CIG 740770578B
Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti Dipartimento per i Trasporti, la Navigazione, gli Affari Generali ed il Personale
Gara per l’affidamento dei servizi di Supporto al Procurement e Supporto Professionale Specialistico relativi al Sistema Informativo del Dipartimento per i Trasporti, la Navigazione, gli Affari Generali ed il Personale
CIG 740770578B
CAPITOLATO TECNICO
SCHEDA SERVIZIO SUPPORTO AL PROCUREMENT (SAP)
Sommario
1 DESCRIZIONE GENERALE DEL SERVIZIO 3
1.1 OBIETTIVI DEL SERVIZIO 3
1.2 DESCRIZIONE 3
1.3 SOTTOSERVIZIO SUPPORTO AGLI ACQUISTI 4
1.3.1 Indagini di mercato 4
1.3.2 Acquisizioni tramite canali governativi 4
1.3.3 Acquisizioni tramite gara di appalto 5
1.3.4 Acquisizioni mediante affidamento diretto 5
1.3.5 Attività generali 6
1.4 SOTTOSERVIZIO SUPPORTO GESTIONE CONTRATTI 7
1.4.1 Il ciclo di gestione dei contratti 8
2 SPECIFICHE E REQUISITI 10
2.1 PIANO DI EROGAZIONE 10
2.1.1 Orario di erogazione del servizio 10
2.1.2 Presidio 10
2.2 ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO 10
2.2.1 Staffing 10
2.2.2 Requisiti del personale 11
2.3 PROCESSO DI EROGAZIONE 12
2.3.1 Attivazione e cessazione del servizio 12
2.3.2 Il processo di acquisizione 12
2.3.3 Pianificazione delle acquisizioni/lavorazioni 13
2.3.4 Fasi ed interazioni 13
2.3.5 Gestione del Periodo di Avviamento 15
2.4 DOCUMENTAZIONE 15
2.4.1 DOCUMENTAZIONE GENERALE 16
2.4.2 DOCUMENTAZIONE SPECIFICA 16
2.5 ALTRO 17
3 ELEMENTI PER LA STIMA DEL VOLUME DI SERVIZIO 19
3.1 STIMA DELL’IMPIEGO DELLE RISORSE 19
3.1.1 Sottoservizio Supporto agli acquisti 19
3.1.2 Sottoservizio Supporto Gestione Contratti 19
4 LIVELLI DI SERVIZIO E PENALI 21
4.1 Livelli di servizio applicabili AI DELIVERABLE della fornitura 21
5 MODALITÀ DI VALORIZZAZIONE E PAGAMENTO 23
5.1 SOTTOSERVIZIO SUPPORTO AGLI ACQUISTI 23
5.1.1 Modalità di valorizzazione 23
5.1.2 Modalità di pagamento del servizio 23
5.2 SOTTOSERVIZIO GESTIONE CONTRATTI 24
5.2.1 Modalità di valorizzazione 24
5.2.2 Modalità di pagamento del servizio 24
1 DESCRIZIONE GENERALE DEL SERVIZIO
1.1 OBIETTIVI DEL SERVIZIO
Il servizio ha l'obiettivo di supportare l'Amministrazione nel processo di acquisizione di servizi, prodotti e forniture (nel seguito, anche, Procurement) – anche costituiti da prodotti HW e SW di mercato – utilizzando i diversi strumenti previsti dalla normativa vigente. I servizi, prodotti e forniture oggetto del Procurement sono di natura complementare o assimilabile a quelli previsti nel perimetro dei servizi del “contratto di gestione e sviluppo del Sistema Informativo del Dipartimento per i Trasporti, la Navigazione, gli Affari Generali ed il Personale” e denominato nel presieguo “contratto SIDT”. I servizi, prodotti e forniture oggetto del Procurement, sono, in ogni caso, strettamente collegati con le esigenze dell’Amministrazione di gestione ed evoluzione del sistema Informativo.
1.2 DESCRIZIONE
I prodotti/servizi rientranti nel perimetro delle acquisizioni possono essere classificati in base alle esigenze dell’Amministrazione come segue:
• Prodotti e servizi derivanti da nuove iniziative e/o manutenzione straordinaria:
− manutenzione straordinaria degli impianti del CED e del Campus di via Caraci (nel seguito “Campus”)
− prodotti Hardware e Software necessari alla realizzazione delle nuove iniziative progettuali nell'ambito delle componenti centrale e perifieriche del sistema informatico dell'Amministrazione
− servizi di realizzazione di nuove infrastrutture
• Prodotti e servizi necessari alla gestione dell’esistente e/o di quanto prevedibile in termini di nuove iniziative progettuali:
− gestione delle licenze esistenti, in termini di manutenzione del software per la gestione servizi
− manutenzione dell’hardware e del software distribuito presso le sedi periferiche dell’Amministrazione;
− materiale di consumo per gli uffici periferici e le esigenze Campus di via Caraci;
− manutenzione del nuovo hardware acquisto nell’ambito dei nuovi progetti;
− manutenzione del nuovo software acquisto nell’ambito dei nuovi progetti.
Per la descrizione delle nuove iniziative progettuali previste dall’Amministrazione si faccia riferimento all’Allegato 2 – Specifiche per l’evoluzione del sistema informatico.
Il servizio comprende i seguenti sotto servizi:
• Supporto agli Acquisti (SAA)
• Supporto Gestione Contratti (SGC)
1.3 SOTTOSERVIZIO SUPPORTO AGLI ACQUISTI (SAA)
Di seguito sono elencate le principali attività richieste al fornitore.
1.3.1 Indagini di mercato
In base all’esigenza e ai requisiti espressi da parte dell’Amministrazione il Fornitore provvederà alla valutazione, per conto dell’Amministrazione, dei migliori prodotti e servizi rispetto alla situazione di mercato, tenuto conto delle esigenze espresse e dei costi.
Il Fornitore provvederà a specificare all’Amministrazione il perimetro di analisi e ad effettuare un’analisi comparativa tra le possibili soluzioni identificate.
Di seguito sono elencate, in maniera non esaustiva, le attività previste:
• analisi dei requisiti dell’Amministrazione;
• definizione del perimetro di analisi;
• ricerca e selezione delle soluzioni;
• comparazione delle soluzioni possibili.
1.3.2 Acquisizioni tramite canali governativi
L’attività consiste nel supporto all’Amministrazione nelle fasi di acquisizione effettuate su canali Consip. Le attività verranno svolte in base alle esigenze ed ai requisiti espressi dall’Amministrazione.
Il Fornitore provvederà a definire le specifiche di acquisto supportando l’Amministrazione nell'individuazione di prodotti e convenzioni disponibili.
Il fornitore dovrà predisporre una relazione specifica riportando i servizi/prodotti individuati e i punti di forza e debolezza dal punto di vista tecnico ed economico sulla convenienza dell'acquisto nei canali governativi.
Di seguito sono elencate, in maniera non esaustiva, le attività previste:
• analisi dei requisiti dell’Amministrazione;
• predisposizione delle specifiche tecniche di acquisto;
• supporto all’Amministrazione per la verifica di disponibilità dei prodotti/servizi nei canali governativi (Consip, ecc.);
• predisposizione della relazione tecnica sulla convenienza dell'acquisto nei canali governativi.
1.3.3 Acquisizioni tramite gara di appalto
L’attività consiste nel supporto all’Amministrazione nelle fasi di acquisizione effettuate mediante gare di appalto. Le attività verranno svolte in base alle esigenze ed ai requisiti espressi dall’Amministrazione.
In base all’esigenza e ai requisiti espressi, il Fornitore provvederà a supportare l’Amministrazione nella stesura della documentazione di gara, nell’emissione del relativo bando, nella risposta ai requisiti e nella valutazione delle risposte pervenute.
Al termine dell’assegnazione della gara da parte dell'Amministrazione, il Fornitore provvederà a supportare l’Amministrazione stessa nella stesura della documentazione contrattuale.
Di seguito sono elencate, in maniera non esaustiva, le attività previste:
• analisi dei requisiti dell’Amministrazione;
• predisposizione della documentazione di gara;
• supporto all’Amministrazione per la risposta ai quesiti di gara;
• supporto all’Amministrazione per la valutazione delle risposte degli offerenti;
• supporto all’Amministrazione per la stesura della documentazione contrattuale.
1.3.4 Acquisizioni mediante affidamento diretto
L’attività consiste nel supporto all’Amministrazione nelle fasi di acquisizione effettuate mediante affidamento diretto. Le attività verranno svolte in base alle esigenze ed ai requisiti espressi dall’Amministrazione.
In base all’esigenza e ai requisiti espressi da parte dell’Amministrazione, il Fornitore provvederà alla valutazione, per conto dell’Amministrazione, dei migliori prodotti e
servizi rispetto alla situazione di mercato, tenuto conto delle esigenze dell’Amministrazione e dei relativi costi.
Il Fornitore provvederà, secondo le modalità riportate nel Processo di Acquisizione, a riportare all’Amministrazione il perimetro di analisi e ad effettuare un’analisi comparativa tra le possibili soluzioni identificate.
In base alla valutazione effettuata dall’Amministrazione, il Fornitore provvederà a supportare l’Amministrazione nella stesura della documentazione contrattuale.
Di seguito sono elencate, in maniera non esaustiva, le attività previste:
• analisi dei requisiti dell’Amministrazione;
• ricerca e selezione del perimetro di analisi;
• comparazione delle soluzioni possibili;
• supporto all’Amministrazione per la stesura della documentazione contrattuale.
1.3.5 Attività generali
Il servizio comprende:
• Monitoraggio delle politiche di licenza dei principali vendor (Microsoft, Oracle, …), specialmente in relazione al contesto della Pubblica Amministrazione e ai nuovi scenari tecnologici di interesse per l’evoluzione del sistema Informativo. Il fornitore dovrà supportare l’Amministrazione nell’analisi dei possibili scenari e nell’individuazione di possibili strategie di acquisizione.
• la predisposizione della documentazione propedeutica all’acquisizione del prodotto/servizio;
• la valutazione comparativa di prodotti e servizi reperibili sul mercato;
• la definizione delle modalità di trasporto, di consegna ed eventualmente di immagazzinamento e staging degli apparati;
• la definizione dell'eventuale supporto sistemistico, metodologico, procedurale, per tutte le attività connesse con la fornitura dei prodotti e servizi oggetto del presente capitolato, ivi compresa la garanzia, per i prodotti e servizi che la prevedano;
• la definizione delle modalità di dismissione;
É richiesto al Fornitore di:
• prevedere l’acquisizione di beni e servizi accessori che l’Amministrazione ritiene necessari per il corretto svolgimento delle prestazioni oggetto del presente atto;
• dare supporto all’Amministrazione nella definizione delle specifiche di acquisto necessarie, anche attraverso la predisposizione degli specifici atti, quali:
− schema di contratto, capitolato tecnico, bando di gara, eventuale lettera d’invito;
− documenti per la definizione dell’oggetto e modalità di erogazione della fornitura (in conformità alle norme vigenti) e per la messa in opera di prodotti e/o di servizi ICT per l'aggiornamento dell’hardware e del software di base e di ambiente;
• dare supporto all'Amministrazione per effettuare proprie acquisizioni tramite i canali ufficiali governativi, quale Consip (MePA1, Convenzioni e Accordi Quadro attivi, ecc.);
• riportare in modo puntuale e tempestivo, con le modalità concordate con l'Amministrazione, l'esito delle azioni svolte.
Il Fornitore dovrà assicurare pertanto la corretta definizione dell’oggetto, delle modalità di erogazione e di controllo della fornitura, e selezionare le migliori offerte in termini di conformità dei prodotti/servizi, delle caratteristiche del Fornitore Terzo e dei costi rispetto alle esigenze dell’Amministrazione.
Le proposte di acquisizione sottoposte all’Amministrazione nelle modalità descritte nella precedente sezione saranno oggetto di congruità da parte dell’Amministrazione stessa, conformemente alle norme di legge vigenti.
1.4 SOTTOSERVIZIO SUPPORTO GESTIONE CONTRATTI (SGC)
Il sottoservizio ha come obiettivo il supporto all’Amministrazione nella gestione del ciclo di vita del generico contratto/licenza relativa all’acquisizione di beni/servizi mediante le attività di Procurement al fine di consentire all’Amministrazione di:
• avere una visione completa ed aggiornata dello stato dei contratti e delle licenze acquisiti (costi, durata, numero delle installazioni,…);
• ottimizzare i costi di gestione in relazione alla evoluzione delle policy di licensing del mercato e/o della evoluzione del sistema informativo;
• pianificare le acquisizioni di prodotti sulla base delle esigenze di evoluzione e di gestione dell’Amministrazione;
1Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione
• verificare la corretta gestione delle attività di “Gestione Contratti” di competenza del fornitore del contratto di sviluppo e gestione del SIDT.
1.4.1 Il ciclo di gestione dei contratti
Il generico ciclo di vita per la gestione di contratti di acquisizione / licenze, il quale coinvolge a diverso titolo l’Amministrazione, il Fornitore ed il fornitore del contratto SIDT, prevede le seguenti fasi:
a. Definizione delle policy di gestione delle licenze da parte dell’Amministrazione: identificazione delle modalità di gestione delle licenze da parte dell’Amministrazione in relazione a tutte le tipologie di licenze software coinvolte nella gestione dei servizi del contratto.
b. Scouting del mercato: monitoraggio del mercato e dell’evoluzione delle policy di licensing dei principali fornitori.
c. Pianificazione dell’acquisizione: definizione del Piano di Acquisizione in relazione alle esigenze dell’Amministrazione.
d. Acquisizione delle licenze: acquisto delle licenze e degli eventuali contratti di assistenza e registrazione della documentazione sul Registro Acquisizioni.
e. Installazione dei prodotti.
f. Manutenzione dei prodotti.
g. Obsolescenza: verifica della necessità di sostituzione del prodotto a seguito della sua obsolescenza e/o della cessazione del supporto da parte del vendor.
h. Disinstallazione dei prodotti.
Le fasi a), b), c) e d) sono di competenza dell’Amministrazione e saranno svolte con il supporto del Fornitore, mentre le restanti fasi sono di competenza del fornitore del contratto SIDT e saranno verificate con il supporto del Fornitore.
Nello specifico, le attività previste nel presente sottoservizio in relazione al suddetto ciclo di gestione a carico del Fornitore sono le seguenti:
• Definizione delle policy. L’attività ha come obiettivo quello di supportare l’Amministrazione nell’identificazione delle modalità di gestione delle licenze coinvolte nei servizi contrattuali in termini di criteri per l’acquisto e la sostituzione/dismissione (fase “a” del ciclo di gestione). Sono considerati aspetti quali: impatti/vincoli sugli aspetti archietturali del Sistema Informativo, gestione delle legacy, stato della manutenzione e dell’obsolescenza, protezione degli investimenti e proprietà delle licenze. Il supporto comprende la stima del valore economico delle licenze in relazione al periodo temporale di impiego,
l’identificazione di eventuali criticità, il supporto per la revisione delle policy esistenti in funzione degli obiettivi strategici dell’Amminstrazione.
• Monitoraggio del mercato. L’attività ha come obiettivo quello di consentire lo scouting del mercato (fase “b” del ciclo di gestione) mediante il monitoraggio delle politiche di licenza dei principali vendor (Microsoft, Oracle, …), specialmente in relazione al contesto della Pubblica Amministrazione e ai nuovi scenari tecnologici di interesse per l’evoluzione del sistema Informativo. Il fornitore dovrà supportare l’Amministrazione nell’analisi dei possibili scenari e nell’individuazione di possibili strategie di acquisizione, al fine di facilitare la pianificazione dell’acquisizione delle licenze (fase “c” del ciclo di gestione).
• Verifica della corretta attuazione delle attività di “Gestione Contratti” a carico del fornitore del contratto di sviluppo e gestione del SIDT, descritte di seguito:
− Assessment dello stato dei prodotti. Le attività comprendono la verifica dello stato di uso delle licenze correnti ai fini dell’analisi dei rischi (verifica licenze illegali, costi eccessivi per la gestione, ….) e supporto per la risoluzione dei problemi.
− Definizione ed implementazione dei processi di gestione. Le attività comprendono la progettazione delle procedure e degli strumenti per l'implementazione delle Policy di gestione delle licenze: a questo fine il fornitore del contratto di sviluppo e gestione del SIDT deve progettare, realizzare ed installare un archivio elettronico (Registro Acquisizioni) contenente tutte le informazioni circa le acquisizioni, l’oggetto dell’acquisizione, i tempi di acquisizione, i fornitori di ogni prodotto, il valore degli oggetti acquisiti, i riferimenti alla documentazione contrattuale di riferimento, le milestone relative ad eventi significativi successivi all’acquisizione (es. scadenza garanzia).
− Gestione amministrativa dei prodotti. Le attività comprendono la gestione della documentazione associata all’acquisizione di prodotti/servizi secondo il processo e con gli strumenti indicati nella precedente fase.
2 SPECIFICHE E REQUISITI
2.1 PIANO DI EROGAZIONE
2.1.1 Orario di erogazione del servizio
Di seguito si riportano le prescrizioni contrattuali in termini di orario del servizio richiesto:
[S.1] Orario del servizio: fascia oraria dalle ore 09:30 e le ore 17:30 dal lunedì al venerdì, festività nazionali escluse
Tabella 1: Orari Servizi
Servizio | Attività | Orari servizio |
Supporto al Procurement (SAP) | Tutte | 09:30 – 17:30 Lun-Ven (Sabato e festività nazionali escluse) |
2.1.2 Presidio
Per le attività di Supporto al Procurement non è previsto un presidio.
2.2 ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO
Il Fornitore dovrà assicurare l’impiego di adeguati profili professionali e di precise competenze nell’ambito delle risorse messe a disposizione per il servizio.
2.2.1 Staffing
Di seguito viene fornito un elenco indicativo delle figure professionali, specifiche per il servizio in erogazione; per ciascuna figura professionale derivata dal modello EUCIP, si riporta il relativo codice di riferimento così come indicato dall’AGID nel documento Dizionario dei profili di competenza per le professioni ICT.
Di seguito si riportano le figure professionali richieste dall’Amministrazione per l’erogazione delle attività del presente servizio ed il relativo ruolo nel servizio stesso.
Tabella 2: Figure professionali
Servizio/Sottoservizio | Codice rif. EUCIP | Figura PROFESSIONALE | Ruolo nel Servizio |
Tutti | 3.2 CPI | Capo progetto di sistemi informativi | Responsabile del Servizio |
Servizio/Sottoservizio | Codice rif. EUCIP | Figura PROFESSIONALE | Ruolo nel Servizio |
Tutti | 2.2 CSA | Consulente Soluzioni Aziendali | Responsabile delle Acquisizioni dei Beni e Servizi |
Tutti | Non previsto in EUCIP | IT Senior Consultant | Partecipa all'erogazione del servizio |
Tutti | Non previsto in EUCIP | IT Consultant | Partecipa all'erogazione del servizio |
2.2.2 Requisiti del personale
Di seguito sono riportati i requisiti per la figura del Capo Progetto di Sistemi Informativi.
Responsabile del Servizio
STUDI | CERTIFICAZIONI POSSEDUTE | ESPERIENZE DI LAVORO | CAPACITÀ PROFESSIONALI RICHIESTE |
Laurea magistrale in discipline tecniche scientifiche | Prince2 practitioner o PMP (PMI) | Minimo 10 anni in attività di: • definizione delle specifiche di prodotti/servizi da acquistare sul mercato • definizione di Capitolati Tecnici di gara • conduzione di trattative di acquisto | • conoscenza del mercato IT (vendor e prodotti) • conoscenza di normative di acquisto nell'ambito della Pubblica Amministrazione • Ottime capacità relazionali |
Responsabile delle Acquisizioni dei Beni e Servizi
STUDI | CERTIFICAZIONI POSSEDUTE | ESPERIENZE DI LAVORO | CAPACITÀ PROFESSIONALI RICHIESTE |
Laurea magistrale in discipline tecniche scientifiche | Certificazione nell'ambito della gestione dei Sistemi Informativi (ITIL, ecc.) | Minimo 5 anni in attività di: • definizione delle specifiche di prodotti/servizi da acquistare sul mercato • ricerca e selezione di beni/servizi informatici di mercato • verifiche di congruità • verifica dei beni/servizi acquistati in coerenza con i requisiti | • conoscenza del mercato IT (vendor e prodotti) • conoscenza normative di acquisto nell'ambito della Pubblica Amministrazione • conoscenza di nozioni di contrattualistica informatica • conoscenza di normative ISO di controllo di prodotti/servizi informatici • Ottime capacità relazionali |
2.3 PROCESSO DI EROGAZIONE
2.3.1 Attivazione e cessazione del servizio
Il servizio sarà attivo a partire dalla ricezione da parte del Fornitore della comunicazione dell’avvenuta registrazione del decreto di approvazione del contratto.
La cessazione del servizio avverrà alla scadenza del contratto.
2.3.2 Il processo di acquisizione
Il Fornitore svolgerà le prestazioni richieste nel rispetto delle normative attuali e successive evoluzioni relative all’acquisizione di beni e servizi per la Pubblica Amministrazione.
Di seguito è riportato il processo di Acquisizione, così come sintetizzato nella Tabella 3.
[S.2] Il Fornitore deve predisporre un processo di acquisizione rispondente ai requisiti contrattuali. Tale processo deve includere le attività di analisi dell'esigenza di procurement, pervenuta formalmente dall’Amministrazione. Fatto salvo quanto diversamente richiesto o concordato, entro 5 giorni dalla richiesta il fornitore sottoporrà ad approvazione dell'Amministrazione la Specifica Tecnica di Acquisto.
[S.3] Sulla base dell'approvazione, il fornitore presenterà all'Amministrazione almeno tre offerte acquisite dal mercato e relative alla selezione delle migliori offerte rispetto all’elenco dei beni e servizi che possano soddisfare la richiesta stessa, nonché le modalità di acquisizione di tali beni e servizi.
[S.4] Il Fornitore ordinerà in ordine decrescente le offerte selezionate in relazione al valore delle stesse (Proposta di Acquisizione). Nella selezione e scelta dei Fornitori Xxxxx saranno condotte opportune verifiche al fine di accertare l’esistenza, o la possibilità di stipula, di eventuali accordi di maggior favore a vantaggio dell’Amministrazione stessa. Sarà in caso verificata la condizione di acquisto tramite le indicazioni in vigore presso la Pubblica Amministrazione (MePA, Convenzioni e Accordi Quadro Consip, ecc.).
[S.5] In ogni caso l'Amministrazione emetterà un parere di congruità sulla scelta della proposta di acquisizione.
[S.6] L’Amministrazione entro 10 giorni dal ricevimento della proposta di acquisizione da parte del Fornitore, comunicherà al Fornitore le proprie determinazioni in merito all’approvazione della soluzione indicata dal Fornitore come migliore. In caso di approvazione da parte dell’Amministrazione, il Fornitore sarà tenuto a erogare tutto il supporto necessario
all’Amministrazione per finalizzare l’acquisto tramite le procedure approvate. In presenza di osservazioni da parte dell’Amministrazione, le Parti concorderanno una soluzione alternativa da adottare entro i 10 giorni successivi.
[S.7] Il Fornitore dovrà, alla consegna di quanto acquistato all’Amministrazione, procedere con la massima diligenza alla verifica dei beni e servizi consegnati ed occuparsi della gestione e tracciatura delle attività svolte al fine di garantire la corretta esecuzione delle stesse.
2.3.3 Pianificazione delle acquisizioni/lavorazioni
[S.8] Il Fornitore predisporrà entro il giorno 5 di ogni mese, il piano delle acquisizioni, contenente la pianificazione delle richieste pervenute dall’Amministrazione ed il dettaglio dello stato dell’acquisizione.
Il piano dovrà contenere almeno:
a. l’oggetto della fornitura, i tempi del processo di selezione, i tempi stimati per l’espletamento delle attività di acquisto, i volumi e costi previsti, i tempi e le modalità di distribuzione e consegna dei beni acquisiti dall’Amminstrazione;
b. L’effort per le attività di supporto previste dal Fornitore, suddivise per figura professionale da impiegare.
[S.9] Il piano sarà approvato dall’Amministrazione entro 10 giorni dal ricevimento. In difetto dell’approvazione del piano da parte dell’Amministrazione, il Fornitore sottoporrà una nuova versione del piano recependo le osservazioni dell’Amministrazione entro i 5 giorni successivi.
2.3.4 Fasi ed interazioni
Di seguito si riportano i processi chiave per l’erogazione evidenziando le principali attività segmentate tenendo conto dei momenti di interazione tra fornitore e Amministrazione. Per ogni attività vengono specificati gli output/ deliverable/ documentazione eventualmente prodotti. Per ogni attività vengono riportate le responsabilità di gestione.
Di seguito è riportato il processo di erogazione del servizio di Supporto al Procurement.
Tabella 3: Processo di erogazione del Servizio di "Supporto al Procurement" (SAP)
Responsabilità | |||||||||
Attività | Descrizione | Output / Documentazione / Deliverable | FOR | AMM | UT | Altro | |||
Formulazione della Richiesta di acquisto | L’Amministrazione manifesta esigenza acquisto | di | Scheda acquisto | esigenza | di | S | I | R | |
Analisi dell'esigenza di acquisto e predisposizione della specifica tecnica di acquisto | Il fornitore definisce in maniera compiuta la specifica di acquisto da sottoporre ad approvazione dimensionando l'intervento di supporto in termini di effort previsto per figura professionale. | Specifica Tecnica di acquisto Progetto di supporto all’acquisto. | R | I | S | ||||
Approvazione della specifica tecnica di acquisto e del Progetto di Supporto | L'Amministrazione approva la specifica tecnica del bene/servizio oggetto di acquisto e il relativo progetto di supporto | Specifica Tecnica di acquisto approvata Progetto di supporto al all’acquisto approvato | S | I | R | ||||
Erogazione servizio: Esecuzione indagine mercato | del di di | Il fornitore acquisisce almeno tre offerte dal mercato da sottoporre a valutazione dell'Amministrazione ed effettua la ricognizione delle convenzioni disponibili in ambito Consip (MePA, ecc.). al termine delle indagini il Fornitore elabora una proposta di acquisito contenete tutti i razionali che consentano all’Amministrazione di elaborare una decisione motivata | Proposta di acquisizione | R | I | S | |||
Valutazione Proposta acquisizione | di | L'Amministrazione valuta la proposta di acquisizione in coerenza con le proprie esigenze ed emette un parere di congruità | Parere di congruità | S | I | R | |||
Erogazione del servizio: Acquisizione sul mercato Consip (MePA, ecc,) | In base al parere di Congruità, è richiesto al Fornitore il supporto all'Amministrazione per l'acquisizione in ambito Consip (MePA, Convenzioni, Accordi | Ordine MePA | R | I | S | ||||
Responsabilità | |||||||||
Attività | Descrizione | Output / Documentazione / Deliverable | FOR | AMM | UT | Altro | |||
Quadro, sez.1.3.2) | ecc.) | (rif. | |||||||
Erogazione servizio: Acquisizione tramite procedura gara | del di | In base al parere di Congruità, è richiesto al Fornitore di supportare l’Amministrazione nelle procedure di acquisizione tramite una gara di appalto (rif. sez.1.3.3) | Documentazione gara completa | di | R | I | S | ||
Erogazione del servizio: Acquisizione diretta da un fornitore terzo | In base al parere di Congruità è richiesto al Fornitore di supportare l’Amministrazione nelle procedure di acquisizione in modalità diretta (rif. sez. 1.3.4) | Comunicazione autorizzazione all'Acquisto | per | S | I | R | |||
R: Responsabilità. Indica chi è il Responsabile per dell’attività
S: Supporto. Indica il competente a supportare il Responsabile durante l’esecuzione dell’attività I: Informazioni. Indica chi deve essere informato delle varie fasi del processo.
2.3.5 Gestione del Periodo di Avviamento
Validità di livelli di servizio e penali
Il Fornitore è integralmente responsabile del servizio a partire dalla data di decorrenza del contratto, al termine del periodo di subentro.
Tutti i livelli di servizio indicati nella sezione 4 sono applicabili nel periodo di avviamento.
L’applicazione delle penali nel periodo di avviamento avverrà con le modalità indicate nel par.4.2 del Capitolato Tecnico.
2.4 DOCUMENTAZIONE
La documentazione necessaria per l’esecuzione del servizio è descritta nella sezione 2.4.2.
La documentazione generale prevista per la gestione del servizio (Piano di qualità del servizio, Rendicontazione periodica delle attività e dei livelli di servizio, Piano di erogazione del servizio) dovrà essere prodotta secondo le modalità indicate nella sezione 12 del Capitolato Tecnico.
2.4.1 DOCUMENTAZIONE GENERALE
Di seguito sono indicati i requisiti specifici sui contenuti dei suddetti documenti validi per il presente servizio, ad integrazione di quanto già previsto nel Capitolato tecnico.
Tabella 4: Requisiti specifici sui contenuti della documentazione generale
Nome documento | Specifiche di dettaglio sui contenuti della documentazione generale indicati nella sez. 12 del Capitolato tecnico | |
Piano erogazione servizio | di del | Nell’ambito del Piano di Erogazione del Servizio, oltre a quanto genericamente indicato nel Capitolato Tecnico, deve essere specificato quanto segue: ▪ l'elenco delle acquisizioni e relativi richiedenti, i volumi di acquisizioni |
previsti nell'anno | ||
Piano di qualità del servizio | Nell’ambito del Piano di Qualità del Servizio vale quanto genericamente indicato nel Capitolato Tecnico. | |
Rendicontazione periodica delle attività e dei livelli di servizio | Nell’ambito della rendicontazione periodica del servizio, oltre a quanto genericamente indicato nel Capitolato Tecnico, deve essere specificato quanto segue: ▪ Lo stato delle acquisizioni che contiene: o oggetto dell'acquisizione dell'Amministrazione o tempi effettivi del processo di selezione o tempi effettivi e le modalità di acquisizione o volumi erogati o tempi effettivi e le modalità di distribuzione e consegna ▪ Analisi degli scostamenti con il piano preventivo del precedente periodo ▪ Piano preventivo per il successivo periodo Si specifica inoltre che: ▪ il Fornitore dovrà produrre tutte le informazioni precedentemente elencate per ciascuna delle acquisizioni in corso di realizzazione; ▪ in caso di deviazioni tali da pregiudicare il rispetto delle pianificazioni definite, il Fornitore dovrà mettere in atto azioni concordate con l’Amministrazione per rientrare nelle scadenze previste e dovrà, inoltre, dare evidenza degli interventi a tal fine effettuati; ▪ tutte le risorse umane e tecnologiche e tutti gli oneri sostenuti per recuperare a dette deviazioni rispetto alle pianificazioni definite, nonché per rientrare nei tempi previsti, saranno a totale carico del Fornitore stesso. | |
2.4.2 DOCUMENTAZIONE SPECIFICA
Di seguito sono riportati i contenuti dei documenti specifici previsti nel processo di acquisto.
Tabella 5: Documentazione specifica per l’erogazione del Servizio di "Procurement"
Nome documento | Contenuti previsti | Scadenza consegna |
Esigenza di acquisto | ▪ Bene/Servizio oggetto di Procurement ▪ Fruitori del Bene/Servizio ▪ Quantità ▪ Richiedente della richiesta ▪ Destinatari del ▪ Tempi richiesti di disponibilità del bene/servizio | Entro 3 giorni lavorativi dalla richiesta dell'Amministrazione |
Specifica Tecnica di acquisto | ▪ Bene/Servizio oggetto di Procurement ▪ Fruitori del Bene/Servizio ▪ Descrizione tecnica del Bene/Servizio oggetto di Procurement ▪ Quantità ▪ Richiedente della richiesta ▪ Tempi di disponibilità del bene/servizio ▪ Criteri di scelta dei fornitori ed eventuali fornitori da contattare | Entro 5 giorni lavorativi dalla trasmissione dell'esigenza di acquisito da parte dell’Amministrazione |
Progetto di supporto all’acquisto | ▪ Elenco Attività di supporto al procurement ▪ tempi di esecuzione delle attività ▪ Effort delle risorse da sostenere ▪ costi del supporto | Entro 5 giorni lavorativi dalla trasmissione dell'esigenza di acquisito da parte dell’Amministrazione |
Proposta di acquisizione | ▪ Richiesta di Offerta ▪ Fornitore di mercato selezionato ▪ Offerta del fornitore proposta ▪ ulteriori offerte provenienti da altri fornitori contattati | Entro la scadenza concordata con l'Amministrazione tramite il “Progetto di supporto all’acquisto”. |
Documentazione di gara/contratto | ▪ Documentazione di gara completa in funzione della tipologigia di acquisizione approvata dall’Amministrazine (mercato CONSIP, gata di appalto, diretta) | Entro la scadenza concordata con l'Amministrazione tramite il “Progetto di supporto all’acquisto”. |
2.5 ALTRO
[S.10] Il servizio di acquisizione dovrà essere svolto nel rispetto della normativa vigente in materia.
[S.11] L’Amministrazione si riserva il diritto di poter effettuare acquisti in autonomia rispetto a quanto indicato nel presente capitolato. In tale senso le indicazioni di acquisto emanate da canali ufficiali governativi, quale Consip (MePA, Convenzioni e Accordi quadro, ecc.) sono sistematicamente valutate in maniera prioritaria per le acquisizioni dell'Amministrazione, valutandone la convenienza tecnica ed economica.
[S.12] Nell’ambito dell’acquisizione dovranno invece essere considerati, e portati all’attenzione dell’Amministrazione, gli eventuali servizi aggiuntivi correlati o
dipendenti dalla fornitura, necessari a garantirne la corretta condizione d’uso nel tempo (es. gestione operativa, manutenzione delle licenze, ecc.). Tali servizi, dipendenti dalla fornitura, saranno oggetto di apposita valutazione ed approvazione, contestualmente rispetto alla primaria acquisizione.
3 ELEMENTI PER LA STIMA DEL VOLUME DI SERVIZIO
Nelle successive sezioni sono riportate le stime di volume di servizio.
3.1 STIMA DELL’IMPIEGO DELLE RISORSE
3.1.1 Sottoservizio Supporto agli acquisti (SAA)
Per il dimensionamento del presente sottoservizio si utilizza l’unità di misura “giorni persona (gg p)”, riferita al mix “tipo” delle figure professionali che saranno impiegate per gli interventi di questa natura, come rappresentato nella tabella che segue.
Tabella 6: Percentuale di impiego delle risorse – sottoservizio Supporto agli Acquisti (SAA)
Figure professionali/Codice EUCIP | % di utilizzo delle Figura Professionali |
Capo Progetto/3.2CPI – Capo Progetto Sistemi Informativi | 10% |
2.2 CSA / Consulente Soluzioni Aziendali | 25% |
IT Senior Consultant | 20% |
IT Consultant | 45% |
Nella tabella seguente sono indicati i massimali dei giorni persona, riferiti al mix “tipo” delle figure professionali che saranno impiegati per gli interventi di questa natura, distribuiti per la durata contrattuale.
Tabella 7: Andamento stimato dell’impiego delle risorse del servizio
Componente | Unità di volume | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 | Totale |
mix figure professionali | Gg p | 220 | 220 | 220 | 220 | 220 | 1.100 |
La stima del sottoservizio è riferibile all’impiego di 1 FTE per tutta la durata contrattuale.
3.1.2 Sottoservizio Supporto Gestione Contratti (SGC)
Per il dimensionamento del presente sottoservizio si utilizza l’unità di misura “giorni persona (gg p)”, riferita al mix “tipo” delle figure professionali che saranno impiegate per gli interventi di questa natura, come rappresentato nella tabella che segue.
Tabella 8: Percentuale di impiego delle risorse – sottoservizio Gestione Contratti -
Figure professionali/Codice EUCIP | % di utilizzo delle Figura Professionali |
Capo Progetto/3.2CPI – Capo Progetto Sistemi Informativi | 10% |
2.2 CSA / Consulente Soluzioni Aziendali | 20% |
IT Senior Consultant | 15% |
IT Consultant | 55% |
Nella tabella seguente sono riportati i valori indicativi di giorni persona, riferiti al mix “tipo” delle figure professionali che saranno impiegati per gli interventi di questa natura, distribuiti per la durata contrattuale.
Tabella 9: Andamento stimato dell’impiego delle risorse del servizio
Componente | Unità di volume | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Anno 4 | Anno 5 | Totale |
mix figure professionali | Gg p | 110 | 110 | 110 | 110 | 110 | 550 |
La stima del sottoservizio è riferibile all’impiego di 0,5 FTE per tutta la durata contrattuale.
I valori su riportati sono da ritenersi indicativi in quanto il presente sottoservizio è riconosciuto e valorizzato a canone.
4 LIVELLI DI SERVIZIO E PENALI
Nella tabella successiva sono riportati tutti i livelli di servizio previsti. I valori soglia indicati si applicano fin dall’inizio della vigenza del contratto.
Tutti gli strumenti di rilevazione, di misura e di registrazione dei livelli di servizio, nonché le eventuali postazioni necessarie e gli applicativi realizzati, dovranno essere predisposte a totale carico del Fornitore senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione; ciò vale anche per le eventuali migliorie e/o aggiornamenti che il Fornitore stesso riterrà eventualmente opportuno adottare nel corso dell’esecuzione del contratto.
I rendiconti dei livelli di servizio sotto indicati dovranno essere riportati nel documento “Rendicontazione periodica delle attività e dei livelli di servizio” descritto in Tabella 4.
Tabella 10: Livelli di servizio di "Supporto al Procurement"
Livello di Servizio | Periodicità di rendicont. | Metrica | Soglie di accettazione | Modalità di calcolo | Penali |
LdS_1_SAP-DLV Tempestività di | Mensile | Giorni lavorativi | 0 (zero) giorni | Per ogni deliverable la cui consegna è prevista nel periodo di riferimento, scostamento fra la data di consegna effettiva da parte del Fornitore e la data prevista | 100 euro per giorno solare di ritardo nella consegna dei documenti, ovvero in caso di consegna di documenti non aventi i contenuti previsti, ovvero con modalità e/o formati diversi da quelli previsti |
consegna e | |||||
correttezza dei | |||||
deliverable di | |||||
fornitura. | |||||
Si applica ai documenti indicati in sez. 2.4.2 |
4.1 LIVELLI DI SERVIZIO APPLICABILI AI DELIVERABLE DELLA FORNITURA
Livello di Servizio | Periodicità di rendicontazione | Xxxxxxx | Xxxxxx di accettazione | Modalità di calcolo | Penali | |
LDS_2_SAP-DOC | Mensile | Giorni | 0 (zero) | Per ogni | 400 euro per | |
Puntualità | di | lavorativi | giorni | deliverable la | giorno solare di | |
consegna | e | cui consegna | ritardo nella | |||
correttezza | dei | è prevista | consegna dei | |||
documenti | (si | nel periodo | documenti | |||
Livello di Servizio | Periodicità di rendicontazione | Xxxxxxx | Xxxxxx di accettazione | Modalità di calcolo | Penali |
applica ai | di | ovvero in caso | |||
documenti indicati | riferimento, | di consegna di | |||
in “Tabella 4”). | scostamento | documenti non | |||
fra la data di | aventi i | ||||
consegna | contenuti | ||||
effettiva da | previsti ovvero | ||||
parte del | con modalità | ||||
Fornitore e | e/o formati | ||||
la data | diversi da quelli | ||||
prevista | previsti. |
5 MODALITÀ DI VALORIZZAZIONE E PAGAMENTO
Nel presente paragrafo si riportano le informazioni in relazione alle modalità di valorizzazione delle prestazioni erogate dal fornitore ed alle modalità di pagamento delle stesse per i sottoservizi previsti.
Tabella 11. Riepilogo modalità di valorizzazione e pagamento delle prestazioni
Sotto-servizio | Modalità di valorizzazione | Modalità di pagamento |
Supporto Agli Acquisti (SAA) | Cfr. paragrafo (5.1.1Modalità di valorizzazione) | A consumo, trimestralmente. |
Supporto Gestione Contratti (SGC) | Cfr. paragrafo (5.2.1Modalità di valorizzazione) | A canone, trimestralmente. |
Nei paragrafi seguenti sono esplicitate le modalità di valorizzazione di dettaglio di ciascun sottoservizio.
5.1 SOTTOSERVIZIO SUPPORTO AGLI ACQUISTI (SAA)
5.1.1 Modalità di valorizzazione
Il servizio è valorizzato trimestralmente come di seguito descritto:
PSAA = TGG MIX SAA x NGG MIX SAA
dove:
NGG MIX SAA rappresenta, nel periodo di riferimento, la somma del numero di giornate mix tipo figure professionali SAA effettivamente erogate,
e TGG MIX SAA rappresenta la tariffa giornaliera mix figure professionali SAA indicata in fase di gara.
Il totale delle giornate riconosciute non potrà comunque essere superiore al massimale approvato dall’Amministrazione in fase di pianificazione dell'intervento di acquisto
5.1.2 Modalità di pagamento del servizio
Il pagamento avverrà trimestralmente prendendo in considerazione esclusivamente gli interventi di Supporto Agli Acquisti (SAA) conclusi ed approvati dall’Amministrazione nel periodo.
La presentazione delle fatture relative alle acquisizioni effettuate nel periodo di riferimento potrà avvenire, a seguito della comunicazione all’Amministrazione del
completamento delle operazioni di consegna e di soddisfacimento a quanto riportato nella specifica di acquisto e a quanto riportato nella rendicontazione delle attività svolte ai fini dell’approvazione da parte dell’Amministrazione di tali prestazioni.
5.2 SOTTOSERVIZIO SUPPORTO GESTIONE CONTRATTI (SGC)
5.2.1 Modalità di valorizzazione
Il sottoservizio è valorizzato trimestralmente come di seguito descritto:
PSGC = POFF SGC / NTRIM CONTR
dove:
NTRIM CONTR = 20, rappresenta il numero di trimestri dell’intera durata contrattuale
e POFF SGC rappresenta il prezzo complessivo, per l’intera durata contrattuale, indicato nell’offerta del Fornitore per il sottoservizio Supporto Gestione Contratti.
5.2.2 Modalità di pagamento del servizio
Il pagamento delle attività del sottoservizio avverrà trimestralmente corrispondendo al Fornitore il valore del canone trimestrale.