CONVENZIONE DEL POLO BIBLIOTECARIO FERRARESE NELL’AMBITO DEL SERVIZIO BIBLIOTECARIO NAZIONALE (POLO UFE – SBN)
CONVENZIONE DEL POLO BIBLIOTECARIO FERRARESE NELL’AMBITO DEL SERVIZIO BIBLIOTECARIO NAZIONALE (POLO UFE – SBN)
TRA
Regione Xxxxxx-Romagna, qui rappresentata nella persona del dirigente dell’Area Biblioteche e archivi, Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, domiciliato per la carica in Bologna, Xxx Xxxxxxxx 00
Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxx xx Xxxxxxx, qui rappresentata nella persona della sua Rettrice Prof.ssa Xxxxx Xxxxxxxxxx, domiciliata per la carica in Ferrara, Xxx Xxxxxxx 00
Xxxxxx xx Xxxxxxx, qui rappresentato nella persona del dirigente del Servizio Biblioteche e Archivi Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, domiciliato per la carica in Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxx 0
premesso
che il Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) fu regolato dal Protocollo d'intesa 30 maggio 1984 tra il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali e le Regioni, dalla convenzione 8 febbraio 1988 tra lo stesso Ministero e la Regione Xxxxxx-Romagna per lo sviluppo del Servizio Bibliotecario Nazionale in Xxxxxx-Romagna, dalla convenzione 14 maggio 1987 per lo scambio dei software SBN tra lo stesso Ministero e la Regione Xxxxxx-Romagna e dall'accordo di programma 29 gennaio 1992 tra il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali e il Ministero dell'Università e della Ricerca Scientifica;
che il 10 marzo 1994 fu firmato un protocollo d'intesa fra il Ministero per i Beni Culturali ed Ambientali, il Ministero dell'Università e della Ricerca Scientifica e Tecnologica e il Coordinamento delle Regioni per la istituzione degli organi nazionali di gestione del SBN;
che il 16 luglio 1998 fu stipulata una Convenzione tra l'Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle biblioteche italiane e le informazioni bibliografiche del Ministero per i beni culturali e ambientali e l'Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna per la piena operatività sull'Indice SBN del software “Sebina”;
che tra le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano, il Ministero per i Beni e le Attività culturali e il Ministero dell'Università e della Ricerca Scientifica e Tecnologica fu sancito dalla Conferenza Stato-Regioni, in data 22.06.2000, un accordo per la riorganizzazione delle attività del Servizio Bibliotecario Nazionale;
che il 18 maggio 2007 fu firmato il Protocollo d’intesa tra il Ministero della Pubblica Istruzione e il Ministero per i Beni e le Attività Culturali e il Presidente della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome e che in particolare all’art. 1 definisce la collaborazione tra le istituzioni coinvolte finalizzata all’“inserimento delle biblioteche scolastiche di cui al progetto BNS (“Biblioteche nelle scuole”), nell’ambito della rete del SBN”;
che nel marzo 2009 fu firmato l’Accordo di Programma tra il Polo Bibliotecario Ferrarese e il Consorzio CINECA sull’inserimento delle biblioteche scolastiche – centri di documentazione afferenti al Progetto MPI “Biblioteche nelle Scuole” nel Polo SBN UFE;
che il 31 luglio 2009 fu firmato un nuovo Protocollo d'Intesa per lo sviluppo del Servizio Bibliotecario Nazionale, tra il Ministero per i Beni e le Attività Culturali, il Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca, il Ministero per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione, la Conferenza delle Regioni e delle Province autonome, l'Unione delle Province d'Italia e l'Associazione Nazionale Comuni Italiani;
che il Protocollo d'intesa SBN vigente ha indicato, tra le finalità del Servizio Bibliotecario Nazionale, il coordinamento delle strategie di produzione, consultazione, circolazione e conservazione delle collezioni digitali native e derivate delle biblioteche;
che le biblioteche (reali e/o digitali) ed i servizi documentali aperti sono strumenti di primaria importanza per promuovere una società basata sulla conoscenza e su pari opportunità di accesso all'informazione per tutta la cittadinanza.
Considerato
che nel 2005 l’Università degli Studi di Ferrara, il Comune di Ferrara e la Provincia di Ferrara decisero di trasferire i propri dati prodotti nella cooperazione del SBN e di gestirli con il software applicativo “Sebina”, che garantisce tutte le funzionalità SBN, inclusa la piena operatività del colloquio con l’Indice e che tale situazione ha permesso e consente un maggior grado di compatibilità con le scelte effettuate da altre biblioteche presenti sullo stesso territorio, anche di varia titolarità e in particolare con quelle pubbliche della provincia, nonché un ampliamento dei servizi e un miglior impiego delle risorse;
che l’IBACN della Regione Xxxxxx-Romagna, l’Università degli Studi, la Provincia ed il Comune di Ferrara, avviarono tra loro una cooperazione per la gestione dei servizi bibliotecari pubblici, regolata da apposita Convenzione sottoscritta in data 21 settembre 2005, e rinnovata il 3 novembre 2008, il 27 luglio 2012, il 12 agosto 2015 ed il 21 dicembre 2018 e prorogata sino al 30 giugno 2022;
che la cooperazione diede corpo alla costituzione di un “Polo Bibliotecario Ferrarese”, detto anche “Polo UFE”, del quale sono attualmente parte le biblioteche dell’Università, del Comune di Ferrara, dei Comuni del Ferrarese, delle Scuole del territorio, di libere Associazioni socio-culturali, di Accademie e Istituti scientifici, pubblici e privati;
che gli Enti sottoscrittori presero atto che la Provincia di Ferrara, nel contesto della riforma amministrativa riguardante quegli enti, non poteva più svolgere funzioni e attività per i servizi culturali e che, pertanto, essa non poteva più partecipare alla cooperazione bibliotecaria di cui era stata parte attiva sino al 2015;
che, pur in assenza dell’Ente Provincia di Ferrara, la Regione Xxxxxx-Romagna, l’Università degli Studi e il Comune di Ferrara hanno tuttavia inteso confermare la cooperazione bibliotecaria sul territorio, attraverso il Polo UFE, debitamente riorganizzato;
che, a tale scopo, il Comune di Ferrara ha costituito una speciale Rete bibliotecaria territoriale, denominata “Bibliopolis”, raggruppante le biblioteche dei Comuni del Ferrarese e della locale
Camera di Commercio (CCIAA), un tempo coordinate e rappresentate nel Polo UFE dall’Ente Provincia;
che il Comune di Ferrara ha stipulato apposita Convenzione con i Comuni del Ferrarese e con la locale CCIAA, in virtù della quale il Comune capoluogo coordinerà e rappresenterà, anche per il triennio 2022-2024, le biblioteche dei Comuni e della CCIAA del Ferrarese in seno al Polo UFE;
che con L.R. n. 7/2020 “Riordino istituzionale e dell’esercizio delle funzioni regionali nel settore del patrimonio culturale. Abrogazione delle leggi regionali 10 aprile 1995, n. 29 e 1° dicembre 1998, n. 40 e modifica di leggi regionali”, al fine di semplificare e razionalizzare la propria organizzazione amministrativa e di renderla maggiormente rispondente alle competenze e alle funzioni regionali, a partire dal 01/01/2021 la Regione Xxxxxx-Romagna ha riassunto in capo a sé i compiti e le attribuzioni esercitati dall’IBACN, che ha cessato le proprie attività il 31/12/2020;
che, dunque, la Regione Xxxxxx-Romagna, l’Università degli Studi di Ferrara e il Comune di Ferrara si propongono ancora di coordinare la loro azione, nel rispetto dell’autonomia di ciascun ente, allo scopo di assicurare un servizio bibliotecario più efficace ed efficiente, che sappia valorizzare i patrimoni delle istituzioni informative e documentarie dell’Università e del Comune di Ferrara nonché del territorio provinciale, ferme restando le differenze istituzionali delle rispettive biblioteche, ma condividendone utilmente le risorse e le competenze professionali;
che gli stessi Enti si propongono altresì di favorire l’adesione delle biblioteche scolastiche del territorio al Polo UFE, onde valorizzarne l’azione culturale e il patrimonio librario nel contesto del servizio bibliotecario pubblico, sia a livello territoriale sia in quello nazionale;
Preso atto
della concorde volontà degli Enti sottoscrittori la convenzione di:
1. confermare un unico Polo SBN, secondo lo spirito e le volontà comuni manifestate con le precedenti convenzioni;
2. cooperare a tal fine, definendo la suddivisione degli oneri da sostenere.
Si conviene e si stipula:
Art. 1 - Sistema informativo bibliografico e documentale territoriale (Polo UFE SBN)
Gli Enti sottoscrittori concordano di collaborare allo sviluppo e alla gestione di un sistema informativo bibliografico e documentale sulla base territoriale della provincia di Ferrara, quale parte attiva di un servizio bibliotecario regionale nel quadro del SBN.
Tale sistema informativo si basa sull’utilizzo dell’applicativo Sebina di proprietà di DM Cultura s.r.l. e della Regione Xxxxxx-Romagna, che ha ottenuto la certificazione di conformità al protocollo SBN- MARC in data 22-23.11.2005 14.02.2006, 23.11.2015 e 25.02.2019 per il livello 4 "Cattura e localizzazione per possesso e gestione creazione, correzione ed allineamento" per tutti i materiali e tutti gli Authority Files.
La banca dati è proprietà comune e indivisa del Polo UFE. Gli Enti sottoscrittori sono proprietari delle rispettive banche dati, che costituiscono la banca dati comune del Polo Bibliotecario Ferrarese.
Ai sensi dell’art 26 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR, General Data Protection Regulation) gli Enti sottoscrittori sono contitolari del trattamento dei dati presenti nella banca dati comune del Polo Bibliotecario Ferrarese e si impegnano:
- all’osservanza degli obblighi da esso derivanti mettendo in atto misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire che il trattamento sia conforme a quanto previsto dal GDPR;
- alla verifica ed aggiornamento periodico delle politiche di protezione dei dati ai sensi dell’art. 24 e 25 con particolare riguardo all’esercizio dei diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 13 e 14.
- alla predisposizione dell’accordo di contitolarità del trattamento dei dati personali.
Il Polo UFE aderisce al SBN a livello 4, e incrementa il catalogo collettivo tramite l’inserimento dei dati catalografici relativi al patrimonio delle biblioteche che vi partecipano, garantendo la
circolazione dei documenti in originale o in copia mediante il prestito interbibliotecario e l’accesso alle risorse digitali
Art. 2 – Ambiti della cooperazione territoriale
Onde consentire la realizzazione piena della presente intesa, gli Enti sottoscrittori individuano i seguenti campi di cooperazione:
• progettazione generale del servizio, che precisi le vocazioni e i compiti di ogni istituzione in rapporto alle sue tradizioni, verificate sui bisogni informativi attuali;
• sviluppo coordinato delle raccolte;
• condivisione delle modalità di predisposizione di progetti e interventi di Polo da realizzare mediante risorse aggiuntive eventualmente assegnate al Polo dai Piani bibliotecari regionali o da altre fonti di finanziamento;
• individuazione delle problematiche tecniche e definizione delle soluzioni più convenienti, nel rispetto degli standard internazionali e nazionali adottati;
• armonizzazione delle attività di digitalizzazione e di promozione dei contenuti digitali, finalizzata a:
a) valorizzare il patrimonio culturale dei diversi soggetti partecipanti;
b) perseguire, compatibilmente con le rispettive esigenze, il coordinamento delle iniziative di costituzione delle collezioni digitali singole o comuni, sia per quanto attiene agli aspetti della individuazione, archiviazione e preservazione dei documenti, sia per quanto riguarda le modalità di accesso;
c) favorire il raccordo con i programmi regionali, nazionali ed europei in materia di biblioteche digitali;
• coordinamento dei servizi al pubblico, tali da armonizzare criteri e modalità di erogazione, anche proponendo strumenti regolamentari e carte dei servizi concepiti su principi comuni;
• partecipazione a sistemi standardizzati di autenticazione federata (quali ad esempio quelli previsti da IDEM della rete G.A.R.R., Gruppo Armonizzazione Reti di Ricerca, o da SPID, il Sistema Pubblico di Identità Digitale);
• individuazione di strumenti di analisi dei bisogni dell’utenza e del grado di soddisfazione nei riguardi dei servizi erogati e di elaborazione statistica degli indicatori più significativi di servizio;
• valorizzazione delle risorse umane, anche attraverso la progettazione di percorsi formativi comuni;
• coordinamento delle iniziative culturali e promozionali;
• promozione nei musei e negli archivi del territorio (comunali e statali o privati) della conoscenza dell’attività del Polo Bibliotecario Ferrarese, onde renderli consapevoli dell’utilità di un’auspicabile futura azione cooperativa praticata attraverso i servizi culturali offerti da ciascuna tipologia di istituti culturali.
In particolare i partner si impegnano a:
• adeguare i regolamenti, le procedure, l'organizzazione dei servizi delle biblioteche alla condivisione delle risorse informative e alle condizioni di accesso degli utenti concordate tra i partner;
• garantire l’adozione degli standard previsti dal SBN da parte delle biblioteche partecipanti;
• partecipare a futuri sistemi regionali per la segnalazione di anomalie e proposte di sviluppo dell’applicativo in uso;
• mettere a disposizione della cooperazione i propri cataloghi automatizzati e le proprie collezioni digitali;
• aderire alle iniziative di catalogazione retrospettiva generale o tematica, approvate dal Comitato di gestione;
• acquisire gli archivi di dati, le attrezzature e gli strumenti tecnici e bibliografici di comune interesse.
Art. 3 – Adesione di nuove biblioteche al Polo Bibliotecario Ferrarese (Polo UFE SBN)
L’Università degli Studi di Ferrara ed il Comune di Ferrara hanno facoltà di collegare al Polo tutte le biblioteche da loro amministrate, o con loro convenzionate, dandone preventiva comunicazione agli organi di gestione del Polo, accettando gli oneri nonché il rispetto degli standard di servizio e professionalità della normativa regionale in materia (ai sensi dell’art. 10 L.R. 24 marzo 2000, n. 18).
L’Università degli Studi ed il Comune di Ferrara promuovono l’adesione delle biblioteche scolastiche del territorio ferrarese nel Polo UFE SBN, anche in considerazione della loro importanza ai fini dei percorsi educativi e di alfabetizzazione degli studenti.
Possono successivamente aderire, previa approvazione del Comitato di gestione, altri Enti pubblici o privati, titolari di biblioteche, che accettino gli oneri nonché il rispetto degli standard di servizio e di professionalità previsti dalla normativa regionale in materia (ai sensi dell’art. 10 L.R. 24 marzo 2000, n. 18).
Nell’intesa che il patrimonio degli Enti partecipanti sia messo a disposizione della collettività, gli Enti si impegnano a individuare per i diversi tipi di materiali che possiedono – dal libro a stampa antico e moderno (musica a stampa, materiale iconografico, manoscritti) a quello digitale - le idonee procedure di trattamento catalografico
Art. 4 – Organismi del Polo Bibliotecario Ferrarese (Polo UFE SBN)
Al fine della gestione del Polo unico e del conseguente sviluppo dei servizi bibliotecari gli Enti sottoscrittori costituiscono i seguenti organismi:
A) il Comitato di Gestione
B) la Commissione Tecnica bibliotecaria
C) l'Assemblea degli Utenti.
A) Il Comitato di Gestione è l’organo di raccordo tra gli Enti sottoscrittori della presente Convenzione ed è costituito dai titolari delle competenze di coordinamento o direzione dei servizi bibliotecari dei diversi partner istituzionali. Esso, dunque, è composto da cinque membri: un rappresentante della Regione Xxxxxx-Romagna scelto tra il personale tecnico dall’Area Biblioteche e archivi del Settore Patrimonio culturale; un rappresentante scientifico e un rappresentante bibliotecario dell’Università; un rappresentante scientifico e un rappresentante bibliotecario del Comune di Ferrara e dei Comuni del territorio provinciale tra loro convenzionati nella citata Rete “Bibliopolis”.
Al Comitato di Gestione spettano i compiti di:
• programmazione dello sviluppo dei servizi del Polo, in allineamento alle politiche culturali delle rispettive amministrazioni e compatibilmente con le risorse umane, finanziarie e strumentali messe a disposizione dagli Enti;
• messa a punto dei piani annuali di incremento e di verifica annuale dello stato di avanzamento della rete e dei servizi bibliotecari;
• emanazione di direttive, adozione di decisioni relativamente alla rappresentanza del Polo ferrarese SBN ed alla gestione delle risorse ad esso assegnate;
• approvazione delle richieste di adesione di biblioteche appartenenti ad altri Enti o comunque comportanti modificazioni nella ripartizione degli oneri;
• rendicontazione della gestione socio-culturale e finanziaria del Polo, a chiusura di ogni esercizio.
In ogni caso, le direttive del Comitato di Gestione in ordine ai programmi di sviluppo del Polo vanno adottate con tempi compatibili alle necessarie deliberazioni degli organi competenti degli Enti sottoscrittori.
B) La Commissione Tecnica bibliotecaria è composta da un rappresentante della Regione Xxxxxx- Romagna scelto tra il personale tecnico dall’Area Biblioteche e archivi del Settore Patrimonio culturale, da un rappresentante della “Rete bibliotecaria scuole di Ferrara e provincia”, e da altri membri (fino a un massimo di tre), rispettivamente per l’Università e per il Comune di Ferrara; infine, da tre membri in rappresentanza delle biblioteche comunali del Ferrarese convenzionate col Comune di Ferrara nella Rete “Bibliopolis”.
Ne fanno parte altresì i gestori informatici dell’Università e può parteciparvi anche il rappresentante informatico del Comune di Ferrara.
Per mandato del Comitato di Gestione e sulla base degli indirizzi degli organi nazionali di gestione SBN, la Commissione Tecnica bibliotecaria formula pareri, redige disciplinari e normative tecniche ed esercita funzioni di verifica in ordine:
• ai criteri di catalogazione da adottare;
• al fabbisogno di formazione professionale e aggiornamento dei bibliotecari;
• alle proposte di progetti e servizi di valorizzazione del Polo da candidare per l’assegnazione di contributi e finanziamenti statali, regionali o di altra fonte;
• alla definizione di strumenti comuni per il controllo di gestione dei servizi;
• all'adozione e all'applicazione dei parametri di rilevamento statistico adottati dal SBN;
• alla definizione di standard di erogazione dei servizi;
• alla compatibilità di specifici interventi di personalizzazione del software che interessino il regolare funzionamento e lo sviluppo delle procedure condivise;
• a iniziative di catalogazione speciale o retrospettiva, generale o tematica, che interessino il regolare funzionamento e lo sviluppo delle procedure condivise, anche nell'ambito di eventuali iniziative regionali, statali o comunitarie;
• alla programmazione ed alla progettazione di tutte le attività di carattere tecnico- biblioteconomico necessarie alla messa in atto delle decisioni sullo sviluppo dei servizi del Polo e all'incremento della cooperazione.
Sulle materie di competenza, può inoltre formulare proposte, sulla base della conoscenza della realtà bibliotecaria e delle esigenze rilevate.
La Commissione Tecnica bibliotecaria aggiornerà il Regolamento interno di cui è dotata per disciplinare la propria attività, entro sei mesi dalla stipula della presente Convenzione. Le eventuali modifiche al documento dovranno essere sottoposte al Comitato di Gestione per l’approvazione.
La Commissione Tecnica bibliotecaria è presieduta, con alternanza annuale, dai rappresentanti dell’Università e del Comune, ciascuno dei quali garantirà anche le funzioni di segreteria operativa.
C) L’Assemblea degli Utenti è costituita dai titolari delle competenze di coordinamento o direzione dei servizi bibliotecari di ciascun ente o istituto collegato al Polo, nel numero di almeno un rappresentante per biblioteca.
All'Assemblea vengono presentati i programmi delle attività del Polo; l'Assemblea esprime parere e formula proposte sullo sviluppo dei servizi.
L'Assemblea è convocata almeno una volta all’anno dal Comitato di gestione ed è presieduta dal Presidente del Comitato di gestione
Art. 5 – Impegni degli Enti costituenti il Polo Bibliotecario Ferrarese (Polo UFE SBN)
Nell'ambito della cooperazione definita nella presente intesa, i singoli Enti assumono i seguenti impegni:
A) la Regione Xxxxxx-Romagna, d'intesa con gli Enti interessati e nell’ambito delle sue competenze ed ai sensi della L.R. 18/2000, che ad essa assegna tra l’altro il compito di favorire l’integrazione tra le banche dati regionali e nazionali:
• riconosce e sostiene anche finanziariamente, nei limiti delle risorse stanziate dai Piani bibliotecari ex LR 18/2000, la cooperazione, le reti e i sistemi bibliotecari, quali elementi chiave per consentire una maggiore sostenibilità degli istituti e dei servizi, attraverso la condivisione di risorse umane e infrastrutture, e per assicurare politiche territoriali più incisive e integrate
• supporta con attività di consulenza l’organizzazione e lo sviluppo del Polo;
• mette a disposizione dei partner l’infrastruttura tecnologica dedicata ai Poli bibliotecari ed i software di cui è titolare, nonché le competenze tecniche e catalografiche di cui dispone;
• mette anche a disposizione i cataloghi retrospettivi (cinquecentine, stampe, fotografie, archivi storici, ecc.) realizzati o in via di realizzazione;
• mette a disposizione i dati anagrafici e statistici sulle biblioteche della Regione;
• informa il Polo delle politiche bibliotecarie, documentali, informative, informatiche e di diffusione delle conoscenze regionali a cui i sistemi bibliotecari e documentali del Polo siano chiamati a concorrere;
• promuove l'adozione di standard di prestazioni e condizioni contrattuali uniformi per l'erogazione dei servizi di manutenzione, consulenza e assistenza per i Poli emiliano-romagnoli, secondo principi di equità e trasparenza, coordinando i rapporti tra la Società produttrice dei sistemi applicativi Sebina ed i Poli Bibliotecari della Regione Xxxxxx-Romagna.
B) L'Università degli Studi di Ferrara si impegna a svolgere le funzioni di gestione tecnica del Polo, secondo quanto specificato nell’Allegato 1, avvalendosi di personale informatico dell’Ateneo, in particolare in tale veste provvede:
• all’acquisizione ed alla gestione dei server degli archivi catalografici, gestionali e dell'OPAC, dimensionati secondo le specifiche indicate dal Fornitore dei sistemi applicativi in uso, garantendo che le prestazioni siano adeguate alle esigenze dei servizi bibliotecari del Polo;
• alla manutenzione dell'hardware e del software di base, del software applicativo e alla assistenza sistemistica sui server, garantendo il regolare funzionamento del servizio di gestione del Polo nell'orario di attività delle biblioteche ad esso collegate;
• a rendere disponibili ai partner del Polo i sistemi applicativi in uso;
• al collegamento dei server alla rete di trasmissione dati dell’Ateneo, a sua volta accessibile da tutti gli Enti della convenzione e da Internet;
• ai collegamenti all’Indice tramite G.A.R.R. così come previsto dagli accordi di programma tra MUR e MIC.
C) Il Comune di Ferrara si impegna a:
• garantire la disponibilità delle risorse informatiche necessarie al collegamento delle proprie biblioteche agli archivi del Polo.
• coordinare, per mezzo di apposita Convenzione, l’insieme delle Biblioteche comunali del territorio ferrarese e quella della locale CCIAA, costituenti la Rete denominata “Bibliopolis”, assicurandone la partecipazione alle attività e ai benefici di Polo, rappresentando le stesse in seno al Comitato di Gestione.
Inoltre gli Enti aderenti:
• rendono disponibili le risorse informative, bibliografiche e documentali delle biblioteche del Polo a favore dell'utenza;
• si impegnano a condividere i rispettivi sistemi informativi pubblici in rete, nel rispetto delle norme per la tutela della privacy;
• assicurano l’assistenza sulle procedure e sugli applicativi ai rispettivi utenti bibliotecari;
• si impegnano, ciascuno per la propria competenza, a monitorare la funzionalità complessiva della rete, garantendone il funzionamento ottimale per consentire un corretto colloquio con i server di Polo e con i sistemi applicativi ivi residenti;
• si impegnano ad impiegare personale adeguatamente formato;
• assicurano il rispetto degli standard del Polo da parte delle proprie biblioteche.
Art. 6 – Oneri finanziari
Per quanto concerne il pagamento delle spese di affidamento dei servizi di manutenzione, assistenza e consulenza sui sistemi applicativi in uso si conviene quanto segue:
• l’Università degli Studi di Ferrara, congiuntamente al Comune di Ferrara, sottoscrive il contratto per l’affidamento dei servizi di manutenzione, assistenza e consulenza sui sistemi applicativi in uso e provvede al pagamento della propria quota-parte per le biblioteche da essa amministrate o con essa convenzionate il 50% nel mese di luglio ed il 50% nel mese di gennaio di ogni anno;
• Il Comune di Ferrara congiuntamente all’Università degli Studi di Ferrara sottoscrive il contratto per l’affidamento dei servizi di manutenzione, assistenza e consulenza sui sistemi applicativi in uso e provvede al pagamento della propria la quota-parte per le biblioteche amministrate e per quelle del territorio provinciale convenzionate nella Rete “Bibliopolis” il 50% nel mese di luglio ed il 50% nel mese di gennaio di ogni anno;
• Università e Comune di Ferrara nonché la Rete “Bibliopolis” sostengono altresì la quota dovuta per la Rete bibliotecaria scuole di Ferrara e provincia, con suddivisione della stessa in parti uguali;
Gli oneri derivanti dalla gestione del Polo sono definiti, come di séguito:
a) Il canone di manutenzione, assistenza e consulenza annuale sui sistemi applicativi in uso per il Polo Ferrarese sarà ripartito tra Università degli Studi, Comune di Ferrara e sua collegata Rete “Bibliopolis”, secondo il prospetto di cui all’Alleg. 2.
b) Le spese per personalizzazioni dei sistemi applicativi in uso da richiedere al Fornitore andranno ripartite in parti uguali tra Università degli Studi e Comune di Ferrara qualora di interesse per entrambi gli Enti ed ognuno corrisponderà al Fornitore la quota-parte di competenza; ogni Ente corrisponderà altresì al Fornitore i costi per personalizzazioni che siano di suo esclusivo interesse.
c) L’assistenza informatica ai server e ai sistemi applicativi di Polo sarà assicurata dal personale informatico in servizio presso l’Università degli Studi di Ferrara secondo le specifiche di cui Alleg.
1. Le spese per servizi informatici in outsourcing di interesse per il Polo vengono ripartite in parti uguali tra Università degli Studi e Comune di Ferrara.
d) Eventuali spese per manutenzione straordinaria dell’hardware verranno ripartite in parti uguali tra Università degli Studi e Comune di Ferrara.
e) Per le successive adesioni al Polo di altri Enti pubblici o privati, titolari di biblioteche, la ripartizione delle spese verrà decisa dal Comitato di Gestione.
Sono a carico dei singoli Enti o Istituti collegati al Polo:
• le spese relative alle risorse informatiche periferiche comprensive della manutenzione ordinaria e straordinaria;
• le spese relative ai collegamenti con i server di Polo, quando non già assicurate da reti esistenti;
• le spese relative all’assistenza informatica ai sistemi applicativi in uso per le singole biblioteche.
Ogni Ente partecipante, secondo le proprie norme statutarie ed amministrative, individua nel proprio bilancio appositi capitoli o previsioni di spesa assicurandone i regolari finanziamenti.
Art. 7 – Durata della convenzione e procedura di rinnovo
La presente convenzione ha validità sino al 31.12.2024 e potrà essere rinnovata alla scadenza previa delibera dei rispettivi organi competenti.
Art. 8 - Recesso o scioglimento
Le Parti hanno facoltà di recedere unilateralmente dalla presente convenzione ovvero di scioglierla consensualmente; il recesso deve essere esercitato mediante comunicazione scritta da notificare a mezzo Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) o con raccomandata A.R.
Il recesso ha effetto decorsi tre mesi dalla data di notifica dello stesso.
Il recesso unilaterale o lo scioglimento hanno effetto per l’avvenire e non incidono sulla parte di convenzione già eseguita.
In caso di recesso unilaterale o di scioglimento le Parti concordano fin d’ora, comunque, di portare a conclusione le attività in corso
Art. 9 – Registrazione
Il presente atto è sottoscritto in via telematica, con firma digitale, ai sensi dell'art. 15, comma 2 bis, della legge n. 241/1990.
Imposta di bollo assolta in modo virtuale dall’Università di Ferrara, autorizzazione numero 7035/2016 del 17/02/2016.
Letto, confermato e sottoscritto.
- Regione Xxxxxx-Romagna:
Dirigente dell’Area Biblioteche e archivi Firmato digitalmente
Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx Bologna e data
- Università degli Studi di Ferrara:
IL RETTORE
Firmato digitalmente
Prof.ssa Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx e data
- Comune di Ferrara e per la Rete “Bibliopolis”:
Dirigente del Servizio Biblioteche ed Archivi Firmato digitalmente
Xxxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx Ferrara e data
ALLEGATO 1
Protocollo di servizio per la gestione dei server SBN di catalogo e OPAC WEB
Il servizio sarà gestito dall’Università degli Studi di Ferrara in propri locali.
I sistemi di catalogazione e consultazione saranno funzionanti e disponibili 24 ore al giorno, 7 giorni su 7.
Il personale è presente o reperibile per la gestione dei sistemi applicativi in uso nei giorni feriali dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore 18.30 ed è reperibile il sabato mattina dalle ore 8.30 alle ore 12.30.
Secondo un calendario definito annualmente dall’Università degli Studi di Ferrara, sono previsti periodi di chiusura di tutte le strutture dell’Ateneo.
Saranno garantite le attività di back-up e restore, eventuali aggiornamenti al sistema operativo e al software applicativo (data-base e sistemi applicativi in uso)
Le copie di sicurezza vengono salvate su dischi e suddivise in tre entità distinte:
1. copia quotidiana conservata per 6 giorni;
2. copia settimanale conservata per 4 settimane;
3. copia mensile conservata per 6 mesi. Saranno garantiti:
• funzionalità dei server e della loro accessibilità via rete Internet;
• interventi di adeguamento dei parametri e delle tabelle dei sistemi applicativi in uso per il corretto e ottimale funzionamento dei sistemi;
• assistenza ai referenti informatici locali degli Enti in convenzione per l’implementazione e la configurazione di stazioni di lavoro remote;
• interventi per l’individuazione e la risoluzione di malfunzionamenti dei server, della loro accessibilità via rete Internet e dei sistemi applicativi in uso;
• statistiche sull’utilizzo dei sistemi applicativi in uso;
• interventi di manutenzione preventiva sui server di Polo, comunicati, quando possibile, con un anticipo di almeno tre giorni;
• raccolta e gestione delle segnalazioni di malfunzionamento e richieste di miglioramento dei sistemi applicativi in uso;
• gestione delle comunicazioni con l’Indice SBN;
• tempestive forme di comunicazione e informazione all’utenza in relazione a malfunzionamenti dei server, della loro accessibilità via rete Internet, e dei sistemi applicativi in uso.
L’assistenza biblioteconomica ed informatica sui sistemi applicativi in uso al personale bibliotecario in servizio presso le biblioteche del Polo è affidata ai referenti degli Enti in convenzione.