CONTRATTO DI SERVIZI
CONTRATTO DI SERVIZI
OP/EUI/REFS/2019/003
GARA CON PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO
RISTORAZIONE, CATERING E BAR DELL’ISTITUTO UNIVERSITARIO EUROPEO
L’Istituto Universitario Europeo (da qui in poi indicato come “Istituto”, “IUE” o “Stazione appaltante”), con sede legale in Xxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxx, xxx xxx Xxxxxxxxxx 0, C.F. 80020410488, rappresentato, ai fini della firma del presente contratto, dal Segretario Generale, Xxxxxxxx Xxxxxx, a ciò autorizzato per delega del Presidente, Xxxx. Xxxxxx Xxxxxxxx
da una parte, e
[Nome ufficiale completo] [forma giuridica dell’impresa]
[numero di registrazione dell’impresa] [indirizzo ufficiale completo]
[partita IVA]
(da qui in avanti indicato come “Contraente” o “Appaltatore”), rappresentato ai fini della firma del presente contratto dal Sig./Sig.ra [nome, cognome, qualifica]
Le parti di cui sopra, da qui in avanti denominate collettivamente come “Appaltatore”, sono responsabili in solido di fronte all’Amministrazione aggiudicatrice dell’esecuzione del presente contratto
dall’altra parte,
HANNO CONVENUTO
le condizioni particolari, le condizioni generali per i contratti di servizi, [il modello di buono d’ordine] [il modello di Contratto specifico] nonché i seguenti allegati:
Allegato I Capitolato Speciale d’Appalto (OP/EUI/REFS/2019/003)
Allegato II Offerta del Contraente (numero di riferimento [compilare] di [inserire data]) che include:
• Offerta tecnica (Allegato II - D);
• Offerta economica (Allegato II - C);
• Documenti amministrativi:
o Visura camerale;
o Deposito cauzionale a garanzia dell’adempimento;
o Polizze assicurative;
che formano parte integrante del presente contratto (da qui in avanti indicato come “il Contratto”).
In caso di conflitto si specifica che:
- Le disposizioni delle condizioni particolari prevalgono su quelle delle altre parti del Contratto.
- Le disposizioni delle condizioni generali prevalgono su quelle degli allegati.
- Le disposizioni del Capitolato Speciale d’Appalto (Allegato I) prevalgono su quelle contenute nell’Offerta del Contraente (Allegato II).
Per motivi di chiarezza, l’Appaltatore riconosce e conviene che si applichino le condizioni del Contratto con esclusione dei termini e delle condizioni standard dell’Appaltatore e/o di qualsiasi altra disposizione desunta dalle consuetudini e dalla prassi commerciale o da pratiche precedenti tra le parti.
Alla luce di quanto sopra specificato, le varie parti che compongono il presente Contratto sono da considerarsi reciprocamente esplicative. Ogni ambiguità o discrepanza all’interno di ognuna o tra ciascuna di esse sarà spiegata o rettificata con comunicazione scritta dall’Istituto, salvo il diritto del Contraente di contestare tale comunicazione tramite la procedura di risoluzione delle controversie prevista all’Articolo I.7 del presente Contratto.
I – CONDIZIONI PARTICOLARI
Articolo I.1 – Oggetto
I.1.1 Oggetto del Contratto è l’affidamento del servizio ristorazione, catering e bar dell’Istituto Universitario Europeo.
I.1.2 Il luogo di esecuzione delle prestazioni contrattuali saranno le sedi e le residenze universitarie dell’Istituto Universitario Europeo.
I.1.3 Il Contraente esegue le prestazioni affidategli conformemente al Capitolato Speciale d’Appalto (Allegato I) annesso al Contratto.
Articolo I.2 – Entrata in vigore e durata
I.2.1 Il Contratto entra in vigore dalla data in cui l’ultima delle parti lo ha firmato.
I.2.2 In nessun caso l’esecuzione del Contratto può avere inizio prima della data della sua entrata in vigore.
I.2.3 La durata dell’esecuzione delle prestazioni non deve superare i sessanta (60) mesi. Salvo diversamente specificato, tutti i periodi indicati nel Contratto sono calcolati in giorni di calendario.
L’esecuzione delle prestazioni avrà inizio dal 01/09/2019.
Il termine di esecuzione delle prestazioni può essere prorogato soltanto previo accordo scritto, concluso tra le parti prima della scadenza di tale termine.
I.2.4 Il Contraente è soggetto a un periodo di prova di 6 (sei) mesi. Qualora durante tale periodo, l’esecuzione del servizio non rispondesse a quanto prescritto dal Capitolato Speciale d’Appalto, o, se migliorativo, da quanto offerto in sede di gara dall’Appaltatore stesso, l’Istituto
avrà facoltà di risolvere il Contratto con un preavviso di trenta (30) giorni tramite lettera raccomandata A/R.
I.2.5 Qualora allo scadere del termine naturale previsto dal Contratto, l’Istituto non avesse ancora provveduto ad aggiudicare il servizio per il periodo successivo, l’Appaltatore sarà obbligato a una sua continuazione per un periodo non superiore ai sei (6) mesi, alle stesse condizioni contrattuali vigenti alla data di scadenza.
Articolo I.3 – Prezzi
I.3.1 L’importo massimo che la Stazione appaltante pagherà a norma del Contratto è di € 6.400.000,00 IVA esclusa, a copertura di tutte le prestazioni/servizi (spese incluse) eseguiti.
Si conviene che il suddetto importo include qualsiasi altra spesa che il Contraente si trovi a sostenere durante l’esecuzione del presente Contratto, ivi incluse spese di viaggio, di soggiorno o qualsiasi altra spesa correlata.
L’Istituto è esente dal pagamento dell’IVA per gli acquisti di beni e servizi che abbiano un valore superiore a €300.00 (come previsto dall’Articolo 72, paragrafo 1-e) e paragrafo 2 del D.P.R. n. 633/1972 e successivi emendamenti).
L’offerta economica del contraente è contenuta nell’Allegato II.
I.3.2 Revisione Prezzi
L’importo totale di cui all’Articolo I.3.1 è fisso e non soggetto a revisione nel corso del primo anno di esecuzione del Contratto.
All’inizio del secondo anno e di ogni anno successivo del Contratto, l’importo può essere rivisto al ribasso o al rialzo, su richiesta di una delle parti. La richiesta deve essere presentata per iscritto al più tardi tre mesi prima dell’anniversario della data di firma del Contratto. L’altra parte dà conferma del ricevimento della richiesta entro 15 giorni. I nuovi prezzi sono comunicati per iscritto non appena è disponibile l’indice definitivo.
La revisione è effettuata in funzione di eventuali variazioni derivanti dall’indice di riferimento “EUROSTAT (All-Items HICP-Italy)”.
L’indice di riferimento EUROSTAT ai fini della revisione è l’Indice armonizzato dei prezzi al consumo. Per la rivalutazione si utilizza l’ultimo Indice armonizzato dei prezzi al consumo pubblicato anteriormente alla richiesta. Laddove la richiesta di rivalutazione sia pervenuta in data successiva alla scadenza annuale, la stessa sarà concessa a decorrere dalla data di ricevimento della richiesta.
Articolo I.4 – Modalità di pagamento
I.4.1 Pagamento
Il pagamento degli importi dovuti dalla Stazione appaltante in base al presente Contratto sarà effettuato solo se il Contraente ha adempiuto alle proprie obbligazioni contrattuali e legali, dalla data in cui la fattura è stata correttamente presentata.
Per ottenere il pagamento, l’Appaltatore s’impegna a seguire le analitiche procedure di fatturazione richieste dall’Istituto, emettendo, a richiesta, specifiche fatture per ogni centro di costo/attività segnalato.
In caso di subappalto il pagamento della fattura sarà subordinato alla presentazione della fattura quietanzata del subappaltatore.
L’Istituto effettua il pagamento entro sessanta (60) giorni dal ricevimento della fattura.
Per la disciplina specifica si rimanda all’articolo II. 15 – Relazioni e pagamenti, clausola II.15.3 Fatture e imposta sul valore aggiunto delle Condizioni Generali del presente Contratto.
Le detrazioni economiche che deriveranno dalle sanzioni economiche in caso di inadempimento di cui all’Articolo 11 del Capitolato Speciale d’Appalto o da rimborsi spese, saranno compensate contestualmente al pagamento delle fatture del periodo di riferimento.
I.4.2 Prefinanziamento
Non applicabile
I.4.3 Garanzia d’esecuzione
Il deposito provvisorio sarà restituito al Contraente in seguito alla costituzione della cauzione definitiva pari al 10% del volume di affari stimato in fase di gara, richiesta a garanzia della
corretta esecuzione delle obbligazioni contrattuali e degli oneri per il mancato e/o inesatto adempimento delle obbligazioni assunte.
Agli altri concorrenti la restituzione del deposito cauzionale presentato in sede di offerta avverrà non oltre trenta (30) giorni dall’aggiudicazione della gara d’appalto.
Tale cauzione, costituita nelle forme di fideiussione bancaria o polizza assicurativa o polizza rilasciata dagli intermediari finanziari autorizzati ai sensi della legislazione vigente, dovrà essere valida per tutta la durata del contratto, dovrà espressamente prevedere la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale e dovrà essere operativa entro quindici (15) giorni dietro semplice richiesta scritta dell’Istituto.
Si precisa che non si accetteranno forme di cauzione diverse da quelle sopra indicate e che verrà disposta l’esclusione dei concorrenti che presenteranno polizze fideiussorie emesse da società di intermediazione nei cui confronti la Banca d’Italia ha disposto il divieto di intraprendere nuove operazioni.
Fatto salvo il risarcimento del maggior danno a favore dell’Istituto, la mancata presentazione della cauzione nei termini indicati comporta la revoca dell’aggiudicazione e l’incameramento del deposito cauzionale provvisorio da parte della stessa.
Articolo I.5 – Conto bancario
I pagamenti sono effettuati sul seguente conto bancario del Contraente, denominato in euro e identificato dalle seguenti coordinate:
Denominazione della banca: | |
Indirizzo completo dell’agenzia bancaria: | |
Denominazione esatta del titolare del conto: | |
Codice IBAN: | |
Codice SWIFT: |
Articolo I.6 – Indirizzi per le comunicazioni e responsabile del trattamento dei dati
Ai fini dell’Articolo II.6, il responsabile del trattamento dei dati è il Servizio Patrimonio e Logistica, rappresentato dal proprio Direttore: Sig.ra Kathinka España.
Ogni avviso o altro tipo di comunicazione riguardante il presente Contratto sarà effettuato per iscritto, riportando il numero del Contratto, e inviato ai seguenti indirizzi:
Istituto:
Istituto Universitario Europeo Servizio Patrimonio e Logistica
Xxx xxx Xxxxxxxxxx, 0 – 00000 Xxx Xxxxxxxx (XX)
E-mail address: XxxxXxxxxxXxxXxxxxxxxxxXxxxxxx@XXX.xx
Contraente:
Nome e cognome | |
Funzione | |
Denominazione Impresa | |
Indirizzo ufficiale completo | |
PEC (Posta Certificata) |
Articolo I.7 – Diritto applicabile e composizione delle controversie
I.7.1 Il Contratto è governato dai regolamenti finanziari e dalle procedure per la disciplina e l’aggiudicazione degli appalti in uso presso l’Istituto, completati, dove necessario e per quanto non espressamente previsto nel presente Contratto e negli altri strumenti negoziali collegati, dalle norme dell’Ordinamento Giuridico italiano, se applicabili.
I.7.2 Le eventuali controversie che dovessero insorgere riguardo al presente Contratto verranno rimesse, in buona fede, dalle parti alla procedura di Mediazione come disciplinata dalle Regole Internazionali di Mediazione della Camera Arbitrale di Milano, presentando una richiesta scritta alla Segreteria Generale della suddetta Camera Arbitrale.
I.7.3 Se, per qualsiasi ragione, trascorsi sessanta giorni dalla richiesta di avviare la procedura di Mediazione la controversia rimane irrisolta, entro i successivi trenta giorni, la questione potrà esser rimessa dalle parti alla procedura d’Arbitrato secondo il Regolamento della Camera Arbitrale di Milano.
La sede dell’Arbitrato sarà Milano e la lingua utilizzata in sede d’Arbitrato sarà quella Inglese.
La decisione con cui si concluderà la procedura di Arbitrato sarà definitiva e vincolante per entrambe le parti.
Il Tribunale Arbitrale applicherà i regolamenti dell’Istituto Universitario Europeo, inclusi il Regolamento Finanziario e il Regolamento sugli Appalti Pubblici, completati, ove necessario, dalle norme dell’Ordinamento Giuridico italiano.
Articolo I.8 – Sfruttamento dei risultati del contratto
Non applicabile
Articolo I.9 – Risoluzione del Contratto a opera di una delle parti
I.9.1 Ciascuna delle parti può unilateralmente, e senza che sia a essa richiesto il pagamento di un indennizzo, recedere dal Contratto dando all’altra parte un preavviso di sei (6) mesi. L’Istituto può recedere dal Contratto, anche se è stata iniziata la prestazione, purché tenga indenne l’Appaltatore dalle spese sostenute e dai lavori già eseguiti prima della data di risoluzione. In questo caso troverà applicazione il primo paragrafo dell’Articolo II.14.3 del presente Contratto.
Una volta ricevuto il suddetto preavviso da parte dell’Istituto, il Contraente prenderà tutte le misure necessarie per minimizzare i costi, prevenire danni, ed eliminare o ridurre i suoi impegni nei confronti dell’Istituto. Dovrà quindi redigere tutti i documenti richiesti dal Contratto o dai suoi allegati in relazione ai servizi forniti fino alla data di risoluzione del contratto, entro un periodo non eccedente sessanta (60) giorni dalla data di risoluzione del Contratto.
Articolo I.10 – Meccanismo sanzionatorio e penalità
L’espletamento del servizio secondo modalità non regolari e non soddisfacenti a giudizio dell’Istituto, comporta l’applicazione di penalità ai sensi dell’Articolo 47 del Capitolato Speciale d’Appalto, fatto salvo il diritto dell’Istituto di risolvere il Contratto.
Il non regolare e non soddisfacente espletamento della prestazione sarà notificato per iscritto al Contraente che dovrà comunicare in ogni caso per iscritto le proprie deduzioni nel termine di 5 (cinque) giorni dalla contestazione. Qualora a giudizio dell’Istituto non sia possibile accogliere tali deduzioni, ovvero non vi sia stata risposta o la stessa non sia giunta nel termine indicato, saranno applicate all’Appaltatore le penali indicate all’Articolo 47 del Capitolato Speciale d’Appalto, a decorrere dall’inizio dell’inadempimento.
La richiesta e/o il pagamento delle penali non solleverà, in nessun caso, il Contraente dall’esecuzione delle obbligazioni di cui egli è in quel momento responsabile.
Articolo I.11 – Disposizioni in materia di sicurezza
I.11.1 È fatto obbligo all'Appaltatore, al fine di garantire la sicurezza sui luoghi di lavoro, di attenersi strettamente a quanto previsto dalla normativa nazionale vigente in materia di tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori.
Tutte le attività connesse alle prestazioni oggetto del presente Capitolato Speciale d’Appalto devono essere eseguite con ordine e con le necessarie precauzioni, in modo da prevenire qualsiasi infortunio agli addetti al lavoro e non procurare alcun danno ai pavimenti, alle porte e alle vetrate, ai muri, ai dipinti e a qualsiasi altro bene dell’Istituto. Il Contraente è obbligato inoltre a mettere in atto tutte le azioni necessarie al fine di evitare qualsiasi infortunio o danno anche nei confronti di terzi. È onere del Contraente la predisposizione del piano operativo di sicurezza per le proprie maestranze.
Resta, inoltre, a carico dell’Appaltatore la dotazione dei Dispositivi di Protezione Individuali (DPI) necessari all’espletamento del lavoro in sicurezza.
L’Istituto si riserva la facoltà di predisporre controlli sull'osservanza da parte del Contraente delle norme in materia di prevenzione antinfortunistica, riservandosi, nel caso d'inosservanza, di procedere all'immediata risoluzione del Contratto.
I.11.2 L'Appaltatore, riguardo agli obblighi assunti con l’accettazione del presente Capitolato Speciale d’Appalto, espressamente solleva l’Istituto da ogni e qualsiasi responsabilità in caso di infortuni o danni eventualmente subiti da persone, cose, mezzi e valori sia dell’Istituto, sia del Contraente, sia di terzi e verificatesi in dipendenza dell’attività svolta nell’esecuzione delle proprie prestazioni, assumendo ai sensi di legge piena responsabilità civile e/o penale.
A tale scopo il Contraente s’impegna a stipulare con una primaria Compagnia di Assicurazione apposite polizze, in cui venga esplicitamente indicato che l’Istituto viene considerato "terzo" a tutti gli effetti.
Articolo I.12 – Spese contrattuali
Tutte le spese di Contratto e consequenziali (registrazione a tassa fissa), saranno a totale carico dell’Appaltatore senza diritto di rivalsa nei confronti dell’Istituto.
Articolo I.13 – Altre condizioni particolari
Viste le specifiche caratteristiche dei servizi forniti in questo contratto:
• [Articolo II. 10 – Proprietà dei risultati – Diritti di proprietà intellettuale e industriale]
• Articolo II.16 – Rimborsi non sono applicabili.
FIRME
Per il Contraente, [nome della ditta/nome e cognome del rappresentante/qualifica] Firma/e: Firmato a Firenze, li | Per l’Istituto Universitario Europeo, Xxxxxxxx Xxxxxx, Segretario Generale Firma/e: Firmato a Firenze, li |
In due esemplari, in lingua italiana.
II - CONDIZIONI GENERALI PER I CONTRATTI DI SERVIZI
Articolo II. 1 – Esecuzione del Contratto
II.1.1 Il Contrente esegue il Contratto secondo i più alti standard professionali.
II.1.2 È compito esclusivo del Contraente espletare le formalità necessarie per ottenere tutti i permessi o licenze necessari per l’esecuzione del Contratto a norma delle leggi e dei regolamenti vigenti nel luogo in cui devono essere eseguite le prestazioni affidategli.
II.1.3 Salvo quanto stabilito all’Articolo II.4, ogni riferimento nel testo del Contratto al personale del Contraente riguarda esclusivamente le persone che partecipano all’esecuzione del Contratto.
II.1.4 L’Appaltatore deve garantire che tutto il personale che partecipa all’esecuzione del Contratto possieda le qualifiche e l’esperienza professionali necessarie per l’esecuzione delle prestazioni affidategli.
II.1.5 L’Appaltatore non rappresenta l’Istituto e si astiene da ogni comportamento che possa dare tale impressione. Il Contraente è tenuto a informare i terzi che egli non fa parte della funzione pubblica europea.
II.1.6 L’Appaltatore è responsabile a titolo esclusivo del personale che esegue le prestazioni affidategli.
Nei rapporti di lavoro o di servizio con il suo personale, l’Appaltatore è tenuto a precisare che:
i. il personale che esegue le prestazioni affidate al contraente non può ricevere ordini direttamente dall’Istituto;
ii. in nessun caso l’Istituto può essere considerato il datore di lavoro del personale di cui alla lettera (i), il quale si impegna a non far valere nei confronti dell’Istituto alcun diritto risultante dal rapporto contrattuale che intercorre tra l’Istituto e il Contraente.
II.1.7 In caso di problemi dovuti all’operato di un membro del personale del Contraente impiegato nei locali dell’Istituto, oppure nel caso in cui l’esperienza e/o le competenze di un membro del personale del Contraente non corrispondano al profilo richiesto nel Contratto, l’Appaltatore provvede senza indugio a sostituire l’interessato. L’Istituto ha il diritto di chiedere
la sostituzione di tali membri del personale del Contraente, motivando la richiesta. Il personale di sostituzione deve possedere le necessarie qualifiche ed essere in grado di eseguire il Contratto alle medesime condizioni contrattuali. L’Appaltatore è responsabile di ogni ritardo nell’esecuzione delle prestazioni affidategli che sia dovuto alla sostituzione di membri del personale.
II.1.8 Se un fatto imprevisto, un’azione o un’omissione impedisce direttamente o indirettamente, in tutto o in parte, l’esecuzione delle prestazioni, il Contraente ne prende nota e ne informa l’Istituto immediatamente e di propria iniziativa. Nella relazione che invierà a tale riguardo, l’Impresa descrive il problema e indica la data in cui si è manifestato e i provvedimenti correttivi adottati per assicurare il pieno adempimento dei suoi obblighi nell’ambito del presente Contratto. In tale circostanza l’Impresa procede in via prioritaria alla soluzione del problema, piuttosto che a determinarne la responsabilità.
II.1.9 Se il Contraente non adempie agli obblighi nell’ambito del Contratto, la Stazione appaltante – fermo restando il suo diritto di risolvere il Contratto – può ridurre i pagamenti o procedere a recuperi, in proporzione all’entità dell’inadempimento. Inoltre, la Stazione appaltante può esigere un risarcimento o applicare la clausola penale conformemente all’Articolo II.12 e/o le penali indicate nel Capitolato Speciale d’Appalto.
Articolo II.2 – Mezzi di comunicazione
II.2.1 Ogni comunicazione relativa al Contratto o alla sua esecuzione verrà effettuata per iscritto e riporterà il numero della procedura di gara. Ogni comunicazione sarà considerata effettuata alla data in cui sarà ricevuta dalla parte ricevente, salvo diversamente disposto nel presente Contratto.
II.2.2 Le comunicazioni per via elettronica sono considerate ricevute dalle parti alla data d’invio della comunicazione, purché questa sia inviata ai destinatari elencati all’Articolo I.6. Fermo restando quanto precede, se la parte mittente riceve un messaggio di mancata consegna al destinatario o di assenza dello stesso, essa provvede con ogni mezzo a garantire che l’altra parte riceva effettivamente la comunicazione.
Se richiesto da una delle parti, la comunicazione per xxx xxxxxxxxxxx x confermata mediante la versione cartacea firmata della comunicazione originale, purché la richiesta venga presentata
senza ritardi ingiustificati. Il mittente invia la versione cartacea firmata dell’originale senza ritardi ingiustificati.
II.2.3 La corrispondenza inviata tramite il servizio postale è considerata ricevuta dall’Istituto alla data alla quale l’ha registrata il servizio responsabile di cui all’Articolo I.6.
Ogni comunicazione ufficiale è effettuata tramite raccomandata con avviso di ricevimento o mezzo equivalente, oppure mezzi elettronici equivalenti.
Articolo II. 3 – Responsabilità e oneri
II.3.1 È responsabilità esclusiva del Contraente assolvere tutti gli obblighi giuridici cui è soggetto.
II.3.2 L’Istituto non è responsabile di eventuali danni arrecati o subiti dal Contraente, ivi compresi gli eventuali danni arrecati dal contraente a terzi durante o in conseguenza dell’esecuzione del Contratto, tranne in caso di dolo o colpa grave da parte dell’Istituto stesso.
II.3.3 L’Appaltatore è responsabile di ogni perdita o danno, costo (comprese le spese legali e professionali di altra natura) o spesa sostenuto dall’Istituto ma causati dal contraente nell’esecuzione del Contratto, anche se verificatisi nell’ambito di un subappalto, nonché di ogni pretesa di terzi, ma soltanto a concorrenza di un importo pari al triplo dell’importo totale del Contratto. Il Contraente rimarrà responsabile, senza alcuna limitazione d’importo, se la perdita o il danno sono conseguenza di colpa grave o dolo del Contraente o del suo personale, e in caso di morte dovuta a colpa grave o dolo del suo personale.
II.3.4 Inoltre, l’Appaltatore dovrà, nell’esecuzione del servizio oggetto del presente Contratto, rispettare tutte le procedure e le precauzioni necessarie per impedire che possano verificarsi danni a beni di proprietà dell’Istituto o di terzi, e soprattutto che si verifichino lesioni al personale impiegato nell’esecuzione del servizio e a terzi, nel rispetto delle disposizioni della legislazione vigente. Ogni responsabilità, nel caso di incidenti, per danni causati dal personale del Contraente ricadrà, quindi, sull’Appaltatore, così dal sollevare l’Istituto da ogni responsabilità al riguardo.
II.3.5 Il Contraente si obbliga a tenere indenne e salvaguardare l’Istituto da tutti i danni e costi che possano derivare da una qualsiasi pretesa. Il Contraente si obbliga a manlevare l’Istituto nel
caso di qualsiasi azione, pretesa o procedimento intentato contro la Stazione appaltante da terzi in conseguenza di un danno causato dall’Appaltatore nell’esecuzione del Contratto. Nel caso di qualsiasi azione intentata contro la Stazione appaltante da terzi in relazione all’esecuzione del Contratto, il Contraente presterà assistenza all’Istituto.
II.3.6 Il Contraente stipula una polizza assicurativa contro i rischi e i danni inerenti all’esecuzione del Contratto, come indicato all’Articolo 16 dell’Allegato I - Capitolato Speciale d’Appalto, e sottoscrive assicurazioni complementari secondo la normale prassi del settore di attività. Su richiesta della Stazione appaltante, il Contraente provvede a trasmetterle copia di tutte le pertinenti polizze assicurative.
Articolo II. 4 – Conflitto d’interessi
II.4.1 Il Contraente adotta tutti i provvedimenti necessari per prevenire situazioni di conflitto d’interessi. Tali situazioni si verificano quando l’esecuzione imparziale e obiettiva del Contratto è compromessa per motivi inerenti a interessi economici, affinità politiche o nazionali, legami familiari o affettivi od ogni altra comunanza di interessi.
II.4.2 Ogni situazione che costituisce o che possa condurre a un conflitto d’interessi nel corso dell’esecuzione del Contratto è comunicata per iscritto senza indugio all’Istituto. Inoltre, il Contraente adotta immediatamente tutti i provvedimenti necessari per correggere la situazione. L’Istituto si riserva il diritto di accertare che i provvedimenti adottati siano idonei e può esigere l’adozione di provvedimenti supplementari entro un termine specificato.
II.4.3 L’Appaltatore dichiara che non ha concesso, perseguito, tentato di ottenere o accettato da terzi, chiunque essi siano, alcun vantaggio economico o in natura, se tale vantaggio costituisce una pratica illecita o si configura come corruzione, diretta o indiretta, in quanto incentivo o ricompensa correlata all’esecuzione del Contratto, e che s’impegna in tal senso anche per il futuro.
II.4.4 In conformità con lo Statuto del Personale dell’IUE e in particolare del suo Articolo 11, i membri del personale IUE non possono accettare doni da parte di terzi riconducibili direttamente o indirettamente allo svolgimento delle proprie funzioni. L’Appaltatore prende atto della summenzionata disposizione e del fatto che la sua inosservanza può portare alla risoluzione
del contratto stesso.
II.4.5 L’Appaltatore trasmette per iscritto gli obblighi in materia di conflitto d’interessi al suo personale e a ogni persona fisica avente potere di rappresentare il Contraente o di prendere decisioni per suo conto e assicura che questi non si trovino in situazioni che potrebbero far sorgere conflitti d’interesse. Il Contraente trasmette inoltre per iscritto tutti gli obblighi in materia di conflitto d’interessi a terzi coinvolti nell’esecuzione del Contratto, inclusi i subappaltatori.
Salvo quanto previsto all’Articolo II.1, il Contraente sostituirà, immediatamente e senza alcun indennizzo a carico dell’Istituto, qualsiasi membro del proprio personale che si trovi in tale situazione.
Articolo II.5 – Obbligo di riservatezza
II.5.1. L’Istituto e il Contraente trattano con riservatezza ogni informazione e documento, sotto qualsiasi forma, comunicati per iscritto o verbalmente nell’ambito dell’esecuzione del Contratto e segnalati per iscritto come riservati.
II.5.2 Il Contraente è tenuto a:
(a) non utilizzare informazioni e documenti riservati per fini diversi dall’adempimento degli obblighi nell’ambito del Contratto, del buono d’ordine senza previo consenso scritto dell’Istituto;
(b) garantire per tali informazioni e documenti riservati lo stesso livello di protezione applicato per le proprie informazioni riservate, ma comunque non inferiore alla ragionevole diligenza;
(c) non divulgare a terzi, direttamente o indirettamente, informazioni e documenti riservati senza previo consenso scritto dell’Istituto
II.5.3 L’Istituto e il Contraente sono vincolati all’obbligo di riservatezza di cui all’Articolo II.5.1 durante tutta l’esecuzione del Contratto e per un periodo successivo di cinque anni dall’ultima scadenza a meno che:
(a) la parte interessata acconsenta a sollevare in anticipo l’altra parte dall’obbligo di riservatezza;
(b) le informazioni riservate diventino di pubblico dominio per causa che non costituisce violazione dell’obbligo di riservatezza tramite la comunicazione a opera della parte vincolata da tale obbligo;
(c) la divulgazione delle informazioni riservate sia imposta dalla legge.
II.5.4 L’Appaltatore ottiene da ogni persona fisica avente potere di rappresentarlo o di prendere decisioni per suo conto, nonché dai terzi che partecipano all’esecuzione del Contratto, del buono d’ordine, l’impegno a rispettare l’obbligo di riservatezza di cui all’Articolo II.5.1.
Articolo II.6– Trattamento dei dati personali
II.6.1 Tutti i dati personali figuranti nel Contratto sono trattati a norma della disciplina adottata dall’Istituto Universitario Europeo per quanto riguarda la protezione dei dati personali, come previsto nella specifica Decisione del Presidente n. 10/2019, consultabile alla pagina xxxx://xxx.xxx.xx/Xxxxx/XxxxXxxxxxxxxx, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati. I dati in questione sono trattati dal responsabile del trattamento dei dati ai soli fini dell’esecuzione, della gestione e del controllo del Contratto, fatta salva la loro eventuale trasmissione agli organismi aventi funzioni di controllo o d’ispezione in applicazione delle leggi dell’Unione Europea e nazionali.
II.6.2 L’Appaltatore ha il diritto di accesso ai propri dati personali e il diritto di chiederne la rettifica. Per ogni domanda relativa al trattamento dei propri dati personali, il Contraente deve rivolgersi al responsabile del trattamento dei dati come indicato all’Articolo I.6.
II.6.4 Se il Contratto richiede il trattamento di dati personali da parte del Contraente, questi può agire solo con la supervisione del responsabile del trattamento dei dati, in particolare per quanto riguarda gli scopi del trattamento, le categorie di dati che possono essere trattati, i destinatari dei dati e gli strumenti a disposizione dell’interessato per esercitare i suoi diritti. Pertanto,
l'Appaltatore si impegna a osservare e a far osservare ai propri dipendenti, soci lavoratori, incaricati e/o collaboratori a vario titolo, la procedura per la Protezione dei Dati personali come riportata nella Decisione del Presidente IUE n. 10 del 18 Febbraio 2019, nella Direttiva Europea 95/46/EC e in qualsiasi legge e regolamento del paese in cui essa ha sede.
II.6.5 Il Contraente concede al suo personale l’accesso ai dati nella misura strettamente necessaria per l’esecuzione, la gestione e il controllo del Contratto.
II.6.6 Il Contraente si impegna ad adottare opportune misure tecniche e organizzative di sicurezza, considerati i rischi relativi al trattamento e la natura dei dati personali in questione, al fine di:
a) evitare che persone non autorizzate accedano ai sistemi informatici utilizzati per trattare i dati personali, in particolare:
i. qualunque forma non autorizzata di lettura, riproduzione, alterazione o rimozione dei supporti di memorizzazione;
ii. qualsiasi immissione non autorizzata di dati nonché ogni divulgazione, alterazione o cancellazione non autorizzata di dati personali memorizzati;
iii. ogni utilizzo da parte di persone non autorizzate dei sistemi di trattamento dei dati mediante le infrastrutture di trasmissione di dati;
b) assicurare che le persone autorizzate a utilizzare un sistema di trattamento dei dati possano accedere esclusivamente ai dati personali per i quali è stato loro accordato il diritto di accesso;
c) registrare quali dati personali sono stati comunicati, quando e a chi;
d) assicurare che il trattamento di dati personali per conto di terzi sia effettuato soltanto secondo le modalità prescritte dall’Istituto;
e) assicurare che, nel corso delle operazioni di comunicazione di dati personali e durante il trasporto dei supporti di memorizzazione, i dati non possano essere letti, copiati o cancellati senza autorizzazione;
f) strutturare la propria organizzazione interna in modo da soddisfare le particolari esigenze di protezione dei dati.
Articolo II. 7 – Subappalti
II.7.1 Senza previa autorizzazione scritta dell’Istituto, il Contraente non attribuisce subappalti né affida di fatto a terzi l’esecuzione del Contratto.
II.7.2 La richiesta di attribuzione di subappalto deve essere accompagnata da una chiara indicazione delle attività che saranno subappaltate e deve necessariamente soddisfare le disposizioni del presente Contratto e di ogni normativa italiana applicabile. In caso di subappalto subentrato durante il periodo di validità del Contratto derivante dalla presente procedura, l’Appaltatore deve presentare tutta la necessaria documentazione all’Istituto e attendere la sua preventiva e indispensabile autorizzazione prima di renderlo effettivo e operativo.
II.7.3 Anche quando l’Istituto lo autorizzi ad attribuire un subappalto a terzi, l’Appaltatore resta comunque vincolato agli obblighi contrattuali e conserva la responsabilità esclusiva della corretta esecuzione del presente Contratto.
II.7.4 Il Contraente provvede affinché il subappalto non leda i diritti e le garanzie spettanti all’Istituto a norma del presente Contratto, In caso di violazione di tale divieto, fermo restando il diritto dell’Istituto al risarcimento di ogni danno e spesa, il Contratto si risolverà di diritto.
Articolo II. 8 – Modifiche
II.8.1 Ogni modifica del Contratto e/o del buono d’ordine è effettuata per iscritto prima dell’adempimento di tutti gli obblighi contrattuali. Un buono d’ordine non può essere considerato una modifica del Contratto.
II.8.2 La modifica non può avere per oggetto o per effetto di apportare al Contratto, al buono d’ordine variazioni che potrebbero rimettere in questione la decisione di aggiudicazione del Contratto e/o del buono d’ordine determinare disparità di trattamento degli offerenti o contraenti.
Articolo II.9 – Cessione
II.9.1 Il Contraente non può cedere, in misura integrale o parziale, i diritti, ivi comprese le richieste di pagamento, e gli obblighi derivanti dal Contratto, senza previa autorizzazione scritta dell’Istituto.
II.9.2 In mancanza di suddetta autorizzazione, o in caso mancata osservanza dei suoi termini, la cessione dei diritti o degli obblighi effettuata dal Contraente non è opponibile all’Istituto e non produce alcun effetto nei confronti di questa.
[Articolo II. 10 – Proprietà dei risultati – Diritti di proprietà intellettuale e industriale]
Non applicabile
Articolo II. 11 – Forza maggiore
II.11.1 Per “forza maggiore” si intende ogni situazione o evento imprevedibile ed eccezionale, indipendente dalla volontà delle parti e non attribuibile a colpa o negligenza di una di esse o di un subappaltatore, che impedisce di adempiere a uno o più obblighi nell’ambito del Contratto e che risulta inevitabile nonostante la diligenza degli interessati. Non si possono far valere come casi di forza maggiore il mancato ricevimento di un servizio, difetti delle attrezzature o dei materiali, ritardi nella loro fornitura, a meno che non siano conseguenza diretta di un pertinente caso di forza maggiore, né vertenze di lavoro, scioperi o difficoltà finanziarie.
II.11.2 La parte che si trova in una situazione di forza maggiore ne dà immediata comunicazione ufficiale all’altra parte, precisando la natura, la durata probabile e gli effetti prevedibili di tale situazione.
II.11.3 La parte che si trova in una situazione di forza maggiore non è considerata inadempiente se non ha potuto rispettare gli obblighi contrattuali a causa di forza maggiore. Il Contraente che non possa adempiere agli obblighi contrattuali per causa di forza maggiore ha diritto al compenso soltanto per le prestazioni effettivamente eseguite.
II.11.4 Le parti adottano tutte le misure necessarie per limitare i danni conseguenti a situazioni di forza maggiore.
Articolo II. 12 – Clausola Penale
La Stazione appaltante può applicare una penale se il Contraente non adempie integralmente agli obblighi contrattuali, anche per quanto riguarda il livello qualitativo richiesto, conformemente al Capitolato Speciale d’Appalto.
Se il Contraente non adempie agli obblighi contrattuali entro i termini fissati dal Contratto, ferma restando la responsabilità effettiva o potenziale del Contraente e fatto salvo il diritto della Stazione appaltante di risolvere il Contratto, la Stazione appaltante può applicare, per ciascun giorno di calendario di ritardo.
Il Contraente può contestare tale decisione entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione ufficiale. In mancanza di reazione del Contraente o di revoca scritta da parte della Stazione appaltante entro 30 giorni dalla data alla quale essa ha ricevuto la contestazione dell’Appaltatore, la decisione di applicare la clausola penale diviene esecutiva.
Le parti riconoscono espressamente e convengono che ogni importo dovuto a norma del presente articolo ha natura di penale e non di sanzione e costituisce una ragionevole stima di un equo risarcimento per le perdite ragionevolmente prevedibili derivanti dall’inadempimento degli obblighi contrattuali.
Articolo II. 13 – Sospensione dell’esecuzione del contratto
II.13.1 Sospensione da parte del Contraente
Il Contraente può sospendere l’esecuzione del Contratto o di qualsivoglia sua parte in caso di forza maggiore che renda impossibile o eccessivamente difficoltosa tale esecuzione. L’Appaltatore comunica senza indugio la sospensione all’Istituto, fornendo le motivazioni e precisazioni necessarie e indicando la data prevista per la ripresa dell’esecuzione del Contratto.
Non appena le circostanze consentono di riprendere l’esecuzione, il Contraente ne dà immediata comunicazione all’Istituto, a meno che quest’ultimo abbia già risolto il Contratto.
II.13.2 Sospensione da parte dell’Istituto
L’Istituto può sospendere l’esecuzione del Contratto o di qualsivoglia sua parte nei seguenti casi:
(a) se la procedura di aggiudicazione del Contratto oppure l’esecuzione del Contratto risulta oggetto di errori sostanziali, irregolarità o frodi;
(b) allo scopo di verificare se sono stati effettivamente commessi presunti errori sostanziali, irregolarità o frodi.
La sospensione ha effetto alla data in cui l’Appaltatore riceve la comunicazione ufficiale, oppure a una data successiva indicata nella comunicazione. Appena possibile, l’Istituto informa il Contraente che egli può riprendere l’esecuzione del servizio sospeso oppure che essa sta procedendo alla risoluzione del Contratto. Il Contraente non può chiedere indennizzi per la sospensione del Contratto o di una sua parte.
Articolo II. 14 – Risoluzione del Contratto
II.14.1 Motivi di risoluzione
Il Contratto è sottoposto a condizione risolutiva espressa, qualora a carico del Contraente venga adottata una misura interdittiva dall’Autorità Prefettizia ovvero il Prefetto fornisca informativa interdittiva antimafia ai sensi del D. Lgs. 159 del 6 settembre 2011 e s.m.i. Il Contratto sarà risolto di diritto con incameramento della cauzione salvo il diritto dell’Istituto al maggior risarcimento dei danni subiti. In tale ipotesi saranno retribuiti soltanto i servizi già svolti con esclusione di qualsiasi ulteriore onere per l’Istituto.
Fatta salva qualsiasi altra disposizione del presente Contratto, l’Istituto può risolvere il Contratto, oltre che per quanto previsto genericamente dalla normativa applicabile, per i casi d’inadempimento delle obbligazioni contrattuali, anche per le ipotesi elencate di seguito:
(a) se nella situazione giuridica, finanziaria, tecnica, organizzativa o proprietaria del contraente interviene un cambiamento che può incidere sostanzialmente sull’esecuzione del Contratto o buono d’ordine o contratto specifico oppure rimettere in questione la decisione di aggiudicare il Contratto;
(b) se l’esecuzione delle prestazioni del Contratto o buono d’ordine o contratto specifico non è effettivamente iniziata entro 3 (tre) mesi dalla data prevista e l’eventuale nuova data proposta è considerata inaccettabile dall’Istituto;
(c) se l’Appaltatore non esegue il Contratto o un buono d’ordine o un contratto specifico conformemente al Capitolato Speciale d’Appalto o alla richiesta di servizi oppure non adempie a un altro obbligo contrattuale sostanziale;
(d) se nel corso di un anno solare vengono inflitte all’Appaltatore un numero maggiore di cinque penali per non conformità riscontrate dal Piano di Controllo della qualità;
(e) in caso di forza maggiore comunicata in accordo all’Articolo II.11 o in caso l’esecuzione del Contratto sia stata sospesa dall’Impresa per causa di forza maggiore come previsto dall’Articolo II.11, qualora sia impossibile riprendere l’esecuzione oppure le modifiche apportate al Contratto, al buono d’ordine siano tali da poter eventualmente rimettere in questione la decisione di aggiudicazione del Contratto, del buono d’ordine o del contratto specifico oppure determinare disparità di trattamento degli offerenti;
(f) se il Contraente è in stato di fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo, cessazione di attività o in ogni altra situazione analoga risultante da una procedura della medesima natura prevista da leggi e regolamenti nazionali o se è in corso nei suoi confronti un procedimento di questo tipo;
(g) se l’Appaltatore o le persone fisiche aventi il potere di rappresentarlo o di prendere decisioni per suo conto si sono resi colpevoli di inadempienza professionale che sia stata accertata con qualsiasi mezzo di prova;
(h) se il Contraente non ha assolto gli obblighi previdenziali e assistenziali o gli obblighi relativi al pagamento di imposte e tasse secondo la legge dello Stato in cui è stabilito, dello Stato il cui diritto nazionale si applica al presente Contratto o dello Stato in cui il Contratto deve essere eseguito;
(i) se l’Istituto è in possesso di prove che l’Appaltatore o le persone fisiche aventi il potere di rappresentarlo o di prendere decisioni per suo conto hanno commesso atti di frode o corruzione, hanno partecipato a un’organizzazione criminale, al riciclaggio dei proventi di attività criminose o ad ogni altra attività illecita che leda la reputazione dell’IUE;
(j) se l’Istituto è in possesso di prove che il Contraente o le persone fisiche aventi il potere di rappresentarlo o di prendere decisioni per suo conto hanno commesso errori sostanziali, irregolarità o frodi nel corso della procedura di aggiudicazione o dell’esecuzione del Contratto, compreso il caso di presentazione di informazioni non veritiere;
(k) se l’Appaltatore non è in grado, per sua colpa, di ottenere i permessi o licenze necessari per l’esecuzione del Contratto, buono d’ordine;
(l) in presenza di comportamento gravemente scorretto da parte di dipendenti, debitamente segnalato per iscritto da parte dell’Istituto al Contraente e a cui non sia seguita tempestivamente la sostituzione del personale in questione;
II.14.2 Procedura di risoluzione
Allorché l’Istituto intende risolvere il Contratto, buono d’ordine, ne dà comunicazione ufficiale al Contraente specificandone i motivi tramite invio di raccomandata A/R anticipata via fax o e-mail.
L’Istituto invita l’Appaltatore a formulare eventuali osservazioni e, nel caso di cui all’Articolo II.14.1, lettera c), a comunicarle, entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione, i provvedimenti adottati per proseguire il completamento degli obblighi contrattuali.
Se l’Istituto non conferma l’accettazione di tali osservazioni tramite approvazione scritta entro 30 giorni dal ricevimento, la procedura di risoluzione prosegue. In ogni caso di risoluzione, l’Istituto comunica ufficialmente al Contraente la propria decisione di risolvere il contratto.
Nei casi indicati ai punti a), b), c), e), g) e j) dell’Articolo. II.14.1, la comunicazione formale dovrà specificare la data in cui la risoluzione ha effetto.
Nei casi indicati ai punti d), f), h), i) e k) dell’Articolo II.14.1, la risoluzione avrà effetto dal giorno successivo a quello in cui la comunicazione è stata ricevuta dall’Appaltatore.
II.14.3 Effetti della risoluzione
In caso di risoluzione, il Contraente rinuncia a chiedere l’indennizzo per i danni subiti, inclusa la perdita dei profitti previsti dovuta al non completamento delle prestazioni. Non appena ricevuta la comunicazione di risoluzione, l’Appaltatore prende tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i costi, prevenire i danni e annullare o ridurre i propri impegni. Il Contraente dispone di sessanta (60) giorni dalla data in cui la risoluzione diventa effettiva per preparare i documenti richiesti nelle condizioni particolari, nei buoni d’ordine per le prestazioni già eseguite alla suddetta data e, se necessario, presentare una fattura.
L’Istituto può richiedere un risarcimento per gli eventuali danni subiti in caso di risoluzione.
In caso di risoluzione, l’Istituto può rivolgersi a un altro contraente per l’esecuzione o il completamento delle prestazioni. L’Istituto ha il diritto di esigere dal Contraente il rimborso di
tutte le spese supplementari sostenute al riguardo, fatti salvi altri eventuali diritti o garanzie di cui essa goda a norma del Contratto.
Articolo II. 15 – Relazioni e pagamenti
II.15.1 Data del pagamento
I pagamenti si considerano effettuati alla data in cui vengono addebitati sul conto dell’Istituto.
II.15.2 Valuta
Il Contratto è stipulato in Euro (€).
I pagamenti sono eseguiti in Euro (€).
II.15.3 Fatture e imposta sul valore aggiunto
L’Istituto è un centro d’insegnamento e ricerca che si avvale di una struttura amministrativa decentrata e che gestisce oltre ai vari progetti interni, varie attività finanziate esternamente sia da sponsor pubblici che privati. L’Appaltatore, s’impegna a seguire le analitiche procedure di fatturazione richieste dall’Istituto, emettendo a richiesta, specifiche fatture per ogni centro di costo/attività segnalato.
Le fatture devono riportare gli estremi del contraente, l’importo, la valuta e la data, nonché gli estremi di riferimento del Contratto e il riferimento del buono d’ordine o dello specifico contratto.
L’Istituto è esente dal pagamento dell’Imposta sul Valore Aggiunto (IVA) ai sensi dell’Articolo 151, paragrafo 1 (b) e paragrafo 2 della Direttiva del Consiglio Europeo 2006/112/EC, come successivamente modificata dalla Direttiva del Consiglio Europeo 2009/162/UE.
L’esenzione si applica su beni importati e servizi forniti per lo svolgimento delle attività ufficiali dell’Istituto per importi superiori a Euro 300,00 (trecento/00), ai sensi dell’Articolo 72-comma 1- lettera (e) e comma 2 del D.P.R. 633 del 26/10/1972 e successive modifiche intervenute.
L’IUE è esente da dazi doganali e imposte dirette ai sensi degli Articoli 4 e 5 del “Protocollo sui Privilegi e le Immunità dell’Istituto Universitario Europeo”.
L’Appaltatore s’impegna ad adempiere a tutte le formalità necessarie con le autorità competenti per garantire che le forniture e i servizi richiesti per l’esecuzione del Contratto siano esenti da imposte e dazi, inclusa l’esenzione IVA.
In caso di subappalto il pagamento della fattura sarà subordinato alla presentazione della fattura quietanzata del subappaltatore.
II.15.4 Sospensione dei termini di pagamento
L’Istituto può sospendere in qualsiasi momento i termini di pagamento comunicando al Contraente che la fattura presentata non può essere evasa, in quanto non conforme alle disposizioni del Contratto oppure perché non corredata degli idonei documenti.
L’Istituto informa quanto prima l’Appaltatore per iscritto dell’eventuale sospensione, indicandone i motivi.
La sospensione decorre dalla data d’invio della comunicazione da parte dell’Istituto. Il restante termine di pagamento riprende a decorrere dalla data di ricezione delle informazioni o dei documenti rivisti richiesti ovvero di esecuzione delle ulteriori verifiche, ivi compreso il controllo in loco. Se il periodo di sospensione supera i due (2) mesi, il Contraente può chiedere all’Istituto di giustificare il mantenimento della sospensione.
Se i termini di pagamento sono stati sospesi a seguito del rigetto di un documento di cui al primo comma e il nuovo documento è anch’esso rigettato, l’Istituto si riserva il diritto di risolvere il Contratto come previsto dall’Articolo II.14.1 (c).
II.15.5 Garanzie di esecuzione
Le garanzie di esecuzione coprono la consegna delle forniture e l’esecuzione dei servizi correlati conformemente alle disposizioni stabilite nel Capitolato Speciale d’Appalto fino al loro collaudo definitivo da parte della Stazione appaltante. L’importo della garanzia di esecuzione non deve superare il prezzo totale del Contratto. Nella garanzia occorre stabilire che essa rimane in vigore fino al collaudo definitivo. La Stazione appaltante libera la garanzia entro il mese successivo alla data del collaudo definitivo.
Se a norma dell’Articolo I.4 è richiesta la costituzione di una garanzia finanziaria per il versamento di prefinanziamenti o a titolo di garanzia di esecuzione, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
(a) la garanzia finanziaria è prestata da una banca o da un istituto finanziario riconosciuto oppure, su richiesta del Contraente e con il consenso dell’amministrazione aggiudicatrice, da terzi;
(b) il garante è garante a prima richiesta e non può esigere che la Stazione appaltante agisca contro il debitore principale (il Contraente).
Le spese relative alla costituzione della garanzia sono a carico del Contraente.
Articolo II. 16 – Rimborsi
II.16.1 Qualora previsti dalle condizioni particolari o dal Capitolato Speciale d’Appalto, la Stazione appaltante rimborserà le spese direttamente connesse con l’esecuzione delle prestazioni presentando i documenti giustificativi originali incluso ricevute e biglietti usati o, in mancanza di questi, fornendo copie o scannerizzazioni degli originali, oppure in base di tariffe fisse.
II.16.2 Le eventuali spese di viaggio e di soggiorno saranno rimborsate sulla base dell’itinerario più breve e il numero minimo di pernottamenti necessari nel luogo di destinazione.
II.16.3 Le spese di viaggio saranno rimborsate secondo le seguenti modalità:
(a) I viaggi aerei saranno rimborsati sino a concorrenza del prezzo massimo del biglietto in classe economica al momento della prenotazione;
(b) I viaggi in nave o in treno saranno rimborsati fino a concorrenza del costo massimo di un biglietto in prima classe;
(c) I viaggi in autovettura privata devono essere autorizzati dalla Stazione appaltante e verranno rimborsati sulla base di un’indennità calcolata in kilometri di percorrenza, attualmente fissata a Euro 0,22 per kilometro. Altre spese (pedaggi autostradali,
traversate in traghetto, ecc.) possono anche essere rimborsate presentando i relativi documenti di supporto.
II.16.4 Le spese di soggiorno saranno rimborsate fino a Euro 175 al giorno, nel modo seguente:
(a) Per viaggi di andata e ritorno inferiori a 80 Km, nessuna indennità di soggiorno verrà corrisposta,
(b) L’indennità di soggiorno giornaliera sarà pagabile solo una volta presentati i documenti giustificativi attestanti la presenza del richiedente nel luogo di destinazione;
(c) L’indennità di soggiorno giornaliera consiste in un pagamento forfettario che comprende tutte le spese alberghiere o altre spese correlate (se del caso), colazione e due pasti principali, spostamenti locali, costi di telecomunicazione, inclusi fax e internet e spese varie;
(d) Le spese dei taxi sono rimborsabili fino a un massimo di Euro 70 per soggiorno.
Le spese di parcheggio (solo presso gli aeroporti) sono rimborsabili fino a un massimo di 4 giorni per soggiorno.
Tutti i documenti di supporto (debitamente compilati) devono sempre essere allegati alla dichiarazione di spese.
II.16.5 La conversione tra l’Euro e le altre valute sarà effettuata mensilmente applicando i tassi di cambio in vigore il penultimo giorno del mese precedente come indicati dalla Banca Centrale Europea o, in base alla disponibilità, forniti dalle delegazioni o altre fonti appropriate prossimi alla suddetta data.
Articolo II. 17 – Recupero pagamenti
II.17.1 Se a norma del contratto dev’essere recuperato un importo, il Contraente rimborsa alla Stazione appaltante l’importo in questione secondo i termini ed entro la data stabiliti nella nota di addebito.
II.17.2 Se l’obbligo di versare l’importo dovuto non viene assolto entro la data stabilita dalla Stazione appaltante nella nota di addebito, l’importo dovuto è maggiorato degli interessi al tasso applicato dalla Banca Centrale Europea per le sue operazioni di rifinanziamento principali in Euro (tasso di riferimento) più il 3,5%. Il tasso di riferimento è quello in vigore il primo giorno del mese in cui il termine di pagamento scade, come pubblicato nelle serie C del Giornale Ufficiale dell’Unione Europea. Gli interessi di mora sono dovuti per il periodo intercorrente tra il giorno successivo alla data di scadenza del termine di pagamento e la data (inclusa) in cui la Stazione appaltante riceve il pagamento integrale dell’importo di cui è creditrice.
Ogni pagamento parziale viene imputato anzitutto sulle spese e sugli interessi di mora e successivamente sull’importo del capitale.
II.17.3 Se alla data di scadenza del termine di pagamento il rimborso non è stato ancora effettuato, la Stazione appaltante può, previa comunicazione scritta al Contraente, recuperare gli importi dovuti mediante compensazione con eventuali importi dovuti al contraente dall’Istituto.
Articolo II. 18 – Controlli e revisioni contabili
II.18.1 L’Istituto si riserva la possibilità di effettuare un controllo o una revisione contabile sull’esecuzione del Contratto. Tale verifica può essere effettuata direttamente dal proprio personale interno o da personale esterno espressamente autorizzato dall’Istituto.
Tali controlli e revisioni contabili possono essere avviati nel corso dell’esecuzione del Contratto e durante un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di pagamento del saldo.
La procedura di revisione contabile è considerata avviata alla data di ricevimento della relativa lettera inviata dalla Stazione appaltante. Le revisioni contabili si svolgono nel rispetto della riservatezza.
II.18.2 Il Contraente conserva tutti i documenti originali su idonei supporti, compresi gli originali digitali se autorizzati dalla legislazione nazionale e conformemente alle condizioni ivi stabilite, per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di pagamento del saldo.
II.18.3 Il Contraente riconosce al personale della Stazione appaltante, così come alle persone esterne da questa autorizzate, adeguato diritto di accesso alla sede e ai locali in cui viene
eseguito il Contratto e a tutte le informazioni, anche su supporto elettronico, necessarie per
svolgere tali controlli e revisioni contabili. L’Appaltatore assicura la pronta disponibilità delle informazioni al momento del controllo o della revisione contabile e, su richiesta, la consegna di tali informazioni in forma idonea.
II.18.4 Sulla scorta delle risultanze della revisione contabile è redatta una relazione provvisoria che viene inviata al Contraente, il quale dispone di 30 giorni dalla data di ricevimento per presentare osservazioni. Entro 60 giorni dalla scadenza di tale termine viene inviata al Contraente la relazione finale.
Sulla scorta delle risultanze definitive della revisione contabile la Stazione appaltante può procedere al recupero integrale o parziale dei pagamenti effettuati e adottare ogni altro provvedimento che consideri necessario.