PER LA CONVALIDA DELLA DICHIARAZIONE AMBIENTALE DI PRODOTTO

Condizioni Generali di Contratto

PER LA CONVALIDA DELLA DICHIARAZIONE AMBIENTALE DI PRODOTTO

INDICE

PREMESSA 3

1 Definizioni 3

2 Oggetto del servizio di certificazione. Divieto di consulenza 4

2.1 Oggetto del servizio di certificazione. Divieto di consulenza 4

2.2 . Divieto di consulenza 4

3 Allegati e norme tecniche di riferimento 4

4 Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità 4

5 Durata del contratto 4

6 I soggetti coinvolti 5

7 Obblighi di ICMQ 5

7.1 Metodo di verifica della conformità 5

7.2 Ispettori ICMQ 5

7.3 Segreti aziendali e Riservatezza 6

7.4 Rilascio dell’Attestato di convalida 6

7.5 Limiti Responsabilità 6

8 Obblighi del Cliente 6

8.1 Consegna documenti contrattuali 6

8.2 Obbligo di collaborazione e sicurezza sul lavoro durante le verifiche 6

8.3 Obbligo di mantenimento della conformità 7

8.4 Modifiche ai prodotti, servizi o processi 7

8.5 Obbligo di pagamento del compenso 7

8.6 Interruzione della verifica ispettiva 8

8.7 Comunicazioni delle parti interessate 8

9 Attestato di convalida 8

10 Istruzione della Richiesta di Certificazione 8

11 Procedimento per il rilascio dell’Attestato di convalida 8

11.1 Verifica completezza della richiesta di certificazione, conferma di avvio dell’iter di certificazione e nomina valutatori 8

11.2 Verifica documentale 8

11.3 Verifica di valutazione 9

11.4 Valutazione dei risultati delle verifiche e rilascio, dell’Attestato di convalida 9

11.5 Registrazione della convalida 10

11.6 Mantenimento della convalida 10

11.7 Rinnovo della convalida 10

11.8 Verifiche di sorveglianza e rinnovo, Verifiche supplementari e/o straordinarie 10

12 Modifiche ai prodotti, servizi, processi 11

13 Uso della Dichiarazione Ambientale di Prodotto, del logo EPD e dell’etichetta informativa 11

14 Divulgazione al pubblico della convalida 12

15 Sospensione della convalida 12

16 Revoca della convalida e Rinuncia 13

16.1 Revoca della convalida 13

16.2 Rinuncia alla convalida 14

17 Risoluzione del contratto 15

18 Modifiche alla Norma e alle presenti Condizioni Generali di Contratto 15

19 Pre-Certificazione 15

20 Responsabilità civile 15

21 Ricorsi 16

22 Contestazioni e Reclami 16

23 Privacy 16

23.1 Copyright 16

24 Controversie – Arbitrato 16

24.1 Arbitrato 16

24.2 Autorità Giudiziaria 16

PREMESSA

ICMQ S.p.A. (di seguito ICMQ) è un organismo di certificazione e ispezione che, operando come organismo indipendente, provvede a rilasciare alle organizzazioni richiedenti servizi di Certificazione di Sistemi di Gestione per la Qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001;

1 Definizioni

Tutte le volte che in queste Condizioni Generali saranno usate con la lettera iniziale maiuscola, le seguenti parole avranno il seguente significato:

Azioni Correttive: si intenderanno tutte le azioni che il Cliente dovrà adottare al fine di eliminare le Non Conformità rilevate da ICMQ;

Aspetto ambientale: elemento di attività, prodotti o servizi di un’Organizzazione che può interagire con l’ambiente (ISO 14001).

Categoria d’impatto: categoria utile ad aggregare i risultati della fase d’inventario (Life Cycle Inventory) e a esprimerli in termini di potenziale impatto ambientale (ISO 14042).

Convalida: procedura con la quale una parte terza assicura che un prodotto, processo o servizio sia conforme a requisiti specifici.

Attestato di convalida: si intenderà il documento rilasciato al Cliente da parte di ICMQ attestante l’avvenuta verifica e convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto;

Cliente: insieme di persone e di mezzi, con definite responsabilità, autorità ed interrelazioni. Termine usato per indicare il soggetto che fornisce un prodotto e/o un servizio e che fa domanda di certificazione.

Comitato di Certificazione: si intenderà l’insieme delle persone che decideranno sul Rilascio, Mantenimento, Rinnovo, Sospensione e Revoca della Convalida;

Dichiarazione ambientale di tipo III (EPD): raccolta di dati ambientali quantificati riferiti ad un prodotto, espressi attraverso l’uso di categorie di parametri predefiniti, basati sulle norme della serie 14040 e su altre informazioni ambientali fornite all’interno di un programma di dichiarazione ambientale di tipo III (ISO TR 14025).

Gruppo di Verifica Ispettiva/Ispettori: si intenderanno le persone incaricate da ICMQ di eseguire in campo la verifica destinata alla valutazione di conformità del Sistema di Gestione per la Qualità del Cliente.

Impatto ambientale: qualunque modificazione dell’ambiente, negativa o benefica, totalmente o parzialmente conseguente ad attività, prodotti o servizi di un’Organizzazione (ISO 14001).

Lista di Controllo: si intenderà il documento predisposto da ICMQ e utilizzato dagli Ispettori ICMQ per raccogliere le evidenze del rispetto o meno, da parte del Cliente, dei requisiti della Norma di riferimento;

Non conformità: mancato soddisfacimento e/o inadeguatezza dell’applicazione di un requisito applicabile dei documenti di riferimento di estensione, sistematicità, intensità, criticità e/o influenza tali da pregiudicare la correttezza, completezza e/o chiarezza delle informazioni contenute in LCA ed EPD; non soddisfacimento di un requisito legislativo. Le non conformità, possono essere “essenziali”, nel qual caso non può essere proposta la concessione o il rinnovo della certificazione fino a quando non si ha evidenza, a livello documentale e/o tramite un audit supplementare dell’efficacia delle correzioni e delle azioni correttive per ciascuna non conformità, ovvero “importanti”, quando esigono che il Cliente fornisca ad ICMQ un piano di risoluzione delle non conformità con tempistica approvata da ICMQ, ovvero ancora “marginali”, quando l’evidenza del superamento sarà accertata dagli Ispettori ICMQ nella verifica periodica successiva.

Norma: si intenderà l’insieme delle prescrizioni previste dalla norme UNI EN ISO 14025 e della famiglia UNI EN ISO 14040;

Organismo di accreditamento: si intende un ente che opera allo scopo di esaminare e controllare i requisiti di competenza dei verificatori in riferimento alla ISO/IEC Guide 65 “general requirements for bodies operating product certification systems”

Organismo competente: si intende il gestore del programma EPD come definito dalla UNI EN ISO 14025.

Prodotto: risultato dell'attività del Cliente, che deve essere conforme a specifiche prefissate che possono essere norme tecniche nazionali o internazionali, capitolati concordati con il Cliente o interni al Cliente, o altri documenti identificati. Regole per la categoria di prodotto (PCR – Product Category Rules): documento che descrive il tipo di informazioni che devono essere fornite nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto in riferimento a un prodotto a partire dall’analisi del ciclo di vita. Le PCR definiscono anche come le informazioni fornite vengono generate.

Sorveglianza: attività mediante la quale ICMQ verifica periodicamente il mantenimento della conformità ai requisiti del Sistema di Gestione per la Qualità predisposto dal Cliente e certificato.

Tipologia di prodotti: insieme di prodotti e/o servizi per i quali si applicano una predeterminata Guida Applicativa e la corrispondente Lista di Controllo.

Unità produttiva: sede in cui si esercitano le attività, collegate alla fabbricazione di prodotti e/o servizi, alle quali si applica il Sistema di Gestione per la Qualità oggetto di Domanda di Certificazione.

Valutazione: azione mediante la quale ICMQ si accerta di come il Cliente richiedente opera per giudicare la sua conformità alla Norma.

Per tutte le altre definizioni contenute in queste Condizioni Generali si rinvia alle definizioni riportate nella norma UNI EN ISO 9000 “Sistemi di Gestione per la Qualità – Fondamenti e Terminologia” che si intende integralmente richiamata.

2 Oggetto del servizio di certificazione. Divieto di consulenza

2.1 Oggetto del servizio di certificazione. Divieto di consulenza

La convalida della EPD prevede che venga esaminata la conformità:

- della “Valutazione del Ciclo di Vita” (LCA – Life Cycle Assessment) del prodotto/servizio alle “Regole per la categoria di prodotto” (PCR - Product Category Rules) di riferimento, alle Istruzioni Generali di Programma (GPR) per l’EPD della international EPD Cooperation e alle norme della serie ISO 14040;

- Della EPD alle istruzioni Generali di Programma (GPR), alla PCR di riferimento e alla UNI ISO/IEC 14025.

2.2 . Divieto di consulenza.

ICMQ non effettua, né direttamente né tramite sub-contrattori, servizi di consulenza per aiutare le Organizzazioni nella messa a punto dei sistemi di gestione, né nella valutazione del ciclo di vita dei prodotti, né nella predisposizione di LCA.

3 Allegati e norme tecniche di riferimento

Costituiscono parte integrante delle presenti Condizioni Generali i seguenti Allegati che sono stati letti ed approvati:

a) Tariffario EPD in vigore CA DOC 502 (Allegato n. 1);

b) Domanda di Certificazione MOD 15 (Allegato n. 2);

L’Allegato n. 1 verrà aggiornato al primo gennaio di ogni anno (non necessariamente con modifiche tariffarie e/o di quote).

Il Cliente si impegna comunque a verificare periodicamente, almeno una volta ogni sei mesi, sul sito xxx.xxxx.xxx (area clienti) se gli Allegati di cui sopra sono stati modificati rispetto all’Allegato sottoscritto al momento della Domanda di Certificazione, e comunque prima di ogni rinnovo.

Le presenti Condizioni Generali annullano espressamente ogni diverso precedente accordo verbale e/o scritto tra le parti.

Sono da considerarsi norme tecniche di riferimento i seguenti documenti:

− Norma UNI EN ISO 14020 (versione corrente) “Etichette e dichiarazioni ambientali - Principi generali”;

− UNI EN ISO 19011 (versione corrente) “Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o ambientale”;

− Regolamento SINCERT RG 01 (versione corrente) per l’accreditamento degli Organismi di certificazione;

− Regolamento SINCERT RT 06 (versione corrente) “Prescrizioni per l’accreditamento degli Organismi operanti la certificazione di prodotti /servizi”;

− UNI CEI EN 45011 (versione corrente) “Requisiti generali relativi agli organismi che gestiscono sistemi di certificazione di prodotti”;

− EPD GPI (versione corrente) “General programme instructions for environmental produt delarations EPD”

Le Guide Applicative e le norme tecniche di cui sopra potrebbero subire delle modifiche in seguito a nuove indicazioni tecniche degli enti di riferimento e/o di accreditamento.

4 Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità

Sul mantenimento dell’imparzialità in tutte le fasi di certificazione sorveglia un Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità, nominato dal Consiglio di Amministrazione di ICMQ, nel quale sono rappresentate tutte le parti interessate alla certificazione, operante in base ad apposita procedura.

5 Durata del contratto

Il contratto di certificazione si perfeziona alla data in cui ICMQ riceverà queste Condizioni Generali debitamente timbrate e firmate dal Cliente, che potranno essere anticipate via fax prima di essere spedite in originale a ICMQ.

Il contratto scadrà dopo 3 (tre) anni solari decorrenti dall’inizio del mese corrispondente al rilascio del Certificato ICMQ.

Il contratto sarà tacitamente rinnovato per i 3 (tre) anni successivi, salvo che una delle parti non invii all’altra disdetta con lettera raccomandata A.R. 6 (sei) mesi prima della data di scadenza dello stesso.

Il contratto scadrà invece dopo 1 (un) anno dal suo perfezionamento, qualora per motivi di forza maggiore non dipendenti da ICMQ non possa essere rilasciato il Certificato al Cliente entro tale termine, salvo diversi accordi scritti fra le parti per regolare l’eventuale proroga del contratto. In tal caso il Cliente non potrà richiedere il rimborso delle somme versate e dovrà altresì corrispondere ad ICMQ tutti i corrispettivi previsti per l’eventuale attività svolta da ICMQ durante la validità del contratto stesso secondo le tariffe indicate nel Tariffario in vigore al momento della prestazione, salvo diversi accordi scritti tra le parti.

6 I soggetti coinvolti

Il Cliente redige la Dichiarazione Ambientale di Prodotto analizzando le prestazioni ambientali dei propri prodotti/servizi sulla base della LCA, facendo riferimento ai documenti di cui all’art. 3 del presente Regolamento.

Le parti interessate (associazioni di produttori, distretti industriali, associazioni ambientaliste, associazioni di consumatori, grandi catene di distribuzione) prendono parte al processo di sviluppo e approvazione delle PCR e possono farsi promotori e coordinatori di iniziative volte allo sviluppo delle PSR per gruppi di prodotto di loro interesse.

ICMQ è la terza parte indipendente che deve convalidare il percorso compiuto dalle organizzazioni, al fine di garantire la veridicità delle informazioni contenute nelle Dichiarazione Ambientale di Prodotto.

L’Organismo di Accreditamento svolge l’attività di istruttoria, verifica e sorveglianza nei riguardi degli organismi operanti nell’applicazione degli schemi di convalida, mantenimento e rinnovo della Dichiarazione Ambientale di Prodotto. L’Organismo di Accreditamento cura gli aspetti di conformità ai requisiti delle norme, linee guida, regolamenti e requisiti aggiuntivi internazionali e nazionali applicabili.

L’Organismo Competente per la EPD:

- approva le PCR;

- diffonde informazioni relative al sistema EPD;

- registra le Dichiarazioni Ambientali di Prodotto convalidate.

7 Obblighi di ICMQ

La Valutazione verrà svolta da ICMQ, per la convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto, relativamente al prodotto per cui il Cliente richiede la convalida, con la diligenza del buon padre di famiglia. L’attività di valutazione verrà effettuata con assoluta indipendenza e terzietà. L’obbligazione di ICMQ in merito all’attività di convalida è “obbligazione di mezzi” e non “di risultato”. Di conseguenza, ICMQ potrà rilasciare al Cliente l’attestato di convalida solo nel caso in cui il la documentazione predisposta da quest’ultimo sia conforme alla Norma e siano disponibili evidenze oggettive a supporto dei valori dichiarati nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto.

ICMQ non è in alcun modo responsabile né risponde di un eventuale mancato riconoscimento della convalida da parte di terzi, né risponde per eventuali richieste di danni/compensi o richieste risarcitorie per il mancato riconoscimento delle aspettative nei confronti della convalida.

7.1 Metodo di verifica della conformità

La verifica della conformità è attuata da ICMQ, con riferimento ai requisiti espressi nella Norma e nelle norme tecniche di riferimento, mediante un esame documentale e la verifica iniziale sia degli impianti, delle apparecchiature di misurazione e prova, del personale addetto alle lavorazioni, sia delle regole gestionali del sistema, effettuati durante l’attività lavorativa in modo da raccogliere le evidenze dell’applicazione di un Sistema di Gestione idoneo a garantire l’affidabilità dei dati oggetto della convalida; successivamente, mediante la verifica degli aggiornamenti alla Dichiarazione Ambientale di Prodotto, eseguita a livello documentale o in campo secondo le regole descritte all’Art. 11, che accerti e valuti l’affidabilità dei dati oggetto della convalida e, mediante una rivalutazione dell’intero Sistema di Gestione, inclusa la valutazione documentale, da effettuarsi entro 3 anni dal primo rilascio e/o rinnovo dell’attestato di convalida.

ICMQ verificherà, sulla base di un campionamento significativo e nei tempi previsti dalla Norma, che il Cliente non solo conosca e sia in grado di gestire tutti gli aspetti connessi al la Dichiarazione Ambientale di Prodotto oggetto della convalida, ma anche che i valori in essa contenuti siano supportati da evidenze oggettive tali da garantirne l’affidabilità. Il rilascio e il mantenimento dell’attestato di convalida non costituiscono, da parte di ICMQ, la garanzia del rispetto degli obblighi di legge da parte del Cliente. Il Cliente è il solo responsabile, sia verso se stesso, sia verso i terzi, del corretto svolgimento della propria attività e della conformità della stessa e dei propri prodotti/servizi alle normative applicabili ed alle aspettative dei clienti e dei terzi in genere, con esclusione di qualsiasi responsabilità od obbligo di garanzia da parte di ICMQ.

Pertanto l’assenza di non conformità rilevate non significa che non possano essere presenti non conformità nel Sistema di Gestione stesso.

7.2 Ispettori ICMQ

ICMQ si impegna ad incaricare dello svolgimento dell’attività di valutazione soltanto Ispettori preventivamente qualificati e scelti sulla base della loro esperienza nel campo delle certificazione e convalida e delle loro conoscenze tecniche in relazione ai prodotti e alle attività per le quali il Cliente richiede la convalida, nonché sulla base dei requisiti stabiliti da ICMQ.

I Gruppi di Verifica Ispettiva possono essere costituiti da “singoli valutatori" (Ispettori) o da “più valutatori”; nei Gruppi di Verifica Ispettiva il membro, incaricato di coordinare e dirigere la verifica ispettiva, è chiamato "Ispettore Coordinatore" e costituisce l'interfaccia con il Cliente che riceve la verifica.

Per la valutazione, ICMQ può avvalersi sia di propri dipendenti sia di collaboratori esterni, i quali agiscono in nome e per conto di ICMQ e sono in possesso delle qualifiche necessarie previste per compiere tale valutazione. Saltuariamente gli Ispettori possono essere accompagnati da ispettori osservatori nominati, sia da ICMQ sia dagli Organismi di

Accreditamento e\o di Abilitazione, i quali devono poter partecipare all’audit, senza interferire con esso.

ICMQ comunica al Cliente i nominativi degli Ispettori incaricati della verifica.

Il Cliente, entro 5 giorni solari, può rifiutare uno o più Ispettori proposti da ICMQ. La motivazione di tale ricusazione deve essere fornita per iscritto. A fronte di valide motivazioni, ICMQ propone nuovi Ispettori.

Gli Ispettori si metteranno in contatto con il Cliente per concordare la data dell’audit e per stabilire l’eventuale organizzazione logistica.

Nel caso in cui un Ispettore per gravi motivi (quali malattia, infortunio, etc.) sia costretto a non dar corso alla verifica o ad interromperla durante la sua esecuzione, ICMQ può incaricare un sostituto, concordandolo con il Cliente. I criteri generali per la conduzione delle verifiche ispettive ai fini della convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto, si allineano alla norma UNI EN ISO 19011.

Gli Ispettori sopra indicati sono contrattualmente tenuti al rispetto di tutti i doveri e di tutti gli obblighi propri di ICMQ incluso il rispetto di tutte le regole del Sistema di Gestione proprio di ICMQ, ivi comprese quelle in materia di indipendenza, di conflitto di interesse e relative al trattamento dei dati personali.

7.3 Segreti aziendali e Riservatezza

Tutti i dati e le notizie relative al Cliente, di cui ICMQ verrà a conoscenza nell’espletamento delle attività oggetto delle presenti Condizioni Generali, hanno carattere riservato. L’accesso ad essi è regolamentato da apposita procedura di ICMQ, che prevede il vincolo di riservatezza per gli Ispettori e per tutto il personale di ICMQ coinvolti nel processo di certificazione.

Anche il personale dell’Organismo di Accreditamento che, in fase di concessione e/o mantenimento dell’accreditamento di ICMQ, venga a conoscenza di informazioni relative al Cliente certificando o certificato, presso ICMQ o direttamente presso la sede del Cliente, è tenuto al segreto professionale.

ICMQ provvederà a comunicare ai soggetti interessati tutte le informazioni in proprio possesso nei limiti e nei casi in cui ciò è imposto da una qualsiasi norma di legge.

7.4 Rilascio dell’Attestato di convalida

ICMQ potrà rilasciare al Cliente l’attestato di convalida solo nel caso in cui il la Dichiarazione Ambientale di Prodotto predisposta da quest’ultimo sia conforme alla Norma e le evidenze oggettive messe a disposizione confermino i valori contenuti nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto.

7.5 Limiti Responsabilità

ICMQ è esplicitamente esonerato da ogni responsabilità:

a) Per la propria valutazione della Dichiarazione Ambientale di Prodotto predisposta dal Cliente nel caso in cui quest’ultimo non fornisca alcune informazioni (inclusi i documenti e le registrazioni) e/o le fornisca incomplete e/o nel caso in cui le informazioni fornite non corrispondano alla situazione reale;

b) Per difetti di prodotti/servizi forniti dal Cliente a terzi, inclusi i casi contemplati in materia di responsabilità per danno da prodotti difettosi.

8 Obblighi del Cliente

8.1 Consegna documenti contrattuali

Il Cliente ha l’obbligo di sottoporre ad ICMQ tutti i documenti previsti dal contratto di certificazione riguardanti la Dichiarazione Ambientale di Prodotto (sono quelli indicati nella Domanda di Certificazione Mod. 15) almeno 15 giorni prima della data fissata per la verifica iniziale, salvo se diversamente concordato fra le parti. Il mancato o parziale ricevimento di tale documentazione non permetterà ad ICMQ di avviare l’iter di certificazione.

8.2 Obbligo di collaborazione e sicurezza sul lavoro durante le verifiche

Il Cliente si obbliga a fornire la massima collaborazione a ICMQ per la conduzione degli audit ed in particolare dovrà:

a) agevolare l’accesso degli Ispettori ai propri locali ove vengono svolte attività legate ai prodotti oggetto della Dichiarazione Ambientale di Prodotto da convalidare segnalando, prima di tale accesso, l’esistenza di eventuali rischi specifici esistenti nell’ambiente in cui gli Ispettori ICMQ sono destinati ad operare e le misure di prevenzione e di emergenza adottate in relazione alla propria attività oltre a fornire agli Ispettori ICMQ tutti i necessari Dispositivi di Protezione Individuale e quant’altro necessario in conformità alle vigenti leggi in materia di sicurezza sul luogo di lavoro;

b) agevolare l’accesso a tutte le informazioni necessarie (inclusi i documenti) per la Valutazione garantendo la completezza e la veridicità delle stesse;

c) assicurare la presenza del personale necessario;

d) nel caso il Cliente desideri che un proprio consulente esterno partecipi agli audit, deve richiedere l’autorizzazione a ICMQ; tale consulente potrà assistere alla verifica solo in veste di osservatore e non potrà interferire.

Gli obblighi di cui sopra si applicano anche nei confronti:

• degli eventuali valutatori degli Organismi di Accreditamento e/o di Abilitazione, che operino per esigenze del mantenimento dell’accreditamento e/o dell’abilitazione di ICMQ e che il Cliente è tenuto ad accogliere quando richiesto.

• degli eventuali osservatori agli audit, inviati da ICMQ ai fini del monitoraggio dei propri Ispettori o allo scopo di formazione degli osservatori stessi, che il Cliente è tenuto ad accogliere quando richiesto.

8.3 Obbligo di mantenimento della conformità.

Il Cliente si impegna a conformarsi e a mantenersi conforme nel tempo, a tutti i requisiti di tipo ambientale di natura cogente (leggi, regolamenti, etc.) di tipo internazionale, nazionale o locale applicabili ai prodotti oggetto della Dichiarazione Ambientale di Prodotto e di siti in cui avviene la loro produzione.

Il Cliente si obbliga a mantenere il proprio Sistema di Gestione in modo conforme ai requisiti richiesti dalla Norma durante tutto il periodo di validità del Certificato. Il Cliente certificato dovrà prontamente individuare le Azioni Correttive necessarie per ovviare a qualsiasi infrazione alla Norma.

Quando il Cliente intende fornire ai propri clienti prodotti/servizi di terzi, dovrà approvvigionarsi scegliendo produttori/fornitori certificati da ICMQ o, in difetto, eseguire o far eseguire tutti quei controlli che egli farebbe se la produzione/erogazione avvenisse in proprio.

Il Cliente, dopo l’ottenimento del Certificato, si impegna a trasmettere annualmente ad ICMQ il dato aggiornato relativo ad addetti e fatturato.

8.4 Modifiche ai prodotti, servizi o processi

Il Cliente che ha ottenuto la convalida delle Dichiarazione Ambientale di Prodotto deve comunque informare tempestivamente ICMQ di:

− modifiche del prodotto (materiali, dimensioni, ecc.) con conseguente aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 5%;

− cambiamenti del processo (interno all’organizzazione o di un fornitore) con conseguente aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 5%;

− qualsiasi altro cambiamento che produca o inneschi un aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 5% rispetto al precedente.

Il cliente deve accettare la decisione di ICMQ, qualora questi ritenga sufficiente una nuova verifica (documentale e/o in campo) oppure richieda una nuova domanda di convalida.

Nel caso in cui gli impatti ambientali, calcolati per ogni singola categoria, siano ridotti rispetto a quelli dichiarati nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto, il Cliente che intenda modificare la propria Dichiarazione Ambientale di Prodotto dovrà comunicarlo, in forma scritta, a ICMQ che provvederà a eseguire una verifica supplementare, documentale e/o sul campo.

In ogni caso l’organizzazione non può modificare la Dichiarazione Ambientale di Prodotto senza comunicarlo a ICMQ.)

Eventi pregiudizievoli. Qualora il Cliente dovesse essere protestato o messo in liquidazione o assoggettato a procedure esecutive e/o concorsuali dovrà comunicare tale fatto a ICMQ, entro 15 (quindici) giorni dall’evento, a mezzo di lettera raccomandata A.R.

8.5 Obbligo di pagamento del compenso

Il Cliente si impegna a corrispondere i compensi (tariffe, quote e ogni altra spesa) per l’attività svolta da ICMQ anche in caso di mancata emissione dell’Attestato di Convalida a seguito dell’assenza dei requisiti di conformità, verificata ed oggettivamente documentata. Infatti, ICMQ svolge per intero la propria prestazione sia nel caso di rilascio dell’Attestato di Convalida sia nel caso contrario e quindi non può far dipendere il pagamento del proprio compenso da un fatto estraneo alla propria volontà.

Il Cliente ha l’obbligo di attenersi alle modalità di pagamento ed ai compensi validi nel momento in cui viene svolta l’attività che sono indicate nel Tariffario in vigore. Le variazioni annuali dei compensi vengono notificate al Cliente inviando a mezzo lettera o fax o email (o con mezzo equivalente che comporti la conferma scritta di avvenuta ricezione), il nuovo Tariffario.

Il Cliente è obbligato a corrispondere in via anticipata la quota di mantenimento dell’Attestato di Convalida annualmente entro e non oltre il 31 gennaio di ogni anno.

In caso di ritardo nei pagamenti il Cliente dovrà riconoscere a ICMQ gli interessi di mora ex D.Lgs. n° 231/2002 nonché le eventuali spese legali per il recupero del credito.

Il Cliente s’impegna a versare ad ICMQ le quote di Xxxxx/Accettazione Domanda di Certificazione , di Registrazione certificazione, Emissione dell’Attestato di Convalida e di Mantenimento della convalida secondo quanto indicato nel Tariffario e secondo le modalità di pagamento in essi precisate, salvo diversi accordi scritti fra le parti.

Nelle quote sopra indicate sono inclusi i costi di ICMQ per la gestione della certificazione mentre non sono comprese invece le tariffe (ed il rimborso delle spese vive) corrispondenti alle verifiche ispettive che sarà addebitata secondo il Tariffario in vigore al momento della verifica.

Per le tariffe di un’eventuale verifica ispettiva supplementare e per la quota per la riemissione dell’Attestato di Convalida così come per la tariffa di ogni altro servizio fornito da ICMQ si farà riferimento al Tariffario in vigore al momento della richiesta.

8.6 Interruzione della verifica ispettiva

Nel caso una verifica già programmata non possa essere iniziata o debba essere interrotta per motivi imputabili al Cliente (quali, ad esempio, la mancata disponibilità di evidenze oggettive a supporto dei contenuti della Dichiarazione Ambientale di Prodotto, mancata disponibilità delle funzioni aziendali coinvolte nella verifica, etc.), quest’ultimo è tenuto comunque a corrispondere ad ICMQ l’ammontare pari al costo totale di impegno del valutatore, spese comprese.

8.7 Comunicazioni delle parti interessate

Il Cliente deve mantenere una registrazione di tutte le comunicazioni (compresi i reclami) provenienti dalle parti interessate e relative al rispetto dei requisiti di riferimento e di quanto dichiarato nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto, adottare le opportune azioni correttive e documentarle.

Nel caso in cui pervengano ad ICMQ, dalle parti interessate, comunicazioni di qualsiasi tipo che evidenzino reali o potenziali non conformità relative al rispetto dei requisiti di riferimento e di quanto dichiarato nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto, ICMQ valuterà la possibilità di effettuare una verifica supplementare (documentale e/o sul campo).

9 Attestato di convalida

L’attestato di convalida, attesta che la Dichiarazione Ambientale di Prodotto è stata redatta in conformità ai requisiti fissati alla Norma di riferimento, e dall’EPD GPI e che esistono, e sono state verificate, evidenze oggettive sufficienti a garantire la credibilità e l’affidabilità dei valori contenuti nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto.

Il rilascio dell’Attestato di convalida non comporta pertanto, da parte di ICMQ, la verifica della conformità del prodotto ad una specificazione tecnica; questa verifica di conformità rimane di esclusiva responsabilità del Cliente.

10 Istruzione della Richiesta di Certificazione

Possono accedere alla convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto tutte le organizzazioni che operano con forniture di beni e servizi destinati al settore delle costruzioni.

Il richiedente deve presentare ad ICMQ una Domanda di certificazione compilando un apposito modulo (MOD 15) con tutti gli allegati richiesti, che può essere riferita a più impianti, unitamente alle presenti Condizioni Generali.

ICMQ ha facoltà di richiedere eventuali ulteriori informazioni e/o documenti a completamento della richiesta.

ICMQ avvia successivamente l’iter di certificazione e comunica formalmente al Cliente i nominativi dei valutatori facenti parte del gruppo di valutazione.

11 Procedimento per il rilascio dell’Attestato di convalida

Il procedimento di convalida comprende le seguenti fasi principali:

- verifica completezza della richiesta di convalida;

- conferma avvio iter di convalida e nomina valutatori;

- verifica documentale;

- verifica di valutazione;

- valutazione dei risultati delle verifiche;

- eventuali verifiche supplementari;

- eventuale rilascio dell’Attestato di convalida;

- registrazione della convalida;

- mantenimento della convalida;

- rinnovo della convalida;

- eventuali verifiche supplementari e/o straordinarie.

11.1 Verifica completezza della richiesta di certificazione, conferma di avvio dell’iter di certificazione e nomina valutatori

ICMQ, verificata la completezza dei documenti allegati alla Domanda di Certificazione, tra cui le presenti Condizioni Generali, e l’avvenuto pagamento della quota da versare alla Domanda di Certificazione, conferma al Cliente l’avvio dell’iter di certificazione e la nomina dei valutatori incaricati di effettuare le verifiche.

Inoltre ICMQ invia al Cliente le Liste di Controllo che vengono normalmente utilizzate dagli ispettori ICMQ nella conduzione della verifica ispettiva. In questo modo il Cliente può valutare autonomamente il grado di attuazione del proprio Sistema di Gestione.

11.2 Verifica documentale

L’ispettore coordinatore, e/o altri membri del Gruppo di Verifica Ispettiva da lui designati, effettuano la verifica documentale, allo scopo di valutare:

- la conformità dello studio LCA alle norme della serie ISO 14040, alla PCR di riferimento e alle linee guida per la Dichiarazione Ambientale di Prodotto;

- che la Dichiarazione Ambientale di Prodotto rispetti i contenuti delle linee guida, dei relativi allegati e della PCR di riferimento.

Tra l’altro, si verifica che nello studio LCA sia indicato il criterio, comunque conforme a PCR ed GPI, con cui i dati sono stati caratterizzati come “specifici” o “generici”.

Gli eventuali rilievi vengono inviati all’organizzazione che viene invitata a trasmettere i documenti adeguati.

La valutazione dei documenti corretti viene generalmente effettuata da ICMQ precedentemente rispetto alla visita di valutazione sul campo; la data di effettuazione dell’audit in campo va concordata tra organizzazione e Ispettore e/o ICMQ.

11.3 Verifica di valutazione

La visita di valutazione sul campo viene effettuata allo scopo di valutare:

- la correttezza delle informazioni contenute nello studio LCA e nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto;

- l’applicazione delle procedure predisposte per l’acquisizione, il trattamento e l’aggiornamento dei dati utilizzati per la LCA e delle informazioni inerenti la Dichiarazione Ambientale di Prodotto, per la revisione della Dichiarazione Ambientale di Prodotto, per le verifiche ispettive interne, per l’aggiornamento delle informazioni contenute nello studio LCA e conseguentemente nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto e per assicurare la conformità alla legislazione ambientale applicabile al prodotto/servizio oggetto della Dichiarazione Ambientale di Prodotto e al suo processo produttivo.

L'Organizzazione deve assicurare che:

- sia garantito agli ispettori ICMQ l’accesso a tutte le aree;

- tutti i documenti e le registrazioni pertinenti siano disponibili per gli ispettori;

- gli ispettori siano assistiti durante la verifica, anche con gli eventuali supporti logistici.

La verifica sul campo viene effettuata utilizzando la check-list ICMQ. In particolare, tra l’altro, ICMQ verifica la chiusura dei bilanci di massa per ciascuna delle operazioni unitarie coinvolte nel sistema con particolare attenzione al fatto che il consumo di risorse naturali complessivo soddisfi tali requisiti, la congruenza delle emissioni con i fabbisogni dichiarati dei principali combustibili, la strutturazione del modello (congruenza e dimostrabilità dei flussi principali di massa ed energia per l’intero sistema considerato), la congruenza della metodologia di calcolo, della qualità dei dati utilizzati e dei risultati ottenuti con gli scopi e gli obiettivi specificati per il sistema analizzato. Viene inoltre verificata la corrispondenza dei dati contenuti in LCA e Dichiarazione Ambientale di Prodotto.

Se l’Organizzazione è già certificata UNI EN ISO 14001 o registrata EMAS con o tramite ICMQ o altro Organismo di Certificazione accreditato nell’ambito degli accordi di mutuo riconoscimento IAF, non viene effettuata verifica della conformità alla legislazione ambientale, relativa al processo. In caso contrario la verifica viene effettuata utilizzando la parte legislativa dell’apposita check-list ICMQ. Comunque l’Organizzazione deve avere una procedura scritta riportante la metodologia con cui vengono individuati i requisiti legislativi applicabili al prodotto, per ogni paese in cui il prodotto viene venduto, e ne viene verificato il rispetto prima di cominciare la commercializzazione.

L’Organizzazione deve inoltre registrare gli eventuali reclami relativi ai prodotti oggetto di EPD e rendere disponibili tali registrazioni agli Ispettori ICMQ.

La fase operativa della verifica ispettiva viene:

- preceduta da una riunione iniziale in cui l’ispettore coordinatore presenta il gruppo di verifica ispettiva, illustra le modalità di conduzione della verifica e fornisce eventuali chiarimenti e precisazioni;

- seguita da una riunione di chiusura in cui l’ispettore coordinatore illustra gli esiti della verifica, esprime le proprie conclusioni. Tutte le osservazioni verbalizzate dal gruppo di verifica ispettiva, sotto forma di raccomandazione o non conformità, vengono riesaminate con il responsabile dell’organizzazione che firma per conoscenza ed ha la possibilità di esprimere, comunque, le proprie riserve sui rilievi segnalati. All’Organizzazione vengono rilasciati i moduli di registrazione di raccomandazioni e non conformità, nonché il verbale della riunione di chiusura.

Ad entrambe le riunioni devono essere presenti rappresentanti della direzione aziendale e i responsabili aziendali per la Dichiarazione Ambientale di Prodotto, o persone da loro delegate.

L’ispettore coordinatore invia successivamente a ICMQ i medesimi documenti rilasciati all’Organizzazione ed altre informazioni relative alla verifica ispettiva. Sulla base di queste informazioni ICMQ conferma o meno all’Organizzazione, per iscritto, le conclusioni dell’ispettore.

All’organizzazione viene richiesto di sottoporre a ICMQ, entro una settimana dalla conclusione della verifica, le proposte di trattamento di non conformità e le azioni correttive alle non conformità evidenziate, sottolineando che la convalida non potrà essere rilasciata fino al momento in cui tutte le non conformità siano state risolte.

11.4 Valutazione dei risultati delle verifiche e rilascio, dell’Attestato di convalida

A) Esame ICMQ. ICMQ esamina il rapporto e conferma o meno al Cliente quanto emerso nel corso della visita ispettiva. ICMQ può decidere per una istruttoria integrativa, consistente in una verifica documentale o in una visita supplementare, prima di presentare la pratica al Comitato di Certificazione.

La pratica non può essere proposta per la concessione, della Certificazione fino a quando non si ha evidenza, a livello

documentale o tramite un audit supplementare dell’efficacia delle correzioni e delle azioni correttive per ciascuna non conformità classificata come essenziale.

Qualora non siano state superate le eventuali NC Essenziali e non siano considerate soddisfacenti le risposte del Cliente relative alle eventuali NC Importanti, la pratica per la certificazione non viene portata all’attenzione del Comitato di Certificazione e quindi non viene rilasciato il relativo attestato.

B) Esame Comitato di Certificazione. Il Comitato di Certificazione esamina la pratica ed esprime la propria decisione per la concessione o meno dell’Attestato di Convalida.

Una istruttoria integrativa può essere richiesta dal Comitato di Certificazione. Se ritenuto utile, il Comitato di Certificazione può interpellare il Cliente prima di esprimersi definitivamente.

La concessione o la mancata concessione dell’Attestato di Convalida viene decisa dal Comitato di Certificazione e comunicata al Cliente.

La decisione del Comitato di Certificazione viene comunicata al Cliente e,

a) se positiva, viene rilasciato un Attestato che richiami la Dichiarazione Ambientale di Prodotto oggetto della verifica e la PCR di riferimento. A seguito del rilascio dell’Attestato di convalida, ICMQ iscrive il Cliente in apposito Registro. Tale Registro sarà pubblicato e/o pubblicizzato secondo forme e modalità stabilite da ICMQ. Inoltre le informazioni relative all’Attestato di convalida possono essere trasmesse, quando richieste, ai soggetti aventi diritto.

b) se negativa, non viene rilasciato l’Attestato di convalida e verrà comunicato al Cliente la modalità per la prosecuzione dell’iter di certificazione (ad esempio con una visita supplementare) .

Il Cliente può presentare ricorso contro la decisione di ICMQ e del Comitato di Certificazione secondo le modalità previste all’articolo 22 delle presenti Condizioni Generali.

11.5 Registrazione della convalida

A seguito della convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto da parte di ICMQ, l’Organizzazione richiederà direttamente la registrazione della stessa all’Organismo Competente.

11.6 Mantenimento della convalida

La fase di mantenimento ha lo scopo di verificare il permanere della conformità e l’aggiornamento delle informazioni contenute nello studio LCA e nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto.

In tale fase viene eseguita, con cadenza almeno annuale, una verifica documentale allo scopo di:

- valutare le modifiche eventualmente introdotte nello studio LCA;

- valutare le procedure predisposte per l’aggiornamento delle informazioni contenute nello studio LCA e conseguentemente nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto;

ed eventualmente una verifica sul campo allo scopo di:

- valutare la correttezza delle informazioni contenute nello studio LCA e nella EPD;

- valutare l’applicazione delle procedure predisposte per l’aggiornamento delle informazioni contenute nello studio LCA e conseguentemente nella EPD.

L’Organizzazione deve valutare annualmente se le variazioni intercorse in termini di flussi in input e output del sistema considerato hanno generato variazioni in modulo superiori al 5% per ciascuno degli indicatori di impatto presenti nell’EPD. Nel caso in cui il limite del 5% non venga superato, l’Organizzazione non modificherà l’EPD e fornirà ad ICMQ evidenza dei calcoli effettuati. Se il limite del 5% viene superato, l’EPD verrà aggiornata. La verifica di mantenimento sarà svolta presso il sito dell’Organizzazione nel caso in cui vi siano state modifiche nel sistema di raccolta dei dati o modifiche di processo che non trovino palese chiarificazione all’interno dello studio LCA. Nel caso in cui la verifica non sia svolta on-site e l’Organizzazione non sia certificata 14001/EMAS, devono essere fornite con frequenza annuale le evidenze di una autovalutazione del rispetto dei requisiti legislativi ambientali e del suo esito positivo.

11.7 Rinnovo della convalida

In corrispondenza della scadenza della PCR, anche se il limite del 5% di cui all’art. precedente non viene superato, la Dichiarazione ambientale di prodotto deve essere aggiornata ed ICMQ deve eseguire una verifica di rinnovo, svolta con le stesse modalità della fase di prima certificazione.

11.8 Verifiche di sorveglianza e rinnovo, Verifiche supplementari e/o straordinarie

Le verifiche ispettive di sorveglianza (in campo) e rinnovo, di cui agli artt. 11.6 e 11.7, vengono effettuate con preavviso di almeno 5 giorni. In caso l’Organizzazione rifiuti, senza valide motivazioni, di accogliere gli Ispettori, la convalida sarà sospesa e la sospensione sarà comunicata all’Organismo Competente.

In base agli esiti delle verifiche ispettive di sorveglianza e delle eventuali verifiche supplementari (raccomandazioni e non conformità formalizzate, trattamento di non conformità, azioni correttive e tempistiche di risoluzione delle organizzazioni, pareri degli ispettori, eventuali integrazioni delle organizzazioni), la struttura ICMQ decide se convalidare gli aggiornamenti della Dichiarazione Ambientale di Prodotto oppure se rimandare la decisione al Comitato di Certificazione.

Le verifiche ispettive in campo vengono condotte seguendo quanto riportato all’art. 11.3.

Verifiche supplementari, o con periodicità inferiore a quella annuale, possono essere richieste da ICMQ qualora si riscontrassero non conformità rilevanti. Tali verifiche saranno addebitate al Cliente in base al Tariffario in vigore alla data di effettuazione delle verifiche stesse.

Inoltre qualora pervengano a ICMQ segnalazioni in merito a reclami, Non Conformità o vi siano comunque motivi per dubitare in merito all’efficacia del Sistema di Gestione operato dal Cliente al fine di raccogliere a aggiornare i dati contenuti nella Dichiarazione Ambientale di Prodotto, ICMQ avrà il diritto di eseguire una verifica ispettiva straordinaria al fine di verificare il permanere della conformità inizialmente accertata del Sistema di Gestione alla Norma di riferimento. Tali segnalazioni possono pervenire anche dagli Enti di Accreditamento e/o di Abilitazione e in tal caso, personale di tali Enti può accompagnare l’Ispettore di ICMQ. Le visite straordinarie possono essere condotte senza preavviso. In caso di rifiuto del Cliente a far svolgere a ICMQ tali attività, la validità dell’attestato di convalida ICMQ sarà sospesa immediatamente. I costi delle visite sono sempre a carico del Cliente, eccetto il caso di verifiche straordinarie in cui non emergano Non Conformità.

12 Modifiche ai prodotti, servizi, processi

L'organizzazione la cui EPD è stata convalidata deve comunque:

- informare tempestivamente ICMQ di:

- modifiche del prodotto (materiali, dimensioni, ecc.) con conseguente aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 5%;

- cambiamenti del processo (interno all’organizzazione o di un fornitore) con conseguente aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 5%;

- qualsiasi altro cambiamento che produca o inneschi un aumento degli impatti ambientali, anche di una sola categoria, superiore al 5% rispetto al precedente.

- accettare la decisione di ICMQ, qualora questi ritenga sufficiente una nuova verifica (documentale e/o in campo) oppure richieda una nuova domanda di convalida.

Nel caso in cui gli impatti ambientali, calcolati per ogni singola categoria, siano ridotti rispetto a quelli dichiarati nella EPD, l’organizzazione che intenda modificare la propria EPD dovrà comunicarlo, in modo scritto, a ICMQ che provvederà a eseguire una verifica supplementare, documentale e/o sul campo.

In ogni caso l’organizzazione non può modificare l’EPD senza comunicarlo a ICMQ.

13 Uso della Dichiarazione Ambientale di Prodotto, del logo EPD e dell’etichetta informativa

L’uso dell’EPD, così come l’uso, la forma e le diciture che accompagnano il logo e l’etichetta informativa, fanno riferimento al punto 1.3.3 del’GPI e al suo allegato E.

La Dichiarazione Ambientale di Prodotto può essere utilizzata in differenti modi, come strumento di informazione e di mercato. Le Dichiarazioni Ambientali di Prodotto convalidate possono fregiarsi del “logo EPD” come riconoscimento dell’appartenenza al sistema EPD sviluppato a livello internazionale e del rispetto di tutti i requisiti in esso definiti. La Dichiarazione Ambientale di Prodotto deve essere utilizzata, preferibilmente, in forma completa; qualora un’organizzazione decida di utilizzare parzialmente informazioni contenute in una Dichiarazione Ambientale di Prodotto convalidata, lo deve dichiarare, indicando il numero di registrazione e i riferimenti utili ad acquisire l’informazione completa.

Il logo EPD, con il numero di registrazione, l’informazione che indica che si tratta di una Dichiarazione Ambiermtale di prodotto e il riferimento web utile ad approfondire l’informazione possono essere usati per scopi pubblicitari.

Quando la Dichiarazione Ambientale di Prodotto è usata in un contesto che coinvolge il consumatore privato, deve essere indicato visibilmente e chiaramente che la dichiarazione contiene informazioni sulla prestazione ambientale del prodotto senza darne alcuna valutazione.

La EPD non deve essere utilizzata e divulgata prima della sua registrazione.

Il logo privo di informazioni aggiuntive può essere utilizzato solo sulla EPD convalidata; eccezioni possono essere approvate dall’Organismo Competente.

Su prodotti, imballaggi e sul materiale pubblicitario può essere utilizzata l’etichetta informativa che ha lo scopo di fornire alle parti interessate le informazioni minime necessarie per risalire all’intera dichiarazione (vedi allegato).

In ogni caso, nell’utilizzo della EPD, del logo, dell’etichetta informativa e del’Attestato di convalida, l’organizzazione deve evitare che la convalida possa intendersi estesa ad attività e/o a prodotti diversi da quelli per i quali è stata rilasciata.

La convalida ICMQ non assolve l'organizzazione dagli obblighi di legge derivanti dai propri prodotti e servizi forniti e dagli obblighi contrattuali verso i propri clienti.

ICMQ non è in ogni caso responsabile di inadeguatezze o danni di alcun tipo provocati dall'attività dell'organizzazione o dai suoi prodotti/servizi. Le modifiche organizzative e strutturali che l'organizzazione eventualmente attua per accedere alla convalida sono esclusiva responsabilità dell'organizzazione.

L'organizzazione deve cessare immediatamente l'utilizzo di EPD, logo, etichetta e Attestato di convalida:

- in caso di sospensione o revoca (art. 15 e 16);

- in caso di modifica alle regole del sistema EPD che l'organizzazione ha omesso di applicare (art. 16.1).

14 Divulgazione al pubblico della convalida.

Il Cliente autorizza ICMQ a tenere aggiornato, pubblicare e/o pubblicizzare l'Elenco delle aziende clienti in possesso di certificazione/i (anche sul sito xxx.xxxx.xxx) in modo che chiunque possa verificare l’esistenza dell’Attestato di convalida, nonché lo stato dello stesso (validità, sospensione, revoca o rinuncia). ICMQ comunicherà altresì tali informazioni anche all’Ente di Accreditamento (SINCERT), ad altri enti (CISQ), ad ogni altro soggetto che gliene faccia richiesta con indicazione anche sul Notiziario ICMQ e sul sito web di ICMQ.

15 Sospensione della convalida

ICMQ avrà la facoltà di sospendere la convalida in tutti i casi in cui, a seguito delle visite di sorveglianza, risulti una situazione di non conformità grave alle prescrizioni della Norma di riferimento, da cui risulta che il Sistema di gestione attuato non sia conforme ai requisiti prestabili:

Più in generale ICMQ potrà sospendere, per un determinato periodo di tempo, la validità dell’Attestato di convalida ICMQ nei seguenti casi esemplificativi:

a) sospensione dell’attività produttiva del Cliente per disposizione dell’Autorità Giudiziaria;

b) mancata adozione, da parte del Cliente, nei tempi stabiliti, delle azioni correttive dirette ad eliminare le non conformità rilevate anche in occasione delle verifiche ispettive;

c) inefficacia delle azioni correttive attuate dal Cliente in quanto non garantiscono la conformità dei prodotti;

d) mancato adeguamento, da parte del Cliente, nei tempi stabiliti, del Sistema di Gestione in seguito alle modifiche alla Norma ;

e) qualora il Cliente apportati modifiche al prodotto e/o processo e/o alla Dichiarazione Ambientale di Prodotto senza segnalare tali modifiche a ICMQ;

f) mancata accettazione da parte del Cliente delle obbligatorie verifiche ispettive stabilite dalle presenti Condizioni Generali ed indicate come necessarie da ICMQ;

g) rifiuto del Cliente di accogliere gli Ispettori incaricati da ICMQ, i valutatori degli Enti di Accreditamento e/o di Abilitazione e gli Osservatori senza valide motivazioni;

h) irregolarità da parte del Cliente in merito all’utilizzo dell’Attestato di convalida e/o dei marchi di proprietà di ICMQ e degli enti di accreditamento;

i) inadempimento da parte del Cliente ad una obbligazione prevista dalle presenti Condizioni Generali, incluso il mancato pagamento di una fattura entro i termini stabiliti.

j) qualora il Cliente dovesse essere protestato o messo in liquidazione o assoggettato a procedure esecutive e/o concorsuali;

ICMQ notificherà al Cliente la sospensione dell’Attestato di convalida mediante lettera raccomandata A.R. con indicazione della durata di tale sospensione, nonché delle condizioni alle quali la sospensione può essere revocata. Durante il periodo di sospensione dalla convalida, il Cliente non potrà fare uso di dell’Attestato sospeso. In caso di violazione di tale obbligo, l’Attestato di convalida verrà revocato. In particolare, il Cliente dovrà informare i propri clienti (potenziali e attuali) ed i propri fornitori nel caso in cui il l’Attestato fosse determinante al fine di acquisire o mantenere un contratto/fornitura.

Il Cliente può richiedere la sospensione dell’Attestato nel caso in cui intenda sospendere la produzione dei propri prodotti/servizi rientranti nello scopo della certificazione per qualsiasi motivo, e per un periodo di tempo significativo (oltre tre mesi), o trasferisca la/le unità produttive. In tal caso ICMQ ha la facoltà di concedere la sospensione dell’Attestato per il periodo di tempo concordato con il Cliente che però non potrà essere superiore ad 1 (un) anno.

ICMQ avrà la facoltà di pubblicare la sospensione della convalida con qualsiasi mezzo.

Quando i motivi della sospensione della convalida siano venuti meno, ICMQ comunicherà al Cliente l’avvenuta riattivazione della stessa.

La durata della sospensione dell’Attestato avrà decorrenza dal giorno in cui il Cliente riceve la comunicazione di sospensione. Nel periodo di sospensione permane l'obbligo da parte del Cliente di pagare la quota annuale di Mantenimento stabilita dal Tariffario.

Al termine del periodo di sospensione ICMQ ha facoltà di dare corso ad una verifica ispettiva supplementare, con costi a carico del Cliente, per assicurarsi che sussistano le condizioni per la riattivazione della convalida. Se l’esito di tale verifica è positivo, il Certificato viene riattivato. In caso contrario, ICMQ può disporre la revoca della convalida In entrambi i casi, ICMQ notifica per iscritto l’esito della verifica al Cliente.

16 Revoca della convalida e Rinuncia

16.1 Revoca della convalida

ICMQ disporrà la revoca della convalida nei casi più gravi di violazione delle presenti condizioni generali di contratto e/o della Norma di riferimento. In particolare, ICMQ revocherà la convalida sopra citato nei seguenti casi esemplificativi:

a) gravi non conformità del Sistema di Gestione rilevate in fase di verifica ispettiva di sorveglianza o di rinnovo e confermate con un parere formale espresso dal Comitato di Certificazione;

b) perdurare dei motivi che hanno determinato la sospensione della convalida, senza che il Cliente abbia attuato le azioni correttive nel periodo prestabilito;

c) ripetuta inosservanza degli impegni assunti con ICMQ al fine di porre rimedio alle carenze riscontrate e segnalate;

d) sospensione volontaria dell’attività oggetto della convalida per un periodo di tempo superiore a 6 mesi o trasferimento di un’unità produttiva alla quale si riferisce la Dichiarazione Ambientale di Prodotto, senza aver tempestivamente informato ICMQ;

e) interruzione definitiva o cessione delle attività legate ai prodotti riportati nell’attestato di convalida;

f) qualora il Cliente dovesse essere protestato o messo in liquidazione o assoggettato a procedure esecutive;

g) qualora il Cliente dovesse essere assoggettato ad una qualsiasi procedura concorsuale ed il curatore fallimentare (o commissario) non dichiarasse, in tempo utile per mantenere valido l’Attestato di convalida, di subentrare in luogo del fallito;

h) cambiamento della norme tecniche di riferimento senza accettazione da parte del Cliente;

i) condanna definitiva (passata in giudicato) in un procedimento giudiziario (inclusi arbitrali) per fatti aventi ad oggetto il mancato rispetto dei requisiti previsti dalla Norma;

j) irregolarità gravi in merito all’utilizzo dell’Attestato di convalida e/o dei marchi di proprietà di ICMQ e/o del logo EPD.

k) Mancato rispetto delle condizioni economiche, di cui all’articolo 7.5 delle presenti condizioni generali di contratto, da parte del Cliente per oltre 30 (trenta) giorni dalla diffida inviata da ICMQ al Cliente stesso.

ICMQ notificherà al Cliente la revoca del Certificato mediante lettera raccomandata A.R. Dopo aver ricevuto la notizia di tale revoca il Cliente avrà l’obbligo di:

a) restituire a ICMQ l'originale dell’Attestato di convalida entro 7 (sette) giorni dal ricevimento di tale comunicazione, mediante lettera raccomandata di accompagnamento ove venga dichiarato di aver provveduto agli obblighi specificati alle lettere b) c) e d) di cui sotto;

b) astenersi immediatamente dall’utilizzare copie e/o riproduzioni dell’Attestato revocati;

c) eliminare immediatamente ogni riferimento all’Attestato revocato dalla carta intestata (delle lettere, dei telefax e degli email), dai biglietti da visita, dalla documentazione tecnica e pubblicitaria (incluso dominio internet aziendale e eventuali domini internet di associazioni di cui fa parte);

d) comunicare immediatamente ai propri clienti e fornitori tale notizia con le stesse modalità con cui era stato comunicato l'avvenuto rilascio dell’Attestato di convalida.

Il Cliente avrà l’onere di provare di aver ottemperato agli adempimenti di cui sopra per iscritto e quindi non sarà ammessa la prova per testi.

Nel caso in cui il Cliente non dovesse ottemperare agli specifici obblighi sopra indicati, esso sarà obbligato al pagamento di una penale a favore di ICMQ quantificata in Euro 500,00 (cinquecento) per ogni singola violazione e in Euro 100,00 (cento) per ogni giorno di ritardo nell’ottemperare a tali obblighi.

A fronte di tale revoca ICMQ provvederà a:

a) annullare l’Attestato di Convalida;

b) cancellare il Cliente dal “Registro delle Aziende Certificate” in possesso di certificazione e pubblicare tale revoca con qualsiasi mezzo;

c) rifiutare l'istruzione di una nuova richiesta di certificazione del Cliente prima che sia passato 1 (un) anno dalla data di revoca e ciò solo se il Cliente avrà effettivamente rimosso le cause che hanno determinato tale revoca.

ICMQ avrà la facoltà di pubblicare la revoca dell’Attestato di convalida con qualsiasi mezzo.

La revoca dell’Attestato di convalida non darà diritto al Cliente ad alcun rimborso delle tariffe e/o quote pagate a qualsivoglia titolo che saranno trattenute a titolo di penale e/o a far venir meno l’obbligo di pagare quelle nel frattempo maturate.

Il Cliente è comunque tenuto a pagare le quote tariffarie di mantenimento per tutto l’anno solare in corso al momento della revoca della certificazione.

16.2 Rinuncia alla convalida

Il Cliente potrà rinunciare alla convalida con effetto precedente alla scadenza naturale dello stesso, mediante invio di lettera raccomandata A.R., nei seguenti casi:

a) quando non intenda più mantenere la convalida, dandone formale disdetta a ICMQ con un preavviso minimo di sei mesi;

b) in caso di cessazione dell’attività relativa ai prodotti o all’unità produttiva per i quali era stata ottenuta la convalida;

c) quando siano intervenute modifiche della Norma ed il Cliente non sia in grado, o non intenda adeguarsi alle nuove specifiche;

d) nel caso in cui non intenda accettare la variazione disposta da ICMQ in merito ai propri compensi e tale variazione sia eccedente il 10% (diecipercento) di quanto convenuto nelle presenti Condizioni Generali.

e) Quando siano intervenute sostanziali modifiche societarie e/o cambiamenti di ragione sociale.

Nei casi alle lettere c) e d) di cui sopra, il Cliente dovrà comunicare per iscritto la rinuncia a ICMQ, entro trenta giorni dalla data di ricevimento della notifica di tali variazioni. In ogni caso la rinuncia avrà efficacia a partire dalla data di ricevimento di tale comunicazione da parte di ICMQ.

A seguito della eventuale rinuncia, il Cliente avrà l'obbligo di:

a) restituire a ICMQ l'originale dell’Attestato di convalida entro 7 (sette) giorni dal ricevimento di tale comunicazione, mediante lettera raccomandata di accompagnamento ove venga dichiarato di aver provveduto agli obblighi specificati alle lettere b) c) e d) di cui sotto;

b) astenersi immediatamente dall’utilizzare copie e/o riproduzioni dell’Attestato rinunciato;

c) eliminare immediatamente ogni riferimento all’Attestato dalla carta intestata (delle lettere, dei telefax e degli email), dai biglietti da visita, dalla documentazione tecnica e pubblicitaria (incluso dominio internet aziendale ed eventuali domini internet di associazioni di cui fa parte);

d) comunicare immediatamente ai propri clienti e fornitori tale notizia con le stesse modalità con cui era stato comunicato l'avvenuto rilascio dell’Attestato di convalida;

e) non utilizzare il logo EPD né l’etichetta informativa.

Il Cliente avrà l’onere di provare di aver eseguito gli adempimenti di cui sopra per iscritto e quindi non sarà ammessa la prova per testi.

Nel caso in cui il Cliente non dovesse ottemperare agli specifici obblighi sopra indicati, esso sarà obbligato al pagamento di una penale a favore di ICMQ quantificata in Euro 500,00 (cinquecento) per ogni singola violazione e in Euro 100,00 (cento) per ogni giorno di ritardo nell’ottemperare a tali obblighi.

Dopo tale rinuncia ICMQ provvederà immediatamente a:

a) annullare l’attestato di convalida;

b) cancellare il Cliente dal “Registro delle Aziende Certificate” in possesso di certificazione e pubblicare tale rinuncia con qualsiasi mezzo;

La rinuncia alla convalida non darà diritto al Cliente ad alcun rimborso delle tariffe e/o quote pagate a qualsivoglia titolo che saranno trattenute a titolo di penale e/o a far venir meno l’obbligo di pagare quelle nel frattempo maturate.

Il Cliente è comunque tenuto a pagare le quote tariffarie di mantenimento per tutto l’anno solare in corso al momento della rinuncia alla convalida.

Nei casi di rinuncia alla convalida di cui alle lettere a) e c), se il Cliente provvede ad una convalida, presso un altro ente di certificazione entro 18 (diciotto) mesi da tale rinuncia, esso è obbligato a pagare a ICMQ anche una penale pari al compenso dovuto a quest’ultimo fino alla naturale scadenza dell’Attestato di convalida.

Nel caso in cui il Cliente rinunci alla convalida per variazione al Tariffario di cui sopra, nel periodo di preavviso vengono applicati i compensi del Tariffario antecedente alle variazioni.

17 Risoluzione del contratto

Il contratto di certificazione si risolve ipso iure nei seguenti casi:

a) revoca della convalida;

b) rinuncia alla convalida;

c) grave inadempimento alle presenti Condizioni Generali ed agli Allegati delle stesse, incluso il mancato pagamento di una fattura protratto per più di 30 (trenta) giorni dal ricevimento della lettera di diffida inviata da ICMQ;

18 Modifiche alla Norma e alle presenti Condizioni Generali di Contratto

Nel caso in cui l’ente di riferimento modifichi la Norma (o le altre norme tecniche di riferimento) oppure ICMQ ritenga necessario apportare delle modifiche alle presenti Condizioni Generali per qualsivoglia motivo, ICMQ comunicherà tempestivamente per iscritto al Cliente la data fissata per l’entrata in vigore di tali modifiche e la necessità di modificare il Sistema di Gestione indicando i tempi e le modalità e facendo presente l’eventuale necessità di un esame documentale straordinario e/o una verifica ispettiva straordinaria , con costi a carico del Cliente. Il mancato adeguamento da parte del Cliente può essere causa di sospensione dell’Attestato di convalida. Il Cliente ha la facoltà di rinunciare all’Attestato ai sensi dell’art. 16.2 delle presenti Condizioni Generali qualora non intenda conformarsi alle modifiche introdotte.

19 Pre-Certificazione

Il sistema EPD permette alle organizzazioni di ottenere, per i propri prodotti e/o servizi, la cosiddetta pre-certificazione, nel caso in cui per i prodotti/servizi stessi non esistano ancora le PCR di riferimento. La pre-certificazione viene concessa allo scopo di:

- facilitare la preparazione della PCR, stimolando la discussione tra le parti interessate;

- dare la possibilità alle organizzazioni di informare preventivamente il mercato sulle prestazioni ambientali dei propri prodotti/servizi.

L’iter per l’ottenimento della pre-certificazione può essere intrapreso previa notifica all’Organismo Competente e soltanto nei casi in cui non esistano le PCR. La EPD può basarsi su uno studio LCA semplificato e le semplificazioni devono essere approvate dall’Organismo Competente. L’organizzazione deve comunque informare le parti interessate in relazione alla pre-certificazione in itinere.

La pre-certificazione è valida per un periodo massimo di un anno, comunque concordato tra organizzazione e ICMQ.

Le organizzazioni con prodotti e/o servizi pre-certificati devono fare in modo che la pre-certificazione sia chiaramente identificata e non possa essere confusa con una convalida o altro tipo di riconoscimento.

L’iter per l’ottenimento della pre-certificazione è uguale a quello per l’ottenimento della convalida, a parte

20 Responsabilità civile

ICMQ risponde esclusivamente nel caso di danni cagionati con dolo o colpa grave e comunque nei limiti di cui nel seguito.

Il Cliente acconsente che, in caso di inadempimento di ICMQ, potrà essere risarcito per ogni qualsiasi danno l’importo massimo pari al totale spettante a ICMQ per tutta la durata del contratto di certificazione. Non costituirà inadempimento di ICMQ il mancato adempimento dipeso da forza maggiore, caso fortuito e scioperi.

ICMQ è assicurato per danni a cose o persone nonché per danni al patrimonio con un’adeguata copertura assicurativa stipulata con primaria compagnia di assicurazione.

21 Ricorsi

Il Cliente può presentare motivato ricorso contro le decisioni di ICMQ di cui all’art. 11.4 (rilascio dell’Attestato di convalida) esponendo, mediante lettera raccomandata A.R., a pena di decadenza entro trenta giorni dalla comunicazione di tale decisione, le ragioni del proprio dissenso.

Entro tre mesi dal ricevimento del ricorso, ICMQ deve esprimere la propria decisione finale. Le eventuali spese per attività derivanti dal ricorso sono a carico del Cliente.

22 Contestazioni e Reclami

Contestazioni e reclami riguardanti sia l’attività di ICMQ sia quella del Cliente possono essere rivolti a ICMQ da terze parti che possono fare riferimento alle presenti Condizioni Generali di Contratto disponibili nel sito internet xxx.xxxx.xxx. La descrizione del processo di trattamento delle contestazioni e dei reclami viene fornita a chi ne faccia richiesta.

23 Privacy

Ai sensi del Codice della Privacy (D.Lgs. 196/03), il Cliente autorizza sin d’ora ICMQ al trattamento dei propri dati personali, direttamente ed indirettamente attraverso terzi, in relazione agli adempimenti in qualsiasi modo connessi e/o collegati con le presenti Condizioni Generali. Il Responsabile del trattamento dei dati è il Direttore di ICMQ.

23.1 Copyright

ICMQ è titolare del diritto d’autore (copyright) su tutti i documenti (Guide Applicative e Liste di Controllo) forniti al Cliente. Quest’ultimo può quindi utilizzare tali documenti esclusivamente nell’ambito del contratto di certificazione stipulato con ICMQ. Non è consentito al Cliente fotocopiare, riprodurre o pubblicare, nemmeno parzialmente, senza previa autorizzazione scritta da parte di ICMQ, tali documenti.

24 Controversie – Arbitrato

24.1 Arbitrato.

Le parti intendono derogare alla competenza del giudice ordinario e di conseguenza qualsiasi controversia che dovesse insorgere fra loro in relazione alla validità, interpretazione ed esecuzione delle presenti Condizioni Generali sarà risolta mediante arbitrato rituale secondo il Regolamento della Camera Arbitrale di Milano e secondo le norme di diritto per quanto riguarda il merito della controversia. Il Tribunale Arbitrale sarà composto da un arbitro unico nominato in conformità a tale Regolamento. L’arbitrato avrà sede a Milano.

In caso di controversia, l’avvocato dell’attore provvederà a depositare la domanda di arbitrato contenente anche la richiesta di nomina dell’arbitro da parte della Camera Arbitrale, trasmettendo al convenuto a mezzo raccomandata A.R. copia di tale domanda. L’avvocato del convenuto dovrà depositare la memoria di risposta entro 45 (quarantacinque) giorni dal ricevimento della domanda di arbitrato da parte della Segreteria Generale, trasmettendo all’avvocato dell’attore a mezzo raccomandata A.R. copia di tale memoria. Per le eventuali altre memorie il termine di deposito non dovrà essere inferiore a 45 (quarantacinque) giorni dalla memoria o dall’udienza precedente. I difensori saranno destinatari di ogni comunicazione relativa alla procedura inclusa la notificazione del lodo.

Il lodo dovrà essere emesso entro 180 giorni dalla data di formale accettazione della nomina da parte dell’arbitro salve proroghe eventualmente concesse per iscritto da entrambe le parti e salva la facoltà dell’arbitro stesso di prorogare il termine d’ufficio, fino ad ulteriori 180 giorni, nell’ipotesi in cui ciò si rendesse necessario per esigenze istruttorie. Sarà applicabile ai termini della procedura arbitrale la sospensione feriale dei termini giudiziali.

Il lodo sarà finale, conclusivo e vincolante per le parti, le quali espressamente rinunciano fin d’ora a qualsiasi impugnazione, per cui esse si obbligano a rispettarne il contenuto adeguandosi al dispositivo di detto lodo immediatamente, e comunque entro e non oltre il termine essenziale di 10 (dieci) giorni dalla data in cui il lodo sarà loro comunicato. In caso contrario, la parte inadempiente dovrà pagare all’altra una penale pari ad Euro 100,00 (cento) per ogni giorno di ritardo.

24.2 Autorità Giudiziaria.

ICMQ si riserva espressamente la facoltà di adire l’Autorità Giudiziaria del Foro di Milano in alternativa all’arbitrato di cui sopra, sia per le controversie relative al pagamento dei compensi dovuti alla stessa in esecuzione alle presenti Condizioni Generali sia per i procedimenti cautelari (ed altri riservati al giudice). Il Cliente, nell’eventuale giudizio di opposizione al decreto ingiuntivo, non può opporre eccezioni al fine di evitare o ritardare la prestazione dovuta, salvo il solo caso di avvenuto pagamento di tali compensi. Ogni altra eccezione (eccezione in senso tecnico e domanda riconvenzionale) andrà proposta nella procedura arbitrale di cui sopra.

Allegati:

• Tariffario in vigore per la certificazione del Sistema di Certificazione per la Qualità, DOC 102 (Allegato n. 1);

• Domanda di Certificazione MOD 15 (Allegato n. 2);

• Regolamento uso del Marchio ICMQ DOC 05 (Allegato n. 3);

• Guida Applicativa (Allegato n. 4, quando pertinente);

• Prescrizione per le Organizzazione del Settore EA28 (Allegato 5, quando pertinente)

Data, lì         

Timbro e firma ICMQ

Timbro e Firma rappresentante legale Cliente

(firmare in modo leggibile)

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del Codice Civile si approvano specificatamente gli articoli:

n. 3 Allegati e norme tecniche di riferimento;

n. 5 Durata del contratto;

n. 6.5 Limiti Responsabilità;

n. 7.5 Obbligo di pagamento del compenso;

n. 11.3 Verifica iniziale del Sistema di Gestione;

n. 11.6 Verifiche supplementari e/o straordinarie;

n. 14 Uso del Certificato e dei marchi ICMQ;

n. 16 Sospensione del Certificato;

n. 17.1 Revoca del Certificato;

n. 17.2 Rinuncia al Certificato;

n. 18 Risoluzione del contratto;

n. 19 Modifiche alla Norma e alle presenti Condizioni Generali di Contratto;

n. 21 esponsabilità civile;

n. 22 Ricorsi;

n. 25 Copyright:

n. 26 Controversie – Arbitrato.

Timbro e Firma rappresentante legale Cliente

(firmare in modo leggibile)