GARA EUROPEA A PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DEI SERVIZI INTEGRATI DI GESTIONE DELLE APPARECCHIATURE TECNICO-SCIENTIFICHE IN USO PRESSO L’IZSVE
GARA EUROPEA A PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DEI SERVIZI INTEGRATI DI GESTIONE DELLE APPARECCHIATURE TECNICO-SCIENTIFICHE IN USO PRESSO L’IZSVE
Numero gara ……………….
CIG LOTTO 1 ……………….
CIG LOTTO 2 ………………..
BOZZA DI CAPITOLATO TECNICO DESCRITTIVO PRESTAZIONALE
PREMESSA
Il presente Capitolato descrive le caratteristiche tecniche dei servizi integrati di gestione delle apparecchiature tecnico – scientifiche (di seguito “Servizi Integrati”) ubicate presso la sede centrale e le sezioni territoriali dell’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie (nel seguito, per brevità, “Istituto”).
DEFINIZIONI
Apparecchiatura tecnico-scientifica | In seguito semplicemente “apparecchiatura”, qualsiasi strumento o apparecchio, anche collegato ad impianti centralizzati, utilizzato da solo o in combinazione, compreso il software informatico impiegato per il corretto funzionamento e destinato dal fabbricante ad essere impiegato a scopo di analisi e ricerca in campo veterinario. Si intende come “apparecchiatura critica”, la strumentazione il cui malfunzionamento o fermo può pregiudicare completamente l’erogazione di uno o più servizi dell’Istituto. |
Sistema di apparecchiature | Combinazione, specificata dal fabbricante, di più apparecchi, interconnessi mediante una connessione funzionale o mediante una presa multipla. Nell’elenco delle apparecchiature allegato, ogni sistema è identificato da uno stesso codice identificativo (N sistema) (III edizione della Norma CEI EN 60601-1) |
Canone | Corrispettivo economico relativo ai servizi base. Il canone periodico sarà calcolato come somma degli importi relativi a ciascuna apparecchiatura, secondo le modalità indicate nel Disciplinare di gara. |
Data di attivazione del servizio | La data in cui l’appaltatore prenderà in carico la gestione dei Servizi Integrati relativi alle apparecchiature oggetto dell’appalto. |
Direttore tecnico | Persona incaricata dal soggetto aggiudicatario cui è demandato il compito di interfaccia unica verso l’Istituto. |
Personale tecnico | Personale operativo, coordinato dall’aggiudicatario, che esegue le prestazioni, secondo modalità e tempi concordati con il Direttore Tecnico. |
Rapporto di intervento | Documento redatto dall’aggiudicatario a fronte di ogni intervento effettuato dallo stesso per l’esecuzione dei servizi oggetto dell’appalto. |
Direttore dell’Esecuzione del Contratto (DEC) | Responsabile per l'Istituto dei rapporti con l’aggiudicatario per l’insieme dei servizi attivati e delle apparecchiature oggetto dell’appalto e, pertanto, interfaccia unica dell’Istituto nei confronti dell’operatore economico aggiudicatario. |
Assistenti al DEC | Soggetti individuabili dall’Istituto in sede di aggiudicazione o nel corso dell’esecuzione del contratto cui sono delegate una o più specifiche funzioni del DEC. |
Responsabile dell’apparecchiatura | Per ciascuna apparecchiatura oggetto del servizio, interlocutore designato dall’Istituto quale referente dell’appaltatore per i singoli accordi operativi di esecuzione del servizio |
Valore attuale dell’apparecchiatura | Costo di mercato di un’apparecchiatura nuova di livello tecnologico e prestazioni equivalenti a quella oggetto di valutazione. |
Fascia manutentiva | Indicazione standard di complessità manutentiva dell’apparecchiatura, sulla base della seguente scala decrescente: |
A+ | Altissima complessità e incidenza della manutenzione | |
A | ||
B | ||
C | ||
D | ||
E | ||
F | minima complessità e incidenza della manutenzione | |
Verbale di avvio dell’esecuzione del servizio | Atto formale, sottoscritto dalle parti, ove possibile in formato digitale, con il quale si formalizza l’elenco delle apparecchiature effettivamente oggetto del servizio alla data di avvio dell’esecuzione del contratto, e la presa in carico delle apparecchiature stesse da parte dell’aggiudicatario. La data di sottoscrizione attesta la data di attivazione del servizio. | |
Disponibilità | Condizione di normale operatività dell’apparecchiatura rispetto alle sue funzionalità e alle sue prestazioni. Un’apparecchiatura non è considerata disponibile in caso di fermo per guasto, manutenzione in corso, mancanza di materiali o prodotti necessari al suo funzionamento non imputabile a negligenza dell’operatore e ogni altra condizione improduttiva per cause forzose. | |
1. OGGETTO DELL’APPALTO
Il presente appalto ha per oggetto l’esecuzione dei servizi integrati di gestione delle apparecchiature e dei sistemi di apparecchiature ubicate presso la sede centrale e le sezioni territoriali dell’Istituto, al fine di garantire la massima funzionalità ed efficienza del parco strumentazioni, nel rispetto delle condizioni di sicurezza e delle relative disposizioni di legge, attraverso lo svolgimento delle attività descritte nel presente documento.
Le apparecchiature in uso, in condizioni operative normali (lotto 1), presso l’IZSVe sono elencate nell’Allegato 1, con espressa indicazione:
• delle apparecchiature classificate come critiche;
• dei sistemi di apparecchiature;
• dei valori attuali delle apparecchiature, stimati all’atto dell’ultimo censimento (marzo 2015; per i sistemi, è stato indicato il valore complessivo delle apparecchiature (indicato per ciascun sistema nella colonna relativa in corrispondenza della riga denominata “fittizio”) e non i singoli componenti o accessori.
Le apparecchiature allocate nella struttura a livello di contenimento 3 (BSL3) dell’Istituto (lotto 2) sono elencate nell’Allegato 2: ai soli fini della gestione amministrativa, esse devono essere tenute in considerazione anche nell’elenco precedente (lotto 1);
Nel periodo di validità della fornitura l’Istituto si riserva la facoltà di ampliare o ridurre il numero e/o la tipologia di apparecchiature oggetto dei Servizi Integrati, come meglio specificato nell’apposito articolo del disciplinare.
Nell’Allegato 3 viene esposta la classificazione convenzionale delle apparecchiature in categorie omogenee, anche ai fini dell’elaborazione dei protocolli di manutenzione e delle relative schede descrittive.
I Servizi Integrati vengono suddivisi in:
⮚ Servizi base, remunerati tramite canone mensile; sono da ricomprendersi nelle attività cd. “a canone” tutte le prestazioni continuative previste dai servizi oggetto di affidamento come specificato nel prosieguo; in linea generale, si tratta di attività che non necessitano di preventiva autorizzazione da parte dall’Istituto, ma devono essere eseguite dall’appaltatore con le periodicità previste nel contratto e nella documentazione di gara ovvero ogniqualvolta siano richieste dalla stazione appaltante, fermi gli eventuali previ accordi di dettaglio da concordarsi con il Direttore dell’Esecuzione del Contratto (DEC).
Tali attività sono prestate a fronte del pagamento in favore dell’appaltatore di un canone mensile calcolato mediante applicazione dei prezzi offerti dall’aggiudicataria in sede di partecipazione alla procedura, aggiunti i costi per l’eliminazione dei rischi interferenziali.
⮚ Servizi a richiesta non compresi nel canone ed espletati a seguito di specifica richiesta dell’Istituto; i servizi a richiesta saranno remunerati applicando i prezzi offerti dall’appaltatore in sede di gara, aggiunti gli eventuali costi per l’eliminazione dei rischi interferenziali.
Tutte le attività extra-canone saranno gestite per il tramite della preventiva emissione di buoni d’ordine, emessi dalla stazione appaltante e trasmessi al Direttore Tecnico dell’appaltatore unitamente alle eventuali ulteriori informazioni di dettaglio; tali buoni valgono quali richieste di intervento da prestarsi nel rispetto dei termini massimi eventualmente previsti dalla documentazione di gara come integrata dall’offerta dell’aggiudicataria del servizio.
1.1 Servizi Integrati Lotto 1
⮚ Sono compresi nei servizi di base del Lotto 1:
1) l’aggiornamento, prima dell’attivazione del servizio, del censimento delle apparecchiature dell’Istituto, con restituzione di un elenco aggiornato, in formato elettronico, avente gli stessi contenuti di quello originale;
2) la manutenzione correttiva (su guasto);
3) la manutenzione preventiva programmata;
4) la verifica periodica di sicurezza elettrica delle apparecchiature;
5) la fornitura di tutti i pezzi di ricambio, kit di verifica e test, materiali soggetti ad usura e di consumo necessari all’efficacia della manutenzione; in particolare, per quanto riguarda la sostituzione dei filtri installati su cappe da laboratorio ed armadi aspirati, deve essere compresa la sostituzione almeno annuale dei filtri chimici ed almeno triennale di quelli HEPA o comunque a filtrazione di agenti biologici;
6) la gestione informatizzata del servizio mediante apposito software gestionale;
7) su richiesta della stazione appaltante, la consulenza su specifiche tematiche (a titolo esemplificativo e non esaustivo, per la stesura di capitolati tecnici);
8) la formazione per l’uso corretto ed in sicurezza delle apparecchiature;
9) la gestione amministrativa, mediante il software di cui al precedente punto 6), dei servizi di manutenzione su apparecchiature non comprese nel canone, effettuati da operatori economici diversi dall’aggiudicataria del lotto 1 (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: le apparecchiature del lotto 2 oltre alle manutenzioni in garanzia o manutenzioni su apparecchiature in noleggio o comodato d’uso).
⮚ Sono compresi nei servizi a richiesta del Lotto 1:
1) le prove di accettazione delle apparecchiature di nuova acquisizione;
2) i controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature e tarature.
Per i servizi a richiesta si riporta di seguito la stima annuale dei fabbisogni per gli stessi stimati dalla stazione appaltante:
Tipo di servizio | Fabbisogno annuo presunto |
Prove di accettazione delle apparecchiature di nuova acquisizione | 30 |
Controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature | 20 |
Si indica di seguito, per ciascun servizio ricompreso nell’appalto, la natura principale o secondaria/accessoria dello stesso:
DESCRIZIONE | NATURA DEL SERVIZIO |
manutenzione preventiva programmata | Servizio principale |
manutenzione correttiva | Servizio principale |
verifica periodica di sicurezza elettrica | Servizio principale |
fornitura di tutti i pezzi di ricambio, kit di verifica e test, materiali soggetti ad usura e di consumo | Servizio principale |
la gestione informatizzata del servizio mediante apposito software gestionale | Servizio principale |
gestione amministrativa dei servizi di manutenzione su apparecchiature non comprese nel canone ed effettuati da operatori economici diversi dall’aggiudicataria | Servizio principale |
censimento delle apparecchiature dell’Istituto | Servizio accessorio |
consulenza su specifiche tematiche e formazione | Servizio accessorio |
prove di accettazione delle apparecchiature di nuova acquisizione | Servizio accessorio |
controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature e tarature | Servizio accessorio |
1.2 Servizi Integrati Lotto 2
⮚ Sono compresi nei servizi di base del Lotto 2:
1) la manutenzione correttiva (su guasto);
2) la manutenzione preventiva programmata;
3) la verifica periodica di sicurezza elettrica delle apparecchiature;
4) la fornitura di tutti i pezzi di ricambio, kit di verifica e test, materiali soggetti ad usura e di consumo necessari all’efficacia della manutenzione; in particolare, per quanto riguarda la sostituzione dei filtri installati su cappe da laboratorio ed armadi aspirati, deve essere compresa la sostituzione almeno annuale dei filtri chimici ed almeno triennale di quelli HEPA o comunque a filtrazione di agenti biologici;
5) la gestione informatizzata del servizio mediante apposito software gestionale (fornito dall’aggiudicatario del Lotto 1 al quale l’aggiudicatario del Lotto 2 avrà accesso);
6) la consulenza su specifiche tematiche (a titolo esemplificativo e non esaustivo, stesura di capitolati) e formazione per l’uso corretto ed in sicurezza delle apparecchiature;
7) la gestione amministrativa dei servizi di manutenzione su apparecchiature non comprese nel canone, effettuati da operatori economici diversi dall’aggiudicataria del lotto 1 (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: manutenzioni in garanzia, noleggi e comodati).
⮚ Sono compresi nei servizi a richiesta del Lotto 2:
1) le prove di accettazione delle apparecchiature di nuova acquisizione;
2) i controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature e tarature.
Per i servizi a richiesta si riporta di seguito la stima annuale dei fabbisogni per gli stessi stimati dalla stazione appaltante:
Tipo di servizio | Fabbisogno annuo presunto |
Prove di accettazione delle apparecchiature di nuova acquisizione | 3 |
Controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature | 6 |
Si indica di seguito, per ciascun servizio ricompreso nell’appalto, la natura principale o secondaria/accessoria dello stesso:
DESCRIZIONE | NATURA DEL SERVIZIO |
manutenzione preventiva programmata | Servizio principale |
manutenzione correttiva | Servizio principale |
verifica periodica di sicurezza elettrica | Servizio principale |
fornitura di tutti i pezzi di ricambio, kit di verifica e test, materiali soggetti ad usura e di consumo | Servizio principale |
la gestione informatizzata del servizio mediante apposito software gestionale | Servizio principale |
prove di accettazione delle apparecchiature di nuova acquisizione | Servizio accessorio |
controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature e tarature | Servizio accessorio |
2. CARATTERISTICHE TECNICHE MINIME A PENA DI ESCLUSIONE
Tutte le prestazioni e le modalità di svolgimento prescritte per i servizi, sia principali che secondari, negli articoli che seguono ovvero in altri e differenti articoli del disciplinare o degli ulteriori documenti di gara, nonché ogni ulteriore obbligazione prescritta in capo all’aggiudicataria prevista dai medesimi documenti, sono da intendersi quali caratteristiche tecniche minime inderogabili richieste a pena di esclusione immediata dall’aggiudicazione, salvo il caso in cui la prestazione, la modalità di svolgimento o l’obbligazione sia espressamente definita come meramente “eventuale”, “presunta” o “indicativa” ovvero sia oggetto di valutazione tecnico-qualitativa.
L’operatore economico aggiudicatario dovrà garantire una gestione dei Servizi Integrati che soddisfi:
• le caratteristiche tecniche minime descritte nel presente capitolato;
• i requisiti e le caratteristiche di un sistema di gestione conforme alla norma ISO 9001:2015;
• ogni altra normativa di settore applicabile, con particolare riguardo alla sicurezza dei propri lavoratori e all’impatto ambientale.
3. MANUTENZIONE STRAORDINARIA
Per manutenzione strordinaria delle apparecchiature tecnico – scientifiche in uso presso l’IZSVe si intendono le attività di miglioria funzionale o di sicurezza non riconducibili alle attività previste nel presente capitolato, ovvero:
1. eventuali necessità di aggiornamento tecnico a seguito di modifiche e/o introduzioni di disposizioni legislative in materia;
2. opportunità individuate dall’Istituto e finalizzate a conseguire migliori risultati;
3. richiami e/o migliorie (software e/o hardware) suggeriti dalle società produttrici;
4. disattivazione, messa in sicurezza, trasferimento di apparecchiature tecnico/scientifiche all’interno delle sedi dell’Istituto o tra le sedi stesse e loro riattivazione e messa in efficienza dopo il trasferimento.
Tale servizio non è compreso nell’appalto oggetto di affidamento.
L’Istituto si riserva di richiederne l’esecuzione all’aggiudicataria della presente procedura, previo espletamento di apposita procedura di acquisizione e richiesta di specifico preventivo. A seguito di tale richiesta di preventivo l’aggiudicataria è tenuta ad effettuare studi di fattibilità per l’esecuzione di quanto indicato nei punti sopra riportati. Il preventivo dovrà essere omnicomprensivo e dovrà comprendere i costi per la fornitura dei materiali, parti e/o accessori necessari. Nel caso di accettazione del preventivo da parte dell’Istituto, i costi relativi all’esecuzione della manutenzione straordinanaria verranno fatturati separatamente rispetto ai servizi oggetto del presente appalto.
L’Istituto si riserva comunque di richiedere l’esecuzione del servizio di manutenzione straordinaria, e di ogni ulteriore servizio non compreso nel presente appalto, ad altri operatori economici effettuando, se del caso, un confronto competitivo tra più offerenti, senza che l’aggiudicataria possa sollevare pretesa od opporre eccezioni.
4. PRESTAZIONI PROPEDEUTICHE ALL’ESPLETAMENTO DEI SERVIZI INTEGRATI
Vengono di seguito descritte alcune prestazioni che interessano trasversalmente l’esecuzione dei servizi di base. L’espletamento di tali servizi presupporrà pertanto l’adempimento di tali prestazioni.
⮚ Libro Macchina
L’operatore economico aggiudicatario di ciascuno dei lotti oggetto di gara dovrà predisporre, per ogni apparecchiatura oggetto del contratto, un libro macchina, in formato cartaceo (da conservare a cura del fornitore) ed elettronico.
L’aggiudicatario del lotto 1 dovrà rendere consultabile tale libro macchina, sia redatto direttamente che acquisito dall’aggiudicatario del lotto 2 o trasmesso dalla stazione appaltante, mediante il software di gestione dei servizi di cui al successivo articolo dedicato.
Il libro macchina dovrà contenere almeno le seguenti informazioni e documenti:
1. indice dettagliato ed aggiornato della documentazione e delle informazioni contenute;
2. scheda anagrafica completa del’apparecchiatura, comprensiva di identificazione inventariale, numero di matricola ubicazione esatta, centro di costo di appartenenza, modello e produttore;
3. valutazione storica o stimata del valore del bene, al netto d’IVA, come da verbale di collaudo ed indicazione espressa dell’anno di acquisto e , ove disponibile, dell’identificativo del buono d’ordine d’acquisto;
4. eventuali prove di collaudo effettuate dall’appaltatore su richiesta dell’Istituto, con tutta la relativa documentazione di attestazione (documento di presa in carico, eventuale verbale di collaudo IZSVe, eventuale verbale di accettazione con check list dell’appaltatore);
5. dichiarazioni di conformità alle direttive di riferimento;
6. manuali tecnici (d’uso e di servizio);
7. rapporti di intervento per qualsiasi intervento effettuato sull’apparecchiatura, inclusi gli interventi eseguiti da operatori economici terzi;
8. le check list utilizzate negli interventi di manutenzione preventiva, nelle verifiche di sicurezza elettrica e negli eventuali controlli funzionali effettuati dall’appaltatore dietro richiesta dell’Istituto;
9. il programma di manutenzione preventiva contenente la tipologia di manutenzione prevista, la relativa periodicità di esecuzione, il tempo stimato di fermo macchina per l’esecuzione della manutenzione ed i protocolli impiegati per lo svolgimento dell’attività;
10.eventuale verbale di dismissione.
Ciascuna concorrente si impegna, nel caso di aggiudicazione e anteriormente all’avvio dell’esecuzione del contratto, a modificare la configurazione del libro macchina secondo le più specifiche esigenze individuate dall'Istituto.
⮚ Rapporto d’Intervento
Per ogni intervento (di manutenzione o relativo agli altri servizi oggetto dell’appalto), l’aggiudicatario dovrà compilare un Rapporto di Intervento recante il dettaglio delle attività eseguite.
Tale Rapporto dovrà essere contemporaneamente registrato su supporto informatico nel software di gestione dei servizi dall’aggiudicatario del lotto 1. Grava in capo all’aggiudicatario del lotto 2 l’onere di tempestivo inserimento dei propri Rapporti di Intervento ai fini della registrazione nel citato software cui l’aggiudicatario del suddetto Lotto 2 deve avere accesso.
Tale Rapporto di Intervento dovrà contenere le seguenti informazioni:
1. data ed ora di apertura della chiamata tecnica (per i soli interventi di manutenzione correttiva);
2. data ed ora di inizio intervento;
3. codifica CIVAB;
4. tipologia di apparecchiatura;
5. numero d’inventario e numero di matricola;
6. soggetto costruttore ;
7. società fornitrice;
8. modello;
9. numero di serie;
10. fascia manutentiva (si vedano gli Allegati 1 e 2 al presente capitolato);
11. appartenenza o meno al gruppo di apparecchiature critiche;
12. laboratorio presso il quale è operante l’apparecchiatura all’atto della richiesta dell’intervento tecnico;
13. centro di costo presso il quale è imputata l’apparecchiatura;
14. numero di ore dell’intervento tecnico e giorni di fuori servizio;
15. descrizione ed esito dell’intervento tecnico;
16. pezzi di ricambio sostituiti senza oneri per l’Istituto e relativo costo;
17. materiali di consumo e/o soggetti ad usura sostituiti senza oneri per l’Istituto e relativo costo;
18. data ed ora di chiusura dell’intervento;
19. data ed ora di riconsegna dell’apparecchiatura presso il laboratorio;
20. nome e cognome in stampatello del Responsabile dell’apparecchiatura (o suo delegato);
21. firma del Responsabile dell’ apparecchiatura (o suo delegato);
22. nome e cognome in stampatello del tecnico che ha effettuato le prove e/o l’intervento manutentivo;
23. se dal caso, denominazione della società terza il cui tecnico ha effettuato le prove e/o l’intervento manutentivo;
24. firma del tecnico che ha effettuato le prove e/o l’intervento manutentivo.
I Rapporti di Intervento non possono essere cumulativi. L’aggiudicatario dovrà redigere un rapporto per ogni intervento (di manutenzione o relativo agli altri servizi oggetto dell’appalto) per ciascuna apparecchiatura coinvolta.
Gli originali dei singoli Rapporti di Intervento dovranno essere archiviati, a cura dell’aggiudicatario, in formato cartaceo presso i locali che verranno indicati dell’Istituto anteriormente all’avvio dell’esecuzione del servizio.
⮚ Risoluzione delle non conformità delle apparecchiature rilevate nell’esecuzione del servizio
Nell’ipotesi in cui durante l’esecuzione del servizio l’aggiudicatario rilevi eventuali difformità:
1. dovrà provvedere ove possibile alla loro diretta eliminazione, con modalità adeguate mediante interventi di manutenzione correttiva (sostituzione di spina e/o cavo di alimentazione, ripristino del collegamento alla terra di protezione, ecc.) nel più breve tempo possibile; tali interventi di intendono compresi nella normale attività di manutenzione correttiva;
2. ove le difformità rilevate non sia immediatamente eliminabili ai sensi del punto 1, dovrà presentare alla stazione appaltante apposita relazione al fine di segnalare le difformità rilevate e, a seconda del relativo grado di pericolosità, l’opportunità di disporre il divieto d’uso delle apparecchiature;
3. in caso si verifichi la circostanza che un’apparecchiatura sia in condizioni tali da causare situazioni di pericolo reale e immediato per gli operatori, dovrà intraprendere tutte le azioni necessarie per mettere in sicurezza l’apparecchiatura e, se necessario, dovrà mettere l’apparecchiatura fuori servizio, informare il personale utilizzatore ed apporre apposito avviso di divieto d’uso; dovrà altresì darne immediata comunicazione motivata per iscritto all’Istituto, che ne restituirà copia controfirmata.
Nel caso di omessa adozione delle azioni di cui al punto 3 e/o in mancanza della trasmissione della comunicazione di cui sopra, l’appaltatore sarà ritenuto l’esclusivo responsabile per le eventuali conseguenze derivanti da guasti, incidenti e/o malfunzionamenti causati dall’uso dell’apparecchio.
⮚Reportistica sull’attuazione dei servizi
L’aggiudicatario di ciascun lotto dovrà rendere disponibili, tramite il software di gestione dei servizi, report riepilogativi e analitici delle apparecchiature sottoposte a verifica, nei quali siano indicate almeno le seguenti informazioni:
1. numero, riferimenti e stato di risoluzione delle manutenzioni correttive;
2. stato di avanzamento del calendario delle attività pianificate;
3. tipo, esito, puntualità delle verifiche svolte relativamente a ciascun servizio oggetto del presente appalto;
4. eventuali non conformità rilevate durante le verifiche;
5. apparecchiature eventualmente non verificate rispetto al programma.
I dati così inseriti a gestionale dovranno essere esportabili dall’Istituto nei più comuni formati aperti per il tramite del software di gestione dei servizi e saranno utilizzati, nel corso dell’esecuzione del contratto, dall’Istituto ai fini della verifica del rispetto dei livelli minimi di servizio specificati successivamente e delle restanti prescrizioni contrattuali
⮚Smaltimento
I pezzi di ricambio, i materiali di consumo e soggetti ad usura sostituiti nell’ambito delle attività del presente appalto dovranno essere consegnati dall’appaltatore confezionati in modo che siano gestibili in sicurezza da parte dell’Istituto, il quale provvederà allo smaltimento.
Fanno eccezione le eventuali sorgenti di radiazioni ionizzanti presenti nelle apparecchiature, il cui smaltimento sarà affidato all’appaltatore, a cui sarà trasferita la proprietà.
Qualora il materiale sostituito dovesse essere stato inventariato, l’appaltatore dovrà comunicare tempestivamente all’Istituto il codice d’inventario e attendere la previa espressa autorizzazione da parte dell’Istituto medesimo, subordinata all’adozione del provvedimento di dismissione.
5. DESCRIZIONE DEI SERVIZI DI BASE
Viene di seguito descritto il contenuto tecnico – prestazionale dei servizi di base.
5.1 Aggiornamento del censimento delle apparecchiature dell’Istituto (cd. “inventario tecnico”)
In fase di avvio dell’esecuzione del contratto, l’aggiudicatario del lotto 1 dovrà aggiornare l’inventario tecnico completo delle apparecchiature oggetto dell’appalto, incluse quelle non oggetto del servizio di manutenzione ma oggetto della gestione amministrativa, al fine di riscontrare l’esatta consistenza ed ubicazione fisica di tutte le apparecchiature. In questa fase saranno definite puntualmemente le apparecchiature di cui sarà richiesta la sola gestione amministrativa.
Tale inventario dovrà essere mantenuto ed aggiornato (con le nuove acquisizioni e le dismissioni) per tutta la durata dell’appalto, facendo uso del software di gestione del servizio.
L’appaltatore dovrà inoltre procedere alla rilevazione di tutti gli elementi informativi associati alla singola apparecchiatura, provvedendo alla compilazione della parte anagrafica del libro macchina che dovrà contenere le informazioni previste dal precedente paragrafo 4, sezione “Libro macchina”.
L’appaltatore dovrà fare uso delle etichette identificative già applicate dall’Istituto (numeri RDA), con la relativa numerazione, e, se presenti. Ove l’etichetta non sia stata apposta, l’aggiudicatario del lotto 1 dovrà applicare un’etichetta adesiva antistrappo e resistente ai prodotti normalmente utilizzati nei laboratori, recante un codice numerico identificativo dell’apparecchiatura (cd. “numero RDA”). Tale codice costituirà l’identificativo univoco dell’apparecchiatura durante tutto il suo ciclo di vita, che verrà riportato nelle richieste di intervento e nei rapporti di lavoro Rapporti di Intervento associati all’apparecchiatura stessa.
L’Istituto metterà a disposizione dell’appaltatore la documentazione tecnica ed amministrativa relativa alle apparecchiature in suo possesso.
5.2 Manutenzione correttiva
Secondo le norme UNI 9910 e UNI EN 13306, la manutenzione correttiva è "La manutenzione eseguita a seguito della rilevazione di un'avaria e volta a riportare un'entità nello stato in cui essa possa eseguire una funzione richiesta".
Per manutenzione correttiva si intendono quindi tutte quelle procedure finalizzate a:
• accertare la presenza di guasto o malfunzionamento di una apparecchiatura;
• individuarne le cause;
• adottare tutte le misure per garantire il ripristino delle condizioni normali di funzionamento;
• eseguire una verifica finale, ove necessario, della funzionalità e della sicurezza dell’apparecchiatura.
Sono comprese nel servizio la riparazione e sostituzione degli accessori, anche non inventariabili, secondo quanto specificato nella Direttiva 93/42/CEE, la fornitura dei materiali di consumo e dei materiali soggetti ad usura.
Gli interventi di manutenzione correttiva inclusi nel presente servizio sono da intendersi in numero illimitato, nell'ambito degli orari di servizio previsti. Tutti i costi diretti ed indiretti riconducibili ad un
intervento di manutenzione correttiva sono a totale carico dell’appaltatore, fatto salvo quanto esplicitamente escluso dal presente capitolato.
Sarà obbligo di entrambi gli aggiudicatari, all’esito degli interventi di manutenzione correttiva redigere in formato cartaceo per ogni intervento di manutenzione correttiva, il Rapporto d’Intervento con il contenuto specificato al precedente paragrafo dedicato.
L’aggiudicatario del lotto 1 provvederà direttamente all’aggiornamento dei dati sul software di gestione del servizio ed all’archiviazione nel software di gestione e nel libro macchina, sia eseguiti in proprio che da ditte terze per le apparecchiature oggetto del servizio di gestione amministrativa.
Analoghe prestazioni dovranno essere eseguite dall’aggiudicatario del lotto 2 che avrà accesso al software di gestione
La responsabilità di tutte le attività svolte per la manutenzione correttiva e le corrispondenti attività amministrative di redazione del Rapporto d’Intervento, registrazione dei dati e archiviazione dei Rapporti nel software gestionale del servizio è in capo al Direttore Tecnico.
Nel caso in cui l’appaltatore ritenga un’apparecchiatura non riparabile per motivi tecnici (a titolo esemplificativo, per irreperibilità delle parti di ricambio o per impossibilità di garantire le originali condizioni prestazionali e di sicurezza) dovrà comunicarlo formalmente all’Istituto mediante relazione tecnica, sottoscritta dal Direttore Tecnico, fornendo la documentazione dalla quale tale condizione risulti oggettivamente e proponendone la dismissione. L’Istituto si riserva la facoltà di valutare il contenuto della documentazione presentata dall'appaltatore.
Analoga relazione dovrà essere presentata per ogni apparecchiatura, anche se riparabile, di cui si proponga la dismissione per obsolescenza, da trasmettere al DEC immediatamente, una volta completati gli accertamenti tecnici ritenuti necessari e/o previsti dalle vigenti normative.
Sono esclusi dall’appalto gli interventi per il ripristino della funzionalità a seguito di danni accidentali, utilizzo improprio o dolo, ove non imputabili all’appaltatore.
5.3 Manutenzione preventiva programmata
Secondo le norme UNI 9910, UNI 10147 e UNI EN 13306, la manutenzione preventiva è "La manutenzione eseguita a intervalli predeterminati o in base a criteri prescritti e volta a ridurre la probabilità di guasto o il degrado del funzionamento di un'entità".
Per manutenzione preventiva (o programmata) si intendono quindi le procedure periodiche di verifica, controllo, messa a punto, sostituzione parti di ricambio e parti soggette ad usura ed eventuale adeguamento e/o riconduzione a norma per quelle apparecchiature risultanti non conformi.
La manutenzione preventiva ha lo scopo di prevenire l'insorgenza di guasti quando questi siano, in qualche modo, prevedibili e comunque di mantenere le apparecchiature oggetto dell’appalto in condizioni funzionali adeguate all'uso o di soddisfacente operatività.
Il servizio di manutenzione preventiva dovrà svolgersi almeno con la periodicità e la modalità indicate nei manuali di servizio previsti dai costruttori delle singole apparecchiature, in conformità alla Direttiva Europea 93/42, relativa ai Dispositivi Medici, e al D.Lgs. 46/97 e s.m.i. in quanto compatibili con i servizi oggetto del presente appalto.
Per le apparecchiature, invece, già operanti prima dell’applicazione della Direttiva Europea 93/42, oppure per le apparecchiature commercializzate dopo il 14 giugno 1998 per le quali non fosse disponibile la documentazione tecnico-amministrativa, l’aggiudicataria dovrà adottare il criterio della similitudine con le indicazioni fornite dai costruttori per apparecchiature di identica classe o da associazioni riconosciute a livello internazionale.
Il servizio di manutenzione preventiva programmata dovrà essere prestato nel rispetto del relativo calendario fornito dall’appaltatore in fase di avvio dell’esecuzione e dei livelli di servizio di seguito specificati. Nel caso in cui si presenti la necessità di dover anticipare alcune attività di manutenzione preventiva pianificate, l’appaltatore sarà tenuto a riprogrammare gli interventi successivi in funzione della nuova data.
Laddove nel corso dell’esercizio si ravvisassero delle significative variazioni delle condizioni di funzionamento di singole apparecchiature critiche tali da far emergere dubbi sulla loro efficacia ed efficienza, l’Istituto potrà, anche successivamente all’inizio dell’esecuzione del servizio ed attraverso opportuna motivazione scritta, richiedere all’aggiudicataria periodicità diverse, anche rispetto a quanto indicato dal costruttore. Detti interventi di manutenzione preventiva con caratteristiche di straordinarietà non potranno comportare alcun onere aggiuntivo per l’Istituto.
5.3 Verifica periodica di sicurezza elettrica delle apparecchiature
Il parco tecnologico riguardante il presente appalto dovrà essere soggetto alle verifiche di sicurezza con frequenza e modalità variabili in funzione della tipologia di ciascuna apparecchiatura e di quanto previsto nelle specifiche norme e disposizioni legislative di riferimento.
Le verifiche di sicurezza e funzionali dovranno essere svolte secondo quanto previsto dalle specifiche norme tecniche applicabili in vigore al momento dell’esecuzione dell’attività, ossia, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
1. CEI 66-5
2. CEI 62-148
3. CEI 66-xx particolari e riferite a specifiche classi di apparecchiature 4. CEI 62-5
5. CEI 62-xx particolari e riferite a specifiche classi di apparecchiature
6. UNI/ISO.
e comunque nel rispetto di ogni altra normativa vigente ed applicabile, anche non espressamente richiamata. Il corpus delle normative applicate deve essere esplicitamente descritto nell’ambito della relazione tecnica da inserire nell’offerta tecnica.
Il servizio di verifica di sicurezza di cui al presente articolo dovrà essere effettuato secondo la periodicità indicata nel relativo calendario di cui al successivo paragrafo “Avvio dei servizi integrati” e negli ulteriori seguenti casi:
• a seguito di un intervento di manutenzione correttiva, dove applicabile;
• a seguito di spostamento e risistemazione di apparecchiature;
• in occasione dei collaudi di accettazione delle apparecchiature di nuova acquisizione;
• in occasione dei collaudi periodici effettuati/richiesti da Enti preposti alla vigilanza sulle condizioni di sicurezza.
5.4 Fornitura delle parti di ricambio
L’appaltatore dovrà provvedere alla fornitura delle parti di ricambio necessarie a garantire il continuo, corretto e sicuro funzionamento delle apparecchiature oggetto dell’appalto.
Le parti di ricambio impiegate per l’effettuazione degli interventi di manutenzione dovranno essere nuove ed originali, fermo il principio di equivalenza. E’ consentito l’utilizzo di parti di ricambio, materiali ed accessori equivalenti agli originali e compatibili con quelli indicati dal costruttore, fermo in tal caso l’accollo da parte dell’appaltatore dell’intero rischio di malfunzionamento o rottura che potesse derivare all’apparecchiatura da tale utilizzo, nel pieno rispetto delle Direttive UE applicabili.
L’appaltatore rimarrà comunque l’unico responsabile degli eventuali danni causati dall’impiego di componenti non adeguati.
5.5 Gestione informatizzata del servizio mediante apposito software
Le attività oggetto del presente capitolato dovranno essere gestite mediante apposita applicazione software che dovrà essere resa disponibile dall’aggiudicatario del lotto 1 agli operatori dell’Istituto e a quelli dell’aggiudicatario del lotto 2 via web browser; le pagine web dovranno essere consultabili ed utilizzabili dai web browser maggiormente diffusi. L’applicazione dovrà essere fruibile sia dall’interno
che dall’esterno della rete telematica dell’Istituto e non dovrà richiedere, in alcuna circostanza, modifiche alle configurazioni o ulteriori componenti aggiuntivi da adottare sui dispositivi client.
Le finalità principali che si intendono conseguire attraverso il suddetto software e che devono corrispondere ad altrettante funzioni specifiche del medesimo, sono:
1. gestione ed aggiornamento dell’inventario tecnico delle apparecchiature;
2. gestione delle richieste d’intervento da parte dei Responsabili delle apparecchiature;
3. registrazione degli interventi di qualsivoglia natura;
4. programmazione delle attività pianificate;
5. gestione delle accettazioni e delle dismissioni;
6. reporting sull’andamento dei servizi integrati.
Le funzioni sopra elencate si intendono applicate a tutte le apparecchiature a qualunque titolo presenti presso le strutture dell’Istituto, anche alle apparecchiature le cui attività di controllo e manutenzione siano affidate a terzi nell’ambito di specifici contratti stipulati dall’Istituto (ad esempio apparecchiature in visione, comodato, leasing, ecc.).
Deve essere garantita la possibilità di configurare almeno 5 profili utente con diversi livelli di privilegi, tra cui almeno uno da “amministratore del sistema” (con controllo totale sul software) e uno da “responsabile dell’apparecchiatura”, con accesso almeno in conferma della corretta esecuzione di ogni singolo intervento. Per quest’ultimo profilo deve essere garantito l’accesso, con user id e password personali, ad almeno 100 utenti di cui almeno 20 concorrenti.
L’appaltatore sarà tenuto ad apportare, senza oneri aggiuntivi, le modifiche alle procedure e alla reportistica richieste dall’Istituto entro 3 mesi dall’avvio dell’esecuzione del contratto. Tali modifiche dovranno essere effettuate entro 6 mesi dalla richiesta.
L’appaltatore, all’atto dell’affidamento, dovrà fornire in sede di offerta tecnica completa documentazione tecnica della struttura dati del software in oggetto, al fine di consentire l’interfacciamento, in sola lettura, da parte di altri software dell’Istituto: dovranno essere documentate le possibili modalità tecniche per realizzare tale interfacciamento. La documentazione dovrà essere sufficiente, inoltre, per permettere all’Istituto di effettuare, in autonomia, un back up completo dei dati immagazzinati nel software, dei quali resta in ogni momento e ad ogni effetto, proprietario. La documentazione oggetto del presente paragrafo dovrà essere parte della relazione tecnica relativa al sistema informatizzato.
Al termine dell’appalto, l’appaltatore rilascerà una versione perfettamente funzionante del sistema informativo di cui sopra concedendo una licenza d’uso perpetua a titolo gratuito all’Istituto.
Successivamente alla conclusione del contratto, ed in qualsiasi momento su specifica richiesta dell’Istituto, l’appaltatore rilascerà copia di tutti i dati registrati nel sistema.
Si sottolinea che il sistema in oggetto fa parte dei servizi di base richiesti nell’ambito del lotto 1, mentre non viene richiesto nell’ambito del lotto 2.
L’aggiudicatario del lotto 2 è tenuto all’utilizzo del sistema fornito nel lotto 1 il cui aggiudicatario, a sua volta, è tenuto a garantirne l’accessibilità all’altro operatore.
5.6 Consulenza e formazione relativa alla gestione delle apparecchiature
L’aggiudicatario del lotto 1 dovrà rendere i seguenti servizi di consulenza e formazione:
⮚ il servizio di consulenza ha ad oggetto il supporto all’Istituto, in seguito a sua espressa richiesta, per:
• la reportistica sullo stato delle apparecchiature e sulle eventuali situazioni di obsolescenza;
• gli strumenti operativi per l’estrazione di dati utili alla funzione di controllo di gestione;
• l’integrazione con il sistema di gestione della qualità dell’Istituto e i processi di certificazione ed accreditamento;
• la redazione degli atti di programmazione e la predisposizione dei capitolati tecnici;
• la predisposizione di programmi di dismissione, in termini di valutazione di obsolescenza.
⮚ il servizio di formazione, con carattere teorico e pratico, da svolgersi in favore del personale dell’Istituto, ha ad oggetto l’aggiornamento sull’uso corretto ed in sicurezza delle apparecchiature e dovrà essere espletato sulla base del programma formativo proposto in sede di offerta e del relativo calendario.
5.7 Gestione amministrativa dei servizi di manutenzione su apparecchiature non comprese nel canone ed effettuati da operatori economici diversi dall’appaltatore
L’aggiudicatario del lotto 1, senza alcun onere aggiuntivo per l’Istituto, dovrà curare la gestione amministrativa dei servizi di manutenzione su apparecchiature non comprese nel canone ed effettuati da operatori economici terzi a vario titolo (a titolo esemplificativo, le eventuali apparecchiature la cui manutenzione è affidata al costruttore o le apparecchiature presenti in Istituto a titolo diverso dalla proprietà, quali comodato, noleggio, etc.).
Nello specifico, l’aggiudicatario del lotto 1 sarà tenuto all’esecuzione delle seguenti attività:
• presa in carico, gestione e trasmissione ai manutentori specifici (i.e. gli operatori economici terzi) delle richieste di intervento pervenute a mezzo software a seguito della rilevazione di un guasto (tutte le richieste di intervento dovranno pervenire all’appaltatore il quale poi smisterà alle società costruttrici e/o terze quelle di loro competenza);
• programmazione degli interventi di manutenzione preventiva, delle verifiche di sicurezza elettrica e dei controlli funzionali, in conformità al calendario trasmesso dall’operatore economico terzo, allo scopo di non ostacolare l’erogazione della normale attività di laboratorio;
• registrazione nel sofware, archiviazione del relativo cartaceo e conservazione dei libri macchina e dei Rapporti d’Intervento - comprensiva della verifica della correttezza e completezza dei dati - e della relativa documentazione tecnico-amministrativa;
• gestione ed archiviazione, nel sistema informatico di gestione del servizio, degli eventuali ulteriori dati relativi ai servizi integrati;
• verifica del rispetto degli impegni contrattuali (tempi d’intervento, rispetto delle tempistiche relative alla manutenzione preventiva, etc.);
• produzione di report mensili sui servizi resi dagli operatori economici terzi, personalizzabili sulla base delle esigenze dell’Istituto.
L’appaltatore consegnerà al DEC, su sua richiesta, delle note contenenti opportune indicazioni sull’operato dei sunidicati operatori economici terzi.
Rimangono esclusi i costi per lo svolgimento delle attività di manutenzione, sia relativi ad eventuale manodopera che per parti di ricambio o materiali di consumo.
6. DESCRIZIONE DEI SERVIZI A RICHIESTA
Viene di seguito descritto il contenuto tecnico – prestazionale dei servizi a richiesta.
6.1 Supporto alle prove di accettazione
Tale servizio concerne le apparecchiature di nuova acquisizione nonchè:
1. le apparecchiature in visione o prova;
2.le apparecchiature in comodato, noleggio o leasing;
3. apparecchiature in sostituzione temporanea di apparecchiature in manutenzione/riparazione;
e in tutte le ipotesi in cui un’apparecchiatura, a qualunque titolo, entri in uso presso le strutture facenti capo all’Istituto.
Tale servizio dovrà essere svolto secondo quanto indicato dalla guida CEI 62- 148, per quanto applicabile al presente appalto e prevedere:
• la verifica della conformità dell’apparecchiatura, con i relativi accessori, all’ordine di acquisto e al relativo contratto;
• la verifica della conformità dell’apparecchiatura alle norme applicabili;
• la raccolta dei dati necessari ad una corretta inventariazione dell’apparecchiatura;
• la registrazione di quanto sopra in un apposito modulo/verbale di accettazione cartaceo che dovrà andare a costituire la base del libro macchina dell’apparecchiatura, sottoscritto dal personale dell’appaltatore, sotto forma di check list, che sarà allegato al verbale di collaudo dell’Istituto;
• la registrazione di ogni dato utile (dati anagrafici ed amministrativi, dati patrimoniali, dati tecnici relativi alla sicurezza) nel sistema informatico con conseguente inserimento dell’apparecchiatura nell’inventario tecnico.
I verbali di accettazione dovranno essere disponibili nel sistema informatico di gestione del servizio.
Le prove di accettazione dovranno essere eseguite alla presenza del referente incaricato dell’Istituto, supportato da personale incaricato dall’appaltatore, e del personale dell’operatore economico fornitore.
In sede di richiesta del servizio accessorio, l’Istituto specificherà la strumentazione oggetto di nuova acquisizione trasmettendone la relativa documentazione ed indicherà la data presunta di consegna.
La data e l’orario per l’esecuzione delle prove di accettazione dovranno essere concordati tra l’Istituto e il Direttore Tecnico, nel rispetto delle tempistiche concordate con il fornitore della strumentazione.
6.2 Controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature e tarature
Il servizio ha per oggetto l’esecuzione delle attività di controllo di qualità delle prestazioni funzionali e tecniche relative alle apparecchiature oggetto dell’appalto e/o la taratura presso centro LAT con rilascio di conseguente certificazione, sulla base delle procedure stabilite dall’Istituto.
Il controllo funzionale è definito come confronto fra le grandezze rese dall’apparecchiatura in esame (parametri rilevati/visualizzati dall’apparecchiatura) e le misure fornite da strumentazione campione di riferimento.
L’esito di tali confronti definisce, in relazione a standard definiti da norme, specifiche tecniche e linee guida, lo stato di conformità metrologica di una apparecchiatura.
L’individuazione dei protocolli e delle procedure tecniche da utilizzare per l’effettuazione dei controlli funzionali deve far riferimento alla normativa tecnica (CEI, UNI, ISO ecc.) disponibile e vigente in materia o a standard di riferimento nazionali o internazionali.
L’appaltatore dovrà proporre all’Istituto opportuni protocolli relativi ai controlli funzionali sullo stato delle apparecchiature anche laddove non esistano riferimenti specifici nelle norme tecniche.
Le prestazioni di controllo funzionale dovranno essere eseguite da personale tecnico con specifica e esperienza nell’esecuzione delle relative prove e misure e con l’impiego di adeguata strumentazione sottoposta a taratura periodica e dotata di certificazione riferibile a campioni primari.
7. LIVELLI DI SERVIZIO RICHIESTI
I servizi oggetto dell’appalto dovranno essere prestati nel rispetto dei livelli minimi di servizio di seguito descritti.
7.1 Disponibilità dell’apparecchiatura
Per ogni apparecchiatura oggetto dell’appalto dovrà essere garantita almeno la disponibilità seguente, espressa in giorni lavorativi/anno completi:
apparecchiature critiche | 240 gg |
apparecchiature non critiche | 220 gg |
Non sono calcolati tra i giorni di non disponibilità quelli dovuti a:
• manutenzione straordinaria richiesta dall’Istituto, dal produttore o da organi ispettivi;
• interventi effettuati su parti escluse, anche se interrompono l’attività dell’apparecchiatura;
• fermi macchina derivanti da cause conseguenti ad una non corretta conduzione degli impianti (come le condizioni ambientali: condizionamento, umidità, le alimentazioni, ecc.), i fenomeni naturali (fulmini, terremoti, etc.), scioperi.
Nel caso si verifichino gli eventi sopra indicati, la non disponibilità dell’apparecchiatura dovrà in ogni caso essere tempestivamente registrata nel libro macchina, mediante il software di gestione del servizio, con espressa indicazione della causale.
7.2 Rispetto della programmazione della manutenzione preventiva
Nel corso dell’esecuzione del servizio di manutenzione preventiva programmata gli interventi dovranno essere espletati nel rispetto del relativo calendario, fermo restando i margini di tolleranza di seguito indicati:
Periodicità degli interventi di manutenzione preventiva e controlli di sicurezza elettrica | Margine temporale per l’esecuzione delle prove rispetto al calendario stabilito [giorni lavorativi] |
Mensile | +- 10 giorni |
Trimestrale e Quadrimestrale | +- 20 giorni |
Semestrale ed Annuale | +- 30 giorni |
Non saranno computati nei margini di tolleranza sopra indicati i periodi di indisponibilità dell’apparecchiatura per motivi operativi connessi all’espletamento delle l’attività dell’Istituto; anche tali periodi dovranno essere tempestivamente registrati nel software di gestione, per il loro computo e successivo scorporo.
Laddove la periodicità degli interventi di manutenzione preventiva dipenda dal numero effettivo di ore di lavoro, così come indicato dal produttore, sarà cura dell’appaltatore richiedere all’Istituto il carico di lavoro effettivo delle apparecchiature ove questa informazione non sia già fornita da contatori interni presenti nei dispositivi; parimenti, l’Istituto sarà tenuto a fornire detta informazione all’appaltatore.
In tal caso la tolleranza ammessa è il 10% del margine temporale previsto, in ore effettive di lavoro, tra un intervento di manutenzione ed il successivo.
7.3 Tempo d’intervento della manutenzione correttiva
L’aggiudicatario del lotto 1 dovrà dare evidenza della prima azione finalizzata alla risoluzione del guasto mediante registrazione nel sistema informatico:
• entro 4 (quattro) ore lavorative per le apparecchiature critiche;
• entro 8 (otto) ore lavorative per le apparecchiature non critiche;
ovvero nei diversi tempi migliorativi presentati in sede di partecipazione alla procedura.
7.4 Percentuale di risoluzione dei guasti
Per risoluzione del guasto s’intende il ripristino della corretta, completa e sicura funzionalità dell’apparecchiatura.
L’appaltatore dovrà garantire, entro i limiti di tempo di seguito indicati, le percentuali di risoluzione guasti, stabilite nella tabella seguente, ovvero le percentuali di risoluzione migliorative presentate in sede di partecipazione alla procedura:
Tipologia di apparecchiatura | Entro due gg lav. dalla segnalazione | Entro sette gg lav. dalla segnalazione | Entro venti gg lav. dalla segnalazione |
apparecchiature critiche | 70% | 80% | 95% |
apparecchiature non critiche | 50% | 70% | 95% |
L’appaltatore dovrà addurre comprovata evidenza documentale per ogni caso in cui non riuscisse a ripristinare il corretto funzionamento dell’apparecchiatura entro i 20 giorni.
Qualora i ritardi suddetti fossero causati da interventi di terzi (per esempio un ritardo nella fornitura del pezzo di ricambio da parte della società costruttrice dell’apparecchiatura ovvero un tempo tecnico di esecuzione dell’intervento di riparazione da parte di personale della costruttrice) l’Istituto si riserva la facoltà di valutare, analizzando la documentazione prodotta dall’appaltatore, se il ritardo è in qualche misura imputabile all’appaltatore.
8. Avvio dell’esecuzione dei servizi
Entro 30 giorni dalla sottoscrizione del contratto, l’appaltatore dovrà attivare i seguenti servizi:
1. manutenzione correttiva;
2. supporto alle prove di accettazione.
Entro 60 giorni dalla sottoscrizione del contratto, l’appaltatore dovrà predisporre e rendere disponibili tutti i restanti servizi inclusi nell’appalto, tra cui in particolare:
• l’inventario tecnico delle apparecchiature;
• i libri macchina di tutte le apparecchiature;
• il calendario annuale degli interventi di manutenzione preventiva programmata, con evidenza delle frequenze di manutenzione;
• il calendario annuale delle verifiche di sicurezza.
Con specifico riferimento all’inventario tecnico, l’appaltatore dovrà procedere alla revisione completa dell'inventario, associando ad ogni apparecchiatura rilevata la relativa classe di onerosità manutentiva e la conseguente percentuale di canone manutentivo. Al fine di associare ogni apparecchiatura alla classe di onerosità manutentiva di cui sopra l’aggiudicatario dovrà fare riferimento a quelle stabilite nella documentazione di gara (elenco di cui agli Allegati 1 e 2 al capitolato).
Il documento così redatto dovrà essere sottoposto alla formale approvazione da parte dell’Istituto e costituirà la base per la revisione periodica del canone di manutenzione.
9.Programmazione dei servizi
Entro 60 giorni dalla stipula contrattuale, l’appaltatore dovrà inserire nel software di gestione:
- il calendario della manutenzione preventiva programmata per il primo anno solare, relativo a tutte le tipologie di apparecchiature oggetto del presente appalto, previamente concordato in contradditorio con l’Istituto;
- il calendario delle verifiche di sicurezza per il primo anno solare, relativo a tutte le tipologie di apparecchiature oggetto del presente appalto, previamente concordato in contradditorio con l’Istituto
Entro il medesimo termine dovrà essere trasmesso all’Istituto il calendario del servizio di formazione.
Per l’intera durata del contratto, nei 60 giorni antecedenti alla scadenza di ciascun anno solare, tutti i calendari sopra indicati dovranno essere riformulati dall’appaltatore con riferimento all’anno solare successivo.
10.Organizzazione dei servizi e logistica
L’appaltatore dovrà individuare ed attrezzare, anteriormente alla stipula contrattuale, a proprio esclusivo onere, spazi adeguati per l’espletamento delle proprie attività (cd. “laboratorio tecnico”). Il laboratorio tecnico dovrà essere collocato in prossimità della sede centrale dell’Istituto, a non più di 15 km di distanza in linea d’aria.
Entro il medesimo termine, l’appaltatore dovrà altresì provvedere all’installazione degli eventuali laboratori tecnici periferici.
Le apparecchiature, potranno essere riparate direttamente nello stesso laboratorio in cui risultano installate, ovvero, ove strettamente necessario, potranno eventualmente essere trasportate presso il laboratorio tecnico dell’appaltatore ed essere riconsegnate, dopo l’intervento, al laboratorio di provenienza, il tutto a cura e spese dell’appaltatore.
In tale ultimo caso, il ritiro della apparecchiatura e la successiva riconsegna dovranno essere documentati con apposito verbale o analogo documento, riportante la data e l’ora esatta delle operazioni, sottoscritto dall’appaltatore e dal Responsabile dell’apparecchiatura.
La data e l’ora esatta di ritiro e riconsegna della apparecchiatura dovranno essere tempestivamente registrate dall’aggiudicatario di ciascun lotto nel software gestionale.
Al fine di garantire la massima tempestività negli interventi manutentivi e limitare il più possibile temporanee sostituzioni e/o avvicendamenti di apparecchiature, l’aggiudicataria dovrà dotarsi di un adeguato magazzino di parti di ricambio presso il laboratorio tecnico.
11.Personale dell’appaltatore
Il personale che l’operatore economico intende mettere a disposizione per l’espletamento dei servizi oggetto dell’appalto deve consentire il rispetto dei tempi di risposta richiesti dal presente capitolato e di quelli migliorativi eventualmente offerti dall’operatore economico stesso in sede di partecipazione alla procedura, anche per far fronte adeguatamente alle evenienze legate ai casi di assenza per malattia, ferie od altro.
In ogni caso il personale dell’appaltatore dovrà rispettare l’organico minimo stabilito, quale requisito di partecipazione alla procedura, nel relativo articolo del disciplinare di gara.
L’appaltatore impiegherà solo personale qualificato, di sicura moralità, che sarà tenuto ad osservare tutte le norme e disposizioni generali e disciplinari in vigore presso le strutture dell’Istituto. Eventuali cambiamenti di personale che si rendessero necessari nel corso dell’esecuzione del contratto dovranno essere segnalati tempestivamente per iscritto all’Istituto.
Per il lotto 2, in particolare, l’appaltatore dovrà tassativamente Impiegare esclusivamente personale che:
• abbia seguito e superato la formazione specifica che sarà erogata a cura e spese dell’Istituto e relativa all’attività in ambiente a bio contenimento di livello 3;
• abbia superato con esito positivo la visita medica di idoneità che sarà effettuata dal Medico Competente dell’Istituto, a cura e spese dell’Istituto stesso;
• abbia accettato di seguire tutte le regole di comportamento previste dall’Istituto per l’accesso ai locali a bio contenimento: in particolare, modalità di accesso ed uscita, istruzioni di quarantena;
• utilizzare esclusivamente attrezzature di lavoro che saranno tassativamente sottoposte a cura e spese dell’Istituto a decontaminazione mediante vapori di perossido d’idrogeno, in occasione di ogni uscita dalla zona a bio contenimento.
Il Direttore Tecnico dell’appaltatore è deputato al controllo del regolare svolgimento delle attività da parte del restante personale dell’appaltatore e costituirà l’interfaccia unica con il DEC e gli eventuali assistenti.
L’ IZSVe si riserva la facoltà di richiedere, in qualsiasi momento, dietro motivazione scritta, la sostituzione del personale di cui si avvarrà l’appaltatore.
12.Dotazione strumentale
Per l’esecuzione del contratto l’appaltatore dovrà mettere a disposizione adeguate risorse strumentali e tecnologiche, in conformità a quanto indicato in sede di offerta tecnica.
13.Orario del servizio
L’appaltatore dovrà garantire un servizio continuato dal Lunedì al Venerdì per le 52 settimane annue, escluse le festività ufficiali, con orario dalle ore 8,30 alle ore 17,30. Eventuali variazioni di orario dovranno essere concordate con l’Istituto.
Non saranno normalmente richiesti interventi fuori orario lavorativo, ma devono essere ricevute le richieste effettuate anche nei giorni prefestivi e festivi, per gestirne l’eventuale urgenza.
Il Direttore Tecnico dovrà garantire una presenza costante per l’intera durata dell’orario di servizio almeno tre giorni alla settimana, durante il primo anno, e almeno due giorni successivamente in giornate che saranno concordate con l’Istituto.
14.Gestione delle chiamate
Le richieste d’intervento saranno formulate a cura del Responsabile dell’apparecchiatura o altra persona da esso incaricata, per via informatica tramite accesso al software gestionale o in alternativa a mezzo telefono o fax, e dovranno essere rese visibili attraverso il sistema informatico offerto sia al centro di assistenza tecnica dell’aggiudicataria, sia all’Istituto.
L’aggiudicataria dovrà a tale scopo predisporre un idoneo centro di ricezione delle richieste di intervento per la gestione di tutte le richieste di intervento. L’aggiudicataria pertanto dovrà, con oneri a proprio carico, dotare il centro ricezione chiamate delle attrezzature e dei materiali necessari per l’espletamento di tale attività.
15.Sistema di gestione della qualità della commessa
Per quanto attiene l’interazione tra i servizi oggetto dell’appalto e il Sistema di Qualità dell’Istituto l’appaltatore, nello svolgimento del servizio, dovrà mettere in atto un Sistema di Gestione della Qualità conforme allo standard ISO 9001: 2015.
Allegati al capitolato tecnico: