REGOLAMENTO
REGOLAMENTO
DISCIPLINANTE LE PROCEDURE DI ACQUISIZIONE DI BENI MOBILI IN COMODATO D'USO GRATUITO.
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Redazione | Funzione | Firma |
Resp. U.O.C. Affari Generali: Dott.ssa Xxxxxx Xxxxxxx Resp. U.O.S. Ingegneria Clinica: Xxx. X. Xxxxxxxxx | ||
Verificato | Resp. U.O.S.D. Gare: Xxxx. X. Xxxxxxx Resp. U.O.C. Farmacia: Dott.ssa M. Lodi Resp. SPP e RTSA: arch. X. Xxxxxxxx Direttore Medico P.O. Oltrepò: Dott.ssa X. Xxxxxxxxxx Direttore Medico P.O. Lomellina: Dott.ssa C. Bona U.O.S. Accreditamento e Qualità: Dott.ssa X. Xxxxx | |
Approvazione | Direttore Dip. Amministrativo: Dott.ssa X. Xxxxxxxx | |
Autorizzato | Direttore Sanitario: Xxxx. X. Xxxxxxx Direttore Amministrativo: Xxxx. X. Xxxxxx | |
Deliberato | Del. n.155 del 14 marzo 2017 |
REGOLAMENTO DISCIPLINANTE LE PROCEDURE DI ACQUISIZINE DI BENI MOBILI IN COMODATO D'USO GRATUITO.
INDICE | ||
Art. 1 | FONTI NORMATIVE | Pag.3 |
Art. 2 | OGGETTO E SCOPO DEL REGOLAMENTO | Pag.3 |
Art. 3 | DEFINIZIONI | Pag.3 |
Art. 4 | RESPONSABILITÀ | Pag.3 |
Art. 5 | AVVIO DEL PROCEDIMENTO | Pag.5 |
Art. 6 | ISTRUTTORIA E CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO | Pag.6 |
Art. 7 | LIMITAZIONI | Pag.7 |
Art. 8 | STIPULA DEL CONTRATTO: CLAUSOLE ESSENZIALI | Pag.7 |
Art. 9 | CONSEGNA DEL BENE E COLLAUDO | Pag.8 |
Art. 10 | REGISTRO INFORMATICO DELLE TECNOLOGIE | Pag.8 |
Art. 11 | AVVISO PUBBLICO | Pag.9 |
Art. 12 | ENTRATA IN VIGORE | Pag.9 |
Art. 13 | MODALITÀ DI DIFFUSIONE DEL REGOLAMENTO | Pag.9 |
Art. 14 | NORMA FINALE | Pag.9 |
Art. 1
FONTI NORMATIVE
Il presente Regolamento è adottato ai sensi degli artt. 1803 e ss. del codice civile nonché nel rispetto della legge 6 novembre 2012 n. 190 e del Piano nazionale anticorruzione adottato con deliberazione ANAC n.831 del 3 agosto 2016.
Art. 2
OGGETTO E SCOPO DEL REGOLAMENTO
Il presente regolamento disciplina il procedimento finalizzato all’acquisizione di beni mobili in comodato d’uso gratuito. Scopo del presente regolamento è dettare linee guida aziendali omogenee e codificare le procedure amministrative nel rispetto dei principi di trasparenza e di tracciabilità dei processi aziendali di acquisto.
Il presente regolamento disciplina unicamente le procedure relative al comodato di beni mobili, con esclusione quindi dei beni immobili e dei beni mobili registrati.
Art. 3
DEFINIZIONI
Ai fini del presente regolamento s’intende:
a) contratto di comodato: è il contratto mediante il quale una parte consegna all'altra gratuitamente una cosa mobile o immobile affinché se ne serva per un tempo determinato, con l'obbligo di restituire la stessa cosa ricevuta. (art. 1803 e seguenti c.c.).
b) Comodante: chi concede beni in comodato
c) Comodatario: chi utilizza, custodisce e conserva il bene per il periodo contrattualmente previsto
d) Beni mobili: sono i beni, diversi dai beni immobili di cui all’art. 812 c.c., che non sono iscritti in pubblici registri. Rientrano in questa definizione le apparecchiature, le attrezzature elettromedicali, gli strumenti informatici, ecc.
Art. 4
RESPONSABILITÀ
Di seguito sono elencate le unità operative aziendali coinvolte nel procedimento di acquisizione in oggetto e sono altresì definite le responsabilità affidate a ciascuna di esse.
U.O.C. Affari Generali: è responsabile, attraverso il dirigente assegnato all’unità operativa, dei procedimenti autorizzativi oggetto della presente procedura.
U.O.S.D. Gare: concorre al corretto svolgimento dell’istruttoria: allo scopo, redige parere in ordine alla proposta, per quanto di competenza, verificando l’interesse all’utilizzo del bene rispetto alle esigenze aziendali ed alla programmazione acquisti in atto. Responsabile dell’U.O.C. destinataria del bene offerto in comodato: concorre al corretto svolgimento dell’istruttoria: allo scopo, redige relazione motivata in cui esprime l’interesse all’utilizzo del bene, in particolare dovrà dettagliare e motivare che il bene oggetto di comodato sia strumentale all’attività istituzionale e coerente con la programmazione delle attività sanitarie. Una volta perfezionato il contratto di comodato, è responsabile della custodia del bene.
Responsabile del SIA: concorre al corretto svolgimento dell’istruttoria: allo scopo, redige parere in ordine alla proposta di comodato di strumenti informatici e, più in generale, per i beni rientranti nelle proprie competenze, evidenziando l’interesse all’utilizzo del bene rispetto alle esigenze aziendali ed alla programmazione, la compatibilità e la conformità del bene al sistema informatico. È inoltre individuato all’interno del contratto di comodato quale direttore dell’esecuzione del contratto (di seguito: DEC), con i connessi compiti di gestione, verifica e controllo dei beni che rientrano nelle proprie attribuzioni (attrezzature informatiche e tecnologie non sanitarie).
Responsabile del Servizio di Ingegneria Clinica: concorre al corretto svolgimento dell’istruttoria: allo scopo, redige parere in ordine alla proposta di comodato di tecnologie biomediche e, più in generale, per i beni rientranti nelle proprie competenze, evidenziando l’interesse all’utilizzo del bene rispetto alle esigenze aziendali ed alla programmazione nonché l’idoneità del bene stesso alle vigenti normative e la compatibilità dello stesso con il contesto tecnologico aziendale. È inoltre individuato all’interno del contratto di comodato quale direttore dell’esecuzione del contratto (di seguito: DEC), con i connessi compiti di gestione, verifica e controllo dei beni che rientrano nelle proprie attribuzioni (tecnologie sanitarie).
Responsabile dell’U.O.C. Farmacia: concorre al corretto svolgimento dell’istruttoria: allo scopo, redige relazione motivata in cui comunica, per quanto di competenza, ogni informazione utile, ai fini di valutare la convenienza della proposta ed i connessi oneri, a titolo esemplificativo: la necessità di acquisto di dispositivi medici/accessori, farmaci, la presenza di elementi di unicità/esclusività, l’impatto sui costi aziendali e la compatibilità di ulteriori costi rispetto al budget assegnato.
Responsabile del Servizio di prevenzione e protezione aziendale: concorre al corretto svolgimento dell’istruttoria: allo scopo, redige parere motivato in ordine alla conformità
del bene alle vigenti normative europee, nazionali e regolamentari, anche interne, in materia di sicurezza e igiene sul lavoro e antincendio.
Direttore Medico di Presidio: concorre al corretto svolgimento dell’istruttoria: allo scopo, redige, acquisita la relazione del Responsabile U.O., motivato parere nell’ambito delle proprie competenze verificando la congruità tra le risorse assegnate e le attività sanitarie.
Art. 5
AVVIO DEL PROCEDIMENTO
Il procedimento si avvia a seguito del ricevimento di una richiesta scritta, inviata a mezzo PEC a: xxxxxxxxxx@xxx.xxxx-xxxxx.xx indirizzata alla Direzione Generale della ASST di Pavia. La richiesta, redatta mediante utilizzo dell’apposito modulo, allegato al presente regolamento (allegato n.1), ovvero su carta libera, deve contenere i seguenti elementi minimi:
▪ nominativo e ragione sociale del Soggetto/società Comodante
▪ oggetto: manifestazione di volontà di concedere in comodato d'uso gratuito un determinato bene, che deve essere descritto sinteticamente, riportando gli estremi del nome commerciale e della categoria merceologica di riferimento (ad esempio: CND e n. di repertorio), tipologia delle prestazioni effettuabili e previsione del "monte attività";
▪ identificazione dell’Unità Operativa o Struttura organizzativa destinataria del bene;
▪ motivazioni sottese alla proposta di comodato, con espressa esclusione di ogni finalità di vendita e promozione di prodotti commercializzati dal Comodante o da Società ad esso collegate;
▪ periodo di durata contrattuale del rapporto di comodato;
▪ valore di mercato dell'apparecchiatura (I.V.A. compresa);
▪ dichiarazione che il bene si trova in perfetto stato di conservazione e funzionamento;
▪ materiali di consumo/accessori: deve essere indicato se il bene richieda l’utilizzo di materiale di consumo/accessori. In questo caso, occorre precisare se il materiale di consumo/accessori siano a carico di ASST, se sia necessario l’acquisto di materiali/accessori dedicati, se il materiale/accessori siano comunemente reperibile sul mercato in regime di concorrenza ovvero se siano forniti, in esclusiva o non, da distributori autorizzati;
▪ condizioni di manutenzione;
▪ indicazione dell’eventuale esigenza di arredi o di strutture complementari ovvero di opere di installazione;
Alla proposta dovranno essere allegate le pertinenti schede tecniche;
La proposta viene protocollata ed assegnata all’U.O.C. Affari Generali, in qualità di responsabile del procedimento e messa in conoscenza, oltre che alla Direzione Strategica, al Direttore dell’U.O.C. destinatario del bene, alla Direzione Medica di Presidio competente ed al Responsabile dell’U.O.S.D. Xxxx, del SIA, dell’Ingegneria Clinica o dell’U.O.C. Tecnico Patrimoniale, secondo competenza e ove facilmente desumibili dalla proposta. L’U.O.C. Affari Generali avrà cura di segnalare all’Ufficio Protocollo la necessità di aprire apposito fascicolo informatico, se di interesse.
Art. 6
ISTRUTTORIA E CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO
Il procedimento amministrativo di accettazione di beni in comodato, deve concludersi, di norma, entro 60 giorni dal ricevimento della relativa proposta, fatti salvi i casi di interruzione e sospensione previsti dalla legge n.241/1990 e s.m.i..
L’ U.O.C. Affari Generali, in qualità di responsabile del procedimento, avvia l’istruttoria: a tal fine preliminarmente, riscontra la completezza della proposta rispetto agli elementi minimi riportati all’art.5 e richiede allo scopo, eventuali integrazioni documentali.
Quindi provvede ad inoltrare copia della stessa, ai Soggetti di seguito elencati, ai fini del rilascio del parere/relazione di competenza nel rispetto delle responsabilità definite all’art.4:
▪ Responsabile dell’U.O.C. destinataria del bene;
▪ Responsabile del SIA/ Responsabile del Servizio di Ingegneria Clinica/Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e Responsabile Tecnico di Sicurezza Antincendio, secondo competenza per materia;
▪ Responsabile dell’U.O.C. Farmacia (nel caso sia previsto l’acquisto di dispositivi medici/farmaci;
▪ Direttore Medico di Presidio Oltrepò/Lomellina.
Ciascuna unità operativa rilascia secondo competenza il prescritto parere/relazione, di norma, entro 15 giorni dal ricevimento della richiesta, fatta salva la necessità di effettuare particolari approfondimenti, nei casi più complessi, che richiedano un lasso temporale di valutazione più lungo e comunque non superiore a 30 giorni.
L’ U.O.C. Affari Generali, acquisiti i su descritti pareri ed eseguite le proprie valutazioni di congruità rispetto alla programmazione acquisti e ad impatti sul budget, predispone la proposta di deliberazione da sottoporre alla Direzione Generale, ovvero, In alternativa, provvede al rigetto della proposta con l'indicazione dei motivi del rigetto.
Sono posti in capo all’U.O.C. Affari Generali gli adempimenti amministrativi conseguenti all’accettazione del comodato mediante deliberazione del Direttore Generale:
▪ predisposizione ed invio di PEC al Comodante contenente l’accettazione della proposta e contestuale invio di informativa in ordine all’avvenuta adozione dell’atto deliberativo alle UU.OO. interessate;
▪ predisposizione del contratto di comodato, conforme allo schema tipo di cui all’articolo 8, raccolta delle firme digitali e repertoriazione del contratto nell’apposito applicativo aziendale;
▪ Invio di copia del contratto e di eventuali altri documenti rilevanti (quali ad esempio: schede tecniche) al Direttore dell’esecuzione individuato all’interno del contratto.
Art. 7
LIMITAZIONI
Non possono essere accettate proposte di comodato formulate da Xxxxxxxx che potrebbero essere interessati a partecipare ad una procedura di gara per beni/servizi già avviata ovvero anche nel caso in cui detta procedura di gara sia stata programmata nell’anno e sia stato previsto di svolgere la gara in forma singola dall’ASST o aggregata con ASST capofila.
Non possono essere accettate proposte di comodato formulate da Soggetti che hanno diritti di esclusiva su beni di consumo o su beni accessori del bene oggetto della proposta, direttamente o indirettamente attraverso proprie Società collegate o controllate salvo che, sussistendo tali diritti di esclusiva, il Comodante intenda fornire detti beni di consumo/accessori a titolo completamente gratuito, oppure nel caso in cui la proposta di comodato sia successiva ad una procedura di gara ad evidenza pubblica per l'acquisto dei beni aggiudicata al Soggetto Comodante.
È vietata l'introduzione "di fatto" in comodato di attrezzature all'interno delle strutture afferenti all’ASST. Nel caso di acquisizioni non autorizzate saranno preclusi gli interventi manutentivi di qualunque natura e genere, nonché gli acquisti di materiale necessario per il funzionamento delle stesse e sarà disposta la loro rimozione, addebitando le relative spese ai Dirigenti delle Unità Operativa coinvolte, salva, in ogni caso, ogni ulteriore responsabilità personale.
Art. 8
STIPULA DEL CONTRATTO: CLAUSOLE ESSENZIALI
Il contratto di comodato dovrà risultare da atto scritto (scrittura privata). Pertanto, a seguito dell’accettazione del comodato, il Comodante e il comodatario sottoscriveranno
il relativo contratto, conforme allo schema tipo allegato (allegato n. 2 ) che contiene le clausole essenziali, clausole che quindi dovranno essere sempre riportate. Il Responsabile della Struttura destinataria del bene ne è il consegnatario responsabile e ne assume gli oneri di custodia, avendo cura di segnalare alle UU.OO. competenti, direttamente o tramite propri incaricati, qualsiasi esigenza di manutenzione del bene, i cui oneri saranno posti a carico del Comodante o del Comodatario, secondo quanto convenuto nel contratto.
Art. 9
CONSEGNA DEL BENE, COLLAUDO E RITIRO.
Il comodato si perfeziona con la consegna del bene.
La consegna del bene deve essere successiva all’autorizzazione del comodato (deliberazione del Direttore Generale) e deve essere previamente concordata con il DEC (di norma: Servizio di Ingegneria Clinica o SIA, secondo competenza), che fornirà indicazioni circa i tempi e le modalità di consegna e presa in carico da parte dell’U.O.C. destinataria del bene. Resta inteso che la consegna, il montaggio e l’installazione deve essere eseguito dal Comodante, secondo quanto previsto dal manuale d’uso, a propria cura e spese, fatti salvi diversi accordi che dovranno risultare espressamente e chiaramente dal contratto.
I beni concessi in comodato sono inoltre sottoposti al collaudo di funzionamento, se previsto, di cui dovrà essere redatto apposito verbale. Il collaudo deve essere effettuato alla presenza ed in contraddittorio tra le Parti. Inoltre, devono essere effettuate tutte le verifiche di sicurezza elettrica.
La formazione circa l’utilizzo del bene al personale sanitario e tecnico è effettuata a cura e spese del Comodante, fatti salvi diversi accordi che dovranno risultare espressamente e chiaramente dal contratto.
Alla scadenza del contratto, l’unità operativa individuata quale DEC inviterà il Comodante al ritiro del bene, dandone notizia all’U.O.C. consegnataria del bene stesso ed all’U.O.C. Affari Generali. L’avvenuto ritiro dell’apparecchiatura deve risultare da apposito verbale sottoscritto dalle parti.
Art. 10
REGISTRO INFORMATICO DELLE TECNOLOGIE
Le tecnologie sanitarie fornite in comodato d’uso sono inserite in apposito registro informatico a cura del Servizio di Ingegneria Clinica. In detto registro dovranno essere riportati i seguenti dati: descrizione del bene (nome commerciale, relativa codifica, quale CND, numero di repertorio, ecc.), unità operativa destinataria del bene, indicazione del
Comodante, tipologia di rapporto contrattuale, numero di riferimento dell’atto autorizzativo (deliberazione del Direttore Generale e repertorio contratti).
Analogo registro dovrà essere tenuto dal SIA ai fini di tracciare le attrezzature informatiche concesse in comodato d’uso.
I dati suindicati sono pubblicati, a fini di trasparenza, sul sito internet aziendale, in “area amministrazione trasparente”, nella sottosezione “bandi di gara e contratti” e sono aggiornati con cadenza semestrale.
Art. 11
AVVISO PUBBLICO
L'ASST di Pavia, secondo necessità e nel contesto della programmazione acquisti/investimenti annuale, potrà emettere avvisi periodici, finalizzati alla ricerca di Operatori economici disponibili ad offrire, in comodato d'uso gratuito, attrezzature e dispositivi di interesse aziendale. In proposito rimangono ferme le disposizioni contenute nel presente Regolamento ed in particolare negli articoli 4 "Responsabilità", 6 "Istruttoria e conclusione del procedimento" e 7 "Limitazioni".
Dell'avviso sarà data adeguata pubblicità mediante pubblicazione sul sito internet aziendale, nella sezione "Avvisi e concorsi" nonché mediante le ulteriori forme pubblicitarie che il responsabile del procedimento riterrà opportune al fine di dare massima diffusione all’avviso.
Art. 12
ENTRATA IN VIGORE
Il presente regolamento entra in vigore dalla data di pubblicazione del relativo provvedimento deliberativo di approvazione.
Art. 13
MODALITÀ DI DIFFUSIONE DEL REGOLAMENTO
Il presente regolamento è diffuso mediante pubblicazione sia in area intranet, nella sezione “regolamenti” sia sul sito internet, in area Amministrazione trasparente, sottosezione “disposizioni generali” e, mediante link, nella sottosezione “bandi e contratti”.
Art.14
NORMA FINALE
Per quanto non disciplinato nel presente regolamento si fa rinvio alla normativa nazionale ed al vigente regolamento aziendale in materia di comodato d’uso di beni mobili.