ACCORDO ATTUATIVO
GESTIONE ASSOCIATA DELLE FUNZIONI COMUNI DI SANTO STEFANO LODIGIANO, SAN FIORANO, CORNO GIOVINE
(Provincia di Lodi)
per gestione associata delle funzione l) e l bis) art. 19 c. 1 DL 95/2012 conv. Legge 135/2012 TENUTA DEI REGISTRI DI STATO CIVILE E DI POPOLAZIONE E COMPITI IN MATERIA DI SERVIZI ANAGRAFICI NONCHE’ IN MATERIA DI SERVIZI ELETTORALI E STATISTICI, NELL’ESERCIZIO DELLE FUNZIONI DI COMPETENZA STATALE – SERVIZI IN MATERIA STATISTICA
TENUTA DEI REGISTRI DI STATO CIVILE E DI POPOLAZIONE E COMPITI IN MATERIA DI SERVIZI ANAGRAFICI NONCHE’ IN MATERIA DI SERVIZI ELETTORALI E STATISTICI, NELL’ESERCIZIO DELLE FUNZIONI DI COMPETENZA STATALE – SERVIZI IN MATERIA STATISTICA
Le Amministrazioni Comunali di Santo Stefano Lodigiano, San Fiorano e Corno Giovine:
VISTE le disposizioni di cui all’art. 14, commi da 25 a 31-quater del decreto legge n. 78/2010, convertito nella legge n. 122/2010, come successivamente modificato e integrato dall’art. 19 del decreto legge n. 95/2012, convertito nella legge 135/2012, in merito alla gestione associata delle funzioni fondamentali per i comuni aventi popolazione fino a 5.000 abitanti, ovvero 3.000 abitanti se appartenenti o appartenuti a comunità montane;
VISTO che, ai sensi dell’articolo 8 della Legge Regionale n. 22/2011, l’associazione costituita deve raggiungere il limite complessivo minimo di 5.000 abitanti o il quadruplo del numero di abitanti del Comune demograficamente più piccolo tra quelli associati;
VISTI IN PARTICOLARE:
- l’articolo 14, comma 27 del citato decreto legge n. 78/2010 e smi, che definisce le funzioni fondamentali dei comuni;
- l’articolo 14, comma 31-bis, del citato decreto legge n. 78/2010 e smi, che dispone la durata almeno triennale delle convenzioni e la verifica della loro efficienza ed efficacia al termine di detto periodo, che qualora non comprovate comportano l’obbligatoria trasformazione in unione di comuni;
VERIFICATO il rispetto della dimensione demografica minima associativa di cui tener conto in relazione a quanto disciplinato dalla normativa regionale;
CONSIDERATO che l’ambito territoriale di svolgimento della funzione associativa di Santo Stefano Lodigiano, San Fiorano e Corno Giovine è costituito dall’insieme dei territori comuni associati;
CONSIDERATO che lo scopo perseguito con la previsione contenuta nell’art. 14, c. 27 e segg. del decreto legge n. 78/2010 31 maggio 2010, n. 78, conv. dalla legge 30 luglio 2010, n. 122, come modificata e integrata dall’art. 19 del decreto legge n. 95/2012 convertito nella legge 7 agosto 2012, n. 135, è di migliorare l’organizzazione degli Enti interessati al fine di fornire servizi più adeguati sia ai cittadini sia alle imprese, nell’osservanza dei principi di economicità, efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa;
CONSIDERATO che la presente gestione associata è rivolta, prioritariamente, al raggiungimento delle finalità di cui al successivo articolo 2 e che qualora si determinassero disservizi e diseconomie, verrebbe meno la ratio ispiratrice della normativa richiamata.
TUTTO CIÒ PREMESSO CONVENGONO TRA LORO QUANTO SEGUE:
Articolo 1 – Oggetto
Le Amministrazioni Comunali di Santo Stefano Lodigiano, San Fiorano e Corno Giovine convengono di esercitare, ai sensi dell’articolo 19 del decreto legge 95/2012 convertito nella legge 135/2012 in forma associata, attraverso il presente accordo attuativo, le funzioni fondamentali l) e l bis) Tenuta dei registri di stato civile e di popolazione e compiti in materia di servizi anagrafici nonché in materia di servizi elettorali e statistici, nell’esercizio delle funzioni di competenza statale – Servizi in materia statistica.
A titolo non esaustivo, viene di seguito riportata l’articolazione delle funzioni l) e l bis):
1) anagrafe, stato civile, elettorale, leva e servizio statistico.
Articolo 2 – Finalità
La gestione associata delle funzioni di tenuta dei registri di stato civile e di popolazione e compiti in materia di servizi anagrafici nonché in materia di servizi
elettorali e statistici, nell’esercizio delle funzioni di competenza statale – Servizi in materia statistica è rivolta al perseguimento delle seguenti finalità:
a) migliorare la qualità dei servizi erogati;
b) contenere la spesa e garantire l’economicità della gestione;
c) avviare o rafforzare le modalità di concentrazione territoriale;
d) perseguire l’omogeneità delle norme regolamentari, delle procedure amministrative, informatiche e comportamentali.
Articolo 3 – Principi
Le attività svolte nell’ambito della gestione associata devono essere guidate dai seguenti principi:
a) massima attenzione all’esigenza dei destinatari dei servizi;
b) preciso rispetto dei termini di evasione delle pratiche con l’impegno di promuovere azioni per la riduzione degli stessi;
c) rapida risoluzione dei contrasti e delle difficoltà interpretative;
d) divieto di aggravamento del procedimento e perseguimento costante della semplificazione mediante eliminazione di tutti gli adempimenti non strettamente necessari;
e) impiego ottimale del personale e delle risorse strumentali;
f) ricerca dell’uniformità dei comportamenti e delle metodologie d’intervento;
g) chiara definizione dei criteri d’accesso alle prestazioni erogate;
h) attivazione di strumenti evoluti di programmazione e controllo orientati al miglioramento della performance e basati sulla rilevazione dei risultati ottenuti.
Articolo 4 – Organizzazione
Allo scopo di assicurare l’unicità della conduzione , assegnando un’unica responsabilità gestionale sullo svolgimento di specifiche linee di attività omogenee, e razionalità nella distribuzione delle responsabilità organizzative, assegnando al personale compiti omogenei affinché siano eseguiti con la necessaria specializzazione, è costituito l’Ufficio Comune per lo svolgimento delle attività connesse all’esercizio delle funzioni di tenuta dei registri di stato civile e di popolazione e compiti in materia di servizi anagrafici nonché in materia di servizi elettorali e statistici, nell’esercizio delle funzioni di competenza statale – Servizi in materia statistica.
L’Ufficio Comune cui è assegnata la responsabilità dello svolgimento delle linee di attività riferite alle suddette funzioni è costituito presso il Comune di San Fiorano.
L’Ufficio Comune può svolgere i compiti che riguardano l’esercizio associato di altre funzioni, previste da ulteriori accordi convenzionali disciplinati dall’articolo 30 del DgLs 267/2000.
L’Ufficio Comune è autorizzato ad agire in luogo degli enti associati, così come disciplinato dall’articolo 30 comma 4 del DgLs 267/2000.
L’Amministrazione presso cui è istituito l’Ufficio Comune predispone progetti, da sottoporre agli organi competenti degli Enti aderenti, che permettono di partecipare a bandi per l’erogazione di contributi statali, regionali o provinciali nelle materie di competenza dell’ufficio stesso.
Le scelte di gestione, le articolazioni organizzative interne agli uffici, le modalità di svolgimento dei cicli di programmazione e controllo della performance riferite all’Ufficio Comune si uniforma al Regolamento di organizzazione della gestione associata che è parte dell’ordinamento degli uffici e dei servizi dei Comuni associati ai sensi dell’art. 89 del D.Lvo 267/2000.
Gli Uffici Comuni rappresentano le unità di massimo livello (Unità Organizzative Complesse) nell’ambito del sistema organizzativo intercomunale che si determina con la stipulazione di accordi attuativi, riferiti all’esercizio associato di funzioni e all’erogazione di servizi, fra i comuni aderenti alla Convenzione Quadro.
L’attività di ricezione degli atti, richieste e ogni altra documentazione relativa all’esercizio associato della funzione in oggetto di competenza di uno specifico Comune associato è assicurata dagli uffici di protocollo di detti Comuni, che provvedono a comunicare gli atti ricevuti all’Ufficio Comune.
Alla direzione di un Ufficio Comune è preposto un responsabile, nominato con provvedimento del Sindaco fra il personale in servizio presso il Comune presso il quale l’ufficio è costituito. Il conferimento dell’incarico può essere disposto anche ai sensi dell’art. 110 commi 1 e 2 del DLgs 267/2000.
L’organizzazione dell’Ufficio Comune si ispira a criteri di autonomia, funzionalità ed economicità della gestione.
Gli Enti convenzionati assicurano la massima collaborazione nei rapporti con l’Ufficio Comune.
Il personale in servizio presso i Comuni convenzionati è assegnato all’Ufficio Comune nelle forme previste dal CCNL. Il personale assegnato dagli Enti convenzionati dipende funzionalmente dal responsabile dell’Ufficio Comune.
Il Segretario del Comune presso cui è costituito un Ufficio Comune svolge attività di assistenza giuridica e amministrativa per l’ufficio stesso.
Articolo 5 – Comune Capofila
Per gli aspetti connessi alla gestione del presente Accordo attuativo, con particolare riferimento agli articoli 11 e 12, viene individuato quale capofila il Comune di Santo Stefano Lodigiano.
Articolo 6 – Beni
L’Ente presso cui è costituito l’Ufficio Comune provvede a destinare idonei locali e le attrezzature necessarie per il funzionamento ordinario.
I beni possono essere acquistati pro quota in comproprietà da tutti gli Enti associati ovvero da un singolo Comune per lo svolgimento delle attività associate. I beni acquistati dai singoli Comuni esclusivamente con risorse proprie rimangono di loro proprietà al momento e successivamente alla data di sottoscrizione dell’Accordo attuativo e della Convenzione Quadro.
L’Amministrazione presso cui è costituito un Ufficio Comune, di norma, procede, in accordo con i Comuni convenzionati che compartecipano alle spese, agli investimenti necessari per l’efficace esercizio associato della funzione. Il rimborso della quota parte di ciascun Ente è inviato al Comune responsabile dell’acquisto entro 30 giorni dal ricevimento della nota spese.
L’Ufficio Comune provvede a redigere l’inventario sia dei beni strumentali messi a disposizione sia dei beni strumentali acquistati successivamente alla sottoscrizione dell’Accordo attuativo.
Le spese per la revisione e manutenzione dei beni utilizzati per l’espletamento delle attività previste nel presente Accordo attuativo sono ripartite proporzionalmente a carico dei Comuni che ne richiedono l’utilizzo.
Al momento della cessazione della Convenzione Quadro la Conferenza dei Sindaci determina la destinazione dei beni strumentali acquistati con cofinanziamento, stabilendo eventuali compensazioni in riferimento allo stato del bene e all’ammontare delle specifiche contribuzioni delle Amministrazioni Comunali. In caso di mancato accordo il bene acquistato con cofinanziamento è destinato a uno dei Comuni convenzionati individuato mediante estrazione a sorte.
Articolo 7 – Responsabilità nell’ambito dell’ufficio comune
Al responsabile dell’Ufficio Comune competono:
a) funzioni di coordinamento, consultazione e raccordo tra gli Enti aderenti alla convenzione al fine di garantire la realizzazione degli obiettivi prefissati e l’efficace e corretto funzionamento della gestione associata;
b) la gestione delle linee di attività omogenee, riferite alle funzioni di cui all’art. 1, e lo svolgimento dei compiti previsti dall’art. 107 del Decreto legislativo 267/2000;
c) la gestione del personale assegnato all’Ufficio Comune con le modalità previste dal regolamento di organizzazione degli uffici e servizi del Comune presso cui è costituito tale ufficio;
d) funzioni di coordinamento e d’impulso, finalizzate a uniformare lo svolgimento delle attività;
e) predisposizione del piano economico-finanziario sulla base delle indicazioni della Conferenza dei Sindaci;
f) predisposizione del rendiconto di gestione annuale con l’illustrazione delle risorse impiegate, dei risultati conseguiti e del piano di riparto delle spese secondo i criteri fissati dalla Conferenza dei Sindaci;
g) la rappresentanza esterna degli Enti associati in relazione alle attività di gestione previste nell’esercizio delle funzioni di competenza dei Comuni.
La nomina dei responsabili di procedimento è effettuata con provvedimento del responsabile dell’Ufficio Comune fra il personale in servizio presso l’ufficio stesso.
Il personale degli Enti convenzionati coinvolto nello svolgimento delle attività associate è autorizzato a compiere servizio sull’intero territorio oggetto della convenzione.
Articolo 8 – Conferenza dei Sindaci
La Conferenza dei Sindaci è l’organo di coordinamento per la realizzazione degli obiettivi e delle finalità di cui agli articoli 1 e 2 del presente atto.
Il funzionamento della Conferenza dei Sindaci è regolato dall’articolo 10 della Convenzione Quadro per la gestione associata delle funzioni sottoscritta dai Comuni aderenti il 3.12.2014.
Articolo 9 – Attività di programmazione e controllo
Attività di programmazione e controllo dell’esercizio associato della funzione in oggetto sono svolti dalla Conferenza dei Sindaci degli Enti convenzionati, in conformità con gli strumenti di programmazione dei singoli Enti.
La Conferenza dei Sindaci, in relazione alle determinazioni degli organi competenti delle singole Amministrazioni convenzionate, predispone una relazione programmatica contenente l’individuazione degli obiettivi per lo svolgimento della funzione associata, completata dal piano economico-finanziario. La relazione programmatica ed il piano economico-finanziario sono approvati dagli organi competenti degli Enti aderenti alla Convenzione Quadro.
Le funzioni di verifica e controllo del raggiungimento degli obiettivi dell’Ufficio Comune, dell’efficacia e funzionalità dell’attività associata e dell’adeguatezza del presente Accordo attuativo spettano alla Conferenza dei Sindaci, sulla base della relazione predisposta dal responsabile dell’Ufficio Comune.
Articolo 10 – Contribuzioni
Gli Enti definiscono le risorse necessarie per l’esercizio associato delle funzioni di tenuta dei registri di stato civile e di popolazione e compiti in materia di servizi anagrafici nonché in materia di servizi elettorali e statistici, nell’esercizio delle funzioni di competenza statale – servizi in materia statistica, ispirandosi al principio della solidarietà e della equa ripartizione degli oneri, considerando le differenze nella tipologia e quantità dei servizi erogati nei singoli territori in ragione delle Amministrazioni coinvolte nell’esercizio associato della funzione.
Le risorse impiegate sono finalizzate allo svolgimento delle fasi di attivazione e gestione ordinaria dell’esercizio associato della funzione.
La popolazione residente e le quantità di attività svolte in favore di ogni singolo Ente aderente sono i soli parametri, anche con pesi diversi, utilizzati per la specificazione delle contribuzioni che ogni Ente deve fornire nell’esercizio associato delle funzioni di tenuta dei registri di stato civile e di popolazione e compiti in materia di servizi anagrafici nonché in materia di servizi elettorali e statistici, nell’esercizio delle funzioni di competenza statale – servizi in materia statistica.
Gli Enti associati contribuiscono all’esercizio associato della funzione mediante la fornitura diretta di beni e personale, remunerando le prestazioni ricevute eccedenti la loro contribuzione diretta con trasferimenti finanziari.
La contabilità della gestione associata è istituita allo scopo di realizzare efficaci attività di programmazione e il controllo dei contributi che ciascun Ente deve impegnare per il funzionamento dell’Ufficio Comune. I valori che la costituiscono riguardano la dimensione economico finanziaria di beni, servizi e personale così come sono valutati nei bilanci dei singoli Comuni associati.
Gli eventuali oneri finanziari a carico degli Enti per remunerare le prestazioni ricevute non compensate da apporti diretti sono calcolati con riferimento ai valori presenti nella contabilità della gestione associata.
Ogni Ente aderente si impegna a stanziare nel proprio bilancio di previsione le risorse finanziarie necessarie a far fronte agli oneri determinati dalla sottoscrizione del presente atto e si obbliga a versare la quota di propria competenza.
Le spese a carico degli Enti, che non costituiscono forma diretta di apporto all’esercizio associato della funzione, sono preventivate all’inizio di ciascun anno e sono soggette a eventuale conguaglio dopo l’elaborazione del consuntivo di gestione. Entro il 31 marzo di ogni anno ciascun Comune trasferisce alle Amministrazioni presso cui sono costituiti gli Uffici Comuni a titolo di acconto il 70% del totale delle spese non compensate con apporti diretti sostenute l’anno precedente. Le quote relative alle spese di gestione consuntivate, detratte le quote di acconto, sono corrisposte in un’unica rata entro 30 gg. dalla data di consuntivazione. Nel caso di versamento effettuato oltre i termini stabiliti dovranno essere corrisposti anche gli interessi nella misura del saggio legale.
Articolo 11 – Durata, integrazioni, recesso
La durata del presente Accordo attuativo è triennale, in coerenza con quanto prescritto dall’art. 14, comma 31-bis, del decreto legge n. 78/2010 e smi.
L’Accordo attuativo è aperto a successive modifiche e integrazioni secondo le esigenze che concretamente potranno presentarsi nel tempo.
Ogni Ente convenzionato ha facoltà di recesso dal presente Accordo attuativo mediante deliberazione di giunta, con l’obbligo di un preavviso di almeno sei mesi. Il recesso di ciascun Ente viene comunicato al Comune Capofila e decorre, fermo restando l’osservanza del termine di cui al precedente comma 1, dal primo gennaio dell’anno successivo.
Gli Enti associati rinunciano a vantare diritti sulla proprietà e l’uso dei beni acquistati congiuntamente, nel caso in cui decidano autonomamente di recedere dal rapporto associativo e sono obbligati a contribuire al pagamento di mutui e rate di acquisto fino alla loro scadenza.
Articolo 12 – Ammissione di nuovi Comuni
L’istanza di ammissione di nuovi Enti per l’esercizio associato della funzione deve essere presentata al Comune Capofila e trasmessa per conoscenza a tutti i Comuni associati.
Sull’istanza di ammissione la decisione è assunta con apposita deliberazione da parte degli organi dei singoli Comuni.
Articolo 13 – Armonizzazione dei regolamenti comunali
In relazione all’esercizio associato della funzione, di cui all’art. 1, sono in vigore, se e in quanto applicabili, i regolamenti dei singoli Enti.
La Conferenza dei Sindaci si impegna a redigere linee guida per la riformulazione dei regolamenti comunali d’interesse, nell’ambito del mantenimento delle peculiari competenze di ogni singola Amministrazione.
L’adeguamento di cui al comma precedente viene effettuato dagli organi competenti dei singoli Comuni sulla base dei seguenti criteri: semplificazione, omogeneizzazione, funzionalità, comprensibilità.
Articolo 14 – Livelli di efficacia ed efficienza nella gestione
I Comuni si obbligano a conseguire i significativi livelli di efficacia ed efficienza nella gestione, così come individuati con decreto del Ministro dell’Interno, ai sensi dell’articolo 31-bis della legge 122/2010.
Articolo 15 – Avvio della gestione associata
La fase di attivazione, che si determina immediatamente dopo la stipulazione del presente Accordo attuativo, comprende:
a) la redazione di un articolato progetto organizzativo, in conformità con i contenuti della presente convenzione;
b) la redazione di una relazione programmatica contenente l’individuazione degli obiettivi per lo svolgimento della funzione associata, completata dal piano economico-finanziario;
c) l’attribuzione di risorse all’Ufficio Comune e l’assegnazione della responsabilità al personale, compresa la nomina del responsabile dell’Ufficio Comune.
Articolo 16 – Disposizioni in materia di privacy
Il presente Accordo attuativo ha per oggetto lo svolgimento di funzioni istituzionali.
Allo stesso si applica, pertanto, l’art. 18 del DLgs 30 giugno 2003, n. 196, avente a oggetto i principi applicabili a tutti i trattamenti dati effettuati da soggetti pubblici.
I dati forniti dagli Enti convenzionati sono raccolti presso l’Ufficio Comune per le finalità del presente Accordo attuativo. Viene, a tal fine, individuato quale responsabile del trattamento dei dati il responsabile dell’Ufficio Comune.
I dati trattati saranno utilizzati dagli Enti per soli fini istituzionali, nel rispetto delle vigenti disposizioni normative per la protezione e riservatezza dei dati e delle informazioni.
Articolo 17 – Disposizioni finali e transitorie
Per quanto non espressamente previsto nel presente Accordo attuativo si rimanda a specifiche intese di volta in volta raggiunte nella Conferenza dei Sindaci, con adozione se e in quanto necessari, degli eventuali atti da parte degli organi competenti.
Trovano, altresì, applicazione le norme vigenti, le disposizioni di legge in materia, le norme del Codice Civile, ovviamente in quanto compatibili con la fattispecie e le norme statutarie.
Nella fase di prima applicazione del presente Accordo attuativo sono svolte le attività previste dal succitato art. 15.
Il presente Accordo attuativo è esente da imposta di bollo a termini dell’art. 16, tab. B, D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Sindaco di Santo Stefano Lodigiano
Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx
Il Sindaco di San Fiorano
Xxxxx Xxxxxxxx
Il Sindaco di Corno Xxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxxx