UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BRESCIA
UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BRESCIA
CAPITOLATO PRESTAZIONALE PER LA FORNITURA DI ABBONAMENTI A PERIODICI EDITI DA CASE EDITRICI ITALIANE E STRANIERE, ANCHE SU SUPPORTO NON CARTACEO, PER LE BIBLIOTECHE DELL’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BRESCIA, PER IL PERIODO 01.01.2019 – 31.12.2023
Lotto 1 Codice CIG 74000667A4 Lotto 2 Codice CIG 740006894A
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI BRESCIA
CAPITOLATO PRESTAZIONALE PER LA FORNITURA DI ABBONAMENTI A PERIODICI EDITI DA CASE EDITRICI ITALIANE E STRANIERE, ANCHE SU SUPPORTO NON CARTACEO, PER LE BIBLIOTECHE DELL’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BRESCIA, PER IL PERIODO 01.01.2019 – 31.12.2023
Definizioni 3
Art. 1 Oggetto della fornitura 3
Art. 2 Durata dell’appalto 4
Art. 3 Ammontare della fornitura 4
Art. 4 Variazioni contrattuali 4
Art. 5 Modalità di esecuzione della fornitura 4
Art. 5.1 Lotti 1 e 2 - Periodici print e print + online 5
Art. 5.2 Lotti 1 e 2 - Periodici elettronici 6
Art. 6 Servizi minimi richiesti per la fornitura 6
Art. 6.1 Fornitura preventivi 7
Art. 6.1.1 Preventivi relativi al primo anno di fornitura (2019) 7
Art. 6.1.2 Preventivi relativi ai successivi anni di fornitura 7
Art. 6.1.3 Preventivi di spesa per singoli titoli in corso d’anno 7
Art. 6.2 Fornitura periodici cartacei 8
Art. 6.2.1 Consegna tempestiva e regolare 8
Art. 6.2.2 Servizio Diretto 8
Art. 6.2.3 Servizio reclami 8
Art. 6.2.4 Servizio di sostituzione gratuita 8
Art. 6.2.5 Servizio integrazione merce non pervenuta 8
Art. 6.2.6 Servizio arretrati 8
Art. 6.3 Fornitura periodici elettronici 9
Art. 6.3.1 Attivazione tempestiva e continuità dell’accesso 9
Art. 6.3.2 Servizio reclami periodici elettronici 9
Art. 6.3.3 Servizio integrazione fornitura non erogata 9
Art. 6.4 Servizi specifici per periodici e-only 9
Art. 6.4.1 Servizio negoziazione licenze 9
Art. 6.4.2 Servizio fornitura backfile 9
Art. 6.5 Customer care 9
Art. 6.5.1 Ricezione di ordini e solleciti 9
Art. 6.5.2 Servizio di assistenza cliente 10
Art. 6.5.3 Comunicazioni con l’Unità Ordinante 10
Art. 6.5.4 Servizio informazioni 10
Art. 6.5.5 Formazione 10
Art. 6.6 Infrastruttura e servizi tecnologici 10
Art. 6.6.1 Accesso a una piattaforma bibliografica e/o amministrativa 10
Art. 6.6.2 EDI 11
Art. 6.6.3 Scarico di record bibliografici 11
Art. 6.6.4 Gestione degli ordini online 11
Art. 6.7 Procedure IVA, Intrastat, sdoganamento, servizi bancari 12
Art. 6.8 Servizio di fornitura di altre tipologie di materiale bibliografico o documentale a carattere
Periodico 12
Art. 6.9 Reportistica (lotti 1 e 2) 12
Art. 6.9.1 Per tutti i periodici – Report sullo stato della fornitura 12
Art. 6.9.2 Per i periodici print – Report fascicoli attesi non forniti 13
Art. 6.9.3 Per i periodici online – Report mancati accessi 13
Art. 7 Corrispettivi contrattuali 14
Art. 8 Fatturazione 14
Art. 8.1 Fatturazione all’attivazione del servizio 15
Art. 9 Pagamento dei corrispettivi 15
Art. 10 Organi di gestione del contratto 16
Art. 11 Penali 16
Art. 12 Cauzione 17
Art. 13 Subappalto 17
Art. 14 Divieto di Cessione del contratto 17
Art. 15 Risoluzione 18
Art. 16 Recesso 18
Art. 17 Tracciabilità dei flussi finanziari 18
Art. 18 Manutenzione del Contratto 18
Art. 19 Foro competente 18
CAPITOLATO PRESTAZIONALE
Definizioni
Nell’ambito del presente capitolato prestazionale e in tutti gli atti di gara si intende per:
Fornitore: l’operatore economico aggiudicatario della fornitura.
Pubblicazioni in abbonamento: periodici e altre tipologie di materiale bibliografico o documentale (in qualsiasi formato) a carattere periodico.
Negozio di fornitura: l’atto per l’esecuzione del contratto. Il Negozio di fornitura indica al Fornitore i riferimenti logistici e operativi di dettaglio della fornitura.
Per Negozio di fornitura può intendersi anche il singolo buono d’ordine che l’Università emetterà di volta in volta per soddisfare i propri fabbisogni di acquisto. I singoli negozi di Fornitura si potranno concludere anche con la semplice ricezione da parte del Fornitore della richiesta di avvio della fornitura inviata e/o trasmessa dall’Unità Ordinante a mezzo lettera PEC.
Unità Ordinante (U.O.): Sistema Bibliotecario di Ateneo dell’Università degli Studi di Brescia autorizzato ad impegnare la spesa e quindi abilitato ad effettuare ordini di fornitura.
Decorrenze: se non diversamente specificato, tutti i termini indicati nel presente capitolato si intendono come giorni naturali e consecutivi da computarsi a decorrere dalla data di ricezione dell’ordine o della comunicazione tramite posta elettronica.
Art. 1 Oggetto della fornitura
L’oggetto dell’appalto è la fornitura di periodici editi da case editrici italiane e straniere a carattere eminentemente giuridico, economico, bio-medico, ingegneristico e dei servizi gestionali connessi presso il Sistema Bibliotecario dell’Università degli Studi di Brescia.
L’appalto è suddiviso nei seguenti lotti:
- Lotto 1 – Periodici editi anche su supporto non cartaceo da case editrici italiane
- Lotto 2 – Periodici editi anche su supporto non cartaceo da case editrici straniere
Art. 2 Durata dell’appalto
L’appalto ha la durata di cinque anni, per il periodo 01.01.2019 – 31.12.2023.
In considerazione della natura e specifiche caratteristiche dell’oggetto del presente appalto, il Direttore dell’Esecuzione del contratto, se necessario e nei limiti della normativa vigente, disporrà l’esecuzione anticipata delle prestazioni necessarie per garantire l’effettivo avvio della fornitura dal 01/01/2019.
Il Fornitore dovrà espletare ogni adempimento anche successivo alla scadenza del contratto garantendo che all’Unità Ordinante pervengano tutti i fascicoli relativi alle annate sottoscritte in corso di esecuzione del contratto, anche se editi anteriormente alla decorrenza o posteriormente alla scadenza del contratto, senza corresponsione di alcun prezzo aggiuntivo.
Deve inoltre essere garantito l’accesso alla versione on line, ove richiesta, dei fascicoli relativi alle annate sottoscritte in corso di esecuzione del contratto, anche se editi anteriormente alla decorrenza o posteriormente alla scadenza del contratto, senza corresponsione di alcun prezzo aggiuntivo.
Art. 3 Ammontare della fornitura
Il valore a base di gara, stimato presunto e non garantito, valutato sulla base della spesa sostenuta nell’ultimo esercizio, per l’intera durata del contratto, al netto di IVA ove prevista, è pari a:
Anni | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | Totale |
Lotto 1 | 44.500,00 | 46.700,00 | 49.000,00 | 51.450,00 | 54.023,00 | 245.673,00 |
Lotto 2 | 337.600,00 | 354.500,00 | 372.200,00 | 390.800,00 | 410.340,00 | 1.865.440,00 |
Art. 4 Variazioni contrattuali
L’Università si riserva di modificare il contratto durante il periodo di efficacia nei limiti previsti dall’art. 106 del D.lgs. 18 aprile 2016 n. 50 e s.m.i. L’Università si riserva di modificare il contratto durante il periodo di efficacia per prestazioni supplementari che si rendano necessarie e non incluse nell’appalto iniziale ove un cambiamento del contraente produca entrambi i seguenti effetti e nei limiti massimi del 50 per cento del valore del contratto iniziale:
1) Risulti impraticabile per motivi economici o tecnici quali il rispetto dei requisiti di intercambiabilità o interoperabilità tra apparecchiature o servizi forniti nell’ambito dell’appalto iniziale;
2) Comporti per l’Università notevoli disguidi o una consistente duplicazione dei costi.
L’Università si riserva di modificare il contratto durante il periodo di efficacia nei limiti massimi del 50 per cento del valore del contratto iniziale ove siano soddisfatte tutte le seguenti condizioni:
1) La necessità di modifica è determinata da circostanze impreviste ed imprevedibili per l’Università, ivi comprese la sopravvenienza di nuove disposizioni legislative o regolamentari o provvedimenti di autorità o enti preposti alla tutela di interessi rilevanti;
2) La modifica non altera la natura generale del contratto.
L’Università si riserva di modificare il contratto durante il periodo di efficacia qualora un nuovo contraente sostituisca l’originario contraente a causa di una delle seguenti circostanze:
- All’aggiudicatario iniziale succede, per causa di morte o a seguito di ristrutturazioni societarie, comprese rilevazioni, fusioni, scissioni, acquisizione o insolvenza, un altro operatore economico che soddisfi i criteri di selezione qualitativa stabiliti inizialmente purché ciò non implichi altre modifiche sostanziali al contratto e non sia finalizzato ad eludere l’applicazione del codice dei contratti;
- Nel caso in cui l’Università si assuma gli obblighi del contraente principale nei confronti del suo subappaltatore.
L’Università si riserva di modificare il contratto durante il periodo di efficacia se le modifiche non sono sostanziali nei limiti del 30 per cento del valore iniziale. Una modifica di un contratto durante il suo periodo di efficacia è considerata sostanziale quando altera considerevolmente gli elementi essenziali del contratto originariamente pattuiti. In ogni caso, fatti salvi i commi 1 e 2 dell’art. 106 del codice dei contratti, una modifica è considerata sostanziale se una o più delle seguenti condizioni sono soddisfatte:
a) La modifica introduce condizioni che, se fossero state contenute nella procedura d’appalto iniziale, avrebbero consentito l’ammissione di candidati diversi da quelli inizialmente selezionati o l’accettazione di un’offerta diversa da quella inizialmente accettata oppure avrebbero attirato ulteriori partecipanti alla procedura di aggiudicazione;
b) La modifica cambia l’equilibrio economico del contratto a favore dell’aggiudicatario in modo non previsto nel contratto iniziale;
c) La modifica estende notevolmente l’ambito di applicazione del contratto;
d) Se un nuovo contraente sostituisce quello cui l’Università ha inizialmente aggiudicato l’appalto in casi diversi da quelli ammessi ai sensi dell’art. 106 comma 1 lett. d) del codice dei contratti.
Il contratto può essere modificato oltre a quanto indicato in precedenza, senza necessità di nuova procedura a norma del codice dei contratti, se il valore della modifica è al di sotto di entrambi i seguenti valori:
a) Le soglie fissate all’articolo 35 del codice dei contratti;
b) Il 10 per cento del valore iniziale del contratto. Tuttavia, la modifica non può alterare la natura complessiva del contratto.
L’Università qualora in corso di esecuzione si renda necessario un aumento o una diminuzione delle prestazioni fino alla concorrenza del quinto dell’importo del contratto, può imporre all’operatore economico l’esecuzione alle stesse condizioni previste nel contratto originario. In tal caso, l’operatore economico non può far valere il diritto alla risoluzione del contratto.
Per l’intera durata della fornitura non è prevista alcuna modifica delle condizioni economiche offerte in sede di gara (percentuale di commissione/sconto).
Sono a carico del Fornitore, intendendosi remunerati con il corrispettivo contrattuale, tutti gli oneri (ivi compresi gli oneri doganali, le commissioni bancarie o altra spesa dovuta inerente al trasferimento del pagamento del corrispettivo contrattuale), i rischi e le spese relative alle forniture e i servizi in oggetto, nonché ad ogni attività che si rendesse necessaria per la prestazione degli stessi o comunque opportuna per un corretto e completo adempimento delle obbligazioni previste, ivi compresi quelli relativi ad eventuali spese di trasporto, di viaggio, di missione per il personale addetto all’esecuzione contrattuale. Nessun onere aggiuntivo, salvo ove espressamente previsto nel presente capitolato, può essere richiesto dal Fornitore per imballaggio, spedizione, cambio o altro.
Art. 5 Modalità di esecuzione della fornitura
Il Fornitore dovrà stipulare contratti di abbonamento con i singoli editori e distributori per conto dell’Università degli Studi di Brescia e ad uso dell’Unità Ordinante, provvedendo altresì al pagamento delle quote di abbonamento secondo le modalità ed entro i termini pattuiti con gli editori, o da essi stabiliti, al fine di garantire la regolarità e la continuità della fornitura.
I contratti di abbonamento dovranno comprendere anche i supplementi, i numeri speciali, i numeri monografici, gli omaggi, l'accesso a eventuali versioni o servizi on line, ecc. relativi ad ogni testata e comunque ogni altro prodotto incluso nel canone di abbonamento ordinario.
Il Fornitore s'impegna ad attivare in tutti i casi ove possibile e/o previsto dagli editori, abbonamenti a titoli inseriti in particolari pacchetti editoriali cumulativi con sconto. Per "Pacchetto editoriale cumulativo" s'intende una modalità di abbonamento a un gruppo di riviste del medesimo editore, aggregatore, distributore o simile, con costo complessivo unico ridotto rispetto alla somma dei costi delle singole riviste.
Il Fornitore è tenuto a fornire all’Unità Ordinante adeguata informazione circa le modalità di partecipazione ai suddetti pacchetti cumulativi d'abbonamento.
Anche nel caso in cui sussista la possibilità di sottoscrivere abbonamenti combinati di più riviste ad un prezzo totale inferiore alla somma dei singoli costi di abbonamento, il Fornitore dovrà utilizzare tale modalità di sottoscrizione.
Gli elenchi di periodici allegati, compilati sulla base degli abbonamenti correnti nell’anno 2018 sono puramente indicativi e non esaustivi dei periodici che l’offerente si impegna a fornire. L’Ateneo ha facoltà, a sua discrezione, di modificarne la natura e di variarne il numero.
Le forniture e le prestazioni di servizi di cui al presente capitolato non sono affidate al Fornitore in via esclusiva e, pertanto, l’Università degli Studi di Brescia si riserva comunque il diritto di sottoscrivere abbonamenti direttamente con gli editori o con soggetti terzi qualificati e di acquistare arretrati da imprese specializzate o da biblioteche in dismissione.
L’Università degli Studi di Brescia si riserva di escludere dall’attivazione e/o dal rinnovo gli abbonamenti ricompresi nell’ambito di contratti consortili o nazionali, oppure per i quali l’editore imponga la sottoscrizione diretta o la fornitura attraverso un agente esclusivo.
Art. 5.1 Lotti 1 e 2 - Periodici print e print + online
Il Fornitore dovrà stipulare contratti di abbonamento dei periodici con i singoli editori e distributori e ad uso dell’Unità Ordinante, provvedendo altresì al pagamento delle quote di abbonamento secondo le modalità ed entro i termini pattuiti con l’editore o da esso stabiliti.
I contratti di abbonamento dovranno comprendere tutti i documenti relativi ad ogni testata inclusi nel canone di abbonamento ordinario (allegati, supplementi, numeri speciali, monografici ecc.).
Eventuali mutamenti editoriali delle testate fornite, con particolare riferimento ad assorbimenti e fusioni tra testate, nonché cambiamenti di modello economico (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: tariffazione su FTE dell’Ateneo, su numero di utenze concorrenti, etc.) nella fornitura della versione on line, dovranno essere tempestivamente comunicati per iscritto all’Unità Ordinante, la quale si riserva di recedere dagli abbonamenti, previa semplice comunicazione scritta.
Tempestiva comunicazione per iscritto andrà inviata anche per quanto concerne supplementi, numeri speciali o monografici non compresi nell'abbonamento ordinario: l’Unità Ordinante si riserva di procedere all'ordinazione di tali supplementi, previa valutazione caso per caso.
Il Fornitore si impegna a sottoscrivere gli abbonamenti dei periodici con i singoli editori e ad uso dell’Unità Ordinante in tempo utile a garantire la consegna tempestiva di tutti i fascicoli, a partire dal primo numero dell’annata o del volume di riferimento.
Il fornitore si impegna a fornire l’elenco dei titoli in abbonamento per i quali l’editore esige una conferma di rinnovo anticipata rispetto alle tempistiche correnti.
Il Fornitore dovrà quindi attivare gli abbonamenti ai periodici entro il termine massimo del primo gennaio di ogni anno o entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento degli ordini. L'attivazione o il rinnovo degli abbonamenti dovrà comunque avvenire in modo da evitare ritardi o disguidi nel regolare inoltro dei periodici.
Per i periodici irregolari o in ritardo di pubblicazione il Fornitore si impegna a sottoscrivere gli abbonamenti al momento della pubblicazione e a dare tempestiva comunicazione scritta all’Unità ordinante della avvenuta sottoscrizione specificando l’anno e il volume ordinato.
I periodici dovranno essere fatti pervenire direttamente alla sede dell’Unità Ordinante, agli indirizzi che saranno specificati al Fornitore nel Negozio di Fornitura.
La sottoscrizione degli abbonamenti, su richiesta dell’Unità Ordinante, secondo le modalità specificate nei singoli negozi di fornitura, dovrà essere debitamente documentata.
Per le modalità di attivazione e gestione delle eventuali versioni elettroniche (gratuite o a pagamento) dei periodici per i quali sia stata sottoscritta una versione cartacea si rimanda al punto successivo.
Art. 5.2 Lotti 1 e 2 - Periodici elettronici
Il Fornitore dovrà stipulare contratti di abbonamenti annuali o pluriennali con i singoli editori per conto dell’Ateneo, provvedendo altresì al pagamento delle quote di abbonamento secondo modalità e tempi pattuiti con l’editore o da esso stabiliti.
Eventuali mutamenti editoriali delle testate fornite, con particolare riferimento ad assorbimenti e fusioni tra testate, nonché cambiamenti di modello economico (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: tariffazione su FTE dell’Ateneo, su numero di utenze concorrenti, etc.) dovranno essere tempestivamente comunicati per iscritto all’Unità Ordinante, la quale si riserva di recedere dagli abbonamenti, previa semplice comunicazione scritta.
Sia nel caso di periodici sottoscritti in versione e-only, sia per titoli sottoscritti nella forma print+online in abbinamento alla versione cartacea sia infine nel caso di periodici free online per i quali la versione elettronica sia gratuita, il Fornitore dovrà provvedere direttamente all’attivazione presso il sito dell’Editore, in modo tale da garantire l’accesso alla risorsa entro il termine massimo del 1 febbraio di ogni anno oppure entro 30 giorni naturali e consecutivi dal ricevimento degli ordini. Ove ciò non fosse possibile per vincoli editoriali, il Fornitore si impegna a dare tempestiva comunicazione all’Unità Ordinante di tutte le informazioni necessarie (credenziali, customer number, codici di attivazione, procedure di registrazione etc.) fornendo la necessaria assistenza per l’attivazione.
A titolo indicativo, l’Università degli Studi di Brescia intende accedere ai periodici elettronici direttamente dal sito dell’Editore o da altro sito da esso disposto.
Qualora l’editore non disponga di un proprio sito ma preveda l’utilizzo di piattaforme (servizio di aggregazione per periodici elettronici) alternative per l’accesso al periodico stesso, il Fornitore dovrà darne comunicazione all’Unità Ordinante, che si riserverà di scegliere da quale piattaforma avere accesso alla rivista. L’Unità Ordinante si riserva il diritto di non attivare l’abbonamento qualora la piattaforma non fosse ritenuta idonea.
L’attivazione e/o il rinnovo dell’abbonamento a periodici elettronici dovrà comunque avvenire in modo da evitare ritardi o interruzioni nel regolare accesso ai periodici. In tutti i casi, il Fornitore si impegna a garantire la continuità dell'accesso alle versioni elettroniche sul sito dell'Editore/Aggregatore, per tutta la durata dell'abbonamento negli anni della vigenza contrattuale, in particolare nel periodo di rinnovo annuale della fornitura e anche in relazione ad annate pregresse eventualmente già sottoscritte.
L’accesso ai periodici elettronici deve essere, di norma, per IP con abilitazione dei domini che verranno specificati nei singoli Negozi di Fornitura. Sarà cura del Fornitore comunicare gli indirizzi IP agli editori per l’attivazione delle riviste online.
Ove previsto dall’editore, il Fornitore dovrà inviare all’Unità Ordinante all’inizio di ogni abbonamento e in occasione dei rinnovi annuali la licenza d’uso da sottoscrivere (license agreement).
Il Fornitore si impegna inoltre ad indicare le modalità di accesso e consultazione delle statistiche d’uso, se disponibili, entro il primo semestre decorrente dalla data di stipulazione del contratto.
Art. 6 Servizi minimi richiesti per la fornitura
Sono parte integrante della fornitura e pertanto il Fornitore è obbligato a garantire i servizi sottoelencati, fermo restando la discrezionalità da parte dell’Università di richiedere o meno in tutto o in parte i servizi in elenco al momento dell'avvio della fornitura e/o in corso d’opera tramite i rispettivi Negozi di Fornitura.
Art. 6.1 Fornitura preventivi
Art. 6.1.1 Preventivi relativi al primo anno di fornitura (2019)
Ai fini della corretta attivazione e gestione degli abbonamenti, il Fornitore, entro 15 giorni dalla richiesta attiverà il servizio preventivo di spesa, inviando all’Unità Ordinante le quotazioni dei prezzi di catalogo/listino 2019 dei periodici richiesti.
Nel preventivo dovrà essere esplicitato se il prezzo è fissato dall’Editore o stimato. Nel caso di stima dovrà essere indicato il metodo di stima utilizzato per fornire il preventivo.
I preventivi di spesa dovranno essere prodotti in formato elettronico leggibile dai più
comuni fogli di calcolo e dovranno obbligatoriamente presentare i seguenti dati relativi ad ogni testata: Titolo della rivista, ISSN, Editore, Frequenza di pubblicazione, Prezzo di catalogo/listino in euro, eventuale sconto o commissione servizio abbonamenti, IVA se dovuta, prezzo finale in Euro (comprensivo di costo di abbonamento, sconto o commissione, IVA se dovuta), eventuale disponibilità di abbonamenti combinati o a pacchetto e, per ciascun pacchetto, prezzo di catalogo/listino, eventuale sconto o commissione servizio abbonamenti, IVA se dovuta, prezzo finale in Euro (comprensivo di costo di abbonamento, sconto o commissione, IVA se dovuta).
Dovranno inoltre essere indicati eventuali dati relativi a periodici in ritardo di pubblicazione e titoli abbinati o variazioni di titolo (fusioni, scissioni e altro) o di editore.
In tutti i preventivi relativi ad abbonamenti dovrà essere comunque indicata anche la disponibilità di tutti i formati previsti dall’editore.
L’Unità Ordinante si riserva la possibilità di richiedere l’attivazione della versione online, qualora non fornita gratuitamente, previa valutazione caso per caso.
Nel caso di richiesta di preventivi di periodici elettronici, il Fornitore dovrà inoltre verificare la disponibilità della versione elettronica per sito istituzionale e qualora il costo variasse in base a fasce di utenza dovrà indicare la fascia secondo la quale è stato calcolato il prezzo. Nel caso non sia disponibile la versione on line del periodico a livello di sito istituzionale dovranno essere indicate le condizioni alternative di disponibilità. Per i periodici in ritardo di pubblicazione e per i quali non sia disponibile il prezzo di catalogo/listino 2019, il preventivo dovrà indicare il prezzo di catalogo/listino relativo all’ultimo anno di pubblicazione, specificando a quale annata corrisponde il prezzo riportato in preventivo. Non saranno ritenuti validi preventivi con indicazioni di prezzo fittizie e senza specificazione dell’anno di pubblicazione di riferimento.
L’Unità Ordinante si riserva la facoltà di non sottoscrivere l’abbonamento per l’anno 2019 per quei titoli la cui pubblicazione sia prevista oltre il 31.12.2019. Il Fornitore si impegna ad ordinare agli editori gli abbonamenti dei periodici entro e non oltre 15 giorni dalla data di esplicita conferma (che avverrà di norma entro 30 giorni dalla data di ricevimento delle quotazioni) da parte dell’Unità Ordinante.
Art. 6.1.2 Preventivi relativi ai successivi anni di fornitura
Per gli anni successivi al primo, il Fornitore dovrà far pervenire all’Unità ordinante le nuove quotazioni dei prezzi entro il 30 ottobre di ogni anno per la fornitura dei periodici dell’anno successivo. Il rinnovo degli abbonamenti resta condizionato all’esplicita conferma da parte dell’Unità ordinante. L’Unità Ordinante si riserva la facoltà di cancellare l’ordinativo per quei titoli il cui primo fascicolo risulti in pubblicazione oltre il 31/12 di ogni anno.
Art. 6.1.3 Preventivi di spesa per singoli titoli in corso d’anno
Il Fornitore si obbliga a fornire preventivi di spesa entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricevimento della richiesta.
I preventivi dovranno essere redatti secondo le indicazioni del precedente punto 6.1.1.
Art. 6.2 Fornitura periodici cartacei
Art. 6.2.1 Consegna tempestiva e regolare
di tutti i fascicoli e degli eventuali allegati, supplementi, numeri speciali, monografici ecc. inclusi nel canone di abbonamento ordinario.
Art. 6.2.2 Servizio Diretto
Invio fascicoli dei periodici in abbonamento per posta ordinaria presso la sede dell’Unità Ordinante, agli indirizzi indicati nei singoli Negozi di Fornitura, franco trasporto, imballo compreso. Sull’etichetta dei fascicoli andrà indicata, oltre all’indirizzo, la dicitura relativa alla disciplina di afferenza del periodico, secondo quanto specificato dall’Unità Ordinante nei Negozi di fornitura. Limitatamente ai casi in cui
l’editore offra facoltà di scelta fra invio fascicoli per posta ordinaria e per posta aerea, il Fornitore dovrà, attraverso il servizio preventivi di spesa, informarne l’Unità Ordinante la quale comunicherà al Fornitore la modalità scelta, prima che lo stesso sottoscriva l’abbonamento. La sostituzione di fascicoli pervenuti inesatti e non corrispondenti all’ordine dovrà avvenire entro e non oltre 15 giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione di non conformità inoltrata dalla Unità Ordinante a carico e rischio del Fornitore e per il quale non sarà dovuto alcun compenso.
Art. 6.2.3 Servizio reclami
Il Fornitore è tenuto a reclamare all’editore i fascicoli pubblicati non pervenuti entro e non oltre 7 giorni (consecutivi e naturali) dal ricevimento del sollecito salvo obbligo a farlo in tempi inferiori al fine di non oltrepassare i termini utili stabiliti dall'editore; si impegna altresì a fornire riscontro scritto dell'esito dei reclami attraverso specifico report mensile di seguito descritto al punto 6.9.
All'inizio di ogni anno, e tempestivamente in caso di variazioni nel corso della fornitura, il Fornitore è tenuto ad informare l’Unità Ordinante circa tempi minimi o massimi di reclamo accettati dagli editori per ciascun titolo.
Art. 6.2.4 Servizio di sostituzione gratuita
Il Fornitore dovrà provvedere alla sostituzione gratuita di fascicoli difettosi per stampa o danneggiati nel trasporto. Ai suddetti adempimenti il Fornitore dovrà provvedere entro il termine massimo di 4 settimane decorrenti dalla segnalazione.
Art. 6.2.5 Servizio integrazione merce non pervenuta
Il Fornitore dovrà garantire la fornitura gratuita preferenzialmente in originale o secondariamente in copia (solo se l’originale non è più disponibile) di quei fascicoli reclamati, pubblicati e normalmente distribuiti che non siano giunti a destinazione anche nel caso non fossero stati rispettati i tempi di sollecito fissati dagli editori, qualora questi non siano stati debitamente comunicati da parte del Fornitore, come previsto al precedente punto 6.2.3.
Nel caso di fornitura del fascicolo in copia e nel formato concordato, spetta al Fornitore assolvere tutti gli adempimenti legati al rispetto dei diritti di copyright.
Nei casi di qualsivoglia inadempienza imputabile agli editori, distributori o simili e stante l'impossibilità di effettuare una fornitura completa e regolare, il Fornitore è obbligato alla restituzione delle somme impropriamente fatturate in relazione a quanto effettivamente fornito, tramite emissione di Nota di Credito e riaccredito diretto in conto corrente o storno su fattura successiva da effettuare entro 90 giorni dall'accertamento e/o dalla richiesta scritta da parte dell’Unità Ordinante. Sarà onere del Fornitore far valere i propri interessi presso i soggetti terzi.
Al termine della fornitura, convenuta l’impossibilità di effettuare una fornitura completa e regolare, il Fornitore è comunque obbligato a emettere entro e non oltre i 4 mesi successivi al termine del contratto nota di credito complessiva e rimborso diretto in conto corrente per tutti i fascicoli non consegnati secondo le risultanze della reportistica di cui al punto 6.9.1.
Art. 6.2.6 Servizio arretrati
Informazioni circa la reperibilità e il costo di fascicoli o intere annate arretrate per il completamento di collezioni incomplete.
Se disponibili, ed in seguito a preciso ordine dell’Unità Ordinante, i materiali dovranno essere forniti al prezzo di catalogo/listino. Nei casi in cui non sia disponibile un prezzo di catalogo/listino pubblicato, questi dovranno essere forniti al prezzo praticato dall’Editore senza applicazione di commissioni.
Art. 6.3 Fornitura periodici elettronici
Art. 6.3.1 Attivazione tempestiva e continuità dell’accesso
I titoli sottoscritti in versione e-only e alle versioni online dei titoli print + online dovranno essere attivati tempestivamente secondo le modalità descritte nel precedente art. 5 e si dovrà garantirne la continuità di accesso.
Art. 6.3.2 Servizio reclami periodici elettronici
Per la versione on line di abbonamento print + online (Lotti 1 e 2): il Fornitore è tenuto a inviare all’editore entro e non oltre 3 giorni (consecutivi e naturali) dal ricevimento del sollecito da parte dell’Unità Ordinante, i reclami riguardo la prima attivazione e/o l’accesso alla versione online inclusa nell’abbonamento print.
Per gli abbonamenti e-only (Lotti 1 e 2): decorsi i termini previsti per l’attivazione descritti al precedente art. 5.2, in caso di mancato accesso ai periodici elettronici attivati, il Fornitore dovrà provvedere ad inoltrare all’editore specifico reclamo, entro e non oltre 2 giorni lavorativi dalla data di ricezione del sollecito. Riguardo l’esito del reclamo, dovrà essere fornito riscontro scritto.
Art. 6.3.3 Servizio integrazione fornitura non erogata
Il Fornitore dovrà garantire la continuità dell’accesso per tutta la durata della fornitura alle pubblicazioni in abbonamento in versione online, verificata l'impossibilità di effettuare una fornitura completa e regolare, nel caso di interruzioni e/o sospensioni del servizio superiori a 30 giorni (naturali e consecutivi). Il Fornitore è obbligato alla restituzione delle somme impropriamente fatturate in relazione a quanto effettivamente fornito, tramite emissione di Nota di Credito e riaccredito diretto in conto corrente o storno su fattura successiva da effettuare entro 90 giorni dall’accertamento e/o dalla richiesta scritta da parte dell’Unità Ordinante.
Sarà onere del Fornitore far valere i propri interessi presso i soggetti terzi.
Art. 6.4 Servizi specifici per periodici e-only Art. 6.4.1 Servizio negoziazione licenze
Su richiesta dell’Ateneo il Fornitore si impegna a fornire un servizio di intermediazione per la negoziazione di clausole non standard delle licenze d’uso di specifiche risorse. A titolo esemplificativo e non esaustivo le modifiche richieste alle licenze standard possono riguardare: rinnovo automatico, possibilità di archiviazione dati in locale, Open Access, DD, utenti autorizzati, accesso post termination, ecc.
Art. 6.4.2 Servizio fornitura backfile
Informazioni circa la reperibilità e il costo di backfile relativi a titoli in abbonamento. Se disponibili, ed in seguito a preciso ordine dell’Unità Ordinante, i backfile dovranno essere forniti al prezzo di catalogo/listino. Nei casi in cui non sia disponibile un prezzo di catalogo/listino pubblicato, questi dovranno essere forniti al prezzo praticato dall’Editore senza applicazione di commissioni.
Art. 6.5 Customer care
Art. 6.5.1 Ricezione di ordini e solleciti
Il Fornitore riceverà ordini e solleciti in formato elettronico e/o cartaceo.
Art. 6.5.2 Servizio di assistenza cliente
Il Fornitore è tenuto a fornire, entro e non oltre 7 (sette) giorni (consecutivi e naturali) dal ricevimento, conferma di ricezione e risposta scritta a tutte le comunicazioni diverse dal semplice sollecito e in particolare a quelle che segnalano disguidi e anomalie dei servizi o della fornitura, nonché fornire conferma di avvenuta ricezione per quanto riguarda i rinnovi e gli ordini per l'attivazione di nuovi titoli.
Art. 6.5.3 Comunicazioni con l’Unità Ordinante
Le comunicazioni tra Fornitore e Unità Ordinante avverranno mezzo di posta elettronica, telefono, tramite un Responsabile della fornitura nominato dal Fornitore, in grado di parlare e scrivere correttamente in lingua italiana, a conoscenza delle norme che condizionano il rapporto fra le parti, e munito dei necessari
poteri per l’esecuzione della fornitura e dei servizi collegati. Il Responsabile nominato dal Fornitore deve garantire la reperibilità almeno dalle ore 9.00 alle ore 17.00 nei giorni lavorativi; il Fornitore deve altresì nominare un sostituto del Responsabile per le ipotesi di impedimento o assenza. È opportuno che il Fornitore individui un referente per gruppo omogeneo dal punto di vista della copertura disciplinare, in modo da gestire al meglio le specificità delle singole forniture.
L'Università si riserva di esigere la sostituzione del Referente o del sostituto. Tale sostituzione dovrà avvenire entro 15 giorni dalla richiesta, senza che il Fornitore possa sollevare obiezioni, in caso di non adeguatezza del medesimo alle esigenze della fornitura.
Art. 6.5.4 Servizio informazioni
Il Fornitore dovrà produrre gli elenchi completi dei periodici sottoscritti, in formato elettronico leggibile dai più comuni fogli di calcolo, citando per ogni testata: il titolo, l'ISSN, l'editore, il volume/anno, il formato, la periodicità e il numero di fascicoli, il prezzo di catalogo/listino, definitivo o presunto, dell'abbonamento ordinario, il corrispettivo in euro, l'importo al lordo della commissione o al netto dello sconto, la data in cui è stato effettuato l'ordine all'editore.
Per gli abbonamenti in formato cartaceo o cartaceo + online il Fornitore dovrà provvedere all’invio tempestivo di informazioni relative a:
- gli abbonamenti sottoscritti (periodicità, numero di riferimento, dati di pubblicazione necessari a conseguire un’indispensabile supporto per la gestione del servizio);
- segnalazione della pubblicazione di documenti (supplementi, numeri speciali o monografici) non compresi nel canone di abbonamento ordinario; l’Unità Ordinante deciderà se emettere eventualmente i relativi ordini di acquisto;
- cambi titolo, periodicità ed editore, ritardi o sospensione nella pubblicazione, fusioni, scissioni o cessazioni;
- eventuali mutamenti delle condizioni di accesso alle versioni elettroniche attivate su richiesta dell’Ateneo;
- comunicazioni sull’esistenza delle versioni elettroniche gratuite dei periodici in abbonamento. Per gli abbonamenti in formato e-only il Fornitore dovrà provvedere all’invio tempestivo di informazioni relative a:
- gli abbonamenti sottoscritti (periodicità, numero di riferimento, dati di pubblicazione necessari a conseguire un’indispensabile supporto per la gestione del servizio);
- cambi titolo, periodicità ed editore, ritardi o sospensione nella pubblicazione, fusioni, scissioni o cessazioni;
- i modelli economici e contrattuali di accesso alla versione on line dei periodici in abbonamento e la loro eventuale variazione nel tempo.
Art. 6.5.5 Formazione
Realizzazione di documentazione, seminari o corsi per il personale dell’Università sull’uso dei servizi offerti dal Fornitore.
Art. 6.6 Infrastruttura e servizi tecnologici
Art. 6.6.1 Accesso a una piattaforma bibliografica e amministrativa
Il Fornitore dovrà disporre di un sito web costantemente aggiornato contenente informazioni bibliografiche ed editoriali attraverso cui poter:
- effettuare, secondo differenti canali, l’interrogazione, la visualizzazione e l’esportazione dei dati bibliografici e gestionali relativi agli abbonamenti in corso (ordini e stato degli abbonamenti);
- inoltrare direttamente i solleciti;
- verificare lo stato delle spedizioni dei fascicoli e della fatturazione e l’attivazione degli abbonamenti in versione on line.
La piattaforma bibliografica e amministrativa dovrà consentire una serie di funzionalità:
1) ricerca dei dati bibliografici secondo diversi canali (almeno: titolo, ISSN, editore, periodicità);
2) visualizzazione e scarico dei dati bibliografici;
3) accesso a informazioni aggiuntive per ciascun titolo (almeno classificazione o subject, link diretto al sito editoriale della rivista, supporto).
La piattaforma bibliografica e amministrativa dovrà prevedere una porzione riservata in cui l’Unità Ordinante, previa autenticazione, possa ricercare, visualizzare, estrarre i dati relativi agli abbonamenti: preventivi, ordini e loro stato di avanzamento, solleciti e reclami, stato di fatturazioni e pagamenti, consegne e attivazioni, reportistica e informazioni sulle condizioni di disponibilità dell’abbonamento nei diversi formati, statistiche d’uso relative alle versioni on line.
In particolare dovranno essere garantite le seguenti funzionalità:
1) ricerca, visualizzazione ed estrazione, in formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo dei dati relativi agli abbonamenti sottoscritti, filtrabili almeno per tipologia di abbonamento, stato dell’ordine, stato dell’attivazione;
2) ricerca, visualizzazione ed estrazione, in formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo, dei dati relativi alla situazione contabile;
3) esportazione di copia dei documenti contabili;
4) gestione dei preventivi: richiesta, accesso e conferma dei preventivi redatti secondo quanto previsto all’art. 6.1;
5) accesso a informazioni riguardanti i diversi formati di abbonamento previsti per ciascun titolo e loro condizioni di disponibilità;
6) gestione dei budget online;
7) gestione dei solleciti/reclami online: inserimento, ricerca, visualizzazione ed estrazione, in formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo, dei dati relativi ai solleciti/reclami. Devono essere recuperabili, per ciascun titolo, almeno il numero di solleciti/reclami, la data e l’esito di ciascun sollecito/reclamo inserito;
8) accesso alle informazioni di cui all’art. 6.5.4;
9) accesso alla reportistica di cui al successivo art. 6.9. Specificatamente per le risorse elettroniche:
10) disponibilità di un elenco, estraibile e leggibile dai più comuni fogli di calcolo, contenente tutte le risorse elettroniche sottoscritte, le informazioni sullo status dell’attivazione e un link ai relativi contenuti online.
Art. 6.6.2 EDI
A richiesta e senza oneri aggiuntivi per l’Università, il Fornitore dovrà provvedere all’interazione tra il sistema gestionale dell’aggiudicatario e i sistemi di automazione delle biblioteche tramite sistemi EDI, conformi al protocollo EDI (UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM, secondo il profilo EDItEUR), almeno per i messaggi ORDERS e INVOICE.
Art. 6.6.3 Scarico di record bibliografici
L’Unità Ordinante dovrà poter accedere a formati standard (UNIMARC e/o MARC21) anche con la possibilità di esportazione dal sistema gestionale dell'aggiudicatario al fine dell'importazione nei sistemi di automazione delle biblioteche.
Art. 6.6.4 Gestione degli ordini online
La gestione degli ordini online seguirà modalità che verranno meglio specificate in sede di Negozio di Fornitura in relazione alle necessità ed alla propria struttura organizzativa.
Art. 6.7 Procedure IVA, Intrastat, sdoganamento, servizi bancari
Senza alcun addebito a carico dell’Unità Ordinante, qualora ricorrano le condizioni di legge, il Fornitore si impegna a:
- assumere a suo completo carico l’onere IVA sui prodotti cartacei qualora non sia assolta dall’editore;
- assolvere le pratiche Intrastat per i periodici editi nei paesi appartenenti all’Unione Europea;
- assolvere, in nome proprio, ad ogni adempimento relativo allo sdoganamento dei periodici cartacei extra UE;
in caso contrario, il Fornitore si impegna a:
- garantire la fornitura dei dati richiesti dalla modulistica Intrastat, necessari per la compilazione da parte dell’U.O. di tali dichiarazioni.
- assolvere in nome dell’U.O. ad ogni adempimento relativo allo sdoganamento dei periodici cartacei extra UE e inviare all’U.O. medesima l’originale della relativa documentazione di avvenuto sdoganamento, in tempi utili all’espletamento degli adempimenti amministrativi e, comunque, entro e non oltre la fine di ogni anno solare di fornitura.
Si segnala che ai sensi dell'art. 3 comma 7 del DL n. 90 del 1990 convertito in legge n. 165 del 1990: “non sono soggette all’imposta sul valore aggiunto le cessioni di pubblicazione estere effettuate nei confronti delle biblioteche universitarie, nonché le importazioni dei detti beni effettuate dagli stessi organismi”.
Servizi bancari:
il Fornitore dovrà indicare per i pagamenti un conto corrente presso una banca italiana.
Art. 6.8 Servizio di fornitura di altre tipologie di materiale bibliografico o documentale a carattere periodico
I materiali di altra tipologia saranno forniti secondo le modalità e alle medesime condizioni di servizio previsti all’Art.6. Il corrispettivo verrà calcolato applicando lo sconto o commissione stabiliti in sede di Offerta Economica al prezzo di catalogo/listino del materiale fornito. Nei casi in cui non sia disponibile un prezzo di catalogo/listino pubblicato per i materiali forniti, questi dovranno essere forniti al prezzo praticato dall’Editore senza applicazione di commissioni.
Gli elenchi delle risorse bibliografiche e documentali in allegato sono puramente indicativi e non esaustivi dei materiali che l’offerente si impegna a fornire.
Art. 6.9 Reportistica (lotti 1 e 2)
Art.6.9.1 Per tutti i periodici - report sullo stato della fornitura:
Il report verrà rilasciato a cadenza mensile e dovrà contenere l’elenco di tutti i titoli sottoscritti e riportare per ciascun titolo i seguenti dati:
- id sottoscrizione (codice identificativo della sottoscrizione, es. codice abbonamento + anno abbonamento)
- anno rivista (anno cronologia rivista)
- codice cliente
- data invio preventivo all’Unità Ordinante
- numero d’ordine attribuito dall’Unità Ordinante
- data invio ordine da parte dell’Unità Ordinante
- data ricezione ordine da parte del Fornitore
- data di invio ordine al distributore/editore e relativi estremi del versamento
- titolo
- ISSN
- periodicità
- stato attivazione accesso online (attivazione richiesta/attivazione confermata/non attivabile da parte del Fornitore/reclamato all'editore) (solo per print+online e online)
- data stato attivazione (solo per print+online e online)
Inoltre per tutti i titoli dei periodici già fatturati o per cui fossero emesse note di credito:
- numero fattura
- data fattura
- importo corrispondente in fattura
- numero nota di credito
- data nota di credito
- importo corrispondente in nota di credito
I report successivi al primo dovranno essere continuativi e incrementali.
La reportistica dovrà essere fornita o scaricabile dal sito dell’aggiudicatario nel formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo.
Art. 6.9.2 Per i periodici print - report fascicoli attesi non forniti
Il report verrà rilasciato a cadenza mensile e dovrà contenere l’elenco di tutti i fascicoli reclamati e non forniti, riportando per ciascun fascicolo i seguenti dati:
- id sottoscrizione (codice identificativo della sottoscrizione, es. numero ordine + anno abbonamento)
- anno rivista (anno cronologia rivista)
- codice cliente
- numero d’ordine attribuito dall’Unità Ordinante
- ISSN
- titolo
- numero di giorni utili per il reclamo (fissato dall’editore)
- descrizione fascicolo reclamato
- numero solleciti ricevuti da parte della biblioteca
- numero reclami inoltrati all’editore
- data ultimo reclamo inviato all’editore
- risposta dell’editore
I report successivi al primo dovranno essere continuativi e incrementali.
La reportistica dovrà essere fornita o scaricabile dal sito dell’aggiudicatario nel formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo.
Art. 6.9.3 Per i periodici online - report mancati accessi
Il report verrà rilasciato a cadenza trimestrale e dovrà contenere i seguenti dati:
- id sottoscrizione (codice identificativo della sottoscrizione, es. numero ordine + anno abbonamento)
- anno rivista (anno cronologia rivista)
- codice cliente
- numero d’ordine attribuito dall’Unità Ordinante
- ISSN
- titolo
- numero solleciti ricevuti per mancato accesso
- data primo sollecito
- data ultimo sollecito
- data reclamo all’editore/aggregatore per interruzione dell’accesso (a seguito di sollecito della Unità Ordinante)
- risposta dell’editore
- data ripristino dell’accesso
I report successivi al primo dovranno essere continuativi e incrementali.
La reportistica dovrà essere fornita o scaricabile dal sito dell’aggiudicatario nel formato leggibile dai più comuni fogli di calcolo.
Art. 7 Corrispettivi contrattuali
I corrispettivi contrattuali per i lotti 1 e 2 sono determinati:
- per i titoli cartacei e cartacei + online dal prezzo di catalogo/listino valido per l’Italia ridotto della percentuale di sconto o aumentato della percentuale di provvigione offerte; per i titoli “e-only” dal prezzo di catalogo/listino previsto per l’accesso secondo le modalità specificate dall’Unità Ordinante caso per caso, ridotto della percentuale di sconto o aumentato della percentuale di provvigione offerte;
- per i titoli proposti dagli editori all'interno delle cosiddette offerte "a pacchetto" il Fornitore è tenuto ad applicare il prezzo più vantaggioso previsto dalla combinazione degli abbonamenti richiesti secondo le modalità ricordate al precedente art. 5. Anche per questi titoli la percentuale di commissione/sconto offerta dall'aggiudicatario resterà invariata e sarà applicata all'eventuale prezzo di pacchetto.
Qualora i prezzi non risultino espressi in Euro si procederà alla conversione in Euro del prezzo stabilito dall’Editore nella valuta originale del Paese in cui il periodico è edito o nella valuta stabilita dall’editore per il mercato Europeo, applicando il tasso di cambio di riferimento Euro – Rilevazione BCE pubblicato sul quotidiano "Il Sole 24 ore" del giorno di emissione della fattura all’Università.
I predetti corrispettivi contrattuali si riferiscono all’esecuzione delle forniture e dei servizi connessi a perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e prescrizioni contrattuali. Sono altresì compresi nel corrispettivo contrattuale tutti gli oneri e gli obblighi derivanti all’impresa dall’esecuzione del contratto e dall’osservanza di leggi e regolamenti.
Non si accetteranno integrazioni di prezzo o “adjustment rates” maggiorative pervenute negli anni successivi a quello dell’abbonamento a cui si fa riferimento.
I corrispettivi contrattuali sono determinati a proprio rischio dal Fornitore in base ai propri calcoli, alle proprie indagini, alle proprie stime e sono, pertanto, fissi ed invariabili indipendentemente da qualsiasi imprevisto o eventualità, facendosi carico il Fornitore di ogni relativo rischio e/o alea e non potendo vantare lo stesso diritto ad altri compensi.
Resta inteso che i predetti corrispettivi sono remunerativi di ogni prestazione contrattuale e gli stessi sono dovuti unicamente al Fornitore.
Art. 8 Fatturazione
Tutte le fatture dovranno essere prodotte in formato elettronico secondo la normativa vigente. La fatturazione dovrà essere effettuata in Euro e cumulativa per più titoli.
In linea di massima le fatture dovranno riportare, oltre ai dati obbligatori per legge, il CIG del lotto di riferimento e i riferimenti interni forniti dall’Unità Ordinante (a titolo esemplificativo e non esaustivo: riferimento numerico dell’elenco di titoli trasmesso, numero d’ordine dei singoli titoli, area disciplinare di riferimento, secondo le indicazioni trasmesse dall’Unità Ordinante) e specificare per ogni singolo titolo:
- titolo della rivista, ISSN, editore, numero del/i volume/i e numero del/i fascicolo/i;
- titoli di eventuali sezioni e/o supplementi compresi nell’abbonamento;
- tipo di abbonamento: print, print + free online, print + online a pagamento, online; CD-ROM; DVD; DVD + online;
- numero di impegno e/o d’ordine emessi dall’Unità Ordinante;
- prezzo stabilito dall’editore per l’Italia in Euro o, se non stabilito in Euro, espresso in valuta originale del paese in cui il periodico è edito o nella valuta stabilita dall’editore per il mercato europeo espresso nella valuta originale del Paese in cui il periodico è edito, corrispondente al prezzo di catalogo/listino previsto per la spedizione in Italia;
- tasso di cambio applicato per la conversione in Euro (cambio di riferimento Euro-rilevazione BCE pubblicato su “Il Sole 24 Ore” del giorno di emissione della fattura);
- prezzo di catalogo/listino previsto per la spedizione in Italia espresso in Euro (l’importo ottenuto verrà arrotondato per eccesso o per difetto al centesimo di euro più vicino – due decimali) al netto di provvigione/sconto;
- IVA (solo se dovuta).
- percentuale della provvigione/sconto;
- importo della provvigione/sconto;
- importo totale per titolo al lordo di provvigione/sconto in Euro;
- importo totale fattura da liquidare al lordo di provvigione/sconto;
La sostituzione di fatture non conformi al materiale consegnato e/o ordinato dovrà avvenire entro e non oltre i 7 giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione dell’errore riscontrato dalla Unità Ordinante. In caso di Raggruppamenti Temporanei di imprese non è consentita la fatturazione separata, essendo la rappresentanza riconosciuta esclusivamente in capo alla sola mandataria. Pertanto tutte le operazioni e gli atti dipendenti dall'appalto compresi i pagamenti saranno effettuati nei confronti della sola mandataria.
Art. 8. 1 Fatturazione all’attivazione del servizio
Il Fornitore, ai fini del pagamento, dovrà emettere fatture relative agli abbonamenti solo dopo l’avvenuta sottoscrizione e pagamento degli abbonamenti stessi presso gli editori e comunque non prima del 15 gennaio di ogni anno, fatta eccezione nel caso degli abbonamenti con decorso a cavallo di due anni solari; in particolare:
- il Fornitore dovrà procedere alla fatturazione nei confronti dell’Unità Ordinante solo per quei titoli di cui l'editore prevede l'effettiva e regolare pubblicazione;
- per i titoli irregolari o in ritardo di pubblicazione il Fornitore, pur mantenendo attivo l'ordine ricevuto, dovrà procedere alla fatturazione solo successivamente all'effettiva pubblicazione, o all'accertamento della medesima, da parte dell'editore.
Il Fornitore si obbliga a presentare, dietro richiesta dell’Università, l’attestazione dell’effettiva corresponsione dei pagamenti dovuti all’editore (fattura in originale cartaceo o informatica o ricevuta dell’avvenuto bonifico/pagamento o qualsiasi altro documento contabile atto alla dimostrazione dell’avvenuto pagamento) unitamente alle specifiche e ai chiarimenti ritenuti utili.
Art. 9 Pagamento dei corrispettivi
Il pagamento delle fatture sarà disposto dall’Università a favore del Fornitore tramite il proprio Istituto Cassiere a mezzo mandato di pagamento nei termini di legge dalla data di accertamento della regolarità della prestazione da parte del Direttore dell’Esecuzione.
In caso di fatturazione alla ricezione del bene il pagamento, subordinato all’accertamento della regolarità della fornitura, avverrà nei termini di legge dalla ricezione della fattura.
Il Fornitore, sotto la propria esclusiva responsabilità, renderà tempestivamente noto all’Unità Ordinante le variazioni che si verificassero circa le modalità di accredito delle proprie spettanze; in difetto di tale comunicazione il Fornitore non potrà sollevare eccezioni in ordine ad eventuali ritardi dei pagamenti, né in ordine ai pagamenti già effettuati, che si intendono pertanto quietanzati.
Resta tuttavia espressamente inteso che in nessun caso il Fornitore potrà sospendere la fornitura del materiale bibliografico e la prestazione dei servizi e, comunque, delle attività previste nel Contratto e nelle singole richieste di Fornitura.
In caso di ritardo nel pagamento dei corrispettivi contrattuali dipendente da causa non imputabile all’Università, non sono dovuti né gli interessi moratori, né il risarcimento per l’eventuale maggior danno patito dal creditore.
Resta inteso che, in merito all'applicazione degli interessi di mora, la decorrenza dei termini per il pagamento delle fatture viene sospesa nel caso vengano riscontrati da parte dell’Unità Ordinante omissioni, incongruenze, errori formali o sostanziali inerenti le fatture medesime, o gravi irregolarità della fornitura oggetto delle stesse. Tali irregolarità verranno comunicate per iscritto (di norma tramite posta elettronica)
da parte dell’Unità Ordinante al Fornitore, il quale è tenuto a fornire riscontro secondo le modalità previste dai precedenti artt. 6.5.2 e 6.5.3.
Al termine delle necessarie verifiche, qualora le suddette irregolarità fossero tali da non consentire l'espletamento delle normali procedure amministrative da parte dell’Unità Ordinante, il Fornitore è tenuto all'annullamento delle fatture contestate e alla riemissione delle stesse alla data corrente; in alternativa e dietro accordo con l’Unità Ordinante, all'emissione di eventuali Note di credito.
In particolare in presenza di DURC che segnali inadempienze contributive, o in caso di accertate violazioni rispetto agli obblighi relativi al pagamento di altri contributi previdenziali e assistenziali o di accertate violazioni rispetto agli obblighi relativi al pagamento di imposte e tasse, l’Università si riserva la facoltà di sospendere il pagamento per il tempo necessario alle dovute verifiche, di trattenere dall’importo dovuto l’ammontare corrispondente all’inadempienza e di provvedere alla segnalazione all’Autorità competente ai fini dell’eventuale intervento sostitutivo.
Art. 10 Organi di gestione del contratto
Ai fini della corretta gestione del contratto sono preposti i seguenti soggetti: 1.Responsabile unico del procedimento;
2.Direttore tecnico dell’esecuzione (direttore dell’esecuzione del contratto);
Al Responsabile unico del procedimento, in coordinamento con il Direttore tecnico dell’esecuzione, spetta il compito di:
1. applicare le penali;
2. applicare le diffide formali nei casi in cui persistano condizioni di inadempimento che riguardino due o più negozi di fornitura o l’intera fornitura;
Al Direttore Tecnico dell’esecuzione spetta il compito di:
1. assicurare la direzione e il controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto;
2. assicurare la regolare esecuzione del contratto;
3. tenere i rapporti con il Fornitore;
4. coordinare le modalità di avvio e di gestione della reportistica di cui all’art. 6.9.
5. dichiarare conclusa la fornitura e contestualmente determinare quanto dovuto dal Fornitore a titolo di integrazione per la merce non consegnata o la fornitura non erogata, in applicazione di quanto previsto agli artt. 6.2.5 e 6.3.3.
Art. 11 Penali
1. Penali per difformità della reportistica.
Qualora il Fornitore produca la reportistica richiesta in modo anche parzialmente difforme dalle prescrizioni contenute nel presente capitolato o dagli indirizzi formulati dal Direttore tecnico dell’esecuzione, quest’ultimo applicherà una penale pari a 50 euro per ogni giorno naturale e consecutivo dal momento della comunicazione di difformità sino al rilascio della reportistica corretta.
Il Direttore dell’esecuzione, qualora riscontrasse nella reportistica di cui all’art. 6.9 dati non conformi alle risultanze dell’U.O. applicherà una penale pari a 50 euro per ogni giorno naturale e consecutivo conteggiato dal momento della comunicazione di non conformità sino al rilascio della reportistica corretta.
2. Penali per inadempimenti
2.1 Periodici cartacei o cartacei+online (Lotti 1 e 2) - L’Ateneo potrà applicare una penale pari al 5% del costo dell’abbonamento per ogni fascicolo non pervenuto, a partire da un minimo di 40,00 euro, qualora non venga fornito entro 8 mesi dalla data di pubblicazione.
2.2 Per il mancato rispetto di qualunque adempimento previsto dal presente capitolato (a titolo esemplificativo ma non esaustivo, nel caso di: ripetute fatturazioni errate, ripetute inadempienze relative al sollecito delle attivazioni online, annate non pervenute e non fatturate, indisponibilità o inadeguatezza della piattaforma bibliografica e amministrativa, l’Ateneo potrà applicare una penale, commisurata alla gravità dell'inadempienza e quantificata a suo insindacabile giudizio da un minimo di euro 500,00 ad un massimo di euro 5.000,00.
Le penali verranno applicate con la sola formalità della previa contestazione scritta dell’inadempienza al Fornitore, con termine di cinque giorni lavorativi dalla data di ricevimento della stessa per eventuali difese scritte da parte di quest’ultimo.
L’ammontare delle penali è addebitato sui crediti del Fornitore, ovvero tramite emissione di Note di credito da parte del Fornitore, ovvero potrà essere detratto dalla cauzione definitiva.
Art. 12 Cauzione
Il Fornitore, alla stipula del Contratto, presterà una cauzione definitiva mediante la stipula di una fideiussione bancaria/assicurativa con primario Istituto bancario/assicurativo a garanzia delle obbligazioni contrattuali assunte, per il valore e secondo le modalità stabilite dal D.Lgs.50/2016.
Tale cauzione è rilasciata a prima e semplice richiesta scritta, incondizionata, irrevocabile, con rinuncia alla preventiva escussione, estesa a tutti gli accessori del debito principale, a garanzia dell’esatto e corretto adempimento di tutte le obbligazioni, anche future, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1938 cod. civ., nascenti dal presente Capitolato e dall’esecuzione dei singoli negozi di fornitura.
In particolare, la cauzione rilasciata garantisce tutti gli obblighi specifici assunti dal Fornitore, anche quelli a fronte dei quali è prevista l’applicazione di penali e, pertanto, resta espressamente inteso che l’Università, fermo restando quanto previsto nel precedente art. 11, ha diritto di rivalersi direttamente sulla cauzione e, quindi, sulla fideiussione per l’applicazione delle penali.
La garanzia opera a far data dalla sottoscrizione del Contratto e, per quanto concerne tutti gli obblighi del Fornitore nei confronti dell’Università di cui ai Negozi di fornitura, a far data dalla ricezione dei medesimi e nei limiti degli importi negli stessi previsti.
La garanzia fideiussoria è progressivamente svincolata, secondo le modalità dell’art. 103, comma 5 del D.lgs 50/2016, a misura dell’avanzamento dell’esecuzione, nel limite massimo del 80% (ottanta per cento) dell’iniziale importo garantito.
La garanzia opera per tutta la durata del Contratto, nonché per tutta la durata dei singoli Negozi di Fornitura e, comunque, sino alla completa ed esatta esecuzione delle obbligazioni nascenti dal predetto Contratto; pertanto, essa sarà svincolata, previa deduzione di eventuali crediti verso il Fornitore, a seguito della piena ed esatta esecuzione delle obbligazioni contrattuali e decorsi detti termini.
Qualora l’ammontare della garanzia dovesse ridursi per effetto dell’applicazione di penali, o per qualsiasi altra causa, il Fornitore dovrà provvedere al reintegro entro il termine di 10 (dieci) giorni dal ricevimento della relativa richiesta.
In caso di inadempimento alle obbligazioni previste nel presente articolo l’Università degli Studi di Brescia ha facoltà di dichiarare risolto il Contratto.
Art. 13 Subappalto
Il subappalto è ammesso nel limite massimo del 30 per cento dell’importo complessivo del contratto. Si applica l’articolo 105 del D.lgs. 18 aprile 2016 n. 50 e s.m.i. L’Università non provvederà al pagamento diretto dei subappaltatori fatto salvo quanto previsto dall’articolo 105, comma 13, del D.lgs. 18 aprile 2016
n. 50 e s.m.i
Al fine di ottenere la prescritta autorizzazione al subappalto, è fatto obbligo all’operatore economico aggiudicatario di consegnare all’Università, il contratto di subappalto, unitamente alla certificazione attestante il possesso da parte del subappaltatore dei necessari requisiti e alla documentazione richiesta ai sensi dell’art. 105 del D.lgs. 18 aprile 2016 n. 50 e s.m.i. almeno 20 giorni prima della data di effettivo inizio delle relative prestazioni. Nell’ipotesi di subappalti o subcontratti della filiera delle imprese a qualsiasi titolo interessate al servizio, l’Università verificherà che nei relativi contratti sia inserita a pena di nullità assoluta, un’apposita clausola con la quale ciascuno di essi assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla Legge 136/2010 s.m.i.
Art. 14 Divieto di Cessione del contratto
È fatto assoluto divieto al Fornitore di cedere, a qualsiasi titolo, il Contratto ed i singoli Negozi di fornitura, a pena di nullità della cessione stessa.
In tal caso, l’Università degli Studi di Brescia, fermo restando il diritto al risarcimento del danno, ha facoltà di dichiarare risolto di diritto il Contratto e i singoli Negozi di fornitura.
Art. 15 Risoluzione
Nel caso di frode, cessione del contratto, subappalto non autorizzato e per ragioni oggettivamente imputabili al Fornitore e salvo cause di forza maggiore, il Contratto s’intenderà risolto di diritto ai sensi dell’art.1456 c.c. fatto salvo l’eventuale risarcimento dei danni subiti.
Nel caso in cui la fornitura non sia resa secondo quanto pattuito, l’Università provvederà a contestare al Fornitore, a mezzo PEC, le inadempienze riscontrate, con contestuale invito a provvedere secondo le indicazioni fornite.
Qualora il Fornitore persista nell’inadempimento della prestazione, a seguito di tre comunicazioni formali di grave inadempienza, il Direttore dell’Esecuzione può disporre la risoluzione del contratto per grave inadempienza ai sensi dell’art. 1456 del Codice Civile.
Art. 16 Recesso
L’Università ha diritto nei casi di giusta causa e reiterati inadempimenti dell’impresa, anche se non gravi, di recedere unilateralmente dal Contratto di fornitura in tutto o in parte, in qualsiasi momento, senza preavviso. Per giusta causa si intende qualsiasi fattispecie che faccia venire meno il rapporto di fiducia sottostante il contratto.
L’Università potrà recedere per qualsiasi motivo dal contratto, in tutto o in parte, avvalendosi della facoltà consentita dall’art. 1671 c.c. con un preavviso di almeno trenta giorni naturali e consecutivi, da comunicarsi al Fornitore a mezzo PEC purché tenga indenne il Fornitore delle spese sostenute, delle prestazioni rese e del mancato guadagno.
In ogni caso il Fornitore si impegna a porre in essere ogni attività necessaria per assicurare la continuità del servizio.
Nel caso di recesso dal contratto l’Università potrà recedere dai singoli Negozi di fornitura già emessi, con un preavviso di almeno trenta giorni solari, da comunicarsi al Fornitore a mezzo PEC fatto salvo quanto previsto in ordine a risarcimenti, compensi, indennizzi e/o rimborsi.
Art. 17 Tracciabilità dei flussi finanziari
Al fine di assicurare la tracciabilità dei flussi finanziari finalizzata a prevenire infiltrazioni criminali, il Fornitore assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge 136/2010.
Il Fornitore si impegna inoltre a fornire, su richiesta della Stazione appaltante, documentazione idonea per consentire le verifiche di cui al comma 9 della legge 136/2010.
A pena di risoluzione del contratto, tutti i movimenti finanziari relativi alla fornitura devono essere registrati su conto corrente dedicato e devono essere effettuati esclusivamente tramite lo strumento del bonifico bancario o altri strumenti previsti dalla legge 136/2010, salvo le deroghe previste dalla legge.
Art. 18 Manutenzione del Contratto
L’Università si riserva la possibilità di revisionare le clausole del contratto e del capitolato in funzione delle proprie mutate esigenze solo con emendamenti sottoscritti da entrambi le parti
Art. 19 Foro competente
Per tutte le questioni relative ai rapporti tra il Fornitore e l’Università, sarà competente in via esclusiva il foro di Brescia.