DELIBERA
Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia Azienda Regionale di Coordinamento per la Salute
DELIBERA
DEL COMMISSARIO STRAORDINARIO
Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx
nominato con deliberazione della Giunta Regionale n° 2512 del 28.12.2018
N. 95 DEL 11/07/2019
A V E N T E A D O G G E T T O :
ATTO
AZIENDALE
ARCS
–
PRIME
DISPOSIZIONI
ATTUATIVE
DIPARTIMENTO ATTIVITÀ CENTRALIZZATE DI FARMACEUTICA, APPROVVIGIONAMENTO E LOGISTICA DEI BENI-DIFAL.
Visto digitale del responsabile del procedimento | Visto digitale del responsabile del centro di risorsa |
SS AFFARI GENERALI Xxxxxxxxxx Xxxxxxx | SC SERVIZI AMMINISTRATIVI INTERNI |
OGGETTO: ATTO AZIENDALE ARCS – PRIME DISPOSIZIONI ATTUATIVE DIPARTIMENTO ATTIVITÀ CENTRALIZZATE DI FARMACEUTICA, APPROVVIGIONAMENTO E LOGISTICA DEI BENI-DIFAL.
VISTA l’attestazione di completezza, regolarità tecnica e legittimità della proposta di deliberazione
n. 2019/106 come di seguito avanzata dal Direttore della SC SERVIZI AMMINISTRATIVI INTERNI,
IL COMMISSARIO STRAORDINARIO
VISTA la LR n. 27del 17/12/2018 che ridefinisce l’assetto istituzionale e organizzativo del Servizio sanitario regionale (SSR) disponendo, in particolare, l’istituzione a far data dal 01/01/2019 dell’Azienda Regionale di Coordinamento per la Salute (ARCS);
RICORDATO che l’articolo 4, comma 4 della succitata LR 27/2018 individua i compiti di ARCS e, tra questi, “… il supporto per acquisti centralizzati di beni e servizi per il Servizio sanitario regionale e acquisti di beni e servizi per conto della Direzione centrale di cui al comma 1, nell'ambito di quanto previsto, in merito alla Centrale unica di committenza regionale, dall' articolo 44 della legge regionale 12 dicembre 2014, n. 26 ...”, nonché “… svolge le attività tecnico specialistiche afferenti a: 1) gestione accentrata di funzioni amministrative e logistiche ..”;
RICHIAMATA la Delibera di Giunta Regionale n. 448 del 22 marzo 2019 con la quale sono state approvate le Linee annuali per la gestione del Servizio sanitario e sociosanitario regionale per l'anno 2019 e, in particolare, sono stati declinati gli obiettivi di ARCS in relazione, tra le altre, alle attività accentrate svolte da ARCS;
VISTO il Piano Attuativo di ARCS 2019, approvato con delibera n. 37 del 29/03/2019, in particolare, laddove si conferma la prosecuzione delle attività di espletamento delle gare centralizzate di beni e servizi e si evidenzia la necessità di un continuo perfezionamento del processo di omogeneizzazione dei comportamenti e delle modalità di utilizzo dei fattori produttivi, nonché del processo di semplificazione delle modalità organizzative e di miglioramento della qualità e della fruibilità del servizio di logistica centralizzata a favore degli Enti del SSR;
VISTO, altresì, che nel Piano Attuativo succitato è previsto, in merito al provveditorato centralizzato, che nel corso del 2019 venga “… elaborato un progetto per il trasferimento della funzione alle Aziende interessate; i termini per l’attuazione delle modalità di trasferimento, sia per quanto concerne la dotazione organica che per le attività, verranno definite in condivisione con AAS3 e ASUIUD”;
RICHIAMATA la delibera n. 92 del 28/06/2019 di approvazione dell’Atto aziendale di ARCS, laddove, in particolare, si prevede, tra le altre, l’istituzione del Dipartimento Attività centralizzate di Farmaceutica, Approvvigionamento e Logistica dei beni - DIFAL;
CONSIDERATA la valenza strategica delle funzioni gestite dal summenzionato Dipartimento, in favore degli Enti del SSR FVG e, in particolare, per l’operatività delle strutture deputate all’erogazione dei servizi sanitari; nonché per l’elevato impatto delle attività svolte rispetto al quadro complessivo delle risorse gestite annualmente da ARCS e per l’elevata complessità delle procedure che necessitano di integrazione e coordinamento tra le diverse competenze tecniche e professionali che si sviluppano attraverso la supply chain;
Atto n. 95 del 11/07/2019 Pag. 2 di 5
ATTESO CHE la Direzione strategica di ARCS, sin dal suo insediamento ed in merito alle tematiche oggetto della presente deliberazione, ha proceduto ad una puntuale analisi dell’assetto organizzativo esistente assieme ai responsabili interessati in merito a obiettivi, criticità organizzative e misure di miglioramento;
VALUTATO, pertanto, necessario procedere alla reingegnerizzazione delle attività del neocostitutito Dipartimento Attività centralizzate di Farmaceutica, Approvvigionamento e Logistica dei beni, al fine di consentire una migliore operatività ed efficienza gestionale, ispirandosi ai seguenti principi:
- centralità del governo strategico dell’Azienda attraverso un potenziamento delle funzioni afferenti gli acquisiti centralizzati e la gestione e la logistica del magazzino centralizzato;
- rimodulazione delle attività/funzioni sulla base di modelli innovativi centrati sulla logica della gestione per processi;
PRESO ATTO delle risultanze della summenzionata reingegnerizzazione, condotta con la partecipazione di tutti gli operatori interessati, anche attraverso incontro collegiali, così come descritta negli allegati 1 e 2 al presente provvedimento, che ne costituiscono parte integrante e sostanziale;
VALUTATO, altresì, opportuno e necessario declinare il macro-assetto organizzativo del DIFAL previsto dal nuovo Atto aziendale, al fine di cogliere tutte le opportunità di ottimizzazione ed efficientamento rese possibili con il nuovo assetto funzionale di cui all’allegato 1;
RICHIAMATO il comma 2 dell’art. 13 dell’Atto aziendale in base al quale “… L’Azienda specifica con ulteriori successivi atti l’articolazione dei poteri e delle responsabilità dei dirigenti e le funzioni delle strutture identificate”;
RITENUTO, quindi, di approvare il nuovo organigramma del DIFAL così come delineato nell’allegato 3, trasmesso con comunicazione elettronica del 10/07/2019, che costituisce parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;
PRESO ATTO che il conferimento degli incarichi ivi previsti avverrà solo in seguito alle necessarie fasi propedeutiche all’attuazione dell’Atto aziendale, così come previsto dalla Delibera n. 92/2019, e con modalità progressiva e che, pertanto, l’attuazione di quanto previsto dall’allegato 1 viene temporaneamente garantita secondo l’attuale sistema di responsabilità;
RICHIAMATA, inoltre, la delibera del commissario straordinario n. 46/2019 con la quale, tra le altre, è stato costituito il Comitato di Coordinamento Interaziendale per gli acquisti di rilevanza regionale, che ha il compito di gestire il processo di revisione del Piano di acquisti centralizzati, composto dai seguenti membri:
- Direttore amministrativo di ARCS
- Direttore della SC Gestione e sviluppo strategie centralizzate di gara - ARCS
- Direttore SC Farmacia- ARCS
- Manager degli Acquisti di tutti gli Enti del SSR del Friuli Venezia Giulia
- Referente CUC
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VALUTATO necessario, al fine di supportare in modo più efficace ed efficiente la gestione degli acquisti nel settore dei beni e dei servizi tecnologici biomedicali, di integrare il suddetto Comitato con il Direttore della SC Ingegneria Clinica aziendale;
RITENUTO, quindi, di modificare l’allegato 2 della delibera n. 46/2019 integrando il Comitato di Coordinamento Interaziendale, che risulta così composto:
- Direttore amministrativo - ARCS
- Direttore della SC Gestione e sviluppo strategie centralizzate di gara - ARCS
- Direttore SC Farmacia - ARCS
- Direttore SC Ingegneria clinica - ARCS
- Manager degli Acquisti di tutti gli Enti del SSR del Friuli Venezia Giulia
- Referente CUC
DATO ATTO che il presente provvedimento è conforme alla proposta del responsabile del procedimento e del proponente che ne attesta la regolarità amministrativa e tecnica;
PRECISATO che il parere del vicecommissario con poteri e funzioni di Direttore amministrativo non viene acquisito nelle more della definizione del procedimento di nomina;
ACQUISITO il parere favorevole del vicecommissario con poteri e funzioni di Direttore Sanitario per quanto di competenza;
D E L I B E R A
per i motivi di cui in premessa, che si intendono integralmente riportati
1) di approvare la reingegnerizzazione dei processi del Dipartimento Attività centralizzate di Farmaceutica, Approvvigionamento e Logistica dei beni (DIFAL) così come descritto negli allegati 1 e 2 al presente provvedimento, che ne costituiscono parte integrante e sostanziale;
2) di approvare il nuovo organigramma del DIFAL così come delineato nell’allegato 3, che costituisce parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;
3) di specificare che il conferimento degli incarichi ivi previsti avverrà solo in seguito alle necessarie fasi propedeutiche all’attuazione dell’Atto aziendale, così come previsto dalla Delibera n. 92/2019, e con modalità progressiva e che, pertanto, l’attuazione di quanto previsto dall’allegato 1 viene temporaneamente garantita secondo l’attuale sistema di responsabilità;
4) di modificare l’allegato 2 della delibera n. 46/2019 integrando il Comitato di Coordinamento Interaziendale, che risulta così composto:
- Direttore amministrativo - ARCS
- Direttore della SC Gestione e sviluppo strategie centralizzate di gara - ARCS
- Direttore SC Farmacia - ARCS
- Direttore SC Ingegneria clinica - ARCS
- Manager degli Acquisti di tutti gli Enti del SSR del Friuli Venezia Giulia
- Referente CUC
5) di dare atto che non si rilevano conflitti di interesse con riferimento al presente provvedimento;
Atto n. 95 del 11/07/2019 Pag. 4 di 5
6) di dare atto che il presente provvedimento è immediatamente esecutivo sulla base di quanto previsto dall’art. 4 comma 2 LR 21/1992.
Xxxxx, approvato e sottoscritto da
il vicecommissario straordinario con poteri e funzioni di Direttore amministrativo | il Commissario straordinario | il vicecommissario straordinario con poteri e funzioni di Direttore sanitario |
Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx firmato digitalmente | Xxxxxxx Xxxxxxxx firmato digitalmente |
Elenco allegati:
1 | DIFAL_Allegato 3_signed.pdf |
2 | DIFAL_Allegato 2_signed.pdf |
3 | DIFAL_Allegato 1_signed.pdf |
4 | PARERERESPONSABILESTRUTTURA.pdf |
Atto n. 95 del 11/07/2019 Pag. 5 di 5
Elenco firmatari
ATTO SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000 E DEL D.LGS. 82/2005 E SUCCESSIVE MODIFICHE E INTEGRAZIONI
Questo documento è stato firmato da:
NOME: XXXXXXX XXXXXXXX
CODICE FISCALE: XXXXXX00X00X000X DATA FIRMA: 11/07/2019 14:45:16
IMPRONTA: 5BE855E3B860A74372BF659A612ED1E6A98A195E08512FC046B9A41F4C497B6B A98A195E08512FC046B9A41F4C497B6B1DA8D38EFF755BD25C37DD46607169C5 1DA8D38EFF755BD25C37DD46607169C5005ADD39336CA6E89A2BE33BDBA0CAEA
005ADD39336CA6E89A2BE33BDBA0CAEADF21C2A1F70B7554F4494FF86918BD9D
NOME: XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX CODICE FISCALE: XXXXXX00X00X000X DATA FIRMA: 11/07/2019 15:09:55
IMPRONTA: 6C38721BAFEC6E1A23099376E7D5DA7D8B7F87B4A0ECA2B70BEF7A01A7FD5FD8 8B7F87B4A0ECA2B70BEF7A01A7FD5FD809F646847C192DC0CD319F1CF638F091
09F646847C192DC0CD319F1CF638F09157E1E19E4A3D079EA10DA476B985C764
57E1E19E4A3D079EA10DA476B985C764BC1FEF607C7B1683596C3BD5B5C5E911
Atto n. 95 del 11/07/2019
Allegato 1
1.1 Elenco storico gare A
1.1.1
Analisi PAL/PAO Aziendali da parte delle ASR F
NO
1.3
Proposta di Piano biennale e invio alle ASR/CUC (Comitato interaziendale)
1.2
Le ASR/CUC/DCS propongono integrazioni?
Richiesta di ARCS alle ASR di un elenco di dettaglio integrativo ai PAO/PAL dei
1.1.2
Beni/Servizi Biomedicali
Gli elenchi di dettaglio sono coerenti con i
SI
1.4
SI
1.5
SI
Le integrazioni rispettano i criteri di inclusione nella pianificazione centralizzata?
NO
Le integrazioni sono sostenibili organizzativamente? NO
1.7
Presa d'atto e approvazione Piano
1.6 Integrazione respinta
È un Bene/Servizio Biomedicale?
1.8
3.1
NO
3.2
Fabbisogno "on demand" B
Il fabbisogno rispetta i criteri di attribuzione della procedura al processo "on demand"?
1.1.3
SI
1.1.4
PAO/PAL ai sensi della LR 26/2016?
NO
Definizione delle priorità Bene/Servizio
1.1.5
Comunicazione alle ASR
Richiesta specifiche ai
NO SI
2.1
Nomina e convocazione GT
NO 2.2 É approvato il Capitolato tecnico?
SI
2.3
Invio ai MdA per raccolta fabbisogni
N.B i fabbisogni dichiarati costituiscono titolo di priorità in fase di accesso alla Convenzione/AQ
3.4
A
Inoltro alla
procedura corretta
NO
SI
F
RUP incarica il Progettista tecnico di gara
Il progettista tecnico nomina e coordina il GT
Il GT conduce la consultazione di mercato,ove necessario Il GT predispone la documentazione tecnica ed una
proposta di tipologia di procedura (Convenzione/AQ), e dei criteri di valutazione tecnico/economica
Il progettista tecnico approva e trasmette al RUP la documentazione tecnica
1.8.5
1.8.4
1.8.3
1.8.2
1.8.1
3.3
Acquisizione della copertura di
spesa prevista
3.5
Predisposizione documenti, indizione, svolgimento procedura e aggiudicazione
3.6 Ci sono contenziosi aperti con SI le ditte partecipanti?
3.7
Gestione contenzioso di gara
MdA
NO
NO 2.4 I fabbisogni sono esaustivi?
2.5
SI
La spesa prevista si discosta da quella definita a
NO 3.8 Il contenzioso è risolto?
E' approvato lo
scostamento?
2.7
SI
SI 2.6
2.8
NO
2.9
Piano?
Predisposizione documenti di gara, indizione,
svolgimento fasi di gara e aggiudicazione
Ci sono lotti deserti?
SI
NO
2.10
SI
2.11
NO SI La gara è alla prima edizione?
NO
Avvio processo "on demand"
2.12 Ci sono contenziosi aperti con le ditte partecipanti?
SI
2.13
Gestione contenzioso di gara
NO 2.14 Il contenzioso è risolto?
SI
4.1
C Richiesta deposito cauzionale definitivo, controlli,
predisposizione contratto
NO 4.2 La fase dei controlli dà esito positivo?
SI
4.3
Stipula convenzione / Accordo quadro riportando
5.1
SI
NO 5.3
La gara è gestita centralmente a Magazzino?
NO
5.2
Predisposizione proposta di gestione
Le ASR propongono variazioni?
D/E
Formulazione della
risposta alla ASR
5.6
Rinvio alle fasi previste per servizi e beni di consumo e di
4.4
SI
i fabbisogni Aziendali dichiarati
E' un contratto gestito da ARCS? NO
4.5
Predisposizione contratti derivati ARCS e nomina relativi RUP, DEC
SI
NO 5.4
SI
Le variazioni rispettano i criteri del
Gruppo di lavoro?
5.5
Presa d'atto delle modifiche proposte
investimento per fabbisogni ARCS
Inserimento proposta ordine di Farmaci e Presidi (STOCK)
4.7
E
6.1
NO
4.6
7.1
E' un bene di consumo gestito a Magazzino?
SI
D
Aggiornamento kit ordine ASCOT
Rinvio alla gestione ASR
NO
4.10
Predisposizione contratti derivati da parte delle ASR e nomina relativi RUP, DEC ed invio ad ARCS
4.11
4.8
4.9 E' un bene di investimento? SI
Predisposizione ordine a fornitore da parte di ASR e trasmissione ad ARCS
7.2
Ordine coerente con il fabbisogno
ASR
C/F
Inserimento proposta
Predisposizione ordine a fornitore
dichiarato dalle ASR?
4.13
Confronto ARCS-ASR per
ordine di Beni Economali (STOCK) 6.2
D
4.12
SI
NO
Il contratto è un AQ?
Regole AQ
rispettate?
rideterminazione del Fabbisogno complessivo
4.16
Confronto ARCS e ASR per
Inserimento RDO e
generazione RICSUB
(TRANS) 6.3
Avvio/conclusione procedura di proroga / rinnovo
A/B
4.14 4.15
NO SI SI NO
4.17
ASR Invia ordine al fornitore ed in Copia ad ARCS
ridefinizione accesso AQ
Attivazione opzioni e/o
ASR/D
E' disposta la
8.3
Calcolo erosione
E' necessaria/possibile una
proroga/estensione?
La capienza si esaurirà
prima della scadenza?
riavvio nuova procedura
Il contratto è valido?
7.3
proroga/rinnovo/es NO
tensione?
8.1
SI
Trasmissione
8.2
estremi
capienza contratto
4.19
4.18
NO
SI
4.20
SI
NO
4.21
SI NO
7.4
SI
Il contratto è capiente? NO
8.4 Avvio procedura ponte
9.1 Richiesta di estensione da ASR Il contratto è capiente al
C Formulazione della risposta alla ASR
16.1 Richiesta di estensione/nuova adesione da ASR
C/F
9.2
16.4
SI
momento della richiesta?
NO
9.3
16.2
SI
Il contratto è capiente al momento della richiesta?
9.4
NO
SI
La capienza si esaurirà prima della scadenza del contratto?
16.3
NO
Il contratto è AQ? SI
Condivisione regole AQ
7.5
Invio ordine, sollecito e gestione anomalie
Erosione capienza contratto
La capienza si esaurirà prima della scadenza?
Attivazione
9.5
9.6
NO SI
9.7
opzioni e/o
riavvio nuova procedura
7.6
NO
Si riscontra una modifica soggettiva al
Valutazione tecnica e di appropriatezza: la segnalazione viene presa
in carico da ARCS?
14.1
NO
SI
SI
14.3
NO
E' necessario individuare temporanemanete un fornitore
alternativo?
Verifica con il fornitore
SI
14.6
NO
La verifica si conclude positivamente?
D / E
contratto?
SI
L'articolo è disponibile
10.1
Procedura di modifica
soggettiva
C
7.11
Avvio processo "on demand"
7.7
da parte del fornitore?
NO
SI
7.8
10.2
Procedura di affiancamento / sostituzione codice
con esecuzione
in danno verso fornitore
NO
SI Il fornitore propone un
affiancamento / sostituzione?
inadempiente
Spedizione materiale Emissione DDT e
7.9
SI
Il lead time è rispettato?
NO
SI
NO
7.10
Contestazione / penali
10.3
La contestazione si risolve?
NO
10.4
10.5
Revoca contratto e azioni
FORN
Rischio di stock out?
SI conseguenti
Esito del controllo quali-quantitativo (ordine - DDT - fisico)
12.1
12.2
OK KO
Gestione anomalie consegna e invio contestazioni a fornitore
Riscontro automatico
SI
11.1
Verifica onformità ordine
- DDT - fattura e asseverazione fattura
D
11.2
NO
12.3 Carico contabile
12.4
Versamento a Magazzino L'articolo è gestito a stock?
12.5
c
12.6
NO SI
Prelievo
11.3
Ordinativo di
L'intera lista è preparata?
12.7
12.8
SI Stampa documenti e allestimento spedizione
NO Il mezzo è disponibile per la consegna?
12.9
Emissione fattura
15.1
in Co.Op. ASR
pagamento a fornitore
SI
12.10
Carico mezzo, trasporto, scarico presso PUCO, verifica unità di spedizione e
colli, firma DDT OP LOG
15.2
Ordinativo di pagamento a
13.1
ASR
Distribuzione a reparto
15.3
13.2
Spunta RDO
13.3
KO
Controllo quali-quantitativo (richiesta - packing list - fisico) OK
Incasso fattura attiva
Procedura
13.4 reso
Utilizzo
13.6
SI 13.5 Il materiale è idoneo?
NO
13.7
Compilazione della segnalazione e invio ad ARCS
14.2 Rinvio alla gestione ASR
Avvio processo "on 14.4
demand"
14.5
Macro fase del processo
A, B, C, D, E Unità funzionali del Dipartimento Attività Centralizzate di Farmaceutica, Approvvigionamento e Logistica Dei
Beni
F Unità Funzionale del Dipartimento Informatico, Informativo e di Valutazione Tecnologica
Prosecuzione fornitura
14.7
OPLOG
Operatore Logistico di magazzino (fornitore di servizi logistici)
14.8
Revoca contratto e azioni conseguenti
ASR Azienda Sanitaria Regionale
FORN Ditta fornitrice
Inizio del processo Uscita dal processo Valutazione Inserimento dati Attività
Flusso automatizzato
Attività semi-atomatizzata
VERSIONE DEL 10.7.2019
Allegato 2
Fasi del macro processo approvvigionamento e logistica
Fase 1 Approvazione e revisione del Piano biennale degli acquisti centralizzati Fase 2 Gestione delle procedure programmate degli acquisti centralizzati Fase 3 Gestione delle procedure degli acquisti on demand
Fase 4 Controlli e stipula convenzioni e contratti
Fase 5 Valutazione sulla modalità di gestione dei beni
Fase 6 Gestione delle scorte
Fase 7 Emissione e follow up ordini
Fase 8 Gestione proroghe e procedure ponte
Fase 9 Monitoraggio e gestione capienze dei contratti derivati ARCS
Fase 10 Gestione contratti
Fase 11 Gestione fatture passive Fase 12 Logistica distributiva dei beni Fase 13 Consegna a reparto
Fase 14 Gestione anomalie di fornitura
Fase 15 Gestione fatture attive
Fase 16 Monitoraggio e gestione capienze delle convenzioni/AQ beni di investimento
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
1 - Approvazione e revisione del Piano biennale degli acquisti centralizzati | 1.1 | Piano degli acquisti centralizzati dell'anno precedente, ultima revisione | Acquisti centralizzati | Procedura programmazione - Delib. 46/2019 all. 2 |
1.1.1 | Analisi dei PAL/PAO Aziendali | Ingegneria clinica ARCS | ||
1.1.2 | Richiesta alle ASR degli elenchi di dettaglio integrativi ai PAO/PAL dei Beni/Servizi Biomedicali | DG ARCS | ||
1.1.3 | Analisi della congruità degli elenchi rispetto ai PAO/PAL Aziendali | Ingegneria clinica ARCS | ||
1.1.4 | Definizione delle priorità Bene/Servizio Biomedicale redatte in collaborazione con IC delle ASR | Ingegneria clinica ARCS | ||
1.1.5 | Comunicazione alle ASR sulle eventuali anomalie riscontrate | Ingegneria clinica ARCS | ||
1.2 | Predisposizione della proposta di Piano biennale degli acquisti centralizzati (o sua revisione periodica) | Acquisti centralizzati | Procedura programmazione - Delib. 46/2019 all. 2 | |
1.3 | Integrazioni proposte in fase di elaborazione del Piano (o della sua revisione periodica) | ASR (MdA)/CUC/DCS | Procedura programmazione - Delib. 46/2019 all. 2 | |
1.4 | Applicazione dei criteri previsti per l'inclusione nel Piano | Acquisti centralizzati | Procedura programmazione - Delib. 46/2019 all. 2 | |
1.5 | Valutazione dell'impatto organizzativo delle integrazioni proposte rispetto alla dotazione organica. Le integrazioni possono essere non sostenibili del tutto o parzialmente (integrazione respinta o rinvio temporale) | Acquisti centralizzati | ||
1.6 | Rinvio della proposta alla gestione da parte del richiedente | Direzione ARCS | Procedura programmazione - Delib. 46/2019 all. 2 | |
1.7 | Aggiornamento della programmazione e deliberazione, con i seguenti contenuti: ASR interessate, importo complessivo di spesa presunto, contratto in corso (ID gara, scadenza), competenza soggetto aggregatore (SI/NO), indicazione RUP | Direzione ARCS | Procedura programmazione - Delib. 46/2019 all. 2 | |
1.8 | Per Bene/Servizio Biomedicale si intendono i Dispositivi Medici definiti ai sensi della normativa di settore e classificati dalla Classificazione Nazionale CND nelle categorie "Z - APPARECCHIATURE SANITARIE E RELATIVI COMPONENTI ACCESSORI E MATERIALI" e "W-DISPOSITIVI MEDICO-DIAGNOSTICI IN VITRO" | Ingegneria clinica ARCS | Ad oggi il SIC ARCS non si occupa dei "Service" dei Beni/Servizi Biomedicali | |
1.8.1 | Il RUP di gara assegna in ruolo di progettista tecnico di gara ad una risorsa del SIC di ARCS | Acquisti centralizzati | ||
1.8.2 | Il Progettista tecnico di gara richiede alle ASR le figure tecniche/sanitarie da coordinare per la fase di stesura del capitolato tecnico | Ingegneria clinica ARCS | ||
1.8.3 | Il Gruppo Tecnico (GT) gestisce la consultazione di mercato compresa la fase di pubblicazione sul sito Aziendale | Ingegneria clinica ARCS | ||
1.8.4 | Il Gruppo Tecnico predispone la documentazione tecnica con una proposta di tipologia di procedura (Convenzione/AQ) e dei criteri di valutazione tecnico/economica | Ingegneria clinica ARCS | ||
1.8.5 | Il progettista tecnico approva e trasmette al RUP la documentazione tecnica | Ingegneria clinica ARCS |
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
2 - Gestione delle procedure programmate degli acquisti centralizzati | 2.1 | Il GT definisce lotti, criteri di valutazione delle offerte e requisiti minimi delle forniture/servizi. Se possibile e opportuno, definisce già la competenza della gestione della fornitura (Magazzino ARCS - gestione centralizzata; ASR - gestione aziendale) customizzando in tal senso il Capitolato di gara. E' composto da personale delle ASR/DCS e di ARCS (Farmacia e Logistica). Al GT possono partecipare il RUP o eventuali figure interne/esterne di supporto. L'elenco lotti nasce da: storico gara precedente, nuove esigenze ASR, segnalazioni da Magazzino condivise dalle ASR | Acquisti centralizzati | |
2.2 | Il Capitolato tecnico comprende: l'elenco dei lotti e la descrizione dei prodotti posti a gara; particolari condizioni e modalità di fornitura (es: conto visione/deposito; penali, tempi e modalità di fornitura specifici) | Acquisti centralizzati | ||
2.3 | Trasmissione via email con indicazione dei tempi di risposta | Acquisti centralizzati | ||
2.4 | Valutazione sulla completezza e coerenza dei fabbisogni dichiarati rispetto al progetto/documento di gara | Acquisti centralizzati | ||
2.5 | Richiesta di chiarimenti via email con indicazione dei tempi di risposta | Acquisti centralizzati | ||
2.6 | Valutazione effettuata sul prezzo a base d'asta (ultimo prezzo d'acquisto) | Acquisti centralizzati | ||
2.7 | Lo scostamento deve essere approvato dalle ASR/CUC/DCS a seconda della competenza | ASR/CUC/DCS | ||
2.8 | Predisposizione documenti di gara, indizione, svolgimento fasi di gara e aggiudicazione | Acquisti centralizzati | ||
2.9 | Verifica presenza di lotti deserti | Acquisti centralizzati | ||
2.10 | Verifica edizione della gara. Se la gara è alla prima edizione, il processo può ripartire dalla fase 2.1 o da fasi successive, a seconda dei casi (es: complessità della procedura o dell'oggetto di aggiudicazione; tempo trascorso tra prima e seconda edizione della gara; la valutazione è di competenza del RUP di gara) | Acquisti centralizzati | ||
2.11 | Avvio del processo "on demand" a partire dalla fase 3.5 | Acquisti centralizzati | ||
2.12 | Verifica contenzioni con le ditte partecipanti alla gara | Acquisti centralizzati | ||
2.13 | Gestione contenzioso | Acquisti centralizzati | ||
2.14 | Verifica risoluzione contenzioso | Acquisti centralizzati | ||
3 - Gestione delle procedure degli acquisti on demand | 3.1 | Fabbisogno rappresentato da: - domanda interna non inclusa nella programmazione biennale (attività istituzionale ARCS) - esigenze di Magazzino, di cui si riportano le principali casistiche: continuità della fornitura in caso di carenza / temporanea indisponibilità del prodotto di gara; prodotto oggetto di segnalazione di vigilanza o di accertata e condivisa non idoneità all'uso; articolo già acquistato in economia in attesa di aggiudicazione di gara; necessità segnalate dalla Farmacia ARCS per casistiche particolari, condivise da più ASR (o per DPC) e per le quali è opportuna la centralizzazione (es. continuità terapeutiche, specifiche indicazioni d'uso non previste dal prodotto di gara) - lotti deserti dopo la seconda edizione della procedura di gara inclusa nella Programmazione biennale - altre procedure (sopra o sotto soglia) non previste dalla programmazione biennale ma che devono essere garantite da ARCS in tempi rapidi (es: procedure ponte per acquisti urgenti). La valutazione del fabbisogno rispetto alle casistiche sopra definite è di competenza della struttura. Il processo "on demand" si caratterizza rispetto alla processo di gara per: tempistica (ridotta) e strumenti/procedure utilizzati | Acquisti On Demand | |
3.2 | Verifica se il fabbisogno rientra tra una delle casistiche sopra definite | Acquisti On Demand | ||
3.3 | Secondo modalità variabile in funzione dell'origine del fabbisogno | Acquisti On Demand | ||
3.4 | Inserimento nel Piano degli acquisti centralizzati (fase 1.3) o rinvio alla gestione da parte della singola ASR. La valutazione sull'inoltro più adeguato alla situazione è di competenza del Responsabile della struttura in accordo con il responsabile degli Acquisti centralizzati | Acquisti On Demand |
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
3 - Gestione delle procedure degli acquisti on demand | 3.5 | Predisposizione documenti, indizione, svolgimento procedura e aggiudicazione. L'attività è svolta secondo criteri di priorità assegnati alle procedure e concordate con i Responsabili delle strutture che segnalano i fabbisogni di cui alla fase 3.1. La struttura ha facoltà di attivare, a seconda delle procedure, risorse interne o esterne ad ARCS per le funzioni di Gruppo Tecnico o Commissione giudicatrice/di gara | Acquisti On Demand | |
3.6 | Verifica contenziosi con le ditte partecipanti alla procedura | Acquisti On Demand | ||
3.7 | Gestione contenzioso | Acquisti On Demand | ||
3.8 | Verifica risoluzione contenzioso | Acquisti On Demand | ||
4 - Controlli e stipula convenzioni e contratti | 4.1 | Invio lettera di aggiudicazione alle ditte affidatarie con richiesta di deposito cauzionale definitivo, controlli sull'aggiudicatario, predisposizione contratto, invio esiti di gara anche ai concorrenti non affidatari | Gestione Contratti | |
4.2 | Verifica esito dei controlli | Gestione Contratti | ||
4.3 | Stipula della Convenzione/Accordo quadro/Contratto (anche con la forma della lettera commerciale) e conseguenti comunicazioni a fornitori/ASR/Magazzino ARCS. Nel caso di procedure CUC: la struttura si limita alla predisposizione degli atti e alla trasmissione a CUC per la firma. Nella convenzione/AQ vengono indicati i fabbisogni dichiarati dalle singole ASR | Gestione Contratti | ||
4.4 | Verifica se il contratto derivato debba essere sottoscritto da ARCS in relazione alla conferma/revisione della scelta già esplicitata a conclusione del Gruppo tecnico di gestione centralizzata(applicazione criteri "Gruppo di lavoro catalogo" - x.xx 2.2) | Gestione Contratti | ||
4.5 | Predisposizione dei contratti derivati da parte di ARCS (completi di nomina dei rispettivi RUP e DEC) | Gestione Contratti | ||
4.6 | Se l'aggiudicazione riguarda beni di consumo, gestiti a magazzino il processo prosegue con la gestione logistica dei materiali. Se riguarda servizi e beni di consumo e di investimento, il processo prosegue con la fase di gestione contrattuale in capo ad ARCS | Gestione Contratti |
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
4 - Controlli e stipula convenzioni e contratti | 4.7 | Gestione contrattuale in capo ad ARCS | Gestione Contratti | |
4.8 | Predisposizione contratti derivati da parte delle ASR, nomina relativi RUP e DEC ed invio degli stessi ad ARCS. | ASR | ||
4.9 | Verifica se si tratta di un bene di investimento o di consumo/servizio | ASR | ||
4.10 | Per i beni di consumo e i servizi, le ASR attivano un flusso informativo periodico verso ARCS relativo agli ordinativi emessi su propri contratti derivati stipulati a fronte di convenzioni/accordi quadro ARCS. ARCS consolida queste informazioni rispetto all'erosione dei propri contratti, per le valutazioni sulla capienza residua di cui alla macro- fase 9 | ASR | ||
4.11 | Predisposizione dell'ordine al fornitore al fornitore e trasmissione della copia a Ingegneria Clinica di ARCS | ASR | ||
4.12 | Analisi della coerenza della predisposizione dell'ordine con il fabbisogno dichiarato dalle ASR in fase di richiesta dei fabbisogni | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.13 | Confronto ARCS-ASR per rideterminazione del Fabbisogno complessivo | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.14 | Verifica se trattasi di Accordo Quadro o Convenzione | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.15 | Verifica delle regole da rispettare in caso di Accordo Quadro secondo quanto previsto in capitolato | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.16 | Confronto ARCS e ASR in caso di regole AQ non rispettate | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.17 | Invio ordine al fornitore ed in Copia ad ARCS | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.18 | Calcolo capienza contratto | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.19 | Valutazione della necessità di una proroga/estensione | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.20 | Valutazione della capienza del contratto in caso si sia già provveduto ad una estensione | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
4.21 | Proposta a SOC gara di una nuova priorità di acquisto | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
5 - Valutazione sulla modalità di gestione dei beni | 5.1 | Conferma/revisione della scelta già esplicitata a conclusione del Gruppo tecnico (applicazione criteri "Gruppo di lavoro catalogo" - x.xx 2.2) | Farmacia Logistica dei beni | Regolamento Gruppo di lavoro catalogo |
5.2 | Applicazione dei criteri "Gruppo di lavoro catalogo". Proposta inviata ai componenti del Gruppo (Farmacisti/MdA): file che compara precedente e nuova aggiudicazione e riporta la modalità di gestione (stock/transito) per la nuova aggiudicazione | Farmacia Logistica dei beni | Regolamento Gruppo di lavoro catalogo | |
5.3 | Proposte di variazioni trasmesse via email dai componenti il Gruppo di lavoro catalogo entro 10-15gg dalla proposta | ASR (Gruppo di lavoro catalogo) | Regolamento Gruppo di lavoro catalogo | |
5.4 | Applicazione dei criteri "Gruppo di lavoro catalogo" | Farmacia Logistica dei beni | Regolamento Gruppo di lavoro catalogo | |
5.5 | Aggiornamento della proposta. La valutazione deve concludersi entro la comunicazione di avvenuta stipula (fase 4.5) | Farmacia Logistica dei beni | Regolamento Gruppo di lavoro catalogo | |
5.6 | Formulazione della risposta ad ASR | Farmacia Logistica dei beni | Regolamento Gruppo di lavoro catalogo | |
6 - Gestione | 6.1 | Gestione riordino di Magazzino in Slim2k o generazione manuale RIMAG in Ascot | Farmacia | Slim2k-GESCO |
6.2 | Gestione riordino di Magazzino in Slim2k o generazione manuale RIMAG in Ascot | Logistica dei beni | Slim2k-GESCO | |
6.3 | Inserimento RDO da reparto, attivazione richiesta in Slim2k, generazione automatica RISUB in Ascot | ASR Logistica dei beni | MagRep Slim2k-GESCO |
delle scorte
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
7 - Emissione e follow up ordini | 7.1 | Aggiornamento/creazione in ASCOT: anagrafica articolo, contratto, listino, richiedibilità per ASR, collegamento con precedente aggiudicatario | Logistica dei beni | Istruzione operativa gestione anagrafiche |
7.2 | Compilazione dell'ordine: intestazione, inserimento note/allegati, accodamento linee ordine | Logistica dei beni | ||
7.3 | Verifica sulla validità temporale del contratto (in ASCOT è inserita la data di scadenza della gara al netto di proroghe) | Logistica dei beni | ||
7.4 | Verifica sul valore residuo del contratto (in ASCOT è inserito il valore del lotto da prospetto di aggiudicazione, al netto di proroghe e opzioni) | Logistica dei beni | ||
7.5 | Invio ordine a mezzo email, fax server o EDI. Gestione anomalie ordine: delta prezzo, minimo ordine, indisponibilità articolo, modifica soggettiva, mancata ricezione, minimo imballo (quantità). Il sollecito è effettuato su due livelli: email e telefonico | Logistica dei beni | Istruzione operativa solleciti | |
7.6 | Il soggetto destinatario dell'ordine può dichiarare di aver trasferito la titolarità del contratto ad altro soggetto (casi di subentro, cessione diritti di vendita, fusione, etc…). L'ordine è inviato al soggetto corretto solo dopo l'avvio della fase 10.1 | Logistica dei beni | Procedura continuità delle forniture | |
7.7 | Il fornitore può dichiarare l'indisponibilità temporanea/carenza dell'articolo ordinato | Farmacia Logistica dei beni | Procedura continuità delle forniture | |
7.8 | Il fornitore può proporre un prodotto alternativo a quello ordinato, alle medesime condizioni economiche. La sostituzione può essere temporanea o definitiva: in entrambi i casi esita nella fase 10.2 con modalità di svolgimento diverse | Logistica dei beni | Procedura continuità delle forniture | |
7.9 | Il fornitore può non rispettare i tempi/ modalità di evasione dell'ordine previsti da Capitolato | Logistica dei beni | ||
7.10 | Si valuta il rischio stock out del Magazzino: se il rischio è concreto, si avvia il processo "on demand". Altrimenti si attende l'evasione dell'ordine da parte del fornitore e, a fronte di reiterati ritardi e inadempienze, si attiva la procedura di invio diffida/contestazione e di applicazione penali previste da Capitolato | Farmacia Logistica dei beni | ||
7.11 | Trasmissione del set informativo condiviso con gli Acquisti On demand per individuare un fornitore alternativo. La Logistica avvia la procedura di esecuzione in danno (raccolta dei casi e della documentazione) successivamente presa in carico e conclusa dalla Gestione contrattuale | Logistica dei beni | Procedura continuità delle forniture |
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
8 - Gestione proroghe e procedure ponte | 8.1 | Attivazione proroga o rinnovo da parte della struttura che ha in carico la procedura. Nel caso di rinnovo si trasmette l'informazione alla Gestione contratti per la predisposizione di nuovo contratto. L'eventuale revisione/variazione prezzo è gestita dalla Gestione contrattuale (sia in fase di proroga/rinnovo, che in fase di esecuzione contrattuale) | Acquisti centralizzati Acquisti On Demand | |
8.2 | Trasmissione estremi (informazioni corrispondenti al kit ordine di cui alla fase 6.1) | Acquisti centralizzati Acquisti On Demand | ||
8.3 | Valutazione coerente con lo stato di avanzamento del Piano degli acquisti centralizzati vigente; in caso di tempistica di predisposizione proroga non coerente con la necessità di emettere ordine da parte del Magazzino, si attiva il processo "on demand" dal punto 3.5 | Acquisti centralizzati Acquisti On Demand | ||
8.4 | La procedura ponte viene predisposta dalla struttura On Demand e può essere attivata anche in base all'esito delle valutazioni previste alla macro-fase 9. In caso di tempistica di conclusione della procedura ponte non coerente con la necessità di emettere ordine da parte del Magazzino, si attiva il processo di cui alla fase 3 dal punto 3.5 | Acquisti On Demand | ||
9 - Monitoraggio e gestione capienze dei contratti derivati ARCS | 9.1 | Richiesta di estensione via email da ASR (MdA): precisa fabbisogno e periodo di riferimento | Gestione Contratti | |
9.2 | Verifica dell'impatto della richiesta sulla capienza del contratto al momento della richiesta di estensione | Gestione Contratti | ||
9.3 | Riposta alla ASR richiedente in merito alla tempistica di recepimento della richiesta di estensione, anche alla luce dello stato dei contratti in essere | Gestione Contratti | ||
9.4 | Verifica dell'impatto della richiesta sulla capienza del contratto, anche alla luce del trend dei consumi e di opzioni/rinnovi/riavvio di procedura in fase di predisposizione | Gestione Contratti | ||
9.5 | Calcolata considerando: ordinativi ARCS, ordinativi ASR su contratti derivati, previsione degli ordini complessivi | Gestione Contratti | ||
9.6 | Valutazione che tiene conto di: ordinativi ARCS, ordinativi ASR su contratti derivati (fase 4.6), previsione degli ordini complessivi; rapportati al valore complessivo del lotto ciggato (importo di aggiudicazione + opzioni) | Gestione Contratti | ||
9.7 | Trasmissione dei dati alla struttura competente per la procedura (Acquisti centralizzati/Acquisti On Demand) | Gestione Contratti |
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
10 - Gestione contratti | 10.1 | L'avvio della procedura deve contemplare l'autorizzazione temporanea all'evasione degli ordini da parte del nuovo soggetto. La procedura viene attivata a fronte di modifiche che interessano tutte le aggiudicazioni ARCS (non solo quelle a gestione centralizzata da parte del Magazzino) | Gestione Contratti | Procedura continuità delle forniture |
10.2 | La procedura può prevedere, a seconda della categoria merceologica e della modalità di gestione dell'articolo, i seguenti livelli autorizzativi: Farmacia ARCS (articoli gestiti a stock presso il Magazzino), ASR - utilizzatore (articoli gestiti in transito o gara non gestita centralmente a Magazzino), Ingegneria clinica ARCS (apparecchiature e consumabili). La procedura viene attivata a fronte di modifiche che interessano tutte le aggiudicazioni ARCS (non solo quelle a gestione centralizzata da parte del Magazzino) | Gestione Contratti | Procedura continuità delle forniture | |
10.3 | Invio diffide, contestazioni e applicazione penali in base alle condizioni previste da Capitolato. Per le forniture gestite in autonomia dalle ASR su contratto derivato da contratto ARCS: la fase è gestita dalla singola ASR con notifica ad ARCS delle iniziative intraprese | Gestione Contratti | ||
10.4 | Verifica risoluzione della contestazione Per le forniture gestite in autonomia dalle ASR su contratto derivato da contratto ARCS: la fase è gestita dalla singola ASR con notifica ad ARCS dell'esito | Gestione Contratti | ||
10.5 | Revoca contratto e azioni conseguenti (scorrimento di graduatoria, contratto ponte o avvio nuova gara) da parte della struttuar che ha in carico la procedura Per le forniture gestite in autonomia dalle ASR su contratto derivato da contratto ARCS: la risoluzione del contratto è sempre di competenza ARCS | Gestione Contratti | ||
11 - Gestione fatture passive | 11.1 | Riscontro automatico delle fatture che incrociano il carico contabile a sistema | Logistica dei beni | |
11.2 | Risontro manuale delle fatture. In caso di anomalie non risolvibili dalla Logistica (es: contestazioni sulle consegne; differenze prezzo; applicazioni spese aggiuntive), la segnalazione è inoltrata alla Gestione contrattuale per la presa in carico e gestione. Per "anomalie non risolvibili" si intendono situazioni in cui la Logistica ha già provveduto alla segnalazione al fornitore il quale non ha accettato la contestazione, ovvero non ha risposto o ha fornito giustificazioni insufficienti. | Logistica dei beni | ||
11.3 | Avvio procedura di approvazione pagamento al fornitore | Logistica dei beni |
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
12 - Logistica distributiva dei beni | 12.1 | Controllo quali-quantitativo del materiale arrivato (ordine - DDT - consegnato) | Operatore Logistico | Procedura accettazione |
12.2 | Possibili contestazioni: materiale mancante o danneggiato, mancanza DDT, quantità diversa da DDT/ordine, articolo diverso da DDT/ordine, lotto diverso da DDT, ridotta shelf life. Invio delle contestazioni da parte del Fornitore logistico e gestione da parte della struttura competente ARCS (Logistica, Gestione contratti) | Operatore Logistico | Procedura accettazione | |
12.3 | Carico contabile del materiale | Operatore Logistico | Procedura accettazione | |
12.4 | Versamento a Magazzino: il materiale è disponibile al prelievo | Operatore Logistico | Procedura accettazione | |
12.5 | Verifica tipologia di gestione del materiale (stock/transito) | Operatore Logistico | Procedura distribuzione | |
12.6 | Prelievo: preparazione delle liste validate dalle ASR | Operatore Logistico | Procedura distribuzione | |
12.7 | Verifica completezza della richiesta | Operatore Logistico | Procedura distribuzione | |
12.8 | Stampa DDT (3 copie) e stampa packing list (2 copie). Contestualmnete alla stampa del DDT viene emessa fattura | Operatore Logistico | Procedura distribuzione | |
12.9 | Verifica calendario di distribuzione settimanale standard | Operatore Logistico | Procedura distribuzione | |
12.10 | Carico del mezzo, trasporto e scarico presso i PUCO, firma DDT di consegna | Operatore Logistico | Procedura distribuzione | |
13 - Consegna a reparto | 13.1 | A carico di ASR o ARCS (servizio attivo solo presso alcune strutture ospedaliere o territoriali) | ASR Operatore logistico | |
13.2 | Accettazione puntuale (manuale) o massiva (automatica, contestuale all'emissione della fattura): opzione a scelta della singola ASR, che non preclude la verifica dei materiali e l'invio delle contestazioni e resi | ASR | MagRep | |
13.3 | Controllo a cura del personale di reparto | ASR | ||
13.4 | Inserimento e approvazione (ASR) - Elaborazione (Operatore logistico). Il reso può essere accettato (con emissione nota credito da ARCS verso ASR) o respinto | ASR Operatore logistico | Procedura resi; MagRep- Slim2k | |
13.5 | Valutazione che può essere effettuata anche durante l'utilizzo del prodotto | ASR | ||
13.6 | Utilizzo del materiale | ASR | ||
13.7 | Compilazione segnalazione ed invio ad ARCS nelle modalità previste dalla tipologia di segnalazione | ASR |
Macro fase | Fase | COSA | CHI | COME |
14 - Gestione anomalie di fornitura | 14.1 | Valutazioni effettuate in base al tipo di segnalazione (richiami autorità; segnalazioni di incidente; reclami; non idoneità) e alla diffusione (una o più Aziende) | Farmacia | Progetto vigilanza beni sanitari |
14.2 | Rinvio alla gestione a cura dell'ASR che ha segnalato il caso | Farmacia | Progetto vigilanza beni sanitari | |
14.3 | In base al rischio di stock out di Magazzino, alla disponibilità di prodotti/lotti alternativi e non difettosi | Farmacia | Progetto vigilanza beni sanitari | |
14.4 | Trasmissione attivazione del processo "on demand" dalla fase 3.5 | Farmacia Logistica dei beni | Progetto vigilanza beni sanitari | |
14.5 | Durata e attività dipendono dalla tipologia di segnalazione (fase 14.1) | Farmacia Logistica dei beni | Progetto vigilanza beni sanitari | |
14.6 | Valutazione risultati della verifica | Farmacia Logistica dei beni | Progetto vigilanza beni sanitari | |
14.7 | La fornitura prosegue regolarmente (verificare se sussistono le condizioni per l'applicazione di penali - fase 10.3) | Farmacia Logistica dei beni | ||
14.8 | Revoca contratto e azioni conseguenti (vedi fase 10.5; compresa l'individuazione di un fornitore alternativo a cura della struttura che ha in carico la procedura) | Gestione Contratti | ||
15 - Gestione fatture attive | 15.1 | Emissione fattura in Co.Op. ASR | Gestione economico finanziaria | |
15.2 | Ordinativo di Pagamento da parte della ASR verso ARCS | Gestione economico finanziaria | ||
15.3 | Incasso della fattura emessa da ARCS | Gestione economico finanziaria | ||
16 - Monitoraggio e gestione capienze delle convenzioni/AQ beni di investimento | 16.1 | Trasmissione di una richiesta di estensione o nuova adesione | ASR | |
16.2 | Verifica capienza contratto | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
16.3 | Verifica se il contratto è una Accordo Quadro | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti | ||
16.4 | Condivisione regole AQ con ASR | Ingegneria Clinica a supporto di Gestione Contratti |
Note:
- Gli obblighi in materia di trasparenza sono demandati alle varie strutture in relazione ai contenuti del rispettivo mandato nonché alla natura/contenuti degli adempimenti di legge richiesti in materia di trasparenza dal D.Lgs. n. 50/2016 e s.m.i e dal D.Lgs. n. 33/2013
- E' rappresentato il processo standard, che sarà opportunamente declinato per le procedure svolte per conto di CUC
- Competono alla Gestione contratti le attività di emissione ordinativi e gestione del ciclo passivo dei contratti relativi all'attività istituzionale e sovraziendale ARCS
Allegato 3
Organigramma
DIPARTIMENTO ATTIVITÀ CENTRALIZZATE DI
FARMACEUTICA, APPROVVIGIONAMENTO E LOGISTICA DEI BENI - DIFAL
SOS Acquisti centralizzati
SOC Approvvigionamenti centralizzati e Acquisti on Demand
SOC Farmacia
SOC Gestione Contratti
SOC Logistica dei
Beni
IPAS Politiche uso appropriato del farmaco e dei D.M. e farmaco-economia
SOS Gestione farmaci e beni sanitari
IPAS Gestione non conformità
PO
Qualificazione fornitori e sottoscrizione contratti
PO
IPAS
Programmazione scorte
Monitoraggio esecuzione contratto
PO Altri Beni
PO Attività amministrativa di magazzino
IPAS
Acquisti servizi
SOS Acquisti On Demand
PO
PO Acquisti Sotto Soglia
Investimenti protesica e materiale diagnostico
IPAS Gestione rapporti con operatore logistico e Aziende