ALLEGATO 5 CAPITOLATO TECNICO
PROCEDURA APERTA PER DISTRIBUTORI DI FARMACI E PARAFARMACI E ALTRI PRODOTTI PER LE FARMACIE COMUNALI 5
ALLEGATO 5 CAPITOLATO TECNICO
INDICE
3. MODALITA’ E CONDIZIONI PER L’ESECUZIONE DELLA FORNITURA 3
4. RICHIESTA DI APPROVVIGIONAMENTO 4
6. ULTERIORI OBBLIGHI DEL FORNITORE 7
11. REFERENTE DELLA FORNITURA 10
PREMESSA
Il presente Capitolato tecnico descrive le condizioni minime che il Fornitore deve rispettare nel corso dello svolgimento delle attività funzionali alla fornitura, a carattere continuativo, di tutti i prodotti abitualmente distribuiti dal canale delle Farmacie Comunali della Regione Xxxxxx – Romagna, richiesti mediante l’emissione di ordinativi di fornitura.
1. DEFINIZIONI
Nell’ambito del presente Capitolato tecnico si intende per:
a) Intercent-ER: l’Agenzia Regionale deputata all’acquisto di beni e servizi per le Pubbliche
Amministrazioni della Regione Xxxxxx-Romagna;
b) Accordo-Quadro: l’Atto sottoscritto tra Intercent-ER ed il Fornitore, compresi i suoi allegati, nonché i documenti ivi richiamati;
c) Fornitore: l’Impresa o il Raggruppamento Temporaneo d’Imprese o la Rete d’Impresa o il Consorzio risultata/o aggiudicataria/o e che conseguentemente sottoscrive l’Accordo-quadro con l’Agenzia Regionale Intercent-ER, obbligandosi a quanto nello stesso previsto e, comunque, ad eseguire gli Ordinativi di Fornitura;
d) Amministrazione/i Contraente/i: le Pubbliche Amministrazioni di cui alla Premessa che utilizzano l’Accordo-quadro stipulato tra Intercent-ER e il Fornitore nel periodo della sua validità ed efficacia, nei limiti dell’importo massimo stabilito dall’Accordo medesimo;
e) Ordinativo di Fornitura (i.e. contratto): il documento, disponibile sul Sito delle Convenzioni con il quale le Amministrazioni comunicano la volontà di acquisire i beni oggetto dell’Accordo, impegnando il Fornitore all’esecuzione della prestazione richiesta;
f) Capitolato tecnico: il presente documento, compresi tutti i suoi allegati, che contiene le condizioni e le specifiche tecniche della fornitura.
2. OGGETTO DELLA FORNITURA
L’appalto ha per oggetto la fornitura dei Prodotti, di cui alla premessa divisa nei due lotti seguenti:
• Lotto 1 Fornitura di farmaci, parafarmaci e altri prodotti per Farmacie Comunali delle province di Bologna, Modena e Parma valore del Lotto € 33.593.000,00 Iva esclusa
• Lotto 2 Fornitura di farmaci, parafarmaci e altri prodotti per Farmacie Comunali delle province di Ferrara, Forlì-Cesena valore del Lotto € 36.407.000,00 Iva esclusa
I due Lotti sono identici per composizione, la differenza è relativa al solo importo della fornitura che il Fornitore si impegna a soddisfare: ciascun Fornitore aggiudicatario dovrà garantire la fornitura di tutte le categorie di prodotto di seguito elencate, a titolo semplificativo e non esaustivo, e di qualunque altro prodotto abitualmente in vendita presso le Farmacie Comunali:
− Specialità medicinali;
− farmaci generici;
− farmaci da banco OTC;
− farmaci SOP;
− farmaci per uso veterinario;
− parafarmaci;
− galenici;
− sostanze per preparazioni magistrali;
− elettromedicali;
− alimenti dietetici prima infanzia e latte prima infanzia;
− alimenti dietetici/integratori;
− presidi medico-chirurgici;
− articoli per bambini;
− cosmetici e prodotti per l’igiene;
− prodotti di erboristeria, fitoterapici e omeopatia.
Si precisa che nel presente documento l’utilizzo del termine Fornitore, ove non diversamente specificato, si riferisce indistintamente alle ditte che saranno risultate aggiudicatarie dell’Accordo- quadro, come specificato nel Disciplinare di gara.
3. MODALITA’ E CONDIZIONI PER L’ESECUZIONE DELLA FORNITURA
I prodotti oggetto della presente fornitura devono essere conformi alle norme vigenti in campo nazionale e comunitario per quanto concerne le autorizzazioni alla produzione, all’importazione, all’immissione in commercio e all’uso; dovranno, inoltre, rispondere ai requisiti previsti dalle disposizioni vigenti in materia all’atto dell’offerta nonché ad ogni altro eventuale provvedimento emanato durante la fornitura.
Il Fornitore deve garantire il corretto adempimento degli obblighi normativi e di diligenza relativamente al trasporto, alla consegna e alla conservazione di tutti i prodotti oggetto della presente procedura di gara; le modalità di confezionamento dei prodotti devono essere tali da renderli immediatamente e perfettamente distinguibili tra loro, sia sui recipienti o confezionamenti primari che sulle unità di confezionamento.
In particolare:
• per i prodotti da conservare a temperature specifiche indicate dal produttore, il trasporto dovrà avvenire osservando tutte le modalità necessarie atte a garantirne la corretta conservazione in modo da mantenere lungo tutta la catena distributiva una temperatura costante. Salvo più gravi responsabilità imputabili al Fornitore, in tale ipotesi sarà applicata una penale di € 500,00;
• eventuali avvertenze o precauzioni particolari da prendere per la conservazione dei medicinali devono essere chiaramente leggibili come pure la data di preparazione e di scadenza anche sull’imballaggio esterno.
Al momento della consegna i prodotti devono presentare le seguenti scadenze, pena l’applicazione di una penale pari ad € 250,00.
- data di scadenza non inferiore a sei mesi, per i prodotti con periodo di validità uguale o inferiore a 2 anni;
- data di scadenza non inferiore a un anno, per i prodotti con periodo di validità superiore a 2 anni.
Sono fatti salvi i casi in cui la consegna riguardi prodotti caratterizzati dal connotato dell’urgenza e/o
difficilmente reperibili ovvero da scadenza inferiore a sei mesi.
4. RICHIESTA DI APPROVVIGIONAMENTO
Il Fornitore dovrà mettere a disposizione delle Farmacie aderenti un sistema per l’effettuazione degli
ordini via web. Detto sistema dovrà essere almeno in grado di effettuare:
• la consultazione in tempo reale delle disponibilità/giacenze nel/nei depositi del Fornitore;
• la comunicazione della sopravvenuta indisponibilità dei prodotti ordinati;
• il prezzo e le confezioni dei singoli prodotti;
• la gestione delle richieste di approvvigionamento;
• la verifica dello stato di avanzamento delle richieste di approvvigionamento;
• la corrispondenza tra merce ordinata e merce consegnata;
• la shelf life residua di un prodotto;
• la rintracciabilità di un prodotto attraverso l'identificazione e la registrazione dei flussi fisici che legano il Produttore, il Fornitore e le Farmacie;
• l'estrazione, da parte delle Farmacie, dei quantitativi richiesti e consegnati per ogni prodotto/articolo per periodi preselezionati.
Solo in caso di malfunzionamento dei sistemi informatici, le Richieste di approvvigionamento e le informazioni sullo stato delle richieste di approvvigionamento potranno essere inoltrate mediante
comunicazioni via mail o fax o telefoniche. Il Fornitore deve pertanto attivare, a proprie spese,
almeno un numero telefonico “numero verde” dedicato.
Sono a carico del Fornitore eventuali oneri e/o spese necessari all’adeguamento del rispettivo sistema informatico con quello installato presso le Farmacie nel più breve tempo possibile dall’emissione dell’Ordinativo di Fornitura.
In caso di impossibilità temporanea sopravvenuta di uno o più prodotti indicati nella Richiesta di approvvigionamento, la Farmacia provvederà a inoltrare la richiesta al Fornitore 2° aggiudicatario del Lotto. In caso di indisponibilità temporanea di entrambi i Fornitori, la Farmacia provvederà all’acquisto sul libero mercato imputando ai Fornitori il maggior prezzo, in misura rispettivamente del 60% e del 40%.
Se richiesto da una o più Farmacie, i prodotti eventualmente non trattati direttamente dal Fornitore, dovranno essere inseriti nella gamma offerta entro 30 giorni dalla richiesta; agli stessi verrà applicato il medesimo trattamento economico definito nel Disciplinare di gara per le Specialità medicinali, ovvero per le rimanenti tipologie di prodotti, a seconda della categoria di competenza.
5. CONSEGNA DEI PRODOTTI
Per l’esecuzione della fornitura indicata in ciascun Ordinativo di Fornitura, il Fornitore si obbliga a consegnare i beni oggetto degli stessi con le modalità definite nel presente Capitolato Tecnico. Non sono ammesse consegne parziali, salvo diverso accordo scritto intercorso tra il Fornitore e la singola Amministrazione Contraente.
Il Fornitore dovrà provvedere a due consegne al giorno dal lunedì al sabato, una la mattina e una il pomeriggio. Le consegne di tutti i prodotti dovranno essere effettuate presso le singole Farmacie richiedenti durante il loro orario di apertura, ed in particolare:
• consegne comprese tra le ore 8.00 e le ore 9.00 del mattino (salvo diverso accordo scritto tra il Fornitore e il Direttore della Farmacia) per le Richieste di approvvigionamento trasmesse entro le ore 19.30 del giorno precedente;
• consegne comprese tra le ore 14.30 e le 16.00 del pomeriggio (salvo diverso accordo scritto tra il Fornitore e il Direttore della Farmacia) per le Richieste di approvvigionamento trasmesse entro le ore 12.30 dello stesso giorno;
• il Fornitore primo aggiudicatario di ogni lotto è obbligato a consegnare alle Farmacie in turno di servizio, anche la domenica e nei giorni festivi infrasettimanali, entro le ore 13.00 (salvo diverso accordo scritto tra il Fornitore e il Direttore della Farmacia). Tali richieste dovranno essere trasmesse dalle Farmacie entro le ore 19.30 del giorno precedente. È facoltà dello stesso Fornitore consentire alle Farmacie di emettere le Richieste di approvvigionamento nel corso della mattina del giorno di turno di servizio, per effettuare la consegna nello stesso giorno.
È facoltà dei Direttori delle Farmacie concordare per iscritto una diversa articolazione delle fasce orarie di consegna.
Per ogni ora di ritardo nella consegna per cause imputabili al Fornitore, sarà applicata una penale di € 50,00. Ritardi superiori a 30 minuti saranno equiparati all’ora (es: 31 minuti = 1 ora; 1 ora e 35 minuti = 2 ore).
Le consegne dei prodotti si intendono effettuate comprensive di imballaggio, trasporto e consegna in porto franco presso le Farmacie ovvero presso gli ulteriori punti vendita di cui al punto precedente che utilizzeranno l’Accordo-quadro e pertanto, prima di tale adempimento, qualsiasi rischio connesso al trasporto della merce è a totale carico del Fornitore.
L’accettazione dei prodotti non solleva il Fornitore dalle responsabilità delle proprie obbligazioni relativamente ai vizi palesi od occulti della merce stessa non rilevati all’atto della consegna, né lo esime dall’obbligo di rispondere ad eventuali contestazioni che possono insorgere a seguito dell’utilizzo.
Il controllo quali-quantitativo della merce e le segnalazioni di errori verranno trasmesse al Fornitore entro 48 ore lavorative successive alla consegna.
In caso di consegna di prodotti non conformi a quanto indicato nel presente Capitolato ovvero nelle Richieste di approvvigionamento, il Fornitore è tenuto a sostituire, a proprie spese, detti prodotti in occasione della prima consegna utile, salvo i casi di Farmaci considerati, a insindacabile giudizio della Farmacia, urgenti; per questi ultimi il Fornitore si impegna a sostituire il/i prodotto/i entro le 2 ore successive alla comunicazione dell’avvenuto errore. Dato il carattere di urgenza, la comunicazione può essere effettuata anche via mail o via telefono. Per ogni ora di ritardo nella sostituzione per cause imputabili al Fornitore, sarà applicata una penale di € 50,00. Ritardi superiori a 30 minuti saranno equiparati all’ora (es: 31 minuti = 1 ora; 1 ora e 35 minuti = 2 ore).
Ogni consegna deve essere accompagnata da apposito documento di trasporto, riportante almeno i seguenti estremi di riferimento:
i) il numero e la data dell’Ordine;
ii) l’indicazione della Farmacia richiedente;
iii) la marca, la tipologia e la quantità dei prodotti,
iv) le informazioni dettagliate dei prodotti oggetto della consegna;
v) le quantità consegnate;
vi) il prezzo unitario dei prodotti consegnati applicato dal Fornitore alle Farmacie con
l’indicazione dell’aliquota IVA cui sono soggetti gli stessi.
Tali informazioni consentiranno alle singole Farmacie di verificare, al momento di ricezione delle fatture, la corrispondenza del valore della merce ricevuta con quanto fatturato. I prezzi validi per la
fatturazione, infatti, si intendono comunque riferiti al momento in cui viene inoltrata la Richiesta di approvvigionamento e non al momento della fatturazione.
Il documento di trasporto dovrà essere sottoscritto per ricevuta dal personale della Farmacia che prenderà in consegna il/i plico/chi (Direttore o suo incaricato) salvo diverso accordo tra le parti; la firma posta su tale documento all’atto del ricevimento della merce indica la mera corrispondenza dei prodotti inviati rispetto a quanto richiesto.
6. ULTERIORI OBBLIGHI DEL FORNITORE
Il Fornitore è obbligato a dare tempestive informazioni su ritiri, revoche di immissione in commercio e/o variazioni di Farmaci e parafarmaci e a trasmettere nel tempo più breve copia delle Gazzette Ufficiali, telegrammi e circolari del Ministero della Salute e della Regione nonché comunicazioni urgenti di carattere sanitario e legislativo.
Con cadenza mensile, il Fornitore dovrà inviare il notiziario contenente il riepilogo dei provvedimenti di cui sopra, integrati da note e pareri per la loro applicazione in Farmacia.
Il Fornitore, nel corso della durata dell’Ordinativo di Fornitura deve comunicare, con congruo
preavviso, a ciascuna Farmacia, i prodotti oggetto di:
− offerte speciali mensili;
− campagne promozionali e/o stagionali.
Il Fornitore deve, inoltre, mettere a disposizione delle Farmacie materiale divulgativo e pubblicitario, campioni gratuiti da distribuire al pubblico, cartelli, opuscoli, espositori e tutto ciò che possa risultare utile e di supporto alla vendita. Per i prodotti di nuova immissione in commercio, se del caso, dovrà essere garantita la possibilità di prenotazione.
Il solo Fornitore primo aggiudicatario di ogni lotto è obbligato, inoltre, a fornire l’abbonamento annuale/aggiornamento alla banca dati CODIFA o equivalente. Sarà cura del Fornitore comunicare all’Agenzia, all’atto della stipula dell’Accordo-quadro, le modalità di fornitura dell’abbonamento alla suddetta banca dati. In particolare, il Fornitore dovrà dichiarare, se intende provvedere direttamente al pagamento dell’abbonamento oppure se ciascuna Farmacia, per proprio conto, provvederà a sostenere il costo che verrà stornato in occasione della prima fattura.
In caso di apertura di un nuovo punto vendita da parte dei soggetti aderenti all’Accordo-quadro il Fornitore, non appena contattato anche telefonicamente dal Direttore della Farmacia, o altra persona autorizzata dall’Amministrazione contraente, provvederà a fissare un incontro entro 2 giorni dalla richiesta.
L’incontro, le cui risultanze saranno formalizzate in un verbale sottoscritto dalle parti, consentirà di concordare e meglio organizzare il servizio di consegna di tutti i prodotti necessari all’allestimento
7. SERVIZIO RESI
Ciascun Fornitore, ognuno per il rispettivo Lotto di competenza e per le consegne effettuate, dovrà provvedere al ritiro dei prodotti nei casi di seguito elencati. Il ritiro avrà luogo a seguito di comunicazione al Fornitore da parte delle singole Farmacie, che provvederanno ad indicare la denominazione commerciale, la quantità della merce da ritirare e il motivo della richiesta di ritiro.
Il Fornitore dovrà provvedere al ritiro:
• dei prodotti sottoposti a ritiro o sospensione di utilizzo;
• dei prodotti erroneamente consegnati ovvero non conformi a quanto previsto nella Richiesta di approvvigionamento e/o al presente documento;
• dei farmaci prossimi a scadenza;
• dei prodotti non movimentati come di seguito esplicitato:
I. per i prodotti risultati non movimentati al termine del medesimo mese in cui è avvenuta la consegna, il Fornitore provvederà a ritirare e stornare il valore degli stessi nell’ambito della fattura successiva;
II. per i prodotti non movimentati in giacenza presso la Farmacia per un periodo superiore al mese di consegna e comunque con un periodo di validità residuo non inferiore a otto mesi, la Farmacia emetterà una fattura intestata al Fornitore (entro un massimo di 8 mesi dalla data della bolla d’acquisto) indicante l’esatto quantitativo e la tipologia dei prodotti. Il prezzo unitario indicato in fattura sarà pari al prezzo di acquisto già applicato alla Farmacia al netto del 10% a titolo di rimborso per spese generali. Resta inteso che il Fornitore sarà obbligato all’acquisto di tali prodotti per un importo massimo annuale pari allo 0,5% del valore annuo dell’Ordinativo di Fornitura di ciascuna Farmacia solo ed esclusivamente se la fattura sarà accompagnata da una dichiarazione di “corretta conservazione”.
In tutte le ipotesi di restituzione della merce al Fornitore, il ritiro dei prodotti avverrà a cura e spese del Fornitore, ciascuno per i prodotti di propria competenza, che ne abbia ricevuto comunicazione per iscritto dalle Farmacie, nei medesimi orari previsti per la consegna.
Per ogni inadempimento di cui alla mancata sostituzione del prodotto nella prima consegna utile e alla sostituzione entro 2 ore in urgenza, non imputabile alle Amministrazioni Contraenti ovvero a forza maggiore o caso fortuito, ciascuna Amministrazione applica al Fornitore una penale di € 100,00.
8. FATTURAZIONE
In tutte le fatture presentate dal Fornitore aggiudicatario devono essere evidenti le seguenti informazioni:
• codice identificativo univoco della farmacia;
• quantità e descrizione prodotti consegnati;
• prezzo al pubblico unitario (XXX xxxxxxx);
• prezzo unitario fatturato (IVA esclusa);
• percentuale di sconto applicata dal prezzo al pubblico per ottenere il prezzo unitario fatturato, che dovrà essere uguale a quanto offerto in sede di gara.
Per i prodotti appartenenti alle tipologie A.1 Specialità medicinali fascia A e A.2 Farmaci generici classe A si intendono per prezzi al pubblico quelli ufficiali, autorizzati AIFA. Per i prodotti appartenenti alle tipologie A.1 Specialità medicinali fascia C e A.3 Farmaci generici fascia C si intendono i prezzi al pubblico (utente della farmacia) correnti di mercato o i prezzi al pubblico (utente della farmacia) suggeriti/raccomandati dal produttore.
Per i prodotti appartenenti alla tipologia B.1 OTC/SOP per prezzi al pubblico si intendono i prezzi contenuti nel listino dei prezzi al pubblico in vigore; per i prodotti appartenenti alle tipologie B.2 Parafarmaci, B.3 Omeopatici, B.4 Veterinari, B.5 Altro materiale sanitario, B.6 Ausili, B.7 Alimentari,
B.8 Galenici per prezzi al pubblico si intendono i prezzi al pubblico (utente della farmacia) correnti di mercato o i prezzi al pubblico (utente della farmacia) suggeriti/raccomandati dal produttore.
Ai sensi del DL.50/2017 per le Farmacie a controllo pubblico la normativa prevede che il fornitore dovrà indicare nella fattura sia la base imponibile che l’IVA aggiungendo il richiamo della normativa “IVA scissione dei pagamenti-Art..17 Ter DPR 633/1972”.
9. VIGILANZA E CONTROLLI
Ogni fornitura sarà sottoposta al controllo da parte della Farmacia ricevente e, qualora dalla predetta operazione i beni forniti risultassero in tutto o in parte non conformi all’ordine, il responsabile della Farmacia potrà in pieno diritto rifiutarlo.
Xxxx organi preposti nelle diverse Farmacie competerà il più ampio diritto di espletare nel modo migliore il controllo sull’andamento della fornitura, nonché sulla esatta esecuzione di tutti gli obblighi facenti carico al Fornitore, a termini del presente Capitolato tecnico.
10. REPORTISTICA
Il Fornitore è inoltre obbligato a fornire a ciascun soggetto aderente all’Accordo-quadro (per quanto di propria competenza) e all’Agenzia (per tutti soggetti aderenti) dei report semestrali su supporto informatico (Excel), entro il decimo giorno del semestre successivo a quello di riferimento, riportanti almeno le seguenti informazioni:
a) per le Specialità medicinali e i Farmaci generici:
- AIC
- Ditta produttrice
- Denominazione medicinale
- Tipologia di medicinale (Specialità, generico, fascia di rimborsabilità)
- Quantità (Q) venduta mensile
- Prezzo al pubblico (IVA esclusa)
- Prezzo unitario fatturato (XXX xxxxxxx)
- Denominazione ente acquirente (solo Agenzia)
b) per gli altri prodotti:
- Codice prodotto (ove possibile AIC)
- Ditta produttrice
- Descrizione prodotto
- Quantità (Q) venduta mensile
- Prezzo unitario fatturato (XXX xxxxxxx)
- Denominazione ente acquirente (solo Agenzia).
A richiesta, il report deve contenere le informazioni relative ai prodotti resi nonché ogni altra informazione eventualmente richiesta dai Direttore delle Farmacie o da altri soggetti autorizzati.
11. REFERENTE DELLA FORNITURA
Ciascun Fornitore si impegna a comunicare all’Agenzia, all’atto della stipula dell’Accordo-quadro, il nominativo ed i recapiti di uno o più referenti che saranno l’interfaccia dello stesso per le Farmacie che utilizzeranno l’Accordo.
12. CONTATTI DEL FORNITORE
Il Fornitore, all’atto della stipula dell’Accordo-quadro dovrà inoltre predisporre e comunicare all’Agenzia almeno un numero di telefono, di fax ed un indirizzo e-mail tali da garantire un servizio efficiente e tempestivo.