroga a quanto stabilito dal contratto. Nel caso di persistenza della condizione di morosità per oltre 3 (tre) mesi dal ricevimento della diffida inviata da Agorà S.r.l. all’Organizzazione per lettera raccomandata, o altro mezzo equivalente, l’Organismo può applicare provvedimenti sanzionatori di revoca della/e certificazione/i in essere con le modalità stabilite nei regolamenti di certificazione contrattualmente applicabili.
b) Qualora il pagamento delle fatture non venga effettuato alla scadenza convenuta, l’Organismo applicherà gli interessi di mora calcolati ai sensi del D.Lgs. 231/2003 in attuazione della Direttiva 2000/35/CE.
c) Il rilascio del certificato di conformità da parte dell’Organismo è, comunque, subordinato all’effettivo saldo di qualsiasi fattura precedentemente emessa.
d) La lavorazione dell'attività è subordinata all’adempimento delle obbligazioni scaturenti da precedenti contratti. Nel caso il Cliente non adempia alle obbligazioni di cui al punto "a", eventuali acconti versati per dare avvio alla lavorazione saranno considerati, in via preliminare, quali somme a soddisfacimento degli importi non corrisposti ed in via subordinata quale acconto della nuova attività.
e) il recesso dal contratto di certificazione da parte dell’organizzazione/persona certificata e i provvedimenti di sospensione e revoca della certificazione non precludono il saldo da parte dell’organizzazione/persona delle spettanze dovute all’Organismo.
20 LIMITI DELLA CERTIFICAZIONE E RESPONSABILITÀ
Il rilascio ed il mantenimento della certificazione di persone ha esclusivamente ad oggetto la verifica della conformità dei requisiti posseduti o dimostrati da dette persone, rispetto a quelli prescritti da un dato documento normativo di riferimento. Gli effetti della certificazione sono limitati ai rapporti tra l’Organismo e l’Organizzazione/persona e, in caso di certificazione volontaria, non costituiscono attestazione né garanzia da parte del l’Organismo del rispetto dei requisiti di legge prescritti. In ogni caso la certificazione non comporta alcuna garanzia da parte dell’Organismo nei confronti del personale, dell’Organizzazione o dei terzi, circa la correttezza dell’operato delle stesse persone certificate.
Pertanto l’Organizzazione/persona è e rimane l’unica responsabile, sia verso se stessa, sia nei confronti dei suoi clienti, sia verso i terzi, del corretto svolgimento delle attività svolte dalle persone certificate e pertanto si impegna a tenere indenne l’Organismo ed i suoi dipendenti ed ausiliari da qualsiasi reclamo, azione o pretesa di terzi connessa all’esecuzione delle attività del l’Organismo in base al contratto e alle presenti condizioni generali di contratto.
21 LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ E ONERI
a) Fatta eccezione il caso della colpa lieve da parte dei propri dipendenti o collaboratori, l’Organismo non è responsabile di nessuna perdita o danno patrimoniale, in qualunque modo causati dalle attività di valutazione, certificazione o di altri servizi ad esse relativi.
b) Nel caso di colpa lieve imputabile ai propri dipendenti o collaboratori nello svolgimento delle prestazioni, qualsiasi perdita, danno per i quali l’Organismo potrà essere ritenuto responsabile, sarà limitata all’ammontare dell’importo del contratto con un massimo di 5.000,00 Euro.
c) L’Organizzazione dichiara di aver stipulato una polizza assicurativa a copertura dei rischi derivanti dalle proprie attività, senza alcun obbligo economico per Organismo.
22 CLAUSOLA DI DECADENZA
23 INDENNIZZO E MANLEVA
L’Organizzazione risarcirà l’Organismo per i costi, rivendicazioni e cause che derivano dall’abuso di qualsiasi certificato, licenza o marchio di conformità emessi dall’Organismo in accordo alle presenti condizioni generali di contratto ed al contratto stipulato.
24 CAUSA DI FORZA MAGGIORE
L’Organismo sarà esentato da ogni responsabilità per danni qualora non dovesse essere in grado di adempiere ai propri obblighi a causa del verificarsi di circostanze di fatto ragionevolmente imprevedibili che rendessero impossibile la prestazione dell’Organismo.
25 RINUNCIA, SOSPENSIONE, REVOCA DELL’ACCREDITAMENTO (OVE APPLICABILE)
L’Organismo si impegna ad informare l’Organizzazione dell’eventuale rinuncia/revoca/sospensione dell’accreditamento nel settore di appartenenza, nonché a supportare la stessa nella fase del passaggio ad altro Organismo accreditato.
L’Organismo non sarà in alcun modo responsabile per eventuali danni causati all’Organizzazione dalla rinuncia/sospensione/revoca dell’accreditamento; nei suddetti casi, l’Organizzazione ha facoltà di rinunciare alla certificazione senza necessità di preavviso e senza oneri aggiuntivi.
26 SEGRETO PROFESSIONALE , RISERVATEZZA E PRIVACY
a) Xxxxx obblighi legali, l’Organismo manterrà il più stretto riserbo sulle informazioni ottenute durante lo svolgimento delle attività di certificazione, sia dal personale dipendente sia dal personale non dipendente, comunque operante per conto dell’Organismo. Qualora l’organismo di certificazione sia tenuto per legge od autorizzato da accordi contrattuali, a divulgare informazioni riservate, il cliente o la persona interessata sarà, a meno che ciò sia proibito dalla legge, avvertito/a delle informazioni fornite.
b) Non sarà consentita la divulgazione a terzi senza consenso scritto dall'altra parte salvo diversamente specificato nei regolamenti di certificazione applicabili al contratto di certificazione.
c) I dati verranno trattati in ottemperanza alle norme vigenti, vedi Regolamento Generale sulla protezioni dei dati, Regolamento Europeo 2016/679 del Parlamento Europeo e del
consiglio del 27 aprile 2016.
27 RECLAMI
Oltre a quanto stabilito in questo punto delle condizioni generali per la certificazione, i reclami sono gestiti in conformità alle procedure interne dell’Organismo i cui contenuti sono disponibili sul sito dell’Organismo xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
Per reclamo si intende una manifestazione di insoddisfazione sia verbale che scritta da parte del soggetto certificato o certificando o da altre parti interessate relativamente al servizio offerto e/o ricevuto.
L’organizzazione che utilizza i servizi di certificazione erogati da Agorà S.r.l, ha facoltà di presentare reclami nei confronti dei comportamenti adottati da Agorà S.r.l che provvederà a dare conferma scritta all’organizzazione dell’avvenuta ricezione degli stessi indicando il nominativo e la funzione di colui che gestirà il reclamo ed il tempo (non oltre 2 mesi dall’avvenuta ricezione) entro cui verrà fornito riscontro in merito.
Le istanze di reclamo sono indirizzate al Responsabile della Certificazione della divisione di certificazione interessata e gestite sotto la responsabilità della Direzione.
L’analisi del reclamo e l’approvazione del trattamento e delle eventuali azioni correttive è effettuato da persone differenti da quelle che sono state coinvolte nella tematica oggetto di reclamo.
Reclami inviati a Agorà S.r.l da Clienti delle organizzazioni certificate, da Organismi di Accreditamento, o da altre parti interessate, sono gestiti analogamente a quanto sopra descritto per i reclami.
28 RICORSI
L’Organizzazione che utilizza i servizi di certificazione erogati dall’Agorà S.r.l, ha facoltà di presentare ricorsi scritti, nei confronti delle decisioni assunte da Agorà S.r.l, esponendo le ragioni del dissenso entro 30 giorni dalla data di notifica della decisione. Il ricorso deve essere indirizzato alla Direzione dell’Organismo.
L’Organismo provvederà a dare conferma scritta all’organizzazione dell’avvenuta ricezione del ricorso.
Il ricorso è gestito in conformità alla procedura interna applicabile i cui contenuti sono disponibili sul sito dell’Organismo xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
il ricorso è esaminato da persone differenti da quelle che hanno effettuato le valutazioni/verifiche/prove/ ispezioni e presa la decisione di certificazione.
L’Organismo esamina il ricorso entro due mesi dalla sua presentazione, sentendo eventualmente i rappresentanti dell’Organizzazione, e comunica, in forma scritta, gli esiti e le eventuali azioni conseguenti all’organizzazione e alle funzioni interessate dell’Organismo.
Ogni spesa relativa al ricorso rimane a carico dell’organizzazione salvo i casi di riconosciuta fondatezza.
Il ricorso non interrompe l’esecutività della decisione presa dall’Organismo fino ad eventuale diversa pronunciazione ad esito dell’esame del ricorso.
La responsabilità della gestione dei ricorsi è della Direzione di Agorà S.r.l e di un Membro del Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità che non abbia partecipato alla verifica della pratica di certificazione dell’organizzazione oggetto di ricorso.
29 CONTENZIOSI
Qualsiasi controversia nascente da o collegata a reclami e ricorsi di cui sopra, o al presente regolamento o comunque relativa alla sua interpretazione, esecuzione, validità ed efficacia, o ai contratti stipulati in ossequio al medesimo, sarà oggetto di un preliminare tentativo di conciliazione, si farà riferimento al foro competente di Padova.
30 COMUNICAZIONI CON L’AMMINISTRAZIONE COMPETENTE E l’ENTE DI ACCREDITAMENTO, PUBBLICAZIONE ELENCHI CERTIFICAZIONI
L’Organismo trasmette periodicamente (o mette a disposizione) all’amministrazione competente (Ministero competente), per le certificazioni oggetto di autorizzazione/notifica, gli elenchi dei documenti di certificazione emessi, delle modifiche, delle sospensioni, delle revoche e dei dinieghi (richieste di certificazione respinte o che hanno avuto esito negativo).
I dati di cui sopra sono anche forniti dall’Organismo all’Ente di accreditamento, in relazione allo stato e al tipo di accreditamento, per il loro inserimento nelle relative banche dati.
Gli elenchi dei documenti di certificazione emessi ed il loro stato può essere pubblicato dall’Organismo sul proprio sito web.
Nell’ambito dei doveri che gravano sull’Organismo, questi potrà comunicare l’avvenuta sospensione, rinuncia o revoca della certificazione agli Enti di Accreditamento e ad altri terzi che
gliene facciano richiesta, nonché inserire i relativi dati, secondo applicabilità, nell’elenco delle organizzazioni con sistema di gestione certificato o negli elenchi delle persone certificate presenti sul proprio sito Internet.
31 CERTIFICATI SUPERATI
Nel caso di riemissione dei certificati a seguito loro modifica per estensione, riduzione, rinnovo, o altre modifiche previste dai regolamenti di certificazione applicabili, l’Organizzazione si impegna, con tempestività, a:
- annotare sull’originale del certificato superato la scritta “Superato” con relativa data;
- cancellare dalla documentazione tecnica e pubblicitaria ogni riferimento alla certificazione superata. In caso di revoca del certificato l’organizzazione si impegna a:
- non utilizzare più il certificato ai fini previsti;
- annotare sull’originale del certificato la scritta “Revocato” con relativa data;
- non utilizzare eventuali copie e riproduzioni del Certificato;
- cancellare dalla documentazione tecnica e pubblicitaria ogni riferimento alla certificazione revocata.
32 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO ADOTTATO AI SENSI DEL D. LGS. 231/2001.
Con riferimento a quanto previsto dal Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e successive modifiche e integrazioni, è stato approvato dalla Direzione di Agorà S.r.l il Codice Etico, quale documento che definisce l’insieme di valori di etica aziendale che la società riconosce, accetta e condivide e il cui rispetto consente, fra l’altro, di prevenire la commissione di reati previsti dal decreto citato.
E’ interesse primario dell’Organismo che tutti coloro che incorrano in relazioni d’affari con la Società svolgano la propria attività in osservanza dei principi e dei valori contenuti nel Codice etico.
La violazione grave o reiterata dei principi contenuti nel Codice Etico è considerato inadempimento degli obblighi scaturenti dagli accordi e determina la risoluzione del contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c., nonché il risarcimento dei danni eventualmente subiti dalla Società.
Il contratto potrà comunque essere risolto ex art. 1456 c.c. su comunicazione dell’Organismo in caso di commissione di un reato previsto dal D.Lgs. 231/01 e successive modifiche e integrazioni, anche non in relazione a rapporti con l’Organismo, accertato con sentenza passata in giudicato che riconosca la responsabilità dell’Organizzazione o a seguito di applicazione della pena su richiesta delle parti ex art. 444 c.p.p., nonché in caso di irrogazione, anche in sede cautelare, delle sanzioni interdittive del divieto di contrattare con la pubblica amministrazione o dell’interdizione dall’esercizio dell’attività.
In ogni caso, al momento dell’apertura di un procedimento in sede penale nei confronti dell’Organizzazione per reati rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001, dovrà esserne data informazione immediata all’Organismo che avrà la facoltà di risolvere il contratto per il verificarsi di tale condizione risolutiva ex art. 1353 c.c..