CONVENZIONE DISCIPLINANTE LO SVOLGIMENTO DELLE FUNZIONI DI SERVIZI DI COMMITTENZA

CONVENZIONE DISCIPLINANTE LO SVOLGIMENTO DELLE FUNZIONI DI SERVIZI DI COMMITTENZA

TRA

AUTOMOBILE CLUB D’ITALIA con sede in Xxxx, xxx Xxxxxxx 0, Partita IVA n. 00907501001 e Codice Fiscale n. 00493410583, PEC xxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, in persona del Vice-Presidente, dott.ssa Xxxxxxxxxx Xxxxx, Presidente dell’AC di Roma, giusta deliberazione adottata dal Comitato Esecutivo dell’Ente nella riunione del 18 novembre 2020, (qui di seguito, “ACI”).

E

ACI INFORMATICA SPA, con sede in Xxxx, Xxx Xxxxx xxxxx Xxxxx, 00, capitale sociale euro 2.064.000,00, i.v., P.IVA 00883311033, PEC

xxx_xxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx, in persona del vice direttore generale

governance, avv. Xxxxxxxxx Xx Xxxxxxxxx, (qui di seguito, “ACI Informatica”) entrambe congiuntamente “Parti”

PREMESSO CHE

- l’Automobile Club d’Italia (ACI) ha natura di Ente pubblico non economico, preposto a servizi di pubblico interesse, ai sensi della Legge 20.3.1975 n. 70;

- ACI Informatica è una società per azioni strumentale all’attività dell’Ente pubblico Automobile Club d’Italia (ACI) ed opera in regime di in house providing ai sensi dell’art. 5 del decreto legislativo 18 aprile 2016, n.50 e s.m.i. - Codice dei contratti pubblici;

- i rapporti tra ACI ed ACI Informatica sono definiti nel Regolamento di governance delle Società partecipate dall’ACI, nonché nella vigente Convenzione di servizi stipulata in data 18 dicembre 2014 ed in scadenza il 31 dicembre 2023;

- ai sensi dell’art. 4 dello Statuto, come modificato dall’Assemblea degli azionisti nella riunione del 2 dicembre 2021 (raccolta n. 13161/raccolta n. 9192), ACI Informatica ha ad oggetto sociale, tra l’altro, lo svolgimento di servizi di committenza e le attività di committenza ausiliaria in favore di ACI e delle società in house di ACI;

- con delibera del Consiglio dell’ANAC n. 632 del 03 luglio 2019, l’ACI è iscritto nell’Elenco delle amministrazioni aggiudicatrici e degli enti aggiudicatori che operano mediante affidamenti diretti nei confronti di proprie società in house di cui all’art. 192, comma 1, del Codice dei contratti pubblici, in ragione degli affidamenti in house ad ACI Informatica Spa, (domanda assunta al protocollo ANAC n.0012023 del 07.02.2018- ID328), in conformità alle indicazioni contenute nelle “Linee Guida n. 7” approvate dal Consiglio dell’Autorità con delibera n. 235 del 15 febbraio 2017;

- con deliberazione del Comitato Esecutivo dell’ACI, assunta nella seduta del 23 marzo 2021, è stata istituita l’Unità di Progetto denominata “Attuazione Centrale Acquisti della Federazione ACI” e con deliberazione del Consiglio Generale dell’ACI, assunta nella riunione dell’8 aprile 2021, sono state apportate modifiche all’Ordinamento dei Servizi dell’Ente ed è stata definita la declaratoria delle competenze della suddetta Unità Progettuale, stabilendo che la governance del sistema è in capo al Servizio Patrimonio e Affari Generali;

- con nota informativa prot.653 del 07/07/2021 è stato rappresentato al Comitato Esecutivo nella seduta del 27.07.2021, il modello di centralizzazione degli acquisti delineato nelle citate deliberazioni e che prevede la Governance in capo ad ACI e la gestione operativa degli affidamenti in capo alla società in house ACI Informatica che svolgerà la funzione di Centrale Acquisti per ACI e per le società in house;

- la presente Convenzione è funzionale all’attuazione del suddetto modello di centralizzazione degli acquisti e del nuovo processo di procurement in ACI;

- la presente Convenzione è posta in essere tra le Parti nel presupposto che risultino soddisfatte e che siano mantenute nel corso del periodo di validità della stessa tutte le condizioni di cui all’art. 5 del Codice dei contratti pubblici;

tutto ciò premesso

SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE:

Le Premesse formano parte integrante e sostanziale della presente Convenzione.

Art. 1. Oggetto della convenzione

1.1. ACI Informatica in virtù della presente convenzione assume il ruolo di Centrale Acquisti di ACI (di seguito Centrale Acquisti) per le procedure di gara di appalti di lavori, servizi e forniture, nei termini di cui appresso.

1.2. La presente convenzione disciplina le modalità operative ed il funzionamento della Centrale Acquisti con il compito assegnato ad ACI Informatica, che agisce a tal fine in nome e per conto di ACI, di curare le procedure di gara per l’affidamento di contratti di lavori, servizi e forniture rientranti nell'ambito di applicazione del D.Lgs. n. 50/2016 e s.m.i., di seguito Codice dei contratti pubblici.

In particolare, risultano ricomprese nell’ambito della presente Convenzione:

a) le procedure per l’aggiudicazione di appalti di lavori, servizi e forniture, ad esclusione degli affidamenti diretti e degli affidamenti mediante ordinativo di fornitura in adesione a Convenzione Consip;

b) la stipula di accordi quadro per l’aggiudicazione di appalti di lavori, servizi e forniture.

1.3 Restano di esclusiva competenza di ACI la fase di pianificazione, programmazione e progettazione degli interventi oggetto di affidamento ed, in particolare, l’individuazione dei lavori, delle forniture e dei servizi da acquisire nonché dei finanziamenti occorrenti, la predisposizione della progettazione e del capitolato tecnico e prestazionale d’appalto e delle condizioni di servizio /fornitura.

1.4 Rientra nell’esclusiva competenza di ACI la fase successiva all’adozione del provvedimento di aggiudicazione, vale a dire la nomina del responsabile unico del procedimento in fase di esecuzione e dell’eventuale DEC o DL, la stipula del contratto ovvero dei contratti attuativi in caso di Accordo Quadro, nonché tutte le attività inerenti alla fase di esecuzione del contratto di appalto, in conformità ai vigenti regolamenti, alle disposizioni organizzative interne ed al vigente sistema di deleghe di spesa, nonché al Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e relativi aggiornamenti.

1.5 Per agevolare e semplificare il flusso di informazioni, le Parti concordano di implementare il sistema informatico per monitorare in maniera efficace, trasparente ed agevole l’andamento del Piano dei fabbisogni di cui al par. 3.1.

1.6 Le Parti, nel corso della durata della Convenzione, definiscono le regole organizzative ed operative del nuovo processo di e.procurement per ottimizzare e razionalizzare il processo di raccolta, aggregazione e soddisfacimento del fabbisogno di beni e servizi, nonché per la descrizione del sistema di audit per le fasi di pianificazione, programmazione, affidamento, controllo e gestione delle procedure anche a supporto della Governance del sistema.

Art. 2. Compiti di ACI Informatica

2.1 ACI Informatica, in funzione di Centrale Acquisti, cura la gestione della procedura di gara per l’affidamento di lavori, servizi e forniture sino alla fase di aggiudicazione in caso di Contratto ovvero di stipula in caso di Accordo Quadro; la stipula del Contratto o dei Contratti Attuativi dell’Accordo Quadro rimane di competenza di ACI.

2.2 In particolare, ACI Informatica:

a. provvede annualmente, possibilmente entro il 31 dicembre di ogni anno, a pubblicare sul proprio profilo di committente l’avviso periodico indicativo, ai sensi dell’art. 127 del Codice dei contratti pubblici;

b. provvede all’elaborazione della documentazione a base di gara (capitolato speciale, schema di contratto, ulteriore documentazione a corredo) sotto il profilo amministrativo – legale, ferma rimanendo la competenza di ACI relativamente alla parte tecnica e prestazionale dei predetti elaborati, nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa applicabile, come meglio precisato e dettagliato in seguito.

c. concorda con ACI, per ciascuna procedura, gli elementi principali del contratto e della procedura, i criteri, gli elementi e sub-elementi di valutazione, i rispettivi pesi ponderali e le rispettive modalità di assegnazione dei punteggi, nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa applicabile.

x. xxx richiesto, fornisce supporto in fase di predisposizione della documentazione tecnica e dei documenti che costituiscono parte integrante del progetto, ferma restando la responsabilità di ACI in merito al rispetto della normativa vigente al momento di avvio della procedura di gara;

e. provvede alla predisposizione del bando di gara, disciplinare di gara e/o lettera di invito e ai connessi adempimenti di pubblicità, ovvero all’inoltro degli inviti a presentare offerta in caso di procedura ristretta;

f. assume il ruolo e le funzioni di RUP limitatamente alla fase dell’affidamento per le procedure previste nel Piano ed, ove necessario, in caso di complessità della procedura, si avvale del supporto di collaboratori ACI, di

volta in volta, individuati e dotati della necessaria competenza professionale in rapporto alla singola funzione specifica, che forniranno assistenza materialmente e/o tecnicamente e/o amministrativamente;

g. nomina la Commissione giudicatrice, della quale fanno parte anche componenti indicati da ACI;

h. procede all’eventuale soccorso istruttorio, valuta le offerte sulla base delle previsioni della lex specialis di gara, redige la graduatoria di gara e ove previsto, procede con la verifica delle offerte anomale e formula la proposta di aggiudicazione;

i. procede alla determinazione di aggiudicazione definitiva, nonché alla verifica del possesso dei prescritti requisiti ed alla dichiarazione di efficacia dell’aggiudicazione.

j. provvede alle comunicazioni di cui all’art. 76 del Codice dei contratti pubblici e alla pubblicazione dell’esito nonché allo svincolo delle polizze provvisorie;

k. gestisce eventuali contenzioni relativi alla fase di affidamento;

l. provvede alla stipula dell’Accordo Quadro ovvero alla trasmissione ad ACI della documentazione per la stipula del Contratto.

x. xxxxxxx, per quanto di competenza, agli obblighi informativi verso l’ANAC

n. tiene costantemente informato ACI di ogni sviluppo inerente la procedura di affidamento

2.3 ACI Informatica gestisce e sviluppa la piattaforma telematica di e.procurement e l’Elenco Fornitori, promuove il ricorso ad altri strumenti innovativi di acquisto garantisce il monitoraggio costante anche ai fini delle attività di rendicontazione ai Vertici ACI.

Art. 3. Compiti di ACI

3.1 Al fine di avviare la procedura di gara, ACI trasmette a ACI Informatica:

a) entro il 30 novembre di ogni anno, la pianificazione dei fabbisogni di servizi e forniture per i successivi due anni, nonché dei fabbisogni di lavori per i successivi tre anni;

b) la richiesta del singolo affidamento (Richiesta di Affidamento – RdA), nonché il capitolato tecnico di appalto, la definizione della base d’asta ed ogni altra documentazione tecnica necessaria, quali a titolo esemplificativo, progetto esecutivo, documentazione per la sicurezza, planimetrie, computi metrici ecc..

Art. 4. Corrispettivo

La remunerazione delle attività svolte e di tutti i costi sostenuti, ivi compresi quelli derivanti dall’eventuale contenzioso, da ACI Informatica è disciplinata all’interno del budget annuale assegnato da ACI ad ACI Informatica, in ragione delle complessive attività svolte nell’ambito della Convenzione di servizio in essere.

Art. 5. Durata

5.1 La convenzione decorre dalla data di sottoscrizione della medesima ed ha efficacia fino alla data di scadenza della Convenzione di servizio in essere di cui alle premesse, di cui segue le sorti.

5.2 Entrambe le parti potranno recedere in qualsiasi momento dandone comunicazione alla controparte, con preavviso di almeno sei mesi.

5.3 Resta inteso che, in caso di recesso, le procedure di gara già avviate da ACI Informatica ed ancora in corso al momento del recesso, saranno ultimate da ACI Informatica.

Art. 6. Foro competente

Tutte le controversie che insorgano fra le parti in relazione all’interpretazione, esecuzione, risoluzione, validità ed esistenza della Convenzione o, comunque, a questa connesse, è competenza esclusiva del Foro di Roma.

Art. 7. Domicilio delle parti e comunicazione

7.1 Agli effetti contrattuali e giudiziari, il domicilio legale delle Parti, salva diversa elezione stabilita nella Convenzione o successivamente comunicata per iscritto, si intende elettivamente fissato per entrambe agli indirizzi di posta elettronica certificata come indicata in epigrafe.

7.2 Le Parti convengono che ogni comunicazione e/o scambio di informazione tra le medesime inerenti l’esecuzione della Convenzione possano avere luogo ai seguenti indirizzi di posta elettronica:

Per ACI: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx

per ACI Informatica: x.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx

Art. 8. Riservatezza e privacy

8.1 Le Parti si impegnano a mantenere la più stretta riservatezza in merito alle informazioni e documenti oggetto dell’incarico e s’impegnano a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto dall’altra Parte.

8.2 Detto impegno di riservatezza rimane pienamente valido ed efficace per il periodo di un anno successivo alla data di perdita di efficacia per qualsiasi motivo (risoluzione, recesso, scadenza) della Convenzione.

8.3 Ai sensi e per gli effetti di quanto disposto dal d. lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), così come integrato e modificato ai sensi del Regolamento UE 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46 CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) e sue eventuali modifiche e disposizioni di attuazione (di seguito, congiuntamente, il “Codice della Privacy”), con la sottoscrizione della Contratto, entrambe le Parti si impegnano, informandosi reciprocamente, a far si che tutti i rispettivi dati personali, comunque connessi allo svolgimento dei Servizi, siano oggetto di trattamento, automatizzato e non, esclusivamente per le finalità amministrative e gestionali inerenti l’adempimento degli obblighi contrattuali e legislativi.

8.4 Tali dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi competenti e titolati rispetto a quanto oggetto della prestazione dei Servizi, per le medesime finalità.

8.5 Entrambe le Parti dichiarano e si danno reciprocamente atto che, in relazione al trattamento dei dati personali di cui al presente articolo, esse hanno il diritto di conoscere, cancellare, rettificare, aggiornare, integrare, opporsi al trattamento dei propri dati personali, nonché tutti gli altri diritti riconosciuti dal Codice della Privacy.

Art. 9. Codice etico

9.1 ACI Informatica, nella conduzione dei propri affari e nella gestione dei propri rapporti, si riferisce ai principi contenuti nel proprio Codice Etico. Tale Codice è pubblicato sul proprio sito internet.

9.2 Il rispetto delle disposizione del Codice Etico costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali.

9.3 A tutti gli effetti di legge, l’indicazione dell’indirizzo internet di cui sopra deve intendersi come equivalente ad intervenuta consegna del menzionato Codice Etico.

Art. 10 – Codice di comportamento ACI

ACI Informatica dichiara di conoscere e di essere edotta sulle disposizioni di cui al DPR 16 aprile 2013 n. 62, “Regolamento recante Codice di comportamento dei dipendenti pubblici, pubblicato sulla G.U. – Serie generale n. 129 del 04.06.2013, nonché sulle disposizioni del “Codice di comportamento dell’Automobile Club d’Italia “, disponibili sul sito istituzionale dell’Ente, xxx.xxx.xx, nella sezione “Amministrazione Trasparente”.

Art. 11. Rinvio

Per tutto quanto non previsto nella presente Convenzione si rinvia alle norme del D.lgs. 50/2016 e xx.xx. e ii. e al D.lgs. 175/2016 nonché alle specifiche normative vigenti nelle materie oggetto di Convenzione.

Le attività di rendicontazione, anche ai fini di quanto previsto nell’art.4 sono regolate dalla vigente Convenzione di servizio.

Articolo 12 - Sottoscrizione

Il presente Xxxx verrà sottoscritto con firma digitale e registrato solo in caso d’uso; le spese relative alla stipula del presente accordo, ivi compresa l’imposta di bollo, sono ripartiti tra le Parti in eguale misura, ivi compresa l’imposta di registro.

Letto, approvato e sottoscritto in Roma, 18.01.2022

ACI Informatica S.p.a. Automobile Club d’Italia X.xx Avv. Xxxxxxxxx Xx Xxxxxxxxx X.xx xxxx.xxx Xxxxxxxxxx Xxxxx