INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI

SENSI DEGLI ARTT. 13 E SEGUENTI DEL REGOLAMENTO U.E. N.

2016/679 - GDPR

Gentile Utente,

con il presente documento Welcome Association Italy – W.A.I. (di seguito anche solo “W.A.I.”), associazione non riconosciuta ai sensi degli articoli 36 e seguenti del codice civile italiano, in qualità di Titolare del Trattamento dei suoi Dati Personali, intende fornirLe l’Informativa prevista dagli articoli 13 e seguenti del Regolamento Europeo n. 2016/679 (di seguito anche solo “il Regolamento” o GDPR), il quale disciplina la protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, al fine di spiegarLe come vengono trattati i Suoi Dati, forniti nello svolgimento della presente procedura finalizzata all’associazione da parte Sua a W.A.I. e conservati, successivamente al perfezionamento dell’acquisizione da parte Sua della qualità di “Associato” W.A.I., per tutta la durata del Suo rapporto associativo con W.A.I. e per il periodo successivo, così come specificato nel punto dal titolo “Conservazione dei dati personali”, contenuto in questo documento.

L’art. 12 (“Informazioni, comunicazioni e modalità trasparenti per l’esercizio dei diritti dell’interessato”), n. 1, del Regolamento UE n. 2016/679, stabilisce infatti che il Titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 e all’articolo 34 relative al trattamento dei dati in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro.

Pertanto preliminarmente La informiamo che W.A.I.: tratterà i Suoi dati in modo lecito, corretto e trasparente (art. 5, n. 1, lett. a) Reg. 2016/679); li tratterà per finalità determinate, esplicite e legittime (art. 5, n. 1, lett. b) Reg. 2016/679); i Suoi Dati Personali, oggetto di trattamento, saranno esatti e, se necessario, aggiornati, e che saranno adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati (art. 5, n. 1, lett. d); tratterà i Suoi dati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei Dati Personali, compresa la protezione, mediante misure fisiche, tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione o dal danno accidentali (art. 5, n. 1, lett. f) e comunque sempre nel rispetto di quanto in generale previsto dall’art. 5 (“Principi applicabili al trattamento di dati personali”) del Regolamento n. 2016/679.

1. MODALITA’ DI RACCOLTA DEI DATI PERSONALI E NECESSARIETA’ DEL TRATTAMENTO

Ai sensi dell’art. 6 (“Liceità del trattamento”) del Regolamento si precisa che il trattamento dei Dati Personali raccolti durante la procedura di “registrazione” on- line avviene su base volontaria ed è necessario e obbligatorio affinchè possa essere perfezionato il procedimento di acquisizione della qualifica di “Associato”

W.A.I. (in particolare ai sensi dell’art. 6, n. 1, lett. b).

2. FONTE DEI DATI PERSONALI

I Dati Personali di cui W.A.I. entrerà in possesso sono forniti direttamente dall’Interessato all’atto della compilazione dell’apposito form on-line di cui al punto che precede, accessibile dal sito xxx.xxxxxxx.xxx, o all’ATTO della compilazione di analogo form cartaceo/digitale presso una delle sedi di W.A.I. presenti sul territorio nazionale, ove l’Interessato si sia personalmente recato per associarsi a W.A.I. al fine di aderire ai suoi fini statutari e fruire dei servizi e delle convenzioni.

3. TITOLARE E RESPONSABILI

Titolare del Trattamento dei Suoi dati personali è l’Associazione Welcome Association Italy – W.A.I., con sede legale in 00000 - Xxxx, Via dei Marsi n° 31.

W.A.I. ha inoltre individuato, ai sensi e nel rispetto del Regolamento 2016/679 e, laddove necessario, nominato Responsabili del Trattamento, ai sensi dell’art. 28 dello stesso, i soggetti e/o le Società che, nell’ambito delle rispettive funzioni svolte, effettuano attività di Trattamento di dati personali per conto e/o nell’interesse dell’Associazione.

L’elenco dei Responsabili viene costantemente aggiornato e può essere richiesto al Titolare inviando una comunicazione al seguente indirizzo elettronico del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO - Data Protection Officer): xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

4. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E SUA BASE GIURIDICA

I Dati Personali verranno trattati nel rispetto della legge vigente (Regolamento UE n. 2016/679 e d.lgs. n. 196 del 2003 e sue modifiche e integrazioni) per l’espletamento dei servizi richiesti dall’interessato-associato, per il conseguimento delle finalità indicate nello Statuto dell’Associazione W.A.I. (consultabile sulla homepage del sito xxx.xxxxxxx.xxx oppure nel dettaglio cliccando al seguente link: xxx.xxxxxxx.xxx/xxx-xxxxx/ ), e con riferimento a tutte le esigenze da questo derivanti ed ai conseguenti adempimenti di obblighi legali, fiscali, assicurativi e, appunto, statutari.

La base giuridica del trattamento dei Dati Personali risiede appunto nel fatto che è necessario che ciascun Associato, in ragione di quanto espresso nel periodo che precede, fornisca i propri dati all’atto della sua richiesta di associazione a W.A.I..

Con riferimento ai citati obblighi statutari, legali, fiscali, assicurativi, i dati personali verranno quindi trattati per le seguenti finalità:

a) per adempiere agli obblighi previsti da leggi e regolamenti interni dello Stato Italiano nonché dalla normativa europea, generale e specifica;

b) per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, oltre che dalle disposizioni impartite dalle Autorità di controllo a ciò legittimate dalla legge;

c) per procedere alla registrazione e all’iscrizione in qualità di associato (o socio che dir si voglia) di W.A.I., ricomprendendo in ciò l’attestazione e la verifica del pagamento e riscossione delle quote associative, di corrispettivi vari previsti dalle disposizioni statutarie per l’ottenimento di servizi aggiuntivi, scelti dall’associato, tra quelli erogati direttamente dall’Associazione o da soggetti con essa convenzionati;

d) per le finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti tra l’associazione ed i soci, come, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: la convocazione di assemblee ordinarie e straordinarie dei Soci o di riunioni del Consiglio Direttivo, le finalità amministrative, la fornitura di servizi di assistenza e supporto, l’iscrizione alla/e newsletter per la promozione di iniziative finalizzate a fornire assistenza e servizi ai cittadini stranieri residenti o soggiornanti in Italia, l’invio di comunicazioni di tipo informativo sulle convenzioni che l’Associazione ha attivato ed attiverà in favore dei Soci;

e) per il raggiungimento delle comuni attività istituzionali statutarie;

f) per l’organizzazione di attività volte a promuovere e diffondere ogni informazione utile alla permanenza degli associati nel territorio italiano;

g) per finalità connesse ad eventi organizzati da W.A.I., finalità con lo scopo di promuovere e favorire la conoscenza e la valorizzazione delle espressioni culturali, sociali, economiche, ricreative, sportive, artistiche degli stranieri residenti o soggiornanti in Italia.

Ulteriori finalità potranno essere previste ed indicate agli associati in ragione dei servizi specifici che essi utilizzeranno a partire dalle pagine dedicate e disponibili sul sito web di W.A.I. e potranno dare luogo ad attività di profilazione, basate sugli interessi manifestati dagli associati così da poterli informare sulle convenzioni che l’Associazione attiva a loro favore.

Il trattamento dei dati, come meglio specificato nei punti che seguono, comporterà che questi vengano conosciuti da dipendenti e collaboratori di W.A.I. (SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO), previamente e debitamente istruiti da W.A.I. circa le cautele e garanzie da osservare nel trattamento dei dati in questione, oltre che da soggetti terzi i quali prestano servizi accessori e/o

strumentali all’attività di W.A.I. e con i quali W.A.I. abbia sottoscritto accordi specifici (RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO), contenenti anche l’obbligo da parte loro di attenersi a quanto previsto dalla vigente normativa in materia di liceità e correttezza del trattamento dei dati personali, rappresentata dal citato Regolamento europeo n. 679 del 2016 e dal decreto legislativo n. 101 del 2018, modificativo del d.lgs. n. 196 del 2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

5. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali forniti avverrà nel rispetto della citata normativa vigente in materia. Esso verrà effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, informatici e telematici, oltre che mediante supporti cartacei, secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e idonee a salvaguardare la riservatezza dei dati da tutelare e dei diritti dell’interessato nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente. Al fine di proteggere i dati da distruzione o perdita, anche accidentale, e contro l’accesso o la divulgazione di dati non autorizzati, W.A.I. adotta, mediante il Titolare ed i Responsabili del trattamento, misure di sicurezza di natura fisica, tecnica ed organizzativa per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che tengano conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, oltre che della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, come previsto, in particolare, dall’art. 32 (“Sicurezza del trattamento”) del Regolamento UE n. 2016/679.

6. SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI PERSONALI

Nei limiti e per le finalità di trattamento statutarie di W.A.I., i dati personali degli associati, raccolti a seguito del perfezionamento del rapporto associativo con W.A.I., saranno comunicati a società, enti convenzionati/partner e operatori di mercato, i quali possono prestare direttamente servizi in favore degli associati. Più specificatamente, i dati personali saranno comunicati a:

- soggetti che possono accedere ad essi in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di normativa europea, nei limiti previsti da tali norme;

- i soggetti Responsabili del trattamento a vario titolo di cui al precedente articolo

3 i quali hanno necessità di accedere ai dati personali per finalità ausiliarie e/o strumentali al rapporto associativo, nei limiti strettamente necessari per lo svolgimento di tali compiti e sempre previa, quanto meno, sottoscrizione da parte loro di lettera di incarico specifica da parte di W.A.I. (a titolo esemplificativo, fornitori di servizi esterni, quali consulenti del lavoro, avvocati, commercialisti, società di gestione e manutenzione di siti web);

- soggetti espressamente autorizzati, all’interno di W.A.I., al trattamento dei dati previa sottoscrizione di lettera di incarico contenente le istruzioni necessarie al corretto e lecito trattamento dei dati stessi, con imposizione dei doveri di riservatezza e sicurezza; l’elenco aggiornato dei soggetti autorizzati al trattamento è disponibile presso il Titolare ed è consultabile mediante richiesta da inviare a mezzo e-mail all’indirizzo elettronico xxxxxxx@xxxxxxx.xxx;

- soggetti “collaboratori” esterni i quali necessitano di accedere ai dati personali per le finalità relative alla corretta esecuzione dei rapporti che essi hanno attivato o attiveranno con W.A.I. (a titolo esemplificativo e non esaustivo, istituti di credito, imprese assicuratrici, strutture sanitarie, società di servizi). Tali soggetti operano in totale autonomia rispetto a W.A.I. come Titolari Autonomi del trattamento dei dati personali in virtù della presente informativa e del consenso prestato in fase di perfezionamento del rapporto associativo; qualora detti soggetti intendano effettuare trattamenti aventi finalità diverse da quelle strettamente statutarie dovranno ottenere dall’associato un autonomo, esplicito consenso, preceduto da idonea informativa ai sensi degli art.13 e ss. del Regolamento UE n. 2016/679.

La mancata prestazione di consenso alla comunicazione ed al trattamento dei dati personali a tali soggetti comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto associativo e di ottenere i servizi erogabili in conseguenza dell’acquisizione della qualità di associato W.A.I..

I dati personali potranno essere trattati anche dal personale amministrativo di W.A.I., sempre previa autorizzazione e debita istruzione circa l’esigenza di protezione e sicurezza dei dati. Si informa altresì che i dati degli associati e le informazioni relative alle loro attività, sono conservati su server ubicati nell’Unione Europea e che potranno essere comunicati, con procedure idonee ad assicurarne la protezione e sicurezza, anche a fornitori di servizi software esterni, operanti pure al di fuori dei paesi U.E..

7. NATURA OBBLIGATORIA DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI E DEL CONSENSO ALLA COMUNICAZIONE A TERZI

Il conferimento dei dati personali “comuni” (anagrafici) e il consenso alla loro comunicazione ai soggetti terzi indicati all’art. 6 sono necessari per le finalità di trattamento descritte nella presente informativa e sono ugualmente necessari per consentire la corretta esecuzione delle attività statutarie da parte di W.A.I. in favore dei propri associati. Tale conferimento obbligatorio consente infatti agli associati di ottenere i servizi forniti da terzi con i quali W.A.I. ha stipulato e stipulerà accordi/convenzioni a ciò finalizzati (a titolo esemplificativo e non esaustivo istituti di credito, imprese assicuratrici, strutture sanitarie, prestatori di servizi legali e di consulenza in genere, enti di formazione etc.).

L’eventuale rifiuto di fornire tali dati personali o di prestare il consenso per il trattamento degli stessi per tali finalità comporterà l’impossibilità di ottenere la qualifica di associato W.A.I..

8. DATI SENSIBILI E PRESTAZIONE DI CONSENSO AL TRATTAMENTO

Premesso che W.A.I., come indicato nel punto che precede, acquisisce ed effettua il trattamento obbligatorio dei soli dati personali di cui al punto che precede e per le sole finalità statutarie, nel caso dovesse accadere che, a seguito di comunicazione dello stesso associato (e quindi con il suo consenso), W.A.I. raccolga “dati sensibili” degli associati di cui all’art. 9 Regolamento UE n. 2016/679, ed in particolare i dati sensibili di cui all’art. 4.15 del Regolamento UE

n. 2016/679 (“Dati relativi allo stato di salute”), W.A.I. si obbliga a non comunicare e/o diffondere tali dati a qualsivoglia terzo, oltre che ad assicurarne la tempestiva distruzione non appena esaurita la propria attività di mera assistenza all’associato, obbligandosi comunque, sino all’avvenuta distruzione dei dati, a garantirne protezione e sicurezza mediante l’adozione delle misure tecniche ed organizzative di cui all’art. 32 del Regolamento UE n. 2016/679.

9. DURATA DELLA CONSERVAZIONE

I dati personali degli associati vengono conservati, in una forma che consenta l’identificazione degli interessati, per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati e comunque almeno per tutta la durata del rapporto associativo e, nel caso di cessazione, per qualsivoglia motivo, del rapporto associativo, per la durata del termine di 10 anni di cui all’art. 2220 del codice civile (“Conservazione delle scritture contabili”).

10. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Premesso che l’INTERESSATO, ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 è la persona fisica cui si riferiscono i dati oggetto di trattamento, il Regolamento medesimo attribuisce, in particolare a sensi degli artt. 13, comma, 2, lettere b) e d), 15 e ss., specifici diritti attribuiti all’interessato sui propri dati, i quali devono essergli illustrati in forma concisa, trasparente e con un linguaggio chiaro e semplice.

Ogni associato – appunto nella veste di “interessato” – può esercitare nei confronti di W.A.I., in ogni momento, i seguenti diritti:

- ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di chiedere l’accesso agli stessi ed alle seguenti informazioni:

a) le finalità del trattamento;

b) le categorie dei dati personali in questione;

c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;

d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

f) il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo, rappresentata, in Italia, dal Garante per la protezione dei dati personali (Garante Privacy);

g) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento n. 679/2016 e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste da tale trattamento per l’interessato;

- ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e, tenuto conto delle finalità del trattamento, anche di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

- ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, con conseguente obbligo di detto Titolare di cancellare i dati personali: se questi non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati; se l’interessato revoca il consenso ad un trattamento precedentemente prestato; se l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’art. 21 Regolamento UE n. 2016/679 (“Diritto di opposizione”); se i dati personali sono stati raccolti illecitamente; se i dati personali devono essere cancellati per adempimento di obbligo legale previsto dall’Unione Europea o dello stato membro cui è soggetto il Titolare del trattamento;

- ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione dello stesso quando ricorre una delle ipotesi di cui all’art. 18 del Regolamento n. 2016/679 xxxx://xxx.xxxxxxx-xxxxxxxxxx.xx/xx/00.xxx

Il Titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.

Infine, il Titolare del trattamento garantisce al Socio la possibilità di estrarre nella propria area riservata una copia dei dati personali oggetto di trattamento. L’esercizio dei diritti previsti da questo articolo non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.

Ogni interessato/associato può rivolgersi per l’esercizio dei propri diritti al Responsabile della Protezione dei dati inviando una comunicazione a mezzo e-

mail all’indirizzo elettronico xxx@xxxxxxx.xxx oppure, nella medesima forma, al Titolare del trattamento all’indirizzo elettronico xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.

Ai fini di cui al periodo che precede il Titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato/associato riscontro alle proprie richieste in ordine ai propri dati personali in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile, con linguaggio semplice e chiaro, fornendo all’interessato/associato le informazioni relative alla richiesta intrapresa senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa; tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ed in tal caso il Titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga e dei motivi del ritardo, sempre entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Le informazioni richieste sono fornite ove possibile con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato.