GOT

GOT

Gruppo Operativo per il Trasferimento dei risultati della ricerca bibliografica nei servizi sanitari

REGOLAMENTO

DEL GRUPPO OPERATIVO PER IL TRASFERIMENTO DEI RISULTATI DELLA RICERCA BIBLIOGRAFICA NEI SERVIZI SANITARI

(GOT)

approvato il 27 novembre 2007

Q://Rifondazione GOT/Regolamento bozza approvata Comitato Esecutivo 27 novembre 2007

p. 0; ver 04; data xxx.xx: 8 gennaio 2008

Sommario

Parte prima: Missione, finalità e obiettivi

Art. 1 - Ambito di applicazione Art. 2 - Missione e finalità

Art. 3 - Obiettivi strategici Art. 4 - Enti aderenti

Parte seconda: Attività del GOT

Art. 5 - Sottoscrizione delle risorse informative Art. 6 - Quote di pagamento

Art. 7 - Cataloghi, document delivery e catalogazione Art. 8 - Formazione e aggiornamento professionale

Art. 9 - Comunicazione, rapporti con l’esterno e progetti speciali

Art. 10 - Valutazione, sperimentazioni e statistiche d’utilizzo delle risorse informative Art. 11 - Benefici ed oneri degli enti aderenti in forma diretta

Art. 12 - Benefici ed oneri degli enti aderenti in forma delegata

Parte terza: Organi e loro funzioni

Art. 13 - Organi del GOT

Art. 14 - L’Assemblea di tutti gli aderenti Art. 15 - Il Comitato Esecutivo

Art. 16 - Il Coordinamento Scientifico Art. 17 - Il Capofila

Art. 18 - Il Responsabile della formazione e aggiornamento professionale (FRP) Art. 19 - Le aziende titolari responsabili di risorse informative (ATR)

Art. 20 - La Segreteria

Art. 21 - Xxxxxxxx e decisioni

Art. 22 - Modalità di ammissione dei nuovi aderenti Art. 23 - Recesso dalla partecipazione al gruppo Art. 24 - Sanzioni

Art. 25 - Validità del Regolamento e revisioni Art. 26 - Allegati

Art. 27 - Approvazione e modifiche del Regolamento Art. 28 - Norma transitoria

Allegato 1: Linee guida per la stipulazione di convenzioni per l’accesso a servizi e prodotti GOT tra aderenti in forma diretta e aderenti attraverso delega

Allegato 2: Modello di convenzione tra aziende aderenti in forma diretta e delegata per l’accesso a servizi e prodotti GOT

Allegato 3: Modello di mandato conferito al Capofila per l’emissione di ordini d’acquisto

Allegato 4: Accordo per la fornitura di documenti fra le biblioteche aderenti al GOT Allegato 5: Raggruppamento di risorse informative per affinità per gestione in formula ATR

All. 6: Adempimenti delle aziende aderenti alla convenzione GOT, CE, del CS, del CF e delle ATR come da capitolato speciale per la fornitura di banche dati, periodici elettronici e servizi connessi

PARTE PRIMA: Missione, finalità e obiettivi Art. 1) Ambito di applicazione

Il presente Regolamento disciplina le attività del “GOT – Gruppo operativo per il trasferimento dei risultati della ricerca bibliografica nei servizi sanitari”, (in seguito GOT o Gruppo o Gruppo GOT), ai sensi dell'art. 3 della Convenzione deliberata dall'IBACN – Soprintendenza ai beni librari e documentari e dalle aziende sanitarie.

Il GOT è un’organizzazione senza scopo di lucro, basata su una convenzione fra enti per il raggiungimento degli scopi comuni illustrati agli artt. 2 e 3 del presente Regolamento.

E’ composto dagli enti sottoscriventi la Convenzione e da quegli enti la cui adesione è stata approvata dal Coordinamento Scientifico e dal Comitato Esecutivo del GOT, nonché verbalizzata ai sensi dell’art. 4 della Convenzione stessa.

Ha sede presso l’IBACN – Soprintendenza per i beni librari e documentari dell’Xxxxxx- Romagna, Via Galliera, 21 – 40121 Bologna, sede presso la quale svolge la sua attività il Coordinamento Scientifico del GOT.

Il GOT è stato costituito con atto datato 28/12/2000 e la sua durata è legata al rinnovo della Convenzione.

Art. 2) Missione e finalità

Missione e finalità primaria del GOT è favorire il corretto flusso dell’informazione scientifica e le sue ricadute sui servizi sanitari nel quadro di servizi bibliotecari e documentali aziendali di qualità1 diffusi uniformemente sul territorio regionale, attraverso la creazione e lo sviluppo di una rete di attività e servizi cooperativi operanti fra gli enti aderenti a sostegno della corretta gestione, ricerca, organizzazione e fruizione dell’informazione scientifica.

Art. 3) Obiettivi strategici

In particolare il GOT, ai sensi dell’art. 2 della Convenzione, si propone i seguenti obiettivi strategici:

a) la selezione, la sperimentazione, la valutazione e l’acquisizione delle fonti per la ricerca dell’informazione scientifica;

b) la diffusione delle corrette metodologie di ricerca delle migliori prove di evidenza scientifica disponibili;

1 Come definiti dalla “Direttiva ai sensi della Regione Xxxxxx-Romagna di cui all’art.10 della Legge Regionale 18/2000 Standard e obiettivi di qualità per biblioteche, archivi storici e musei”, approvata con deliberazione della Giunta regionale 3 marzo 2003, n. 309 e pubblicata nel B.U. R.E.R. n. 56 del 17/04/2003.

c) il trasferimento dell’informazione scientifica e la sua ricaduta nei servizi sanitari al fine di sostenere la prevenzione, di favorire la migliore diagnosi, terapia, assistenza al cittadino e di supportare l’innovazione e la ricerca scientifica nelle sedi appropriate;

d) l’accesso e la fruizione del contenuto di documenti scientifici posseduti dai singoli enti aderenti attraverso un servizio di reciproca fornitura dei documenti, gratuito ed attivabile grazie al Catalogo collettivo delle biblioteche biomediche dell’Xxxxxx- Romagna nel rispetto della normativa sul diritto d'autore;

e) l’armonizzazione e la razionalizzazione degli acquisti delle risorse informative dei singoli enti aderenti in un ambito consortile;

f) la catalogazione dei materiali nel Catalogo collettivo delle biblioteche biomediche dell’Xxxxxx-Romagna;

g) la formazione professionale continua degli operatori delle biblioteche degli enti individuati all'art. 4 della Convenzione;

h) l’implementazione e il raggiungimento degli obiettivi di qualità nei servizi bibliotecari e documentali interni.

Art. 4) Enti aderenti

Aderiscono al GOT gli enti definiti all’art. 4 della Convenzione e cioè aziende sanitarie regionali, enti locali, universitari e enti privati che operino nel settore medico-socio- sanitario [che siano presenti sul territorio regionale] e che non abbiano scopo di lucro.

Gli enti individuati aderiscono al GOT in forma diretta oppure delegata:

a) per forma diretta s'intende che l'ente è rappresentato con un proprio incaricato all’interno del Comitato Esecutivo del GOT, mentre con la forma delegata, l’ente aderente delega a rappresentarlo un altro ente partecipante, attraverso la persona da quest’ultimo designata;

b) la delega è prevista per gli enti locali, universitari ed enti privati che operino nel settore medico-socio-sanitario di cui al comma primo del presente articolo, nonché per enti e aziende sanitarie che non esprimono un servizio bibliotecario in assoluto, o che ne esprimono uno non conforme ai requisiti di qualità2;

c) la delega viene conferita ad un ente rappresentato nel Comitato Esecutivo e deve essere documentata con un atto di nomina e inviata al Coordinamento Scientifico del GOT entro 30 gg. dalla stipulazione.

2 Di cui alla “Direttiva ai sensi della Regione Xxxxxx-Romagna di cui all’art.10 della Legge Regionale 18/2000 Standard e obiettivi di qualità per biblioteche, archivi storici e musei”, approvata con deliberazione della Giunta regionale 3 marzo 2003, n. 309 e pubblicata nel B.U. R.E.R. n. 56 del 17/04/2003;

PARTE SECONDA: Attività del GOT

Le attività del GOT sono intese al raggiungimento degli obiettivi di cui agli articoli precedenti. Le attività principali sono le seguenti.

Art. 5) Sottoscrizione delle risorse informative

Ogniqualvolta gli enti contraenti ritengano opportuno acquisire o rinnovare l’abbonamento alle risorse informative in forma aggregata si attiva la procedura di adesione alla sottoscrizione. Ogni risorsa informativa viene rinnovata o sottoscritta ex novo solo se tutte le aziende aderenti danno il loro assenso scritto alla sottoscrizione. Tale procedura di consultazione si conclude con l’assenso scritto all’acquisizione da parte di tutte le aziende aderenti, tramite mandato di acquisto inviato al Coordinamento Scientifico, al Capofila, all’Azienda titolare responsabile di risorsa informativa e all’eventuale delegato. In caso non si sia ottenuto l’assenso scritto alla sottoscrizione da parte di tutti gli aderenti all’acquisizione di una determinata risorsa, tale risorsa non verrà inclusa nel Capitolato Tecnico quella risorsa.

Prima della procedura di adesione alla sottoscrizione gli enti aderenti possono procedere alla sperimentazione dei prodotti mediante trial gratuito fornito dai produttori.

Il Comitato Esecutivo del GOT affida - tramite mandato conferito all’IBACN - Soprintendenza ai beni librari e documentari - lo svolgimento delle procedure di sottoscrizione alle risorse informative all’Agenzia regionale Intercent-ER, che agirà in qualità di stazione appaltante, come previsto dalle normative vigenti, nazionali e regionali in tema di acquisizione di beni e servizi.

Le aziende aderenti si impegnano a seguire tutte le regole e le procedure operative richieste dalla collaborazione con Intercent-ER. Le aziende aderenti convengono di pagare le spese relative suddivise in parti uguali. L’IBACN – Soprintendenza beni librari e documentari è escluso da tale impegno.

Il GOT fornisce il Capitolato Tecnico, redatto dal Coordinamento Scientifico con la collaborazione degli altri organi, a Intercent-ER. A tale scopo tutte le aziende aderenti sono tenute a comunicare i dati richiesti secondo quanto previsto dagli artt. 11 e 12 (altri?)

La procedura di aggiudicazione per sottoscrivere una determinata risorsa informativa avviene sulla base del rapporto prezzo-qualità del prodotto stesso in relazione ai requisiti individuati e non solo, quindi, sulla base dell’offerta economica più bassa. La qualità del prodotto sarà vagliata in rapporto alle valutazioni tecniche fornite dai membri del gruppo di studio e dell’ATR incaricato della valutazione tecnica. L’aggiudicazione dell’offerta al massimo ribasso si effettua solo nel caso in cui la si ritenga applicabile e più vantaggiosa.

Il Comitato Esecutivo definisce entro gennaio, quali risorse informative il GOT è interessato a sottoscrivere ex novo. Oltre tale data le richieste pervenute vengono spostate automaticamente all’anno successivo. Ogni anno le risorse potenziali da acquistare ex novo su cui il Comitato Esecutivo del GOT può attivarsi non sono più di due.

Per quanto riguarda le riviste elettroniche è indispensabile che ancora prima di bandire la gara per l’acquisizione di un pacchetto editoriale venga razionalizzato il posseduto cartaceo consortile. Tale razionalizzazione deve essere effettuata rispettando i tempi previsti dai singoli editori per la valutazione del cartaceo, che avviene in funzione della formulazione del prezzo e degli altri obblighi contrattuali (questo vale per ipotesi di acquisizione che prevedano o meno il mantenimento del cartaceo). Le procedure da svolgersi sono:

a) esame del posseduto cartaceo di ogni azienda con particolare riguardo all’esame dei doppioni interaziendali e dei titoli da aggiornare (riviste di scarso o cessato interesse per l’azienda che li possiede o scarsamente rilevanti sul piano scientifico);

b) produzione di una lista di riviste candidate al taglio per ciascuna azienda garantendo la presenza di una/due copie del titolo fra le aziende nel loro complesso da utilizzarsi per il document delivery consortile;

c) taglio dei titoli individuati entro l’anno in cui si è deciso di iniziare le procedure per l’acquisizione da parte del GOT. La razionalizzazione del posseduto cartaceo include sia le aziende interessate che quelle non interessate all’acquisto dal primo anno di sottoscrizione.

L’indagine di mercato viene fatta tenendo conto del “periodo di osservazione” (annuale o biennale successivo alla razionalizzazione del cartaceo) previsto da ogni editore per la valutazione del cartaceo in funzione della formulazione del prezzo e degli altri obblighi contrattuali3.

6) Quote di pagamento

Gli aspetti economico-finanziari relativi ai pagamenti delle quote parte delle sottoscrizioni delle risorse informative sono a carico e responsabilità dei singoli enti, ad eccezione dell’IBACN - Soprintendenza per i beni librari e documentari della Regione Xxxxxx- Romagna. In particolare, il pagamento della quota di spettanza dell'ente deve essere regolare per non pregiudicare la continuità del servizio, pena l’applicazione di sanzioni.

L’ente che ha partecipato all’acquisto e non ottempera al pagamento della propria quota parte, risponde direttamente in solido al fornitore sulla base della fattura. E’ esclusa ogni rivalsa del fornitore sul Capofila, sul Coordinamento Scientifico, sulle ATR e su tutti gli altri enti aderenti.

Le quote di pagamento vengono suddivise in parti uguali per ciascuna azienda afferente al GOT, indipendentemente dal numero di accessi simultanei alla risorsa richiesti da

3 Per es., se nel 2006 si effettua la razionalizzazione del cartaceo dell’editore “X”, la richiesta di preventivo si farà nel corso del 2008 per l’acquisto nel 2009, poiché quel determinato editore stabilisce prezzo e obblighi contrattuali analizzando l’andamento del cartaceo per tutto l’anno precedente la richiesta di preventivo. Nel caso in cui l’editore “Y” faccia la stessa cosa per i due anni precedenti la richiesta di preventivo, quest’ultima verrà fatta nel corso del 2009 per effettuare l’acquisto nel 2010 con un catalogo consortile debitamente depurato.

ciascuna. Per le spese di installazione e manutenzione, nonché per i successivi rinnovi e aggiornamenti e/o acquisizione di altre fonti e materiali si mantiene lo stesso criterio di suddivisione delle spese sopra indicato.

La ripartizione delle quote di pagamento viene calcolata dal Coordinamento Scientifico ogni anno e comunicata ai fornitori entro il 31 ottobre di ogni anno.

Art. 7) Cataloghi, document delivery e catalogazione

Il GOT tiene nella massima considerazione la catalogazione del materiale bibliografico e documentario attraverso l’utilizzo di procedure di catalogazione omogenee e aderenti agli standard nazionali e internazionali. Il Catalogo collettivo delle biblioteche biomediche dell’Xxxxxx-Romagna è un elemento imprescindibile per il raggiungimento di alcuni obiettivi primari del Gruppo e viene periodicamente aggiornato dalle stesse aziende.

Il calendario delle procedure per l’aggiornamento dei dati del Catalogo collettivo delle biblioteche biomediche da effettuarsi a cura delle singole biblioteche aderenti è il seguente:

a) registrazione della chiusura dei titoli cessati/dismessi entro gennaio di ogni anno

b) catalogazione dei nuovi titoli acquisiti entro novembre-dicembre [dell’anno di sottoscrizione].

Il servizio di fornitura dei documenti gratuito per gli enti aderenti avviene nel rispetto della normativa sul diritto d’autore. Le condizioni di servizio sono regolate dall’Allegato n. 4 al presente Regolamento ”Accordo per la fornitura di documenti fra le biblioteche aderenti”.

Art. 8) Formazione e aggiornamento professionale

Il GOT tiene in grande considerazione e inserisce fra i suoi obiettivi primari le attività legate alla formazione e all’aggiornamento professionale continuo degli operatori bibliotecari, rappresentanti e referenti, tenendo sempre presente l’informazione dei professionisti medico-sanitari delle aziende aderenti. In particolare si ritiene che la formazione e l’aggiornamento professionale siano strumenti ideali per mettere in grado gli operatori aziendali di far fronte alle sollecitazioni provenienti dall’ambiente dell’informazione scientifica sempre più ampio, dinamico e complesso. In quest’ambito si pone un forte accento sulla formazione alla ricerca dell’informazione scientifica, nonché alla catalogazione bibliografica.

L’IBACN – Soprintendenza per i beni librari e documentari Regione Xxxxxx-Romagna e gli enti aderenti si impegnano a fornire il proprio contributo scientifico e a sostenere la formazione e l’aggiornamento necessario a supporto delle attività.

A tale scopo il GOT organizza eventi formativi e di aggiornamento (per es. corsi, lezioni, convegni, conferenze, congressi, e-learning courses, FAD, etc.) ai quali gli operatori bibliotecari, i rappresentanti e i referenti aziendali sono tenuti a partecipare attivamente. Il GOT potrà altresì incoraggiare/patrocinare nei suoi piani formativi anche corsi per i professionisti delle aziende intesi a migliorare la conoscenza dell’uso delle risorse informative acquisite.

Il GOT, inoltre, incoraggia e favorisce il trasferimento delle conoscenze e competenze nell’ambito dell’informazione scientifica anche attraverso il sistema dell’autoformazione. In quest’ottica di collaborazione reciproca si incoraggiano i membri del Gruppo che intendano condividere con gli altri aderenti le proprie competenze e conoscenze a tenere corsi e lezioni o a svolgere ruoli di tutoraggio nell’ambito degli eventi formativi programmati. Per questi incarichi, si precisa, non sono previsti compensi di alcun tipo o rimborso delle spese da parte del GOT. L’autoformazione viene individuata come strumento preferenziale anche nell’attività formativa dei professionisti medico-sanitari.

I corsi gratuiti potranno anche essere aperti non solo agli enti aderenti, ma, qualora lo si ritenga d’interesse, anche agli operatori bibliotecari e documentalisti di aziende sanitarie ed altri enti pubblici e privati presenti sul territorio regionale e nazionale.

Come da Convenzione (art. 9 + Nuovo art. da inserire) ogni azienda aderente si impegna a garantire la formazione e l’aggiornamento continuo del proprio personale coinvolto nelle attività bibliografiche e documentali, nonché dei propri referenti e rappresentanti coinvolti nelle attività del GOT, attraverso le previste modalità e procedure, assicurando i necessari finanziamenti da prevedersi ogni anno.

Art. 9) Comunicazione, rapporti con l’esterno e progetti speciali

La comunicazione interna e con l’esterno è uno dei cardini su cui si incentra l’attività del GOT. A tale scopo viene mantenuto e aggiornato un sito web gestito dal Coordinamento Scientifico al quale tutti gli enti aderenti collaborano con notizie, informazioni e aggiornamenti.

Il GOT elabora progetti speciali indirizzati a cogliere uno o più obiettivi specifici fra quelli indicati; prevede inoltre la possibilità di partecipazione a progetti e programmi regionali, nazionali ed internazionali di finanziamento, nonché a progetti sulle risorse informative e bibliografiche compatibili con le finalità del Gruppo.

Il GOT può aderire ad iniziative promosse da altri consorzi, federazioni o altre organizzazioni di consorzi nazionali e internazionali; può inoltre ricercare collaborazioni, anche continuative, con altri enti sulla base di progetti specifici.

Art. 10) Valutazione, sperimentazioni e statistiche d’utilizzo delle risorse informative

Il GOT procede alla valutazione tecnica ed economica delle risorse informative che sottoscrive prima della sua acquisizione e alla stima dei costi e benefici della sottoscrizione una volta che tale risorsa sia stata acquisita.

Le statistiche d’uso delle risorse informative costituiscono un elemento primario per tale valutazione. ATR e Capofila sono tenuti alla raccolta, elaborazione e messa a disposizione dei dati statistici per tutti gli enti aderenti.

Per quanto riguarda le risorse informative di nuova acquisizione, ogniqualvolta s’intende procedere vengono svolte ricerche preliminari intese ad avere una stima del prezzo di vendita del prodotto e ad accertare eventuali possibilità di trial gratuiti da effettuarsi

affinché il GOT possa valutare il prodotto sul piano tecnico-contenutistico; quando si renda necessaria una valutazione tecnico-scientifica il Coordinamento Scientifico istituisce un Gruppo di Lavoro incaricato della valutazione da effettuarsi, anche mediante trial, della risorsa che si intende acquistare. I partecipanti a tale gruppo sono membri del Comitato Esecutivo, referenti o rappresentanti delle aziende GOT, ma questi possono altresì avvalersi di personale tecnico, medico-sanitario delle aziende appositamente incaricato ed esperto nell’area specifica del prodotto da valutare. Tali consulenti forniscono gratuitamente il loro parere motivato sulla risorsa oggetto di valutazione. Il Gruppo di lavoro redige una lista dei requisiti tecnici, contrattuali e commerciali considerati d’interesse per ogni risorsa motivando le scelte fatte. Le liste di requisiti individuati dal Gruppo di lavoro, vengono passate al Coordinamento Scientifico per la redazione del Capitolato Tecnico a corredo della richiesta di collaborazione rivolta ad Intercent-ER.

Art. 11) Benefici ed oneri degli enti aderenti in forma diretta

Gli enti aderenti in forma diretta godono dei benefici e ottemperano agli oneri di seguito indicati:

a) esprimono un rappresentante che partecipa alle riunioni del Comitato Esecutivo e all'Assemblea di tutti gli aderenti, ricoprono a turno il ruolo di Capofila, partecipano ai gruppi di lavoro/studio, svolgono funzione di Azienda titolare responsabile di risorse informative come stabilito in sede di Comitato Esecutivo e operano secondo le indicazioni del presente Regolamento e dell’Allegato n. 6 “Adempimenti delle aziende aderenti alla convenzione GOT, Comitato esecutivo, del Coordinamento Scientifico, del Capofila e delle Aziende titolari responsabili di risorse informative come da capitolato speciale per la fornitura di banche dati, periodici elettronici e servizi connessi” (d’ora in avanti “Adempimenti”).

b) possono ricevere delega da enti aderenti, opportunamente documentata come previsto dall’art. 4 del presente Regolamento;

c) esprimono l’adesione agli acquisti per il proprio ente e per i propri deleganti e danno mandato scritto per l’acquisto al Coordinamento Scientifico, al Capofila e all’Azienda titolare responsabile di risorse informative di competenza; si impegnano a pagare regolarmente le quote di spettanza per l'acquisizione delle risorse informative per non pregiudicare la continuità del servizio;

d) si impegnano ad informare e consultare regolarmente gli eventuali deleganti, facendo da collegamento con il Coordinamento Scientifico, il Capofila e le Aziende titolari responsabili di risorse informative;

e) sono tenuti a fornire i dati necessari per la redazione del Capitolato Tecnico nei tempi e nelle modalità dettate dal Coordinamento Scientifico, pena l’applicazione di sanzioni; sono tenuti inoltre a fornire dati e informazioni agli organi del GOT con le previste modalità e tempistiche;

f) accedono alle risorse informative acquisite in maniera aggregata attraverso il GOT con pagamento di quota parte paritaria. Gli enti aderenti si impegnano al rispetto della normativa vigente, dei contratti e delle licenze d’uso;

g) ricevono ed effettuano il servizio di fornitura dei documenti gratuito nel rispetto della normativa sul diritto d’autore4;

h) partecipano al Catalogo collettivo delle biblioteche biomediche; forniscono i propri dati catalografici al Coordinamento Scientifico e si impegnano ad aggiornare loro stessi il catalogo con cadenze stabilite dal Coordinamento Scientifico; l’IBACN - Soprintendenza per i beni librari e documentari potrà eventualmente sostenere le procedure di conversione dal catalogo preesistente dell’ente nel formato del Catalogo collettivo;

i) sono tenuti a partecipare ai corsi e agli eventi di formazione e aggiornamento professionale; possono, in collaborazione con il Responsabile della formazione e aggiornamento professionale, tenere corsi e lezioni in modalità di autoformazione;

j) l’ente aderente non può fornire prodotti o servizi GOT ad un altro ente senza che questo entri nel GOT, almeno attraverso delega. In caso di accordi, convenzioni e/o progetti in materia di risorse informative preesistenti all’ingresso nel Gruppo o che prevedano la cessione di servizi GOT da parte dell’ente delegato all’ente delegante, occorre concordare col Gruppo le modalità di cessione e di eventuale suddivisione degli oneri, anche economici. Il contenuto dell’accordo deve trovare adeguata formulazione in una convenzione tra delegato e delegante che sarà depositata anche presso il GOT;

k) ogni azienda fornisce entro il 15 gennaio di ogni anno alle ATR competenti l’elenco aggiornato e completo del proprio posseduto cartaceo con la specifica dell’editore che pubblica ogni titolo. Eventuali variazioni delle collezioni (acquisizioni e dismissioni) effettuate in corso d’anno devono essere comunicate immediatamente;

l) collaborano con la segnalazione di informazioni e notizie all’aggiornamento del sito web del GOT.

Art. 12) Benefici ed oneri degli enti aderenti in forma delegata

Gli enti aderenti in forma delegata godono dei benefici e ottemperano agli oneri di seguito indicati:

a) sottoscrivono convenzioni con il loro delegato, opportunamente documentata come previsto dall’art. 4 del presente Regolamento;

b) esprimono un referente interno che si rapporterà attivamente con la propria direzione e con il rappresentante dell'ente cui avrà conferito delega, per dare corso alle pratiche amministrative interne, contabili, etc. necessarie all'acquisizione e al ricevimento dei servizi;

c) esprimono attraverso il proprio delegato l’adesione all’acquisizione di risorse informative e conferiscono mandato scritto per l’acquisto al Coordinamento Scientifico, al Capofila e all’Azienda titolare responsabile di risorse informative di competenza; si impegnano altresì a pagare regolarmente le quote di spettanza per l'acquisizione delle risorse informative per non pregiudicare la continuità del servizio;

d) partecipano alla riunione dell'Assemblea di tutti gli enti aderenti, in cui esprimono pareri, suggerimenti e l'approvazione dei programmi. Vengono informati dello svolgimento dei programmi e delle attività dal rispettivo rappresentante delegato e per le questioni più generali dal Coordinamento Scientifico e dagli altri organi del GOT;

e) sono tenuti a fornire i dati necessari per la redazione del Capitolato Tecnico nei tempi e nelle modalità dettate dal Coordinamento Scientifico pena l’applicazione di sanzioni; sono tenuti inoltre a fornire dati e informazioni agli organi del GOT con le previste modalità e tempistiche;

f) accedono alle risorse informative acquisite in maniera aggregata attraverso il GOT con pagamento di quota parte paritaria; si impegnano al rispetto della normativa vigente, dei contratti e delle licenze d’uso;

g) ricevono ed effettuano – ove possibile – il servizio gratuito di fornitura dei documenti nel rispetto della normativa sul diritto d’autore5;

h) partecipano – ove possibile – al Catalogo collettivo delle biblioteche biomediche con tempi e modalità definiti a seconda delle situazioni dal Coordinamento Scientifico. Gli enti aderenti in forma delegata provvisti di biblioteca si impegnano a fornire i propri dati catalografici al proprio delegato e al Coordinamento Scientifico e ad aggiornare loro stessi il catalogo con cadenze stabilite dal Coordinamento Scientifico; l’IBACN - Soprintendenza per i beni librari e documentari potrà eventualmente sostenere le procedure di conversione dal catalogo preesistente dell’ente nel formato del Catalogo collettivo; se l'ente è sprovvisto di biblioteca non partecipa al Catalogo collettivo;

i) sono tenuti a partecipare a corsi ed eventi di formazione e aggiornamento professionale, in particolare a quelli esplicitamente indirizzati agli enti che partecipano in forma delegata;

j) l’ente aderente non può fornire prodotti o servizi GOT ad un altro ente senza che questo entri nel GOT, almeno attraverso delega. In caso di accordi, convenzioni e/o progetti in materia di risorse informative preesistenti all’ingresso nel Gruppo o che prevedano la cessione di servizi GOT da parte dell’ente delegato all’ente delegante, occorre concordare col Gruppo le modalità di cessione e di eventuale suddivisione degli oneri, anche economici. Il contenuto dell’accordo deve trovare adeguata formulazione in una convenzione tra delegato e delegante che sarà depositata anche presso il GOT;

k) ogni azienda delegante fornisce entro il 15 gennaio di ogni anno alle Aziende titolari responsabili di risorse informative competenti l’elenco aggiornato e completo del proprio posseduto cartaceo con la specifica dell’editore che pubblica ogni titolo. Eventuali variazioni delle collezioni (acquisizioni e dismissioni) effettuate in corso d’anno devono essere comunicate immediatamente;

l) collaborano con la segnalazione di informazioni e notizie all’aggiornamento del sito web del GOT.

PARTE TERZA: Organi e loro funzioni Art. 13) Organi del GOT

Per il raggiungimento degli obiettivi indicati il GOT ha istituito i seguenti organi: l’Assemblea di tutti gli aderenti, il Comitato Esecutivo (CE), il Coordinamento Scientifico (CS), il Capofila (CF), il Responsabile della formazione e aggiornamento professionale (RFP), le Aziende titolari responsabili delle risorse informative (ATR) e la Segreteria.

Art. 14) L’Assemblea di tutti gli aderenti

L’Assemblea di tutti gli aderenti è composta da tutti i membri partecipanti (delegati e deleganti) e dal Coordinamento Scientifico.

Si riunisce una volte ogni due anni o su richiesta motivata del Comitato Esecutivo o del Coordinamento Scientifico. E’ presieduta dal Coordinamento Scientifico e viene convocata dal Capofila.

L'Assemblea esprime parere sulle attività; offre suggerimenti, contributi e proposte.

Art. 15) il Comitato Esecutivo

Il Comitato Esecutivo è composto dai rappresentanti degli enti aderenti in forma diretta, dal Coordinamento Scientifico, dal Responsabile della formazione e dell’aggiornamento professionale e dal Capofila. Rappresenta l’organo collegiale che prende le decisioni e dà loro seguito operativamente.

I compiti del Comitato Esecutivo sono:

a) esprimere parere sulle proposte ricevute, nonché dare seguito agli atti rilevanti, piani d’attività, progetti, linee guida e altri documenti presentati dal Coordinamento Scientifico, partecipando quando richiesto con un contributo di idee;

b) decidere la sottoscrizione delle risorse informative che tutti gli aderenti sono tenuti a sottoscrivere;

c) collaborare e dare seguito operativo alle valutazioni tecniche ed economiche per l’acquisizione delle risorse informative, individuando di volta in volta al proprio interno i componenti che abbiano specifica competenza per entrare a far parte dei gruppi di lavoro/studio; segnalare gli eventuali consulenti esterni che abbiano le necessarie competenze quando queste non siano presenti all’interno del Comitato Esecutivo stesso e gestire i loro incarichi;

d) richiedere, con parere motivato, la convocazione dell’Assemblea di tutti gli aderenti prima dello scadere dei due anni previsti;

e) approvare l’ingresso di nuovi membri nel GOT ai sensi dell’art. 3 della Convenzione; prendere atto di eventuali recessi volontari;

Q://Rifondazione GOT/Regolamento bozza approvata Comitato Esecutivo 27 novembre 2007

p. 12; ver 04; data xxx.xx: 8 gennaio 2008

f) applicare sanzioni e deliberare l’espulsione dal GOT degli aderenti che non osservano gli obblighi previsti dall’adesione; tali misure vengono proposte dal Capofila e dal Coordinamento Scientifico.

Art. 16) Il Coordinamento Scientifico

E’ l’organo di programmazione, d’indirizzo e coordinamento sul piano scientifico delle attività del GOT, nonché l’organo di verifica in tema di applicazione degli standard di qualità; rappresenta il GOT nei rapporti con altri enti; è affidato all’IBACN - Soprintendenza per i beni librari e documentari, che incarica di tale funzione un proprio rappresentante funzionario.

Il Coordinamento Scientifico svolge le seguenti funzioni:

a) programmare e stabilire gli obiettivi, le metodologie e le linee d’indirizzo dell’attività del Gruppo;

b) verificare e incoraggiare l’applicazione degli standard di qualità da parte delle aziende partecipanti e degli enti che chiedono l’adesione al Gruppo, come da normativa regionale;

c) elaborare i progetti d’interesse generale (anche con soggetti terzi esterni) e redigere gli atti ufficiali rilevanti, come i Capitolati tecnici, le convenzioni, i regolamenti, le linee guida, etc.; proporre modifiche a quelli in vigore;

d) ricevere e valutare le richieste di adesione al GOT e verificare l’applicazione degli standard di qualità dei relativi servizi bibliotecari aziendali; in caso di assenza dei requisiti minimi, il Coordinamento Scientifico può esprimere parere contrario all’adesione; chiedere l’applicazione di sanzioni e l’espulsione dal Gruppo degli aderenti che non osservano gli obblighi previsti dall’adesione;

e) curare i rapporti di collaborazione con Intercent-ER per l’avvio alle procedure di sottoscrizione delle risorse informative prescelte con le modalità di cui all’art. 5; redige il Capitolato Tecnico;

f) effettuare indagini di mercato anche in collaborazione con altri organi del Gruppo;

g) ricevere dalle ATR, nei tempi richiesti, le informazioni necessarie per la redazione degli atti, in particolare il Capitolato Tecnico;

h) indire le riunioni del Comitato Esecutivo, istituire i gruppi di lavoro/studio, presiedere l’Assemblea di tutti gli aderenti;

i) gestire il polo “Catalogo collettivo delle biblioteche biomediche dell’Xxxxxx- Romagna (GOT) e il software KOS;

j) definire le quote annuali di pagamento delle diverse aziende per le risorse informative sottoscritte e comunicare tali quote ai fornitori; seguire gli aspetti tecnico-amministrativi di cui all’Allegato n. 6 “Adempimenti”;

k) richiedere, con parere motivato, la convocazione dell’Assemblea di tutti gli aderenti prima dello scadere dei due anni previsti;

l) curare i rapporti con l'esterno attraverso il sito web del GOT, la partecipazione a conferenze, seminari e altre attività di comunicazione, etc.; collaborare con altri enti su finalità comuni;

m) incoraggiare la formazione e l’aggiornamento professionale di concerto con il Responsabile della formazione e dell'aggiornamento professionale, le Aziende titolari responsabili di risorse informative e il Capofila;

n) incoraggiare la sperimentazione e la valutazione delle risorse informative in collaborazione con il Comitato Esecutivo, il Capofila e le Aziende titolari responsabili di risorse informative; incoraggiare altresì l’elaborazione di progetti, studi e analisi correlati alle attività (es ILB, SbS, etc.).

Art. 17) Il Capofila

Viene designato dal Comitato Esecutivo a turno ogni tre anni fra i rappresentanti al proprio interno, ai sensi dell’art. 7 della Convenzione. Il Capofila è responsabile dell’insieme di alcune procedure operative, tecniche e amministrative e svolge un’azione di trait-d’union all’interno del Gruppo. Ha un mandato della durata di tre anni. Il mandato è rinnovabile e inizia a partire dalla riunione in cui è stata accettata la candidatura. Riferisce e rende conto al Comitato Esecutivo del GOT e al Coordinamento Scientifico del GOT; informa l’Assemblea.

I compiti del Capofila sono:

a) seguire gli aspetti tecnico-amministrativi di cui all’Allegato n. 6 “Adempimenti”6;

b) convocare l’Assemblea di tutti gli aderenti;

c) collaborare col Coordinamento Scientifico e alle indagini di mercato indette;

d) coordinare le valutazioni delle risorse informative;

e) relazionarsi con il Responsabile della formazione e dell’aggiornamento professionale sull’organizzazione della formazione professionale annuale;

f) coordinare e supportare le Aziende titolari e responsabili di risorse informative e la Segreteria nella raccolta e nella valutazione a scadenze convenute delle statistiche d'utilizzo delle risorse informative acquisite, allo scopo di analizzare il rapporto costi-benefici delle sottoscrizioni;

6 Per es.: procedere al rinnovo automatico del contratto triennale stipulato a seguito di gara e si intenda rinnovarlo per altri tre anni e prima della scadenza del terzo anno, come da ex. art su “Durata” del Capitolato Tecnico ora in modello di convenzione Intercent-ER.

g) chiedere l’applicazione di sanzioni e l’espulsione dal Gruppo degli aderenti che non osservano gli obblighi previsti dall’adesione.

Art. 18) Il Responsabile della formazione e aggiornamento professionale (RPF)

È l’organo deputato alla formazione e all’aggiornamento professionale degli operatori bibliotecari, dei rappresentanti e dei referenti aziendali degli enti aderenti. Ha altresì il compito di favorire e incoraggiare la formazione dei professionisti medico-sanitari delle aziende aderenti sulle risorse acquisite dal GOT. Segue anche le attività di document delivery e coordina i gruppi di lavoro/studio. Il suo mandato è di due anni ed è rinnovabile. Il RFP svolge le funzioni di cui sopra di concerto con il Comitato Esecutivo e il Coordinamento Scientifico, rapportandosi altresì con il Capofila e le ATR; riferisce e rende conto al Comitato Esecutivo e al Coordinamento Scientifico, informa l’Assemblea.

I compiti del Responsabile della formazione e dell'aggiornamento professionale sono:

a) raccogliere i fabbisogni formativi all’inizio di ogni anno;

b) proporre i piani formativi annuali entro giugno di ogni anno per poterne effettuare l’attuazione nell’anno successivo nel caso si preveda di richiedere finanziamenti. Di tali piani fanno parte iniziative e corsi di formazione e aggiornamento professionale che il Responsabile della formazione e aggiornamento professionale organizza e coordina anche con il supporto di Capofila e Azienda titolare responsabile di risorse informative;

c) elaborare, di concerto con il Comitato Esecutivo e il Coordinamento Scientifico, i questionari standardizzati di gradimento e controllo della qualità degli eventi formativi, somministrarli, raccoglierli ed elaborarne i risultati rendendoli noti al Coordinamento Scientifico, al Comitato Esecutivo e all’Assemblea;

d) effettuare attività di docenza a corsi e lezioni secondo la formula dell’autoformazione;

e) le sue funzioni riguardano la formazione e l’aggiornamento professionale nei seguenti termini:

- formazione avanzata per gli operatori di biblioteca;

- formazione di base sulle risorse acquisite per il personale di nuovo ingresso nel gruppo;

- “informazione corrente/presentazioni” in relazione ai prodotti acquisiti (o che s’intende acquisire) che viene gestita dalle ATR direttamente con i fornitori; per tale funzioni il RFP pianifica e coordina l’attività, raccordandosi con le singole ATR;

- formazione sulle risorse informative per gli utenti medici, che sarà accreditata ECM dall’Azienda Ospedaliera di Reggio Xxxxxx;

- formazione per operatori di biblioteca esterni al GOT.

f) coordinare i gruppi di lavoro/studio;

g) coordinare l’attività di document delivery.

Art. 19) Le Aziende titolari responsabili di risorse informative (ATR)

Le singole aziende aderenti in forma diretta sono le aziende titolari responsabili di risorse informative. Esse si occupano di tutti gli aspetti tecnici, operativi e amministrativi di una o più risorse informative sottoscritte (o d’interesse accertato da parte del gruppo) e per il quale il Comitato Esecutivo avrà espresso il proprio interesse per conto di tutte le aziende aderenti.

In particolare l’Azienda titolare responsabile di risorse informative è responsabile a nome delle aziende aderenti alla Convenzione GOT di tutti i rapporti col fornitore relativi alla risorsa di cui è titolare, dal momento in cui ogni singola azienda aderente ha emesso e inviato al fornitore il proprio primo ordinativo di fornitura. E’ responsabile dei rapporti tra tutte le aziende aderenti e il fornitore relative a tutte le problematiche tecniche, operative e amministrative legate alla risorsa di cui è titolare.

L’Azienda titolare responsabile di risorse informative è tenuta a rispondere alle richieste del Coordinamento Scientifico nei tempi richiesti e a riferire i dati e le informazioni pertinenti la risorsa di cui è titolare che si rendano necessari per la redazione del Capitolato Tecnico e per ogni altra esigenza informativa che verrà resa nota. La consegna dei dati avverrà nei tempi stabiliti dal Coordinamento Scientifico, pena la mancata inclusione della risorsa e dell’Azienda titolare responsabile di risorse informative inadempiente nel Capitolato Tecnico.

In sintesi ogni Azienda titolare responsabile di risorse informative nei confronti delle altre aziende aderenti si rende disponibile a svolgere le seguenti funzioni relative alla risorsa di pertinenza:

a) segnalazione degli eventuali malfunzionamenti, rispettando le procedure di richiesta assistenza di cui al Capitolato, all’Allegato n. 6 “Adempimenti” e al protocollo interno;

b) segnalazione dei cambiamenti di numeri IP delle aziende;

c) organizzazione della formazione/aggiornamento professionale su quella determinata risorsa concordata con il Responsabile della formazione e aggiornamento professionale e il Capofila; organizzazione di eventuali presentazioni dei fornitori sulla risorsa;

d) organizzazione di eventuali trial gratuiti per tutti gli enti aderenti;

e) valutazione degli upgrading introdotti nelle piattaforme e nei software di ricerca o comunque nei contenuti della risorsa di cui è responsabile;

f) svolgere indagini di mercato per il Gruppo dopo aver concordato ogni inziativa con il Coordinamento Scientifico;

g) informare le aziende aderenti, il Capofila e il Coordinamento Scientifico sulla eventuale situazione di mantenimento del posseduto cartaceo per i pacchetti di cui è responsabile; tenere e aggiornare gli elenchi dei titoli del posseduto cartaceo di

tutte le aziende nel caso in cui la risorsa di cui è titolare preveda contrattualmente forme di controllo del cartaceo e/o il suo mantenimento;

h) controllare le fatture e comunicare con i fornitori relativamente ai problemi e alle questioni legate all’amministrazione e ai pagamenti della risorsa;

i) raccogliere, elaborare e mettere a disposizione del GOT le statistiche di utilizzo;

j) sostenere il rispetto della normativa sulle licenze e sul diritto d’autore da parte delle aziende aderenti che saranno direttamente responsabili di eventuali abusi in materia e che firmeranno ciascuna i loro rispettivi license agreement;

k) ulteriori dettagli e procedure sono contenuti nell’Allegato n. 6 “Adempimenti” che ogni azienda è tenuta a seguire e che costituisce parte integrante del presente Regolamento.

Nel caso di risorse informative non ancora acquisite dal Gruppo, l’azienda interessata ad un determinato prodotto che potrebbe essere d’interesse per tutte le aziende aderenti, dovrà seguire le seguenti procedure: informare il Comitato Esecutivo, il Coordinamento Scientifico, il Capofila del suo interesse per la nuova risorsa. L’Azienda titolare responsabile di risorse informative interpella tutti gli aderenti e in caso di unanimità si procura un trial gratuito da un fornitore, la valuta su mandato del Gruppo e ne dà un giudizio sia sul piano tecnico che su quello economico, avendo cura di aver svolto preliminarmente un’indagine di mercato presso i fornitori possibili in Italia e all’estero. Eseguita la valutazione secondo gli standard interni previsti, l’Azienda titolare responsabile di risorse informative rimette il mandato ricevuto al Comitato Esecutivo che potrà decidere se e come sottoscrivere la risorsa per tutto il Gruppo. La risorsa, una volta messa a bando e sottoscritta, avrà come azienda Azienda titolare responsabile di risorse informative l’azienda che l’ha proposta e valutata. Essa è tenuta a svolgere tutti gli adempimenti di cui al presente articolo e a quanto previsto nel documento “Adempimenti” allegato al presente Regolamento.

Art. 20) La Segreteria

È selezionata dal Coordinamento Scientifico per conto della Soprintendenza, che si avvale di personale professionalizzato.

I compiti della Segreteria sono:

a) coadiuvare operativamente Coordinamento Scientifico nell’espletamento delle sue funzioni;

b) curare la trasmissione dei documenti e dell’informazione tra gli enti aderenti e gli organi del Gruppo, archiviare i materiali;

c) partecipare alle riunioni del Comitato Esecutivo, dei gruppi e dell'Assemblea di tutti gli aderenti;

d) aggiornare il sito web;

e) supportare le Azienda titolare responsabile di risorse informative e il Capofila nel raccogliere ed elaborare a scadenze convenute i dati statistici sui servizi che coinvolgono le attività del GOT (banche dati, periodici elettronici, fornitura dei documenti effettuata dalle biblioteche, Catalogo collettivo, etc.);

f) collaborare all'organizzazione dei corsi di formazione e aggiornamento professionale rapportandosi con il Responsabile della formazione e aggiornamento professionale;

g) coadiuvare gli enti aderenti nelle procedure catalografiche e seguire eventuali progetti in merito.

Art 21) Riunioni e decisioni

Le decisioni vengono prese nel corso delle riunioni del Comitato Esecutivo o possono essere prese collegialmente attraverso la raccolta dei pareri inviati al Coordinamento Scientifico via e-mail o fax, nel qual caso sono da confermarsi nel corso della prima riunione che viene indetta.

Il Comitato Esecutivo svolge la propria attività nel corso di riunioni mensili (o con cadenza diversamente stabilita) indette dal Coordinamento Scientifico.

Il consenso unanime dei presenti nelle sedute del Comitato Esecutivo è il metodo preferenziale da adottarsi nelle decisioni, ma, qualora l’unanimità non sia raggiungibile, le decisioni vengono prese a maggioranza semplice (la metà più uno dei presenti alla riunione).

Ogni membro del Comitato Esecutivo presente alla riunione ha diritto a un voto; il Coordinamento Scientifico esprime due voti. Non sono ammesse deleghe di voto. La maggioranza più uno dei presenti rende valide le decisioni.

Tutte le decisioni vengono prese a maggioranza ad eccezione di quelle relative agli ingressi di nuovi enti nel Gruppo, per le quali è richiesta l’unanimità. In occasione delle riunioni di ammissione di nuovi enti, il rappresentante dell’ente aderente che prevede di non poter partecipare alla riunione è tenuto a fornire via fax o e-mail una dichiarazione firmata di accettazione (o non accettazione, indicando i motivi) per consentire la conclusione del processo di convalida del nuovo ingresso nel Gruppo. Tali riunioni vengono convocate dal Coordinamento Scientifico per iscritto con un anticipo di almeno 15 giorni e la dichiarazione di accettazione deve pervenire al Coordinamento Scientifico prima dell’inizio della riunione.

Art. 22) Modalità di ammissione dei nuovi aderenti

A fronte di una richiesta, il Coordinamento Scientifico apre un processo di valutazione della richiesta di adesione. Sulla base dei risultati della conseguente istruttoria, presentati in riunione, il Coordinamento Scientifico e il Comitato Esecutivo decidono all'unanimità se accogliere l'ente richiedente e con quale formula di adesione (diretta o delegata).

Se l'ente candidato non è provvisto di un servizio di biblioteca, l'istruttoria si limita a prenderne atto e a proporre l'eventuale ingresso in forma delegata. Nel caso in cui l'ente candidato abbia un servizio bibliotecario, l'istruttoria ne dovrà verificare la conformità agli standard di qualità7 per l'eventuale applicazione della formula di adesione diretta. In particolare dovrà essere accertata la tipologia del servizio e la presenza di personale professionalmente qualificato con esperienza di bibliotecario o di documentalista (almeno part-time) per un minimo di due anni.

L’apertura dell’istruttoria si intende al momento del ricevimento della lettera di intenti che l’ente candidato dovrà fornire. In tale richiesta scritta di ingresso nel GOT, l’ente candidato dovrà dimostrare che la/le biblioteca/he esistente/i è/sono aperta/e al pubblico (cioè ad utenti interni ed esterni all’ente). L’ente candidato deve esprimere piena e completa adesione alla Convenzione in vigore, accettare gli impegni di cui all'art. 4 del Regolamento e contestualmente dichiarare l’esistenza di progetti, accordi, convenzioni degli aderenti in materia di risorse informative e quant’altro contempli la possibile estensione ad altri enti dell’accesso alle risorse informative acquisite attraverso il GOT e ai servizi erogati dal medesimo. In particolare si deve dichiarare la vigenza di convenzioni con altri enti per il servizio di fornitura di documenti a pagamento. Deve inoltre dichiarare che l’azienda si impegna a sottoscrivere tutte le risorse informative acquisite dal GOT, compatibilmente con i contratti in essere in quel determinato momento.

L’ente candidato si impegna altresì a garantire la formazione e l’aggiornamento professionale del proprio personale coinvolto (referenti e rappresentanti) nelle attività bibliotecarie e documentali, attraverso le previste modalità e finanziamenti dedicati da prevedersi ogni anno.

L’ente candidato, in particolare se provvisto di biblioteca, dovrà rendersi disponibile a ricevere un sopralluogo da parte del Coordinamento Scientifico che aggiornerà la raccolta dei dati eventualmente già messi a disposizione. L’ente candidato provvisto di biblioteca dovrà inoltre fornire il catalogo dei periodici (correnti e cessati) ed alcune informazioni sulla situazione del servizio e dell'istituzione più in generale (numero di posti letto dell’azienda/ospedale, numero di medici strutturati, numero di infermieri, numero del personale impiegato nei laboratori, etc.; esistenza di progetti, accordi, convenzioni sulle risorse informative e tutto ciò che contempli l’eventuale l’allargamento dell'azienda stessa ad aree del territorio, per es. area vasta, etc.) sulla base di un questionario elaborato dal Coordinamento Scientifico.

La gestione delle risorse informative e informatiche acquisite attraverso il GOT è affidata all'eventuale biblioteca indicata dall’ente aderente in forma diretta o delegata.

In caso di presenza di più biblioteche, l’ente dovrà individuare un unico servizio bibliotecario e un unico referente che si raccorderà con il GOT e con il delegato.

In caso di istruttoria favorevole e a seguito dell’approvazione unanime del Coordinamento Scientifico e del Comitato Esecutivo, l’ente candidato viene ammesso nel GOT e, sia esso delegato o delegante, condividerà da quel momento benefici ed oneri di cui all’art. 4 del

7 “Direttiva ai sensi della Regione Xxxxxx-Romagna di cui all’art.10 della Legge Regionale 18/2000 Standard e obiettivi di qualità per biblioteche, archivi storici e musei”, approvata con deliberazione della Giunta regionale 3 marzo 2003, n. 309 e pubblicata nel B.U. R.E.R. n. 56 del 17/04/2003.

presente Regolamento, ad eccezione dell’accesso alle risorse informative elettroniche, per la cui fruizione dovrà attendere la stipulazione di contratti che lo includano.

Art 23) Recesso dalla partecipazione al Gruppo

Il recesso volontario dall’adesione alla Convenzione GOT da parte di un ente aderente deve essere comunicato per iscritto al Coordinamento Scientifico almeno dodici mesi prima dell'effettivo ritiro. A seguito del recesso gli altri aderenti del Gruppo riconsiderano gli acquisti previsti in funzione della diversa disponibilità economica necessaria.

L’ente uscente che abbia aderito ad un ordine emesso dal Capofila risponde direttamente in solido al fornitore, che ha emesso fattura a suo nome, per la quota di spettanza.

Art. 24) Sanzioni

Su richiesta di Coordinamento Scientifico o del Capofila, il Comitato Esecutivo può decidere di sanzionare o espellere un ente aderente. Le sanzioni consistono nella non inclusione dell’ente in questione nel Capitolato Tecnico o nell’espulsione dal Gruppo. Le ragioni delle sanzioni sono le seguenti:

a) la mancata sottoscrizione a tutte le risorse;

b) l’inadempienza reiterata e la grave negligenza nell’espletamento delle mansioni previste dal Regolamento che rechi danno o ritardo nelle procedure;

c) i ritardi ripetuti nei pagamenti (oltre 6 mesi di ritardo dall’emissione della fattura);

d) in generale ogni mancato adempimento ad oneri ed obblighi della Convenzione, del Regolamento o a decisioni di interesse comune del Gruppo;

e) il mancato rispetto delle normative contrattuali, del DDA, dei license agreement, etc.

Art. 25) Validità del Regolamento e revisioni

Il presente Regolamento, approvato all’unanimità, ha validità a partire dalla data di approvazione da parte del Comitato Esecutivo.

Sono possibili revisioni, aggiornamenti e modifiche con cadenza da definirsi. La copia revisionata sostituisce la precedente versione a partire dal giorno dell'approvazione unanime da parte del Comitato Esecutivo.

Art. 26) Allegati

Il presente atto si compone del “Regolamento del Gruppo operativo per il trasferimento dei risultati della ricerca bibliografica nei servizi sanitari approvato il 27 novembre 2007” e dei seguenti Allegati:

a) “Linee guida per la stipulazione di convenzioni per l’accesso a servizi e prodotti GOT tra aderenti al GOT in forma diretta e aderenti attraverso delega”;

b) “Modello di convenzione tra aziende aderenti in forma diretta e delegata per l’accesso a servizi e prodotti GOT”;

c) “Mandato conferito al Capofila per l'emissione dell'ordine d'acquisto”;

d) “Accordo per la fornitura di documenti fra le biblioteche aderenti al GOT”;

e) “Raggruppamenti di risorse per affinità per gestione in formula Azienda titolare responsabile di risorse informative”;

f) “Adempimenti delle aziende aderenti alla convenzione GOT, Comitato esecutivo, del Coordinamento Scientifico, del Capofila e delle Aziende titolari responsabili di risorse informative come da capitolato speciale per la fornitura di banche dati, periodici elettronici e servizi connessi”.

Art. 27) Approvazione e modifiche del Regolamento

Il presente Regolamento è stato approvato nella seduta del Comitato Esecutivo del 10 Novembre 2003.

Ulteriori modifiche sono state apportate nella seduta del Comitato Esecutivo del 18 Febbraio 2005, dell’8 giugno 2006, del 2 marzo 2007 e del 27 novembre 2007.

Art. 28) Norma transitoria

Il presente Regolamento entra in vigore a partire dal 01/01/2008.

ALLEGATO 5:

Raggruppamenti di risorse per affinità per gestione in formula ATR

Gruppo risorse		Azienda ATR di competenza (Preferenza espressa il 27/11/2007)
1	Xxxxxxxx Library + Wiley periodici + Xxxxxxxxx periodici	CEVEAS
2	Xxxxxx.xxx + Elsevier periodici + OUP periodici	OSPRE
3	JCR + Lippincott periodici correnti + Lippincott archivio	OSPBO
4	CINHAL + Nursing periodici	USLRA
5	Springer periodici + IMAGES.MD	USLBO
6	Clinical Evidence + BMJ periodici + E-books	OSPFE
7	CODIFA + AMA periodici + NATURE periodici	USL IMOLA