DESCRIZIONE PROCEDURE AUTOMATIZZATE DI GESTIONE DELL’AFFARE LEGALE
GARA CON PROCEDURA APERTA
per l’affidamento del servizio di Service Desk
APPENDICE AL CAPITOLATO TECNICO
DESCRIZIONE PROCEDURE AUTOMATIZZATE DI GESTIONE DELL’AFFARE LEGALE
Di seguito una elencazione sintetica delle procedure automatizzate di gestione dell’Affare Legale delle quale sarà possibile visionare i dettagli in sede di sopralluogo.
Alla stipula del contratto, verrà comunque fornita idonea documentazione al personale designato dall’aggiudicatario al fine di consentire il regolare espletamento del servizio.
1. Il Nuovo Sistema Informativo dell’Avvocatura (NSI – NSI2Web)
Il Sistema NSI è in esercizio presso l’Amministrazione (su tutto il territorio nazionale) dall’anno 2003. NSI offre un fondamentale supporto alle attività istituzionali interne dell’Amministrazione. Tale sistema di gestione integra l’iter dei documenti e degli atti collegati ad affari legali con l’iter delle pratiche che coinvolge i diversi uffici dell’Avvocatura.
Le attività automatizzate sono volte alla gestione delle informazioni collegate ai documenti in arrivo e in partenza e ai procedimenti seguiti dagli avvocati (affari legali) a partire dalla fase iniziale di impianto sino alla fase conclusiva di richiesta di liquidazione delle spese legali e relativa contabilizzazione dei pagamenti.
Il sistema in produzione è strutturato ad applet richiamabili da un menu. Le applet possono essere accedute in relazione alle autorizzazioni dell'utente.
Tutte le macchine che contengono le istanze di NSI sono state virtualizzate utilizzando VMWare server.
Recentemente il sistema è stato sottoposto ad una serie di aggiornamenti che hanno riguardato funzionalità ed integrazioni con il resto dei servizi dell'Avvocatura. A mero scopo esemplificativo, citiamo l’integrazione di NSI all'interno del sistema di SSO adottato dall'Avvocatura (CAS) è la di realizzazione un processo di migrazione del sistema di workflow utilizzato da NSI denominato Floware verso un altro sistema di workflow.
Da ultimo il sistema è stato migrato ad un piattaforma web-based prendendo quindi la denominazione di
NSI2WEB.
È stata introdotta una nuova “home page” con una grafica rinnovata, in cui convivono le applet con le nuove funzioni completamente web-based che gradualmente andranno a sostituire le vecchie applet. Dopo una prima schermata di autenticazione, è possibile accedere alla “home page” dove sono presenti, nella parte alta, dei menu a tendina, contraddistinti da colori diversi, mentre al centro sono poste delle icone (pulsanti di scelta rapida) per accedere velocemente alle funzioni utilizzate più di frequente.
Le funzioni non ancora modificate possono essere richiamate attraverso il nuovo menu o tramite i pulsanti di scelta rapida.
2. Avvisi di scadenza informatici
La procedura automatizzata consente, accedendo da un’apposita sezione della intranet, la visualizzazione di tutti gli avvisi di scadenza (c.d. scadenzieri) per ogni avvocato. Inoltre le nuove scadenze giornaliere vengono comunicate in posta elettronica all’avvocato incaricato.
3. Interfaccia Web di Esposizione
Il corrente sistema NSI espone dei servizi web tramite IWE per il protocollo e ulteriori funzionalità. NSI e LDL espongono ulteriori servizi.
Protocollo. Questo servizio provvede la protocollazione di una lettera generica sul sistema NSI e ne restituisce i dati di protocollo.
Completamento del protocollo. Questo servizio, invocato su un documento già protocollato, consente di specificare la tipologia del documento e relativi metadati, affare legale di riferimento incluso.
Visualizzazione di un Affare Legale. Questo servizio, invocato su un Affare legale esistente, ne restituisce sotto forma di file xml tutti i metadati ad esso associati anche relativamente ai documenti in esso fascicolati.
4. Sistema APA
Il sistema APA è volto principalmente a esporre e realizzare il servizio di comunicazione fra l’Avvocatura e le amministrazioni difese dalla stessa, nonché tra sedi della stessa Avvocatura, nel quadro di un progetto applicativo di cooperazione tra amministrazioni (SPC).
L’Avvocatura aderisce altresì a un accordo di servizio con tali amministrazioni difese, appositamente definito e stipulato per favorire lo scambio di dati fra le parti.
APA è strutturato nella Porta di Dominio (OpenSPCoop), Servizi implementati e Interfaccia di accesso a tali servizi. È un sistema web-based. Esso è costituito da un insieme di portlet ospitate da un portale LifeRay dedicato a questa applicazione.
APA è stato costruito personalizzando il prodotto open source OpenSPCoop; ciò al fine di aderire adeguatamente al citato progetto di cooperazione SPC. La personalizzazione consiste nella definizione di un servizio di ricezione e invio dati con le PA aderenti al citato accordo di servizio.
Le informazioni scambiate tramite APA consistono di un file XML di metadati e un eventuale insieme di allegati digitali. Lo schema XSD dei metadati è stato definito dal fornitore di APA di concerto con l'Avvocatura e di esso sono a parte le amministrazioni che partecipano all’accordo di servizio. Il file di metadati costituisce il corpo (“body”) della busta di e-Gov (Rif. CNIPA 1.0).
5. Sistema Gestione Processi di Business SGPB
Il sistema SGPB ha come obiettivo l'implementazione via workflow dei processi di business basati sullo scambio documentale prevalentemente digitale. In tal senso è a suo carico la gestione dei documenti in termini di processi arrivati in modo telematico: fax, pec, porta di dominio, scansione massiva, etc.
Il sistema è stato realizzato implementando, in ambiente jboss seam, un servizio di stampa e un processo di gestione delle comunicazioni pervenute ad APA, che, a sua volta, usa tale servizio.
6. Fax server
Il sistema consente l’invio di fax utilizzando semplicemente il client di posta elettronica. La ricevuta con l’esito dell’invio viene recapitata all’indirizzo di posta elettronica del mittente. Tale sistema è strumentale all’attività legale.
7. Address Book (o Rubrica delle PA)
Si tratta di una rubrica condivisa, di supporto a tutte le sedi dell’Avvocatura, contenente gli indirizzi delle Amministrazioni dello Stato. Nella rubrica sono presenti, oltre ai dati già compresi in NSI, ulteriori informazioni quali numeri di fax e indirizzi di posta elettronica (sia certificata che no) desunti da varie fonti (siti internet, rubrica dell’ufficio Archivio, note delle amministrazioni, ecc.) e in fase di continuo aggiornamento.
Dalla rubrica è possibile procedere all’invio, tramite fax server, di documenti in formato elettronico. Il sistema inoltre provvede in modo automatico alla protocollazione.
La manutenzione di tale rubrica, collegata ad un opportuno sistema di accreditamento, consente inoltre alle Amministrazioni che lo richiedano espressamente di consultare gli affari legali di loro competenza attraverso l’uso della sezione Extranet del portale Avvocatura;
8. Richiesta rapporto
La procedura automatizzata, analoga a quella presente su NSI, ma basata su presupposti tecnologici differenti, consente la produzione di lettere formattate, secondo modelli predefiniti, in cui confluiscono, in automatico, dati presenti sull’Affare Legale e indirizzi dei destinatari, individuati dall’operatore sulla Rubrica delle PA.
Il sistema provvede inoltre alla regolare protocollazione delle note così prodotte che possono essere stampate o inviate, tramite fax server (o PEC), ai destinatari presenti in indirizzo.
9. Gestione documentale
È in fase di completamento il progetto che prevede il collegamento di un motore di gestione documentale all’applicativo gestionale NSI. Tale applicazione consentirà di visualizzare l’immagine del documento dal prospetto del fascicolo dell’Affare Legale.
10. Extranet
L’applicazione consente alle Amministrazioni dello Stato patrocinate, che lo richiedano espressamente, di consultare gli Affari Legali di loro competenza attraverso l’uso della sezione Extranet, del portale Avvocatura.
11. Sistema di EPMS
Sistema di EPMS (Enterprise Performance Management System) basato su tecnologia Oracle Business Intelligence necessario per integrare le analisi dati statistiche e la reportistica richieste sia per esigenze di ottimizzazione interna sia per assolvere obblighi di natura istituzionale.