ROMA CAPITALE
Capitolato Speciale descrittivo e prestazionale
Procedura aperta per l'affidamento del servizIo di stampa, recapito per la conseguente postalizzazione, rendicontazione e archiviazione elettronica e fisica di atti contravvenzionali, amministrativi tributari ed extratributari (COSAP - CIP, Servizi Scolastici) occorrenti a Roma Capitale - Dipartimento Risorse Economiche, Dipartimento Servizi Educativi, Dipartimento Attività Economico-Produttive e Municipi;
LOTTO n. 2 Servizio di stampa, recapito per la conseguente postalizzazione, rendicontazione e archiviazione elettronica e fisica di atti amministrativi tributari ed extratributari (CaSAP - CIP, Servizi Scolastici) occorrenti a Roma Capitale - Dipartimento Servizi Educativi, Dipartimento Attività Economico-Produttive e Municipi.
CIG - 5698156813
NUMERO GARA 5542921
Dipartimento Risorse Economiche - xxx Xxxxxxxx x. 000/X - 00000 Xxxx
Si è ritenuto di procedere all'indizione di una procedura aperta in ambito UE, per l'affidamento del servizio di stampa, recapito per la conseguente postalizzazione, rendicontazione e archiviazione elettronica e fisica di atti contrawenzionali, amministrativi tributari ed extratributari (COSAP - CIP, Servizi Scolastici) occorrenti a Roma Capitale - Dipartimento Risorse Economiche, Dipartimento Servizi Educativi, Dipartimento Attività Economico-Produttive e Municipi;
Per la peculiarità del servizio, ai sensi dell'art. 2, comma 1-bis, del D. Lgs. 163/2006, si ritiene di suddividere l'appalto in due lotti come di seguito indicato:
Lotto n. 1: Servizio di stampa, recapito per la conseguente postalizzazione, rendicontazione e archiviazione elettronica e fisica di atti contravvenzionali occorrenti a Roma Capitale - Dipartimento Risorse Economiche.
Importo a base di gara (comprensivo del costo stimato del personale, al netto delle spese generali e dell'utile d'impresa) € 4.347.150,00 al netto dell'I.V.A. - Oneri della sicurezza pari a zero"). Il costo del personale, al netto delle spese generali e dell'utile d'impresa, ai sensi dell'art. 82, comma 3-bis del D. Lgs. n. 163/2006 è stato stimato in € 1.930.680,00 cosi come si evince dalla documentazione progettuale posta a base di gara.
Lotto n. 2: Servizio di stampa, recapito per la conseguente postalizzazione, rendicontazione e archiviazione elettronica e fisica di atti amministrativi tributari ed extratributari (COSAP - CIP, Servizi Scolastici) occorrenti a Roma Capitale - Dipartimento Servizi Educativi, Dipartimento Attività Economico-Produttive e Municipi.
Importo a base di gara (comprensivo del costo stimato del personale, al netto delle spese generali e dell'utile d'impresa) € 970.650,00 di cui € 445.500,00 esenti da X.XX e € 525.150,00 al netto dell'X.XX - Oneri della sicurezza pari a zero. Il costo del personale, al netto delle spese generali e dell'utile d'impresa, ai sensi dell'art. 82, comma 3-bis del D. Lgs. n. 163/2006 è stato stimato in € 234.180,45 così come si evince dalla documentazione progettuale posta a base di gara
Per lo svolgimento del servizio oggetto della gara, l'Impresa aggiudicataria dovrà dotarsi di una sede tecnico-operativa in Roma in particolare per quanto riguarda le attività di rendicontazione e archiviazione fisica.
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Il servizio dovrà essere eseguito presso stabilimenti tipografici, opportunamente attrezzati in conformità ed in regola con le vigenti disposizioni in materia di sicurezza sul lavoro.
Gli appaltatori sono obbligati a tenere, come scorte, quantitativi di carte e cartoncini che assicurino
una pronta e ininterrotta esecuzione del servizio; dovranno, inoltre, assicurare la fornitura di carta
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Gli stampati dovranno essere eseguiti a perfetta regola d'arte, con la massima sollecitudine, esattezza, nitidezza e correttezza.
Gli appaltatori ed i loro dipendenti sono tenuti all'osservanza del segreto d'ufficio sulle opere di
stampa loro ordinate dalla Stazione Appaltante.
Gli appaltatori debbono uniformarsi rigorosamente alla normativa vigente in materia di lavoro, d'infortuni sul lavoro, d'igiene, di previdenza sociale, restando l'Amministrazione completamente esonerata da qualsiasi responsabilità in merito e, in particolare, per eventuali incidenti o sinistri avvenuti durante le lavorazioni. Gli appaltatori sono tenuti all'osservanza di tutti gli obblighi previsti dai contratti collettivi di categoria.
I corrispettivi dovuti sono quelli indicati nell'offerta economica e saranno determinati a proprio rischio dal concorrente in base ai propri calcoli, alle proprie indagini ed alle proprie stime. AI riguardo si precisa che i servizi da svolgere saranno i seguenti:
servizio di stampa:
l'attività di composizione grafica, personalizzazione, trattamento dei prodotti, confezionamento della documentazione prodotta, realizzazione pdf dei documenti;
servizio di recapito per postalizzazione:
presso uno o più CPM o altro operatore individuato da Dipartimento Risorse Economiche con invii massivi di atti contravvenzionaii, di atti amministrativi tributari ed extra-tributari; di raccomandate NR e raccomandate semplici;
servizio di rendicontazione:
comprensivo di tutte le attività necessarie alla rendicontazione - ritiro cartoline presso postale, data entry, scansione, realizzazione PDF delle immagini delle cartoline, delle inesitate rendicontate e file esiti nel formato stabilito.
Le modalità di espletamento del servizio prevedono:
l'ufficio buste
• creazione di un archivio digitale indicizzato su CD di immagini dei documenti stampati e spediti ai trasgressori;
• trasferimento al Dipartimento Risorse Economiche di un archivio elettronico contenente l'archivio delle immagini dei documenti.
• I collegamenti informatici fornitore/cliente devono essere di tipo sicuro (HTIPS).
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AI fine della valutazione della consistenza quantitativa del servizio, vengono di seguito riportati, in modo meramente indicativo e non vincolante ai fini dell'offerta, i volumi di produzione complessiva nel triennio di atti oggetto dei servizi previsti dal presente capitolato.
Servizi a volume Descrizione N. atti
Stampa e imbustamento atti trib. ed | Busta e 3 fogli fronte retro | 1.350.000 |
extra-trib. |
Busta e 2 fogli 135.000
fronte/retro |
Servizi di spedizione * (esenti Ival Rendicontazione
inesitati (atti
elettronica atti/plichi trib. ed extra-trib.)
1.485.000
30.000
archiviaz. fisica ed imballaggio atti inesitati (atti trib. ed extra-trib.)
sistema informativo di monitoraggio
30.000
1.485.000
Al Servizio di stampa
Il servizio comprende tutte le lavorazioni relative alle attività di:
a. acquisizione dei dati relativi agli atti da stampare
b. stampa degli atti
c. confezionamento degli stessi fino alla fase di postalizzazione
A.1 l Acquisizione dei dati relativi agli atti da stampare
Il Dipartimento Risorse Economiche consegna all'Impresa appaltatrice, su supporto infonmatico, o invia in modo telematico i file contenenti gli atti da stampare. L'Impresa, entro 4 ore dalla consegna del suddetto materiale, è tenuta a fornire una prova di stampa degli atti che l'Amministrazione Comunale prowede a convalidare a mezzo posta elettronicao altro mezzo telematico (portale); tale convalida è considerata come data di presa in carico del materiale dalla quale sorgerà per l'Impresa appaltatrice l'obbligo della stampa degli atti. La Stazione Appaltante si riserva la possibilità di consegnare/inviare all'impresa, mediante supporto informatico, documenti già personalizzati (PDF) e pronti per la stampa, per i quali non sarà, pertanto, necessaria la prova di stampa e la conseguente convalida.
Il concorrente dovrà indicare nel progetto tecnico, le modalità di interfacciamento del software proposto con quello attualmente in uso presso il Dipartimento Risorse Economiche e dovrà
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A.2) Processo di stampa degli atti
Il processo di stampa avverrà utilizzando materiali, macchinari, tecniche operative e personale specializzato in grado di garantire sempre e, comunque, la perfetta esecuzione delle prestazioni oggetto del servizio in questione. Le tipologie di documenti da stampare ed il ciclo di lavorazione sono le seguenti:
TIPO Busta C6 con tre finestre + | COMPOSIZIONE |
1 foglio informativo +2 fogli CCp con perforazione + personalizzazione- imbustamento
1 foglio A4 stampa 4/4 colore + 2 fogli CCP stampa 2/1 col. + perforazione
Nel servizio di stampa, in generale, è ricompresa l'attività di composizione grafica, personalizzazione, trasmissione della bozza grafica (al fine di ricevere l'approvazione o la richiesta di eventuali modifiche), trattamento, confezionamento della documentazione e di fornitura di copie degli atti in formato pdf. e, su richiesta, pubblicazione on-line entro le 24 ore dal ricevimento dei dati variabili.
La busta verde e la ricevuta verde AG (mod. 23L) devono essere conformi allo standard Poste Italiane S.p.A..
Per i bollettini di pagamento, l'affidatario dovrà farsi carico di tutte le operazione relative all'ottenimento delle autorizzazioni alla stampa dei bollettini di pagamento presso Poste Italiane S.p.A..
Pertanto, il prezzo contrattuale offerto per tale servizio s'intende comprensivo di tutte le operazioni ad esso finalizzate.
A.3) Confezionamento atti fino alla fase della postalizzazione
AI termine del processo di stampa, per ciascuna tipologia di documentazione stampata, l'Impresa appaltatrice dovrà provvedere al confezionamento della medesima mediante inserimento in appositi plichi in modo da garantire la regolarità delle operazioni di carico, trasporto e consegna al CMP individuato dalla Stazione Appaltante per la postalizzazione. Il riferimento al confezi na ento
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ed alla consegna al vettore dei plichi include tutte le operazioni ad esso finalizzate.
B) Servizio di recapito per la postalizzazione
Il servizio in oggetto comprende sinteticamente le seguenti tipologie di prestazione:
consegna dei plichi per la spedizione (tramite posta ordinaria massiva e non massiva e/ò raccomandata) presso uno o più CMP individuati dalla Stazione Appaltante o presso la società di recapito affidataria ad esclusione degli invii NG.
C) Servizio di rendicontazione
Il servizio comprende tutte le fasi di ritorno degli atti oggetto del servizio.
Le modalità di espletamento del servizio, secondo le specifiche tecniche di seguito riportate, in generale, prevedono l'archiviazione elettronica e fisica con confezionamento ed imballaggio in scatole numerate e suddivise per struttura (Dipartimento, Municipio) e per tipologia:
rendicontazione elettronica atti inesitati ;
rendicontazione archiviazione fisica ed imballaggio atti inesitati; rendicontazione elettronica cartoline NR ;
archiviazione fisica ed imballaggio cartoline NR; spedizione alla Stazione Appaltante degli atti.
In particolare, rendicontazione delle cartoline NR e dei plichi inesitati secondo quanto di seguito esposto nel dettaglio.
Ritiro delle cartoline NR e inesitate presso la casella postale definita;
Scansione della cartolina in TIFF e realizzazione del file in pdf della stessa con indice di
ricerca;
Masterizzazione e fornitura delle immagini su dvd o archiviati su server; la connessione per
l'importazione dei dati dal reparto IT dell'Amministrazione Capitolina deve essere di tipo sicuro (HTIPS);
Realizzazione di un file esiti notificati e non notificati con data della notifica e motivazione dell'eventuale mancato esito; il tipo di tracciato deve essere secondo le specifiche del nostro ufficio competente;
Restituzione delle cartoline e plichi inesitati presso i nostri uffici
D) Sistema di archiviazione
Modalità di archiviazione dei documenti. Tutto il materiale cartaceo frutto dell'attività di stampa, recapito e notifica, compresi gli originali delle cartoline di notifica lavorate, viene temporaneamente archiviato presso la sede operativa, sotto la responsabilità dell'impresa aggiudicataria e successivamente, riconsegnato alla Stazione Appaltante o ad altro soggetto da essa individuato; della riconsegna verrà redatto apposito verbale, analitico per tipologia e quantità, sott scr" o dai
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Le modalità di archiviazione prevedono:
creazione di un archivio digitale indicizzato su CD di immagini dei documenti stampati e spediti ai trasgressori;
trasferimento all'Amministrazione Comunale di un archivio elettronico contenente l'archivio
delle immagini dei documenti.
I collegamenti informatici fornitore/cliente devono essere di tipo sicuro (HTTPS).
SISTEMA INFORMATIVO DI MONITORAGGIO
L'Impresa appaltatrice si organizzerà per alimentare in tempo reale un sistema informativo di monitoraggio, al quale dovranno essere trasferite tutte le informazioni relative ad ogni richiesta. L'impresa prowederà a rendere disponibile tale sistema in un sito dedicato, protetto, accessibile a mezzo Internet al personale delle Stazione Appaltante autorizzato, attraverso il quale sarà possibile verificare lo stato di avanzamento delle diverse lavorazioni, scaricare le liste ed i documenti immes~i ed accedere ad ogni altro tipo di informazione richiesta dalla stessa in merito all'esecuzione del servizio. I contenuti del sito e i suoi livelli di accessibilità verranno concordati con il Dipartimento Risorse Economiche prima dell'awio del servizio. L'Impresa appaltatrice organizzerà il servizio, in accordo con le specifiche comunicate dalla Stazione Appaltante osservando tutte le scadenze intermedie e finali predefinite sulla base della tempistica prevista dallo Schema di Contratto. Durante l'esecuzione del servizio, riferito ad ogni lotto in lavorazione, l'impresa prowederà a raccogliere all'interno del sito menzionato tutte le informazioni di ritorno necessarie per valutare i risultati intermedi e finali, articolati per fase di lavorazione, consultabili a mezzo del la produzione di appositi report.
Il D.E.C. comunicherà all'aggiudicatario i nomi dei vari responsabili di settore che hanno il compito di attivare i servizi oggetto del contratto e che sono i destinatari dei risultati dei servizi suddetti. Il responsabile di settore che intende utilizzare i servizi di stampa, recapito e/o notifica degli atti deve attivare il servizio mediante invio al responsabile del contratto dell'impresa appaltatrice di un Ordine di Stampa (Ods) nel quale individua:
a) il tipo di atti da gestire;
b) i servizi richiesti;
c) le quantità;
d) il termine finale richiesto per la conclusione delle attività se diverso da quello previsto all'art. 6 dello Schema di contratto.
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MODALITA' DI CONSEGNA
In sede di recapito per la postalizzazione al CMP competente o altro operatore definito dalla Stazione Appaltante ritirerà le relative ricevute, debitamente datate, timbrate e firmate dai destinatari delle lavorazioni, con l'esplicita dichiarazione di presa in carico del materiale nelle quantità previste dall'ordinativo e con l'esatta indicazione del giorno di avvenuta consegna.
Tutte le attività di consegna di materiali previsti dal presente capitolato sono da intendersi a carico dell'Impresa appaltatrice. La prestazione di cui al presente appalto viene effettuata nell'esercizio d'impresa e, pertanto, è soggetta all'imposta sul valore aggiunto (DPR 633/72) da sommarsi agli importi di cui sopra, nella misura vigente al momento della resa delle prestazioni.
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