DIREZIONE BILANCIO E CONTRATTI

PROCEDURE DI ACQUISTO – POLO SDN

Area Amministrazione e contabilità, Polo di Scienze della Natura Sezione Approvvigionamenti

DIREZIONE BILANCIO E CONTRATTI

Aggiornata ad Aprile 2022

INDICE

- PROCEDURA DI ACQUISTO

- RICHIESTA DI ACQUISTO E COLLAUDO

- VINCOLI DI LEGGE

- CONSIP / MEPA - SOGGETTI COINVOLTI NELL’ACQUISTO

- CONSIP / MEPA – PRINCIPALI PIATTAFORME DI ACQUISTO

- CONSIP / MEPA – STRUMENTI DI ACQUISTO

- CONSIP / MEPA - CAPITOLATO E RICERCA PRODOTTI

- ACQUISTI - STRUTTURA ORGANIZZATIVA

- ELENCO CATEGORIE DI BENI – CONVENZIONI CONSIP E BANDI MEPA

-ALTRI PUNTI (fondo economale, piccole manutenzioni, quote associative, pranzi con ospiti, iscrizione a convegni

- RIEPILOGO SOGLIE – TIPOLOGIA DI BENI – STRUMENTI E TEMPISTICHE

La procedura si articola in

• In capo al Responsabile Sezione Approvvigionamenti (sotto i 10 K€);

• Al Responsabile Area Amministrazionee Contabilità (da 10 K e fino a 40 K €);

• Al Dirigente Xxxxxxxx e Contratti (da 40 k€).

spesa, rispetto la qualità della

Procedimento di spesa

Richiesta di acquisto (RDA)

• Le decisioni sull’impiego delle risorse (che si esplicano nella RDA) sono in capo agliOrgani di Dipartimento (Consiglio, Direttore) e ai Responsabili dei fondi. La Rda, elaborata dal Responsabile dei fondi, è autorizzata dall’Organo (Consiglio / Direttore).

Obiettivi: garantire legittimità della

fornitura e i tempi di consegna richiesti, valutando anche l’aspetto dell’eleggibilità dei costi (su progetto) in collaborazione con l’Area Ricerca

• a) motivazione dell’acquisto

• b) quantità e qualità del bene da acquisire o identificazione esatta del servizio che deve essere prestato;

• b) stima economica;

• c) voce di budget su cui graverà la spesa (fondo);

• d) preventivo tecnico-economico di un fornitore

RDA - Caratteristiche

• La certificazione di regolare esecuzione della prestazione avvenuta/consegna del bene, della congruità, del collaudo, laddove previsto, è in capo ai soggetti titolari della richiesta di acquisto.

Collaudo

SI SEGNALA CHE LA PROCEDURA RDA MANDA UNA NOTIFICA AL RICHIEDENTE DOPO CHE L’ACQUISTO E’ STATO EVASO DALLA SEZIONE APPROVVIGIONAMENTI, CHE VIENE COSI’ INFORMATO DELLA CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO.

Il D.L.95/2012, art. 1, co. 1, convertito nella L.135/2012 aveva stabilito che i contratti stipulati in violazione degli obblighi di approvvigionarsi attraverso il suddetto strumento sono nulli, fatte salve le eccezioni di cui ai punti precedenti.

Le Università sono tenute ad utilizzare il mercato elettronico della PA

ai sensi dell’art.1 comma 150 della L.228/2012 eccetto casi di:

•singoli affidamenti di valore inferiore o uguale a 5.000,00 € di imponibile art. 1, co 130 della Legge 145/2018 per tutte le pubbliche amministrazioni

• acquisti inerenti ricerca, terza missione, trasferimento tecnologico indipendentemente dall'importo (art. 4 del Decreto-Legge convertito con modificazioni dalla Legge 159/2019 per università statali e altri enti)

Adeguatamente motivato (condizioni non alternative che devono essere verificate)

Secondo il D.lgs. 50/2016, art. 36 co. 2 (Codice appalti) le stazioni appaltanti procedono all'affidamento di lavori, servizi, per importo inferiore a 139.000 euro (revisione prevista Legge 108/2021, valevole fino al 30/06/2023), mediante affidamento diretto, adeguatamente motivato

Eventuale: Essenzialità ed infungibilità del bene., Sempre da sottoscrivere assenza di conflitto di interesse (a cura del richiedente)

Per acquisti > 5000,00 € non inerenti ricerca, terza missione o trasferimento tecnologico:

- Assenza della categoria merceologica nei cataloghi Consip

- Assenza di fornitori nell’ambito di meta prodotti del Mercato Elettronico nella relativa

categoria merceologica

Nell’ambito del processo di acquisto Consip (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx), si distinguono due diversi soggetti: il Punto ordinante (PO), coincidente con il soggetto che nell’Organizzazione ha il compito di firmare gli ordini di spesa (per i Dipartimenti sono il/la Responsabile Approvvigionamenti e il/la Responsabile di Area Amministrazione e Contabilità).

il Punto istruttore (PI), coincidente con qualsiasi soggetto abilitato dall’Organizzazione a ricercare prodotti e a supportare il punto ordinante nell’istruttoria dell’acquisto e nella valutazione delle offerte. E’ tipicamente una figura di Dipartimento o delle Aree di Polo deputata all’istruttoria dell’Acquisto, per competenza (Logistica, Informatica, ecc…).

.

Soglie

Fino a 10 mila € - Responsabile Sezione

Approvvigionamenti

Tra 10 e 40 mila € - Responsabile Area

Amministrazione e Contabilità

Oltre 40 mila € - Dirigente strutturacompetente

per la contabilità e il Bilancio

Nell’ambito del portale xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx i prodotti sono inseriti in due principali contenitori: le Convenzioni e i Bandi MePA.

Si veda elenco Convenzioni – slide 12

Convenzioni – Le convenzioni sono aggregazioni di specifici prodotti che vengono acquistati in blocco nell’ambito degli appalti MEF, e che vengono offerti a prezzi particolarmente vantaggiosi. Hanno stock minimi di acquisto da considerare nel procedimento. Per le categorie di prodotto presenti nelle convenzioni è obbligatorio ricorrere alle stesse.

Bandi MePA – I bandi MePA (Mercato elettronico della PA) raggruppano i prodotti in base ad alcune categorie principali all’interno delle quali sono inserire ulteriori sottocategorie contenenti i prodotti stessi.

Si veda elenco Bandi Mepa – slide 13

All’interno di questo raggruppamento va precisato che Xxxxxx non fornisce a priori garanzia sulla convenienza dei prezzi praticati dai fornitori. Ove non presenti nelle convenzioni, i prodotti devono essere acquisiti nel Mepa, qualora sia presente la categoria.

Tra le modalità utilizzate per acquistare un bene / servizio (link xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx), si distinguono:

- Richiesta di offerta (RDO) – Procedura negoziata sul MEPA con cui la PA individua il fornitore di un bene o servizio. Si basa sulla scelta del prodotto da acquisire (tra prodotti a catalogo o tramite la definizione di un capitolato), sulla definizione di un prezzo base e sull’invito di 5 fornitori. La scelta del prodotto avviene normalmente in base all’offerta economicamente più vantaggiosa (caratteristiche quali / quantitative che unite al prezzo determinano l’aggiudicazione). In base all’art. 95 del D.lgs. 50/2016 (Codice Appalti) può essere utilizzato il criterio del minor prezzo, per alcune limitate casistiche (es. servizi e forniture con caratteristiche standardizzate o le cui condizioni sono definite dal mercato, fatta eccezione per i servizi ad alta intensità di manodopera), da concordare preventivamente con gli uffici (in relazione a soglie di spesa € di cui alla Slide 6.

La RDO deve rimanere pubblicata sul portale MEPA per un numero congruo di giorni.

-Ordine diretto di acquisto (ODA) - Consiste nell’acquisto diretto di uno o più beni / servizi nell’ambito del prodotti disponibili sul portale, in relazione ai canali Consip o Mepa.

-Trattativa Diretta - Le stazioni appaltanti procedono all'affidamento di lavori, servizi, per importo inferiore a 139.000 euro, mediante affidamento diretto, adeguatamente motivato. Si vedano Slide 4-5 per i criteri connessi alla corretta motivazione.

Le tempistiche di acquisto, cui va aggiunto il tempo di consegna possono variare in funzione dei diversi procedimenti di spesa:

• nel caso di Ordine diretto di acquisto (ODA) l’invio dell’ordine al fornitore richiede mediamente 5-7 giorni lavorativi;

• nel caso di Trattativa Diretta l’aggiudicazione da parte del fornitore richiede mediamente 8-10 giorni lavorativi;

• nel caso di Richiesta di offerta (RDO) l’aggiudicazione da parte del fornitore richiede mediamente 12-14 giorni lavorativi.

-Pertanto i referenti di Dipartimento / Polo (Tecnici – Personale delle Aree) possono istruire il capitoto e ricercare

fornitori idonei in modo da inserirrli ne la RDA.

-Quattro sono i canali di acquisti disponibili(**)

• Per tipo di piattaforma (es. Convenzioni, Mepa)

• E’ quindi possibile Sfogliare il Catalogo (andando poi a selezionare la categoria di interesse si ha la possibilità di limitare la ricerca a convenzioni e Mepa); Codice (del produttore), Nome Prodotto

(**) - Il catalogo è consultabile da tutti, previa iscrizione. E’ opportuno iscriversi come punto istruttore presso il Dipartimento di interesse. Guida: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxx.xxxx 10

Direzione Xxx.xx Area Serv. Bib. Area ICT Area Logistica Tecnico Xxx.xx

Funzionamento Dipartimento

Materiale

Bibliografico

Materiale

informatico

generale **

Materiale tecnico logistico

Materiale

scientifico

(Laboratori)

Per acquisire un bene il richiedente effettua autonomamente la Richiesta (RDA) oppure

si avvale della consulenza di una struttura tecnica (Area / Tecnico laboratorio).

Il richiedente e/o la struttura tecnica fanno ricerche di mercato, definiscono il preventivo o il capitolato nei casi in cui non sia possilbile l’affidamento diretto,

L’interessato presenta la Rda online allegando il preventivo ed eventuale documentazione integrativa

Area Ricerca

Controllo eleggibilità costi

La Sezione Approvvigionamenti istruisce la procedura di acquisto, verifica la rotazione dei

fornitori, perfeziona il contratto di acquisto e lo invia al fornitore.

Alla consegna del bene / erogazione servizio il richiedente (titolare dei fondi), col supporto della struttura competente, certifica la regolare esecuzione della fornitura della congruità, del collaudo, laddove previsto.

11

** Per le procedure di acquisto di beni informatici si faccia riferimento a circolare della Direzione Sistemi Informativi, Portale, E-learning e Direzione Bilancio e Contratti – Pubblica sui siti di Dipartimento – Servizi – Area Amministrazione e Contabilità - Approvvigionamenti

Apparecchiature multifunzione in noleggio 1

Buoni pasto 9

Carburanti per autotrazione extrarete e gasolio da riscaldamento 11

Convenzione stipulata dalla Città metropolitana di Milano per l’affidamento dei servizi di manutenzione e controllo dei dispositivi attivi e passivi antincendio - Lotto 1

Convenzione stipulata dalla Città metropolitana di Milano per l’affidamento dei servizi di manutenzione e controllo dei dispositivi attivi e passivi antincendio - Lotto 2

Energia elettrica 19

Facility Management 4

Facility management beni culturali Gas Naturale 14

Gestione Integrata Sicurezza ed. 4 Licenze software multibrand 4 Microsoft Enterprise Agreement 5 Microsoft Enterprise Agreement 6

Multiservizio tecnologico integrato energia per la sanita' ed. 2 Pc Desktop 15

Pc Desktop e workstation

Personal Computer portatili e Tablet 4 Pulizia caserme e servizi aggiuntivi Reti locali 7

Servizi di Contact Center in Outsourcing 2

Servizi di manutenzione immobili e impianti di amministrazioni/enti non sanitari - Città Metropolitana di Catania

Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC) Servizi di Print & Copy Management 3 Servizi di pulizia per gli Enti del SSN

Città Metropolitana di Milano - Servizi di pulizia uffici a ridotto impatto ambientale e prestazioni

Servizio Luce 4

Stampanti 18

Tecnologie Server 3

Telefonia fissa 5

Telefonia mobile 8

Veicoli blindati in acquisto 3 Veicoli per le Forze di Sicurezza 4

Veicoli per le forze di sicurezza in acquisto 3

Veicoli per le Forze di Sicurezza – veicoli per la tutela del territorio e veicoli blindati, ed. 4 Vigilanza Armata 2 - Città Metropolitana di Milano

11

accessorie                                                                                 Servizio Integrato Energia 4

Servizio Luce 3

LAVORI OPERE

INIZIATIVA	CATEGORIE
SERVIZI	Ristorazione, Stampa e Grafica, Audio, Foto, Video e Luci, Informazione, Comunicazione e Marketing, Organizzazione Eventi, Logistica (Traslochi, Facchinaggio, Movimentazione Merci, Magazzino, Gestione Archivi) , Vigilanza e Accoglienza, Postali di Raccolta e Recapito e Servizi a monte e a valle del recapito, Information & Communication Technology, Conservazione Digitale, Firma digitale e Marca Temporale, PEC (Posta Elettronica Certificata), Telefonia e Connettività, Interazione Telematica con Utenza, Supporto specialistico, Formazione, Gestione dell’energia, Servizi agli Impianti (manutenzione e riparazione), Servizi di Valutazione della Conformità, Monitoraggio Ambientale e Sanitario, Assistenza, Manutenzione e Riparazione di beni e attrezzature, Pulizia degli Immobili e di Disinfestazione e Sanificazione Impianti, Pulizia delle Strade e Servizi invernali, Manutenzione del Verde Pubblico, Gestione dei Rifiuti speciali, Trasporto e Noleggio, Servizi Sociali, Servizi Bancari, Servizi di Riscossione, Servizi Commerciali vari, Realizzazione di Spettacoli Pirotecnici, Servizi Cimiteriali e Funebri, Architettonici, di costruzione, ingegneria ed ispezione e catasto stradale, Professionali legali e normativi, Professionali di Consulenza del Lavoro, Professionali fiscali e tributari, Professionali Attuariali, Professionali di Revisione Legale, Professionali relativi al Patrimonio Culturale e al Restauro Architettonico, Amministrazione e Mediazione degli Immobili, Organizzazione Viaggi, Ricerca, Selezione e Somministrazione del Personale, Welfare, Servizi sostitutivi di mensa tramite Buoni Pasto, Progettazione, verifica della progettazione, coordinamento della sicurezza e direzione dei lavori per opere di Ingegneria Civile e Industriale, Servizi Sanitari, Ingegneria Informatica e Telecomunicazioni
BENI	Arredi, Attrezzature e Segnaletica stradale, Attrezzature Sportive, Musicali e Ricreative, Cancelleria, Carta, Consumabili da stampa e Prodotti per il restauro, Carburanti, Combustibili, Lubrificanti e liquidi funzionali, Forniture specifiche per la Sanità, Impianti e Beni per la produzione di energia da fonte rinnovabile e per l'efficienza energetica, Informatica, Elettronica, Telecomunicazioni e Macchine per Ufficio, Libri, Prodotti editoriali e multimediali, Macchinari, Soluzioni abitative e Strutture logistiche, Materiali elettrici, da costruzione, ferramenta, Prodotti alimentari e affini, Prodotti Cimiteriali e Funebri, Prodotti Monouso, per le Pulizie e per la Raccolta Rifiuti, Prodotti per il Verde e per il Vivaismo, Ricerca, rilevazione scientifica e diagnostica, Tessuti, Indumenti (DPI e non), equipaggiamenti e attrezzature di Sicurezza / Difesa, Veicoli e Forniture per la Mobilità
LAVORI EDILI
LAVORI IMPIANTI
LAVORI IDRAULICI MARITTIMI RETI GAS
LAVORI STRADARI FERROVIARI ED AEREI
LAVORI BENI DEL PATRIMONIO CULTURALE
LAVORI AMBIENTE E TERRITORIO
		12
SPECIALIZZATE

Per tali punti si invita a contattare la sezione Acquisti (acquisti…….@xxxxx.xx) per ogni richiesta di chiarimento.

- Fondo Economale Piccole spese - In base al Codice di giustizia contabile ė ribadito l'obbligo di resa del conto giudiziale sul fondo economale, che impone parificazione da parte del Dirigente, relazione Revisori interni e invio alla Corte dei Conti delle spese effettuate. Il fondo è uno strumento residuale da utilizzare per motivi di urgenza e non programmabilità della spesa in base alle delibere vigenti (v. slidesuccessiva).

- Piccole Manutenzioni – Sono disponibili ordini effettuati a diversi fornitori. In caso di esigenze di manutenzione contattare l’Area Logistica (xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx) che provvederà a reperire il materiale richiesto senza bisogno di fare l’ordine, o a richiedere alla Sezione Acquisti di effettuare un nuovo ordine. Per riparazioni gravanti su beni in autofinanziamento, il costo del bene acquisito al fine della riparazione è correttamente imputato sul fondo di pertinenza del docente / ricercatore.

- Quote associative – Sono pagate dalla Sezione Acquisti, solo nella misura in cui il beneficiario sia il Dipartimento ove ricorrano i criteri previsti dalla delibera CdA 3/2017/VI/11 del 28/3/2017). Per quote associative di pertinenza dei singoli docenti / ricercatori il rimborso è a cura della Sezione Contratti al personale e missioni (xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx).

- Pranzi con ospiti – Devono essere effettuate previa RDA alla Sezione Acquisti.

- Iscrizioni a convegni – Devono essere effettuate nella procedura missioni (xxxxx://xxxx.xxxxx.xx).

13

RIEPILOGO SOGLIE – TIPOLOGIA DI BENI – STRUMENTI E TEMPISTICHE MEDIE RELATIVA AI PRINCIPALI CASI GESTITI

SOGLIA	TIPOLOGIA SPESA	STRUMENTI		GG medi di gestione dalla data di presa in carico
Fino a 300€ dopo autorizzazione dell’Agente contabile – Resp. Sezione Acquisti (Spesa non programmabile, indifferibile, eccezionale, contingente, sporadica da motivare concretamente)	Non gestibile con normali canali (RDA e Ordine di Acquisto)	Fondo economale con rimborso dietro presentazione scontrino fiscale parlante e inserimento richiesta di rimborso in procedura ESCO (xxxxx://xxxx.xxxxx.xx )		30
Fino a 5000 € (a prescindere dall’oggetto della spesa) o fino a 40.000€ se inerente ricerca, III missione e trasferimento tecnologico	Xxxxx	Affidamento Diretto senza ricorso al mercato elettronico o convenzioni fatti salvi i principi generali quali rotazione, trasparenza, economicità, libera concorrenza, pubblicità ecc		Se Ordine diretto 7-8 Se Trattativa diretta 10 – 12 (giorni lavorativi)
Per acquisti compresi tra 5000 e 40.000 € non inerenti ricerca, III missione e trasferimento tecnologico	Xxxxx	Xxxxxxx a Convenzioni Consip (Ordine diretto) o MEPA (Trattativa Diretta adeguatamente motivata dal richiedente		Se Trattativa diretta 10 – 12 Se Richiesta di offerta (RDO) 15 - 20 (giorni lavorativi)
Per acquisti tra i 40.000 € e i 139.000 e quindi superiori ai 139.000 sino soglia comunitaria di 215.000 €		Ricorso a Convenzioni Consip o MEPA tramite RDO o procedure aperte fuori MEPA se sul mercato non è presente la categoria merceologica, ovvero affidamento diretto Procedura negoziata senza bando (art. 63 codice Appalti con accertata esclusività).		60 se affidamento diretti 120 se procedura gara (dal decreto dirigenziale - L. 108 / 2021)
Per acquisti superiori a soglia comunitaria di 215.000 €	Varie	Bando di gara ad evidenza pubblica		180 (dal decreto dirigenziale - L. 108 / 2021)