ALL. 1 – CAPITOLATO TECNICO
ALL. 1 – CAPITOLATO TECNICO
AFFIDAMENTO DIRETTO DELL’INCARICO DI SOCIAL MEDIA MANAGER PER IL FONDO FOR.TE., PER LA
DURATA DI 12 (DODICI) MESI.
ART. 1 – INQUADRAMENTO DEL CONTESTO
Il Fondo For.Te. è una associazione riconosciuta con Decreto Ministeriale del 31 ottobre 2002 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, costituita da CONFCOMMERCIO, CONFETRA, CGIL, CISL, UIL, e iscritta al n. 298/2004 del Registro delle persone giuridiche presso l’Ufficio Territoriale del Governo di Roma, ed opera a favore delle imprese e dei relativi dipendenti con lo scopo della qualificazione professionale, dello sviluppo occupazionale e della competitività imprenditoriale attraverso la promozione e il finanziamento di Piani formativi aziendali, territoriali, settoriali, individuali (di seguito il “Fondo” o “For.Te.” o il “Committente”).
Istituito come Associazione ai sensi del Capo II, Titolo II - Libro primo del Codice Civile, il Fondo non ha fini di lucro ed opera a favore di tutte le aziende che ad esso decidano di versare il contributo dello 0,30% istituito dall’Art. 25, quarto comma, della Legge 21 dicembre 1978, n. 845, e ss.mm.ii.
Ai sensi del comma 1 dell’Art. 118, Legge n. 388/2000 e ss.mm.ii., il Fondo finanzia, con risorse pubbliche derivanti dal suddetto versamento del contributo da parte delle aziende aderenti, Piani formativi concordati tra le parti sociali in coerenza con le funzioni di indirizzo attribuite in materia al Ministero del Lavoro, e dal 2011, dall’ANPAL.
In ragione di quanto sopra detto ed ai sensi della sentenza definitiva del Consiglio di Stato del 2015 For.Te.,
come gli altri Fondi, è qualificato come “Organismo di Diritto Pubblico”.
La missione del Fondo è, dunque, quella di promuovere e finanziare la formazione dei lavoratori delle aziende aderenti operando, in qualità di Organismo di Diritto Pubblico, nel perseguimento di un interesse generale e sociale legato alla diffusione della cultura della formazione continua su tutto il territorio Nazionale.
Nel perseguimento dei suoi obiettivi istituzionali, definiti da Statuto e Regolamento, il Fondo prevede annuali investimenti in attività di comunicazione e marketing, in coerenza con le indicazioni del “Programma triennale acquisti di beni e servizi 2024/2026” approvato dall’Assemblea, principalmente finalizzati alla:
1. più ampia diffusione dei punti di forza e dei vantaggi insiti nelle iniziative attivate e nelle novità procedurali adottate dal Fondo For.Te. nell’ottica di fidelizzare le imprese aderenti e incrementare progressivamente il numero di nuove imprese aderenti;
2. piena riconoscibilità del ruolo esercitato dal Fondo For.Te. nel perseguimento dell’interesse pubblico e sociale di diffusione tra le aziende ed i lavoratori della cultura della formazione continua.
Il perseguimento degli obiettivi istituzionali, strategici e di visibilità del Fondo, di cui si è tenuto conto anche nell’elaborazione della strategia di comunicazione in essere, non può prescindere da una strutturata presenza di For.Te. anche sui canali social a maggiore diffusione (Facebook, X, LinkedIn, YouTube, etc.), la cui efficace gestione può concretamente contribuire:
I. ad una maggiore diffusione delle opportunità di finanziamento offerte dal Fondo e, in generale, dei vantaggi e opportunità derivanti dall’adesione allo stesso;
II. a costituire un canale informativo utile al coinvolgimento degli Stakeholder di interesse nelle iniziative intraprese dal Fondo;
III. a rendere il Fondo riferimento chiave nel ridisegno della governance della formazione, stimolando il dialogo e la riflessione delle parti sociali, delle imprese beneficiarie dei finanziamenti, del sistema d’offerta dei servizi di formazione, di analisti e policy maker;
IV. ad acquisire spunti e suggerimenti per il potenziamento e miglioramento degli strumenti in essere, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
Il perseguimento degli obiettivi sopra descritti presuppone il coinvolgimento di una figura consulenziale specialistica, nella qualità di Social Media Manager (di seguito anche il “Professionista” o “Consulente”), che sappia operare in sinergia e coordinamento con l’Area Comunicazione e Marketing del Fondo e sulla base degli input forniti dalla Direzione.
A tal fine, il Fondo intende acquisire, tramite la consultazione di Operatori economici all’uopo interpellati, Offerte rispondenti ai requisiti definiti nella Richiesta di Offerta e nel presente Capitolato da valutare in applicazione del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, in modo da poter individuare una figura professionale esterna in possesso di comprovata esperienza nel ruolo, alla quale eventualmente aggiudicare mediante affidamento diretto ai sensi dell’Art. 50 comma 1 lett. b) del D.lgs. n. 36/2023 e ss.mm.ii. (di seguito anche il “Codice”), “l’Incarico di Social Media Manager a favore del Fondo For.Te.” (di seguito il “Servizio” o l’“Incarico”).
ART. 2 – OGGETTO DEL SERVIZIO
Oggetto del Servizio è l’affidamento dell’Incarico di Social Media Manager a favore del Fondo da prestarsi per la durata di 12 (dodici mesi) dalla data di sottoscrizione del Contratto.
In particolare, il Servizio ha ad oggetto lo svolgimento delle seguenti attività:
A. Gestione dei canali social: amministrazione dei profili Facebook, X, LinkedIn, YouTube, ed apertura e gestione dei canali Instagram e WhatsApp;
B. Strategia di coinvolgimento di nuovi segmenti di pubblico: sviluppo di una strategia basata sull’analisi dei trend e degli obiettivi;
C. Gestione campagne di advertising: sviluppo e produzione di annunci pubblicitari per diversi canali mediatici, con contestuale attività di monitoraggio delle performance delle campagne pubblicitarie ed eventuale attività di ottimizzazione da effettuarsi in corso d’opera;
D. Social media copywriting: produzione di testi coinvolgenti, con adattamento ai diversi formati specifici di ciascuna piattaforma social ed identificazione delle parole chiave e della strategia per il target di riferimento;
E. Digital public relations: gestione dei commenti e dei messaggi di posta che arrivano sulle diverse piattaforme social, creazione di risposte (F.A.Q) da adattare a seconda delle richieste che arrivano dalla community del Fondo;
F. Creazione e pubblicazione post: definizione di un calendario editoriale per la pubblicazione regolare di contenuti e l’interazione con il pubblico;
G. Copertura eventi live o social reporting: live posting, live tweeting e aggiornamento del portale in real time durante gli eventi principali che il Fondo organizza ovvero a cui partecipa;
H. Monitoraggio e Analisi dei Risultati: monitoraggio degli indicatori condivisi, analisi dei risultati e ottimizzazione delle strategie, con eventuale loro modifica in base ai risultati ed ai trend emergenti, e conseguente produzione di reportistica su base semestrale;
I. Certificazione dei Profili: certificazione dei Profili Meta e X.
Si intendono altresì ricomprese tutte quelle ulteriori attività comunque connesse e/o collegate con quelle indicate ai precedenti punti e necessarie alla corretta esecuzione dell’incarico.
ART. 3 – MODALITÀ DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO E OBBLIGHI DEL CONSULENTE
Il Professionista si obbliga, irrevocabilmente, a prestare l’attività di consulenza personalmente con capacità e diligenza professionale nonché ad eseguire a perfetta regola d’arte tutte le attività inerenti al Servizio di cui al precedente Art. 2, onde soddisfare le esigenze e le richieste del Fondo.
L’attività di consulenza dovrà essere prestata per un totale massimo di nn. 960 (novecentosessanta) ore su
base annuale, tenuto conto dell’ipotizzato impegno di nn. 80 (ottanta) ore su base mensile.
Il Professionista deve altresì garantire che la consulenza sia prestata per almeno n. 1 (un) giorno a settimana presso la sede del Fondo.
Resta inteso che differenti modalità operative saranno, di volta in volta, concordate tra il Consulente e il
Committente (anche le “Parti” o singolarmente la “Parte”).
Resta, altresì, inteso che:
- il Consulente non è soggetto al potere gerarchico, organizzativo e direttivo del Committente; tuttavia, dovrà svolgere le sue prestazioni nel tempo e secondo le modalità di cui alla Richiesta di Xxxxxxx, al presente Capitolato e, più in generale, al Contratto;
- le attività dovranno essere svolte sulla base degli input forniti dalla Direzione del Fondo e in stretto coordinamento con il Responsabile Area Comunicazione e Marketing;
- tenuto da ultimo conto dei diversi rapporti contrattuali che il Fondo ha in essere e che intende avviare per ottimizzare le attività di comunicazione e promozione, il Consulente garantisce un’adeguata attività di coordinamento e collaborazione, nell’ottica di sviluppare opportune sinergie, da un punto di vista strategico ed operativo, tra le attività implementate dalle società coinvolte a diverso titolo in attività attinenti alla comunicazione.
Nell’ambito di una riunione di kick off convocata dal Direttore dell’Esecuzione del Contratto (di seguito anche il “D.E.C.”), le Parti definiscono e concordano la pianificazione delle attività da svolgere (la “Pianificazione del servizio”) e le modalità esecutive di dettaglio.
La pianificazione, che terrà debitamente conto degli input forniti dalla Direzione, potrà essere oggetto di modifiche ed integrazioni, previo accordo tra le Parti, anche alla luce delle iniziative nel tempo intraprese dal Fondo. A tal fine, il Consulente si impegna a rispettare le eventuali modifiche da apportare, nel corso dell’esecuzione del Servizio, alla pianificazione dell’attività nonché le eventuali ulteriori istruzioni operative comunicategli dal D.E.C., comunque oggetto di previa condivisione, via e-mail o Pec.
Il Referente del Fondo è il D.E.C., Dott.ssa Xxxxx Xxxxxxx - Responsabile Area Comunicazione e Marketing, che verrà formalmente nominata nella Determinazione di affidamento, preso atto dell’insussistenza di situazioni di conflitto di interesse.
Il Consulente si impegna a mantenere una costante interazione con i competenti Uffici del Fondo e a rispondere tempestivamente, anche in forma scritta, alle eventuali note o richieste afferenti all’oggetto del Servizio.
Il Consulente si impegna a garantire la propria presenza alle riunioni tecniche indette dal Fondo presso la propria sede e/o presso altre sedi (da concordarsi preventivamente), pur qualora non coincidenti con la giornata di presenza garantita presso la sede del Fondo.
Il Consulente dichiara, inoltre, di possedere il know-how, le capacità, l’esperienza, l’organizzazione, le attrezzature e le risorse per erogare i Servizi in favore del Fondo.
Il Consulente si impegna a mantenere, per l’intera durata del Contratto, i requisiti soggettivi che hanno determinato l’affidamento del Servizio, e si obbliga a dare immediata comunicazione al Committente di ogni circostanza che abbia influenza sull’esecuzione delle attività oggetto del Servizio.
ART. 4 – RIMBORSO SPESE
Nessuna richiesta di rimborso, connessa a spese di viaggio, vitto e alloggio, può essere avanzata al Fondo per attività svolte su Roma. In tal senso, nessun rimborso può essere accordato anche per il raggiungimento della sede del Fondo tenuto conto della necessaria presenza del professionista presso gli uffici almeno n. 1 (un) giorno a settimana.
Xxxxxx invece intendersi escluse dal corrispettivo indicato in Offerta e quindi oggetto di rimborso le spese di viaggio, vitto ed alloggio da sostenersi nell’ipotesi in cui sia il Fondo a richiedere la partecipazione del Consulente a riunioni/eventi fuori Roma, nonché le altre spese vive (es. acquisto di software specifici, etc.).
Qualora tali spese non siano sostenute direttamente dal Fondo, ai fini della richiesta di rimborso le stesse dovranno essere dallo stesso preventivamente autorizzate con conseguente obbligatoria presentazione da parte del Consulente dei relativi giustificativi di spesa in copia. Si specifica che limitatamente alle spese di viaggio, vitto e alloggio non direttamente sostenute dal Fondo, il Consulente si obbliga a rispettare le indicazioni di cui al Regolamento Rimborsi Spese adottato dal Fondo, parte integrante al presente Capitolato, che verrà trasmesso al Consulente aggiudicatario in sede di stipula del Contratto unitamente alle ulteriori istruzioni operative impartite dall’Amministrazione del Fondo.
ART. 5 – CONTROLLI E PENALI
Il Fondo, attraverso il D.E.C., si riserva la più ampia facoltà di procedere, in qualsiasi momento, all’effettuazione di puntuali verifiche circa la corretta esecuzione delle attività e, in generale, del Servizio nonché di ogni ulteriore adempimento ad esso connesso.
Le eventuali inadempienze alle prescrizioni di cui alla richiesta di Offerta, al presente Capitolato nonché Contratto, alla pianificazione delle attività, risultanti dalle verifiche e dai controlli effettuati, possono dar luogo all’applicazione delle penali con riferimento a ciascuna infrazione riscontrata.
In particolare, le penali saranno applicate in caso di mancato rispetto da parte del Professionista dei Service level agreement (SLA), secondo quanto dettagliato nella seguente tabella.
RIF. | DESCRIZIONE SLA | UNITÀ DI MISURA | SLA | RILEVAZIONE | PENALE APPLICATA |
SLA1 | Mancato rispetto delle scadenze che saranno concordate fra le Parti (ivi incluse quelle concordate nel Piano editoriale mensile) | nn. di non conformità rilevate | Scadenza prevista | unica | € 50,00 per ogni mancato rispetto dello SLA |
SLA2 | Non conformità rilevate sulle pubblicazioni effettuate | percentuale | 5% su base mensile di post non conformi, calcolato sul totale delle pubblicazioni effettuate nel mese di riferimento | mensile | € 50,00 per ogni punto percentuale superiore rispetto allo SLA |
In ogni altro caso di esecuzione delle attività oggetto del Servizio in difformità a quanto contrattualmente pattuito nella pianificazione dei Servizi e/o alle prescrizioni ricevute dal Fondo durante l’esecuzione del Contratto e/o rispetto alle disposizioni, comunque, applicabili in materia, sarà applicata una penale di € 50,00 (cinquanta/00) per ogni singola violazione accertata.
Il Consulente si impegna a comunicare al Fondo, immediatamente, o al massimo entro 3 (tre) giorni lavorativi da quello in cui ne ha avuto conoscenza, l’inizio e la cessazione di qualunque fatto o avvenimento, giudicato evento di forza maggiore, da cui possa derivare ritardo o altro pregiudizio nell’adempimento del Contratto.
Ogniqualvolta si verificassero inadempienze od irregolarità nell’espletamento dell’incarico o nell’adempimento degli oneri posti a carico del Consulente, tali da non comportare la risoluzione del Contratto e che non siano dovute a causa di forza maggiore, il Fondo invierà al Consulente formale contestazione scritta, indicante l’ammontare della penale che si intende applicare, assegnando un congruo termine per poter presentare eventuali controdeduzioni.
Qualora le predette controdeduzioni non siano ritenute idonee, del tutto od in parte, ovvero qualora a seguito di formali prescrizioni trasmesse al Consulente, quest’ultimo non si uniformi a quanto indicato entro il termine stabilito, il Fondo procederà all’applicazione della penale, eventualmente rideterminata.
La decisione verrà assunta dal R.U.P., d’intesa con il D.E.C. incaricato, e notificata per iscritto al Consulente.
Le penali, una volta accertata la loro applicabilità, saranno imputate in decurtazione all’importo della successiva fattura, senza bisogno di diffida, ulteriore accertamento o procedimento giudiziario.
Le penali, una volta accertata la loro applicabilità, saranno imputate e non potranno cumulativamente e complessivamente eccedere il 10% (dieci/percento) dell’importo totale del Contratto. Qualora l’importo complessivo delle penali inflitte al Consulente raggiunga una somma pari o superiore al 10% (dieci/percento) del corrispettivo contrattuale, il Fondo avrà facoltà di risolvere di diritto il Contratto, oltre a pretendere il risarcimento del maggior danno.
In aggiunta a quanto sopra, qualora al Consulente vengano applicate n. 3 (tre) penali nell’arco temporale di 2 (due) mesi, il Fondo avrà la facoltà di risolvere di diritto il Contratto, ai sensi dell’Art. 1456 del Codice Civile, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.
Ferma restando l’applicazione delle penali, il Fondo si riserva di richiedere il maggior danno nonché la risoluzione del Contratto nell’ipotesi di grave e reiterato inadempimento, sulla base di quanto disposto dagli Artt. 1453 e ss. del Codice Civile.
L’applicazione delle penali non esonera in nessun caso il Consulente dall’adempimento dell’obbligazione per la quale si è resa inadempiente e che ha fatto sorgere in capo al Fondo il diritto di applicare le penali.
ART. 6 – RISERVATEZZA
Qualora per la prestazione dei Servizi il Consulente tratti dati personali dei quali il Fondo è Titolare, quest’ultimo provvederà a nominare il Consulente n.q. di Responsabile esterno del trattamento, mediante apposito Atto di nomina a Responsabile esterno del trattamento dei dati personali, contenente specifiche istruzioni sulle modalità di trattamento dei dati personali.
Le Parti si impegnano ad osservare e rispettare la riservatezza su tutti i dati e le informazioni di cui vengano a conoscenza nello svolgimento dell’attività conseguente all’Affidamento, compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, know-how, policy e procedure interne, applicativi e software del Committente. A tal riguardo il Consulente si obbliga a:
▪ considerare strettamente riservate e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere note a soggetti terzi le Informazioni Riservate;
▪ adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie e opportune, secondo i migliori standard professionali, al fine di mantenere riservate le Informazioni Riservate, nonché al fine di prevenire accessi non autorizzati, sottrazione e manipolazione delle stesse;
▪ osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali;
▪ non utilizzare, trasferire, riprodurre, copiare anche una qualsiasi parte di tali Informazioni Riservate senza lo specifico consenso del Committente.
Resta in ogni caso inteso che le Informazioni Riservate fornite rimangono di proprietà del Committente.
La durata di tale obbligo di riservatezza decorre dalla data di sottoscrizione del presente Contratto fino a 5 (cinque) anni successivi alla scadenza dello stesso. Alla scadenza del presente Contratto e/o in caso di risoluzione dello stesso, il Consulente si impegna a riconsegnare al Committente gli originali e tutte le copie dei documenti, su qualunque supporto creati, che contengano o che si riferiscano alle Informazioni Riservate. Il Consulente si impegna altresì a cancellare o distruggere qualsiasi registrazione effettuata su qualunque supporto delle Informazioni Riservate.
È facoltà del Fondo verificare il rispetto dell’obbligo di riservatezza e dei vincoli assunti dal Consulente con il presente articolo. Il mancato adempimento di tali obblighi rappresenta colpa grave e sarà considerato motivo per la risoluzione del Contratto da parte del Committente.
ART. 7 - PROPRIETÀ INTELLETTUALE
Il Fondo non assumerà alcuna responsabilità nel caso in cui il Consulente fornisca output di cui altri detengano la privativa.
Il Consulente si assume l’obbligo di tenere indenne il Fondo da tutte le rivendicazioni, le responsabilità, perdite e danni pretesi da chiunque, nonché da tutti i costi, le spese e/o responsabilità ad essi relativi (compresi gli onorari di avvocati in equa misura) a seguito di qualsiasi rivendicazione di violazione del diritto di autore o di qualsiasi marchio italiano o straniero, derivante o che si pretendesse derivare dalla prestazione del Servizio.
Nell’esecuzione del Servizio, il Consulente potrà utilizzare previa autorizzazione i marchi, disegni e qualsiasi altro segno distintivo di titolarità del Fondo (di seguito collettivamente i “Marchi”). Per l’effetto, il Consulente si impegna ora per allora a:
a) non ledere fama, prestigio e decoro del Committente;
b) utilizzare solo i Marchi ricevuti dal Committente rispettandone caratteristiche ed i layout;
c) non utilizzare i Marchi con modalità diverse da quelle specificatamente e tassativamente autorizzate dal Committente;
d) non depositare e/o utilizzare, marchi e/o segni distintivi uguali o confondibili ai Marchi o, comunque, atti ad ingenerare inganno o confusione nel pubblico;
e) in caso di cessazione per qualsiasi motivo o scadenza del Contratto, il Consulente si impegna a cessare immediatamente l’utilizzo dei Marchi di proprietà del Fondo.
Ciascuna Parte si obbliga a dare immediato avviso all’altra di qualsiasi azione di rivendicazione o pretesa di terzi, della quale sia venuta a conoscenza.
Le Parti concordano che qualunque materiale o documentazione, in qualsiasi formato, realizzato dal Consulente nell’ambito delle attività oggetto del presente Contratto rimarrà di proprietà piena ed esclusiva del Fondo, il quale si riserva ogni diritto e facoltà in ordine all’utilizzo della predetta documentazione nonché ad ogni eventuale modifica ritenuta opportuna a suo insindacabile giudizio. Il Consulente non potrà utilizzare in tutto o in parte tali prodotti, se non previa espressa autorizzazione scritta da parte del Fondo.