CONVENZIONE TRA L'AZIENDA USL DI MODENA E
CONVENZIONE TRA L'AZIENDA USL DI MODENA E
L’ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO PORTA APERTA
PER L’ASSITENZA SANITARIA A CATEGORIE FRAGILI PRESENTI NEL TERRITORIO IN APPLICAZIONE DELLA D.G.R. 965/2018
L'Azienda USL di Modena (di seguito denominata Azienda) con sede legale in Via San Xxxxxxxx del Cantone, 23 - Codice Fiscale e Partita Iva 02241850367, rappresentata dal Direttore Generale Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, nominato con Delibera di Giunta Regionale n. 736 del 13/05/2019 nato a Cologno Monzese (MI) il 26/12/1954 e domiciliato per la carica presso la sede dell’Azienda;
E
L’Associazione di volontariato Porta Aperta (di seguito denominata Associazione) con sede in Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxx 000, Codice Fiscale 94049510368, rappresentata dal Sig. Xxxxxxx Xxxxxxx, nato a Mo- dena il 19/10/1957 e domiciliato per la carica presso la sede dell'Associazione, il quale interviene ed agisce nel presente atto nella sua veste di legale rappresentante dell’Associazione;
PREMESSO CHE
• le Associazioni di Volontariato possono accedere al convenzionamento con le strutture pubbliche secondo quanto previsto dal Decreto Legislativo n. 117 del 3 luglio 2017, Codice del Terzo Settore;
• l'Associazione sopra indicata ha presentato richiesta di convenzionamento con I' Azienda per lo svolgi- mento della seguente attività: assistenza sanitaria a categorie fragili presenti nel territorio secondo quanto previsto dalla D.G.R. 965/2018;
• l'Azienda, previa verifica del possesso da parte della Associazione in questione dei requisiti prescritti dal
D. Lgs.117/17 e degli art. 13 e 14 della L. R. n. 12/2005, ha individuato l’Associazione di volontariato Porta Aperta per la stipula della Convenzione richiesta;
• con deliberazione di Giunta Regionale n. 965 del 25/06/2018 sono state fornite indicazioni in merito agli accordi tra associazioni o organizzazioni di volontariato e/o enti del Terzo Settore presenti sul territorio finalizzati all'assistenza sanitaria a categorie fragili.
Tutto ciò premesso si conviene e si stipula quanto segue:
Art. 1 - Premessa
Le premesse formano parte integrante e sostanziale della presente Convenzione. La stipula della presente Convenzione impegna l'Associazione all'osservanza delle norme previste dal Codice del Terzo Settore relative alle Associazioni di Volontariato.
Art. 2 - Oggetto
Le parti intendono garantire, come indicato nella DGR 965/2018, attraverso il coordinato esercizio delle ri- spettive competenze, la più efficace e tempestiva erogazione in favore di pazienti comunitari (ENI), extraco- munitari (STP e PSU), cittadini italiani privi di assistenza sanitaria in attesa del percorso di regolarizzazione secondo la DGR n.2279 del 27/12/2021, le prestazioni sanitarie e/o ambulatoriali di cui hanno necessità. L’Azienda USL di Modena e l’Associazione collaborano al fine di garantire alla popolazione che entra in con- tatto con l’Associazione la fruizione dell’assistenza ad essa dovuta ai sensi della normativa vigente, facili- tando, supportando e sostenendo l’accesso alla rete dei servizi sanitari e socio- sanitari offerti dall’Azienda USL di Modena alla popolazione citata.
L'Associazione si impegna a svolgere nell’area sanitaria situata presso la propria sede in Xxxxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxx 000 le seguenti attività:
• erogazione di un servizio di assistenza medica di base, comprensiva di prestazioni di primo intervento sanitario;
• presa in carico per permettere la continuità di cura e l’accesso alle prestazioni del Servizio Sanitario Re- gionale e ai percorsi sanitari dell’Azienda USL di Modena. Questa attività comprende:
a. attività di informazione in merito alla rete di servizi sanitari garantiti dall’Azienda USL di Modena, finalizzata alla conoscenza di tutte le opportunità di cura fornite dal sistema pubblico ai sensi di legge;
b. attività di orientamento finalizzata a rendere possibile la fruizione dei servizi sanitari garantiti dall’Azienda (supporto e orientamento per l’iscrizione al Servizio Sanitario Nazionale se ed in quanto dovuta, per il rilascio dei tesserini STP, ENI, per la scelta-revoca del medico, ecc.);
c. attività di supporto nella fruizione dei servizi sanitari offerti dall’Azienda (Pronto Soccorso, accesso tramite prenotazione presso il CUP a visite e a prestazioni specialistiche ambulatoriali e ospedaliere, ecc.), mediante presa di contatto diretta con i servizi citati;
• grazie all’intervento di educatori e mediatori linguistici dell’area sociale di Porta Aperta e dello sportello di Avvocato di Strada operante presso la sede dell’Associazione, approfondimento della condizione com- plessiva di difficoltà delle persone che si rivolgono all’area sanitaria e orientamento e accompagnamento ai servizi istituzionali sociali e sanitari di presa in carico (Servizi Sociali territoriali, Centro Stranieri, Ser.D. CSM);
• in collaborazione con il DSP secondo i protocolli definiti dall’Azienda USL di Modena, attività di preven- zione, diagnosi e cura di malattie infettive;
• in collaborazione con il DSP secondo i protocolli definiti dall’Azienda USL di Modena, attività di vaccina- zione e esecuzione di tamponi;
• attività di promozione e educazione alla salute, in particolare su corretta alimentazione e stili di vita;
• erogazione di cure odontoiatriche rivolte in favore di pazienti comunitari (ENI), extracomunitari (STP e PSU) e cittadini italiani privi di assistenza sanitaria in attesa del percorso di regolarizzazione secondo la DGR n.2279 del 27/12/2021 limitatamente all’urgenza infettiva o algica dell’elemento dentale e alla indi- viduazione di lesione precancerose e oncologiche come da allegato A2 dei Lea nazionali evitando la rea- lizzazione di un piano terapeutico odontoiatrico, che invece prevede una serie di cure odontoiatriche di conservativa, protesica e quanto altro, percorso già definito presso il SSR;
• attività di monitoraggio epidemiologico che comprende:
a. precoce rilevazione del bisogno sanitario e sociale della popolazione che accede alla sede dell'Associa- zione per porre il sistema pubblico a conoscenza dei bisogni e delle problematiche di natura sanitaria attinenti alla popolazione di che trattasi in un’ottica di miglioramento qualitativo dei servizi pubblici a tutela della salute privata e pubblica;
b. collaborazione con l’Azienda USL di Modena in merito alle caratteristiche del bisogno rilevato dal punto di vista sanitario (patologie emergenti; patologie a carattere urgente ed essenziale rilevate in via pre- valente, ecc.), al fine di facilitare l’Azienda USL di Modena nella programmazione ed organizzazione di servizi di cura, prevenzione e tutela della salute pubblica di propria competenza.
Queste azioni sono svolte in proprio, come attività complementare e non sostitutiva dei servizi di competenza dell’Azienda USL di Modena anche in collaborazione con i professionisti dell’Azienda USL di Modena di volta in volta identificati.
Il servizio si svolge presso gli ambulatori di Xxxxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxx 000 tutte le settimane dell’anno, dal lunedì al venerdì, dalle ore 9.00 alle ore 12.00.
La Azienda USL di Modena organizzerà con l’Associazione incontri periodici per la verifica dell’attività svolte e l’aggiornamento sui percorsi assistenziali, sulle procedure aziendali attinenti, sulle modifiche normative inerenti all’accesso alle prestazioni sanitarie oggetto della presente convenzione.
L’Associazione, con DGR n. 6700 del 12/04/2019, è stata nominata tra i componenti del gruppo di lavoro regionale costituito dai rappresentanti delle Associazioni o Organizzazioni di Volontariato e/o Onlus presenti sui vari territori della Regione che hanno stipulato accordi con le Aziende Sanitarie presenti nei loro territori, le Aziende Sanitarie e la Regione Xxxxxx-Romagna: tale gruppo di lavoro regionale ha il fine di monitorare l’applicazione della DGR n. 965 del 25/06/2018 in ambito aziendale, nonché di individuare eventuali azioni migliorative.
Nell’ambito del lavoro di questo gruppo regionale verranno individuate, fra le altre cose, le modalità di ge- stione della cartella clinica degli ambulatori, anche in collegamento con il percorso del Progetto Sole.
Inoltre, le parti si impegnano a svolgere, un percorso di approfondimento attorno ai seguenti ambiti di attività che potrebbero integrare la presente convenzione:
• la partecipazione da parte dei medici volontari dell’Associazione all’équipe dimettendi operante negli Isti- tuti di pena del territorio e il loro contributo al Servizio di Medicina penitenziaria dell’Azienda USL di Mo- dena;
• la possibilità di attivare ambulatori dedicati al target di riferimento all’interno delle Case della Comunità nell’ambito di una programmazione distrettuale, in modo da evitare ai pazienti spostamenti verso la città capoluogo e per poterli curare vicino ai luoghi in cui vivono;
• collaborazione ai percorsi di dimissione protetta dall’ospedale, anche per percorsi di cure palliative in collaborazione con i PUASS e i servizi infermieristici domiciliari dell’Azienda USL di Modena.
L’Azienda USL di Modena, mediante il proprio Dipartimento Farmaceutico, garantisce una fornitura di farmaci di pronto impiego e materiale di facile consumo in ambulatorio (comprendente il materiale di consumo odon- toiatrico, previa la definizione di un elenco tipo quali-quantitativo rapportato al fabbisogno) , i presidi sanitari di igiene e profilassi necessari all’attuazione di misure per prevenire il contagio di malattie trasmissibili, il materiale per medicazione e quanto altro necessario all’attuazione delle misure di cui qui sopra, con gestione del trasporto e ritiro del materiale a carico dell'Associazione e sulla base del Prontuario Terapeutico Provin- ciale disponibile nel sito della scrivente Azienda USL di Modena xxx.xxxx.xx.xx a cui fare riferimento per l’approvvigionamento dei farmaci secondo le modalità già in essere.
Si estende la possibilità di accedere a tale Prontuario nella sua completezza, con la sola esclusione dei medi- cinali classificati “H/OSP” (ad esclusivo uso ospedaliero). L’Azienda USL di Modena riconosce che l’espres- sione “garanzia di fornitura dei farmaci” comprende anche il rispetto dei tempi di erogazione, concordati con atto formale sottoscritto a parte fra i due referenti e considerato parte integrante della presente conven- zione.
L’Azienda in nome e per conto della quale sono erogate le prestazioni sanitarie si farà carico, altresì, della gestione dei rifiuti pericolosi a rischio infettivo (codice EER 18.01.03*) prodotti nel corso di tali prestazioni; l’Associazione, a sua volta, si impegna a gestire tali rifiuti seguendo le istruzioni ricevute dall’Azienda.
Al fine di garantire lo svolgimento dell'attività di Volontariato in modo continuativo, l'Associazione si impegna a mettere a disposizione un numero di Volontari adeguato a garantire con continuità le attività previste dalla presente Convenzione.
Nei limiti previsti dalla legge l'Associazione potrà avvalersi di propri lavoratori dipendenti/autonomi.
In nessun caso le suddette prestazioni possono configurare rapporti di dipendenza o di subordinazione con- trattuale o di lavoro autonomo con l'Azienda.
L’Associazione garantisce che i volontari inseriti nelle attività oggetto della presente convenzione siano in possesso delle necessarie cognizioni tecniche e pratiche e delle abilitazioni professionali per il ruolo di me- dico-chirurgo e per le altre figure non mediche necessarie allo svolgimento del servizio.
L’utilizzo e la corretta manutenzione delle apparecchiature tecnico-sanitarie in dotazione e di proprietà dell’Associazione presenti al momento della firma della presente convenzione sono in capo alla stessa.
Rispetto all’attivazione dell’ambulatorio odontoiatrico l’Associazione si impegna ad acquisire tutte le auto- rizzazioni sanitarie necessarie al corretto funzionamento e a comunicare la data di attivazione e a fornire copia delle relative autorizzazioni.
Come previsto dalla DGR 965/2018, ai fini di garantire l’assistenza sanitaria, i medici operanti nell’ambito dell’Associazione sono ammessi all’utilizzo del Ricettario SSN, per la prescrizione di prestazioni di specialistica ambulatoriale e farmaci (erogati esclusivamente presso le farmacie ospedaliere); tale utilizzo è limitato alla prescrizione in favore di soggetti comunitari (ENI), extracomunitari (STP e PSU) e italiani indigenti che non hanno l’assegnazione del medico di medicina generale e in attesa di regolarizzazione secondo la DGR n.2279 del 27/12/2021;
Gli uffici preposti dell’Azienda USL di Modena rilasciano il tesserino STP allo straniero che si presenta diret- tamente, dichiarando, anche in assenza di documenti, le proprie generalità: nome, cognome, sesso, data di nascita, nazionalità.
Come previsto dalla nota regionale n. 319535 del 2.04.2019, per i cittadini che presentano dichiarazione di indigenza (mediante la compilazione di apposito modulo) l’operatore AUSL procede alla registrazione della stessa nell’Anagrafe Regionale Assistiti (ARA) e solo in questo caso i cittadini STP possono usufruire di pre- stazioni sanitarie in regime SSN a fronte dell’eventuale pagamento del ticket a parità di condizioni con il cittadino italiano.
L’Associazione, per le prestazioni specialistiche che non può prestare direttamente a favore di stranieri non in regola e già in possesso del tesserino STP, provvede alla prenotazione delle prestazioni sanitarie da erogare presso le strutture. A questo scopo l’Azienda Usl di Modena, attraverso il Dipartimento Cure Primarie, forni- sce all’Associazione il ricettario del SSN.
Il ricettario può essere utilizzato, per cure urgenti e comunque essenziali, ancorché continuative per xxxxxx- xxxx:
a. prescrizione di prestazioni sanitarie,
b. esami clinici strumentali,
c. visite specialistiche,
d. farmaci.
Sono urgenti le cure che non possono essere differite senza pericolo di vita o danno per la salute della per- sona. Sono essenziali le prestazioni sanitarie, diagnostiche e terapeutiche, relative a patologie non pericolose nell’immediato e nel breve termine, ma che nel tempo potrebbero determinare maggiore danno alla salute o rischi per la vita.
Sulla ricetta va indicato il codice STP, il quesito diagnostico e la precisazione che si tratta di cure urgenti ed essenziali ai sensi dell'art 35 comma 3 L.286/98; oltre al timbro del medico prescrivente e al timbro identifi- cativo della struttura.
La normativa in materia di esenzione dalla compartecipazione alla spesa sanitaria (ticket), tra cui è specificata quella in materia di stranieri, è consultabile al sito xxxx://xxxxxx.xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxxxxxx/xxx- ket-esenzioni/esenzioni.
Il ricettario è nominativo e viene consegnato al medico dell’Associazione che lo ritira personalmente presso l’ufficio competente. L’Associazione si impegna a fornire al referente del Dipartimento di Cure Primarie su apposito modulo, all’inizio di ogni anno, l’elenco dei medici volontari che prestano servizio in base alla pre- sente convenzione.
L’Associazione si impegna altresì a comunicare tempestivamente, con apposita comunicazione scritta, il no- minativo di nuovi medici prescrittori da inserire in Anagrafe Regionale dei medici Prescrittori (ARMP) e il nominativo dei medici prescrittori che abbiano cessato l’attività e che sono tenuti alla restituzione del ricet- tario.
Art. 3 - Modalità di coordinamento
I referenti, per la gestione delle attività sono: per l'Associazione il xxxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx e il xxxx. Xxxxxxx Xxxxxx e per l'Azienda .
All'inizio delle attività i referenti concordano le modalità e i tempi per lo svolgimento dell’attività oggetto della presente Convenzione, predispongono il programma operativo e, per la durata della Convenzione, coor- dinano, per quanto di competenza, le attività oggetto della presente Convenzione, ai sensi dell'art. 6, comma 2, della L.R. n. 12/2005.
I referenti dell’Associazione si impegnano a dare immediata comunicazione al referente dell’Azienda, delle interruzioni che, per giustificato motivo, dovessero intervenire nello svolgimento delle attività, nonché a co- municare ogni informazione utile e necessaria al monitoraggio delle attività.
Analogamente, il referente dell’Azienda è tenuto a comunicare immediatamente all’Associazione ogni evento che possa incidere sulle attività, sui contenuti nonché sulla validità della presente convenzione.
I referenti sopra indicati vigilano sullo svolgimento delle attività, avendo cura di verificare che gli operatori rispettino i diritti, la dignità e le opzioni degli utenti e dei fruitori delle attività stesse e che queste ultime vengano svolte con modalità tecnicamente corrette e nel rispetto delle normative specifiche del settore.
Art. 4 - Tutela dei Volontari
L'Associazione garantisce la tutela della salute e della sicurezza dei Volontari / propri operatori ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli articoli 3, comma 12-bis e art. 21 del D. Lgs. N. 81/2008. In particolare, si impegna a garantire:
a. l'utilizzo di attrezzature di lavoro (eventuali) e personali idonee e rispondenti ai requisiti minimi previsti dalla legislazione vigente;
b. la possibilità di beneficiare di corsi di formazione specifici.
Art. 5 - Oneri a carico dell'Azienda USL di Modena
L'Azienda si impegna a rimborsare all'Associazione le spese per lo svolgimento dell'attività oggetto della pre- sente Convenzione, previa presentazione di apposita documentazione giustificativa, con cadenza trimestrale. Il rimborso avverrà, a norma di legge, entro i successivi sessanta giorni dalla presentazione delle relative note.
Sono ammesse a rimborso le spese correlate alle attività di cui alla presente convenzione, specificatamente:
a. oneri relativi alla copertura assicurativa sostenuti dall’Associazione per la parte riguardante l’attività oggetto della convenzione;
b. spese per il materiale informatico e per la gestione e la manutenzione di archivio informatizzato utenti;
c. cancelleria di uso corrente per l'attività della reception e degli ambulatori;
d. spese sostenute per la partecipazione e l’organizzazione di incontri di formazione per il
e. personale volontario e/o seminari o convegni di carattere medico-scientifico;
f. materiale necessario per la tutela e la prevenzione nell’ambito della salute della donna e della sua vita riproduttiva;
g. spese correnti per la gestione dei locali adibiti alle attività in convenzione: riscaldamento,
pulizie, sanificazioni, manutenzione, riparazioni, tinteggiature, energia elettrica, acqua e telefono;
h. spese per riparazione e manutenzione delle attrezzature di laboratorio ed ambulatorio, di proprietà dell’Associazione;
i. spese per dispositivi e adempimenti richiesti dalle normative sulla sicurezza;
j. spese di trasporto dei volontari;
k. altre spese direttamente riferite alle attività in convenzione, quali, ad esempio, per attività infermie- ristica, per mediazione culturale/interpretariato, per ascolto e orientamento ai servizi socio-sanitari della rete territoriale.
Oltre alle spese sopra elencate, ammesse al rimborso solo se documentate, l’Azienda USL di Modena ricono- sce, entro i limiti del 10% del contributo massimo sotto menzionato, il rimborso delle spese generali di fun- zionamento dell’Associazione, per la parte imputabile alla convenzione. Tali spese verranno rimborsate, an- che se non oggettivamente documentabili, su presentazione di apposita dichiarazione firmata dal presidente, che se ne assume la piena responsabilità.
L’Azienda USL di Modena si impegna a riconoscere all’Associazione un rimborso fino ad un massimo di Euro
40.000 per ogni anno di attività, durante il periodo di validità della presente convenzione, nei limiti e su presentazione di apposita documentazione giustificativa.
Art. 6 - Rendicontazione dell'attività
L’Associazione si impegna a redigere una relazione annuale dell’attività svolta, accompagnata da una scheda di rilevamento annuale dell’utenza seguita che contenga gli elementi utili alla valutazione dei bisogni dei pazienti e all’implementazione di strumenti di miglioramento dei servizi e dello stato di salute.
Art. 7 - Formazione
L'Associazione convenzionata provvede in modo autonomo alla formazione dei Volontari/propri operatori designati a prestare la propria attività nell’ambito della presente convenzione. L’Azienda USL di Modena si impegna a comunicare i corsi di formazione organizzati dall’Azienda stessa in materie di comune interesse ai quali gli operatori dell’Associazione potranno partecipare. L’Associazione è tenuta ad assicurare che i volon- tari partecipino ad iniziative formative.
Art. 8 - Copertura e oneri assicurativi
L'Associazione garantisce la presenza di copertura assicurativa per la responsabilità civile verso i terzi, per gli infortuni e le malattie professionali terzi, stipulata a favore dei Volontari/propri collaboratori operanti nell’ambito della presente convenzione. Copia di tale documentazione deve essere prodotta alla Azienda USL di Modena.
L'Azienda, a seguito della presentazione della documentazione giustificativa, si impegna a rimborsare all'As- sociazione il costo di tali coperture.
L’Associazione esonera l’Azienda USL di Modena da qualsiasi responsabilità civile verso i terzi, per danni e malattie professionali derivanti dallo svolgimento delle attività in convenzione.
Art. 9 - Risoluzione del rapporto convenzionale
Il rapporto convenzionale si risolve nei seguenti casi:
a. gravi inadempienze ad obblighi nascenti dalla Convenzione e in essa specificamente individuati;
b. venir meno del vincolo fiduciario circa il corretto assolvimento dei propri compiti solidaristici da parte dell'Associazione.
Art. 10 – Clausola risolutiva espressa
La Convenzione viene risolta di diritto se nel corso della sua durata l'Associazione, per qualsivoglia motivo, venga cancellata dai registri Regionali o vengano meno i requisiti previsti dalla normativa in materia di ONLUS (e successive modifiche ed integrazioni).
Art. 11 - Controlli dell'Azienda
L'Azienda, mediante i propri Servizi, si riserva di verificare lo svolgimento del servizio oggetto della Conven- zione in modo regolare e continuativo, nonché la qualità dello stesso, nelle modalità che verranno ritenute idonee.
Art. 12 - Disposizioni in materia di tutela dei dati personali e Codice di Comportamento
L'Azienda e l'Associazione garantiscono reciprocamente l'osservanza di quanto sancito dal D. Lgs. N. 196/2003 (Codice Privacy) e ss.mm.ii. e dal Regolamento EU 679/2016.
I Volontari che prestano la propria opera all'interno delle strutture dell'Azienda sono designati dall'Associa- zione di appartenenza quali incaricati del trattamento dei dati e operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile, se individuato, attenendosi alle istruzioni loro impartite. In ogni caso l'Associazione è direttamente responsabile dei danni cagionati ad altri in conseguenza di un illecito trattamento di dati per- sonali imputabile a suoi associati, dipendenti o collaboratori.
L’Associazione dovrà attenersi personalmente e tramite i suoi volontari agli obblighi di condotta, per quanto compatibili, previsti dal Codice di Comportamento dei dipendenti pubblici approvato con DPR 62/2013 e dal Codice di Comportamento dell’Azienda USL di Modena adottato con deliberazione n. 143 del 29/05/2021 disponibili sul sito xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxx/xx/xxxxx/XxxxxXXXX.xxx/X/XX/XXXxxxxx/00000 che l’Asso- ciazione dichiara di conoscere ed accettare con la sottoscrizione della presente convenzione.
Art. 13 - Durata Convenzione e registrazione
La presente Convenzione ha una durata dal 01/02/2022 al 31.12.2024. Ricorrendone le condizioni, alla sca- denza la Convenzione potrà essere rinnovata per un ulteriore anno, su espressa richiesta scritta dell’ETS, previa adozione di un formale provvedimento da parte dell’Azienda. È escluso il tacito rinnovo della Conven- zione scaduta.
La presente Convenzione è esente dall'imposta di bollo e di registro ai sensi dell'art. 82 comma 5 del D.Lgs 117/17.
Art. 14 - Recesso
Le parti hanno facoltà di recedere dalla presente Convenzione, con preavviso di trenta giorni da comunicare a mezzo PEC a firma dei sottoscrittori della presente Convenzione.
Art. 15 - Controversie
Per le controversie che dovessero insorgere tra le parti in ordine all'applicazione della presente Convenzione, non risolvibili in xxx xxxxxxx, x competente il Foro esclusivo di Modena.
Art. 16 – Norma finale
Per quanto non previsto dalla presente Convenzione, si osservano le norme, statali e regionali, vigenti in materia.
Il presente atto, formato da n.7 pagine, viene letto dalle parti e sottoscritto in calce e a margine in segno di conferma e accettazione.
L’AZIENDA USL DI MODENA L’ASSOCIAZIONE
Il Direttore Generale o suo delegato Il Legale Rappresentante
Luogo e Data
Il Direttore Generale
ATTO DI DESIGNAZIONE A RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Art. 28, Regolamento (UE) 2016/679 - GDPR
Considerato che:
• con Deliberazione del Direttore Generale …................ n. ….... del , nell’ambito
del percorso di co-progettazione tra l’Azienda USL di Modena e gli enti del Terzo settore iscritti all’Elenco di cui alla Delibera n. 199 del 16/06/2021 è stata stipulata tra l’Azienda Usl di Modena e l’Associazione PORTA APERTA per l’assistenza sanitaria a categorie fragili presenti nel territorio della DGR 965/2018;
• nella esecuzione del suddetto rapporto convenzionale e nel compimento degli atti conseguenti, la suddetta Associazione PORTA APERTA compie necessariamente operazioni di trattamento di dati personali per conto della Azienda USL di Modena/Titolare del trattamento; l'ambito del trattamento e i dati che ne sono oggetto sono meglio specificati nell'Allegato 1 al presente Atto “Descrizione del
trattamento”;
• il Regolamento Generale (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali (di seguito anche GDPR o Regolamento), definitivamente applicabile in Italia dal 25 maggio 2018, dispone all’art.28 par. 1 che qualora un trattamento debba essere effettuato per conto del Titolare, quest'ultimo ricorre unicamente a responsabili del trattamento che garantiscano la adozione di misure tecniche ed organizzative
adeguate, in modo tale che il trattamento sia conforme alla normativa in materia di protezione dati e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato;
• per l’ambito di attribuzioni, funzioni e competenze conferite, l’Associazione PORTA APERTA possiede i requisiti di esperienza, capacità e affidabilità idonei a garantire il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza;
• I trattamenti da parte di un responsabile del trattamento devono essere disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico a norma del diritto dell'Unione o degli Stati membri, che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli gli elementi elencati all'articolo 28, paragrafi 3 e 4,
del regolamento (UE) 2016/679.
Tutto ciò premesso, al fine di provvedere alla corretta gestione degli adempimenti previsti dal GDPR, tra le parti si conviene e si stipula quanto segue
Designazione del Responsabile del trattamento
Con il presente Atto il Direttore Generale, legale rappresentante della Azienda USL di Modena /Titolare del trattamento nomina l’Associazione PORTA APERTA/ Responsabile del trattamento dei dati personali, per quanto sia necessario alla corretta esecuzione del rapporto convenzionale indicato in premessa.
Obblighi e compiti del Responsabile del trattamento
L’Associazione PORTA APERTA/Responsabile del trattamento tratta i dati personali per conto del Titolare del trattamento solo ed esclusivamente ai fini della esecuzione dei servizi oggetto del contratto/convenzione, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, nonché delle istruzioni impartite dal Titolare nel presente Atto o in atti successivi.
Ogni trattamento di dati personali da parte del Responsabile del trattamento deve avvenire nel rispetto dei principi, dei limiti e delle modalità di cui all’art. 5 del GDPR.
Il Responsabile del trattamento, operando nell’ambito dei suddetti principi, deve attenersi ai seguenti compiti, con riferimento rispettivamente a:
persone preposte allo svolgimento di operazioni di trattamento sui dati personali:
sotto la propria responsabilità e nell'ambito del proprio assetto organizzativo, designa espressamente e per iscritto i dipendenti e i collaboratori autorizzati/incaricati allo svolgimento di operazioni di trattamento sui dati personali oggetto del contratto, attribuendo loro specifici compiti e funzioni ed impartendo adeguate informazioni ed istruzioni;
Al fine di garantire un trattamento corretto, lecito e sicuro si adopera per rendere effettive le suddette istruzioni, curando la formazione di tali soggetti - sia in tema di protezione dei dati personali che, ove occorra, di sicurezza informatica - vigilando sul loro operato, vincolandoli alla riservatezza su tutte le informazioni acquisite nello svolgimento delle loro attività, anche successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro/collaborazione con la Ditta stessa;
comunica al Titolare del trattamento, su specifica richiesta l'elenco aggiornato dei dipendenti/collaboratori autorizzati al trattamento, nonché qualsiasi variazione dei profili autorizzativi concessi a tali persone per motivi di sicurezza;
registro delle attività di trattamento:
ove ne sia tenuto, identifica e censisce i trattamenti di dati personali, le banche dati e gli archivi gestiti con supporti informatici e/o cartacei necessari all’espletamento delle attività oggetto della convenzione al fine di predisporre il registro delle attività di trattamento svolte per conto della Azienda USL di Modena/Titolare da esibire in caso di ispezione della Autorità Garante e contenente almeno le seguenti informazioni:
• il nome e i dati di contatto del Responsabile, del Titolare del trattamento per conto del quale il Responsabile agisce e, ove applicabile, del Responsabile della protezione dei dati;
• le categorie dei trattamenti effettuati per conto del Titolare;
• se del caso, i trasferimenti di dati personali verso paesi terzi, compresa l'identificazione del
paese terzo e la relativa documentazione di garanzia;
• la descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative applicate a
protezione dei dati;
obblighi di sicurezza:
• adotta le misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere la sicurezza, la riservatezza e l'integrità dei dati personali tenendo conto dei rischi di varia probabilità e gravità (di distruzione o perdita, di modifica, di divulgazione non autorizzata o di accesso accidentale o illegale a dati
trasmessi, conservati o comunque trattati), dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento;
• definisce una politica di sicurezza per assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e servizi afferenti il trattamento dei dati; le modalità per garantire tali livelli di sicurezza dovranno essere comunicate al Titolare nel caso di esplicita richiesta;
• si impegna ad utilizzare strumenti, applicazioni e/o servizi che rispettino i principi di protezione dei dati personali fin dalla progettazione (privacy by design) e per impostazione predefinita (privacy by default).
• assicura la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso ai dati in caso di
incidente fisico o tecnico;
• definisce una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure
tecniche ed organizzative applicate;
• ulteriori misure di sicurezza sono individuate in relazione allo specifico trattamento di dati da parte del fornitore.
“Data Breach”:
comunica al Titolare del trattamento, senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza - e comunque entro 24 ore - qualsiasi evento che possa comportare una violazione, anche accidentale, dei dati personali oggetto di trattamento, fornendo tutte le informazioni disponibili sull’evento e prestando la necessaria collaborazione al Titolare in relazione all'adempimento degli obblighi sullo stesso gravanti di notifica delle suddette violazioni alla Autorità Xxxxxxx e/o di comunicazione delle stesse agli interessati; a tal fine il Responsabile porrà in essere per quanto compatibile con il contesto e la natura della violazione, la procedura predisposta dal Titolare del trattamento, prendendone visione nella sezione Privacy del sito internet della Azienda: xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxxxxx.
valutazione di impatto:
fornisce tutte le informazioni e tutti gli elementi utili al Titolare per la effettuazione, da parte di quest'ultimo, della valutazione di impatto sulla protezione dei dati, nonché della eventuale consultazione preventiva alla Autorità Garante ai sensi degli artt. 35 e 36 del GDPR;
amministratori di sistema (se necessario in base al fornitore che si sta nominando):
conformemente al Provvedimento della Autorità Garante del 27 novembre 2008 e sim, in tema di amministratori di sistema, si impegna a:
• designare quali amministratori di sistema le figure professionali dedicate alla gestione e alla manutenzione di impianti di elaborazione o di loro componenti con cui vengono effettuati trattamenti di dati personali;
• predisporre e conservare l’elenco contenente gli estremi identificativi delle persone fisiche qualificate
quali amministratori di sistema e le funzioni ad essi attribuite;
• comunicare periodicamente al Titolare l’elenco aggiornato degli amministratori di sistema;
• verificare annualmente l'operato degli amministratori di sistema, informando il Titolare circa le
risultanze di tale verifica;
• mantenere i file di log previsti in conformità a quanto previsto nel suddetto Provvedimento.
istanze degli interessati:
• collabora con il Titolare per fornire tempestivamente tutte le informazioni necessarie e/o i documenti utili al fine di soddisfare l'obbligo del Titolare del trattamento di dare seguito alle richieste degli interessati di cui al Capo III del GDPR (ad es.: esercizio dei diritti di accesso, rettifica, limitazione,
opposizione al trattamento dei dati);
• collabora con il Data Protection Officer (DPO) del Titolare del trattamento, provvedendo a fornire ogni informazione dal medesimo richiesta;
• solo qualora il trattamento dei dati personali oggetto della convenzione comporti la raccolta di dati personali da parte del Responsabile del trattamento, questi provvede al rilascio della relativa informativa ai soggetti interessati; inoltre, solo qualora tale raccolta di dati personali avvenga in luoghi
ad accesso pubblico, il Responsabile del trattamento provvede ad affiggere in tali luoghi i cartelli contenenti l’informativa, con la precisazione che l'informazione resa attraverso la cartellonistica integra, ma non sostituisce l'obbligo di informativa in forma orale o scritta.
• provvede ad informare immediatamente il Titolare del trattamento di ogni richiesta, ordine ovvero attività di controllo da parte dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o dell’Autorità Giudiziaria e coadiuva il Titolare stesso nella difesa in caso di procedimenti dinanzi alle suddette
Autorità che riguardino il trattamento dei dati oggetto della convenzione;
ulteriori obblighi:
• mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui alla normativa in materia di protezione dei dati personali e/o delle istruzioni del Titolare di cui al presente Atto di designazione e consente al Titolare del trattamento l’esercizio del potere di controllo e ispezione, prestando ogni ragionevole collaborazione alle attività di audit effettuate dal Titolare stesso o
da un altro soggetto da questi incaricato o autorizzato, con lo scopo di controllare l’adempimento degli obblighi e delle istruzioni di cui al presente atto. Resta inteso che qualsiasi verifica condotta ai sensi del presente comma dovrà essere eseguita in maniera tale da non interferire con il normale corso delle attività del Responsabile e fornendo a quest’ultimo un ragionevole preavviso;
• si impegna altresì a:
• effettuare a richiesta del Titolare un rendiconto in ordine all’esecuzione delle istruzioni ricevute dal
Titolare stesso (e agli adempimenti eseguiti) ed alle conseguenti risultanze;
• collaborare, se richiesto dal Titolare, con gli altri Responsabili del trattamento, al fine di armonizzare e coordinare l’intero processo di trattamento dei Dati Personali;
• realizzare quant’altro sia ragionevolmente utile e/o necessario al fine di garantire l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati, nei limiti dei compiti affidati con il presente Atto di designazione;
• informare prontamente il Titolare di ogni questione rilevante ai fini di legge; a titolo esemplificativo e non esaustivo, nei casi in cui abbia notizia, in qualsiasi modo, che il trattamento dei dati personali violi la normativa in materia di protezione dei dati personali o presenti comunque rischi specifici per i diritti, le libertà fondamentali e/o la dignità dell’interessato o qualora, a suo parere, un'istruzione violi la normativa, nazionale o comunitaria, relativa alla protezione dei dati oppure qualora il Responsabile sia soggetto ad obblighi di legge che gli rendono illecito o impossibile agire secondo le istruzioni ricevute dal Titolare e/o conformarsi alla normativa o a provvedimenti dell’Autorità di Controllo.
Come sancito dal GDPR, qualora il Responsabile del trattamento determini autonomamente le finalità e i mezzi di trattamento in violazione del GDPR medesimo, sarà considerato Titolare del trattamento, assumendone i conseguenti oneri, rischi e responsabilità;
trasferimento di dati fuori dall’Area economica europea ("EEA")
dichiara che non trasferisce e tratta dati personali fuori dall’ Area economica europea.
altri Responsabili (Sub–responsabili):
per l'esecuzione di specifiche attività di trattamento per conto del Titolare e solamente previa autorizzazione scritta, specifica o generale del titolare stesso, il Responsabile del trattamento può ricorrere ad altro responsabile (c.d. Sub-responsabile del trattamento); quando ciò avvenga il Responsabile del trattamento si obbliga ad imporre per iscritto a tale Sub-responsabile, mediante atto giuridico vincolante, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati personali cui è soggetto il Responsabile stesso, in particolare in relazione agli obblighi in materia di sicurezza. Nel caso in cui il Responsabile del trattamento ricorra a un Sub-responsabile stabilito in un Paese extra-UE, sarà suo onere adottare adeguati strumenti per legittimare il trasferimento ai sensi degli artt. 44 e ss. del Regolamento. Il Titolare ha il diritto di chiedere al Responsabile del trattamento:
• il rilascio di copia degli accordi stipulati tra Responsabile e Sub-responsabile (omettendo le sole
informazioni strettamente confidenziali e gli accordi economici, se del caso);
• di sottoporre ad audit i propri Sub-responsabili o comunque fornire conferma che tali audit siano stati condotti per dimostrare la conformità dei Sub-responsabili alla normativa in materia di protezione dei dati personali, nonché agli obblighi di cui al presente Atto.
Il Responsabile del trattamento si impegna espressamente ad informare il Titolare di eventuali modifiche riguardanti l’aggiunta o la sostituzione di eventuali Sub-responsabili del trattamento, dandogli così l’opportunità di opporsi a tali modifiche. Il Responsabile non può ricorrere ai Sub-responsabili nei cui confronti il Titolare abbia manifestato la sua opposizione.
Qualora il Sub-responsabile ometta di adempiere ai propri obblighi, il Responsabile del trattamento conserva nei confronti del Titolare del trattamento l’intera responsabilità dell’inadempimento degli obblighi del Sub-responsabile.
responsabile della protezione dei dati:
Il Responsabile del trattamento comunica al Titolare del trattamento il nome e i dati di contatto del proprio responsabile della protezione dei dati, ove designato.
Condizioni della nomina
Chiunque subisca un danno materiale o immateriale causato da una violazione della normativa in materia di protezione dati ha il diritto di ottenere il risarcimento del danno dal Titolare o dal Responsabile. In particolare il Responsabile risponde per tale danno (anche per eventuali suoi Sub-responsabili) se non ha adempiuto agli obblighi che la normativa pone direttamente in capo ai responsabili o ha agito in modo difforme o contrario rispetto alle istruzioni impartite dal Titolare nel presente Atto o ad ulteriori istruzioni eventualmente trasmesse per iscritto dal Titolare.
In caso di richieste di risarcimento pervenute al Titolare, per violazioni compiute dal Responsabile, il Titolare si riserva il diritto di rivalsa nei confronti del Responsabile stesso.
Per quanto riguarda le sanzioni imputabili da parte dell’Autorità Garante, fanno fede gli art. 82, 83 e 84 del Regolamento.
Resta fermo, in ogni caso, che la responsabilità penale per l’eventuale uso non corretto dei dati oggetto di tutela è a carico della singola persona cui l’uso illegittimo sia imputabile.
Resta inteso inoltre che la presente designazione non comporta alcun diritto per il Responsabile a uno specifico compenso, indennità o rimborso per l’attività svolta in qualità di Responsabile, ulteriore rispetto a quanto già previsto nel contratto/convenzione stipulato con il Titolare, indicati al presente Atto.
Durata del trattamento
Il presente Atto di designazione decorre dalla data in cui viene sottoscritto dalle parti ed è condizionato, per oggetto e per durata, al rapporto contrattuale/convenzionale in corso tra l’Azienda USL di Modena e l’Associazione PORTA APERTA e si intenderà revocato di diritto alla scadenza del rapporto o alla risoluzione, per qualsiasi causa, dello stesso.
La nomina si intende comunque estesa ad eventuali future proroghe e/o rinnovi di contratti, aventi ad oggetto le medesime o ulteriori attività che comportino un trattamento di dati personali analoghi da parte dell’Associazione PORTA APERTA, in nome e per conto del Titolare, Azienda USL di Modena.
Resta fermo che, anche successivamente alla cessazione o alla revoca del contratto/convenzione, il Responsabile dovrà mantenere la massima riservatezza sui dati e le informazioni relative al Titolare delle quali sia venuto a conoscenza nell’adempimento delle sue obbligazioni.
Restituzione e cancellazione dei dati
Al termine del periodo di conservazione o all’atto della conclusione o della revoca del contratto, su richiesta, o in qualsiasi altro momento per sopravvenute necessità, l’Associazione PORTA APERTA dovrà interrompere ogni operazione di trattamento dei dati personali e dovrà provvedere, a scelta del Titolare, all’immediata restituzione dei dati allo stesso, comprese tutte le eventuali copie di backup e tutta la documentazione cartacea, oppure alla loro integrale cancellazione, in entrambi i casi rilasciando contestualmente attestazione scritta che presso il Responsabile del trattamento non ne esista alcuna copia.
In caso di richiesta scritta del Titolare, il Responsabile è tenuto a indicare le modalità tecniche e le procedure utilizzate per la cancellazione/distruzione.
Per quanto non espressamente previsto nel presente Atto di designazione, si rinvia alle disposizioni generali vigenti in materia di protezione di dati personali, nonché alle disposizioni di cui al contratto/convenzione stipulato tra le parti, sopra individuato.
Il presente documento è redatto e sottoscritto in unico originale digitale e trasmesso l’Associazione PORTA APERTA per la sottoscrizione per accettazione.
Il Titolare del trattamento
oppure
Il Delegato al trattamento
ACCETTAZIONE DELLA NOMINA
Il legale rappresentante dell’Associazione PORTA APERTA nella sua qualità di Responsabile del trattamento dei dati di cui in premessa:
o accetta la nomina;
o si impegna a procedere al trattamento dei dati personali attenendosi alle disposizioni di cui alla normativa in materia di protezione dei dati personali ed alle istruzioni impartite dal Titolare, Azienda USL di Modena, nel presente Atto o in atti successivi;
o dichiara di aver ricevuto ed esaminato i compiti e le istruzioni sopra indicate
o dichiara di aver preso visione della procedura aziendale per la gestione di Data Breach nella sezione Privacy del sito internet dell’Azienda USL di Modena
Il Responsabile del trattamento
Se la sottoscrizione non dovesse avvenire con firma digitale, si prega di allegare copia fotostatica del documento di riconoscimento.
ALLEGATO 1 Descrizione del trattamento (art. 28, paragrafo 3, GDPR)
Il presente Allegato costituisce parte integrante dell'Atto di designazione dell’Associazione PORTA APERTA quale Responsabile del trattamento dei dati da parte del Titolare/Azienda USL di Modena e definisce in particolare:
Finalità del Trattamento
(Il presente elenco è da considerarsi a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo)
× Erogazione di prestazioni sanitarie
× Finalità amministrative connesse alla cura dei pazienti (es.: accettazione, prenotazione, pagamento ticket...)
o Fornitura di beni e/o servizi
o Marketing
o Profilazione
o Erogazione di servizi di manutenzione IT
× Attività ad integrazione e supporto ai percorsi assistenziali;
o Altro (specificare) _
o Altro (specificare)
Categorie degli interessati
(Il presente elenco è da considerarsi a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo)
× Pazienti
o Dipendenti, specialisti convenzionati, universitari integrati, personale in formazione e altri collaboratori
o Clienti
o Consulenti
o Fornitori
× Familiari
o Altro (specificare) _ _ _
Tipologie di Dati personali da trattare
(Il presente elenco è da considerarsi a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo)
× dati anagrafici di pazienti
o dati anagrafici di dipendenti, specialisti convenzionati, universitari integrati, personale in formazione e altri collaboratori
o dati anagrafici di familiari, se presenti detrazioni di figli/coniuge a carico e assegni nucleo familiare
× dati relativi allo stato di salute dei pazienti
o dati relativi allo stato di salute di dipendenti, specialisti convenzionati, universitari integrati, personale in formazione e altri collaboratori (disabilità, certificati medici, certificati di gravidanza)
× dati genetici
× dati biometrici
× permessi di soggiorno
o dati retributivi
o dati anagrafici dei fornitori
o abitudini di consumo
× Dati anagrafici familiari