Capitolato Tecnico
Capitolato Tecnico
AFFIDAMENTO PER LA FORNITURA
DI MODULI E STAMPATI E SERVIZI CONNESSI PER AGENZIA DELLE ENTRATE-RISCOSSIONE
4. SPECIFICHE DELLA FORNITURA 4
5. QUANTITA’ PRODOTTI E ORDINI 5
5.1 Modalità e tempistiche di invio degli ordini di fornitura – Quantitativi minimi. 6
5.2 Eventuali forniture di altri prodotti. 6
6. MODALITA’ DI ESECUZIONE DELLA FORNITURA 7
6.1 Trasporto e consegna nelle Sedi. 8
6.2 Variazione Sedi di Consegna. 9
7. VERIFICA DI CONFORMITA’ E FATTURAZIONE 10
10. ALLEGATI AL CAPITOLATO TECNICO 12
1. DEFINIZIONI
Di seguito sono riportate le definizioni per i termini maggiormente utilizzati nel presente documento:
• STAZIONE APPALTANTE: Agenzia delle entrate-Riscossione (di seguito AdER);
• FORNITORE: Impresa/RTI/Consorzio affidatario delle forniture oggetto del presente Capitolato Tecnico;
• PRODOTTI: stampati, moduli e prodotti di cartotecnica, come meglio dettagliati negli allegati al presente Capitolato Tecnico;
• SEDI: uffici e sportelli di AdER presso i quali saranno eseguite le consegne dei prodotti;
• STRUTTURA COMPETENTE: Unità Organizzativa di Agenzia delle entrate- Riscossione preposta alla gestione del contratto di appalto – Ufficio Logistica & Security;
• CONTRATTO: è il contratto sottoscritto da AdER con il Fornitore aggiudicatario, per effetto del quale quest’ultimo si obbliga a eseguire le prestazioni richieste;
• ORDINE DI FORNITURA: ordine di prodotti periodicamente emesso per tutti i punti ordinanti, in maniera accentrata, dalla Struttura Competente di AdER sulla base del Contratto;
• NUMERO REGOLARE ESECUZIONE: numero identificativo comunicato da AdER in fase di autorizzazione alla fatturazione che il Fornitore deve riportare nella fattura elettronica;
• RESPONSABILE DEL SERVIZIO: Persona nominata dal Fornitore quale referente delle forniture di cui al presente Capitolato Tecnico, con ruolo di supervisione e coordinamento e potere di rappresentanza del Fornitore medesimo. Tale figura è dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità, nonché di potere di rappresentanza e delega interna per le attività di gestione dell’appalto, ed è responsabile del conseguimento degli obiettivi relativi allo svolgimento delle attività previste contrattualmente.
2. OGGETTO
Il presente Capitolato disciplina l’affidamento della fornitura di moduli, stampati e prodotti di cartotecnica (ovvero Prodotti), le cui specifiche tecniche, i quantitativi, e i relativi confezionamenti, sono dettagliatamente indicati nell’allegato 1 al presente Capitolato Tecnico.
L’esecuzione del contratto avverrà in n. 2 Lotti geografici così determinati:
• Lotto 1 – Rete Nord: per fornitura alle sedi site nelle Xxxxxxx Xxxxx x'Xxxxx/Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx-Xxxx Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx-Xxxxxxx, Xxxxxxx;
• Lotto 2 – Rete Sud: per fornitura alle sedi site nelle Regioni Umbria, Marche, Sardegna, Lazio, Abruzzo, Molise, Campania, Puglia, Basilicata, Calabria.
La fornitura dovrà essere consegnata presso le sedi, indicate nell’allegato 2 e con le modalità descritte al paragrafo 6 del presente Capitolato Tecnico.
3. DURATA E IMPORTI
L’appalto ha la durata di 36 mesi decorrenti dalla data di stipula del contratto.
L’importo totale dell’affidamento a base di gara è pari ad € 548.157,18 al netto IVA, così ripartiti:
• Lotto 1 € 320.716,42, oltre IVA;
• Lotto 2 € 227.440,76, oltre IVA.
Non sono previsti oneri per la sicurezza come da allegati DUVRI (Allegato 3).
4. SPECIFICHE DELLA FORNITURA
Tutti i Prodotti oggetto della fornitura dovranno essere realizzati nel pieno rispetto delle specifiche tecniche, come illustrate nell’Allegato 1, parte integrante del presente Capitolato Tecnico.
Tutti i costi relativi alla produzione della “campionatura” in formato cartaceo o pdf e relativo avviamento macchine e connessi alle spese di spedizione per l’invio delle stesse a Poste Italiane per le richieste di omologazione e di autorizzazione alla “stampa in proprio” dei prodotti denominati nell’Allegato 1 “bollettini di conto corrente postale” (saranno a carico del Fornitore.
La carta utilizzata per la realizzazione degli stampati dovrà essere prodotta utilizzando fibre vergini o miste conformi al D.M. del Ministero dell’Ambiente del 04 aprile 2013 e del D.M. 24 maggio 2016. La fibra grezza della carta utilizzata
per la produzione degli stampati può essere costituita interamente da fibre di cellulosa vergine o da fibre di cellulosa “mista” (ovvero costituita da fibre vergini e riciclate, con contenuto di cellulosa riciclata inferiore al 70% in peso rispetto al totale). Le fibre vergini utilizzate per la fabbricazione della carta devono provenire da foreste gestite in maniera responsabile o da fonti controllate. Per l’onere della prova di dette caratteristiche si farà riferimento a quanto previsto al paragrafo 5.2.1 del già citato Decreto 4 aprile 2013.
La carta utilizzata per la produzione degli stampati deve rispettare i seguenti requisiti minimi:
1. deve provenire da una cartiera certificata ISO 9001:2008;
2. il processo di sbiancamento della cellulosa deve essere effettuato senza l’utilizzo di biossido di cloro (ovvero, in alternativa, prodotti in possesso della certificazione Elemental Chlorine Free – ECF – e/o della certificazione Total Chlorine Free - TCF);
3. deve essere a superficie naturale e fabbricata con cellulosa al 100% originata da fibre provenienti da boschi a gestione ambientale sostenibile;
4. gli imballaggi esterni dovranno essere in cartone composto integralmente da fibre riciclate e dovranno essere costituiti da materiale facilmente separabile, al fine di agevolare l’attività di raccolta differenziata da parte di AdER.
Per le fibre il possesso di una certificazione riconosciuta a livello internazionale costituisce un idoneo mezzo di prova della gestione sostenibile delle foreste di origine della materia prima utilizzata; è quindi richiesta la certificazione forestale FSC o PEFC di Catena di Custodia. Inoltre la certificazione FSC o PEFC, dovrà essere riportata sui documenti di trasporto.
Per il processo di sbiancamento si presume la conformità se il prodotto riporta un’eco-etichetta rilasciata nel rispetto delle citate specifiche, quali: Ecolabel Europeo, Der Blauer Xxxxx, Nordic Ecolabeling.
5. QUANTITA’ PRODOTTI E ORDINI
Le quantità stimate di ciascun prodotto per l’intera durata dell’appalto sono dettagliate nell’Allegato 1 al presente Capitolato Tecnico, al quale si rinvia.
Si precisa, in ogni caso, che la quantità di ciascun prodotto è stata determinata in via presuntiva, sulla base della stima del fabbisogno dei prodotti nell’arco dell’intera durata dell’appalto; tali quantità sono, pertanto, fornite a titolo puramente indicativo e non sono vincolanti ai fini contrattuali.
5.1 Modalità e tempistiche di invio degli ordini di fornitura – Quantitativi minimi.
AdER invierà gli Ordini di fornitura a mezzo PEC, all’indirizzo indicato dal Fornitore; gli ordini sono effettuati, per tutti i punti ordinanti, in maniera accentrata ed a cadenza trimestrale, dalla Struttura Competente.
L’ordine conterrà le quantità dei prodotti ordinati, il luogo di consegna degli stessi, l’indicazione del piano di consegna (Allegato 2) e il nominativo di un referente locale per la consegna.
Oltre a detta Pianificazione è consentito, in casi eccezionali, l’invio di un numero massimo di 4 ordini all’anno, aventi carattere straordinario, cumulativi dei fabbisogni di tutti i punti di consegna necessitanti; in tali casi potrebbe non essere rispettata la previsione di una quantità minima ordinabile.
Diversamente da quanto sopra descritto, per i Prodotti di “comunicazione” identificati in Allegato 1 con i seguenti codici articoli: 1, 2 (solo per lotto 1), 4, 28, 30, da 750 a 794, gli ordini non seguiranno la prevista cadenza trimestrale bensì verranno inviati al momento della manifestazione dell’esigenza.
La ricezione dell’Ordine da parte del Fornitore è confermata dal messaggio automatico di avvenuta consegna della PEC.
5.2 Eventuali forniture di altri prodotti.
E’ riservata la facoltà di richiedere al Fornitore, in caso di necessità, la fornitura di ulteriori prodotti diversi da quelli indicati nell’Allegato 1.
In tal caso il Fornitore dovrà presentare un preventivo per le suddette ulteriori forniture entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta. AdER, valutata la congruità dei prezzi offerti, potrà dare conferma della fornitura.
Detta facoltà è limitata ad un importo totale massimo non superiore al 20% del valore totale contrattuale per singolo Lotto.
5.3 Verifica dei prodotti.
Oltre a quanto previsto nella restante documentazione di gara, la sottoscrizione del contratto è subordinata alla preventiva verifica di conformità dei campioni.
Tale verifica è prevista su tutti i Prodotti di cui all’Allegato 1 ad eccezione dei codici articoli con “ID” da 750 a 794.
A tal fine, il Fornitore sarà tenuto a presentare, a proprio carico e spese, entro il termine perentorio di 20 giorni naturali dalla richiesta, nel luogo che sarà indicato nella richiesta stessa, la campionatura dei prodotti come sopra indicati in ragione di numero 1 campione cartaceo per ciascun prodotto. La stessa campionatura dovrà essere fornita anche in formato elettronico (.pdf).
Detta campionatura verificata ed approvata, consegnata nell’imballaggio originale e recante la descrizione tecnica del contenuto, resterà depositata per tutta la durata contrattuale presso la sede della Struttura Competente di AdER, al fine di essere prodotta come campione per le verifiche di conformità delle consegne successive.
Qualora AdER, esercitando la facoltà riservatale, dovesse introdurre, nel corso del periodo contrattuale, successive modifiche ovvero nuove personalizzazioni ai prodotti, il Fornitore, entro 15 giorni dalla comunicazione mediante posta elettronica certificata (PEC) delle nuove specifiche, dovrà presentare, senza oneri, alla Struttura Competente, la campionatura dei prodotti modificati in ragione del numero di campioni cartacei indicati dalla stessa. Medesima campionatura dovrà essere fornita anche in formato elettronico (.pdf), in caso le caratteristiche del prodotto lo consentano.
Detta campionatura verificata ed approvata, consegnata nell’imballaggio originale e recante la descrizione tecnica del contenuto, resterà depositata per tutta la durata contrattuale.
AdER si riserva la facoltà di effettuare verifiche circa la corrispondenza del materiale fornito ai campioni depositati ed alle caratteristiche previste dal presente Capitolato Tecnico. Le spese relative a dette verifiche saranno a carico del Fornitore. La campionatura utilizzata per le verifiche dovrà essere reintegrata a cura e spese del Fornitore.
Il rilascio di ricevuta da parte di AdER all’atto delle singole consegne, indica la mera consegna dei prodotti e non implica passiva accettazione della provvista stessa, potendo questa venire rifiutata in qualsiasi momento, qualora venissero riscontrati difetti rispetto alle caratteristiche ed ai requisiti richiesti.
6. MODALITA’ DI ESECUZIONE DELLA FORNITURA
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La fornitura, in particolare, dovrà comprendere:
• il trasporto e la consegna presso le sedi ed i piani indicati;
• la predisposizione e la consegna di reportistica periodica.
Per alcuni prodotti che necessitano di personalizzazione (es. biglietti da visita) entro 3 giorni lavorativi dalla ricezione dell’Ordine di fornitura (con le modalità previste nel precedente paragrafo 5), il Fornitore invierà ad AdER il/i layout dei prodotti ordinati.
AdER, esaminati il/i layout, rilascerà entro i 3 giorni lavorativi successivi il “Visto si stampi”, ovvero segnalerà al Fornitore le modifiche necessarie. In tale ultimo caso, il Fornitore dovrà riproporre il/i layout dei prodotti ordinati entro il giorno successivo.
Con il rilascio del “Visto si stampi” da parte di AdER, il Fornitore potrà procedere alla fornitura.
6.1 Trasporto e consegna nelle Sedi.
A seguito della ricezione dell’ordine di fornitura, il Fornitore si obbliga ad eseguire il trasporto e la consegna dei prodotti nei luoghi e secondo gli orari indicati nell’Allegato 2 al presente Capitolato Tecnico, nel rispetto delle modalità e tempistiche definite nel presente Capitolato Tecnico, fermo restando che le forniture dovranno essere eseguite con continuità anche in caso di eventuali variazioni della consistenza e della dislocazione delle Sedi di AdER.
I prodotti richiesti dovranno essere imballati in modo da non subire danni durante la loro movimentazione, trasporto e consegna.
Tutto il materiale da imballo (scatole, etichette, ecc…) sarà a carico del Fornitore e dovrà rispettare le caratteristiche di cui al par. 4.
Esclusivamente per le forniture di materiale di cartotecnica, qualora sia richiesto l’imballaggio in appositi tubi rigidi per garantire che i prodotti arrivino a destinazione privi di sgualciture, verrà riconosciuto l’importo extra di € 1,00 per ogni contenitore utilizzato.
Non sono ammesse consegne parziali; pertanto l’esecuzione di ciascun ordine deve avvenire in un’unica consegna, salvo diverso accordo scritto con la Struttura Competente.
La consegna dei prodotti ordinati dovrà essere effettuata a cura, rischio e spese del Fornitore, entro 15 (quindici) giorni naturali e consecutivi decorrenti dalla ricezione degli Ordini di fornitura nel caso di prodotti massivi e decorrenti dall’invio del “Visto si stampi” per i prodotti personalizzati.
La consegna dei prodotti richiesti con l’eventuale Ordine straordinario di fornitura dovrà avvenire entro 20 (venti) giorni naturali e consecutivi decorrenti dalla ricezione degli Ordini di fornitura nel caso di prodotti massivi e decorrenti dall’invio del “Visto si stampi” per i prodotti personalizzati.
Decorsi i suddetti termini AdER applicherà la penale prevista al paragrafo “Penali” del presente Capitolato Tecnico (Par. 9).
Si precisa che:
• la consegna dei prodotti dovrà avvenire secondo le modalità di confezionamento indicate nell’Allegato 1;
• la consegna dei prodotti dovrà essere effettuata secondo le indicazioni specifiche contenute nell’Allegato 2;
• nel caso di fornitura presso Sedi che siano collocate in spazi con regolamentazione particolare del traffico, quali, a titolo esemplificativo ZTL (zone a traffico limitato), aree pedonali, ecc., sarà cura del Fornitore richiedere, a proprie spese, le eventuali autorizzazioni presso gli Uffici competenti;
• ogni attrezzatura necessaria allo scarico ed allo spostamento è a cura del Fornitore.
Il materiale dovrà essere consegnato franco di ogni spesa di porto ed imballo.
Saranno a carico del Fornitore gli eventuali danni che i prodotti dovessero subire durante il trasporto e nel corso delle operazioni di scarico, spostamento e di consegna.
Il Fornitore s’impegna, anche per mezzo del soggetto terzo da questi incaricato del trasporto dei prodotti, a rilasciare ad AdER la copia del “Documento di Trasporto” (D.d.T.) attestante l’avvenuta consegna.
Il D.d.T. dovrà risultare completo di tutti i suoi dati; in particolare dovrà riportare la sede destinataria della fornitura, gli estremi dell’ordine, il timbro e la firma leggibile dell’addetto di AdER al quale il materiale è stato consegnato.
Il contributo “CONAI” dovrà essere assolto dal Fornitore.
6.2 Variazione Sedi di Consegna.
Qualora nel corso dell’appalto si verificassero variazioni di consistenza in più o in meno a causa di nuove aperture, dismissioni e/o trasferimento delle Sedi, l’elenco di cui all’Allegato 2 dovrà intendersi aggiornato e le consegne dovranno essere effettuate presso le nuove Sedi.
L’eventuale variazione di consistenza sarà comunicata a mezzo PEC, ed avrà effetto dalla prima consegna successiva.
6.3 Fornitura non conforme.
Nel caso di difformità qualitativa della fornitura (quale a titolo esemplificativo l’integrità del confezionamento e/o dell’imballaggio, la differenza delle caratteristiche tra i prodotti richiesti ed uno o più dei prodotti consegnati, la
consegna di prodotti viziati o difettosi, la non conformità di uno o più dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nel presente Capitolato Tecnico e relativi allegati), il Fornitore – previa contestazione di AdER - si impegna a consegnare nuovi prodotti conformi e a ritirare quelli non conformi, senza alcun addebito, entro 5 giorni naturali e consecutivi dalla suddetta comunicazione detti prodotti non conformi.
Nel caso di consegna di prodotti, ancorché conformi, in eccesso rispetto ai quantitativi di fornitura, il Fornitore – previa contestazione di AdER - si impegna a ritirare, senza alcun addebito, entro 10 giorni naturali e consecutivi dalla suddetta comunicazione detti prodotti in eccesso.
Decorsi i suddetti termini AdER applicherà le penali previste al paragrafo 9 e non si riterrà più responsabile dei prodotti non ritirati, e potrà anche procedere a sua insindacabile scelta alla riconsegna ovvero allo smaltimento dei prodotti non conformi e/o in eccesso, addebitandone i relativi oneri al Fornitore.
7. VERIFICA DI CONFORMITA’ E FATTURAZIONE
Il Fornitore, entro la fine di ogni mese in cui sono state effettuate delle spedizioni di prodotti, tramite il Responsabile del Servizio, pena l’applicazione della relativa penale di cui al paragrafo 9, dovrà presentare la reportistica contenente le seguenti informazioni:
• Data e Numero dell’ordine di fornitura;
• Quantità ordinata;
• Sedi ove è avvenuta la consegna;
• Prezzi unitari di ogni articolo consegnato e prezzo totale dell’ordine.
AdER, entro 5 giorni dalla fine del mese di riferimento, verifica, in contraddittorio con il Fornitore, la correttezza delle forniture effettuate sulla base:
1. del controllo quali-quantitativo dei prodotti ricevuti eseguito dalle strutture di supporto dell’Ufficio Logistica & Security presenti presso le sedi destinatarie;
2. dei documenti di trasporto a supporto.
1
Le operazioni di verifica saranno ultimate dal Direttore dell’esecuzione nei successivi 5 giorni, al termine dei quali provvederà a trasmettere al RUP il relativo certificato di verifica di conformità in corso di esecuzione (regolare esecuzione). Il RUP nei successivi 5 giorni provvederà all’approvazione dello stesso, dopodiché il Direttore dell’esecuzione, contestualmente all’approvazione del certificato, procederà all’immediata trasmissione dello stesso alla PEC indicata dal Fornitore.
8. FORMULAZIONE RISERVE
All’atto della ricezione del certificato di verifica di conformità (Regolare Esecuzione) il Fornitore avrà la facoltà di presentare le proprie eventuali contestazioni, procedendo alla formulazione delle relative riserve. Qualora l'esplicitazione e la quantificazione delle riserve non sia possibile al momento della formulazione delle stesse, il Fornitore avrà l’onere di esplicitare per iscritto e via PEC, a pena di decadenza, nel termine di quindici giorni dall’emissione di detto certificato, le cifre di compenso cui crede di aver diritto e le ragioni di ciascuna domanda. Il DEC, nei successivi quindici giorni, comunicherà al Fornitore le sue motivate deduzioni.
Nel caso in cui il Fornitore non abbia esplicitato le proprie eventuali riserve nel modo e nel termine sopraindicati, i controlli tecnico contabili effettuati dal DEC s’intendono definitivamente accertati e il Fornitore decade dal diritto di far valere in qualunque termine e modo le riserve o le domande che ad essi si riferiscono.
Le riserve non espressamente confermate sul certificato di ultimazione delle prestazioni (Regolare Esecuzione Finale) si intendono abbandonate.
AdER, ad eccezione di vizi e/o difformità quali-quantitative nell’esecuzione della fornitura, provvederà al pagamento della fattura emessa con riferimento al certificato di verifica di conformità (Regolare Esecuzione), da riportare comprensivo del numero, della data e dell’importo indicati.
9. PENALI
In caso di ritardato adempimento delle prestazioni contrattuali AdER potrà applicare nei confronti del Fornitore le seguenti penali:
INADEMPIENZA RILEVATA | PENALI | RIFERIMENTO CAPITOLATO | |
1 | Ritardata consegna rispetto al termine previsto | Verrà applicata una penale pari allo 1 ‰ sull’ammontare netto contrattuale per ogni giorno lavorativo di ritardo | Paragrafo 6.1 |
2 | Ritardato ritiro dei prodotti non conformi rispetto al termine previsto | Verrà applicata una penale pari allo 0,5 ‰ sull’ammontare netto contrattuale per ogni giorno lavorativo di ritardo | Paragrafo 6.3 |
3 | Ritardato invio della reportistica | Verrà applicata una penale pari allo 0,3 ‰ sull’ammontare netto contrattuale per ogni giorno lavorativo di ritardo | Paragrafo 7 |
1
Constatato l’inadempimento/ritardo, AdER comunicherà al Fornitore la contestazione e l’applicazione delle rispettive penali; quest’ultimo, anche tramite il Responsabile del Servizio, potrà proporre le proprie deduzioni per iscritto nel termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi dalla ricezione della
contestazione. Qualora dette deduzioni non siano ritenute idonee a giudizio di AdER a giustificare l’inadempimento ovvero non pervengano nel termine indicato, saranno applicate al Fornitore le penali come sopra indicate.
In caso di inadempimento del Fornitore alle obbligazioni contrattualmente assunte, resta ferma la facoltà di AdER di ricorrere a terzi addebitando al Fornitore i relativi costi sostenuti.
10. ALLEGATI AL CAPITOLATO TECNICO
Formano parte integrante del presente documento i seguenti Allegati:
• Allegato 1: specifiche tecniche dei prodotti oggetto della fornitura, la stima dei quantitativi richiesti, degli importi complessivi a base di gara e specifica del confezionamento;
• Allegato 2: elenco delle Sedi dove dovranno essere effettuate le consegne dei prodotti oggetto della fornitura;
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• Allegato 3 – DUVRI.