ISTITUTO NAZIONALE PREVIDENZA SOCIALE

L’Istituto Nazionale della Previdenza Sociale, in un’ottica di modernizzazione e aggiornamento tecnologico ha individuato la necessità di potenziare la propria infrastruttura centrale e territoriale con nuovi apparecchi informatici, nello specifico apparecchiature scanner con alimentatore automatico. Tale esigenza nasce dalla necessità di potenziare i processi di acquisizione, in formato elettronico, di ingenti quantitativi di documentazione cartacea e, al contempo, garantire i processi di protocollazione degli atti amministrativi.

2. Oggetto della Fornitura

Nell’ambito dei progetti di dematerializzazione e gestione digitalizzata del patrimonio documentale dell’Istituto, si richiede la fornitura di scanner rotativi con ADF (alimentatore automatico di documenti) con scansione duplex in grado di supportare l’acquisizione massiva di documenti.

In particolare, la Fornitura si articola nelle seguenti componenti:

a) acquisizione di scanner rotativi con ADF (alimentatore automatico di documenti) con scansione duplex in grado di supportare l’acquisizione massiva di documenti;

b) i seguenti servizi connessi per ciascuna apparecchiatura:

• consegna

• installazione dei due prototipi;

• configurazione

• verifica di funzionalità (intesa come verifica dell’accensione e del funzionamento dell’apparecchiatura, completa di tutti i componenti sia base che opzionali)

• attività necessarie al collaudo;

• manutenzione correttiva.

c) manutenzione straordinaria per ciascuna apparecchiatura. Si riportano le caratteristiche minime richieste per la Fornitura:

Risoluzione Ottica	Maggiore o uguale a 600 dpi
Risoluzione output	150 / 200 / 300 / 600 dpi
Caricatore documenti	Minimo 50 fogli A4 a rilevamento alimentazione multipla (ADF min 5X5cm)
Driver twain	Windows 7 e 10 (32 e 64 bit)
Modalità di scansione	Fronte retro (con rilevazione automatica)
Interfaccia di collegamento	Rete (RJ45) 10 BASE-T, 100 BASE-TX, 1000 BASE-T e USB
Supporto colore	B/N, scala di grigio e colore >=24-bit
Formati Output	TIFF, JPEG, PDF (anche multi pagina)
Grammatura della carta	Da 50 a 180 g/㎡
Velocità di scansione	Simplex: 25 ppm (200, 300 dpi) - Duplex: 50 ipm (200, 300 dpi)

Consumo energetico	Modalità operativa: 40 W o inferiore - Modalità di standby automatica (Off): 5 W o inferiore
Conformità	CE – Energy Star - RoHS
Volume Giornaliero medio	400 pagine
Volume Giornaliero massimo	3000 pagine
Compatibilità server di rete	Windows Server, 2008, 2008 R2, 2012, 2012 R2
Funzione protocollo integrata	NO

3. Valore

Il valore complessivo dell’Appalto è stato presuntivamente valutato in € 1.599.990,00, IVA esclusa, determinato sulla base del prezzo unitario a base d’asta di ciascuna apparecchiatura, pari ad Euro 533,33 IVA esclusa, da intendersi comprensivo dei servizi di cui agli artt. 2 (Oggetto della Fornitura) e 9 (Manutenzione Manutenzione Correttiva).

Il suddetto valore complessivo dell’Appalto (€ 1.599.990,00, IVA esclusa) è oggetto di determinazione presuntiva, non è soggetto a ribasso e costituisce plafond massimo non superabile.

La remunerazione avverrà a misura secondo le effettive esigenze dell’Istituto, sulla base del prezzo unitario di ciascuna apparecchiatura, come risultante dall’offerta economica formulata dall’Appaltatore.

L’Istituto si impegna ad effettuare un ordinativo principale di fornitura per l’acquisizione di 3000 scanner, compatibilmente con l’interesse pubblico e con le modalità previste dal Contratto.

Le decisioni dell’Istituto di addivenire o meno ad ordinativi di fornitura ulteriori rispetto ai 3000 scanner, saranno di carattere eventuale e discrezionale, e verranno adottate dall’Istituto fino al raggiungimento dell’importo massimo utilizzabile, sulla base di una insindacabile valutazione interna dei propri fabbisogni. Pertanto, l’affidatario non potrà pretendere alcun risarcimento, indennizzo o ristoro di sorta da parte dell’Istituto qualora, nel corso della validità del contratto, non dovessero essere effettuati ordinativi di fornitura ulteriori rispetto a quello principale.

4. Esame dei prototipi, verifiche di funzionalità e collaudo

Il Fornitore aggiudicatario, entro sette (7) giorni solari dalla data di ricezione della comunicazione di aggiudicazione e previo accordo con l’Istituto, dovrà consegnare ed installare presso la Direzione Centrale Organizzazione e Sistemi Informativi, a propria cura e spese, due prototipi di scanner. Questo per consentire l’effettuazione dell’esame diretto delle apparecchiature stesse con prove pratiche di funzionalità (accensione e funzionamento) e verifiche di conformità delle macchine fornite alle caratteristiche richieste dalla Stazione Appaltante di cui al precedente paragrafo 2. I prototipi, in caso di positivo superamento delle verifiche, intendendosi compresi nel quantitativo della fornitura aggiudicata, costituiranno il riferimento tecnico/funzionale per la verifica della regolare esecuzione della fornitura stessa.

In caso di esito negativo delle prove, entro i successivi cinque giorni solari il fornitore potrà presentare ulteriori due prototipi. Se l’esito dovesse risultare negativo sarà richiesta ed esaminata la campionatura del Fornitore che segue nella graduatoria della gara.

Si precisa che, in caso di esito negativo:

• nessun compenso o rimborso spetta al Fornitore per i campioni presentati;

• l’Istituto, durante il deposito dei campioni nei propri locali, non risponde di furti, avarie e di ogni altro rischio;

• i prototipi presentati dal Fornitore aggiudicatario restano in deposito fino all’approvazione del collaudo.

Il fornitore è tenuto ad inviare all’Amministrazione:

1. entro due (2) giorni dal termine dell’attività di consegna e installazione, il documento di trasporto, nonché il verbale di consegna e installazione. La documentazione dovrà essere inviata via fax ovvero via mail, con modalità scannerizzata, all’indirizzo che verrà fornito dall’amministrazione in sede di stipula contrattuale o nel “Piano di consegna e di installazione delle apparecchiature”;

2. con cadenza quindicinale, i riferimenti dei serial number delle apparecchiature consegnate e collaudate nei quindici giorni precedenti, nelle modalità che verranno concordate con l’Amministrazione preliminarmente all’attività di installazione.

5. Consegna ed installazione dei due prototipi ed attività necessarie al collaudo delle apparecchiature

La consegna, ed installazione dei due prototipi, dovranno essere effettuate presso al Direzione Centrale Organizzazione e Sistemi Informativi, mentre le altre apparecchiature saranno consegnate secondo un piano di distribuzione che l’Istituto definirà con il Fornitore dopo la stipula del Contratto.

Le suddette attività di consegna delle apparecchiature dovranno essere concluse, complessivamente, entro trenta (30) giorni solari dalla data di consegna del predetto piano di distribuzione.

Nello stesso saranno specificati, altresì, quantitativi, Sedi di destinazione (Direzione Generale, n. 3 Direzioni metropolitane di coordinamento, n. 20 Direzioni Regionali) e relativi termini che l’Appaltatore sarà tenuto a rispettare, pena l’applicazione di una penale.

Ai sensi dell’art. 23 del D.P.C.M. n. 452/1997, il Fornitore aggiudicatario dovrà fornire, senza ulteriore corrispettivo, i manuali ed ogni altra documentazione tecnica, redatti nella lingua originale ed in lingua italiana, idonei ad assicurare il funzionamento delle apparecchiature e dei programmi forniti, compresi i manuali e le istruzioni concernenti le procedure per l’installazione, l’autodiagnostica e l’utilizzo (avviamento, fermi, interventi per guasti, operazioni consentite in fase di elaborazione, ecc.), ovvero dovrà indicare gli indirizzi internet in cui reperire tale documentazione.

Entro 20 giorni solari dalla data di consegna, le apparecchiature saranno sottoposte a collaudo, anche a campione su un numero di dispositivi pari al 20%

del totale previsto e consegnato per ogni ordinativo, da parte del Fornitore in contraddittorio con l’Amministrazione.

Dovranno essere identificati in quantità e tipologia tutte le componenti (base ed opzionali) previste dalla configurazione richiesta dall’Amministrazione, indicando esplicitamente la precisa rispondenza delle caratteristiche tecniche delle apparecchiature e delle componenti fornite con le caratteristiche tecniche previste contrattualmente dalla fornitura.

Nell’ipotesi di esito negativo di detto collaudo, lo stesso dovrà essere ripetuto entro il termine di 5 giorni a decorrere dalla data negativa del verbale.

In caso di collaudo con esito positivo, l’apparecchiatura si intenderà messa in esercizio.

Sarà cura dell’Istituto fornire ogni tipo di informazione concernente riferimenti telefonici, disponibilità all’apertura pomeridiana delle strutture, indirizzi di consegna.

6. Compilazione del verbale di consegna/installazione per i due prototipi

Per la consegna dovrà essere redatto dal Fornitore un apposito “verbale di consegna e installazione”, in contraddittorio con l’Amministrazione, sottoscritto da un incaricato dell’Amministrazione stessa e da un incaricato del Fornitore, nel quale dovrà essere dato atto dell’idoneità dei luoghi di sistemazione delle apparecchiature, nonché dovranno essere riportate, al termine delle attività di configurazione e avvio operativo, le seguenti informazioni:

• la data e il luogo dell’avvenuta consegna e installazione,

• l’identificativo unico di installazione (già assegnato alla configurazione dal Fornitore),

• la descrizione delle operazioni e dei test effettuati,

• la descrizione degli eventuali problemi riscontrati.

7. Installazione delle restanti apparecchiature

Successivamente alla consegna l’Istituto procederà autonomamente all’installazione delle restanti apparecchiature sul territorio. Qualora durante l’attività di installazione si riscontrassero anomalie, l’Istituto potrà richiedere un intervento tecnico del fornitore che sarà tenuto ad intervenire entro 5 (cinque) giorni dalla richiesta, pena l’applicazione della penale di cui al successivo art. 15. Al termine dell’intervento verrà redatto un verbale di corretta installazione.

8. Servizi di manutenzione e garanzia

Attraverso l’erogazione dei servizi di manutenzione il Fornitore dovrà garantire la piena funzionalità di tutte le apparecchiature oggetto della Fornitura per la durata massima di 60 mesi a partire dalla data di collaudo dell’ultima

apparecchiatura di ciascun ordinativo, con le modalità ed i livelli di servizio minimi indicati nel seguito del paragrafo, provvedendo a intervenire presso la sede di utilizzo dell’apparecchiatura (modalità "on-site"), e ponendo in essere ogni attività necessaria per il funzionamento e per la risoluzione dei malfunzionamenti.

Il servizio di manutenzione si intende comprensivo di tutte le parti di ricambio, nonché di tutte le eventuali unità che dovessero essere impiegate, quali sostituzioni, per la corretta erogazione del servizio stesso.

9. Orari del servizio - manutenzione correttiva - copertura giorni e orario intervento

Per quanto concerne i livelli di servizio inerenti la manutenzione correttiva, la tempistica si intende riferita all’orario di servizio come di seguito riportato:

• Copertura giorni d’intervento: dal Lunedi al Venerdì

• Copertura orario intervento: 8,00 – 18,00

10. Manutenzione Correttiva – Indicatori livelli di servizio

L’Amministrazione ha definito i livelli di servizio parametrizzando le tempistiche e le percentuali d’incidenza dei casi di malfunzionamento distinti per livelli di gravità:

• Manutenzione Correttiva - Tempo di ripristino TR1: tempo entro il quale il fornitore dovrà provvedere all’intervento di manutenzione per riportare l’HW e

/o SW alla piena funzionalità nei casi di gravità “1”, “anomalia bloccante”, in cui l’intero HW e/o SW è indisponibile:

TR1 4 ore

Per ogni ora di fermo delle apparecchiature oltre il suddetto termine, per cause non imputabili all’Istituto ovvero a forza maggiore o a caso fortuito, è applicata una penale pari allo 0.8‰ del prezzo di aggiudicazione relativo all’apparecchiatura non funzionante.

• Manutenzione Correttiva - Tempo di ripristino TR2 (anomalia grave): tempo entro il quale il fornitore dovrà provvedere all’intervento di manutenzione per riportare l’HW e /o SW alla piena funzionalità nei casi di gravità “2”, “anomalia grave”, in cui le funzioni critiche dell’HW e/o del SW sono gravemente degradate:

TR2 = 8 ore

Per ogni ora di fermo delle apparecchiature oltre il suddetto termine, per cause non imputabili all’Istituto ovvero a forza maggiore o a caso fortuito, è applicata una penale pari allo 0.5‰ del prezzo di aggiudicazione relativo all’apparecchiatura non funzionante.

• Manutenzione Correttiva - Tempo di ripristino TR3 (Anomalia standard): tempo entro il quale il fornitore dovrà provvedere all’intervento di manutenzione per riportare l’HW e/o il SW alla piena funzionalità di funzioni che risultano degradate ma senza impatto sulla operatività di base delle apparecchiature:

TR3 = 16 ore

Per ogni ora di fermo delle apparecchiature oltre il suddetto termine, per cause non imputabili all’Istituto ovvero a forza maggiore o a caso fortuito, è applicata una penale pari allo 0.3‰ del prezzo di aggiudicazione relativo all’apparecchiatura non funzionante.

Il livello di criticità dell’intervento è definito al momento dell’apertura del ticket da parte degli operatori del Service Desk dell’Istituto.

11. Manutenzione straordinaria

La manutenzione straordinaria comprende gli interventi per il ripristino delle apparecchiature che hanno riportato malfunzionamenti imputabili a:

• Uso improprio dell’apparecchiatura da parte degli utenti;

• Sbalzi di tensione accertati e comprovati da idonee dichiarazioni dell’Amministrazione o dell’Ente erogante l’energia elettrica;

• Cause ambientali e/o eventi atmosferici quali fulmini, alluvioni, incendi, altro.

A tal fine, ai fini della stipula del Contratto, il Fornitore aggiudicatario dovrà produrre una polizza assicurativa “all risk” a favore dell’Istituto, finalizzata a coprire i costi dei suddetti interventi straordinari. La polizza dovrà essere stipulata nella misura pari allo 0.3% dell’importo complessivo del contratto, (0,3% di € 1.599.990,00).

Sono a totale ed esclusivo carico dell’Appaltatore le spese per la stipula della predetta polizza ed ogni relativo onere correlato, ivi compreso ogni onere necessario alla gestione della medesima.

L’Appaltatore si impegna a manlevare e tenere indenne l’Istituto da ogni criticità, controversia o vertenza che dovesse insorgere con la Compagnia di assicurazione in merito alla copertura dei costi degli interventi di manutenzione straordinaria. In particolare, in caso di mancata copertura dei costi dei predetti interventi da parte della Compagnia di assicurazione, da qualsiasi causa determinata, l’Appaltatore provvederà all’immediato pagamento dei medesimi, senza poter

pretendere alcun risarcimento, indennizzo o ristoro di sorta dall’Istituto e senza poter opporre all’Istituto medesimo eccezione alcuna.

Per ogni intervento, il Fornitore dovrà produrre una nota tecnica contenente la descrizione del malfunzionamento. L’intervento “straordinario” potrà essere eseguito solo previa autorizzazione scritta dell’Amministrazione.

Il ripristino della completa funzionalità dell’apparecchiatura, tramite un intervento di manutenzione straordinaria, dovrà avvenire entro le successive 96 ore a decorrere dal momento (data e ora) di rilascio dell’autorizzazione da parte dell’Amministrazione.

Al termine di ogni intervento, il Fornitore dovrà redigere un apposito verbale, denominato “Relazione d’intervento di manutenzione straordinaria” sul quale dovrà specificare almeno le seguenti informazioni:

• Numero identificativo del malfunzionamento;

• Giorno e ora dell’esecuzione dell’attività;

• Ubicazione dell’apparecchiatura;

• Tipo di attività effettuata;

• Causa del guasto e attività svolta per il corretto ripristino dell’apparecchiatura;

• Elenco degli elementi sostituiti;

• Firma del responsabile dell’Amministrazione.

12. Integrazione sistemi di Trouble Ticketing dell’Amministrazione

Si richiede che il Fornitore effettui un’integrazione del proprio flusso di gestione delle richieste di intervento con il sistema di Trouble Ticketing dell’Amministrazione basato su piattaforma BMC Remedy. In sede di stipula del Contratto il Fornitore valuterà quale tra le seguenti integrazioni intende attivare:

• integrazione SW dei sistemi Trouble Ticketing dell’Amministrazione: integrazione dei sistemi di Trouble Ticketing ad esempio attraverso l’utilizzo di web-services, tabelle di frontiera, procedure Extract-Transform-Load (ETL);

• accesso tramite web-interface al sistema di Trouble Ticketing dell’Amministrazione: attraverso apposite credenziali (user/password) il personale del Fornitore accederà sul portale di Trouble Ticketing dell’Amministrazione ed aggiornerà lo stato della richiesta di intervento;

13. Prescrizioni in materia di sicurezza

Le apparecchiature e i dispositivi forniti devono soddisfare tutti i requisiti minimi specificati nel presente Capitolato Tecnico, devono essere conformi alla normativa vigente che disciplina la loro produzione, commercializzazione e utilizzazione, e devono rispettare, fra l’altro, le seguenti prescrizioni in materia di sicurezza:

• Legge 1 marzo 1968, n. 186 “disposizioni concernenti la produzione di materiali, apparecchiature, macchinari, installazioni e impianti elettrici e elettronici”;

• Legge 18 ottobre 1977, n. 791, così come modificata dal D.Lgs. 25 novembre 1996 n. 626, “attuazione della direttiva 93/68/CEE in materia di marcatura CE del materiale elettrico destinato a essere utilizzato entro alcuni limiti di tensione”;

• D.Lgs. 25 luglio 2005, n. 151, “attuazione delle direttive 2002/95/CE, 2002/96/CE e 2003/108/CE, relative alla riduzione dell’uso di sostanze pericolose nelle apparecchiature elettriche e elettroniche, nonché allo smaltimento dei rifiuti”;

• D.Lgs. 3 aprile 2006, n. 152, “Norme in materia ambientale”;

• D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 “Attuazione dell’articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro”;

• Norme UNI e CEI di riferimento.

È fatto obbligo al Fornitore di garantire la sicurezza di quanto fornito, documentando, in particolare, l’eventuale presenza di sostanze nocive o cancerogene.

14. Prescrizioni in materia ambientale

15. Responsabile del servizio

Al fine di consentire una ordinata e regolare esecuzione contrattuale, all’atto della stipula del contratto di fornitura il fornitore dovrà indicare un responsabile del servizio, eventualmente coincidente con il soggetto firmatario del contratto, che funga da interfaccia con l’Amministrazione per le comunicazioni relative ad aspetti logistici ed amministrativi, e più in generale che possa rappresentare il fornitore ad ogni effetto. Le comunicazioni e gli eventuali disservizi ed inadempienze comunicate al responsabile del servizio si intendono come direttamente presentate al fornitore.

16. Contestazioni e penali

Qualora la fornitura, o parte di essa, non fosse eseguita nei termini fissati, il Fornitore resterà assoggettato al pagamento delle seguenti penalità per ciascuna giornata di ritardo, calcolate sull’importo del materiale non messo in esercizio

nei termini, salvo il risarcimento dell’eventuale maggior danno:

• 0,3 per mille giornaliero dal 1° al 15° giorno rispetto alla data prevista nel Piano di distribuzione;

• 0,4 per mille giornaliero dal 16° al 30° giorno rispetto alla data prevista nel Piano di distribuzione;

• 1 per mille giornaliero dal 31° al 60° giorno rispetto alla data prevista nel Piano di distribuzione;

• se supera il 60° giorno, la Stazione Appaltante si riserva la facoltà di risolvere di diritto il contratto (clausola risolutiva espressa);

• 0,3 per mille giornaliero per ogni giorno di ritardo rispetto al termine previsto al precedente paragrafo 7;

• Relativamente alla manutenzione correttiva si rimanda a quanto indicato al precedente paragrafo 10.

La somma delle penali applicate non deve superare il 10% dell’importo contrattuale.

Qualora venga superata la predetta soglia è facoltà dell’Istituto procedere alla rescissione del contratto.

Nei termini suddetti vanno computati i giorni festivi; se il giorno di scadenza è festivo, la scadenza è prorogata al primo giorno seguente non festivo.

La sospensione dell’attività produttiva dell’azienda per ferie annuali del personale non costituisce motivo di differimento dei termini su citati.

L’Istituto, tuttavia, fermo restando che per i giorni di ritardo trovano comunque applicazione le suddette penalità, si riserva la facoltà di risolvere il contratto, sin dalla scadenza del termine massimo di ritardo sopra richiamato. Nel caso di risoluzione del contratto, l’Istituto, senza bisogno di messa in mora e su semplice provvedimento amministrativo, procederà all’incameramento a titolo di penale, del deposito cauzionale definitivo, salvo sempre l’esperimento di ogni altra azione che ritenesse opportuno intraprendere a tutela dei propri interessi.

Le penali di cui sopra saranno trattenute dagli importi dovuti alla Società fornitrice ovvero dal deposito cauzionale definitivo. In quest’ultimo caso sarà richiesto alla Società un tempestivo ripristino dell’importo.

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