REGOLAMENTO INTERNO PER LA DISCIPLINA DEL LAVORO AGILE
REGOLAMENTO INTERNO PER LA DISCIPLINA DEL LAVORO AGILE
PRESSO LA COMUNITA’ MONTANA VALTELLINA DI SONDRIO
Art. 1 Premessa
Art. 2 Modalità attuative Art. 3 Lavoro da remoto Art. 4 Accordo individuale
Art. 5 Strumenti del lavoro agile
Art. 6 Monitoraggio e valutazione della performance
Art. 7 Formazione dei lavoratori, dei dirigenti e dei responsabili Art. 8 Sicurezza sul lavoro
Art. 9 Sicurezza informatica e protezione dati
Art. 1 Premessa
La Legge 22 maggio 2017 n. 81 (art. 18-24) disciplina il lavoro agile inserendolo in una cornice normativa e fornendo le basi legali per la sua applicazione anche nel settore pubblico. La legge all’articolo 18 definisce il lavoro agile come “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.”. Obiettivo dichiarato è promuovere il lavoro agile per “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.
È il comma 3 a precisare che le disposizioni normative si applicano anche ai “rapporti di lavoro alle
dipendenze delle amministrazioni pubbliche”.
Con la Direttiva n. 3 del 2017 in materia di lavoro agile a firma del Presidente del Consiglio dei Ministri e della Ministra Madia si avvia ufficialmente la stagione del “lavoro agile” nelle Pubbliche Amministrazioni. La Direttiva contiene gli indirizzi per l’attuazione dei commi 1 e 2 dell’articolo 14 della Legge 7 agosto 2015, n. 124, che delegava il Governo alla riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche, prevedendo l’introduzione di nuove e più agili misure di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei propri dipendenti, e contiene le linee guida per la nuova organizzazione del lavoro, finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti.
A partire da febbraio 2020, a seguito del diffondersi dell’epidemia COVID-19, sono stati emanati una serie di provvedimenti per semplificare l’accesso allo Smart Working e diffonderne al massimo l’utilizzo nella PA.
L’art. 87, comma 1, del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito con legge 24 aprile 2020,
n. 27, ha stabilito che “Fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID- 2019 … il lavoro agile è la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165”.
Con il Decreto legge 30 aprile 2021, n. 56 ha previsto che, fino alla definizione della disciplina del lavoro agile nei contratti collettivi del pubblico impiego e comunque non oltre il 31 dicembre 2021, le amministrazioni pubbliche potranno continuare a ricorrere alla procedura semplificata per lo smart working.
Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 23 settembre 2021 si è stabilito che dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nella PA torna ad essere quella in presenza. Si è tornati, pertanto, al regime previgente all’epidemia pandemica, disciplinato dalla legge 22 maggio 2017, n. 81.
La Comunità Montana, in questa fase di emergenza sanitaria e in attesa delle linee guida per il PIAO introdotto dal D.L. 80/2021, ha deciso di adottare un Regolamento del Lavoro Agile che contenga i contenuti minimi previsti dalle Linee Guida in materia di lavoro agile nelle amministrazioni pubbliche, ai sensi dell’articolo 1, comma 6, del decreto del Ministro per la pubblica amministrazione recante modalità organizzative per il rientro in presenza dei lavoratori delle pubbliche amministrazioni, e di seguito riportati:
• Ambito di applicazione, soggettivo e oggettivo;
• Accesso al lavoro agile;
• Lavoro da remoto;
• Accordo individuale;
• Articolazione della prestazione in modalità agile e diritto alla disconnessione;
• Formazione;
• Condizioni tecnologiche, privacy e sicurezza.
In caso di eventuali e successive modifiche normative ovvero regolamentari dettate in materia ed alle eventuali disposizioni dettate dal CCNL di categoria, il presente regolamento del lavoro agile si applica solo ove compatibile.
Il presente regolamento è stato oggetto di informazioni alle organizzazioni sindacali.
Art. 2 Modalità attuative
Tra i punti di forza del Lavoro agile vi è un aspetto fondamentale correlato alla sostenibilità organizzativa: il lavoro agile oltre ad essere uno strumento di sostegno alla conciliazione di tempi (obiettivo iniziale della Legge n. 124/2015), dovrà essere anche un supporto significativo all’organizzazione, in termini di:
▪ uso adeguato delle tecnologie digitali, che rappresenta un “passaggio” fondamentale per la semplificazione dei processi e per lo sviluppo ed il consolidamento dell’innovazione digitale nella PA, attualmente in corso;
▪ responsabilizzazione dei singoli lavoratori all’adempimento collaborativo della prestazione in modalità agile, all’interno del quadro normativo e contrattuale;
▪ coinvolgimento nel processo della definizione degli obiettivi, determinato dalla necessità di “fissare” insieme ai propri dirigenti l’entità (e la qualità) dei contributi che essi forniranno durante la prestazione in Lavoro agile;
▪ crescita e valorizzazione della persona, conseguente anche al rapporto fiduciario che deve necessariamente istaurarsi con i responsabili sovraordinati e all’autonomia di azione che da esso deriva.
Ciascun Responsabile individuerà per la sua Area i casi in cui è esclusa la possibilità di attivare la prestazione lavorativa a distanza.
In caso di attivazione del lavoro agile deve essere quotidianamente garantita la presenza in sede di
almeno il 50% del personale, nell’ambito di ciascuna area dell’Ente, arrotondato all’unità inferiore.
Nel caso vi siano nella stessa area più lavoratori interessati al lavoro agile nelle medesime giornate, si opererà con il criterio di rotazione, dando preferenza in base ai seguenti criteri elencati in ordine di priorità:
a) condizioni di salute e/o disabilità, anche temporanee, tali da rendere disagevole il raggiungimento del luogo di lavoro;
b) esigenze di cura di figli minori, con priorità alle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione
del periodo di congedo di maternità previsto dall’articolo 16 del decreto legislativo 26 marzo 2001,
n. 151, ovvero ai lavoratori con figli in condizioni di disabilità ai sensi dell’articolo 3, comma 3 della
Legge 5 febbraio 1992, n. 104;
c) esigenze di cura di figli minori da parte di genitori in condizione di vedovanza;
d) esigenze di cura nei confronti di familiari conviventi, debitamente certificate;
e) maggiore distanza dal luogo di lavoro nonché numero e tipologia dei mezzi di trasporto utilizzati e relativi tempi di percorrenza.
A parità di condizioni, viene accordato prioritariamente il lavoro agile al dipendente a tempo pieno rispetto al part-time.
Fatte salve le situazioni eccezionali successivamente riportate, il dipendente non può usufruire del lavoro agile o da remoto quando il Responsabile dell’Area di appartenenza è assente.
La prestazione lavorativa in lavoro agile è regolamentata da un accordo scritto fra le parti, che consente di svolgere in modalità agile fino ad un massimo di 2 giorni alla settimana, in luogo diverso dalla propria sede lavorativa senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, avvalendosi degli strumenti informatici messi a disposizione dall’Amministrazione. È quindi assicurata la presenza in servizio del lavoratore per almeno 3 giorni alla settimana.
Il numero massimo di giornate verrà stabilito dal Responsabile di Area in ragione del rapporto fiduciario instaurato con il dipendente, della condotta complessiva del dipendente, del grado di autonomia nello svolgimento dell’attività lavorativa, dalle interlocuzioni necessarie in presenza con il proprio responsabile e con gli altri colleghi e dei risultati ottenuti, nel limite massimo di 80 giornate in un anno solare.
Sono individuate le seguenti situazioni eccezionali:
a. Quarantena preventiva;
b. Xxxxxx e/o nono mese di gravidanza;
c. Post maternità obbligatoria;
d. Post ricovero, intervento o cure oncologiche del dipendente o di un suo familiare stretto.
Il dipendente che si trovi in una delle condizioni sopra indicate può richiedere nell’accordo con il proprio Responsabile che non venga applicato il limite delle 80 giornate annue. Al dipendente che si trovi nelle situazioni eccezionali individuate non è inoltre richiesto di rientrare in sede per almeno tre giorni alla settimana. Le fasce orarie di contattabilità saranno definite in accordo con il proprio Responsabile, senza l’applicazione di un limite minimo di ore.
La prestazione lavorativa in modalità agile è svolta senza un vincolo di orario nell’ambito delle ore massime di lavoro giornaliere e settimanali stabilite dai CCNL, rispettando le fasce di contattabilità definite nell’accordo individuale.
Nell’accordo individuale fra il dipendente e il proprio responsabile saranno previste differenti fasce orarie di disponibilità, con un minimo di 5 ore al giorno, tenuto conto della particolare situazione del lavoratore.
Il lavoratore può richiedere, ove ne ricorrano i relativi presupposti, la fruizione dei permessi previsti dai contratti collettivi o dalle norme di legge quali, a titolo esemplificativo, i permessi per particolari motivi personali o familiari, i permessi sindacali di cui al CCNQ 4 dicembre 2017 e s.m.i., i permessi
per assemblea di cui all’art. 10 del CCNL 12 febbraio 2018, i permessi di cui all’art. 33 della legge 104/1992. Non verranno riconosciute ore di lavoro straordinario né trasferte nelle giornate in cui si lavora in modalità agile.
Le giornate lavorative effettuate in lavoro agile non danno diritto al riconoscimento del buono pasto. Eventuali aggiornamenti normativi verranno automaticamente applicati senza la necessità di aggiornare il presente regolamento.
Per sopravvenute esigenze di servizio il dipendente in lavoro agile può essere richiamato in sede, con comunicazione che deve pervenire in tempo utile per la ripresa del servizio e, comunque, almeno il giorno prima. Il rientro in servizio non comporta il diritto al recupero delle giornate di lavoro agile non fruite.
La prestazione in Lavoro agile viene eseguita all'esterno dei locali dell’Amministrazione. Il lavoratore agile ha diretta responsabilità nell’individuazione di tali luoghi inclusa la propria abitazione/domicilio. Tali luoghi devono essere idonei al pieno esercizio dell’attività lavorativa, all’uso delle strumentazioni infotelematiche secondo gli standard previsti dai regolamenti dell’Ente, anche a garanzia di massima riservatezza delle informazioni e dei dati trattati nell’espletamento delle proprie mansioni.
Al dipendente che avrà accesso al lavoro agile è garantito che non subirà penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera.
Gli obblighi di condotta stabiliti dal codice di comportamento dei pubblici dipendenti si estendono al personale dell’Ente, anche in fase di svolgimento della propria prestazione lavorativa in modalità agile.
Art. 3 Lavoro da remoto
Diversamente dal lavoro agile, trattato nei precedenti articoli, il lavoro da remoto può essere prestato anche con vincolo di tempo e nel rispetto dei conseguenti obblighi di presenza derivanti dalle disposizioni in materia di orario di lavoro, attraverso una modificazione del luogo di adempimento della prestazione lavorativa che comporti la effettuazione della prestazione in luogo idoneo e diverso dalla sede dell'ufficio al quale il dipendente è assegnato.
Nel lavoro da remoto con vincolo di tempo di cui al presente articolo il lavoratore è soggetto ai medesimi obblighi derivanti dallo svolgimento della prestazione lavorativa presso la sede dell’ufficio, con particolare riferimento al rispetto delle disposizioni in materia di orario di lavoro. Sono altresì garantiti tutti i diritti giuridici ed economici previsti dalle vigenti disposizioni legali e contrattuali per il lavoro svolto presso la sede dell’ufficio, con particolare riferimento a riposi, pause e permessi orari.
L’amministrazione concorda con il lavoratore il luogo ove viene prestata l’attività lavorativa ed è tenuta alla verifica della sua idoneità, anche ai fini della valutazione del rischio di infortuni, nella fase di avvio e, successivamente, con frequenza almeno trimestrale.
Art. 4 Accordo individuale
L’adesione al lavoro agile o al lavoro da remoto ha natura consensuale e volontaria ed è consentita a tutti i lavoratori, siano essi con rapporto di lavoro a tempo pieno o parziale e indipendentemente dal fatto che siano stati assunti con contratto a tempo indeterminato o determinato.
Il dipendente, le cui attività rientrano fra quelle che possono essere svolte in lavoro agile o da remoto, invia apposita istanza al proprio Responsabile di Area e per conoscenza al Dirigente.
Il Responsabile, sentito il Dirigente, formalizza l’accordo individuale tra le parti dove verrà indicato:
a) la durata dell’accordo;
b) l’indirizzo dove prioritariamente verrà svolto il lavoro agile o da remoto; eventuali altri indirizzi temporanei dovranno essere preventivamente comunicati al proprio responsabile;
c) il numero massimo di giornate settimanali o mensili in lavoro agile o da remoto, che comunque non potranno superare 2 giornate/settimana e il numero massimo di 80 giornate in un anno solare, eventualmente frazionabili a mezza giornata (il venerdì verrà considerato giornata intera); il numero massimo di giornate verrà stabilito dal Responsabile in ragione del rapporto fiduciario instaurato con il dipendente, della condotta complessiva del dipendente, del grado di autonomia nello svolgimento dell’attività lavorativa, dalle interlocuzioni necessarie in presenza con il proprio responsabile e con gli altri colleghi e dei risultati ottenuti; per ragioni di carattere organizzativo e con il consenso del dipendente la giornata lavorativa in lavoro agile potrà essere interrotta con il rientro presso la propria sede lavorativa;
d) gli strumenti informatici a disposizione del dipendente;
e) le fasce di contattabilità del dipendente: in queste fasce il dipendente dovrà essere contattabile dal proprio responsabile e dai colleghi, telefonicamente o via mail o via teams per eventuali incontri in videoconferenza;
f) le attività che potranno essere svolte in lavoro agile o da remoto, gli obiettivi da raggiungere, gli indicatori di risultato e le modalità di monitoraggio delle attività svolte e dei risultati raggiunti;
g) il diritto/dovere del Lavoratore agile alla disconnessione dalle strumentazioni infotelematiche di lavoro dal lunedì al giovedì, dalle ore 20.00 alle 7.00 del mattino successivo e dalle 20.00 del venerdì alle 7.00 del lunedì seguente; in caso di festività infrasettimanali, la disconnessione standard andrà dalle 20.00 del giorno lavorativo precedente la festività alle ore 7.00 del giorno lavorativo successivo alla festività stessa;
h) il divieto al Lavoratore agile di svolgere la prestazione in orario notturno (dalle 22.00 alle 7.00) o festivo;
i) le modalità di recesso: il dipendente potrà recedere unilateralmente dall’accordo con un preavviso minimo di 30 giorni per motivazioni di carattere personale; analogamente il Dirigente/Responsabile potrà esercitare il diritto di recesso, per motivate esigenze di carattere organizzativo, per il venir meno del rapporto fiduciario o per il mancato raggiungimento degli obiettivi assegnati al dipendente, con un preavviso minimo di 30 giorni.
Il Dirigente/Responsabile con motivazione espressa può non autorizzare il dipendente che ne ha fatto richiesta a svolgere il lavoro agile o da remoto.
L’accordo individuale dovrà essere tempestivamente trasmesso all’ufficio personale per le
abilitazioni necessarie sul sistema di rilevazione delle presenze
Art. 5 Strumenti del lavoro agile
Al lavoratore agile o da remoto verrà fornita la seguente strumentazione anche a titolo di custodia:
• pc portatile;
• SW Rainbow che consente l’utilizzo dello stesso numero di telefono fisso associato al dipendente (non è prevista la fornitura di apparecchi telefonici fissi presso il domicilio né attrezzature per la connessione a internet);
• licenza Office 365 ed eventuali altri software già in uso dal dipendente;
• VPN (Virtual private network) per poter utilizzare la propria connessione personale per
raggiungere l’ambiente lavorativo protetto (ristretto/chiuso).
La dotazione soprariportata costituisce l’unica dotazione assegnata, fatta salva eventuale strumentazione aggiuntiva qualora prevista da specifiche prescrizioni mediche o esigenze lavorative.
Il dipendente risponde personalmente dei beni dell’ente a lui affidati in custodia ed ha la responsabilità della connettività che dovrà essere garantita nelle giornate di lavoro agile o da remoto.
In caso di eventuali disagi malfunzionamenti delle connessioni, non dovuti alla sua volontà, il dipendente dovrà comunicarlo tempestivamente al Responsabile ITC dell’Ente; qualora le suddette problematiche dovessero rendere temporaneamente impossibile o non sicura la prestazione lavorativa, il Dirigente/Responsabile può richiamare il dipendente a lavorare in presenza.
Art. 6
Monitoraggio e valutazione della performance
Il Dirigente/Responsabile dovranno monitorare regolarmente l’attività correlata agli obiettivi concordati con il proprio collaboratore e formalizzati nell’accordo individuale. In riferimento alla valutazione delle performance, l’esecuzione della prestazione lavorativa in modalità agile o da remoto non comporta differenziazione alcuna rispetto allo svolgimento in modalità tradizionale, ferma restando l’individuazione di specifici indicatori concordati tra lavoratore agile e proprio responsabile.
Art. 7
Formazione dei lavoratori, dei Dirigenti e dei Responsabili
Il Lavoratore agile o da remoto dovrà effettuare tutta la formazione programmata per il personale dell’Ente; è stata attuata una formazione specifica relativa alle procedure operative e di sicurezza da adottare per lo svolgimento della prestazione lavorativa in luogo diverso dalla sede di appartenenza e all’utilizzo delle piattaforme di comunicazione (Rainbow e Teams).
Contestualmente i dirigenti ed i responsabili di PO saranno chiamati ad una trasformazione del modello manageriale e della cultura dell’organizzazione, una innovazione profonda del modo stesso di concepire il lavoro. Un cambiamento così radicale deve, inevitabilmente, essere accompagnato da un progetto di formazione e, contestuale, comunicazione sia interna che esterna.
Art. 8 Sicurezza sul lavoro
Ai lavoratori agili o da remoto si applica il protocollo di sorveglianza sanitaria previsto per i videoterminalisti e le misure di tutela della salute e della sicurezza previste dal D. Lgs. 81/2008.
L’Ente è responsabile della salute e della sicurezza del Lavoratore.
Il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dall’Amministrazione per fronteggiare i rischi. In particolare, il Lavoratore agile deve:
• individuare un ambiente idoneo dove svolgere l'attività lavorativa in termini di salute e sicurezza: resta inteso che l’Ente non risponde degli infortuni verificatisi per mancata diligenza del lavoratore nella scelta di un luogo non compatibile con quanto indicato nell’informativa fornita;
• utilizzare la strumentazione messa a disposizione dall’Amministrazione per l'espletamento delle proprie attività di lavoro, conformemente alle direttive ricevute dal proprio responsabile, al fine di non arrecare danno a sé ed alle persone in prossimità dello spazio lavorativo scelto;
• in caso di incidente/infortunio, comunicare tempestivamente e dettagliatamente al proprio responsabile quanto avvenuto, al fine di consentire all'Amministrazione di provvedere ad effettuare tutti i relativi adempimenti amministrativi nei termini di legge.
Il Lavoratore agile o da remoto ha diritto alla tutela contro le malattie professionali e gli infortuni sul lavoro dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali, anche se occorsi durante il percorso di andata e ritorno tra l’abitazione e il prescelto luogo di lavoro. È tutelato, quindi, anche l’infortunio in itinere, come per il resto del personale “quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza” (art. 23 comma 3 L. n. 81/2017).
Per quanto non esplicitamente indicato nel presente Regolamento, si fa rinvio alla vigente contrattazione collettiva e alla disciplina legislativa in materia.
Art. 9
Sicurezza informatica e protezione dati
Il Lavoratore agile o da remoto deve conformare la propria attività lavorativa alle policy dell’Ente in materia di sicurezza e protezione dei dati.
Nell'esecuzione della prestazione lavorativa in modalità agile o da remoto, il Lavoratore è inoltre tenuto al rispetto degli obblighi di riservatezza delle informazioni e dei dati trattati, ai sensi della normativa vigente e del Codice di Comportamento. Il trattamento dei dati deve in particolare essere realizzato nel rispetto del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. e del Regolamento UE n. 2016/679 nonché delle apposite prescrizioni e istruzioni impartite dall’Amministrazione.