ACCORDO
ACCORDO
con la cooperativa Emporium per l‘affidamento dei compiti di centrale di committenza e concernente le relazioni tra la cooperativa Emporium e il socio
concluso tra
la cooperativa Emporium, con sede in 00000 Xxxxxxx, Via Innsbruck n. 23, P.IVA e
C.F. n. 02607440217, in persona del legale rappresentante pro tempore Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, in seguito “Emporium”;
e
, con sede in (BZ), , P.IVA:
, C.F.: , in persona del legale rappresentante pro tempora , in seguito “socio”.
***
Si premette, che:
⮚ nel 2015 Emporium è stata convertita in una società in house, quale svolge le funzioni di una centrale di committenza, con compiti di consulenza, preparazione, esecuzione e aggiudicazione nell’ambito di procedure ad evidenza pubblica per l’acquisizione di beni, servizi e lavori, anche mediante accordi di programma, nonché attività di committenza ausiliarie;
⮚ Emporium svolge la propria attività in esecuzione di affidamenti diretti in house da parte degli enti pubblici soci e agisce quale organo degli enti pubblici partecipanti;
⮚ l’art. 37 d.lgs. n. 50/2016 prevede che le stazioni appaltanti possano ricorrere ad una centrale di committenza per l’acquisizione di forniture, servizi e lavori;
⮚ ai sensi dell’art. 37 co. 7 d.lgs. n. 50/2016 le centrali di committenza possono svolgere, le seguenti attività: aggiudicare appalti, stipulare ed eseguire contratti per conto delle amministrazioni aggiudicatrici e degli enti aggiudicatori, stipulare accordi quadro ai quali le stazioni appaltanti possono ricorrere per l’aggiudicazione dei propri appalti, gestire sistemi dinamici d’acquisizione e mercati elettronici;
⮚ l’art. 5 dello statuto di Emporium prevede che l’oggetto sociale comprende, tra l’altro, anche l’approvvigionamento diretto e la fornitura di beni, servizi e lavori d’ogni tipo anche attraverso l’adesione ad accordi quadro d’altre centrali di committenza o altre forme di collaborazione con altre centrali di committenza;
⮚ sulla base delle premesse svolte, viene stipulato il seguente accordo tra le parti:
Art. 1 (Premesse)
Le premesse formano parte integrante del presente accordo.
Art. 2 (Oggetto dell’accordo)
Il presente accordo regola le relazioni tra Emporium e socio nonché l’approvvigionamento svolto da Emporium nell’interesse del socio.
Art. 3 (Funzioni e ambito d’attività di Emporium)
La cooperativa Emporium svolge le funzioni di una centrale di committenza. L’ambito di attività di Emporium comprende forniture, servizi e lavori sotto soglia UE.
Emporium può venire incaricata dai soci con l’approvvigionamento di forniture, servizi e lavori.
Dipendentemente dal tipo di gara da svolgere (ad es. affidamento di un accordo quadro o l’approvvigionamento di beni e servizi per nome e per conto del singolo socio) Emporium svolge le seguenti attività e servizi:
a) Attività di sostegno per la programmazione degli approvvigionamenti e dei connessi obblighi di pubblicazione ai sensi dell’art. 7 LP 16/2015 per le procedure che verranno svolte da Emporium;
b) Nomina del responsabile unico del procedimento (RUP);
c) Assunzione dell’impegno di dare avvio alla procedura di gara entro 60 giorni dall’ottenimento della completa documentazione da parte del socio;
d) Determinazione dell’oggetto e della durata dell’approvvigionamento;
e) Scelta della procedura di gara più adatta;
f) Elaborazione del capitolato tecnico e del capitolato speciale d’appalto per le procedure nei settori delle forniture di generi alimentari, gestione delle microstrutture, servizi di pulizie e servizi mensa;
g) Redazione e pubblicazione del bando, del disciplinare di gara e somministrazione delle lettere d’invito in caso di affidamenti diretti o procedure negoziate;
h) In caso di richieste di chiarimenti da parte degli operatori economici, formulazione di risposte bilingui;
i) In caso di affidamento secondo il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa: nomina dei membri della commissione di valutazione. Tutte le spese da sostenersi per eventuali membri esterni della commissione sono a carico del socio. Emporium può, motivatamente, chiedere la sostituzione di uno o più membri della commissione di valutazione. In ogni caso i costi che potrebbero insorgere saranno sostenuti dal socio;
j) Effettuare l’aggiudicazione e stipulare il contratto con l’aggiudicatario. Il socio diviene titolare dei diritti nascenti dal contratto;
k) Per gli accordi quadro: Aggiudicazione e stipula del contratto quadro. Il socio diviene titolare dei diritti nascenti dal contratto;
l) Comunicazione dell’aggiudicazione ai sensi di legge;
m) Richiesta della documentazione a comprova dei requisiti di selezione ai fini della verifica di quest’ultimi e verifica del possesso dei requisiti generali;
n) Compilazione ed inoltro delle schede Osservatorio anche per la fase contrattuale;
o) Ove previsto, nomina del direttore esecuzione contratto (DEC);
p) Gestione di tutti i subprocedimenti di accesso agli atti anche per la fase di esecuzione;
q) Attuazione degli oneri connessi alla fese d’esecuzione, ivi inclusi gli oneri di pubblicazione e comunicazione attraverso la trasmissione delle schede Osservatorio; controllo delle fatture dei fornitori; fatturazione al socio tenendo conto della suddivisione in capitoli oppure dei centri di costo del socio in modo tale da ridurre il più possibile gli oneri amministrativi; Redazione mensile, trimestrale e annuale di una valutazione degli acquisti effettuati rispetto al medesimo periodo dell’anno precedente;
r) Per la propria competenza, nel caso Emporium dovesse venire citata in giudizio, essa si impegna a porre in essere quanto necessario (ad esempio: costituzione in giudizio ovvero annullamento in autotutela dell’atto) dopo essersi consultata con il socio;
s) Porre in essere ogni altro comportamento per il perseguimento degli obiettivi del presente accordo;
t) Mettere a disposizione dei soci una piattaforma elettronica per l’ordinazione di prodotti, i quali sono stati precedentemente appaltati da Emporium oppure ottenuti attraverso il ricorso al mercato elettronico per l’Alto Adige;
u) Emporium procederà, nel caso l’utilizzo del nodo smistamento ordini dovesse divenire obbligatorio, ad inoltrare l’ordinazione del socio al fornitore attraverso i canali previsti.
Art. 4 (Funzioni e ambito d’attività del socio)
Il socio che incarica Emporium rimane responsabile per le seguenti attività:
a) Acquisizione del codice CUP, ove previsto;
b) Adozione del provvedimento a contrarre, con il quale viene dato avvio al procedimento;
c) Redazione del capitolato tecnico e delle condizioni particolari di contratto per tutte le procedure, per le quali Emporium non è competente per la redazione dei summenzionati documenti;
d) Determinazione dell’importo stimato della gara ed eventualmente dei costi per le interferenze;
e) L’incarico scritto con il quale viene richiesto ad Emporium di dare avvio agli adempimenti di sua competenza deve contenere i seguenti elementi: L’indicazione della misura, dalla quale si evince la necessità di appaltare il servizio o la fornitura, la copertura finanziaria e l’arco temporale, entro il quale il servizio o la fornitura andranno svolti, il rimando ad eventuali capitolati tecnici o condizioni particolari di contratto, il criterio d’aggiudicazione (ivi inclusa l’indicazione del peso dei singoli criteri, nel caso il criterio d’aggiudicazione dovesse essere dell’ offerta economicamente più vantaggiosa) , così come ogni altra indicazione necessaria per lo svolgimento delle funzioni di Emporium. Emporium può, entro 10 giorni dall’ottenimento della richiesta scritta del socio di svolgere una procedura di gara, rifiutarla, corredando il rifiuto di motivazione;
f) Messa a disposizione dei membri della commissione tecnica non facenti parte dell’amministrazione incaricante e assunzione delle relative spese;
g) Il socio è tenuto a fornire tempestivamente ad Emporium tutte le informazioni (come ad esempio lo spazio temporale della fornitura) necessarie per lo svolgimento pieno e corretto del contratto. Nel caso dovessero presentarsi problemi con le forniture, quali quantità errate, vizi evidenti e/o danni dovuti al trasporto, essi andranno indicati sulla bolla di fornitura del vettore ed Emporium dovrà venire tempestivamente informata del fatto. I vizi occulti dovranno venire contestati per iscritto entro 14 giorni dall’avvenuta consegna e devono venire accompagnati da una copia della bolla di consegna e informazioni relative ai reclami;
h) Porre in essere ogni altro comportamento per il perseguimento degli obiettivi del presente accordo.
Art. 5 (Remunerazione)
La remunerazione di Emporium avviene attraverso la quota associativa, da assolversi entro marzo di ciascun anno e dipendente dal volume d’affari generato con Emporium. In base al volume d’affari verrà applicata una percentuale. L’importo percentuale viene determinato come indicato nella tabella A dell’allegato 1.
Il socio remunera Emporium per lo svolgimento di gare personalizzate per l’approvvigionamento di beni e servizi, per i quali Emporium viene incaricata di gestire anche la fase esecutiva del contratto, come indicato nella tabella B dell’allegato 1. I prezzi ivi indicati soggiacciono all’applicazione dell’IVA.
Per le gare di cui ai paragrafi precedenti Emporium emetterà fattura al socio dopo aver terminato l’incarico. I termini per saldare la fattura sono di 30 giorni dall’emissione.
Nel caso una gara personalizzata dovesse andare deserta, verranno addebitati al socio il 50% dei costi di gara. Ciò avviene sia nel caso Emporium sarebbe stata incaricata di svolgere anche la fase esecutiva, sia nel caso l’incarico prevede lo svolgimento della gara fino all’aggiudicazione.
Sussiste la possibilità di adottare il seguente sistema opzionale:
Il socio paga il supplemento sul fatturato di cui alla tabella C dell’allegato 1. Questo importo si aggiunge alla quota associativa. In questo modo vengono meno i costi per
lo svolgimento delle procedure di gara per le quali Emporium viene incaricata anche della fase esecutiva.
Il socio può comunicare tramite PEC ad Emporium, al più tardi il 31. Gennaio 2021, se desidera avvalersi della funzione aggiuntiva o della fatturazione ordinaria. Nel caso il socio dovesse optare per il sistema opzionale, verranno rimborsati i costi per le singole gare svolte nel 2020. La decisione presa ha valore per la fatturazione di tre quote associative, ossia per gli anni di riferimento 2020, 2021 e 2022.Variazioni del sistema di fatturazione saranno possibili a partire dall’anno di riferimento 2023. Variazioni che dovranno avere effetto a partire dall’anno (di riferimento) seguente, dovranno venire comunicato nell’anno corrente, al più tardi il 30. Novembre, con richiesta di modifica tramite PEC. Ogni variazione del sistema di fatturazione dovrà avere validità per almeno tre anni (di riferimento). Se non viene presa alcuna decisione in merito al sistema opzionale il socio continuerà a far parte del sistema di fatturazione regolare. La scelta di avvalersi della funzione opzionale avrà validità a partire dall’anno di fatturazione seguente.
Art. 6 (Relazioni tra Emporium e socio)
Le comunicazioni tra Emporium e socio incaricante avvengono tramite posta elettronica certificata (PEC). La sottoscrizione di documenti avviene tramite firma digitale.
Le parti dichiarano espressamente di dare attuazione al presente accordo secondo il principio della buona fede e di cooperare, al fine di ottimizzare i servizi di Emporium e i processi di approvvigionamento. A questo scopo, tra l’altro, Emporium:
⮚ Organizzerà, almeno una volta all’anno, una manifestazione informativa per i soci, nella quale verranno illustrati il bilancio e avverrà uno scambio di idee tra socio ed Emporium;
⮚ Verrà messa a disposizione del socio un accesso ad un’area riservata sul sito internet di Emporium, attraverso la quale potrà venire presa visione di tutte le fatture, valutazioni statistiche, dati dei fornitori, moduli e molto altro;
⮚ Istituirà una commissione di consulenza con i seguenti compiti: Valutazione dei bisogni attuali dei soci e portavoce dei soci. I soci hanno la possibilità di nominare un membro permanente della commissione, il quale introdurrà proposte.
I soci, in accordo con le regole e principi del presente accordo, forniranno ad intervalli regolari feedback sui prodotti, beni e servizi nonché eventuali reclami da parte degli utilizzatori finali, problemi relativi ai beni e servizi, così come le eventuali necessità del socio e/o del consumatore. Il socio si dichiara disponibile a compilare, su richiesta di Emporium, moduli relativi ai prodotti, beni e servizi.
Art. 7 (Inizio e durata dell’accordo)
Il presente accordo ha validità dalla sottoscrizione sino al 31.12.2021. L’accordo si rinnova automaticamente di un ulteriore anno, se una delle parti non comunica per iscritto, al più tardi 14 giorni prima della scadenza, che intende disdire l’accordo. Entrambe le parti possono, tramite raccomandata oppure PEC, recedere dal presente accordo dando un anticipo di 6 mesi.
Art. 8 (Contenzioso)
Nell’esercizio dei relativi compiti Emporium ed il socio collaborano attraverso la messa a disposizione di informazioni connesse a necessità, pretese o richieste sia di natura amministrativa che di natura giuridica.
Emproium è responsabile per la gestione di eventuali ricorsi e del conseguente contenzioso, a patto che questo sia dovuto all’attuazione delle funzioni e/o dalle circostanze o eventi accessori all’esecuzione dell’incarico affidato dal socio.
Emporium non si assume la responsabilità per oneri economici che potrebbero insorgere a causa di richieste risarcimento danno o simili, se il socio ha causato il danno. In questo caso il socio è tenuto a tenere la cooperativa Emporium indenne da qualsivoglia pretesa di danni amministrativi o giuridici.
Art. 9 (Modifiche e aggiunte)
Le parti stabiliscono che le condizioni contrattuali e procedurali stabilite nel presente accordo potranno venire modificate soltanto in forma scritta o nel caso future esigenze commerciali o amministrative dovesse renderle necessarie, stipulare “allegati” e/o “variazione di regolamento”. Accordi accessori, modifiche ed integrazioni del presente contratto sono validi solo se redatti in forma scritta.
Art. 10 (Divieto di cessione)
Senza autorizzazione reciproca delle parti dell’accordo i diritti e doveri nascenti dal presente accordo non sono cedibili.
Art. 11 (Nullità di singole clausole)
Nel caso singole disposizioni del contratto dovessero essere nulle, ciò non comporta la nullità del contratto. Le clausole nulle sono sostituite di diritto da norme che corrispondono al senso del contratto e sono eseguibili. Lo stesso vale, nel caso durante l’esecuzione dell’accordo singole disposizioni dovessero rivelarsi ineseguibili.
Art. 12 (Accordo sull’uso dei dati)
Ai sensi degli artt. 13 e 14 della direttiva europea 2016/679 le parti dichiarano nella loro qualità di detentore dei dati personali e dei dati del soggetto giuridico, da essi rappresentato, di aver scambiato oralmente le informazioni per il trattamento dei dati, necessari per la stipula del presente accordo. Emporium agisce in qualità di responsabile esterno per l’elaborazione di eventuali dati personali per le attività oggetto dell’incarico da parte del socio.
Art. 13 (Disposizioni finali)
Per tutto ciò che non è stato espressamente regolato dal presente accordo si rinvia agli statuti, determine e regolamenti in forma vigente di Emporium nonché al codice civile.
Il presente accordo sostituisce ogni antecedente contrattazione, impegno o accordo tra le parti aventi il medesimo oggetto, siano essi in forma orale o scritta.
Le parti dichiarano che la registrazione del presente accordo avverrà solo su richiesta di una delle parti. Le spese per la registrazione sono a carico della parte che l’ha richiesta.
Art. 14 (Clausola compromissoria)
Le controversie saranno deferite a Bolzano. Vige il diritto italiano.
Art. 15 (Contrattazioni)
Le parti dichiarano espressamente che le clausole del presente accordo sono convenute in seguito ad attenta contrattazione individuale ed il risultato è il frutto della
libertà negoziale. Pertanto le parti dichiarano che non troveranno applicazione gli artt. 1341 e 1342 del codice civile.
Leto, confermato e sottoscritto
Firma digitale socio Firma digitale Emporium