DISCIPLINARE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI

(Deliberazione della Giunta Comunale n. 569 del 29 dicembre 2011)

ALLEGATO “F” - LINEE GUIDA PER L’ORGANIZZAZIONE DEI FASCICOLI E DELLE SERIE DEI DOCUMENTI PRODOTTI DAI COMUNI ITALIANI IN RIFERIMENTO AL PIANO DI CLASSIFICAZIONE .110

PARTE PRIMA - AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE E DEFINIZIONI ‌

Art. 1 Ambito di applicazione

Il presente manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è adottato ai sensi degli artt. 3, comma c) e 5 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.

Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune di Firenze.

Il presente manuale potrà essere aggiornato a cura del Responsabile del Servizio protocollo nel rispetto dei principi di seguito descritti.

In sede di prima applicazione del manuale si procederà a revisioni periodiche.

Art. 2 Definizioni

Ai fini del presente manuale si intende per:

- “Amministrazione”: il Comune di Firenze;

- “Testo Unico”: il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

- “Regole tecniche”: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 – regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998 n. 428;

- “CAD”: il Codice dell’Amministrazione Digitale - decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche e integrazioni;

- “AOO”: Area Organizzativa Omogenea;

- “Responsabile della Pratica”: il dipendente che ha la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare e che, di norma, è colui che apre il fascicolo;

- “UOP”: Unità Organizzative di registrazione Protocollo rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione protocollo (Archivio Generale e Uffici Protocollo delle Direzioni di cui all’allegato A);

- “UOR”: Uffici Organizzativi di Riferimento costituiscono l’insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, rappresentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato che corrispondono di norma alle Direzioni dell’Amministrazione;

- Ufficio Utente: costituisce l’ufficio destinatario del documento; in linea di massima ogni Ufficio Utente corrisponde ad un Servizio/PO/UOC/UOS dell’Amministrazione;

- Registrazione: operazione di memorizzazione delle informazioni fondamentali relative al documento al fine di identificarlo in modo univoco (vedi art. 33);

- Segnatura: apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (apposizione dell’etichetta o del timbro per i documenti cartacei, assegnazione automatica da parte del software per i documenti informatici). Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile e va eseguita contestualmente alle operazioni di registrazione a protocollo (vedi art. 36);

- Classificazione: operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operativi del Comune di Firenze (vedi art. 55);

- Ruolo: livello di autorizzazione d’accesso alle informazioni documentali. Per le altre definizioni si rimanda all’Allegato B del presente manuale.

Art. 3 Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO)

Dal 1 gennaio 2013 è costituita per la gestione dei documenti un’unica Area Organizzativa Omogenea denominata Comune di Firenze e composta dall’insieme di tutte le sue strutture e con le caratteristiche riportate nell’allegato C del presente Manuale di Gestione.

Art. 4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

Nell’ambito della AOO sopra individuata è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Esso è funzionalmente individuato nel titolare della PO Corrispondenza e Notifiche per quanto riguarda la tenuta del protocollo e i flussi documentali e nel Direttore della Direzione Sistemi informativi, o suo delegato, per quanto riguarda la conservazione dei documenti informatici, fermo restando la responsabilità della gestione dell’archivio storico e dell’archivio centrale di deposito nella PO Archivi della Direzione Cultura.

Il Servizio, di concerto anche con i Sistemi Informativi ed in particolare con il Responsabile del Progetto Sigedo individuato presso quella struttura, svolge i compiti di cui all’art. 61, comma 3 del testo unico e precisamente:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso (c.d. ruoli) alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie, vengano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

e) cura la conservazione delle copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti;

f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli artt. 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell’archivio di cui agli artt. 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;

g) stabilisce i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e controlla la regolare esecuzione delle procedure di sicurezza;

h) autorizza con appositi provvedimenti le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo e l’uso del registro di emergenza;

i) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente Manuale di Gestione da parte del personale autorizzato;

j) cura il costante aggiornamento del manuale e dei suoi allegati.

Art. 5 Eliminazione dei registri di protocollo interni

Tutti i documenti, anche interni, inviati e ricevuti dall’amministrazione sono registrati nel registro di protocollo informatico unico. Pertanto, a decorrere dal 1 gennaio 2013 tutti i registri di protocollo diversi sono aboliti e non hanno valenza probatoria.

Tutti gli applicativi specifici attualmente esistenti sono mantenuti in esercizio per la gestione delle relative pratiche e costituiranno repertori specifici per le attività da essi gestite; le istanze ed i documenti registrati in entrata e in uscita su tali applicativi a decorrere dal 1 gennaio 2013 dovranno comunque acquisire il numero di protocollo all’interno del protocollo informatico unico.

Art. 6 Modello organizzativo

All’interno della AOO sopra individuata il sistema di protocollazione è il più possibile centralizzato per la corrispondenza in entrata mentre è decentrato per la corrispondenza in uscita. Ciò comporta che tutte le Direzioni dovranno provvedere ad individuare un ufficio centrale di protocollo di direzione che svolga attività di registrazione di protocollo e si ponga come interfaccia nei confronti del cittadino (vedi allegato A). É facoltà di ciascuna direzione provvedere con atto formale all’individuazione di ulteriori punti decentrati di protocollazione in relazione a particolari necessità organizzative, dandone adeguata pubblicizzazione negli aggiornamenti del Manuale. Ciascuna Direzione dovrà, altresì, provvedere alla nomina di un Amministratore di Direzione a cui potranno

essere delegate funzioni relative alla gestione dei ruoli e del registro di emergenza e alle richieste di annullamento dei protocollo.

Art. 7 Caselle di posta elettronica

Il comune di Firenze si dota di una casella di Posta Certificata (xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xx.xx) istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA); tale casella costituisce l’indirizzo virtuale dell’AOO e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento.

Per facilitare l’utilizzo della PEC ciascuna Direzione si dota di almeno una casella aggiuntiva a quella istituzionale dell’amministrazione, alla quale i cittadini possono fare riferimento analogamente a quanto disposto per i protocolli centrali di Direzione e che dovrà essere adeguatamente pubblicizzata. Ciascuna Direzione dovrà aver cura di aprire almeno quotidianamente la propria casella PEC, che comunque, a regime, sarà pienamente integrata nel programma.

L’ente garantirà l’accettazione dei formati Pdf/A .

I documenti pervenuti via PEC seguiranno i principi generali di protocollazione espressi nel presente manuale.

In attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministero dell’Innovazione e le Tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, il Comune di Firenze doterà progressivamente tutti i propri dipendenti, compresi quelli per i quali non sia prevista l’assegnazione di un personal computer, di una casella di posta elettronica. Ne consegue l’onere, in capo a tutti i titolari di indirizzo di posta, di controllare quotidianamente la propria casella di posta elettronica.

Per le comunicazioni tra l’Amministrazione e i propri dipendenti è disposto l’utilizzo della posta elettronica nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali. Per le comunicazioni interne tra dipendenti aventi semplice carattere informativo si continuerà ad utilizzare la posta elettronica senza procedere alla relativa protocollazione come meglio descritto all’art 30.

Art. 8 Firma digitale

Per l’espletamento delle attività istituzionali e per quelle connesse all’attuazione delle norme di gestione del protocollo informatico, di gestione documentale e di archivistica, l’Amministrazione ha fornito la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla.

Xxxxxxx firmati digitalmente tutti i documenti in uscita e quelli interni aventi preminente carattere giuridico-probatorio .

Art. 9 Strumenti per la gestione del protocollo informatico unico ‌

Contestualmente all’introduzione del protocollo informatico unico vengono adottati i seguenti strumenti di gestione archivistica:

1) Titolario di classificazione (Allegato D);

2) Prontuario di classificazione (Allegato E);

3) Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione (Allegato F).

Art. 10 Autorizzazioni di accesso alle informazioni documentali: Ruoli

Ad ogni utente interno del sistema di gestione del protocollo informatico e documentale è assegnata, oltre alle credenziali di accesso (matricola e userID), una autorizzazione d’accesso, definita “ruolo” differenziata in base alle competenze e alle tipologie di operazione che ciascuno svolge all’interno dell’ufficio di appartenenza.

I diversi livelli di autorizzazione ed i conseguenti differenti ruoli sono assegnati, revocati o modificati agli utenti dall’Amministratore di Sistema o dagli Amministratori di Direzione.

A tal fine sono individuati i principali ruoli di accesso:

a) Amministratore di Sistema;

b) Amministratore di Direzione;

c) Protocollatore Avanzato

d) Operatore Avanzato

e) Visualizzatore

PARTE SECONDA - I DOCUMENTI: FORMAZIONE

Art. 11 I documenti del Comune di Firenze

I documenti del Comune di Firenze sono quelli prodotti (spediti e ricevuti) in uno dei modi di seguito descritti dagli organi ed uffici del Comune medesimo nello svolgimento della loro attività istituzionale.

Tali documenti, tra loro connessi da speciale vincolo originario, necessario e determinato, costituiscono l’archivio del Comune.

Art. 12 Contenuto dei documenti

Ogni documento per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale deve trattare un unico argomento, indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto; esso è riferito ad un solo protocollo ma può far riferimento a più fascicoli.

Per la corretta redazione dell’oggetto dei documenti e la corretta registrazione delle anagrafiche dei corrispondenti esterni mittenti o destinatari di documenti registrazione al protocollo sono adottate le Raccomandazioni di Aurora da considerare allegate al presente manuale1.

I documenti prodotti dal Comune di Firenze, indipendentemente dalla forma nella quale sono redatti (informatica o cartacea), devono riportare le informazioni elencate di seguito.

Elementi informativi essenziali dei documenti in uscita (o interni):

1 individuazione dell’amministrazione e dell’unità organizzativa:

- la denominazione e il logo dell’amministrazione (che è stato registrato);

- l’indicazione completa dell’ufficio che ha prodotto il documento corredata da indirizzo completo, numeri di telefono, fax , mail ed eventuali orari di apertura al pubblico;

- il codice fiscale dell’amministrazione;

- indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata o quello della Direzione.

2 individuazione e descrizione del documento:

- luogo e data di redazione;

- numero di protocollo;

- numero di allegati se presenti;

- oggetto del documento;

- indice di classificazione: titolo/classe (eventualmente fascicolo);

- numero e data del documento cui si risponde;

3 individuazione del destinatario del documento:

- nome e cognome (per le persone)/ Denominazione (per gli enti e le imprese) con il relativo indirizzo completo (casella PEC oppure via/P.zza numero civico, cap, città);

4 individuazione del responsabile:

- nome, cognome e profilo professionale del Responsabile con relativa firma digitale o autografa;

- eventuale individuazione del redattore: sigla o nome e cognome e, solo se necessario, sua firma digitale o sigla autografa.

Il documento in uscita o interno prodotto su supporto cartaceo che non riporti la firma autografa del Responsabile non potrà essere considerato documento in quanto privo di un elemento informativo essenziale e quindi non dovrà essere protocollato. Di conseguenza, i documenti cartacei devono essere sempre prima firmati e poi protocollati.

1 Consultabili sul sito web di Xxxxxx

Art. 13 Forma dei documenti ‌

Il Comune di Firenze forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo quanto previsto dalle disposizioni del CAD e dalle relative Regole tecniche.

Fermo restando quanto disposto al comma precedente e soprattutto nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell’amministrazione, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto, è consentita solo ove risulti necessaria.

I fax sono considerati a tutti gli effetti dei documenti cartacei, poiché solo la loro modalità di trasmissione è per via telematica; per legge (art. 45 del CAD) soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. Per la protocollazione dei fax si veda l’art. 45 del presente Manuale.

La forma dei documenti interni deve essere sempre digitale (flusso telematico o e-mail); di conseguenza la posta interna dovrà essere completamente dematerializzata.

Art. 14 Tipologia dei documenti

I documenti si distinguono in

a) documenti in arrivo (= ricevuti): documenti con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti da altri soggetti giuridici e acquisiti dal Comune di Firenze nell’esercizio delle sue funzioni.

b) documenti in partenza (= inviati): documenti, con rilevanza giuridico- probatoria, prodotti dal personale del Comune nell’esercizio delle sue funzioni e spediti a soggetti giuridici differenti;

c) documenti interni: documenti scambiati tra gli uffici del Comune di Firenze. Questi ultimi si distinguono a sua volta in informali quando sono documenti di preminente carattere informativo e formali quando sono di preminente carattere giuridico-probatorio.

Art. 15 Modalità di trasmissione dei documenti

Oltre la trasmissione telematica (posta elettronica convenzionale o certificata), che è sempre da privilegiare laddove possibile, le ulteriori modalità di trasmissione/ricevimento dei documenti possono essere molteplici, in particolare:

- fax web e telegrammi;

- consegna diretta al Protocollo Generale o ai singoli uffici di protocollo delle Direzioni;

- posta (ordinaria e raccomandata);

- su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, .

PARTE TERZA - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E ARCHIVISTICI ‌

Art. 16 Flussi, smistamento, assegnazione e presa in carico dei documenti

La posta in arrivo viene prima di tutto protocollata e successivamente smistata al Direttore o ad ambiti organizzativi diversi secondo le regole e peculiarità definite da ciascuna direzione nell’ambito della sua autonomia organizzativa.

L’attività di smistamento consiste nell’operazione di invio di un documento protocollato e segnato all’ufficio competente. Quest’ultimo è di norma identificato con la Direzione, il Servizio o la PO. Ciascuna Direzione può individuare, formalizzandoli, ambiti organizzativi di livello inferiore, nel rispetto del principio di adeguatezza, attinenza e proporzionalità, qualora agli stessi corrisponda effettivamente un gruppo di lavoro che gestisce determinate pratiche. Lo smistamento garantisce la visibilità del documento a tutti i componenti dell’unità destinataria, che saranno tutti investiti della responsabilità della trattazione. Il soggetto dell’unità, che effettua la presa in carico, agisce per tutta l’unità di appartenenza ed è responsabile dell’effettuazione degli adempimenti connessi. Il sistema registra chi effettua tale operazione (presa in carico). Solo una volta che la pratica è completamente conclusa si dovrà attivare il comando “eseguito” che comporterà l’archiviazione del documento e l’eliminazione dalla scrivania virtuale.

Il documento sarà comunque visibile nelle maschere di ricerca secondo criteri legati alle abilitazioni possedute.

E’ necessario che siano individuati ambiti organizzativi composti da più di un soggetto, in quanto, in caso di assenza il documento potrebbe rimanere fermo.

Lo smistamento può essere effettuato per competenza e per conoscenza. Nel primo caso l’ufficio destinatario deve compiere delle operazioni sul documento (gestire la pratica, fascicolare, effettuare successive lavorazioni), nel secondo invece l’ufficio viene semplicemente informato dell’arrivo del documento. Si raccomanda di non abusare degli smistamenti, in particolare per conoscenza, che devono essere effettuati solo qualora vi sia un’esigenza reale.

Con l’assegnazione si provvede all’inoltro di un documento ad un singolo soggetto o ad un numero ristretto di soggetti. Si individua quindi con precisione chi deve gestire la pratica conferendogli (o conferendo loro) la responsabilità di esclusiva trattazione della stessa.

Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando per ciascuno, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

Art. 17 Documenti smistati o assegnati erroneamente ‌

Nel caso di smistamento o assegnazione errati, l’ufficio che riceve il documento provvede ad effettuare il RIFIUTO del documento tramite il sistema. Ciò consente all’ufficio mittente di procedere ad un nuovo smistamento o assegnazione e all’errato destinatario di non mantenere i privilegi di visione e conoscenza che gli sono stati erroneamente attribuiti. Qualora il documento sia stato trasmesso anche in formato cartaceo, lo stesso deve essere restituito all’Ufficio che lo ha inviato.

In un’ottica di celerità e semplificazione l’Ufficio che riceve per errore un documento non di propria pertinenza ma destinato ad altro soggetto della propria Direzione potrà inoltrarlo direttamente all’Ufficio competente, eventualmente segnalando l’errore al mittente.

I termini per la definizione del procedimento amministrativo che eventualmente prende avvio dal documento decorrono comunque dalla data di protocollazione, pertanto il ritardo nell’effettuazione di tali operazioni costituisce illecito sanzionabile.

Art. 18 Oggetti ricorrenti

Ciascuna Direzione effettua e aggiorna periodicamente l’analisi dei propri flussi interni, individuando la competenza delle singole articolazioni organizzative rispetto ai temi di propria responsabilità e alle istanze a lei rivolte. Nell’effettuazione di tale attività di analisi può individuare tipologie di documenti per i quali concordare con l’Archivio generale e il proprio Ufficio di protocollo l’indirizzamento automatico a predeterminati soggetti o ambiti organizzativi.

E’ compito di ciascuna direzione provvedere a verificare il permanere dell’attualità di ciascun oggetto individuato e del relativo smistamento.

Ciascuna Direzione può comunque individuare altri oggetti ricorrenti, senza che questi siano connessi con uno smistamento automatico, al solo fine di velocizzare la protocollazione2.

Art. 19 Documenti in arrivo

I documenti in entrata sono ricevuti dall’Archivio generale o direttamente dagli Uffici Protocollo delle singole Direzioni.

Tutti i documenti pervenuti al Comune di Firenze devono essere protocollati, segnati, classificati, scansionati e smistati all’ufficio di competenza contestualmente alla loro ricezione nella stessa giornata in cui sono pervenuti e comunque non oltre le 48 ore dal ricevimento (per il protocollo differito vedi art. 40)

2 Con l’avvertenza che tale individuazione è utile solo laddove il documento sia effettivamente “ricorrente” e non si presenti solo in modo episodico. Il sistema consente di vedere gli oggetti ricorrenti di tutto il comune, ma le direzioni potranno individuare selettivamente i propri oggetti ricorrenti attribuendogli il codice della Direzione.

In sede di prima applicazione l’archivio generale provvederà a scannerizzare i documenti cartacei quando questi non presentino problematicità (sui formati o sul contenuto dei dati), nelle more di definizioni univoche per l’intero ente. Nel caso che il documento non venga scannerizzato dall’archivio generale, dovrà provvedere alla scannerizzazione l’ufficio di competenza: ciascuna Direzione provvederà in autonomia a definire l’unità competente alla scannerizzazione, curando che la stessa avvenga in ogni caso ciò sia possibile per consentire la piena e corretta formazione del fascicolo elettronico (sono per il momento escluse le buste contenenti offerte per gare e i plichi contenenti documenti rilegati).

I documenti che continueranno ad arrivare in formato cartaceo all’Archivio generale saranno, dopo aver compiuto gli adempimenti necessari, comunque inviati agli uffici destinatari.

Art. 20 Documenti cartacei: ricevuti tramite il servizio postale

Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del destinatario. Nel caso in cui si rilevi che il documento è stato erroneamente spedito al Comune di Firenze (perché per es. indirizzato ad altra amministrazione) si procede come descritto all’art. 39.

Verificata la correttezza si procede all’apertura delle buste e alla contestuale registrazione, segnatura, classificazione. Per gli smistamenti e la scansione si seguono le regole descritte negli articoli precedenti.

La corrispondenza relativa alle offerte per bandi di gara è registrata e successivamente consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara secondo le modalità di cui all’art. 47.

In base ai principi generali di buona amministrazione la corrispondenza in entrata ed in uscita deve essere sempre indirizzata all’unità organizzativa competente e non a singole persone: qualora sulla busta sia indicato il nominativo di singoli dipendenti, nella presunzione che la corrispondenza sia comunque relativa all’attività istituzionale del Comune di Firenze, la busta è regolarmente aperta, a meno che non riporti dicitura “riservata” o “personale” o ‘’SPM’’ (vedi art. 42)

La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax è trattata con le modalità descritte nei successivi artt. 44 e 45.

La busta deve essere conservata, a meno che il documento non sia pervenuto attraverso il servizio Postel o la posta massiva, cioè attraverso canali postali che non prevedono il timbro; in questo caso, la busta non contiene alcun elemento e quindi può essere cestinata. In caso, invece, il documento pervenga attraverso i canali postali tradizionali (posta prioritaria o raccomandata), la busta verrà allegata al documento cartaceo (in tal caso è consigliabile scannerizzare anche la busta parlante)

Art. 21 Documenti cartacei: presentati direttamente all’Archivio Generale ‌

I documenti cartacei presentati direttamente allo sportello dell’Archivio generale durante l’orario di apertura al pubblico (lun.-merc.-ven.: 8:30-13:00 - mar.-giov.: 8:30-13:00/15:30-17:15) sono registrati, segnati, classificati, scannerizzati e smistati alle UOR di competenza nello stesso giorno di ricezione a mezzo del programma informatico. Nel caso in cui le Direzioni abbiamo indicato all’archivio generale i propri oggetti ricorrenti lo smistamento verrà effettuato in automatico all’ufficio indicato come destinatario.

Anche il cartaceo verrà indirizzato all’UOR di competenza, che, una volta pervenuto, potrà provvedere ad inoltrarlo al Responsabile della pratica individuato dal Dirigente della UOR stessa in base alla propria organizzazione interna.

Art. 22 Documenti cartacei: ricevuti direttamente dagli UOP delle Direzioni

I documenti cartacei ricevuti direttamente dagli UOP delle Direzioni sono da loro registrati, segnati, classificati, scansionati e smistati all’Ufficio Utente della Direzione nella stessa giornata di ricezione. Anche in questo caso il Responsabile della pratica viene individuato dal Dirigente o Responsabile dell’Ufficio Utente stesso, in base all’organizzazione interna definita.

Art. 23 Documenti cartacei: originali plurimi inviati a più soggetti del Comune di Firenze Ogni documento in entrata, anche se redatto in più originali, deve essere individuato da un solo ed unico numero di protocollo, indipendentemente dal fatto che sia indirizzato per competenza o per conoscenza, a uno o più uffici del Comune di Firenze.

Di conseguenza, qualora pervenga un documento nel quale risultano evidenti più destinatari, l’addetto alla registrazione, prima di protocollarlo, deve verificare, attraverso il sistema informatico, che esso non sia già stato registrato dagli altri destinatari. Qualora il documento sia già stato registrato si deve riportare la stessa segnatura anche sugli altri esemplari dopo aver verificato che l’ufficio che ha protocollato abbia attivato i corretti smistamenti.

Nel caso in cui, oltre alla pluralità di destinatari, il documento tratti anche una pluralità di argomenti (pluralità di oggetti), si veda la procedura descritta all’art. 24.

Art. 24 Documenti cartacei: unicità dell’argomento

Ogni documento in uscita o interno deve trattare necessariamente un solo argomento, riferirsi ad un solo procedimento e quindi, di norma, essere conservato in un unico fascicolo.

E’ consentito comunque che “copie” di uno stesso documento siano inserite in fascicoli diversi qualora sia necessario per uno stesso affare aprire più fascicoli con diversa classificazione.

Qualora un documento cartaceo in entrata tratti più argomenti afferenti a procedimenti diversi e conseguentemente a fascicoli diversi, l’addetto al protocollo effettuerà la registrazione e smisterà il documento al Dirigente che individuerà tutti i soggetti interessati i quali potranno, eventualmente, aggiungere ulteriori classificazioni o creare propri fascicoli. L’originale cartaceo sarà smistato al responsabile dell’oggetto principale.

Art. 25 Documenti informatici: ricevuti a mezzo posta elettronica certificata

I documenti informatici sono ricevuti dalla casella istituzionale di Posta Elettronica Certificata istituita presso l’Archivio Generale e dalle caselle di Posta Elettronica Certificata istituite presso ciascuna Direzione. I soggetti abilitati alla ricezione dei messaggi procedono alla registrazione di protocollo previa verifica della validità e autenticità della firma apposta, della provenienza, integrità e leggibilità dei documenti stessi. La notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del servizio di posta elettronica.

Effettuata la protocollazione si procede ad attivare gli smistamenti conseguenti secondo le regole generali indicate nel presente manuale.

Art. 26 Documenti in uscita

Il Comune di Firenze forma i documenti in uscita con mezzi informatici secondo le disposizioni del CAD e delle Regole Tecniche.

I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, per mezzo della posta elettronica semplice o certificata.

Nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell’amministrazione, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria, in particolare nel caso in cui il destinatario non sia presente nell’indice IPA e/o non disponga di casella di posta elettronica certificata: il documento potrà essere redatto e sottoscritto in via informatica e contestualmente creata una copia cartacea, conforme all’originale, da inviare tramite posta.

Deve essere curata, per quanto possibile, la normalizzazione della forma e dei contenuti dei documenti, attenendosi rigorosamente ai modelli grafici predefiniti inseriti nel sistema.

La redazione, registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti in uscita spetta ai singoli responsabili della pratica o agli Uffici di Protocollo di Direzione, che dovranno altresì curare che venga attivata l’effettiva spedizione. Per la spedizione del cartaceo l’Archivio generale continua a svolgere il ruolo di collettore ed interfaccia con il gestore del servizio postale.

Art. 27 Documenti in uscita:con più destinatari ‌

Qualora i destinatari di un documento in uscita siano in numero superiore a tre, nelle more di una completa diffusione delle tecnologie digitali e delle integrazioni dei vari applicativi, nella registrazione di protocollo può essere riportato il nominativo del primo destinatario con la seguente indicazione “… ed altri. Vedi elenco allegato” (per es.: Xxxxx Xxxxxxx ed altri. Vedi elenco allegato). Alla registrazione di protocollo deve essere associato il file contenente l’elenco dei destinatari.

Art. 28 Documenti in uscita: destinatari esterni ed interni

I documenti di questo tipo devono essere registrati come documenti in uscita compilando il campo “MITT/DEST” con il nome del destinatario esterno. Per i destinatari interni saranno effettuate le normali operazioni di smistamento.

Art. 29 Documenti interni: di preminente carattere giuridico probatorio

I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune, classificati, fascicolati e inviati a cura del Responsabile della pratica (o degli uffici di protocollo). La loro registrazione viene effettuata una sola volta dall’ufficio mittente. Il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuova registrazione del documento in arrivo, ma può aggiungere ulteriori smistamenti e anche classificazioni, per consentire un’idonea trasmissione del documento al responsabile della pratica e una corretta collocazione dello stesso documento all’interno dei fascicoli gestiti dalla propria direzione.

Le procedure per la consegna e trasmissione di tali documenti si effettuano esclusivamente in via telematica. La presenza di eventuali allegati cartacei non utilmente “dematerializzabili” dovrà rilevarsi dalla registrazione di protocollo. Il documento interno viene prodotto e trasmesso comunque all’interno del sistema mentre l’allegato cartaceo verrà consegnato all’ufficio competente (se del caso per il tramite dell’Archivio Generale), che non provvederà a prendere in carico il documento finché questo non risulterà correttamente corredato degli allegati.

Art. 30 Documenti interni: di preminente carattere informativo

Tutta la documentazione interna di preminente carattere informativo si trasmette esclusivamente in forma digitale tramite e-mail. L’ufficio ricevente può organizzare tali documenti in forma libera anche utilizzando le risorse informatiche del sistema (per es. inserendoli in fascicoli). Per le comunicazioni interne per le quali sono in uso applicativi specifici che gestiscono la richiesta (per es. piccoli interventi manutentivi = project, richieste economali = Grow, ecc.) si utilizzano

esclusivamente tali strumenti ed esclusivamente in via telematica (senza che alla stessa faccia seguito trasmissione di cartaceo) e senza apposizione di alcun tipo di numero di protocollo.‌

Per gli ulteriori procedimenti interni di routine per i quali non esista un applicativo specifico si utilizzano comunque le caselle ordinarie di posta elettronica.

Art. 31 Documenti interni: circolari e disposizioni generali

Per le circolari, le disposizioni generali e le altre comunicazioni interne che abbiano come destinatari tutti gli uffici del Comune, la Direzione mittente smisterà il documento alle altre direzioni interessate. Quest’ultime comunicheranno al proprio personale con mail semplice (senza attivare in sigedo ulteriori smistamenti) la possibilità di consultare la circolare on line, nelle more della costituzione di una apposita area a ciò dedicata3.

PARTE QUARTA – MODALITÁ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO ‌

Art. 32 Unicità del protocollo informatico

Nell’ambito del Comune di Firenze il protocollo e la numerazione progressive delle registrazioni di protocollo sono unici.

La numerazione si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.

La documentazione non protocollata viene considerata giuridicamente inesistente presso l’Amministrazione.

Ogni documento reca un solo numero di protocollo. Non è consentito prenotare numeri di protocollo per documenti non ancora disponibili. Gli uffici che ricevono documenti già protocollati non devono effettuare un ulteriore registrazione, bensì provvedere, se del caso, ad ulteriori smista menti. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Non è pertanto consentito in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza neppure qualora l’affare si esaurisca con la sola risposta e nemmeno se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.

Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.

Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

Tutti i dipendenti accreditati al sistema sono tenuti alla riservatezza.

Art. 33 Registrazione di protocollo

Su ogni documento ricevuto e spedito dal Comune di Firenze e su ogni documento interno formale è effettuata una registrazione con il sistema di gestione del protocollo informatico consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori. I dati obbligatori sono l’oggetto, il mittente/destinatario e lo smistamento. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione; non è possibile inserire informazioni in più fasi successive. Solo quando sono stati inseriti tutti i dati obbligatori il sistema attribuirà il numero di protocollo segnalando, in caso contrario, il dato mancante. Il sistema,

tuttavia, consente di intervenire anche modificando l’oggetto, al fine di poter correggere eventuali errori di tipo materiale. Le operazioni di correzione vengono comunque registrate dal sistema ed è vietato effettuare modifiche che eccedano la mera correzione dell’errore materiale. In caso di errore diverso è necessario ricorrere all’annullamento della registrazione di cui all’art. 36. L’inserimento dei dati non obbligatori è, invece, possibile anche con più operazioni compiute in momenti diversi. Non si potrà mai procedere alla protocollazione di un documento interno o in uscita cartaceo privo di firma autografa.

Art. 34 Elementi obbligatori della registrazione di protocollo

Gli elementi obbligatori della registrazione di protocollo sono:

a) il numero di protocollo del documento (assegnato automaticamente dal sistema);

b) la data di registrazione di protocollo (assegnata automaticamente dal sistema);

c) l’unità e l’utente protocollante (assegnati automaticamente dal sistema);

d) il mittente o il destinatario;

e) lo smistamento;

f) l’oggetto del documento;

g) l’impronta informatica per i soli documenti informatici che è costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto (assegnato automaticamente dal sistema).

Nella prima fase di sperimentazione per agevolare l’operazione di registrazione si è scelto di non rendere obbligatoria la classificazione che potrà essere inserita anche in una fase successiva. Anche in questa fase tale operazione è comunque raccomandata poiché riveste un ruolo fondamentale per la corretta organizzazione dei documenti così come meglio descritto all’art. 55 del presente manuale e che diventerà obbligatoria una volta che il sistema sarà a regime.

La registrazione di protocollo di un documento deve contenere anche la data e il numero di protocollo del documento ricevuto e ogni altra informazione utile o necessaria, se disponibili.

Art. 35 Registro giornaliero di protocollo

Il Responsabile del Servizio di protocollo provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione nell’arco dello stesso giorno.

Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione al termine della giornata lavorativa, ai sensi dell’art. 7, comma 5 del DPCM 31 ottobre 2000, la Direzione Sistemi Informativi in accordo con il Responsabile del Servizio di Protocollo provvede al riversamento del contenuto del registro giornaliero su supporto informatico non riscrivibile.

Art. 36 Annullamento delle registrazioni di protocollo ‌

In caso di errore nella registrazione di protocollo che non sia un mero errore materiale sull’oggetto di cui all’art. 33, si dovrà ricorrere all’annullamento della registrazione.

In fase di prima applicazione l’annullamento di una registrazione di protocollo deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata al Responsabile Servizio Protocollo che al momento è l’unico soggetto autorizzato ad annullare. Successivamente per tale richiesta verrà attivato un flusso predeterminato.

I dati relativi alla registrazione di protocollo annullati rimangono memorizzati (storicizzati) nel registro informatico unitamente alla data, all’autore dell’annullamento e agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.

Il documento verrà inserito nell’elenco “documenti annullati” tra le maschere di ricerca con riportato la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

Art. 36 Segnatura di protocollo dei documenti

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso per consentire di individuarlo in modo inequivocabile come meglio descritto nei punti successivi.

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

Per i documenti cartacei la segnatura di protocollo avviene attraverso l’apposizione, di norma sul recto (davanti) del primo foglio del documento, di un timbro tradizionale o di un’etichetta autoadesiva (riportante le informazioni indicate all’art. 37).

Per i documenti informatici il software assegna automaticamente la segnatura di protocollo conformemente alle disposizioni tecniche vigenti.

La scansione dei documenti cartacei deve essere effettuata solo dopo che è stata eseguita la segnatura di protocollo in modo da acquisire un’immagine del documento che la riporti.

Art. 37 Elementi della segnatura

Gli elementi della segnatura ex art. 55, comma 1 del Testo Unico (attinenti alla funzione identificativa di carattere giuridico-probatorio) contenuti nell’etichette sono:

a) il numero progressivo di protocollo;

b) la data di protocollo;

c) l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione.

Art. 38 Documenti da non protocollare ‌

Sono esclusi dalla protocollazione i documenti indicati nell’art. 53 comma 5 del Testo Unico ossia: “le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”.

Inoltre, sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente e futura quali, ad esempio, gli atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi e quelli di preminente carattere informativo nonché i documenti di interesse effimero (ringraziamenti, congratulazioni, inviti, e i documenti di cui all’allegato H).

Non devono essere protocollati neanche gli atti registrati nel sistema Ode (delibere, determine, ordinanze) in quanto oggetto di un apposito repertorio di pubblica conoscibilità. Di conseguenza, la trasmissione di tali documenti, non solo in forma cartacea, ma anche digitale, è inutile e deve essere in ogni caso evitata, essendo sufficiente il riferimento corretto agli estremi dell’atto che consenta all’ufficio ricevente la facile ricerca e consultabilità all’interno dell’archivio informatico, tenendo presente che di tali atti può essere estratta copia conforme direttamente dall’applicativo

Art. 39 Documenti pervenuti per errore al Comune di Firenze

I documenti pervenuti per errore al Comune di Firenze non devono essere protocollati e devono essere restituiti (a cura dell’addetto al protocollo) alla posta (con la dicitura “erroneamente pervenuto al Comune di Firenze il…”).

Nel caso in cui l’errore venga rilevato soltanto dopo la protocollazione l’addetto al protocollo provvede a richiedere l’annullamento della registrazione.

Art. 40 Protocollo differito

Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella giornata di arrivo e comunque non oltre le 48 ore dal ricevimento e qualora dalla mancata registrazione di protocollo possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza) con motivato provvedimento del Responsabile del Servizio è autorizzato l’uso del protocollo differito.

Nel provvedimento (modulo di autorizzazione alla registrazione differita) sono indicati la tipologia di documenti da ammettere a registrazione differita, le cause che determinano la necessità di

procedere al differimento dei termini di registrazione e la durata del periodo di differimento (massimo 7 giorni lavorativi).

Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee di documenti. Per certificare l’arrivo della corrispondenza soggetta a registrazione differita l’addetto al protocollo provvede ad apporre sui documenti un timbro dell’ufficio di appartenenza con la data di arrivo, un numero progressivo di arrivo del documento, sequenziale sull’intero periodo di differimento, e la sigla autografa dell’operatore. Terminato il periodo di differimento l’addetto al protocollo procederà alla protocollazione dei documenti rispettando il numero progressivo di arrivo segnato e avendo cura di indicare nella maschera di protocollo la data di effettivo arrivo del documento che, in tal caso, assume valore legale anche se precedente a quella di protocollo.

In tutti i casi in cui si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso che in uscita, qualora sia possibile, l’ufficio interessato deve comunque darne comunicazione all’UOP di riferimento con sufficiente anticipo, al fine di concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.

Art. 41 Documenti riservati (Protocollo riservato)

Sono previste particolari forme di riservatezza per i documenti relativi a vicende o a fatti privati, politici o giudiziari (giudizi pendenti).

I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto “protocollo particolare” costituito dalle registrazioni il cui accesso è autorizzato solo alle persone espressamente abilitate con l’assegnazione del relativo ruolo. Questi ultimi hanno comunque la visibilità dei soli documenti riservati trattati dall’unità di appartenenza.

Le procedure adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato, comprese le registrazioni, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti.

Art. 42 Corrispondenza personale o riservata

La corrispondenza indirizzata ad una singola persona è regolarmente aperta dall’Archivio Generale e dagli altri uffici di protocollo a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata” o “personale” o ‘’SPM’’.

La corrispondenza recante tale dicitura viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale ne valuterà il contenuto e nel caso dovesse riguardare l’ente, se reputa che i documenti ricevuti debbano essere protocollati, provvede a trasmetterli all’ufficio di protocollo di riferimento.

Art. 43 Protocollazione di documenti consegnati direttamente ‌

La corrispondenza ricevuta con rimessa diretta dall’interessato o da persona da questi delegata, viene protocollata al momento della presentazione, dando ricevuta dell’avvenuta consegna con gli estremi della segnatura di protocollo.

Nell’eventualità che non sia possibile procedere immediatamente alla registrazione dei documenti ricevuti con rimessa diretta, essi saranno accantonati e protocollati successivamente come descritto all’art. 40. In questo caso al mittente, o al suo delegato, viene rilasciata ugualmente ricevuta senza gli estremi del protocollo.

Art. 44 Protocollazione dei telegrammi

I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione sono regolarmente protocollati e su di essi viene apposta la segnatura di protocollo.

I telegrammi spediti dall’Amministrazione sono anch’essi protocollati, tuttavia, poiché su di essi non è possibile apporre la segnatura di protocollo, gli elementi obbligatori della stessa potranno far parte del testo del telegramma. I telegrammi formati e spediti all’interno del sistema posteweb hanno già un loro numero identificativo e non devono quindi essere protocollati.

Art. 45 Protocollazione nei telefax

Il documento trasmesso da chiunque a una pubblica amministrazione tramite telefax soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell’originale. 4

Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, poiché ogni documento deve essere individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l’addetto alla registrazione a protocollo, dopo aver registrato il telefax, deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto via telefax. Si tratta infatti del medesimo documento pervenuto precedentemente via telefax, con un diverso mezzo di trasmissione.

Il responsabile della registrazione a protocollo deve comunque accertare che si tratti del medesimo documento: qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterà di un documento diverso e quindi andrà registrato con un nuovo numero di protocollo. Xxxxx restando comunque che qualora pervenga a mezzo telefax un documento incompleto, perché ad esempio privo di firma, non si dovrà procedere alla sua protocollazione, o eventualmente, procedere come descritto all’art. 46.

La segnatura va apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento.

4 (DPR 445/2000, art. 45)

Il Responsabile della pratica è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.

Deve essere evitato l’utilizzo del telefax per lo scambio dei documenti all’interno dell’amministrazione; se il documento è protocollato, lo scambio avverrà all’interno del sistema, altrimenti si deve ricorrere all’utilizzo della mail.

Art. 46 Documenti anonimi o non firmati

Il protocollatore è tenuto ad attestare la data, la forma e la provenienza di ogni documento.

I documenti anonimi, pertanto, devono essere protocollati e identificati come tali compilando il campo mittente con la dicitura ‘’anonimo’’.

Per le stesse ragioni i documenti con mittente ma privi di firma vanno protocollati e identificati come tali con la dicitura “documento non sottoscritto”, inserita nel campo relativo all’oggetto.

Relativamente ai documenti di cui sopra spetta all’ufficio di competenza valutare la loro validità e trattarli di conseguenza.

Art. 47 Protocollazione di documenti inerenti le gara d’appalto

La corrispondenza che riporta l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto” o simili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad una gara, non deve essere aperta, ma protocollata in arrivo con l’apposizione della segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili e deve essere inviata all’Ufficio competente che la custodisce fino all’espletamento della gara stessa. La registrazione verrà effettuata sulla base degli elementi rilevabili sulla busta, elementi che devono essere specificati nei relativi bandi.

Dopo l’apertura delle buste sui documenti contenuti viene attribuito lo stesso numero di protocollo.

Art. 48 Integrazioni documentarie

Gli addetti al protocollo non sono tenuti a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma sono tenuti a registrare il documento e gli eventuali allegati.

Tale verifica spetta al Responsabile della Pratica, che deve comunicare all’interessato la necessità di eventuali integrazioni, indicare con precisione l’Unità Organizzativa al quale inviarle, specificare se l’assenza della documentazione comporta interruzione o sospensione del procedimento.

I documenti presentati ad integrazione devono essere protocollati al momento dell’arrivo, con l’attribuzione di un nuovo numero ed inseriti nel fascicolo relativo.

PARTE QUINTA - MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA‌

Art. 49 Registro di emergenza

Qualora per cause tecniche si verifichino interruzioni nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, gli uffici del Comune di Firenze sono tenuti ad effettuare la registrazione di protocollo su un registro di emergenza.

Il registro di emergenza viene predisposto a livello informatico su postazioni di lavoro operanti fuori rete e nel caso le interruzioni siano dovute alla mancanza di energia elettrica, deve essere disponibile un analogo registro di emergenza in formato cartaceo.

Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale.

Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. Nel caso eccezionale in cui debbano essere effettuate registrazioni su supporto cartaceo, le stesse verranno trasfuse, comunque, in un registro di emergenza informatico e successivamente riversate nel sistema. Qualora ciò non sia possibile al ripristino del sistema deve in ogni caso provvedersi all’attribuzione di un numero di protocollo al registro di emergenza.

La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.

Sul registro di emergenza sono riportate la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore il RSP può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.

Art. 50 Utilizzo del registro di emergenza

Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate manualmente.

La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati.

Art. 51 Chiusura e recupero del registro di emergenza ‌

Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, l’ufficio protocollo provvede alla chiusura del registro di emergenza, dal quale devono risultare il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico di protocollo utilizzando un’apposita funzione di recupero dati.

Durante la fase di recupero dati a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo generale che deve mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

PARTE SESTA - SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE GESTIONE DEI DOCUMENTI‌

Art. 52 Conservazione dei documenti

Nelle more del passaggio alla completa dematerializzazione, la scannerizzazione che viene effettuata non integra gli estremi della conservazione sostitutiva. I documenti cartacei pervenuti dovranno essere conservati almeno finché non vengano attuate tutte le attività necessarie che consentano l’eliminazione del cartaceo. É facoltà di ciascuna Direzione scegliere se effettuare di tale documenti una mera archiviazione in ordine progressivo di arrivo o raggrupparli comunque in fascicoli cartacei, articolati secondo l’oggetto o la materia. In considerazione però del fatto che comunque dovrà essere creato il fascicolo elettronico, quantomeno per contenere i documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, è necessario che a questo venga dato preminenza, curando per quanto possibile la sua completezza con l’inserimento dei documenti scannerizzati relativi al cartaceo pervenuto.

Nella consapevolezza della difficoltà della gestione mista dei documenti, in particolare per i fascicoli voluminosi già esistenti in formato cartaceo, si avrà cura di completare il fascicolo in tale formato, senza necessità di duplicarlo in formato elettronico.

Art. 53 Archivio corrente

L’archivio corrente è formato dalla documentazione relativa all’attività corrente e alla trattazione degli affari in corso. Si tratta, per lo più, di documenti riferiti all’anno in corso, o agli anni immediatamente antecedenti, purché relativi a pratiche ancora aperte. I fascicoli sono conservati a cura del Responsabile dei Procedimenti presso ciascuna Direzione secondo le modalità e nei luoghi che le Direzioni stesse definiscono.

Art. 54 Titolario di classificazione

Il Titolario è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti in base alle funzioni e alle materie di competenza del Comune. Esso si divide in Titoli, Classi e Sottoclassi. Il Titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni); le successive partizioni (classi, sottoclassi) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero. Il Xxxxxxxxx è uno strumento suscettibile di aggiornamento in quanto descrive le funzioni e le competenze dell’ente soggette a modifiche in forza di leggi e regolamenti. Esso viene aggiornato su proposta del Servizio per la tenuta del Protocollo, in accordo con gli uffici interessati e le eventuali modifiche ed integrazioni entrano in vigore il 1 gennaio dell’anno seguente alla loro approvazione.

Il Xxxxxxxxx non è retroattivo: non si applica cioè ai documenti protocollati prima della sua introduzione. Viene garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del Titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Rimane possibile registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi.

Il Titolario adottato dal Comune di Firenze è quello elaborato dal Gruppo di Lavoro per la Formulazione di Proposte e Modelli per la Riorganizzazione dell’Archivio dei Comuni, adeguato alle specifiche necessità indicate dagli uffici e riportato nell’allegato D.

Art. 55 Classificazione dei documenti

La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti secondo lo schema logico del Titolario.

Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati o forniti, sono classificati in base al Titolario.

Le operazioni di classificazione possono essere svolte in momenti diversi: l’addetto alla registrazione di protocollo deve inserire quanto meno la voce di classificazione più alta (titolo), mentre l’attribuzione delle voci di dettaglio (classe, sottoclasse) può essere demandata all’incaricato della trattazione della pratica, il quale può anche aggiungere ulteriori classificazioni.

Come già ricordato all’art. 30, nella prima fase di sperimentazione la classificazione non è obbligatoria ai fini della protocollazione, ma lo sarà una volta che il programma andrà a regime; in ogni caso la classificazione resterà modificabile e in caso di errore non sarà necessario ricorrere all’annullamento dell’intera registrazione, fermo restando che resterà traccia delle modifiche effettuate.

Art. 56 Fascicolazione dei documenti

I documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono di norma riuniti in fascicoli. L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono.

Il fascicolo, per sua completezza, può contenere documenti non protocollati (anche semplici mail). E’ opportuno che all’interno dei fascicoli non vengano inseriti documenti di facile reperibilità (delibere, determine, norme) eventualmente limitandosi all’individuazione dei relativi riferimenti. Qualora insorgano esigenze pratiche il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli.

Ciascun ufficio ha la visibilità solo dei propri fascicoli e dei documenti relativi. Il sistema comunque consente la condivisione di uno stesso fascicolo, qualora ve ne sia la necessità o l’opportunità e previa richiesta all’ufficio titolare dei documenti. E’ quindi possibile che in relazione allo stesso “affare” vi siano più fascicoli (es. il fascicolo del progetto, il fascicolo della gara, il fascicolo relativo all’esecuzione), o anche più sotto-fascicoli.

I fascicoli di distinguono in :

1) fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;

2) fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, associazioni, attività economiche ecc.);

Art. 57 Apertura e chiusura del fascicolo

Il Comune di Firenze procede all’apertura dei nuovi fascicoli con mezzi informatici (fascicolo elettronico) secondo le disposizioni di seguito descritte. Tali fascicoli conterranno principalmente documenti informatici ed eventualmente documenti creati su supporto cartaceo previa scannerizzazione. Tuttavia, ad oggi resteranno cartacei quei fascicoli (o sotto-fascicoli) destinati a contenere notevoli quantità di originali cartacei dalla cui scannerizzazione non derivi un effettivo beneficio per la gestione della pratica: per esempio le offerte e la documentazione relative gare e le domande di partecipazione a concorso. Ogni ufficio valuterà l’effettiva utilità e necessità della scannerizzazione ai fini della completezza del fascicolo elettronico, fermo restando che solo la presenza di documentazione cartacea delle tipologie suddette esime dalla scannerizzazione della documentazione pervenuta. I fascicoli verranno aperti al momento in cui se ne ravvisi la necessità ossia in genere all’arrivo del documento. Il fascicolo viene aperto direttamente su una voce di classificazione (al livello adeguato secondo il suo contenuto).

I fascicoli possono avere durata annuale nel caso in cui si riferiscano ad attività amministrativa semplice non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o meri adempimenti; se sono destinati a contenere atti relativi ad una certa pratica, indipendentemente dalla sua durata, resteranno aperti fino a quando la pratica non si sarà conclusa.

Art. 58 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi

Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento amministrativo, il Responsabile della Pratica assegnatario del documento stesso, provvede all’apertura di un nuovo fascicolo (o eventualmente sottofascicolo). Se il documento si riferisce ad un affare o procedimento in corso questo sarà inserito in un fascicolo già esistente.

Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare e passato all’archivio di deposito. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto/inserito.

Art. 59 Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche

Quando il documento non dia luogo ad un affare o procedimento amministrativo per ogni persona fisica o giuridica può essere creato un fascicolo nominativo.

Il fascicolo viene aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune di Firenze e chiuso al momento della cessazione dello stesso.

Art. 60 Repertori dei fascicoli

Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il Repertorio dei Fascicoli. La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varia in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo. Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’ente può esercitare in base alle proprie funzioni istituzionali, il repertorio dei fascicoli rappresenta in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.

Art. 61 Gestione dell’Archivio di deposito

Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. Il Comune di Firenze attualmente conserva il proprio archivio di deposito cartaceo in parte presso gli uffici delle varie direzioni e in parte presso l’Archivio di deposito centrale gestito dalla PO Archivi della Direzione Cultura.

Nel sistema di gestione documentale i fascicoli chiusi, costituiranno l’archivio di deposito. Ogni UOR nomina un Responsabile che si occupa della gestione e conservazione del proprio archivio di deposito. Tale responsabile ha il compito di conservare la documentazione, garantirne l’accesso, registrare i movimenti del materiale documentario dato in consultazione, collaborare con il responsabile della PO Archivi nella selezione della documentazione per lo scarto ed il versamento all’Archivio di deposito centrale o all’Archivio storico, quindi di redigere gli elenchi di scarto e gli elenchi di versamento.

Art. 62 Il versamento dei fascicoli dall’archivio corrente all’archivio di deposito Periodicamente (almeno una volta all’anno) i responsabili delle varie pratiche devono provvedere a verificare il permanere dell’attualità dei fascicoli aperti ed effettuare la chiusura dei fascicoli

destinati a non contenere ulteriori documenti. A seguito di questa verifica, se si tratta di fascicoli e documenti cartacei, il Responsabile UOR deve consegnare al responsabile dell’archivio di deposito della medesima UOR di appartenenza i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente.

Prima di effettuare il conferimento di cui sopra il Responsabile della pratica provvede alla scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile l’eliminazione al fine di garantire la presenza dei soli documenti relativi alla pratica e a verificare che il materiale da riversare sia correttamente organizzato. Il Responsabile della pratica, sempre qualora si tratti di fascicoli cartacei, procede alle registrazioni ed annotazioni del caso indicando la data di chiusura del fascicolo.

Eccezionalmente, qualora lo ritenga necessario (per es. mancanza, inadeguatezza dello spazio.), il Responsabile dell’archivio di UOR può richiedere al Responsabile della PO Archivi il trasferimento nell’archivio di deposito generale (centrale) dei fascicoli, esclusivamente quelli destinati alla conservazione permanente, relativi ad affari o a procedimenti amministrativi che non siano più necessari all’attività dell’UOR o comunque da consultare sporadicamente.

Art. 63 Selezione dei documenti per la conservazione e lo scarto

Il Responsabile dell’archivio di deposito della UOR deve attivare ogni anno la procedura di selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente - eventualmente da versare all’archivio storico - e di quelli, che non più rilevanti negli aspetti giuridici amministrativi e storici, sono destinati ad essere scartati.

Il Responsabile dell’archivio di deposito di UOR avvia la procedura contattando il Responsabile della P.O. Archivi, attenendosi alle modalità indicate nell’allegato ‘’I’’ (Procedura per la selezione: scarto e versamento).

Art. 64 Piano di conservazione e consultazione dei documenti

La P.O. Archivi stabilisce il piano di conservazione, che stabilisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella sezione di deposito dell’archivio dell’Amministrazione, e la modalità di consultazione dei documenti.

PARTE SETTIMA - PIANO PER LA SICUREZZA INFORMATICA

Art. 66 Piano per la sicurezza

Il piano per la sicurezza informatica è predisposto dal Responsabile della Direzione Sistemi Informativi e garantisce che i documenti e le informazioni trattate dal Comune di Firenze siano

disponibili, integri, riservati e che per i documenti informatici sia assicurata la autenticità, la validità temporale e l’estensione della validità temporale.

I dati, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento, vengono custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

Il Piano per la sicurezza informatica è contenuto nel Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati (DPS) predisposto dal Responsabile dei Sistemi Informativi in collaborazione con il Responsabile del servizio Protocollo e il Responsabile del Trattamento dei Dati Personali.

PARTE OTTAVA - DISPOSIZIONI FINALI

Art. 67 Aggiornamento del manuale

Il presente manuale potrà essere aggiornato a cura del Responsabile Servizio Protocollo tutte le volte in cui ciò risulti necessario; deve essere comunque sottoposto ad esame, in particolare in relazione ai suoi allegati, con cadenza almeno annuale.

Art. 68 Pubblicità e entrata in vigore

In ottemperanza alla normativa vigente il presente manuale viene reso accessibile nelle seguenti forme:

- per il personale del Comune di Firenze mediante pubblicazione nella rete Intranet

- per il pubblico mediante pubblicazione sulla rete civica del Comune di Firenze

ALLEGATI ‌

ALLEGATO “A“ – UFFICI DI PROTOCOLLO DELLE DIREZIONI

Allegato A

Xx.Xx.Xx. - Uffici centrali di protocollo 2011

Direzione	Unità Organizzativa
Direzione del Consiglio Comunale	Segreteria Direttore
Ufficio di Gabinetto	Segreteria Direttore
Direzione Corpo Polizia Municipale	Ufficio Trasparenza
Servizio Pianificazione Controllo Qualità	Segreteria Dirigente
Servizio Quartieri	Segreteria Dirigente
Quartiere 1	PO Assistenza e Supporto Q.1
Quartiere 2	PO Assistenza e Supporto Q.2
Quartiere 3	PO Assistenza e Supporto Q.3
Quartiere 4	PO Assistenza e Supporto Q.4
Quartiere 5	PO Assistenza e Supporto Q.5
Direzione Segreteria Generale Affari Istituzionali	Segreteria Direttore
	Archivio Generale (P.O. Corrispondenza e Notifiche)
Direzione Avvocatura	Segreteria Direttore
Direzione Servizi Demografici	Segreteria Direttore
Area di coordinamento sviluppo urbano	Segreteria Coordinatore
Area di coordinamento welfare e promozione economica	Segreteria Coordinatore
Area di coordinamento risorse	Segreteria Coordinatore
Area di coordinamento sicurezza e attività produttive	Segreteria Coordinatore
Area di coordinamento programmazione, sostenibilità e innovazione	Segreteria Coordinatore
Direzione Nuove infrastrutture e mobilità	Segreteria Direttore
Direzione Servizi Tecnici	Segreteria Direttore
Direzione Urbanistica	Segreteria Direttore
Direzione Ambiente	Segreteria Direttore
Direzione Istruzione	Segreteria Direttore
Direzione Attività Economiche	Segreteria Direttore
Direzione Cultura, Turismo e Sport	Segreteria Direttore
Direzione Servizi Sociali	Segreteria Direttore
Direzione Risorse Finanziarie	Segreteria Direttore
Direzione Sistemi Informativi	Segreteria Direttore
Direzione Risorse Umane	Segreteria Direttore
Direzione Patrimonio Immobiliare	Segreteria Direttore

ALLEGATO “B“ - DEFINIZIONI ‌

AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI	Le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive ovvero provvedono agli accertamenti d’ufficio (art. 1, comma 1 lett. o) del DPR n. 445/2000);
ARCHIVIO	L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati dall’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite per legge o regolamento, per il conseguimento dei propri fini istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione sono collegati tra loro in un rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione; l’uso degli atti può essere amministrativo, legale o storico. L’archivio è unico, anche se, convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, esso viene diviso in tre sezioni: corrente, di deposito e storico;
ARCHIVIO CORRENTE	E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale;
ARCHIVIO DI DEPOSITO	E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico;
ARCHIVIO STORICO	E’ costituito da complessi di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne;
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA	Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione (art. 1 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11);

AUTENTICAZIONE INFORMATICA

La validazione dell’insieme dei dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie al fine di garantire la sicurezza dell’accesso (art. 1, comma 1, lett. b) del D. Lgs.

n. 82/2005);

BANCA DI DATI

Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti (art. 4, comma 1, lett. o) del D. Lgs. n.

196/2003);

BLOCCO

La conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni

altra operazione del trattamento; (art. 4, comma 1, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003);

CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI

Il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l’accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche

amministrazioni (art. 1 del D. Lgs. n. 82/2005);

CASELLA DI POSTAELETTRONICA ISTITUZIONALE

La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (ai sensi del DPCM 31.10.2000, articolo 15, comma 3) – (art. 1 dell’allegato A della

circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28);

CERTIFICATI ELETTRONICI

Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari stessi

(art. 1, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 82/2005);

CERTIFICATO QUALIFICATO

Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all’allegato II della medesima direttiva (art. 1, comma 1,

lett. f) del D. Lgs. n. 82/2005);

CERTIFICATORE

Il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime (art. 1, comma 1,

lett. g) del D. Lgs. n. 82/2005);

CONSERVAZIONE

SOSTITUTIVA

Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della

deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11;

CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE

I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione

informatica (art. 4, comma 3, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003);

DATI GIUDIZIARI	I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u), del X.X.X. 00 xxxxxxxx 0000, x. 000, xx xxxxxxx di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale (art. 4, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 196/2003);
DATI IDENTIFICATIVI	I dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (art. 4, comma 1, lett. c) del D. Lgs. n. 196/2003);
DATI SENSIBILI	I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett. ddd) del D. Lgs. n. 196/2003);
DATO PERSONALE	Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 196/2003);
DATO A CONOSCIBILITA’ LIMITATA	Il dato la cui conoscibilità è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o categorie di soggetti (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005);
DOCUMENTO	Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art. 1, comma 1, lett. a) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO	Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1, comma 1, lett. a) del D.P.R. n. 445/2000);

DOCUMENTO CARTACEO ORIGINALE	Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
DOCUMENTO ARCHIVIATO	Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica (art. 1, comma 1, lett. h) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
DOCUMENTO CONSERVATO	Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
ESIBIZIONE	Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (art. 1, comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
EVIDENZA INFORMATICA	Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004);
FASCICOLAZIONE	L’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;
FASCICOLO	Insieme ordinato di documenti, che può fare riferimento ad uno stesso affare/procedimento, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività.
FIRMA DIGITALE	Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. s) del D. Lgs. n. 82/2005);

FIRMA ELETTRONICA	L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 82/2005);
FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA	La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1, comma 1, lett. r) del D. Lgs. n. 82/2005);
FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI	Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (art. 1 della Deliberazione AIPA del 23 novembre 2000, n. 51);
FUNZIONE DI HASH	Una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit) una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004);
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI	L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005);
INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI	Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento di dati personali dal titolare o dal responsabile;

INSERTO	E’ un sottoinsieme omogeneo del sottofascicolo che può essere costituito a seguito di esigenze operative dell’Amministrazione;
MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI/PIANO DI CONSERVAZIONE	Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle pubbliche amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizione e sottoripartizioni del titolario e indica quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quaranta anni nella sezione storica dell’archivio) e quali, invece, possono essere destinati al macero dopo cinque, dieci, quindici, venti anni, ecc. o secondo le esigenze dell’Amministrazione. Ne consegue il Piano di Conservazione periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;
MEMORIZZAZIONE	Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del D.P.R. n. 445/2000 così come modificato dall’articolo 6 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 (art. 1 comma 1, lett. f) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);
MISURE MINIME DI SICUREZZA	Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell’articolo 31 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (art. 4, comma 3, lett. a) del D. Lgs. n. 196/2003);
PROFILO DI AUTORIZZAZIONE	L’insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ed essa consentiti (art. 4, comma 3, lett. f) del D. Lgs. n. 196/2003);
RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI	La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003);

RIFERIMENTO TEMPORALE

Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004) o ad un messaggio di posta elettronica certificata (art. 1,

comma 1, lett. i) del D.P.R. n. 68/2005);

RIVERSAMENTO DIRETTO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica (art. 1. comma 1, lett. n) della

Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica (art. 1, comma 1, lett. o) della

Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11);

ALLEGATO “C“ - DESCRIZIONE DELLA AOO ‌

Denominazione dell’AOO

COMUNE DI FIRENZE

Casella di Posta Elettronica Certificata

xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxx.xx.xx

Indirizzo della sede principale dell’AOO a cui indirizzare la corrispondenza

convenzionale

Protocollo Generale del Comune di Firenze

Xxxxxx Xxxxxxxx – 00000 XXXXXXX

ALLEGATO “D” - TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE ‌

(I.6.1 = Titolo.Class .Sub)

Titolo I. Amministrazione generale
I.	1. Legislazione e circolari esplicative
I.	2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
I.	3. Statuto
I.	4. Regolamenti
I.	5. Xxxxxx, gonfalone, sigillo
I.	6. Archivio generale
I.		1 Contratti e convenzioni
I.	7. Sistema informativo e statistico
		1. Sviluppo e gestione sistemi e servizi infrastrutturali
		2. Sviluppo e gestione sistemi e servizi software
		3. Sviluppo e gestione ambienti operativi utenti
		4. Sicurezza informatica
I.	8. Informazioni e relazioni con il pubblico
I.		1 Richieste di accesso per fini amministrativi
I.	9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
I.	10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
I.	11. Controlli esterni
I.	12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
I.	13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
I.		1 Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili
I.	14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
I.	15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni: inserire solo la fase costitutiva
I.	16. Area e città metropolitana
I.	17. Associazionismo e partecipazioni
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
II.	1. Sindaco
II.	2. Vice-sindaco
II.	3. Consiglio
II.		1 Interrogazioni e mozioni consiliari (materiale preparatorio e connesso)
II.	4. Presidente del Consiglio
II.	5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio
II.		1 Verbali della Conferenza dei capigruppo: repertorio annuale
II.		2 Verbali delle Commissioni: repertorio annuale
II.	6. Gruppi consiliari
II.	7. Giunta
II.	8. Commissario prefettizio e straordinario
II.	9. Segretario e Vice-segretario
II.	10. Direttore generale e dirigenza
II.	11. Revisori dei conti

II.	12. Difensore civico
II.	13. Commissario ad acta
II.	14. Organi di controllo interni
II.	15. Organi consultivi
II.	16. Consigli circoscrizionali
II.	1 Quartiere 1
II.	2 Quartiere 2
II.	3 Quartiere 3
II.	4 Quartiere 4
II.	5 Quartiere 5
II	17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali
II	1 Quartiere 1
II	2 Quartiere 2
II	3 Qiartiere 3
II	4 Quartiere 4
II	5 Quartiere 5
II	18. Commissioni dei Consigli circoscrizionali
II	1 Quartiere 1
II	2 Quartiere 2
II	3 Quartiere 3
	4 Quartiere 4
	5 Quartiere 5
Titolo III. Risorse umane
III.	1. Concorsi, selezioni, colloqui
III.	2. Assunzioni e cessazioni e ricostituzione rapporti di lavoro
III.	3. Struttura Organizzativa
III.		1. Fabbisogno risorse umane
III.		2. Comandi distacchi e mobilità
III.	4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
III.	5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
III.	6. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
III.	7. Retribuzioni e compensi
III.	8. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
III.	9. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
III.	10. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
III.	11. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
III.	12. Servizi al personale su richiesta
III.	13. Orario di lavoro, presenze e assenze
III.	14. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
III.	15. Formazione e aggiornamento professionale
III.	16. Collaboratori esterni
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
IV.	1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)
IV.	2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)

IV.	3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
IV.	4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento
IV.	5. Partecipazioni finanziarie
IV.	6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili
IV.	7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
IV.	8. Beni immobili
IV.		1. Patrimonio abitativo
IV.		2. Patrimonio non abitativo
IV.		3. Procedure espropriative
IV.	9. Beni mobili
IV.	10. Economato
IV.	11. Oggetti smarriti e recuperati
IV.	12. Tesoreria
IV.	13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
Titolo V Affari legali
V.	1. Contenzioso
V.	2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
V.	3. Pareri e consulenze
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio
VI.	1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
VI.	2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale
VI.	3. Edilizia privata
VI.	4. Edilizia pubblica
VI.	5. Opere pubbliche
VI.	6. Catasto
VI.	7. Viabilità
VI.		1 Occupazione e alterazione suolo pubblico
VI.		2 Parcheggi: gestione
VI.		3 Concessione Passi Carrai
VI.	8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi
VI.	9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
VI.	10. Protezione civile ed emergenze
Titolo VII. Servizi alla persona
VII.	1. Diritto allo studio e servizi
VII.	2. Asili nido e scuola materna
VII.	3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
VII.	4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
VII.	5. Istituti culturali e Associazioni culturali
VII.		1 Musei
VII.		2 Biblioteche
VII.		3 Archivi
VII.		4 Cinema
VII.		5 Teatro
VII.	6. Attività ed eventi culturali

VII.	7. Attività ed eventi sportivi
VII.	8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale
VII.	9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio ed in condizioni di disagio
VII.		1 Servizi e prestazioni rivolti a minori e famiglie e strutture accoglienza minori
VII.		2 Servizi e prestazioni rivolti ad anziani e strutture accoglienza anziani
VII.		3 Servizi e prestazioni rivolti a disabili
VII.		4 Prevenzione, iniziative e strategie di contrasto alle dipendenze patologiche e alla diffusione di malattie a trasmissione sessuale
VII.		5 Servizi rivolti a soggetti in esecuzione penale
VII.		7 Servizi e prestazioni per accoglienza e inclusione sociale
VII.		8 Servizi e prestazioni in favore delle vittime dello sfruttamento
VII.		9 Salute mentale
VII.		10 Benefici economici invalidità civile
VII.	10. Informazione, consulenza ed educazione civica
VII.	11. Tutela e curatela di incapaci
VII.	12.Assistenza diretta e indiretta, benefici economici
VII.	13. Attività ricreativa e di socializzazione
VII.	14. Politiche per la casa
VII.	15. Politiche per il sociale
Titolo VIII Attività economiche
VIII.	1. Agricoltura e pesca
VIII.	2. Artigianato
VIII.	3. Industria
VIII.	4. Commercio
VIII.	5. Fiere e mercati
VIII.	6. Esercizi turistici e strutture ricettive
VIII.	7. Promozione e servizi
VIII.	8. Pubblicità e pubbliche affissioni
Titolo IX Polizia locale e sicurezza pubblica
IX.	1 Attività di Polizia di Prossimità
IX.		1 Esposti, segnalazioni, richieste, deleghe o altri documenti ricevuti
IX.		2 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		3 Comunicazioni e/o trasmissioni documentali su richiesta e/o d'iniziativa
IX.	2 Attività di Polizia Stradale
IX.		1 Infortunistica stradale
IX.		2 Accertamento di violazioni al C.d.S.
IX.		3 Accertamento di violazioni al C.d.S. mediante strumentazione automatica
IX.		4 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		5 Prevenzione ed educazione stradale
IX.	3 Attività di Polizia Giudiziaria
IX.		1 Documentazione di attività d'indagine e/o C.N.R. in materia di C.d.S.
IX.		2 Documentazione di attività d'indagine e/o C.N.R. in materia annonaria
IX.		3 Documentazione di attività d'indagine e/o C.N.R. in materia edilizia
IX.		4 Documentazione di attività d'indagine e/o C.N.R. nelle altre materie

IX.	4 Attività di Polizia del Territorio
IX.		1 Accertamenti e informazioni in materia di alloggi pubblici
IX.		2 Tutela del demanio e del patrimonio
IX.		3 Accertamenti e informazioni in ambiti diversi
IX.		4 Oggetti smarriti e recuperati
IX.	5 Sistema Sanzionatorio amministrativo - Contenzios
IX.		1 Richieste, ricorsi o altri documenti ricevuti in materia di contenzioso
IX.		2 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		3 Verbali di accertamento
IX.		4 Documentazione relativa ad iscrizione a ruolo
IX.		5 Comunicazioni e/o trasmissioni interne su richiesta e d'iniziativa
IX.		6 Comunicazioni e/o trasmissioni esterne su richiesta e d'iniziativa
IX.	6 Attività Trasversali
IX.		1 Esposti, segnalazioni, richieste, deleghe o altri documenti ricevuti
IX.		2 Accesso alla documentazione amministrativa
IX.		3 Disposizioni di servizio, formazione e supporto giuridico
IX.		4 Avvenimenti straordinari
IX.		5 Gestione del personale
IX.		6 Comunicazioni e/o trasmissioni interne su richiesta e d'iniziativa
IX.		7 Comunicazioni e/o trasmissioni esterne su richiesta e d'iniziativa
IX.	7 Attività di Polizia Annonaria
IX.		1 Esposti, segnalazioni, richieste, deleghe o altri documenti ricevuti
IX.		2 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		3 Verbali in materia annonaria
IX.	8 Attività di Polizia aMministrativa
IX.		1 Esposti, segnalazioni, richieste, deleghe o altri documenti ricevuti
IX.		2 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		3 Verbali ed altri documenti in materia di polizia amministrativa
IX.	9 Attività di Polizia Edilizia
IX.		1 Esposti, segnalazioni, richieste, deleghe o altri documenti ricevuti
IX.		2 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		3 Verbali ed altri documenti in materia di polizia edilizia
IX.	10 Attività di Polizia amBientale
IX.		1 Esposti, segnalazioni, richieste, deleghe o altri documenti ricevuti
IX.		2 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		3 Verbali in materia di polizia ambientale
IX.	11 Attività di Polizia tRibutaria
IX.		1 Esposti, segnalazioni, richieste, deleghe o altri documenti ricevuti
IX.		2 Relazione informativa o riferente in merito ad accertamento/sopralluogo
IX.		3 Altri documenti in materia di polizia tributaria
Titolo X Tutela della salute
X.	1. Salute e igiene pubblica
X.	2. Trattamenti Sanitari Obbligatori
X.	3. Autorizzazioni sanitarie e Farmacie

X.	4. Zooprofilassi veterinaria
X.	5. Randagismo animale e ricoveri
Titolo XI. Servizi demografici
XI.	1. Stato civile
XI.	2. Anagrafe e certificazioni
XI.	3. Censimenti
XI.	4. Polizia mortuaria e cimiteri
Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari
XII.	1. Xxxx elettorali
XII.	2. Liste elettorali
XII.	3. Elezioni
XII.	4. Referendum
XII.	5. Istanze, petizioni e iniziative popolari
Titolo XIII. Affari militari
XIII.	1. Leva e servizio civile sostitutivo
XIII.	2. Ruoli matricolari
XIII.	3. Caserme, alloggi e servitù militari
XIII.	4. Requisizioni per utilità militari

ALLEGATO “E” - PRONTUARIO PER LA CLASSIFICAZIONE ‌

A
150 ore – Diritto allo studio	III/12
Abbonamenti a periodici *	IV/4
Abbonamento RAI pagato dal Comune	IV/4
Abitabilità: autorizzazione	X/1 e repertorio
Abrogazione leggi v. referendum abrogativo	XII/4
Abusi edilizi	VI/3
Abusivismo edilizio	VI/3
Accademie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Accensione mutui	IV/3
Accertamenti di conformità delle opere edilizie private	VI/3
Accertamenti sanitari (per assenze del personale)	III/12
Accertamenti sanitari (per la tutela della salute del personale)	III/8
Accertamenti tributari: eseguiti dal Comune	IV/3
Accertamenti tributari: subiti dal Comune	IV/7
Accertamento della conformità delle opere edilizie private	VI/3
Accertamento delle conoscenze informatiche e linguistiche nei concorsi pubblici	III/1
Accesso ai documenti amministrativi	I/6
Accesso alla zona pedonale: permessi	VI/7
Accordi di programma	si classificano in base alla materia cui si riferiscono
Accordi di programma: per società partecipate	I/15
Acqua: erogazione	VI/8
Acqua: inquinamento	VI/9
Acque: monitoraggio della qualità	VI/9
Acquedotto: affidamento esterno della gestione	I/15
Acquedotto: costruzione	VI/5
Acquedotto: gestione in proprio	VI/8

Acquisizione aree per edilizia residenziale pubblica	IV/8
Acquisizione di beni immobili	IV/8
Acquisizione di beni mobili	IV/9
Acquisti di materiale di consumo	IV/10
Addizionale comunale a imposte erariali	IV/3
Addizionale comunale a imposte regionali	IV/3
Addizionale comunale IRPEF	IV/3
Addizionale comunale sul consumo dell’energia elettrica	IV/3
Adempimenti assicurativi del Comune	IV/7
Adempimenti contributivi del Comune	IV/7
Adempimenti fiscali riguardanti il Comune	IV/7
Adempimenti fiscali riguardanti il personale dipendente	III/7
Adozione di minori: assistenza sociale	VII/11
Adozione di minori: registrazione sui registri di stato civile	XI/1
Adozione di minori: trasmissione di atti per la registrazione	XI/1
Adulti: educazione	VII/4
Aeroporto *: costruzione	VI/5
Affidamento familiare di minori	VII/11
Affido familiare	VII/11
Affissioni pubbliche: concessione	IV/14
Affissioni pubbliche: riscossione del diritto	IV/3
Affittacamere: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Affittacamere: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Affittacamere: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
Affitto appartamenti ammobiliati per uso turistico: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Affitto appartamenti mobiliati per uso turistico: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Affrancatura della posta in partenza	I/6
Agenzie d’affari: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio

Aggiornamento professionale	III/14
Agibilità per teatri o luoghi di pubblico spettacolo: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Agibilità: autorizzazione	X/1 e repertorio
Agricoltori: vendita di prodotti da parte degli -	XXXX/0
Xxxxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxxxxxxxxx: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Agriturismi: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
AIRE (= Anagrafe Italiani Residenti all’Estero)	XI/2
Alberghi: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Alberghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Alberghi: fascicolo del singolo esercente	VIII/0
Albi elettorali	XII/1
Albo degli scrutatori	XII/1
Albo dei Giudici popolari	XI/2
Albo dei Presidenti di seggio	XXX/0
Xxxx dell’associazionismo	I/17 repertorio
Albo pretorio	I/6 repertorio
Alcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Alienazione di beni immobili del Comune	IV/8
Alienazione di beni mobili del Comune	IV/9
Allattamento: permessi	III/12
Allevamento	VIII/1
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: assegnazione	VII/14
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: costruzione	VI/4
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: lottizzazione	VI/2
Alloggi di edilizia residenziale pubblica: proprietà del comune	IV/8
Alloggi militari	XIII/3
Alloggio per mercede: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Alluvioni	VI/10

Ambiente	VI/9
Ambiente: questioni segnalate dai vigili del fuoco	VI/9
Ambulanti (commercio su aree pubbliche): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Ambulanti (mestieri ambulanti esercitati da stranieri): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Amministrative v. elezioni amministrative	XII/3
Ammortamento dei beni	IV/6
Anagrafe della popolazione residente	XI/2
Anagrafe delle prestazioni	III/6
Anagrafe: organizzazione del servizio	I/9
Anagrafe: servizi all’utenza	XI/2
ANCI: associazione del Comune	I/15
Animali randagi	X/5
Annotazioni sui registri di stato civile	XI/1
Anticipazione del quinto dello stipendio	III/6
Antiquariato: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Antiquariato: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Anziani: assistenza	VII/12
Anziani: centri ricreativi	VII/13
Anziani: soggiorni climatici per -	VII/13
Anziani: tutela per incapacità	VII/11
Anzianità: pensione di -	III/7
Xxxxxxx: consigliere	II/3
Apparecchiature informatiche: acquisto	IV/9
Applicazione contratto collettivo di lavoro	III/5
Archivio	I/6
Archivio corrente	I/6
Archivio di deposito	I/6
Archivio generale	I/6
Archivio in formazione	I/6

Archivio storico	I/6
Area metropolitana: istituzione e convenzioni per il funzionamento	I/16
Aree pedonali: individuazione	VI/7
Aree PEEP: individuazione	VI/2
Aree verdi (beni immobili del comune)	IV/8
Xxxx xxxxx: realizzazione	VI/5
Aria: inquinamento	VI/9
Aria: monitoraggio della qualità	VI/9
Armi da fuoco: consegna licenza di porto d’armi	IX/4
Arredo urbano: realizzazione	VI/5
Arte della stampa: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Arte di riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Arte litografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Arte tipografica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Xxxxxxxxxxx	XXXX/0
Artisti di strada: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Ascensori	IX/4 e repertorio
Xxxxx xxxx	XXX/0
Asilo nido interno per i figli dei dipendenti	III/11
Aspettativa	III/12
Aspettativa per mandato parlamentare	III/12
Aspettativa per maternità (obbligatoria e facoltativa)	III/12
Aspettativa per motivi di famiglia	III/12
Aspettativa sindacale	III/12
Assegnazione alloggi PEEP	VII/14
Assegni alimentari	III/6
Assegni familiari	III/6
Assegni per carichi di famiglia	III/6
Assenze dal lavoro	III/12

Assessori (documenti riguardanti gli assessori, non emanati da essi)	II/7
Assicurazioni degli immobili	V/2
Assicurazioni di responsabilità del personale dipendente	V/2
Assicurazioni per gli infortuni sul lavoro	III/7
Assicurazioni RC auto	V/2
Assicurazioni sociali del personale dipendente	III/7
Assicurazioni varie	V/2
Assistenza alla popolazione in caso di calamità naturali	VI/10
Assistenza diretta e indiretta	VII/12
Assistenza domiciliare	VII/12
Assistenza presso strutture	VII/12
Assistenza pubblica	VII/ classi da 8 -14
Assistenza sanitaria obbligatoria	X/2
Assistenza scolastica	VII/ classi da 1 - 4
Associazione ad Associazioni	I/15
Associazione all’ANCI	I/15
Associazioni di Comuni	I/15
Associazioni: albo	I/17 e albo
Associazioni: fascicoli	I/17
Associazionismo	I/17
Assunzione in servizio	III/2
Atti di liquidazione	acquisiscono la classifica del fasc. relativo al procedimento
Atti di liquidazione (eventualmente conservati dalla Ragioneria)	IV/4
Atti di stato civile	XI/1
Atti notificati, depositati e pubblicati	I/6 e repertorio
Atti rogati dal segretario comunale; il singolo atto va classificato per materia	I/6e repertorio
Atti vandalici *: danni a immobili comunali	IV/8

Atti vandalici *: danni ad arredi e attrezzature degli uffici comunali	IV/9
Atti vandalici *: segnalazioni	IX/4
Attività culturali	VII/6
Attività di rappresentanza	I/13
Attività edilizia di privati	VI/3
Attività informativo-promozionale	I/12
Attività ricreativa di socializzazione	VII/13
Attività sportive	VII/7
Attraversamenti stradali: individuazione dell’ubicazione	VI/7
Attraversamenti stradali: realizzazione	VI/5
Attribuzione del titolo di città	I/2
Attribuzione di funzioni agli uffici	I/9
Attribuzione di funzioni ai dipendenti	III/4
Attribuzioni di funzioni al personale	III/4
Attuazione del Piano regolatore generale (PRG) e varianti, strumenti	VI/2
Audizione (sale pubbliche di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Audizioni all’aperto: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Automobili: acquisto	IV/9
Automobili: assicurazioni RC	V/2
Automobili: manutenzione	IV/9
Autonoleggiatori: autorizzazione all’attività	VIII/2 e repertorio
Autonoleggiatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX. 4 e repertorio
Autonoleggiatori: fascicoli personali	VIII/0
Autorizzazioni edilizie	VI/3 e repertorio
Autorizzazioni sanitarie	X/1 repertorio
Autoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Autoveicoli o vetture a noleggio: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Avanzo di amministrazione	IV/4
Avvisi a stampa	I/8

Aziende municipalizzate e speciali: istituzione	I/15
Aziende municipalizzate e speciali: rapporti istituzionali	I/15
Aziende municipalizzate e speciali.	rapporti su affari concreti nel fascicolo specifico
Azioni: partecipazioni azionarie	IV/3
B
Bagni (stabilimento di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Bagni pubblici: costruzione	VI/ 5
Ballo (festa da -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Ballo (scuola di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Banche *: pagamento di ratei	IV/4
Banche *: richieste di mutuo	IV/3
Bandi a stampa	I/8
Bandiera (europea, statale, regionale, comunale): esposizione	I/13
Bandiera * (del Comune): definizione	I/5
Bando di concorso per assunzioni	III/1
Bando per assegnazione borse di studio	VII/1
Bando per assegnazione case popolari	VII/14
Bar: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Bar: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Bar: autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio
Bar: fascicoli	VIII/0
Xxxxxxxx: autorizzazione all’attività	VIII/2
Xxxxxxxx: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Xxxxxxxx: fascicoli	VIII/0
Barcaioli: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Barriere architettoniche: eliminazione	VI/5
Bed and breakfast: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Bed and breakfast: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio

Bed and breakfast: fascicoli	VIII/0
Beneficenza * concetto superato v. Tit. VII Servizi alla persona
Benefici economici per categorie deboli	VII/12
Beni immobili	IV/8
Beni immobili: inventari	IV/8
Beni mobili	IV/9
Beni mobili: inventari	IV/9
Bevande (somministrazione): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Bevande (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Bevande (somministrazione): autorizzazione sanitaria	XI/1 e repertorio
Bevande alcoliche (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Biblioteca (sede = bene immobile del comune)	IV/8
Biblioteca civica: attività e iniziative	VII/6
Biblioteca civica: funzionamento	VII/5
Bilancio pluriennale	IV/1
Bilancio preventivo	IV/1
Biliardo (sala pubblica per -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
BOC – Buoni Ordinari del Comune	IV/3
Bollette: pagamento	IV/4
Bollo del Comune * (= sigillo)	I/5
Borgata (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)	I/2
Borse di studio	VII/1
Boschi (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Xxxxxx: iniziative a difesa	VI/9
Buoni libro	VII/1
Buoni mensa per i dipendenti	III/11
Buoni Ordinari del Comune – BOC	IV/3
Buoni pasto per gli iscritti alle scuole	VII/1
Buoni pasto per i dipendenti	III/11

Buoni per l’acquisto di libri	VII/1
Busta paga	III/6
C
Caccia *: consegna licenze	IX/4
Caccia *: trasmissione tesserini	XI/2
Caffé: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Caffé: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Caffé: fascicoli	VIII/0
Calamità naturali	VI/10
Caldaie e impianti di riscaldamento: controlli	VI/9
Cambi di residenza	XI/2
Camera mortuaria: costruzione	VI/5
Camera mortuaria: funzionamento	XI/4
Campeggi: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Campeggi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Campeggi: fascicoli	XXXX/0
Xxxxx (xxxx immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Campi profughi	VII/12
Candidature elettorali: presentazione	XII/3
Cani randagi	X/5
Canile	X/5
Canone d’affitto degli alloggi popolari: definizione	VII/14
Canone d’affitto degli alloggi popolari: riscossione	IV/3
Canone RAI: pagamento	IV/4
Cantanti ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4
Cantieri di lavoro *: gestiti dal comune	VI/5
Cantieri di lavoro privati: controlli	VI/3
Cantieri navali *: costruzione	VI/5
Capigruppo consiliari	II/6

Capigruppo: conferenza dei -	II/5
Capitolo di bilancio	IV/4
Carburante (distributori di -): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Carceri *: beni immobili di proprietà del Comune	IV/8
Carte d’identità	XI/2
Casa: politiche per la -	VII/14
Case di ricovero	VII/12
Case di riposo	VII/12
Case per ferie: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Case per ferie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Case per ferie: fascicoli	VIII/0
Case popolari: assegnazione	VII/14
Case popolari: costruzione	VI/4
Case religiose di ospitalità: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Case religiose di ospitalità: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Caserme (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Caserme (proprietà non comunali):servitù militari	XIII/3
Cassa economale	IV/10
Cassa: giornale di -	IV/12
Cassa: verifiche di -	IV/12
Catasto	VI/6
Catasto Edilizio Urbano – CEU	VI/6
Catasto Fabbricati – CF	VI/6
Catasto Terreni – CT	VI/6
Categorie protette ai fini dell’assunzione	III/1
Causa civile	V/1
Causa penale	V/1
Causa tributaria	V/1
Cause	V/1

Cavalli (corse di -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Cave	VI/9
Cemento armato: denunce e relazioni	VI/3
Censimenti	XI/3
Censimento del commercio, industria e servizi	XI/3
Censimento dell’agricoltura	XI/3
Censimento della popolazione	XI/3
Censura (provvedimento disciplinare nei confronti del personale)	III/13
Centri di accoglienza	VII/12
Centri di soggiorno climatico	VII/13
Centri estivi	VII/13
Centro elaborazione dati	I/7
Cerimoniale	I/13
Certificati di destinazione urbanistica	VI/1
Certificati di espatrio per minori: rilascio	XI/2
Certificato prevenzione incendi (per distributori di carburante)	VIII/4
Certificato prevenzione incendi (per edifici comunali)	IV/8
Certificato prevenzione incendi (per edifici privati)	VI/3
Certificazioni anagrafiche	XI/2
Certificazioni di stato civile	XI/1
Cessazione dal servizio	III/2
Cessione fabbricati (denunce di -)	IX/4
CEU – Catasto edilizio urbano	VI/6
Cibi (somministrazione): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Cibi (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Cibi (somministrazione): autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio
Ciclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Ciclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Xxxxxx e non vedenti *: assistenza	VII/classi da 8 - 13

Xxxxxx e non vedenti *: dipendenti	III/classi da 1 - 15
Cimiteri (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Cimiteri: costruzione	VI/5
Cimiteri: gestione spazi	XI/4
Cinematografi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Circhi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Circhi: domanda di occupazione di suolo pubblico	IV/8
Circhi: pagamento diritto occupazione suolo pubblico	IV/3
Circolari	I/1
Circolazione stradale: piano del traffico	VI/7
Circolazione stradale: vigilanza	IX/2
Circoli privati (somministr. alimenti e bevande): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Circoli privati (somministr. alimenti e bevande): autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio
Circoli privati: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Circoscrizioni comunali: attività	Xxxxxx e classi dei singoli affari
Circoscrizioni comunali: individuazione	I/2
Circoscrizioni comunali: organi	classi del Tit. II
Città metropolitana: istituzione e rapporti istituzionali	I/16
Città v. attribuzione del titolo	I/2
Cittadinanza: atto di -	XI/1
classamento catastale	VI/6
Xx.xx.xx – collaboratori coordinati e continuativi: fascicoli	III/0
Xx.xx.xx. – collaboratori coordinati e continuativi: utilizzo	III/15
Xx.Xx.Xx.*: controlli funzione non comunale: i controlli del Xx.Xx.Xx. vanno inseriti nel fascicolo specifico cui si riferiscono e acquisiscono quindi la relativa classificazione
Cocchiere: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Codice della strada: violazioni	IX/2 e repertorio
Codice di comportamento dei dipendenti	III/13
Codice fiscale: comunicazione dei nati all’Xxxxxxx xxxxx xxxxxxx	XX/ 0

Collaboratori coordinati e continuativi – xx.xx.xx: fascicoli	III/0
Collaboratori coordinati e continuativi – xx.xx.xx.: utilizzo	III/15
Collaboratori esterni	III/15
Collegio dei Revisori dei conti	II/11
Collegio di conciliazione (disciplina del personale)	III/13
Collette: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4
Collocamento fuori ruolo dei dipendenti	III/2
Colloqui di selezione del personale	III/1
Colonie estive	VII/13
Xxxxxxx estive per i figli dei dipendenti: domande	III/11
Coltivatori	VIII/1
Comando presso/ da altre amministrazioni	III/3
Comitati: promozione	I/14
Comitato genitori per la mensa (asilo nido)	VII/1
Comitato genitori per la mensa (scuola materna e primaria)	VII/1
Commercio ambulante (= su area pubblica)	VIII/4 e repertorio
Commercio ambulante: concessione aree	IV/8 e repertorio
Commercio di cose antiche o usate: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Commercio di cose antiche o usate: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Commercio elettronico	VIII/4
Commercio fisso (= su area privata)	VIII/4
Commercio su aree private (fisso)	VIII/4
Commercio su aree pubbliche (ambulante)	VIII/4
Commissario ad acta del Comune	II/13
Commissario ad acta delle circoscrizioni	II/21
Commissario prefettizio e/o straordinario	II/8
Commissione di disciplina	III/13
Commissione elettorale comunale *: controllo liste elettorali	XII/2
Commissione elettorale comunale *: nomina	II/15

Commissione elettorale comunale *: verbali	XII/2
Commissione elettorale mandamentale: verbali in copia	XII/2
Commissioni consiliari	II/5
Commissioni dei Consigli circoscrizionali	II/19
Commissioni del Consiglio	II/5
Compartecipazioni ad imposte erariali e regionali	IV/3
Compenso ai dipendenti	III/6
Comportamento in servizio	III/13
Compravendita di beni immobili	IV/8
Comunicati stampa	I/12
Comunicazione istituzionale	I/12
Comunicazioni di natura edilizia	VI/3
Comunicazioni radio televisive	I/8
Concessionari incaricati della riscossione delle entrate	IV/13
Concessione di locali, spazi, attrezzature comunali	IV/8
Concessione in uso dei beni immobili del Comune	IV/8
Concessione in uso dei beni mobili del Comune	IV/9
Concessioni cimiteriali	IV/8 e repertorio
Concessioni edilizie	VI/3 repertorio
Concessioni edilizie in sanatoria	VI/3
Conciliazione: Collegio di - (disciplina del personale)	III/13
Concorsi per assunzioni	III/1
Condoni edilizi	VI/3
Conduttore di veicoli di piazza: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Conferenza dei capigruppo	II/5
Conferenza dei dirigenti	II/10
Conferenza dei Presidenti di quartiere	II/19
Conferimento di incarichi speciali	III/4
Confini del Comune (variazioni, modificazioni, rettifiche, etc.)	I/2

Confini del territorio comunale	I/2
Conformità opere edilizie private: accertamento	VI/3
Confraternite religiose	I/17
Congedo ordinario dei dipendenti	III/12
Congedo straordinario dei dipendenti	III/12
Congedo straordinario per gravidanza e puerperio	III/12
Consegna licenze caccia	IX/4
Consegna licenze porto fucile	IX/4
Consegnatari dei beni	IV/9
Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti i Consigli circoscrizionali)	II/16
Consigliere anziano	II/3
Consiglieri (documenti riguardanti i Consiglieri)	II/3
Consiglio (documenti riguardanti il Consiglio, non emanati da esso)	II/3
Consiglio, commissioni del -	II/5
Consiglio: delibere; ogni delibera va classificata a seconda della materia di cui tratta	I/6 repertorio specifico
Consorzi di bonifica *: carteggio da e per titolo e classe a seconda della materia di cui tratta
Consorzi di bonifica *: nomina dei rappresentanti del Comune e rapporti istituzionali	I/15
Consorzi di bonifica *: partecipazione finanziaria del Comune	IV/5
Consorzi idraulici *: carteggio da e per Titolo e classe a seconda della materia di cui tratta
Consorzi idraulici *: nomina dei rappresentanti del Comune e rapporti istituzionali	I/15
Consorzi idraulici *: partecipazione finanziaria del Comune	IV/5
Consorzi intercomunali	I/15
Consorzi per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Consorzi stradali	I/15
Consulenti: elenco degli incarichi conferiti	III/15
Consulenti: fascicolo personale	III/0
Consulenze Titolo e classe a seconda della materia di cui tratta

Consulenze legali	V/3
Consultazione dei documenti a fini amministrativi: richieste	I/6
Consultazione dei documenti a fini di studio: richieste	I/6
Consultazione dei documenti amministrativi: procedure e regolamentazione	I/6
Consulte	II/15
Consultori	VII/10
Consumo dell’energia elettrica: addizionale comunale	IV/3
Contabilità degli investimenti *: pagamento ratei dei mutui	IV/4
Contabilità: verifiche	IV/6
Contenzioso	V/1
Contenzioso del lavoro	III/13
Conti consuntivi	IV/6
Conti: revisori dei -	II/11
Conto del tesoriere	IV/6
Contratti: da classificare a seconda della materia cui si riferisce il contr.	II/9 repertorio
Contratti collettivi di lavoro	III/5
Contrattisti: utilizzo	III/15
Contrattisti: fascicoli personali	III/0
Contratto collettivo di lavoro	III/5
Contributi agricoli	VIII/1
Contributi economici (assistenza)	VII/12
Contributi per la casa	VII/14
Contributi previdenziali per i dipendenti	III/7
Contributi regionali	IV/3
Contributi straordinari (entrate)	IV/3
Contributi: richieste per manifestazioni prende la classifica del fascicolo specifico
Controlli ambientali	VI/9
Controlli delle liste elettorali	XII/2
Controlli di gestione * (interni)	IV/1

Controlli esterni	I/11
Controlli interni	II/14
Controlli sull’attività edilizia	VI/3
Controllo interno: organi	II/14
Controversie	V/1
Controversie relative al rapporto di lavoro	III/13
Convenzione con agenzie di riscossione dei tributi	IV/13
Convenzioni per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Coordinamento trasporto pubblico e privato	VI/7
Copisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Corriere postale	I/6
Corsa campestre	VII/7
Corse di cavalli: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Corsi di aggiornamento professionale per il personale	III/14
Corsi di formazione per il personale	III/14
Corsi per adulti	VII/4
Corte dei conti: controllo	I/11
COSAP	IV/3
cose antiche o usate (commercio): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Creazione d’impresa: a seconda del tipo di impresa	VIII/classi 1-4
Cremazione	XI/4
CT – Catasto terreni	VI/6
Cucine economiche: assistenza	VII/12
CUD	III/7
Curatela degli inabilitati	VII/11
Curriculum inviato per richiesta assunzione	III/1
Custodi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Custodia dei valori (Tesoreria)	IV/12
D

Danni alluvionali	VI/10
Danze (= trattenimenti danzanti): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Decentramento (istituzione, modificazione, rettifiche, variazioni, etc.)	I/2
Decorazioni militari *: al comune	I/13
Decorazioni militari *: proposte sottoposte al comune	I/13
Definizione delle competenze	I/9
Deleghe agli assessori	II/7
Demanio idrico: gestione (ove prevista)	IV/8
Demolizione di immobili abusivi: ordinanze	VI/3 e repertorio
Demolizioni edilizie	VI/3
Denominazione del comune	I/2
Denunce di cessione di fabbricati	IX/4
Denunce di infortunio sul lavoro	III/8
Denunce di inizio attività edilizia	VI/3
Denunce di inizio attività artigianale	VIII/2
Denunce di inizio attività commerciale	VIII/4
Denunce di ospitalità a stranieri	IX/4
Deposito (archivio di -)	I/6
Depuratore	VI/9
Derattizzazione	X/1
Destinazione d’uso dei beni immobili del Comune	IV/8
Destinazione d’uso dei beni mobili del Comune	IV/9
Destinazione urbanistica: certificati	VI/2
Destituzione	III/13
Destituzione di diritto	III/13
Determinazioni dei dirigenti	I/6 repertorio
Dezanzarizzazione	X/1
DIA (= Dichiarazioni di Inizio Attività edilizia)	VI/3
Dichiarazione di infermità	III/9

Difensore civico	II/12 relativ. alla carica I/8 relativ. atti ed istanze
Dimissioni	III/2
Dipendenti *: gestione	III/classi specifiche fascicoli personali
Dipendenti *: politica del personale	I/9
Direttore generale (documenti riguardanti il Dir. Gen., non emanati da esso)	II/10
Dirigenza	II/10
Diritti (entrate)	IV/3
Diritti di segreteria	IV/3
Diritti e doveri del dipendente	III/5
Diritti per servizi pubblici	IV/3
Diritti sulle pubbliche affissioni	IV/3
Diritto allo studio – 150 ore: esercizio da parte dei dipendenti	III/12
Diritto allo studio: promozione e sostegno	VII/1
Diritto di accesso ai documenti amministrativi: esercizio	I/6
Diritto di accesso ai documenti amministrativi: procedure e regolamentazione	I/6
Diritto di informazione	I/8
Diritto di partecipazione al procedimento amministrativo	I/8
Diritto di partecipazione dei cittadini	I/8
Disavanzo di amministrazione	IV/6
Discariche	VI/9
Disciplina	III/13
Dismissione: di beni immobili	IV/8
Dismissione: di beni mobili	IV/9
Disponibilità: personale in	III/3
Distacco presso/ da altre amministrazioni	III/3
Distributori di benzina: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Distributori di benzina: fascicoli degli impianti	VIII/0

Distributori di carburante: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Distributori di carburante: fascicoli degli impianti	VIII/0
Domande di alloggi popolari	VII/14
Domanda di estumulazioni straordinarie	XI/4
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso	III/1
Domicilio	XI/2
Donazione del sangue: permesso ai dipendenti	III/12
Donazione di sangue: permessi per	III/12
Donazioni: di beni immobili	IV/8
Donazioni: di beni mobili	IV/9
Dormitori pubblici	VII/12
Dotazione organica	I/9
E
Eccedenze di personale	III/3
Ecologia	VI/9
Economato	IV/10
Edifici pubblici: costruzione	VI/5
Edifici religiosi: costruzione e restauri	VI/3
Edifici religiosi: ubicazione	I/14
Edilizia privata	VI/3
Edilizia pubblica	VI/4
Edilizia residenziale pubblica: acquisizione aree	VI/ 4
Edilizia residenziale pubblica: assegnazione alloggi	VII/14
Edilizia residenziale pubblica: costruzione	VI/4
Edilizia scolastica: costruzione	VI/5
Editoria comunale	I/12
Educazione civica	VII/10
Educazione degli adulti	VII/4
Educazione stradale	IX/1

Eleggibilità dei Consiglieri comunali	II/3
Elettricità: addizionale comunale sul consumo di energia elettrica	IV/3
Elettrodotto: costruzione	VI/5
Elettrodotto: gestione	VI/8
Elezioni	XII/3
Elezioni amministrative	XII/3
Elezioni comunali e provinciali	XII/3
Elezioni europee	XII/3
Elezioni politiche	XII/3
Elezioni: albi elettorali	XII/1
Elezioni: liste	XII/2
Emergenze (protezione civile)	VI/10
Emigrati (fascicoli)	XI/2
Emigrati (registri)	XI/2
Emigrazione	XI/2
Energia	VI/8
Energia elettrica: addizionale comunale sui consumi	IV/3
Enoteche v. vendita di alcolici
Enti non commerciali	I/17
Entrate	IV/3
Entrate per accensione di prestiti	IV/3
Epidemie	X/1
Equilibrio di bilancio	IV/6
Equo indennizzo	III/9
Eredità: acquisizione di beni immobili	IV/8
Eredità: acquisizione di beni mobili	IV/9
ERP (= edilizia residenziale pubblica) v. alloggi
Esattoria	IV/13
Escavazioni (eseguite dal Comune)	VI/5

Esecutivi circoscrizionali (organi delle circoscrizioni)	II/18
Esercitazioni militari	XIII/3
Esercizi commerciali: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Esercizi commerciali: fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizi pubblici: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Esercizi pubblici: autorizzazioni di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Esercizi pubblici: fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizi turistici: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Esercizi turistici: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Esercizi turistici: : fascicoli degli esercenti	VIII/0
Esercizio associato di funzioni e servizi	I/15
Esercizio provvisorio del bilancio	IV/1
Esercizio pubblico temporaneo in occasione di fiere, mercati etc	IX/4 e repertorio
Esondazioni (protezione civile)	VI/10
Espatrio minori: rilascio certificati	XI/ 2
Esplodenti v. materie esplodenti
Esposizione di rarità, persone, animali gabinetti ottici e altro oggetti di curiosità	IX/4 e repertorio
Esposti (= proteste)	I/8 repertorio
Esposti (= bambini abbandonati): assistenza	VII/12
Espropri per opere di pubblica autorità	IV/8
Espropriazioni di beni immobili	IV/8
Esternalizzazione: utilizzo di collaboratori esterni	III/15
Estetisti	VIII/2 e repertorio
Xxxxxxxxx: fascicoli	VIII/0
Estimi catastali	VI/6
Estumulazioni	XI/4
Esumazioni	XI/4
Europee: elezioni europee	XII/3
Eventi culturali	VII/6

Eventi sportivi	VII/7
Extracomunitari: assistenza	VII/12
Extracomunitari: strutture di prima assistenza	XXX/00
X
Xxxxxxxxxx: denunce di cessione	IX/4
Facchini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fallimenti: adempimenti elettorali relativi ai falliti	XII/2
Fallimenti: insinuazione del Comune tra i creditori di un fallito	IV/3
Farmacie	X/3
Fascia tricolore: uso	I/13
Fascicolo archivistico	I/6
Fatture	IV/4
Ferrovia: rapporti con l’ente per pianificare traffico	VI/7
Festa da ballo : autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Feste civili: modalità di svolgimento	I/13
Feste civili: organizzazione	VII/6
Feste nazionali: modalità di svolgimento	I/13
Feste nazionali: organizzazione	VII/6
Feste popolari: organizzazione	VII/6
Feste religiose: organizzazione	VII/6
Festoni di Natale: concessione di istallazione	IV/8 repertorio
Fiere	VIII/5
Finanza: partecipazioni finanziarie	IV/5
Fine rapporto: trattamento - TFR	III/10
Fisco: adempimenti relativi al Comune	IV/7
Fisco: adempimenti relativi al personale	III/7
Flessibilità: forme contrattuali flessibili	III/5
Flessibilità: orario di lavoro	III/12
Fochino: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio

Fogli di congedo	XIII/2
Fogli di congedo: consegna	XI/2
Fogli di via obbligatori	IX/4
Fogli matricolari (dei militari)	XIII/2
Fognatura: costruzione	VI/5
Fognatura: gestione	VI/8
Fondi economali	IV/10
Fondo di riserva	IV/2
Fontane (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Fontane pubbliche: costruzione	VI/ 5
Fontane pubbliche: gestione	VI/8
Foreste (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Foreste: attività di difesa	VI/9
Formazione (archivio in formazione)	I/6
Formazione: verbali degli istituti di	VII/3
Formazione delle liste di leva	XIII/1
Formazione e orientamento al lavoro	VII/4
Formazione professionale dei dipendenti	III/14
Formazione professionale: incentivi agli Istituti	VII/3
Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi	I/15
Forme contrattuali flessibili	III/5
Fotocopiatrici: acquisto	IV/9
Fotocopisterie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio
Fotocopisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fotocopisterie: fascicoli	VIII/0
Fotogrammetria: rilievi	VI/1
Francobolli per posta in partenza	I/6
Frazioni (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)	I/2
Fucile: consegna delle licenze di porto	IX/4

Funzioni attribuite ai dipendenti	III/4
Funzioni: attribuzione ai dipendenti	III/4
Funzioni: organigramma	I/9
Fuochi artificiali: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fuochi d’artificio: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Fuori ruolo: collocamento	III/5
Furti negli uffici	IV/9
Fusioni di comuni	I/2
G
Gare con autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi	IV/4
Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi di carattere economale	IV/10
Gas (servizio pubblico)	VI/8
Gas tossici	VI/9
Gas: messa in esercizio di impianti per emissioni di gas	VI/9
Gasdotto: costruzione	VI/5
Gasdotto: gestione	VI/8
Gazzetta ufficiale: acquisto	IV/4
Gemellaggi	I/14
Geotermia	VI/8
Gestione dei beni immobili del Comune	IV/8
Gestione dei beni mobili del Comune	IV/9
Gestione dei rifiuti (servizio pubblico)	VI/8
Gestione finanziaria del comune (Tesoreria)	IV/12
Gestione: piano esecutivo (PEG)	IV/1
Gestione: rendiconti	IV/6
Giardini pubblici (= beni immobili del Comune)	IV/8
Giardini pubblici: costruzione e manutenzione	VI/5
Giochi della gioventù	VII/3

Giochi leciti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Giornale di cassa	IV/4
Giornali e riviste (rivendita): autorizzazione all’attività	VIII/4
Giornali: acquisto	IV/4
Giornali: edizione per iniziativa comunale	I/12
Giostre e giostrai: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Girovaghi: mestieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Giudici popolari: albo	XI/2
Giudizi sul dipendente	III/13
Giunta comunale (documenti riguardanti la Giunta, non emanati da essa)	II/7
Giuramento del dipendente	III/2
Gonfalone	I/5
Graduatorie dei concorsi per il personale	III/1
Graduatorie per gare e appalti	IV/4 oppure IV/10
Graduatorie per l’ammissione agli asili nido e alle scuole materne	VII/2
Graduatorie per l’assegnazione di alloggi popolari	VII/14
Graduatorie per l’assegnazione di borse di studio	VII/1
Gravidanza e puerperio: congedo straordinario e aspettativa	III/12
GREST (= Gruppi Estivi)	VII/13
Gruppi consiliari	II/6
Guardie giurate: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Guardie notturne: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Guida turistica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
H
Hardware: acquisto	IV/4
Hardware: leasing	IV/4
Hardware: noleggio	IV/4
I
ICI – Imposta comunale sugli immobili	IV/3

ICI: istanze di rimborso	IV/3
Identità: carta d’identità	XI/2
Igiene ambientale	VI/8
Igiene pubblica	X/1
Illuminazione pubblica: costruzione delle rete	VI/5
Illuminazione pubblica: gestione	VII/8
Immigrati (fascicoli)	XI/2
Immigrati (registri)	XI/2
Immigrazione	XI/2
Immobili comunali	IV/8
Impegni di spesa	IV/4 repertorio
Impianti di riscaldamento: controlli	VI/9
Impianti produttivi	VIII/3
Impianti sportivi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Impianti sportivi: concessione	IV/8 repertorio
Impianti sportivi: costruzione	VI/5
Impianti sportivi: gestione	IV/8
Impianti termici: controllo	VI/9
Impianti termici: progettazione, installazione ed esercizio	VI/8
Imposta comunale sugli immobili - ICI	IV/3
Imposta comunale sulla pubblicità	IV/3
Imposte comunali (entrate)	IV/3
Imposte: riscossione	IV/13
Inabili: assistenza	VII/12
Inabilitati: curatela	VII/11
Incapaci: tutela	VII/11
Incarichi a contratto	III/15
Incarichi a legali: conferimento per cause in corso	V/1
Incarichi professionali: conferimento	III/15

Incarichi professionali: fascicoli dei professionisti	III/0
Incarichi professionali: retribuzione	IV/4
Incarichi speciali	III/4
Incarico di tesoreria	IV/12
Incasso: ordinativo	IV/3
Incendi (protezione civile)	VI/10
Inchiesta disciplinare	III/13
Inchieste amministrative	I/11
Incidenti stradali	IX/2
Incidenti stradali: rilevazione	IX/2
Incolumità pubblica	VI/10
Indennità di missione	III/6
Indennità premio di servizio	III/10
Indennizzo (equo indennizzo)	XXX/0
Xxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxxxxxxx: aspettativa/assenza/congedo	III/12
Infermità: dichiarazione	III/9
Informagiovani	VII/10
Informatica: acquisto di personal computers	IV/9
Informatica: sistemi operativi	I/7
Informative su residenti nel comune richieste da altri enti pubblici	IX/3
Informazione: attività	I/12
Informazione: diritto	I/8
Informazioni al pubblico (URP)	I/8
Informazioni anagrafiche da e per altri uffici	XI/2
Infortuni sul lavoro: assicurazione	III/7
Infortuni: denunce	III/9
Infortuni: prevenzione	III/8
Infrazioni disciplinari	III/13

Iniziative di carattere sociale	VII/15
Iniziative popolari	XII/5
Inquadramento in base ai contratti di lavoro	III/5
Inquinamento acustico	VI/9
Inquinamento del suolo	VI/9
Inquinamento dell’acqua	VI/9
Inquinamento dell’aria	VI/9
L
Lasciti testamentari a favore del comune: beni immobili	IV/8
Lasciti testamentari a favore del comune: beni mobili	IV/9
Lavanderia a domicilio per anziani	VII/12
Lavoratori socialmente utili	III/15
Lavori pubblici – LLPP	VI/5
Lavoro: applicazione del contratto collettivo	III/5
Lavoro: libretto	XI/2
Lavoro: orario	III/12
Leggi e decreti nazionali e regionali	I/1
Legislazione nazionale e regionale	I/1
Leva militare	XIII/1
Leva: liste	XIII/1
Libere forme associative	I/17
Libretto di lavoro	XI/2
Licei *: sostegno all’attività	VII/3
Licenze di caccia: consegna	IX/4
Licenze di commercio	VIII/4 repertorio
Licenze di porto fucile: consegna	IX/4
Licenze edilizie	VI/3 repertorio
Licenziamenti	III/13
Liquidazioni (Trattamento di fine rapporto – TFR)	III/10

Liquidazioni (= svendite)	VIII/4
Liquidazioni di spesa: norme generali	IV/4
Liquidazioni di spesa: ordinativi	IV/4 repertorio
Liste di leva	XIII/1
Liste elettorali	XII/2
Liti	V/1
Litografie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
LLPP – Lavori pubblici	VI/5
Locande: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio
Locande: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio
Locande: fascicoli	VIII/0
Locazione dei beni immobili del Comune	IV/8
Loculi: concessioni	IV/8 e repertorio
Loculi: domande di concessione	IV/8 e repertorio specifico
Lotta alle zanzare	X/1
Lottizzazioni: di privati	VI/3
Lottizzazioni: piani	VI/2
Luce: erogazione (servizio pubblico)	VI/8
Luoghi di pubblico spettacolo (agibilità): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Lustrascarpe: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
M
Macellazioni: calendario Funzione estinta
Macellazioni: richiesta di autorizzazione Funzione estinta
Macelli: costruzione	VI/5
Maestro di sci: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Malati di mente pericolosi: ricoveri coatti	X/2
Malattie dei dipendenti	III/12

Malattie infettive: interventi di competenza del comune	X/1
Mandati di pagamento emessi	IV/4
Mandati di pagamento quietanzati	IV/12
Mandati di pagamento: norme generali	IV/4
Mansioni superiori	III/4
Manutenzione dei beni immobili del Comune	VI/5
Manutenzione ordinaria dei beni immobili	VI/5
Manutenzione ordinaria dei beni mobili	IV/9
Manutenzione straordinaria dei beni immobili del Comune	VI/5
Marciapiedi: costruzione	VI/5
Massa vestiario	IV/10
Massimario di selezione	I/6
Materiale di cancelleria: acquisto	IV/10
Materiale di consumo: acquisto	IV/10
Materie esplodenti: licenze di porto	IX/4 e repertorio specifico
Materne (scuole)	VII/2
Maternità: aspettativa	III/12
Maternità: astensione per maternità	III/12
Matricole militari v. ruoli matricolari	XIII/2
Matrimoni	XI/1
Matrimonio: atti di matrimonio	XI/1
Mediatori *: lista dei mediatori non è documento archivistico: si
colloca nello spazio informativo
Mediazione culturale	VII/4
Medici condotti * funzione estinta
Medici di base * funzione non comunale
Medie (scuole): attività	VII/3
Mendicità * lessico arcaico:	VII/8-13
Mensa aziendale per i dipendenti: addebitamento quote all’interessato	IV/3

Mensa aziendale per i dipendenti: funzionamento	III/11
Mensa aziendale per i dipendenti: spese di funzionamento	IV/4
Mense degli asili nido: addebitamento quote all’interessato	IV/3
Mense degli asili nido: funzionamento	VII/1
Mense degli asili nido: spese per il funzionamento	IV/4
Mense scolastiche: addebitamento quote all’interessato	IV/3
Mense scolastiche: funzionamento	VII/1
Mense scolastiche: spese	IV/4
Mercati	VIII/5
Mercatino delle pulci	VIII/5
Mercato ortofrutticolo *: costruzione	VI/5
Mercato ortofrutticolo *: organizzazione	VIII/5
Messaggi di utilità sociale e di pubblico interesse	I/12
Messi comunali: notifiche ogni documento notificato ha un suo indice di classificazione	I/6 repertorio specifico; ogni
Messi comunali: richiesta di notifiche da esterni	I/6 e repertorio specifico
Mestieri ambulanti esercitati da stranieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Mestieri ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Mestieri girovaghi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Metanodotto: costruzione	VI/5
Metanodotto: gestione	VI/8
Metropolitana (città o area)	I/16
Miglioramento professionale	III/14
Militari: alloggi	XIII/3
Militari: leva militare	XIII/1
Militari: requisizioni per utilità	XIII/4
Militari: servitù	XIII/3

Miniere * funzione non comunale
Minori, tutela dei	VII/11
Minori: assistenza	VII/12
Minori: attività ricreativa e di socializzazione	VII/13
Minori: curatela	VII/11
Minori: tutela	VII/11
Missioni: incarichi di	- III/4
Missioni : indennità	III/6
Mobili (beni) del Comune (acquisto, gestione, alienazione, etc.)	IV/9
Mobili: acquisto	IV/9
Mobili: concessione in uso	IV/9
Mobilità (= viabilità)	VI/7
Mobilità da/ verso altre amministrazioni	III/3
Mobilità: piano urbano	VI/7
Modifica orario di lavoro degli uffici	I/9
Modifica orario di lavoro individuale	III/12
Monitoraggio ambientale	VI/9
Monopolio *: vendita prodotti di - Funzione non comunale; per	VIII/4
l’autorizzazione all’esercizio commerciale
Montacarichi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Monti di pietà * funzione non comunale
Monumenti (beni immobili del comune)	IV/8
Monumenti: attività culturali	VII/6
Morte: atti di morte	XI/1
Morte: certificato medico	XI/4
Morte: registri di stato civile	XX/0
Xxxxx	XX/0
Xxxxx: polizia mortuaria	XI/4
Motivi di famiglia: aspettativa/ congedo strordinario	III/12

Motoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Municipio (istituzione, denominazione, modificazione, variazione,	I/2
Musei (istituzioni culturali)	VII/5
Museo civico: attività e iniziative	VII/6
Museo civico: funzionamento	VII/5
Mutui: erogazione	IV/3
Mutui: pagamento rate	IV/4
N
Nascita: atto di nascita	XI/1
Nascita: registri di stato civile	XI/1
Nati	XI/1
Negozi	VIII/4
Nido d’infanzia	VII/2
Nido: asilo-nido	VII/2
Nomadi *: integrazione scolastica	VII/1
Nomadi *: ordinanze di sgombero	X/1 e repertorio delle ordinanze
Nomadi *: realizzazione di campi nomadi	VI/5
Nomina in prova	III/2
Note di accredito	IV/3
Notificazioni	I/6 repertorio specifico
Notiziario	I/12
Nucleo valutazione dirigenza	II/15
Numerazione civica (modificazioni, etc.)	I/2
O
Obbligati al soggiorno * (competenze spettanti al Comune)	IX/4
Obbligo di residenza per i dipendenti	III/2
Obbligo scolastico	VII/3
Obiettori di coscienza: fascicoli personali	III/0

Obiettori di coscienza: utilizzo	III/15
Obiezione di coscienza: esercizio del diritto	XIII/1
Occupazione di suolo pubblico	IV/8 repertorio specifico
Oggetti smarriti e recuperati	IV/11
Oleodotto: costruzione	VI/5
Oleodotto: gestione	VI/8
Oneri di urbanizzazione	IV/3
ONLUS – Organizzazioni non lucrative di utilità sociale	I/17
Onorificenze civili	I/13
Onorificenze concesse	I/13
Onorificenze ricevute	I/13
Operazioni di soccorso stradale	IX/2
Opere edilizie private	VI/3
Opere interne (Edilizia privata)	VI/3
Opere pubbliche	VI/5
Orari di apertura degli uffici attivi sul territorio comunale	I/9
orari di apertura dei negozi ed esercizi commerciali attivi sul territorio comunale	VIII/4
Orario di lavoro all’interno del Comune	III/12
Orario di lavoro del singolo dipendente	III/12
Orario di lavoro flessibile: richiesta e concessione	III/12
Orario di servizio	III/12
Ordigni	IX/4
Ordinamento degli uffici	I/9
Ordinamento dei servizi	I/9
Ordinanze del sindaco ogni ordinanza va classificata a seconda della materia	I/6 repertorio specifico;
Ordinativi di incasso	IV/3
Ordinazione di spesa	IV/4

Ordine di servizio	III/4
Ordine pubblico	IX/4
Ordini di esumazione delle salme	XI/4
Ordini professionali tecnici *: albi	non sono documenti archivistici: si collocano nello spazio informativo
Orfanotrofi	VII/12
Organi consultivi	II/15
Organi di controllo interni	II/14
Organi esecutivi circoscrizionali	II/18
Organigramma:	III/16
Organizzazione degli uffici	I/9
Organizzazioni di rappresentanza del personale: rapporti	I/10
Organizzazioni non lucrative di utilità sociale – ONLUS	I/17
Organizzazioni sindacali: rapporti	I/10
Orientamento professionale	VII/4
Ospitalità a stranieri: denunce	IX/4
Ostelli per la gioventù: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Ostelli per la gioventù: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ostelli per la gioventù: fascicoli	VIII/0
Osterie: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Osterie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Osterie: fascicoli	VIII/0
P
Paga	III/6
Pagamenti: mandati di	IV/4
Pagamento delle spese (Tesoreria)	IV/12

Pagamento rette ricovero delle case di riposo	VII/12
Pagamento rette ricovero delle strutture assistenza	VII/12
Palazzo municipale: costruzione	VI/5
Panifici: permessi sanitari	X/1 e repertorio specifico
Paracarri: posa	IV/9
Parcheggi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parcheggi: costruzione	VI/5
Parcheggi: gestione	IV/8
Parcheggi: individuazione delle aree	VI/7
Parchi (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parchi: attività di difesa ambientale	VI/9
Parchi giochi per bambini (attività di rilevanza sociale)	VII/13
Parchi giochi per bambini (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Parchimetri: acquisto	IV/9
Parchimetri: introiti	IV/3
Parchimetri: istallazione	IV/9
Pareri di impatto ambientale	VI/9
Pareri igienico-sanitari (settore edilizio)	X/1 e repertorio specifico
Pareri legali	V/3
Pari opportunità	I/9
Parità uomo-donna	I/9
Parrucchieri: autorizzazione all’attività	VIII/2 e repertorio specifico
Parrucchieri: fascicoli	VIII/0
Partecipazione (associazionismo)	I/17
Partecipazione al procedimento amministrativo: diritto	I/8
Partecipazione al procedimento amministrativo: esercizio del diritto di accesso (richieste)	Acquisiscono la classifica del fasc. cui si riferiscono
Partecipazione dei cittadini	I/17

Partecipazioni finanziarie	IV/5
Partiti politici *	I/17
Part-time	III/12
Passaggio ad altra amministrazione	III/3
Passaggio di dipendenti per effetto del trasferimento di attività ad altre amministrazioni	III/3
Passaggio diretto di personale tra amministrazioni diverse	III/3
Passaporti *	XI/2
Passaporti: rilascio	XI/2
Passerelle *: costruzione	VI/5
Pasti a domicilio per anziani	VII/12
Pasto: buoni pasto	III/11
Pastorizia *	VIII/1
PAT (= Piano di assetto territoriale del Comune)	VII/2
PATI (= Piano di assetto territoriale intercomunale)	VII/2
Patrocinio	I/13
Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli privati): autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli privati): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Patrono: festa	VII/6
PDL – piani di lottizzazione	VI/2
PEEP: assegnazione alloggi	VII/14
PEEP: piani di zona	VI/2
PEG – Piano esecutivo di gestione	IV/1
Penale: causa penale	V/1
Pensionati: comunicazioni INPDAP sulla qualità di	XI/2
Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico

Pensioni (strutture ricettive): fascicoli	VIII/0
Pensioni civili *: pratiche per le	XI/2
Pensioni di anzianità per i dipendenti	III/10
Pensioni di guerra *: pratiche per le	XI/2
Pensioni: certificati di iscrizione	XI/2
Periodo di prova dei dipendenti	III/2
Permessi ai dipendenti	III/12
Permessi di accesso veicolare alla zona pedonale	VI/7
Permessi di assenza per i dipendenti	III/12
Permessi sindacali per i dipendenti	III/12
Personal computers: acquisto	IV/9
Personale * III/classi specifiche; fascicolo del singolo dipendente
Personale avventizio *: fascicoli personali	III/0
Personale avventizio *: utilizzo	III/15
Personale fuori ruolo *: fascicoli fascicoli nominativi
Personale in disponibilità	III/3
Personale in servizio: fascicoli personali	III/0
Personale non strutturato: fascicoli personali	III/0
Personale non strutturato: utilizzo	III/15
Personale: rappresentanze (sindacati): rapporti	I/10
Persone socialmente pericolose *	IX/4
Pesca	VIII/1
Pesca *: trasmissione tesserini	XI/2
Pesche di beneficenza: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Pescherie *: rivendite di prodotti ittici	VIII/4
Pescherie *: fascicoli	XXXX/0
Xxxxxxxxxxxx	XXXX/0
Xxxx e misure * funzione non comunale
Petizioni	XII/5

Piani di emergenza in caso di calamità naturali	VI/10
Piani di emergenza per i dipendenti	III/8
Piani di lottizzazione	VI/2
Piani di zona	VI/2
Piani particolareggiati del PRG	VI/2
Piani regolatori sovracomunali: pareri	VI/1
Piano degli interventi	VI/2
Piano del traffico	VI/7
Piano della mobilità	VI/7
Piano di assetto territoriale del Comune – PAT	VI/2
Piano di assetto territoriale intercomunale – PATI	VI/2
Piano di lottizzazione – PDL	VI/4
Piano di riqualificazione urbana	VI/2
Piano esecutivo di gestione – PEG	IV/1
Piano insediamenti produttivi – PIP	VI/2
Piano integrato di riqualificazione urbana – PIRU	VI/2
Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS	VI/2
Piano per l’infanzia	VII/8
Piano regolatore generale – PRG	VI/1
Piano sociale	VII/8
Piano urbano del traffico	VI/7
Piano urbano della mobilità	VI/7
Pianta organica	I/9
Piazze (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Piazze: realizzazione	VI/5
Pignoramenti * funzione non comunale
PI (= piano degli interventi)	VI/2
Pinacoteca: attività e iniziative	VII/6
Pinacoteca: funzionamento	VII/5

PIP (= piano insediamenti produttivi)	VI/2
Pirotecnica: spettacoli pirotecnici: autorizzazione di pubblica sicurezza e repertorio specifico	IX/4
PIRU (= piano integrato di riqualificazione urbana)	VI/2
PIRUEA (= programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia
ed ambientale)
Piste ciclabili: determinazione dei percorsi	VI/7
Piste ciclabili: realizzazione	VI/5
Pizzerie: autorizzazione all’attività	VIII/4
Pizzerie: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Pizzerie: autorizzazione sanitaria	X/1 e repertorio specifico
Pizzerie: fascicoli	VIII/0
Politica culturale	VII/6
Politica del personale: determinazione	I/9
Politiche per la casa	VII/14
Politiche v. elezioni politiche	XII/3
Politiche per il sociale	VII/15
Polizia amministrativa *	IX/4
Polizia amministrativa *: verbali dei sopralluoghi e accertamenti	IX/4: repertori specifici
Polizia mortuaria	XI/4
Polizia municipale: verbali delle contravvenzioni	IX/2
Polizia rurale *	IX/4
Polizia stradale	IX/2
Polizia urbana *: attività stradale	IX/2
Polizia urbana *: attività amministrativa	IX/4
Polveri e materiali esplodenti *: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ponti (beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8

Ponti *: costruzione	VI/5
Ponticelli *: costruzione	VI/5
Popolazione: anagrafe	XI/2
Portavoce	I/12
Porti * (= beni immobili del Comune)	IV/8
Porti *: costruzione	VI/5
Portieri: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Porto d’armi *: consegna licenze	IX/4
Porto di fucile: consegna licenze	IX/4
Porto di materie esplodenti: licenze	IX/4
Posta in arrivo e in partenza	I/6
Posta: ufficio * funzione non comunale
PPIS (= piano particolareggiato infrastrutture stradali)	VI/2
Pratiche edilizie	VI/3
Preferenze: criteri di – nei concorsi pubblici	III/1
Prefettura *: carteggio da e per Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Prelevamenti dal fondo di riserva	IV/1
Premio di servizio (indennità)	III/10
Presentazione liste elettorali	XII/3
Presenze al lavoro	III/12
Presidente del Consiglio (documenti riguardanti il presidente del Consiglio, non quelli emanati da esso)	II/4
Presidenti dei Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti i presidenti dei Consigli circoscrizionali, non quelli emessi da essi)	II/17
Presidenti di quartiere: conferenza dei -	II/19
Presidenti di seggio: albo	XII/1
Prestazioni: anagrafe delle -	III/6
Prestito d’onore * funzione non comunale
Prestito di opere d’arte di proprietà comunale	VII/6

Prestito di opere d’arte richieste per iniziative culturali	VII/6
Pretura *: carteggio da e per Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta
Prevenzione del rischio sociale	VII/9
Prevenzione incendi: attività	VI/10
Prevenzione incendi: certificati	VI/9
Prevenzione infortuni	III/8
Prevenzione per i soggetti a rischio sociale	VII/9
Prevenzione stradale	IX/1
Previdenza	III/7
Previsione: relazione previsionale e programmatica	IV/1
PRG – Piano regolatore generale	VI/1
PRG: attuazione	VI/2
PRG: piani particolareggiati	VI/2
Prima assistenza	VII/12
Privacy (nella gestione documentale)	I/6
Privacy (nella realizzazione del sistema informativo)	I/7
Privative * funzione non comunale
Pro loco * (= promozione e servizi per le attività economiche)	VIII/7
Processioni religiose: mantenimento dell’ordine pubblico	IX/4
Processioni religiose: organizzazione	VII/6
Processioni religiose: regolazione del traffico	IX/2
Proclami a stampa	I/8
Procura della Repubblica *: carteggio da e per Xxxxxx e classi a seconda della
materia di cui tratta
Professioni: orientamento professionale	VII/4
Profughi: accoglienza nei campi	VII/12
Progettazione opere pubbliche	VI/5
Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del	VI/2
territorio – PRRUST

Programma integrato di riqualificazione urbanistica – PIRU	VI/2
Programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia ed ambientale
– PIRUEA
Programmazione: relazione previsionale e programmatica	IV/1
Proiezioni cinematografiche: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Promessa solenne dei dipendenti	III/2
Promesse di matrimonio	XI/1
Promozione attività economiche	VIII/7
Promozione del territorio *	VIII/7
Promozione: attività generale	I/12
Propaganda elettorale *	XII. 3 oppure XII. 4
Proteste (= reclami)	I/8
Protesti cambiari * non vanno protocollati né classificati perché di competenza personale del segretario comunale in certi comuni
Protezione animali * funzione non comunale: eventuali collaborazioni con	X/5
altri soggetti
Protezione civile	VI/10
Protezione dell’ambiente	VI/9
Protocollo	I/6
Protocollo: registri *	I/6 repertorio specifico
Prova: periodo di prova	III/2
Prove di concorso	III/1
Provvedimenti disciplinari	III/13
Provveditorato	IV/10
PRRUST (=programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio	VI/2
Pubblicazioni (= formalità di pubblicazione degli atti amministrativi)	I/6
Pubblicazioni (= attività editoriale istituzionale)	I/12

Pubbliche affissioni	IV/14
Pubbliche affissioni: diritti sulle -	IV/3
Pubblici esercizi: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Pubblici esercizi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Pubblici esercizi: fascicoli	VIII/0
Pubblicità (= insegne)	IV/14
Pubblicità degli atti	I/6
Pubblicità: imposta comunale sulla -	IV/3
Pubblico esercizio temporaneo in occasione di fiere, mercati etc	. IX/4
Pubblico: relazioni con il	- I/8
Puerperio: astensione per gravidanza e -	III/12
Pulizia degli uffici comunali	IV/10
Pulizia delle strade *	IV/8
Q
Qualifica	III/4
Quartieri: definizione delle circoscrizioni	I/2
Quartieri: attività specifiche Titoli e classi a seconda della materia di cui trattano
Quartieri: individuazione	I/2
Quartieri: organi classi	16-22 del Tit. II
Questue: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Quiescenza dei dipendenti	III/10
Quotidiani e periodici: rivendita: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Quotidiani e periodici: rivendita: fascicoli	VIII/0
R
Raccolta di fondi o oggetti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Raccolta differenziata * dei rifiuti	VI/8

Radioamatori: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ragioneria *: organizzazione del servizio	I/9
Ragioneria *: attività specifiche	IV/4
Randagismo animale	X/5
Rapporti istituzionali con altre istituzioni	I/14
Rapporto informativo e giudizio complessivo sul dipendente	III/13
Rappresentanza: attività di -	I/13
Rappresentanze del personale	I/10
Rappresentanze sindacali: contrattazione decentrata	I/10
Rappresentanze sindacali: distacchi dei dipendenti	III/3
Rappresentanze sindacali: permessi dei dipendenti	III/12
Rappresentazioni cinematografiche: autorizzazione di pubblica	IX/4 e repertorio specifico
sicurezza
Rappresentazioni teatrali: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Rassegna stampa	I/12
Recupero oggetti smarriti	IV/11
Referendum	XII/4
Referendum abrogativo	XII/4
Referendum confermativo	XII/4
Referendum consultivo	XII/4
Referti necroscopici	XI/4
Refezione scolastica	VII/1
Regione *: carteggio da e per Xxxxxx e classi a seconda della materia di cui tratta	I/6
Registro delle notifiche
Registro infortuni	III/8
Regolamenti (approvazione, modificazioni, etc.)	I/4
Reintegrazione del dipendente	III/13

Relazione previsionale e programmatica	IV/1
Relazioni con il pubblico	I/8
Religioni: rapporti istituzionali	I/14
Rendiconto dell’esercizio	IV/6
Rendiconto della gestione	IV/6
Repertorio dei fascicoli	I/6 repertorio specifico
Requisiti di ammissibilità ai concorsi	III/1
Requisiti per assunzione	III/2
Requisizione di beni mobili	IV/9
Requisizioni per utilità militari	XIII/4
Residenza	XI/2
Residenza: obbligo della – per i dipendenti	III/2
Residui attivi e passivi	IV/6
Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi	V/2
Responsabilità del dipendente	III/13
Restauro di edifici comunali	VI/5
Restauro di edifici privati	VI/3
Retribuzione	III/6
Reversali *	IV/3 specifico repertorio
Revisione degli estimi catastali	VI/6
Revisori dei conti (documenti riguardanti i revisori dei conti, non emanati da essi)	II/11
Riabilitazione	III/13
Ricetrasmittenti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ricezione: strutture ricettive: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Ricezione: strutture ricettive: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ricezione: strutture ricettive:	fascicoli VIII/0

Xxxxxxxx scritto al dipendente	III/13
Richieste di accesso agli atti	I/6
Richieste di annotazioni su atti di stato civile	XI/1
Richieste di consultazione	I/6
Richieste di modifica orario di lavoro	III/12
Richieste di trascrizioni di atti di stato civile	XI/1
Riciclaggio * dei rifiuti	VI/8
Riconoscimenti	I/13
Ricorsi avverso provvedimenti tributari	V/1
Ricorsi tributari	V/1
Ricorso gerarchico avverso sanzioni disciplinari	III/13
Ricoveri * in casa di riposo	VII/12
Ricoveri coatti	X/2
Ricoveri per randagi	X/5
Riduzione dello stipendio	III/13
Rifiuti solidi urbani *	VI/8
Rifiuti: piani di risanamento per abbandono rifiuti	VI/8
Rifugi alpini: autorizzazione all’attività	VIII/6 e repertorio specifico
Rifugi alpini: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Rifugi alpini: fascicoli	VIII/0
Rilevazione trimestrale delle opere pubbliche	VI/5
Rilevazioni incidenti stradali	IX/2
Rilevazioni statistiche	I/7
Rilievi fotogrammetrici VI/1	IX/4 e repertorio specifico
Rimessa di autoveicoli o vetture: autorizzazione di pubblica sicurezza
Rimozione forzata dei veicoli	IX/2
Ringraziamenti non vanno protocollati
Riposo settimanale	III/12

Ripristino dello stato dei luoghi (abusi edilizi)	VI/3
Riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Risarcimenti	V/2
Riscaldamento degli uffici comunali	IV/8
Riscaldamento dei privati: vigilanza sugli impianti	VI/9
Rischio sociale	VII/9
Riscossione delle entrate: concessionari	IV/13
Riscossione delle entrate: servizio di tesoreria	IV/12
Riscossione imposte: convenzione con concessionari	IV/13
Riscossioni	IV/3
Riscossioni speciali *	IV/3
Riserva dei posti a concorso	III/1
Riserva di posti a favore dei sottufficiali e graduati delle FFAA e dei Corpi di polizia	III/1
Riserva: fondo di -	IV/1
Riserve naturali (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Riserve naturali: politiche ambientalistiche	VI/9
Risorsa di bilancio	IV/1
Risorse energetiche	VI/8
Risorse per investimenti	IV/3
Risparmio energetico	VI/9
Ristoranti: autorizzazione all’attività	VIII/4 e repertorio specifico
Ristoranti: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Ristoranti: fascicoli	VIII/0
Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione ordinaria)	VI/5
Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione straordinaria)	IV/8
Ristrutturazione di edifici privati	VI/3
Risultato contabile di amministrazione	IV/6

Riviste: acquisti della Biblioteca	IV/4
Riviste: acquisti per gli uffici	IV/4
Riviste: pubblicate dal Comune	I/12
Rumore: inquinamento acustico	VI/9
Ruoli di anzianità del personale Non esistono più
Ruoli matricolari (dei militari)	XIII/2
Ruoli organici del personale Non esistono più
S
Sagre: organizzazione	XXX/0
Xxxxxxx	XXX/0
saldi (vendite promozionali)	VIII/4
Sale pubbliche di audizione: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Sale pubbliche per biliardo: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Saltimbanchi: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Salute mentale *: trattamento sanitario obbligatorio	X/2
Salute pubblica	X/1
Salute sul luogo di lavoro: tutela	III/8
Sanatoria edilizia	VI/3
Sanatoria opere edilizie private abusive	VI/3
Sangue: permesso per donazione di sangue	III/12
Scarico inventariale	IV/9
Scarto archivistico	I/6
Sci (maestro di): autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Scioperi * del personale	III/12
Scioperi nel territorio di competenza: ordine pubblico	IX/4
Scrutatori: albo	XII/1
Scuola comunale di musica *	VII/5

Scuola di base * funzione non comunale
Scuolabus	VII/1
Scuole (= beni immobili di proprietà del Comune)	IV/8
Scuole di ballo: autorizzazione di pubblica sicurezza	IX/4 e repertorio specifico
Scuole elementari: sostegno all’attività	VII/3
Scuole materne	VII/2
Scuole medie: sostegno all’attività	VII/3
Scuole superiori: sostegno all’attività	VII/3
Sede comunale: costruzione	VI/5
Sede comunale: manutenzione ordinaria	VI/5
Sede comunale: manutenzione straordinaria, restauro	VI/5
Seggio: albo dei presidenti di -	XII/1
Segnaletica stradale: acquisto	IV/4
Segnaletica stradale: messa a dimora	VI/5
Segnaletica stradale: ubicazione	VI/7
Segretari delle circoscrizioni	II/20
Segretario comunale (documenti riguardanti il segretario, non quelli emanati da esso)	II/9
Segreteria generale	II/9
Selezioni per l’assunzione del personale	III/1
Separata sezione d’archivio	I/6
Seppellimento dei morti	XI/4
Sequestro veicoli coinvolti in incidenti	IX/2
Servitù militari	XIII/3
Servizi al persona su richiesta	III/11
Servizi amministrativi *: ordinamento	I/9
Servizi demografici	XI classi da 1 a 4
Servizi militari *: consegna congedi	XIII/1
Servizi per conto di terzi (bilancio)	IV/3

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DISCIPLINARE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI

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