PROVINCIA DI VICENZA
PROVINCIA DI VICENZA
AREA SERVIZI AL CITTADINO SETTORE CULTURA
Xxxxxx Xxxxxxxx, 0 - 00000 XXXXXXX - Tel. 0000.000000 - C. Fisc. P. IVA 00496080243
CONVENZIONE TRA
Il COMUNE di
rappresentato dal Sindaco con delibera di Consiglio n. del ;
E
La PROVINCIA di VICENZA in qualità di ENTE di AREA VASTA rappresentata dal Presidente .
PREMESSA
DEFINITA come Rete Bibliotecaria Vicentina (di seguito RBV) la rete costituita dalle biblioteche della provincia di Vicenza che, attraverso la gestione coordinata, la programmazione comune, la condivisione di standard di servizio, punta a raggiungere il miglior livello di efficienza, di efficacia, economicità ed innovazione, allo scopo di soddisfare i bisogni, espressi e potenziali, di benessere e crescita culturale della comunità di riferimento.
CONSIDERATO che tali funzioni devono essere esercitate secondo criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza, ai quali dovranno richiamarsi nella loro azione gli organi politico-amministrativi e tecnici previsti dal presente accordo;
RICHIAMATO il Manifesto Unesco sulle Biblioteche Pubbliche, dal quale discendono i principi deontologici relativi ai servizi erogati dalla biblioteca pubblica, considerata come “via di accesso locale alla conoscenza, [e che] costituisce una condizione essenziale per l'apprendimento permanente, l'indipendenza nelle decisioni, lo sviluppo culturale dell'individuo e dei gruppi sociali”;
CONSIDERATO che il citato Manifesto promuove e sostiene la cooperazione e il coordinamento a più livelli (dal locale al nazionale), affinché le reti bibliotecarie si basino su standard professionali di funzionamento, per offrire i migliori servizi alla più ampia e diversificata utenza;
RICHIAMATI, inoltre:
a) il Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs n. 42 del 22 gennaio 2004) e in particolare:
- art. 10 comma 2 (in cui le raccolte librarie delle biblioteche dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali […] vengono definite “beni culturali”) e comma 3 (in cui si precisa quali categorie di beni siano ricondicibili al carattere “culturale”);
- art. 111, comma 1 (“Le attività di valorizzazione dei beni culturali consistono nella costituzione ed organizzazione stabile di risorse, strutture o reti ...”);
- art.112, comma 4 (“Lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali stipulano accordi per definire strategie ed obiettivi comuni di valorizzazione, ...”);
b) la LR 50/84 e successive modifiche, "Norme in materia di musei, biblioteche, archivi locali o di interesse locale" e in particolare:
- art. 32, in base al quale – si recita testualmente - vengono favorite dalla "Regione (…) la cooperazione fra le biblioteche pubbliche autonome e la creazione di sistemi bibliotecari territoriali e urbani";
- art. 25 comma 2 lettera b), secondo il quale gli enti locali "concorrono alla costituzione, alla gestione, al funzionamento e allo sviluppo dei sistemi bibliotecari locali";
c) le Linee di politica bibliotecaria per le autonomie, redatte dal Gruppo di lavoro Anci-Upi- Regione, nel 2004, in cui dichiara che “I Comuni, le Province e le Regioni ritengono che la cooperazione territoriale debba essere la base di uno sviluppo programmato dei servizi bibliotecari, che possono conseguire adeguati risultati di efficienza ed efficacia solo se progettati e gestiti come reti di servizi differenziati e coordinati”.
RICHIAMATA la volontà espressa dai Comuni durante l’Assemblea plenaria tenutasi in data 20 gennaio 2016 presso la Provincia di Vicenza di perseguire le finalità condivise di coordinamento, programmazione, crescita e sviluppo armonico della Rete Bibliotecaria Vicentina (RBV);
RICHIAMATA, inoltre, la convenzione sottoscritta tra i comuni di Altavilla Xxx.xx, Arcugnano, Arzignano, Asiago, Barbarano Xxx.xx, Bassano del Grappa, Bolzano Xxx.xx, Breganze, Brendola, Bressanvido, Caldogno, Caltrano, Camisano Xxx.xx, Campiglia dei Berici, Carrè, Cassola, Castegnero, Castelgomberto, Chiampo, Chiuppano, Conco, Cornedo Xxx.xx, Costabissara, Dueville, Fara Xxx.xx, Gallio, Gambellara, Grisignano di Xxxxx, Grumolo delle Abbadesse, Isola Xxx.xx, Longare, Lonigo, Lugo di Vicenza, Lusiana, Malo, Marano Xxx.xx, Marostica, Mason Xxx.xx, Molvena, Monte di Malo, Montebello Xxx.xx, Montecchio Maggiore, Montecchio Precalcino, Montegalda, Monteviale, Monticello Xxxxx Xxxx, Montorso Xxx.xx, Mussolente, Nove, Noventa Xxx.xx, Pianezze, Piovene Rocchette, Posina, Quinto Xxx.xx, Recoaro Terme, Rossano Veneto, San Xxxx di Leguzzano, Sandrigo, Santorso, Sarcedo, Schio, Sovizzo, Thiene, Torrebelvicno, Torri di Quartesolo, Trissino, Unione Basso Vicentino (Orgiano, Poiana Maggiore, Sossano), Unione Montana Alto Astico (Arsiero, Cogollo del Cengio, Pedemonte, Valdastico, Velo d'Astico, Tonezza), Unione montana Val Brenta (Valstagna), Valdagno, Valli del Pasubio, Xxx Xxxxx, Villaverla, Zanè, Zermeghedo, Zugliano e la Provincia di Vicenza e l'Istituzione Pubblica Culturale Biblioteca Civica Bertoliana nel corso del 2016, mediante la quale i Comuni sottoscrittori dell'area della Provincia di Vicenza si sono impegnati a perseguire le finalità condivise di coordinamento, programmazione, crescita e sviluppo armonico della Rete Bibliotecaria Vicentina (RBV);
CONSIDERATO che la Provincia di Vicenza, Ente coordinatore della Rete Bibliotecaria Vicentina, si impegna, in qualità di stazione appaltante per l'intera Rete, ad espletare le seguenti gare aventi ad
oggetto forniture o servizi condivisi da tutte le Biblioteche ed essenziali per il funzionamento di RBV, ovvero:
a) gara d'appalto per la gestione del software utilizzato da RBV, entro il 30 novembre 2018, con servizio a decorrere dal 1° gennaio 2019;
b) gara d'appalto per il servizio di trasporto interbibliotecario, entro il 30 novembre 2018, con servizio a decorrere dal 1° gennaio 2019;
c) gara d'appalto per l'acquisto di libri e documenti, entro il 31 ottobre 2019.
SI CONCORDA QUANTO SEGUE
ART. 1 – SCOPI
La Rete Bibliotecaria Vicentina è lo strumento mediante il quale le biblioteche aderenti, fatta salva l'autonomia di ciascuna:
a) si impegnano alla progressiva e virtuosa integrazione ed armonizzazione degli standard, delle prassi, delle procedure e delle strategie di sviluppo della propria biblioteca all'interno della Rete provinciale;
b) realizzano un sistema informativo integrato per tutte le biblioteche, al fine di conseguire un servizio bibliotecario armonizzato, che metta a disposizione di tutti i cittadini – secondo principi di gratuità e reciprocità – il patrimonio documentario collettivo delle biblioteche per le esigenze di studio, informazione, lettura, documentazione e svago, attraverso anche la messa a disposizione di un catalogo che, rispettando gli standard nazionali e internazionali, proponga un'offerta documentaria diversificata;
c) coordinano e condividono l'acquisizione, la conservazione, l'accesso, lo scarto, la pubblica fruizione delle risorse informative e documentarie, fisiche e digitali, possedute dalle biblioteche;
d) promuovono sistemi integrati di beni e servizi culturali, instaurando collaborazioni con archivi, musei, teatri, istituti scolastici e altre istituzioni, organizzazioni e associazioni, con l'obiettivo di rendere fruibile il ricco patrimonio di beni culturali dell'intera provincia;
e) agiscono al fine di attuare la cooperazione di enti pubblici e privati per la realizzazione di progetti a favore della formazione permanente e crescita culturale dei cittadini, della promozione della lettura, della documentazione tradizionale, multimediale e in rete, della conservazione, valorizzazione e tutela del patrimonio librario e documentario, del potenziamento dei servizi bibliografici ed informativi;
f) perseguono una forma organizzativa di tipo orizzontale, a cui è chiamata a partecipare attivamente ciascuna biblioteca; tale tipo di organizzazione si fonda su una costante azione di formazione e aggiornamento dei bibliotecari che divengono soggetti attivi e responsabili sia della propria biblioteca che della grande biblioteca che è la Rete provinciale.
ART. 2 – OGGETTO
I soggetti aderenti riconoscono nella Provincia il centro di coordinamento a cui fare riferimento attraverso gli organi allo scopo istituiti.
Possono aderire alla Rete i Comuni e gli altri Enti pubblici dotati di una biblioteca pubblica funzionante e aperta al pubblico in conformità con le leggi vigenti e che rispettino l'art. 3 della presente convenzione.
Possono altresì aderire alla Rete i soggetti privati in possesso di tutti i requisiti di cui al capoverso precedente, previa delibera di ammissione dell'Assemblea dei Sindaci.
ART. 3 – IMPEGNI E RESPONSABILITA' DEGLI ENTI CONVENZIONATI
Premesso che far parte di una rete bibliotecaria implica l'obbligo di reciprocità e di scambio alla pari di libri e documenti, ogni Comune si impegna a:
a) acquistare annualmente un numero di documenti (materiale librario, multimediali, ebook) per un valore complessivo pari ad almeno € 1,00 per abitante; i Comuni che non raggiungono tale valore si impegnano ad incrementare annualmente il budget di € 0,10 (per abitante), comunicando alla commissione esecutiva il proprio piano di adeguamento;
b) garantire la partecipazione al trasporto librario per almeno due giri settimanali;
c) garantire la partecipazione del personale alle acquisizioni coordinate, ai gruppi di lavoro, alle iniziative di formazione e aggiornamento proposte da RBV e alle riunioni di RBV, anche nel caso in cui il servizio bibliotecario sia co-gestito o gestito da personale esterno al Comune (ad esempio gestito da Cooperative);
d) rispettare le norme di rete, proposte dal gruppo di lavoro e validate dalle commissioni tecnica ed esecutiva;
e) rispettare le procedure gestionali, i criteri e le regole di circolazione e di trattamento dei documenti fissate a livello di Rete;
f) partecipare alle spese di RBV mediante il versamento della quota associativa, (art. 6.1);
g) consegnare tempestivamente i dati e documenti richiesti dal coordinatore di Rete;
h) comunicare al coordinatore di RBV l'eventuale sostituzione del Responsabile della biblioteca;
i) rispettare gli artt. n. 28 e 33 della L.R. 50/84, relativi agli orari di apertura e al personale, garantendo la presenza di un bibliotecario professionale in ogni punto di servizio della rete.
Il rispetto di questi obblighi da parte di tutti è essenziale per il buon funzionamento e sviluppo della Rete. Nei casi di evidente e ingiustificata inadempienza e dopo tre richiami scritti, l’Assemblea dei Sindaci può deliberare l'esclusione del soggetto inadempiente, o, comunque, può deliberare il diniego del rinnovo dell’adesione alla scadenza della presente Convenzione.
ART. 4– COMPITI DEL SOGGETTO CAPOFILA
La Provincia di Vicenza, in qualità di Soggetto Capofila:
a) attua le direttive dettate dalla commissione esecutiva;
b) sovraintende alle attività del coordinatore di Rete, cui dipende funzionalmente;
c) coordina e organizza, mediante la collaborazione del gruppo di lavoro Catalogo, la gestione del catalogo;
d) si occupa della gestione dei fondi disponibili secondo i criteri stabiliti nella presente Convenzione e le direttive della commissione esecutiva e assume i relativi provvedimenti;
e) rendiconta almeno due volte l’anno alla commissione esecutiva lo stato dei fondi in gestione;
f) individua i fornitori per gli acquisti coordinati per conto delle biblioteche convenzionate, mediante l'adozione degli opportuni atti amministrativi al fine di raggiungere il miglior servizio di acquisto al costo inferiore;
g) individua il fornitore, tramite gara, per la gestione del software utilizzato da RBV per conto delle biblioteche convenzionate, mediante l'adozione degli opportuni atti amministrativi al fine di raggiungere il miglior servizio di acquisto al costo inferiore;
h) individua il fornitore del servizio di trasporto interbibliotecario per conto delle biblioteche convenzionate, mediante l'adozione degli opportuni atti amministrativi al fine di ottenere il miglior servizio al costo inferiore;
i) individua i fornitori di altri beni e servizi necessari al buon funzionamento della rete.
ART. 5 – FORME DI CONSULTAZIONE, ORGANI E STRUMENTI DI GESTIONE
Per l'assolvimento dei compiti previsti dalla presente Convenzione si prevedono i seguenti organi di consultazione e di gestione:
1) Presidente
2) Assemblea dei Sindaci
3) Commissione esecutiva
4) Coordinatore di Rete
5) Assemblea dei bibliotecari
6) Commissione tecnica
7) Gruppi di lavoro
1) Presidente
Il presidente della Provincia, o soggetto da lui delegato:
a) convoca e presiede l'Assemblea dei Sindaci;
b) convoca e presiede la commissione esecutiva;
c) dispone l'attuazione dei programmi pluriennali e del piano attuativo annuale di attività della Rete;
d) mantiene i rapporti con le Amministrazioni Comunali, la Provincia e la Regione.
In caso di impedimento o assenza le funzioni del Presidente vengono svolte dal vice presidente, nominato dalla commissione esecutiva;
2) Assemblea dei Sindaci
L’Assemblea dei Sindaci dei Comuni che costituiscono RBV si riunisce almeno due volte all’anno su convocazione del Presidente; si riunisce, altresì, tutte le volte che il Presidente lo ritenga opportuno o ne faccia richiesta almeno un quinto dei suoi componenti.
La riunione è valida con la presenza di almeno la metà dei comuni che costituiscono RBV e delibera a maggioranza dei presenti.
L’Assemblea:
a) nomina, alla prima seduta e per fasce di popolazione (superiore e inferiore a 15.000 abitanti), 9 degli 11 membri della commissione esecutiva, nel rispetto delle prescrizioni di cui al punto 3;
b) ratifica eventuali modifiche o integrazioni alla convenzione proposte dalla commissione esecutiva, a maggioranza assoluta dei suoi componenti;
c) approva il bilancio preventivo riferito all'anno successivo entro il 30 novembre di ogni anno;
d) approva il bilancio consuntivo entro il 31 maggio dell'anno successivo a quello di riferimento;
e) approva le convenzioni, i protocolli d'intesa e le altre eventuali forme di accordo con soggetti ed enti titolari di reti bibliotecarie a livello interprovinciale, regionale e nazionale, al fine di estendere le aree di cooperazione e potenziare i servizi ed i contenuti offerti agli utenti;
f) delibera l'ammissione alla Rete dei soggetti privati di cui all'art. 2;
g) delibera l'esclusione e il mancato rinnovo dei soggetti inadempienti di cui all'art. 3;
h) valuta e approva le iniziative di carattere straordinario proposte dalla commissione esecutiva;
3) Commissione esecutiva
I componenti, complessivamente in numero di 11, sono individuati tra gli amministratori. Compongono la commissione esecutiva: il Presidente della Provincia o suo delegato, il rappresentante del Comune di Vicenza, i rappresentanti di 3 dei Comuni con più di 15,000 abitanti (nominati dai Comuni con più di 15.000 abitanti), i rappresentanti di 6 tra gli altri comuni, di cui almeno 2 di Comuni con meno di 5.000 abitanti (nominati dai Comuni con meno di 15.000 abitanti).
La commissione esecutiva:
a) delibera sulle proposte della commissione tecnica;
b) nomina il vice presidente;
c) individua, tra i dipendenti degli Enti Locali, il coordinatore della Rete;
d) approva lo schema di programma pluriennale di attività della Rete;
e) approva lo schema di bilancio preventivo annuale e pluriennale della Rete;
f) approva lo schema di rendiconto annuale di gestione della Rete;
g) propone all'Assemblea dei Sindaci l'ammissione di nuovi soggetti alla convenzione;
h) propone all'Assemblea dei Sindaci modifiche o integrazioni alla convenzione;
i) si riunisce almeno sei volte all'anno e qualora ne facciano richiesta il Presidente o almeno tre dei suoi componenti.
Per la validità degli incontri occorre la presenza della maggioranza dei componenti; le decisioni vengono adottate con voto favorevole della maggioranza dei presenti; in caso di parità prevale il voto del Presidente.
La partecipazione alle riunioni della commissione esecutiva avviene a titolo gratuito.
4) Coordinatore di RBV
Il coordinatore della Rete è individuato dalla commissione esecutiva tra i dipendenti degli Enti Locali di categoria D1 o superiore, in possesso dei requisiti adeguati al ruolo, dipende funzionalmente dal Presidente della Commissione esecutiva ed organizzativamente dal Segretario Direttore Generale della Provincia di Vicenza.
Il Coordinatore:
a) formula e predispone gli schemi del programma pluriennale di attività e del programma attuativo annuale delle attività della Rete, previa approvazione della commissione tecnica e della commissione esecutiva;
b) formula e predispone lo schema di bilancio preventivo annuale e pluriennale della rete;
c) formula e predispone lo schema di rendiconto annuale di gestione della rete;
d) predispone relazioni tecniche su richiesta della commissione esecutiva;
e) elabora progetti di sviluppo dei servizi della Rete da inserire nel programma pluriennale di attività;
f) gestisce e coordina le risorse umane eventualmente assegnate all’Ufficio di Coordinamento.
Dal punto di vista gestionale, il coordinatore:
g) predispone ed assume tutti gli atti amministrativi inerenti la gestione della Rete;
h) gestisce le relazioni tecniche con le biblioteche della rete;
i) cura e mantiene i rapporti con la Regione e gli altri sistemi e/o reti bibliotecarie;
j) ricerca fondi e sponsorizzazioni per il sostegno a iniziative e progetti a beneficio di tutta la rete anche attraverso la partecipazione a bandi;
k) assiste alle sedute della commissione esecutiva e ne redige i verbali;
l) convoca, coordina e verbalizza le riunioni della commissione tecnica;
m) provvede al collegamento tra la commissione esecutiva e la commissione tecnica;
n)cura la realizzazione dei programmi e l'organizzazione dei servizi centralizzati della Rete, attuando le proposte della commissione esecutiva e della commissione tecnica;
o) collabora alla predisposizione dei progetti biblioteconomici per la valorizzazione e riqualificazione delle biblioteche convenzionate;
p) predispone una relazione annuale sullo stato della Rete, sottoscritta anche dal Presidente, da inviare all'Assemblea dei Sindaci.
5) Assemblea dei Bibliotecari
Ha ruolo consultivo ed è composta, oltre che dal coordinatore, da ciascun responsabile delle biblioteche associate, anche se non di ruolo; è facoltà del singolo responsabile della biblioteca essere affiancato dai propri collaboratori.
L'Assemblea dei bibliotecari:
a) nomina, alla prima seduta e per fasce di popolazione (superiore e inferiore a 15.000 abitanti), 9 degli 11 membri della commissione tecnica;
b) si riunisce almeno 2 (due) volte all'anno ed è convocata dal coordinatore della Rete;
6) Commissione tecnica
E' composta dal coordinatore di Rete e da dieci responsabili di biblioteca dei Comuni aderenti. Allo scopo di assicurare un'adeguata rappresentanza di diverse tipologie di servizio, i componenti vengono scelti come segue:
a) il Direttore della Biblioteca Bertoliana o suo delegato;
b) 3 responsabili di biblioteca di Comuni con più di 15.000 abitanti (nominati dai Comuni con più di 15.000 abitanti);
c) 6 responsabili di biblioteca (anche se non di ruolo, nel caso in cui la biblioteca sia gestita da Cooperativa) scelti tra gli altri comuni, dei quali almeno uno proveniente da Comuni con meno di
5.000 abitanti (nominati dai Comuni con meno di 15.000 abitanti).
La commissione tecnica si riunisce almeno 6 (sei) volte l'anno ed è convocata dal coordinatore di Rete.
La Commissione Tecnica:
d) esercita funzioni scientifiche, tecniche e organizzative per il funzionamento della Rete;
e) propone forme di coordinamento delle procedure delle biblioteche aderenti;
f) elabora proposte di revisione, regolamentazione e sviluppo dei servizi che verranno deliberate dalla commissione esecutiva;
g) propone alla commissione esecutiva gli schemi dei programmi pluriennali e il piano annuale delle attività.
Al termine di ogni riunione una relazione riassuntiva dei lavori viene redatta dal Coordinatore, che la trasmette per conoscenza alla commissione esecutiva.
A seguito della presa d'atto da parte della commissione esecutiva, la relazione verrà condivisa tra le biblioteche della Rete.
7) Gruppi di lavoro
Nell'ambito di specifiche tematiche e/o progetti di interesse dell'intera rete, vengono istituiti gruppi di lavoro formati da bibliotecari in servizio presso le biblioteche associate. I partecipanti ai gruppi devono acquisire preventivamente l'autorizzazione dalle Amministrazioni di appartenenza.
I gruppi si costituiscono attraverso autocandidatura, validata dalla commissione tecnica.
Gli ambiti di lavoro dei singoli gruppi sono individuati dal coordinatore, che ne fisserà anche obiettivi e cronoprogramma, previo parere della commissione tecnica.
Sono gruppi di lavoro a tempo indeterminato, fondamentali per il funzionamento della Rete:
a) Catalogazione
b) Norme di rete
c) Acquisizione e scarto coordinato
d) Promozione
e) Statistiche
Altri gruppi di lavoro possono essere istituiti e sciolti secondo le esigenze che si presentano nel corso dello sviluppo e dell’innovazione del servizio bibliotecario, in supporto alla programmazione pluriennale della Rete.
ART. 6– RISORSE E ONERI FINANZIARI
Sono risorse oggetto della presente Convenzione:
a) la quota associativa annuale che ciascun Comune, come definito al comma 1 del presente articolo, versa alla Provincia di Vicenza;
b) le cifre rimaste disponibili a conclusione delle iniziative avviate nel corso del 2017-2018, utilizzando i residui frutto della cooperazione SBPV che saranno versati alla Provincia da parte del Comune di Vicenza;
c) eventuali fondi derivanti da partecipazione a bandi e sponsorizzazioni, introitati sul bilancio della Provincia di Vicenza, in qualità di soggetto capofila;
d) i contributi regionali.
6.1 I Comuni convenzionati versano annualmente una quota di partecipazione che va a coprire le spese relative al costo del coordinatore di rete (che la Provincia riconoscerà all’Ente di appartenenza del dipendente) e delle attività di promozione e formazione della rete stessa, pari ad un ammontare complessivo annuale di € 70.000,00.
Il budget viene ripartito secondo le seguenti modalità:
il 40% ( 28.000,00) suddiviso in pari misura tra il numero dei Comuni convenzionati; il 60% (42.000,00) suddiviso in base al numero degli abitanti di ciascun Comune.
La Provincia di Vicenza, quale ente capofila, oltre a provvedere alla gestione del budget complessivo, rendiconterà le spese a ciascun Comune sottoscrittore nell'anno successivo a quello dell'esercizio.
ART. 7 – DURATA DELLA CONVENZIONE
La presente convenzione viene approvata e sottoscritta dai soggetti aderenti entro il 15 giugno 2018, con decorrenza a partire dal 1° gennaio 2019 e avrà durata sino al 31 dicembre 2023.
ART. 8 - RECESSO DALLA CONVENZIONE E DECADENZA RAPPRESENTANTI
a) Ciascun comune può recedere da RBV in qualsiasi momento a mezzo di deliberazione consiliare con conseguente comunicazione al Presidente della Provincia;
b) Il recesso avrà effetto dal 1 gennaio del secondo anno successivo alla comunicazione;
c) Il recesso dei singoli comuni non comporta lo scioglimento di RBV;
d) i rappresentanti dei comuni e delle biblioteche che compongono le commissioni esecutiva e tecnica decadono dopo tre assenze consecutive ingiustificate; saranno reintegrati alla prima assemblea utile dei sindaci e dei bibliotecari.
ART. 9 - CONTROVERSIE
In caso di inosservanza di una delle disposizioni vincolanti del presente accordo, le parti firmatarie interessate comunicano l’inosservanza alla controparte nelle forme di legge.
Per eventuali controversie si rinvia alla competenza dell’Avvocatura Provinciale.