FASE ESECUZIONE CONTRATTO

Attività e verifiche

Progetto Regione Lombardia Assistenza Tecnica al Fondo Sociale Europeo

2014-2020

Monitoraggio indipendente Transparency International Italia

nell’ambito del progetto

“Integrity Pacts: Civil Control Mechanism for safe-guarding EU funds”

Il presente progetto è finanziato con il sostegno della Commissione Europea. L’autore è il solo responsabile di questa pubblicazione e la Commissione declina ogni responsabilità sull’uso che potrà essere fatto delle informazioni contenute.

Finanziato da

INDICE

1. Introduzione

1.1.Preambolo

0.0.Xx documento

1.3.Legenda

2. Indicatori di verifica

2.1.Panoramica

2.2.Descrizione

3. Appendice

3.1.Elenco documenti esaminati e persone contattate

INTRODUZIONE

1.1 Preambolo

Il presente documento è redatto dallo staff di Transparency International Italia, NGO di fama internazionale, nominata Monitor Indipendente in attuazione del Patto di integrità collegato alla realizzazione della Gara per il servizio di Assistenza Tecnica per linee attività POR FSE 2014/2020 Asse 1 “Occupazione” e 3 “Istruzione e Formazione” (OT8 e 10) (nel prosieguo il “Progetto”). Transparency International Italia è stata selezionata a seguito di procedura concorsuale pubblica curata dalla D.G. Politica regionale e urbana (REGIO) della Commissione Europea nell’ottobre 2015.

In questo documento sono riportati i risultati delle attività di verifica e monitoraggio che Transparency International Italia ha condotto nella fase di esecuzione lavori, prendendo in considerazione il lavoro e la documentazione che l’azienda vincitrice della gara ed incaricata dell’esecuzione (contractor) del progetto ha fornito. Questi documenti sono arrivati allo staff monitoring tramite la stazione appaltante (contract autority) che riceve quanto previsto dalla legge e dagli accordi contenuti nel capitolato, con riferimento particolare alla documentazione trimestrale facente parte dai SAL Stato Avanzamento Lavori che la stazione appaltante stessa fornisce in aggiunta altra documenta prevista dagli accordi e che illustra il proprio operato nei rapporti con il soggetto esecutore (certificazioni, autorizzazioni, pagamenti).

1.2 Il Documento

Il documento riporta una serie di indicatori ‘d’integrità’, sulla base dei quali il Monitor Indipendente ha verificato la correttezza

dei i comportamenti e delle attività svolte dalla Stazione Appaltante nella fase “post-gara”.

Le azioni di verifica proposte traggono origine dalla definizione di “red flags” sui rischi ed i comportamenti da evitare e le azioni preventive da attuare in base alle esperienze e agli studi proposti dalla seguente letteratura:

• Integrity Pacts in Public Procurement - An Implementation Guide”

Pubblicazione del 2013 a cura di Transparency International Secretariat, il manuale illustra le esperienze maturate

sul campo nei vari Paesi del Mondo e tratte dall’implementazione di circa 300 casi esaminati.

• “Curbing Corruption in Public Procurement”

Pubblicazione del 2014 a cura di Transparency International Secretariat, la guida fornisce a funzionari governativi, imprese e società civile, principi e gli standard minimi che, se rispettati, possono proteggere gli appalti pubblici dal rischio di corruzione e comportamenti non corretti.

• “Business’ attitude toward corruption in EU”

Pubblicazione del 18 dicembre 2015 a cura della Commissione Europea Directorate-General for Migration and Home Affair in coordinamento con la D.G. Communications; la pubblicazione è nota anche come Eurobarometro Flash 428. Nell’ambito di una panoramica molto ampia del fenomeno della corruzione nel perimetro dei 28 stati membri EU, dedica una corposa sezione agli appalti pubblici fornendo su base statistica nazionale la percezione delle più diffuse irregolarità e pratiche illecite.

• “Thailand Independent Observer Manual – July 2015"

Integrity Pacts: Independent Observer Procedure and Annexes (provide by TI S).

1.3 Legenda

Legenda autori controllo:

PO Project Officer Staff Monitoring (Transparency International)

FE Funds & Economic Expert Ente di Monitoraggio Legenda altre sigle:

MO Monitoring Staff

SA Stazione Appaltante

RUP Responsabile Unico del Procedimento

FSE Fondo Sociale Europeo

POR Piano Operativo Regionale

GU Gazzetta Ufficiale

INDICATORI DI VERIFICA

2.1 Panoramica

ESECUZIONE

TABELLE PRELIMINARI DEL CONTESTO

A. Tabella

documenti esaminati

B. Tabella documenti supplementari richiesti

C. Persone da

contattare per richiesta documenti

D. Persone da

contattare segnalazione irregolarità

E. Persone rilevanti Ente Appaltante (Istituzionali)

Composizione Board Tecnici e Board Experts

VISIONE PANORAMICA E DI SINTESI INDICATORI DI CONTROLLO

CATEGORIA

AZIONI

INDICATORI DI CONTROLLO

REFERENTI

Legalità e buona amministrazione

Adempimenti contrattuali

1. Verifiche stati di avanzamento / fasi di esecuzione. Valutazione:

- corrispondenza tempistiche contrattuali /ritardi e imputabilità.

- corrispondenza importi dei corrispettivi / eventuali variazioni

- tempistica dei pagamenti.

- rapporti e verbali del RUP.

PO / FE

2. Modifiche del contratto in fase di esecuzione. Valutazione:

- rispetto delle normative di riferimento

PO / FE

3. Subappalto. Verifica:

- rispetto normative di riferimento (part. requisiti del subappaltatore)

PO / FE

Trasparenza

4. Riscontro eventuali segnalazioni whistleblower

- comunicazione segnalazioni ricevute durante la fase di esecuzione

PO / FE

5. Reclami / segnalazioni / contenzioso.

- presentazione di reclami (es. alla stazione appaltante / Ente di monitoraggio / Responsabile anticorruzione)

- presentazione segnalazioni ANAC / Procura Repubblica

PO / FE

Anticorruzione

Attuazione adempimenti normativi

6. Conformità temporale complessiva. Verifica del rispetto della tempistica del crono- programma programmato dalla stazione appaltante.

PO / FE

7. Conformità corrispettivi versati (complessivi). Verifica del valore complessivo versato dalla stazione appaltante e congruità rispetto a procedure e programmazione.

PO / FE

Conflitto di interessi

8. Verifica assenza di conflitto di interessi. Verifica:

- valutazioni assunzioni personale / altre relazioni di natura patrimoniale con l’appaltatore

PO / FE

Trasparenza e Comunicazione

9. Obblighi di pubblicità relativi alla fase di esecuzione. Verifica tramite referenti stazione appaltante e successivo accertamento.

PO / FE

10. Strumenti di pubblicità e pubblicità a contenuti extra legem. Verifica:

- utilizzo particolari strumenti di divulgazione

- pubblicità di contenuti ulteriori rispetto a quelli per cui ricorrono obblighi di legge

PO / FE

Partecipazione	Relazioni	11. Comunicazione - PI. Verifica rispetto prescrizioni del PI con riferimento oneri di pubblicità / comunicazione.	PO / FE
	Attività divulgativa	12. Utilizzo strumenti di divulgazione su fase di esecuzione del contratto	PO / FE
	Attività divulgativa	13. Incontri con cittadinanza e stakeholder diffusione risultati attività progettuali	PO / FE
Impulsi da Staff Monitoring	Proposte di Miglioramento	14. Proposte a Contract Authority e Implementazioni	PO / FE

2.2 Descrizione

Indicatore 1. Verifiche stati di avanzamento / fasi di esecuzione

Categoria: Legalità e buona amministrazione
Azione: Adempimenti contrattuali – report Luglio 2018
Verifica: - corrispondenza tempistiche contrattuali /ritardi e imputabilità - corrispondenza importi dei corrispettivi / eventuali variazioni - tempistica dei pagamenti - rapporti e verbali del RUP MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data: 27.07.18	Rif. PI: 2.1.lett. X x. xxx, x, xx, xx, x, xx
	(X) Verifiche degli stati di avanzamento lavori e atti conseguenti. La verifica documentale ha dato esito favorevole? [ x ] Yes [ ] No
L’art. 9 del Capitolato d’oneri speciale - parte integrante del contratto tra la Regione Lombardia e il fornitore Xxxxx & Young Financial-Business Advisors SpA (di seguito “EY”) - dispone che il fornitore è tenuto a presentare con cadenza trimestrale una relazione su attività, risultati, prodotti realizzati e giornate uomo impiegate (di seguito “SAL”). I periodi di copertura temporale dei SAL richiesti al fornitore, quindi (tenendo presente la data di avvio del servizio coincidente con la stipula del contratto avvenuta il 12 ottobre 2017) sono i seguenti: 12 ottobre anno n - 11 gennaio anno n+1, 12 gennaio anno n+1 - 11 aprile anno n+ 1, 12 aprile anno n+1 - 11 luglio anno n+1, 12 luglio anno n+1 - 11 ottobre anno n+1, ecc. Il capitolato stesso, così come il contratto richiamato, non impongono un termine entro cui il SAL debba essere presentato. A tale documento e solo a seguito della sua approvazione da parte della Regione (cfr. art. 8 Contratto) si collega, tuttavia, la possibilità per il fornitore di emettere fattura per le prestazioni svolte nel periodo oggetto del SAL approvato. Tale approvazione viene formalizzata dalla Regione attraverso il rilascio di un “certificato di verifica di conformità/regolare esecuzione” da parte del Direttore dell’esecuzione a valle di una verifica sulla conformità delle prestazioni eseguite alle clausole contrattuali; il suddetto certificato viene inoltre controfirmato dal R.U.P (cfr. anche art. 9 Capitolato). Nel mese di marzo 2018 il fornitore EY ha trasmesso alla Regione il primo SAL riferito al periodo che va dal 12 ottobre

2017 al 11 gennaio 2018.

Il documento descrive le attività svolte in tale periodo ed articolate secondo quando stabilito nel Capitolato e nel Piano Operativo approvato dall’Amministrazione in fase di avvio dell’incarico (con Protocollo E1.2017.0575140 del 23/11/2017),

Sono inoltre richiamati, per ciascuna attività descritta, i prodotti realizzati ed i relativi risultati.

Un’ultima sezione esplicita le giornate uomo complessivamente impiegate in base alle quali viene definito il relativo corrispettivo da parte del fornitore EY.

Le attività descritte sono diverse e riferibili all’azione di supporto “alto” alle diverse strutture coinvolte nell’attuazione del POR, piuttosto che alla proposta di riprogrammazione dell’Asse I. Al contempo le attività descritte sono riconducibili ad una sfera maggiormente operativa come ad es. per il supporto alla gestione dell’intervento Dote Unica Lavoro 2014-2020 come dell’intervento Formazione Continua IV Fase.

Il documento esaminato risulta nel suo complesso conforme alle disposizioni del Capitolato Speciale d’Oneri (art. 9) sia in merito al tipo di contenuti proposti che rispetto alla relativa copertura temporale.

Atto conseguente al SAL è la sua approvazione da parte della Regione avvenuta con una nota Protocollo E1.2018.0102446 del 14/03/2018 a firma del RUP.

Tale documento risulta coerente nella sua forma con la previsione di cui all’art. 8 del Contratto d’appalto.

(B) Verifica del circuito finanziario (correttezza degli importi fatturati e pagamenti a favore del fornitore) La verifica documentale ha dato esito favorevole?

[ x ] Yes [ ] No

L’importo calcolato dal fornitore EY per le prestazioni illustrate nel SAL in esame ammonta a poco meno di 125.000 euro (al lordo della ritenuta di garanzia). Tale cifra, come dichiarato nello stesso documento, non è oggetto di specifica fatturazione essendo assorbita dall’anticipo del 10% del contratto pari a € 195.000,00 (al lordo della ritenuta di garanzia) già fatturato dal fornitore a seguito dell’approvazione del Piano Operativo.

Tale circostanza viene richiamata sia nel SAL che nella successiva approvazione da parte del RUP. Ne consegue che le verifiche inerenti il circuito finanziario non sono applicabili in questa fase ma saranno svolte nel prossimo.

Categoria: Legalità e buona amministrazione
Azione: Adempimenti contrattuali – report Gennaio 2019
Verifica: - corrispondenza tempistiche contrattuali /ritardi e imputabilità - corrispondenza importi dei corrispettivi / eventuali variazioni - tempistica dei pagamenti - rapporti e verbali del RUP MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data: 10.01.18	Rif. PI: 2.1.lett. L n. iii, v, vi, ix, x, xi
	(C) Verifiche degli stati di avanzamento lavori e atti conseguenti. La verifica documentale ha dato esito favorevole? [ x ] Yes [ ] No
Nel periodo oggetto del rapporto di gennaio 2019, il fornitore EY ha trasmesso alla Regione il secondo e terzo SAL, rispettivamente riferibili al primo (12 gen - 11 apr) e secondo trimestre (12 apr - 11 lug) del 2018. I documenti descrivono le attività svolte in tale periodo ed articolate secondo quando stabilito nel Capitolato e nel Piano Operativo approvato dall’Amministrazione in fase di avvio dell’incarico (con Protocollo E1.2017.0575140 del 23/11/2017). Per ciascuna di tali attività sono inoltre richiamati i diversi prodotti realizzati e i risultati raggiunti; con specifico riguardo ai deliverable, questi vengono sistematicamente catalogati e allegati ai diversi SAL in modo da consentirne un puntuale riscontro. Un’ultima sezione esplicita le giornate uomo complessivamente impiegate in base alle quali viene definito il relativo corrispettivo da parte del fornitore EY. Sullo specifico punto si evidenzia come (in parziale accoglimento di alcune proposte di miglioramento formulate dallo staff monitoring, infra “indicatore 14”) nell’ultimo SAL (il terzo) siano presenti informazioni più dettagliate rispetto ai precedenti dandosi evidenza delle giornate rendicontate per linee di attività e specificando il nominativo del referente di ciascuna attività descritta. I documenti esaminato risultano nel loro complesso conformi alle disposizioni del Capitolato Speciale d’Oneri (art. 9) sia in merito al tipo di contenuti proposti che rispetto alla relativa copertura temporale. Atto conseguente ai SAL è la loro approvazione da parte della Regione: per il secondo SAL questa è avvenuta con nota Prot. E1.2018.0266352 del 06/06/2018 a firma del RUP; per il terzo SAL con nota Prot. E1.2018.0434395 del 01/10/2018. Tali documenti risultano coerenti nella loro forma con la previsione di cui all’art. 8 del Contratto d’appalto.

(D) Verifica del circuito finanziario (correttezza degli importi fatturati e pagamenti a favore del fornitore) La verifica documentale ha dato esito favorevole?

[ x ] Yes [ ] No

Nei due SAL ricadenti nel presente documento sono riportati anche i dati dei corrispettivi (al lordo della ritenuta di garanzia dello 0,5% di cui al DPR 207/2010) riferiti alle attività realizzate:

• Per il secondo SAL è stato quantificato un importo pari a € 139.029,66;

• Per il terzo SAL è stato quantificato un importo pari a € 140.190,39 .

Sul punto si ricorda (come peraltro ben descritto negli stessi SAL) che il fornitore aveva già fatturato l’anticipo del 10% del contratto pari a € 195.000,00 (al lordo della ritenuta di garanzia) a seguito dell’approvazione del Piano Operativo e che tale somma è stata parzialmente assorbita da quanto rendicontato in occasione del primo SAL (€ 124.327,08). Ne consegue che associata al secondo SAL è l’emissione di una fattura per un importo pari a

€ 68.014,96:

Importo rendicontato I SAL	€ 124.327,08
Importo rendicontato II SAL	€ 139.029,66
Totale SAL I + II	€ 263.356,74
Acconto contrattuale (10%)	€ 195.000,00
Differenza	€ 68.356,74
Ritenuta di garanzia (0,5%)	€ 341,78
Somma da fatturare per il secondo SAL	€ 68.014,96

Tenuto conto anche dell’acconto pari al 10% dell’importo contrattuale è stato verificato il circuito finanziario attivato in ragione del contratto in esame.

Per ciascuno dei tre atti (anticipo, II SAL, III SAL) sono stati rilasciati i relativi certificati di conformità in base ai quali, il fornitore EY ha potuto emettere regolari fatture. Le stesse sono state quindi oggetto di specifiche note di liquidazione (a firma del dirigente regionale) in cui viene anche attestata l’avvenuta verifica (obbligatoria ai sensi del codice appalti nazionale) della regolarità contributiva del beneficiario come da DURC agli atti. Alle note di liquidazione seguono, infine, i mandati di pagamento.

La tavola successiva illustra l’insieme degli atti sopra brevemente richiamati con evidenza delle relative date:

	Certificato di conformità	Fattura	Nota di liquidazione	Mandato
Anticipo 10%	E1.2017.0577921 del 27/11/2017	BITL0317004401 del 29/11/2017	5743 del 05/12/2017	26862, 26863 e 26864 del 19/12/2017
II SAL	E1.2018.0266352 del 06/06/2018	BITL0318002331 del 12/06/2018	3618 del 19/06/2018	18803, 18804 e 18805 del 28/06/2018
III SAL	E1.2018.0434395 del 01/10/2018	BITL0318004314 del 04/10/2018	6021 del 14/11/2018	34385, 34386 e 34387 del 13/12/2018

La verifica del circuito finanziaria si ritiene, quindi, positivamente espletata.

Al riguardo si ricorda che il progetto di assistenza tecnica di cui all’attività di monitoraggio è cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo nell’ambito di un Programma Operativo Regionale e, pertanto, il relativo circuito finanziario è potenzialmente oggetto di diversi livelli di controllo da parte delle Autorità di Gestione, Certificazione e Audit del Programma oltre che da parte della stessa Commissione Europea.

Categoria: Legalità e buona amministrazione
Azione: Adempimenti contrattuali – report Luglio 2019
Verifica: - corrispondenza tempistiche contrattuali /ritardi e imputabilità - corrispondenza importi dei corrispettivi / eventuali variazioni - tempistica dei pagamenti - rapporti e verbali del RUP MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data: 30.06.19	Rif. PI: 2.1.lett. L n. iii, v, vi, ix, x, xi
	(E) Verifiche degli stati di avanzamento lavori e atti conseguenti. La verifica documentale ha dato esito favorevole? [ x ] Yes [ ] No
L’art. 5 del Capitolato d’Oneri Speciale richiede che il Piano Operativo sia “aggiornato annualmente rispetto allo stato di avanzamento del Programma”. Coerentemente con tale prescrizione il fornitore EY ha presentato alla Regione un aggiornamento del Piano Operativo in data 22 gennaio 2019. Tale aggiornamento includeva, tra l’altro, anche la richiesta di autorizzazione alla sostituzione di due risorse del Gruppo di lavoro “per sopravvenuta indisponibilità”. Tale richiesta era corredata dai curricula vitae et studiorum delle risorse sostituende con le relative dichiarazioni di esclusione di motivo di conflitto di interesse. Al riguardo, la Regione con nota Prot. E1.2019.0057106 del 04/02/2019 ha richiesto di specificare ulteriormente se gli impegni previsti (in termini di giornate/uomo) coinvolgesse anche i profili aggiuntivi. Conseguentemente il fornitore EY ha inoltrato una nuova versione del Piano Operativo per il 2019 (ver. 2.0 del 14/02/2019) con la specifica richiesta, dando modo così alla Regione di approvare tale documento in via definitiva con nota Prot. E1.2019.0072851 del 15/02/2019. I documenti esaminati risultano conformi alle previsioni del Contratto anche in merito al tipo di contenuti proposti. Nel periodo oggetto del rapporto di luglio 2019, il fornitore EY ha trasmesso alla Regione il quarto e xxxxxx XXX, rispettivamente riferibili al terzo (12 lug - 11 ott e trasmesso il 23 nov 2018) e quarto trimestre del 2018 (12 ott - 11 gen e trasmesso il 07 mar 2019).

I documenti descrivono le attività svolte in tale periodo ed articolate secondo quando stabilito nel Capitolato e nel Piano Operativo approvato dall’Amministrazione in fase di avvio dell’incarico (con Protocollo E1.2017.0575140 del 23/11/2017).

Per ciascuna di tali attività sono inoltre richiamati i diversi prodotti realizzati e i risultati raggiunti; con specifico riguardo ai deliverable, questi vengono sistematicamente catalogati e allegati ai diversi SAL in modo da consentirne un puntuale riscontro.

Un’ultima sezione esplicita le giornate uomo complessivamente impiegate in base alle quali viene definito il relativo corrispettivo da parte del fornitore EY che, come già evidenziato nel report di monitoraggio precedente, offre un buon dettaglio informativo riportando le giornate rendicontate per linee di attività e specificando il nominativo del referente di ciascuna attività descritta.

I documenti esaminato risultano nel loro complesso conformi alle disposizioni del Capitolato Speciale d’Oneri (art. 9) sia in merito al tipo di contenuti proposti che rispetto alla relativa copertura temporale.

Atto conseguente ai SAL è la loro approvazione da parte della Regione: per il quarto SAL questa è avvenuta con nota Prot. E1.2018.0557273 del 06/12/2018 a firma del RUP; per il xxxxxx XXX con nota Prot. E1.2019.0116086 del 22/03/2019. Tali documenti risultano coerenti nella loro forma con la previsione di cui all’art. 8 del Contratto d’appalto.

(F) Verifica del circuito finanziario (correttezza degli importi fatturati e pagamenti a favore del fornitore) La verifica documentale ha dato esito favorevole?

[ x ] Yes [ ] No

Nei due SAL ricadenti nel presente documento sono riportati anche i dati dei corrispettivi (al lordo della ritenuta di garanzia dello 0,5% di cui al DPR 207/2010) riferiti alle attività realizzate:

• Per il quarto SAL è stato quantificato un importo pari a € 146.767,86;

• Per il xxxxxx XXX è stato quantificato un importo pari a € 164.049,84.

Il funzionamento del ciclo di fatturazione collegato al servizio oggetto del monitoraggio è regolato dal Capitolato d’oneri speciale (art. 9). Tenuto conto delle anticipazioni erogate a inizio attività e delle erogazioni collegate ai primi tre SAL (di cui si è dato conto nelle precedenti relazioni di monitoraggio), la situazione finanziaria del servizio è così aggiornata:

Importi rendicontati in base alle Importi fatturati al netto delle SAL di riferimento giornate/persona impiegate ritenute di garanzia

I SAL (con anticipo 10%) € 124.327,08 € 194.025,00

II SAL € 139.029,66 € 68.014,96

III SAL € 140.190,39 € 139.489,44

IV SAL € 146.767,86 € 146.034,02

V SAL € 164.049,84 € 163.229,59

Totali € 714.364,83 € 710.793,01

firma del dirigente regionale) in cui viene anche attestata l’avvenuta verifica (obbligatoria ai sensi del codice appalti nazionale) della regolarità contributiva del beneficiario come da DURC agli atti. Alle note di liquidazione seguono, infine, i mandati di pagamento.

La tavola successiva illustra l’insieme degli atti sopra brevemente richiamati con evidenza delle relative date:

La verifica del circuito finanziaria si ritiene, quindi, positivamente espletata.

Programma oltre che da parte della stessa Commissione Europea.

	Certificato di conformità	Fattura	Nota di liquidazione	Mandato
Anticipo 10%	Prot. E1.2017.0577921 del 27/11/2017	BITL0317004401 del 29/11/2017	n. 5743 del 05/12/2017	26862, 26863 e 26864 del 19/12/2017
II SAL	Prot. E1.2018.0266352 del 06/06/2018	BITL0318002331 del 12/06/2018	n. 3618 del 19/06/2018	18803, 18804 e 18805 del 28/06/2018
III SAL	Prot. E1.2018.0434395 del 01/10/2018	BITL0318004314 del 04/10/2018	n. 6021 del 14/11/2018	34385, 34386 e 34387 del 13/12/2018
IV SAL	Prot. E1.2018.0557273 del 06/12/2018	BITL0318005862 del 12/12/2018	n. 31 del 09/01/2019	106, 107 e 108 del 11/01/2019
V SAL	E1.2019.0116086 del 22/03/2019	BITL0319001754 del 08/04/2019	n. 2621 del 17/05/2019	4279, 4280 e 4281 del 2019

Categoria: Legalità e buona amministrazione
Azione: Adempimenti contrattuali – report Dicembre 2019
Verifica: - corrispondenza tempistiche contrattuali /ritardi e imputabilità - corrispondenza importi dei corrispettivi / eventuali variazioni - tempistica dei pagamenti - rapporti e verbali del RUP MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data: 31.12.19	Rif. PI: 2.1.lett. L n. iii, v, vi, ix, x, xi
	(G) Verifiche degli stati di avanzamento lavori e atti conseguenti. La verifica documentale ha dato esito favorevole? [ x ] Yes [ ] No
Nel periodo oggetto del rapporto di dicembre 2019, il fornitore EY ha trasmesso alla Regione i SAL n. 6, 7 ed 8, rispettivamente riferibili al primo (12 gen - 11 apr e trasmesso il 27 mag 2019) secondo (12 apr - 11 lug e trasmesso il 03 set 2019) e terzo trimestre del 2019 (12 lug - 11 ott e trasmesso il 13 nov 2019). I documenti descrivono le attività svolte in tale periodo ed articolate secondo quando stabilito nel Capitolato e nel Piano Operativo approvato dall’Amministrazione in fase di avvio dell’incarico (con Protocollo E1.2017.0575140 del 23/11/2017). Per ciascuna di tali attività sono inoltre richiamati i diversi prodotti realizzati e i risultati raggiunti; con specifico riguardo ai deliverable, questi vengono sistematicamente catalogati e allegati ai diversi SAL in modo da consentirne un puntuale riscontro. Un’ultima sezione esplicita le giornate uomo complessivamente impiegate in base alle quali viene definito il relativo corrispettivo da parte del fornitore EY che, come già evidenziato nei report di monitoraggio precedenti, offre il dettaglio delle giornate rendicontate per linee di attività specificando il nominativo del referente di ciascuna attività descritta. I documenti esaminato risultano nel loro complesso conformi alle disposizioni del Capitolato Speciale d’Oneri (art. 9) sia in merito al tipo di contenuti proposti che rispetto alla relativa copertura temporale. Atto conseguente ai SAL è la loro approvazione da parte della Regione: per il sesto SAL questa è avvenuta con nota Prot. E1.2019.0280264 del 11/06/2019 a firma del RUP; per il settimo SAL con nota Prot. E1.2019.0388886 del 09/09/2019; per l’ottavo SAL con nota Prot. E1.2019.0527858 del 28/11/2019. Tali documenti risultano coerenti nella loro forma con la previsione di cui all’art. 8 del Contratto d’appalto.

Si segnala da ultimo che nel periodo oggetto dell’ottavo SAL, il fornitore EY ha presentato richiesta di autorizzazione alla sostituzione di due risorse del Gruppo di lavoro “per sopravvenuta indisponibilità” delle stesse indicando a tal fine un'unica risorsa di cui viene allegato anche il curriculum vitae et studiorum e la relativa dichiarazione di esclusione di motivi di conflitto di interesse.

Al riguardo, la Regione con nota Prot. E1.2019.0446587 del 17/10/2019 ha approvato tale richiesta.

(H) Verifica del circuito finanziario (correttezza degli importi fatturati e pagamenti a favore del fornitore) La verifica documentale ha dato esito favorevole?

[ x ] Yes [ ] No

Nei SAL ricadenti nel presente documento sono riportati anche i dati dei corrispettivi (al lordo della ritenuta di garanzia dello 0,5% di cui al DPR 207/2010) riferiti alle attività realizzate:

• Per il sesto SAL è stato quantificato un importo pari a € 156.569,58;

• Per il settimo SAL è stato quantificato un importo pari a € 148.315,50;

• Per l’ottavo SAL è stato quantificato un importo pari a € 132.323,22.

SAL di riferimento Importi rendicontati in base alle Importi fatturati al netto delle

giornate/persona impiegate ritenute di garanzia

I SAL (con anticipo 10%) € 124.327,08 € 194.025,00

II SAL € 139.029,66 € 68.014,96

III SAL € 140.190,39 € 139.489,44

IV SAL € 146.767,86 € 146.034,02

V SAL € 164.049,84 € 163.229,59

VI SAL € 156.569,58 € 155.786,73

VII SAL € 148.315,50 € 147.573,92

VIII SAL € 132.323,22 € 131.661,60

Totali € 1.151.573,13 € 1.145.815,26

Per ciascuno degli atti (anticipo e successivi SAL) sono stati rilasciati i relativi certificati di conformità in base ai quali, il fornitore EY ha potuto emettere regolari fatture. Le stesse sono state quindi oggetto di specifiche note di liquidazione (a firma del dirigente regionale) in cui viene anche attestata l’avvenuta verifica (obbligatoria ai sensi del codice appalti nazionale) della regolarità contributiva del beneficiario come da DURC agli atti. Alle note di liquidazione seguono,

infine, i mandati di pagamento.

La tavola successiva illustra l’insieme degli atti sopra brevemente richiamati con evidenza delle relative date:

La verifica del circuito finanziaria si ritiene, quindi, positivamente espletata.

Programma oltre che da parte della stessa Commissione Europea.

Oggetto	Certificato di conformità	Fattura	Nota di liquidazione	Mandato
Anticipo 10%	Prot. E1.2017.0577921 del 27/11/2017	BITL0317004401 del 29/11/2017	n. 5743 del 05/12/2017	26862, 26863 e 26864 del 19/12/2017
II SAL	Prot. E1.2018.0266352 del 06/06/2018	BITL0318002331 del 12/06/2018	n. 3618 del 19/06/2018	18803, 18804 e 18805 del 28/06/2018
III SAL	Prot. E1.2018.0434395 del 01/10/2018	BITL0318004314 del 04/10/2018	n. 6021 del 14/11/2018	34385, 34386 e 34387 del 13/12/2018
IV SAL	Prot. E1.2018.0557273 del 06/12/2018	BITL0318005862 del 12/12/2018	n. 31 del 09/01/2019	106, 107 e 108 del 11/01/2019
V SAL	Prot. E1.2019.0116086 del 22/03/2019	BITL0319001754 del 08/04/2019	n. 2621 del 17/05/2019	4279, 4280 e 4281 del 2019
VI SAL	Prot. E1.2019.0280264 del 11/06/2019	BITL0319003341 del 14/06/2019	n. 3602 del 11/07/2019	20435, 20436 e 20437 del 05/08/2019
VII SAL	Prot. E1.2019.0388886 del 09/09/2019	BITL0319005128 del 11/09/2019	n. 4995 del 10/10/2019	25866, 25867 e 25868 del 11/10/2019
VIII SAL	Prot. E1.2019.0527858 del 28/11/2019	BITL0319006990 del 29/11/2019	n. 6866 del 23/12/2019	34676, 34677, 34678, 34679, 34680, 34681 del 24/12/2019

Indicatore 2. Modifiche del contratto in fase di esecuzione.

Categoria: Legalità e buona amministrazione

Azione: Adempimenti contrattuali

Verifica: Valutazione eventuali modifiche del contratto durante la fase di esecuzione in seguito a mutate condizioni o altri motivi.

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 31.12.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.j

Alla data non sono intervenute modifiche contrattuali.

Indicatore 3. Subappalto.

Categoria: Legalità e buona amministrazione
Azione: Adempimenti successivi alla stipulazione del contratto - Report luglio 2018
Verifica: Rispetto normative di riferimento (part. requisiti del subappaltatore) MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data: 27.07.2018	Rif. PI: 2.1.i e 2.1.j
(A) Verifica documentale La verifica attività successive (Piano Operativo e sua approvazione) ha dato esito favorevole? [ x ] Yes [ ] No
A seguito della stipulazione del contratto N. 4400/UR in data 12 ottobre tra la stazione appaltante e la società incaricata, la società incaricata deve presentare il Piano Operativo alla Stazione appaltante entro 30 gg e la Stazione appaltante deve dare comunicazione di formale approvazione entro 15gg. La società incaricata ha presentato il Piano Operativo che descrive come verrà eseguito il lavoro per onorare il contratto il 10 novembre 2017; la stazione appaltante ha formalmente approvato il Piano Operativo con lettera Protocollo E1.2017.0575140 del 23 novembre 2017 indirizzata alla Direzione Generale Istruzione Formazione e Lavoro Sistema Educativo e Diritto allo Studio di Regione Lombardia e alla società incaricata XXXXX & YOUNG FINANCIAL BUSINESS ADVISORS. I documenti esaminati risultano conformi alle previsioni del Contratto anche in merito al tipo di contenuti proposti. A seguito dell’autorizzazione concessa dal RUP di attivazione di un contratto di subappalto (si veda infra verifica B) avvenuta con lettera protocollo E1.2018.0021364 del 18 gennaio 2018, lo stesso RUP ha chiesto (con nota Prot. n. E1.2018.0060658 del 13 febbraio 2018) al fornitore EY di aggiornare il Piano Operativo con l'indicazione, ai sensi dell'art. 2.2 del contratto di subappalto, dei profili identificati, dei relativi curricula vitae e delle giornate mese previste dal subappaltatore. Il fornitore EY ha quindi provveduto in data 22 febbraio 2018 a trasmettere una versione aggiornata del Piano Operativo con le integrazioni richieste. I documenti esaminati risultano conformi alle previsioni del Contratto anche in merito al tipo di contenuti proposti.

(B) Verifica documentale

La verifica attività di subappalto ha dato esito favorevole?

[ x ] Yes [ ] No

Si formalizza l’attività di subappalto da parte della società esecutrice, opzione dichiarata in sede di offerta ed ora concretizzata con riferimento al contratto N.4400/UR ed entro il limite massimo del 30% dell’importo contrattuale.

Il subappalto della società XXXXX & YOUNG FINANCIAL BUSINESS ADVISORS si riferisce alla collaborazione con la società NOVITER – sede legale Curno (BG) in Via Bergamo 25 - è operante nel campo della consulenza aziendale e gestionale in favore di privati e Pubbliche Amministrazioni in ordine alle “Attività di Programmazione operativa, Attuazione e Gestione e Monitoraggio”. La documentazione del contratto di subappalto e l’istanza di subappalto sono state inviate al RUP della stazione appaltante il 12 dicembre 2017.

Queste le aree di intervento previste:

• Programmazione operativa, che comprende le attività propedeutiche

all’emanazione degli Avvisi e/o dei Bandi di Gara;

• Attuazione, che comprende le attività connesse alla predisposizione degli Avvisi e/o dei Bandi di Gara;

• Gestione e Monitoraggio, che comprende le attività inerenti da una parte lo svolgimento della misura da parte dei soggetti attuatori e dall’altra la verifica dello stato di avanzamento

Il RUP stazione appaltante richiede alla società esecutrice l’integrazione nel contratto di subappalto del rispetto del “Patto di Integrità EU DG Regio – Civil Control Mechanism for safe-guarding EU Funds” firmato dalle società partecipanti alla Gara ed ora da estendere al partner titolare del subappalto come richiesto dal Patto di Integrità stesso.

La società esecutrice realizza il richiesto addendum al contratto di subappalto.

Il contratto di subappalto viene autorizzato con lettera protocollo E1.2018.0021364 del 18 gennaio 2018 dal RUP stazione appaltante in seguito alla ricezione dei documenti richiesti e ai controlli effettuati i controlli effettuati dalla Struttura Programmazione

Acquisti e Gestione Appalti.

Categoria: Legalità e buona amministrazione

Azione: Adempimenti successivi alla stipulazione del contratto - Report luglio 2019

Verifica: Rispetto normative di riferimento (part. requisiti del subappaltatore)

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 30.06.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.j

La verifica attività successive (Piano Operativo e sua approvazione) ha dato esito favorevole?

[ x ] Yes [ ] No

Alla data del presente documento non risultano modifiche nelle attività previste in capo

al subappaltatore.

(D) Verifica documentale

La verifica attività di subappalto ha dato esito favorevole?

[ X ] Yes [ ] No

Alla data del presente documento non risultano modifiche nelle attività previste in capo

al subappaltatore.

Categoria: Legalità e buona amministrazione
Azione: Adempimenti successivi alla stipulazione del contratto - Report luglio 2019
Verifica: Rispetto normative di riferimento (part. requisiti del subappaltatore) MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data: 31.12.2019	Rif. PI: 2.1.i e 2.1.j
(A) Verifica documentale La verifica attività successive (Piano Operativo e sua approvazione) ha dato esito favorevole? [ x ] Yes [ ] No
Alla data del presente documento non risultano modifiche nelle attività previste in capo al subappaltatore.
(B) Verifica documentale La verifica attività di subappalto ha dato esito favorevole? [ X ] Yes [ ] No
Alla data del presente documento non risultano modifiche nelle attività previste in capo al subappaltatore.

Indicatore 4. Segnalazioni whistleblower

Categoria: Legalità e buona amministrazione
Azione: Trasparenza
Verifica: Riscontro eventuali segnalazioni whistleblower durante la fase di esecuzione MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data: 31.12.2019	Rif. PI: 2.1.i e 2.1.j
Alla data nessuna segnalazione.

Indicatore 5. Reclami / Segnalazione / Contenzioso

Categoria: Legalità e buona amministrazione

Azione: Trasparenza.

Verifica: Segnalazione reclami alla stazione appaltante o all’ente di monitoraggio o la Responsabile Prevenzione della Corruzione della Contract Authority (Regione Lombardia).

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 31.12.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.j

Alla data nessuna segnalazione.

Indicatore 6. Conformità temporale complessiva.

Categoria: Anticorruzione

Azione: Attuazione adempimenti normativi.

Verifica: Verifica del rispetto del cronoprogramma previsto per la fase di esecuzione lavori.

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FS Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data 31.12.2019

Rif. PI:

1.2.

Alla data della verifica, le attività svolte sono conformi alle previsioni del capitolato d’oneri speciale e del contratto di appalto.

Indicatore 7. Conformità corrispettivi economici versati.

Categoria: Anticorruzione
Azione: Attuazione adempimenti normativi.
Verifica: Conformità corrispettivi versati da stazione appaltante ad esecutore lavori (contractor) rispetto a quanto previsto dai tempi di esecuzione in conformità con l’effettivo lavoro svolto. MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FS Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx	Data 30.06.2019	Rif. PI: 1.2.
Alla data, la verifica del circuito finanziaria si ritiene positivamente espletata. Al riguardo si ricorda che il progetto di assistenza tecnica di cui all’attività di monitoraggio è cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo nell’ambito di un Programma Operativo Regionale e, pertanto, il relativo circuito finanziario è potenzialmente oggetto di diversi livelli di controllo da parte delle Autorità di Gestione, Certificazione e Audit del Programma oltre che da parte della stessa Commissione Europea.

Categoria: Anticorruzione

Azione: Attuazione adempimenti normativi.

Verifica: Conformità corrispettivi versati da stazione appaltante ad esecutore lavori (contractor) rispetto a quanto previsto dai tempi di esecuzione in conformità con l’effettivo lavoro svolto.

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FS Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data 31.12.2019

Rif. PI:

1.2.

Alla data, la verifica del circuito finanziaria si ritiene positivamente espletata.

Indicatore 8. Verifica assenza di conflitto di interessi.

Categoria: Anticorruzione

Azione: Conflitto di interessi

Verifica: Verifica su assenza di condizioni di conflitto di interessi (es. assunzioni personale / altre relazioni di natura patrimoniale con appaltatore)

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FS Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data 04.02.2019

Rif. PI:

1.2.

Sono state acquisite le dichiarazioni di tutti i membri del Gruppo di lavoro del contractor (esecuzione contratto) attestanti l’assenza di forme di conflitto di interessi rispetto alle attività di gestione e certificazione del Programma FSE 2014-2020 della Regione Lombardia.

Categoria: Anticorruzione

Azione: Conflitto di interessi

Verifica: Verifica su assenza di condizioni di conflitto di interessi (es. assunzioni personale / altre relazioni di natura patrimoniale con appaltatore)

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FS Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data 30.06.2019

Rif. PI:

1.2.

Sono state acquisite le dichiarazioni dei nuovi membri del Gruppo di lavoro (supra indicatore 1) del contractor

attestanti l’assenza di forme di conflitto di interessi rispetto alle attività di gestione e certificazione del Programma FSE 2014-2020 della Regione Lombardia.

Categoria: Anticorruzione

Azione: Conflitto di interessi

Verifica: Verifica su assenza di condizioni di conflitto di interessi (es. assunzioni personale / altre relazioni di natura patrimoniale con appaltatore)

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FS Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data 31.12.2019

Rif. PI:

1.2.

È stata acquisita la dichiarazione del nuovo membro del Gruppo di lavoro (supra indicatore 1) del contractor attestante l’assenza di forme di conflitto di interessi rispetto alle attività di gestione e certificazione del Programma FSE 2014-2020 della Regione Lombardia.

Indicatore 9. Obblighi di pubblicità in fase di esecuzione

Categoria: Trasparenza e comunicazione

Azione: Pubblicità

Verifica: Verifica tramite referenti stazione appaltante e successivi accertamenti.

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 31.12.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.j

Nulla da segnalare.

Indicatore 10. Altri strumenti di pubblicità in fase di esecuzione.

Categoria: Trasparenza e comunicazione

Azione: Pubblicità

Verifica: Strumenti di pubblicità e pubblicità a contenuti extra legem.

MO Esito: [ x] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 31.12.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.j

Alla data del presente documento non risultano avviate iniziative divulgative inerenti l’appalto oggetto di monitoraggio.

Indicatore 11. Comunicazioni - PI.

Categoria: Partecipazione

Azione: Relazioni

Verifica: Verifica rispetto a prescrizioni del Patto di Integrità con riferimento oneri di pubblicità e Comunicazioni.

MO Esito: [ x ] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 31.12.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.x

Xxxx data risultano pienamente rispettati gli accordi di comunicazione ed inoltro documenti da stazione appaltante ad ente di monitoraggio.

Indicatore 12. Utilizzo strumenti di divulgazione su fase di esecuzione del contratto.

Categoria: Partecipazione

Azione: Attività divulgativa.

Verifica: Verifica e riscontro ad eventuali attività di divulgazione rispetto al lavoro in esecuzione.

MO Esito: [ ] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 31.12.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.j

Da valutare in seguito.

Indicatore 13. Incontri con cittadinanza e stakeholders

Categoria: Partecipazione

Azione: Attività divulgativa

Verifica: Verifica incontri con la cittadinanza e stakeholders per illustrare i risultati in corso di raggiungimento.

MO Esito: [ ] Yes [ ] No

Compilatore:

FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx PO Xxxxxxxx Xxxxxxx

Data: 31.12.2019

Rif. PI:

2.1.i e 2.1.j

Da valutare in seguito.

Indicatore 14. Proposte a Contract Authority (Regione Lombardia)

Categoria: Impulsi da Staff Monitoring Patti di Integrità
Azione: Proposte di miglioramento
Verifica: Rendicontazione incontri / proposte / implementazioni MO Esito: [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx			Data: 10.01.2019	Rif. PI: 2.1.i e 2.1.j
A seguito delle analisi condotte dallo Staff Monitoring di Transparency International Italia si è ritenuto opportuno sottoporre alla Regione alcune possibili azioni finalizzate ad ottenere una maggiore evidenza del collegamento tra le attività svolte dal fornitore EY e i rendiconti presentanti. Tali proposte sono state esplicitate in occasione di un incontro tenutosi il 07 luglio 2018: Proposta Finalità 1) Richiedere al fornitore EY una rendicontazione Collegare in maniera puntuale le prestazioni delle giornate/persona effettivamente svolte da rappresentate all’interno dei SAL e l’effort misurato in ciascun membro del Gruppo di lavoro come termini di gg/pp. indicato nel Piano Operativo approvato dalla Verificare l’impiego effettivo delle risorse professionali Regione dichiarate all’interno del Gruppo di lavoro. 2) Verificare la possibilità da parte della Regione di Avere un riscontro quanto più oggettivo delle giornate ottenere un registro degli accessi agli uffici rendicontate dal fornitore. regionali con gli orari di entrata/uscita ovvero da remoto 3) Richiedere che ciascun membro del Gruppo di Si tratta di dichiarazioni esplicitamente previste dal lavoro attesti l’assenza di motivi di conflitto di Capitolato (art. 6) e dovute sia dal fornitore che dal interesse con l’attività svolta subappaltatore In un successivo incontro del 09 ottobre 2018, a valle della presentazione da parte del fornitore EY, si è apprezzato un primo significativo accoglimento delle proposte formulate e segnatamente:
	Proposta Modalità di accoglimento
	1) Rendicontazione puntuale delle	Nel terzo SAL predisposto dal fornitore EY sono state rendicontate le giornate/persona per linee di attività e specificando il nominativo del referente di

	giornate/persona	ciascuna attività descritta. Pur presentando un maggiore grado analitico rispetto ai SAL precedenti è possibile specificare meglio tale modalità di rendicontazione con focus sulle risorse persona. Negli incontri precedenti alla predisposizione del IV SAL (testimoniata già in uno scambio via mail il 24 luglio) è stata condivisa una modalità più specifica di rendicontazione che assicura la connessione tra prodotti realizzati, gruppi di lavoro e quantificazione delle giornate.
	2) Registro accessi agli uffici regionali ovvero da remoto	Sul punto, negli incontri precedenti alla predisposizione del IV SAL è stata condivisa una modalità di rilevazione con campione significativo delle presenze negli uffici regionali che potrà essere incrementata nei SAL successivi.
	3) Dichiarazioni sul conflitto di interessi	Sono state acquisite le dichiarazioni di tutti i membri del Gruppo di lavoro attestanti l’assenza di forme di conflitto di interessi rispetto alle attività di gestione e certificazione del Programma FSE 2014-2020 della Regione Lombardia.

Categoria:	Impulsi da Staff Monitoring Patti di Integrità
Azione: Proposte di miglioramento
Verifica: MO Esito:	Rendicontazione incontri / proposte / implementazioni [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx		Data: 30.06.2019	Rif. PI: 2.1.i e 2.1.j
In occasione dell’incontro del 07 maggio 2019 l’Amministrazione regionale ha riferito di aver dato il via alla sperimentazione di un metodo di verifica delle giornate rendicontate dal fornitore incrociando tale dato con gli accessi effettivamente rilevati agli uffici regionali. Tale sperimentazione è stata svolta rispetto a quanto riportato nel IV SAL rispetto alle figure del coordinatore e di una risorsa con profilo junior selezionata casualmente. La verifica ha dato esito positivo. A fronte di tale resoconto si è ritenuto opportuno richiedere alla Regione (durante l’incontro del 07 maggio 2019) di rendere evidente tale attività in modo da poterne ufficializzare i relativi esiti comunicandoli al fornitore e, in via più generale, in una logica di accountability dell’azione amministrativa svolta. In occasione del V SAL, quindi, la Regione ha svolto analoga attività di verifica incrociando i dati rendicontati dal

fornitore con quelli di due risorse estratte in maniera casuale e attestando tale attività (con esito positivo) da parte del RUP direttamente al fornitore.

Con mail del 14/06/2019, l’Amministrazione ha peraltro condiviso con lo Staff Monitoring un’estrazione di una più ampia schedatura degli accessi (tenuto conto degli opportuni limiti in materia di privacy) fatti da un componente senior del Gruppo di lavoro del fornitore in una settimana ricadente nel periodo di riferimento del V SAL. Tale file riporta con chiarezza gli orari di ingresso e uscita dagli uffici regionali dai quali è possibile riscontrare l’effettivo impegno in presenza della risorsa selezionata.

Si tratta, quindi, di un’attività per la quale è possibile manifestare un ampio apprezzamento per l’accoglimento sostanziale delle proposte formulate nel corso del 2018 da parte dello Staff Monitoring di Transparency International Italia.

Categoria:	Impulsi da Staff Monitoring Patti di Integrità
Azione: Proposte di miglioramento
Verifica: MO Esito:	Rendicontazione incontri / proposte / implementazioni [ x ] Yes [ ] No
Compilatore: FE Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx		Data: 31.12.2019	Rif. PI: 2.1.i e 2.1.j
In occasione della condivisione da parte dell’Amministrazione regionale dei documenti inerenti il sesto Stato di Avanzamento Lavori, si riceveva conferma dell’utilizzo del modello di verifica delle giornate rendicontate dal fornitore tramite riscontro incrociato con gli accessi agli uffici regionali. Tale modello, in particolare, è stato esteso ad un’intera mensilità del trimestre considerato nel VI SAL ed ha riguardato il coordinatore, due senior del team, due junior del team e due profili aggiuntivi del team. La verifica ha dato esito positivo e, coerentemente con quanto suggerito nel report di monitoraggio del 30.06.2019, ne è stata data evidenza formale anche al fornitore con nota Prot. E1.2019.0286120 del 12/06/2019. La stessa attività di verifica è stata condotta con esito positivo anche a valere sulle giornate/persona rendicontante nell’ambito del VII SAL e VIII SAL e comunicata formalmente al fornitore con note Protocollo E1.2019.0392333 del 11/09/2019 e E1.2019.0518207 del 22/11/2019. L’azione di controllo svolta dall’Amministrazione regionale è quindi pienamente in linea con le proposte formulate dallo Staff Monitoring di Transparency International Italia.

APPENDICE

3.1 Elenco documenti esaminati e persone da contattare

A. Comunicazioni intercorse

Comunicazioni:

Relazione Trimestrale SAL 8 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto, pagamenti e autorizzazioni dei pagamenti.

08 gennaio 2020

Relazione Trimestrale SAL 7 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto, pagamenti e autorizzazioni dei pagamenti.

28 ottobre 2019

Relazione Trimestrale SAL 6 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto, pagamenti e autorizzazioni dei pagamenti.

30 luglio 2019

Incontro per esame stato di avanzamento lavori rilevabile da documentazione trimestrale inviata e verifica stato di implementazione delle raccomandazioni formulate in merito alle verifiche sulla rendicontazione delle giornate/persona impiegate dal fornitore.

07 maggio 2019

Relazione Trimestrale SAL 5 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto, pagamenti e autorizzazioni dei pagamenti.

30 maggio 2019

Incontro per esame congiunto delle segnalazioni/raccomandazioni di miglioramento esposte nel documento di aggiornamento Semestrale Esecuzione Contratto (il medesimo in cui si sta scrivendo) prima della sua pubblicazione (poi avvenuta il 10 febbraio 2019) su xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx. Incontro in sede Regione Lombardia tra staff monitoring di Transparency International Italia e referenti istituzionali stazione appaltante.

31 gennaio 2019

Relazione Trimestrale SAL 4 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto, pagamenti e

autorizzazioni dei pagamenti.

11 febbraio 2018

Documenti aggiuntivi quali approvazione SAL 3 e documenti pagamenti corrispettivi prime 3 attività trimestrali ad azienda esecutrice.

15 gennaio 2019

Incontro per esame stato di avanzamento lavori rilevabile da documentazione trimestrale inviata e discussione possibili raccomandazioni e inputs.

Incontro nella stessa occasione con intervistatori staff “Mid Term Riview” promossa dal donor EU (per Patti di Integrità e attività collegate) con ispettori da Bruxelles. Colloquio con Contract Authority, Contractor, staff monitoring.

9 ottobre 2018

Documenti assenza conflitto di interessi per staff operativo azienda esecutrice.

8 ottobre 2018

Relazione Trimestrale SAL 3 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto.

4 ottobre 2018

Incontro per esame stato di avanzamento lavori rilevabile da documentazione trimestrale inviata e discussione possibili raccomandazioni e inputs.

24 luglio 2018

Relazione Trimestrale SAL 2 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto.

4 luglio 2018

Altri documenti relativi all’assistenza tecnica effettuata nel primo trimestre.

7 maggio 2018

Relazione Trimestrale SAL 1 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto.

20 aprile 2018

Aggiornamento del Piano Operativo in seguito all’approvazione delle attività di sub-appalto.

12 aprile 2018

B. Documenti esaminati

Di seguito l’elenco dei principali documenti esaminati.

Documenti:

Nota di riscontro positivo in merito al controllo svolto sulla coerenza tra giornate/persona dichiarate nel VIII SAL e accessi registrati agli uffici regionali (Protocollo E1.2019.0518207).

22 novembre 2019

Relazione Trimestrale SAL 8 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto nel periodo Luglio 19 – Ottobre 19 con allegati i prodotti realizzati e documentazione necessaria ai fini della verifica sui flussi finanziari.

13 novembre 2019

Approvazione della proposta di aggiornamento del Gruppo di lavoro (Protocollo E1.2019.0446587).

17 ottobre 2019

Nota di riscontro positivo in merito al controllo svolto sulla coerenza tra giornate/persona dichiarate nel VII SAL e accessi registrati agli uffici regionali (Protocollo E1.2019.0392333).

11 settembre 2019

Proposta di aggiornamento del Gruppo di Lavoro dell’azienda esecutrice

09 settembre 2019

Relazione Trimestrale SAL 7 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto nel periodo Aprile 19 – Luglio 19 con allegati i prodotti realizzati e documentazione necessaria ai fini della verifica sui flussi finanziari.

28 ottobre 2019

Relazione Trimestrale SAL 6 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto nel periodo Gennaio 19 – Aprile 19 con allegati i prodotti realizzati e documentazione necessaria ai fini della verifica sui flussi finanziari.

30 luglio 2019

Estrazione di una più ampia schedatura degli accessi agli uffici regionali fatti da un componente senior del fornitore.

14 giugno 2019

Nota di riscontro positivo in merito al controllo svolto sulla coerenza tra giornate/persona dichiarate nel VI SAL e accessi registrati agli uffici regionali (Protocollo E1.2019.0286120)

12 giugno 2019

Piano Operativo aggiornato al febbraio 2019

30 maggio 2019

Relazione Trimestrale SAL 5 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto nel periodo Novembre 18 – Gennaio 19 con allegati i prodotti realizzati e documentazione necessaria ai fini della verifica sui flussi finanziari.

30 maggio 2019

Relazione Trimestrale SAL 4 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto nel periodo Agosto 18 – Ottobre 18 con allegati i prodotti realizzati (circa 200 documenti di dettaglio) e

documentazione necessaria ai fini della verifica sui flussi finanziari.

11 febbraio 2019

In seguito a richiesta Expert ricezione documenti aggiuntivi quali approvazione SAL 3 (certificati di conformità) e documenti pagamenti corrispettivi prime 3 attività trimestrali (per i primi 3 SAL Stato Avanzamento Lavori) ad azienda esecutrice.

15 gennaio 2019

Documenti assenza conflitto di interessi dell’intero staff operativo azienda esecutrice

8 ottobre 2018

Relazione Trimestrale SAL 3 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto nel periodo Apr 18 – Lug 18 con allegati i prodotti realizzati (circa 90 documenti di dettaglio)

4 ottobre 2018

Documento Xx.Xx.Xx. Sistema di Gestione e Controllo fornito a seguito richiesta dell’expert FE durante incontro del 8 luglio 2018.

18 luglio 2018

Relazione Trimestrale SAL 2 attività svolta dall’azienda esecutrice dell’appalto nel periodo Gen 18 – Apr 18 con allegati i prodotti realizzati (circa 160 documenti di dettaglio)

4 luglio 2018

Elenco di documenti prodotti nel corso del trimestre (circa 40) relativi a varie aspetti del progetto, ad esempio: “politiche a sostegno del diritto allo studio”, “azioni di auto- imprenditorialità in ambito culturale-ricreativo”, “workshop politiche attive del lavoro”, “modello dote unica lavoro”.

7 maggio 2018

Relazione trimestrale a cura dell’operatore economico esecutore del progetto e lettera di approvazione del medesimo da parte dell’ente appaltante. La relazione semestrale riferisce riguardo alle attività svolte nel trimestre ottobre 2017 – gennaio 2018 nell’ambito del contratto Rep. n. 4400/UR del 12 ottobre 2017 relativo all’Assistenza Tecnica per Asse I “Occupazione” e Asse III “Istruzione e Formazione” (OT8 e OT10) del POR (Piano Operativo Regionale) FSE (Fondo Sociale Europeo) 2014-2020.

Indica il resoconto delle attività realizzate a supporto della programmazione operativa,

dell’attuazione, della gestione e monitoraggio, alla certificazione, all’audit.

7 aprile 2018

Nota di approvazione della Relazione delle attività realizzate nel periodo Ottobre 2017- Gennaio 2018 emessa dal RUP con protocollo E1.2018.0102446 del 14/03/2018

10 aprile 2018

Aggiornamento del Piano Operativo a seguito dell’approvazione delle attività di

subappalto assegnate all’azienda Noviter, con specificazione dei profili Senior e Junior, relativi curricula e delle giornate/mese previste dal subappaltatore.

12 aprile 2018

C. Documenti o informazioni aggiuntive richieste

Di seguito elenco dei principali documenti o informazioni aggiuntive richieste.

Documenti o informazioni:

Nessuna richiesta aggiuntiva.

D. Persone da contattare per l’ottenimento di altri documenti/informazioni

Tecnici Staff Azienda Appaltante competenti per “Esecuzione Gara”

Nome:

Xxxxxx Xxxxxxxxx

Ruolo:

Regione Lombardia Staff Direttore Vicario

Direzione Generale Istruzione Formazione e Lavoro

Contatti:

Email: xxxxxx_xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx

Tel.: 02 6765.2912

E. Persone istituzionali di riferimento

Lista dei riferimenti istituzionali (Invito presentazione Patto di Integrità, Relazioni Istituzionali).

Ruolo

Nome

Direzione Generale Istruzione Formazione e Lavoro –

Unità Organizzativa Mercato del Lavoro Dirigente e Direttore Vicario della Direzione

Xxxxxxxx Di Xxxxxxxx xxxxxxxx_xx_xxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx Tel.: 02 6765.7396

Direzione Generale Istruzione Formazione e Lavoro –

Unità Organizzativa Mercato del Lavoro Reimpiego e inclusione lavorativa

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx_Xxxxxx_Xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx Tel.: 02 6765.5170

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FASE ESECUZIONE CONTRATTO

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