REGOLAMENTO PER L’USO TEMPORANEO DI SPAZI DI PALAZZO ITALIA

REGOLAMENTO PER L’USO TEMPORANEO DI SPAZI DI PALAZZO ITALIA

Art. 1 Oggetto

1.1 Il presente Regolamento definisce le modalità d’uso temporaneo, da parte di soggetti pubblici o privati, di spazi e/o locali per eventi di Palazzo Italia, secondo la vocazione dei singoli spazi e locali, per la valorizzazione degli stessi.

1.2 Lo schema di contratto – allegato “a” al presente Regolamento – definisce i rapporti tra Arexpo

S.p.A. (d’ora in avanti anche solo “Gestore” o “Arexpo”) e l’Utilizzatore (d’ora in avanti per brevità anche solo “Utilizzatore”), in seguito congiuntamente indicati come “Parti”.

1.3. In riferimento a ciascuno spazio e/o locale rientrante nel presente Regolamento sono predisposte Schede Tecniche – allegato “b” al presente Regolamento – che ne individuano le dotazioni e le specifiche prescrizioni connesse all’utilizzo.

Art. 2

Modalità per la richiesta in concessione degli spazi e sottoscrizione del relativo contratto

2.1 I soggetti interessati all’utilizzo degli spazi di Palazzo Italia offerti in concessione di uso temporaneo dovranno compilare e sottoscrivere una richiesta in conformità al facsimile pubblicato sul sito internet xxx.xxxxxx.xx – allegato “c” al presente Regolamento – provvedendo a inviarlo xxx xxxxx xxxxxxxxxxx xx seguente indirizzo e-mail xxxxxx@xxx.xxxxxx.xx.

2.2 Il Gestore si riserva comunque la facoltà di assumere ulteriori informazioni e/o richiedere chiarimenti rispetto a quanto indicato nella richiesta formulata dall’Utilizzatore ai sensi del precedente art. 2.1.

2.3 Ove concessa, l’autorizzazione alla richiesta di concessione in uso di spazi di Palazzo Italia per lo svolgimento dell’evento proposto viene rilasciata per iscritto dal Gestore nel termine massimo di 10 (dieci) giorni naturali e consecutivi dalla data di ricevimento della stessa. In tal caso, l’Utilizzatore si impegna a far pervenire al Gestore – non oltre 10 (dieci) giorni naturali e consecutivi antecedenti la data dell’inizio dell’allestimento – il “Fascicolo Evento” che dovrà contenere:

a. relazione contenente una breve descrizione dell’evento con l’indicazione delle attività previste, dei tempi, degli allestimenti e delle ditte coinvolte;

b. planimetria di dettaglio dell’evento, con evidenziate strutture fisse, strutture mobili, ingombri e carichi;

c. planimetria dei flussi in fase di allestimento;

d. planimetria dei flussi in fase di svolgimento dell’evento;

e. elenco dei materiali, degli arredi e dei rivestimenti utilizzati;

f. elenco delle attrezzature e dei mezzi specifici usati per movimentazione/sollevamento e relativa documentazione (schede di sicurezza dei prodotti utilizzati, dichiarazioni di conformità delle attrezzature, etc.) con l’indicazione delle modalità operative e la valutazione dei rischi corredata delle misure di prevenzione e protezione da adottare per la corretta esecuzione dei lavori in sicurezza;

g. programma con le tempistiche delle attività di allestimento, di svolgimento e di disallestimento;

h. autorizzazione della competente commissione di pubblico spettacolo nei casi previsti dalla normativa vigente per iniziative aperte al pubblico;

i. copia della polizza di cui all’art. 4.8 del presente Regolamento.

2.4. Il contratto per l’uso temporaneo di spazi di Palazzo Italia deve essere sottoscritto dalle Parti almeno 7 (sette) giorni naturali e consecutivi antecedenti la data dell’inizio dell’allestimento.

2.5 Contestualmente alla sottoscrizione del contratto per l’uso temporaneo di spazi di Palazzo Italia il Gestore consegnerà la polizza assicurativa di cui al successivo art. 4.8.

2.6 Nel caso in cui, ai fini della richiesta di concessione in uso di spazi di Palazzo Italia, l’Utilizzatore agisca per il tramite di mediatori terzi, le relative provvigioni e/o compensi e/o qualsivoglia onere eventualmente ad essi dovuti nonché la liquidazione degli stessi sono ad esclusivo carico dell’Utilizzatore, con esclusione di qualsiasi responsabilità in capo al Gestore, stante la terzietà del Gestore rispetto ai rapporti tra Utilizzatore ed eventuali mediatori terzi.

La disciplina di cui al presente punto vale anche per l’Allestitore, essendo questi soggetto terzo rispetto al rapporto contrattuale tra Xxxxxxx e Utilizzatore.

La polizza di cui al successivo art. 4.8 dovrà pertanto coprire anche i rischi connessi ad attività svolte da qualsivoglia soggetto terzo per conto e/o in nome dell’Utilizzatore.

Art. 3

Organizzazione dell’evento

3.1. L’organizzazione dell’evento è a cura esclusiva dell’Utilizzatore.

3.2 I rapporti contrattuali tra l’Utilizzatore e altri operatori economici dallo stesso selezionati, compresa la corresponsione dei compensi a fronte dei servizi erogati, sono regolati esclusivamente tra l’Utilizzatore e il soggetto da questo selezionato, con esclusione di qualsiasi responsabilità in capo al Gestore.

Si applica quanto disciplinato all’art. 2.6 che precede.

Art. 4

Obblighi dell’Utilizzatore

4.1 È obbligo dell’Utilizzatore prima dell’allestimento visionari gli spazi e accertare l’idoneità all’uso per il quale sono stati richiesti, denunciando eventuali difetti e/o vizi rilevati.

4.2 È obbligo dell’Utilizzatore utilizzare, con cura e diligenza, gli spazi concessi in uso esclusivamente per la realizzazione dell’evento oggetto del contratto di cui al precedente art. 2.4, adottando una condotta consona alle sedi.

Al momento della consegna dello spazio concesso in locazione, l’utilizzatore riceverà un mazzo di chiavi per l’accesso allo spazio oggetto della concessione. È fatto divieto assoluto di duplicare le chiavi, le quali dovranno essere restituite per intero al termine della locazione.

L’Utilizzatore, inoltre, dovrà adottare tutti gli accorgimenti atti alla limitazione della rumorosità durante le fasi di allestimento, svolgimento e disallestimento dell’evento al fine di rispettare eventuali altre attività in corso di svolgimento.

4.3 Gli spazi dovranno essere utilizzati nel rispetto della normativa vigente in materia di igiene e sicurezza dell’ambiente di lavoro e dei lavoratori, in materia di sicurezza e ordine pubblico, nonché nel rispetto di tutta la normativa applicabile (quale a titolo esemplificativo: normativa in materia di prevenzione incendi e rispetto di eventuali limiti stabiliti dal certificato di prevenzione incendi o dai progetti approvati dai Vigili del Fuoco, normativa relativa agli impianti elettrici e altri eventuali impianti installati, regolamento locale di igiene per la somministrazione di alimenti e bevande, etc.).

4.4 È obbligo dell’Utilizzatore riconsegnare al Gestore i predetti spazi nel medesimo stato in cui sono stati ricevuti.

Sono a carico dell’Utilizzatore o della Società da esso incaricata le attività di pulizia dell’intera area per tutta la durata dell’evento, comprese le fasi di allestimento e disallestimento.

Nel caso in cui il Gestore dovesse riscontrare ammanchi o vizi nello spazio concesso in uso provvederà a segnalarli all’Utilizzatore entro 15 (quindici) giorni naturali e consecutivi decorrenti dal termine finale del contratto di cui al precedente art. 2.4, riservandosi l’adozione delle più opportune iniziative finalizzate al ristoro degli eventuali danni.

In particolare, è obbligo dell’Utilizzatore garantire che:

a. non vengono modificate e/o manomesse le parti fisse dell’immobile; durante l’allestimento devono essere predisposte ove necessario idonee protezioni a strutture, arredi e pavimentazioni; qualsiasi danno alle strutture dovuto a carichi superiori a quanto previsto e ai limiti forniti e/o danneggiamenti più o meno permanenti alle finiture esistenti, sarà oggetto di procedura di danno verso l’Utilizzatore;

b. non venga effettuato alcun intervento sull’impianto elettrico; qualsiasi necessità relativa agli allacci elettrici o alla modifica di quelli esistenti, oltre che la verifica delle portate elettriche dovrà svolgersi in coordinamento il personale indicato da Arexpo;

c. non vengano affisse a porte e/o pareti locandine, manifesti o altro né tanto meno siano praticati fori nei pannelli, nei pavimenti e nelle strutture in genere;

d. non vengano trafugati o danneggiati arredi, strutture (sia verticali che orizzontali), suppellettili e ogni altro bene messo a disposizione;

e. siano lasciate libere e ben visibili tutte le uscite di sicurezza, come pure gli impianti e i presidi antincendio e la segnaletica. Tutte le uscite di sicurezza individuate dalle porte in facciata e/o dalle scale devono essere salvaguardate al fine di consentire la corretta evacuazione dalla sede in caso di emergenza e/o pericolo;

f. siano rispettate le misure di prevenzione e di protezione per la riduzione dei rischi derivanti da interferenza tra le attività dell’Utilizzatore e quelle svolte da Arexpo;

g. durante l’evento, provvederà a fornire il personale deputato al controllo degli accessi da posizionare al piano terra e ai punti di connessione con gli altri piani, per evitare movimenti del personale o degli ospiti in aree non comprese nel contratto di locazione.

4.5 In caso di mancato adempimento agli obblighi di cui al presente articolo, l’Utilizzatore risponderà direttamente dei danni cagionati.

4.6 Il Gestore ha la facoltà – durante il periodo di efficacia del contratto di cui al precedente art. 2.4

– di effettuare appositi sopralluoghi al fine di verificare che l’Utilizzatore stia ottemperando a quanto contemplato nel presente Regolamento e, in caso di accertata inosservanza, di adottare gli opportuni provvedimenti.

4.7 In caso di esposizione, da parte dell’Utilizzatore, di beni di significativo valore, che quindi necessitino di particolare vigilanza, la stessa sarà a cura e spese dell’Utilizzatore. L’Utilizzatore solleva il Gestore da ogni responsabilità per eventuali furti o danneggiamenti dei suddetti beni. Le modalità con le quali l’Utilizzatore provvederà alla particolare vigilanza sopra descritta dovranno essere preventivamente concordate con il Gestore.

4.8 È obbligo dell’Utilizzatore dotarsi di idonee coperture assicurative, come di seguito riepilogate, contro i rischi derivanti da incendio, furto, responsabilità civile, ricorso terzi e altri danni riconducibili all’uso degli spazi e dei servizi annessi e a fornire copia della stessa al Gestore:

1. polizza per responsabilità civile verso terzi ivi compresa se pertinenti rispetto all’attività svolta garanzia di responsabilità civile prodotto e responsabilità derivante dalla vendita e somministrazione di alimenti e bevande al pubblico con un massimale complessivo non inferiore ad Euro 10.000.000 per singolo evento;

2. un’assicurazione per i danni materiali (“All Risks”) agli spazi, agli allestimenti ed a qualsivoglia bene di proprietà, possesso od uso a qualsiasi titolo. Tale assicurazione dovrà essere prestata su base All Risks, ivi compreso furto, atti vandalici, eventi atmosferici, eventi naturali e danni

a merci in frigorifero compresa la garanzia ricorso terzi da incendio con un massimale a primo rischio assoluto di Euro 2.500.000 per singolo evento;

3. un’assicurazione per gli infortuni e le malattie professionali subiti dai prestatori di lavoro (“RCO”) di cui l’Utilizzatore si avvale nell’esercizio della attività con massimale minimo di Euro 2.500.000 per prestatore infortunato ed Euro 5.000.000 per evento.

Le summenzionate assicurazioni dovranno riportare una clausola di rinuncia alla rivalsa nei confronti di Arexpo, salvo il caso di dolo.

Copia delle suddette polizze assicurative, unitamente a copia delle ricevute attestanti il pagamento del relativo premio, dovranno essere fornite al Gestore non oltre 10 (dieci) giorni naturali e consecutivi antecedenti la data di sottoscrizione del contratto di cui al precedente art. 2.4.

L’originale delle polizze e delle quietanze del pagamento del premio saranno presentati dall’Utilizzatore all’atto della sottoscrizione del contratto.

4.9 È in ogni caso obbligo dell’Utilizzatore manlevare Arexpo da qualsiasi azione e/o rivalsa per eventuali danneggiamenti e/o furti subiti durante le fasi di allestimento, svolgimento e disallestimento dell’evento all’interno dello spazio concesso in uso temporaneo e di Palazzo Italia.

4.10 L’Utilizzatore in ragione di quanto sopra esposto e precisato esonera Arexpo da ogni responsabilità nel caso di verifichi qualsivoglia evento pregiudizievole a persone e/o cose che possa occorrere nel periodo in cui l’Utilizzatore ha in uso gli spazi.

Art. 5

Condizioni per l’utilizzo delle riprese televisive e delle fotografie

5.1 Le riprese audio-visive e quelle fotografiche effettuate dall’Utilizzatore dovranno essere autorizzate da Arexpo.

5.2 L’Utilizzatore in particolare si impegna al rispetto delle condizioni che seguono:

a. obbligo di consegnare ad Arexpo copia dei prodotti multimediali realizzati (pubblicazioni, servizi fotografici, video, filmati, etc.) al fine di ottenere l’autorizzazione alla relativa pubblicazione e/o divulgazione;

b. impegno da parte dell’Utilizzatore a non utilizzare riprese/scatti per scopi diversi da quelli concordati e non cederle a terzi;

c. obbligo di acquisire tutte le liberatorie e i consensi che si rendessero necessari e riconoscere quanto dovuto a eventuali titolari di diritti di proprietà industriale e d’autore e ogni eventuale altro diritto, anche di immagine, e privative per lo sfruttamento delle persone e delle opere/realizzazioni interessate dagli scatti fotografici e/o dai video e/o riproduzioni etc., inclusi i diritti spettanti ad eventuali enti preposti alla riscossione (SIAE, SCF, etc.)

tenendo manlevata e indenne Arexpo da qualunque richiesta che quest’ultima dovesse ricevere in merito e comunque in relazione allo sfruttamento dei diritti sopra menzionati.

5.3 L’Utilizzatore autorizza il Gestore a effettuare, durante il periodo di efficacia del contratto di cui al precedente art. 2.4, riprese audio visive o fotografiche degli spazi oggetto di concessione d’uso autorizzando il Gestore alla eventuale pubblicazione e/o divulgazione per scopi promozionali.

5.4 L’Utilizzatore acconsente espressamente senza riserva alcuna che il Gestore annoveri, per scopi anche promozionali – il nome e/o logo dell’Utilizzatore tra i soggetti che hanno utilizzato – per l’organizzazione di eventi – gli spazi di Arexpo oggetto di concessione d’uso temporaneo.

Art. 6

Divieto di cessione

6.1 L’Utilizzatore non potrà concedere a terzi, né integralmente né parzialmente, il contratto di concessione in uso di spazi di Palazzo Italia stipulato con il Gestore, né potrà cedere i diritti e le obbligazioni da esso derivanti.

Art. 7

Sicurezza, gestione dell’emergenza e attivazione dei servizi di pronto intervento

7.1 Sono a carico dell’Utilizzatore gli adempimenti in materia di obbligo di comunicazione all’Autorità di Pubblica Sicurezza o di diritto d’autore o di altri obblighi previsti dalla normativa in vigore in relazione al tipo di evento.

7.2 L’Utilizzatore, nelle fasi di allestimento, svolgimento e disallestimento deve rispettare le norme vigenti in materia di tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori.

7.3 L’Utilizzatore deve adottare tutte le misure per la lotta antincendio, per la gestione delle emergenze e per il primo soccorso connesse con lo svolgimento delle attività oggetto dell’evento.

7.4 L’Utilizzatore è tenuto a provvedere autonomamente all’attivazione del servizio di pronto intervento sanitario e quello di vigilanza dei VVFF, se necessario in relazione all’evento, garantendo la presenza di personale formato allo scopo.

Art. 8

Rispetto della normativa in materia di sicurezza

8.1 AUTORIZZAZIONI E CERTIFICAZIONI. L’utilizzatore deve consegnare a Arexpo tutte le autorizzazioni, le certificazioni e la documentazione previsti dalle norme vigenti per lo svolgimento di iniziative ed eventi commerciali.

Arexpo raccoglie e verifica tutta la documentazione trasmessa e, in particolare, quella inerente la stabilità e il collaudo di strutture fisse, temporanee o mobili e la certificazione degli impianti elettrici realizzati dall’Utilizzatore.

8.2 ESECUZIONE DI LAVORI E PIANO OPERATIVO DI SICUREZA. Se per la realizzazione dell’evento dovessero verificarsi situazioni in cui è necessaria l’esecuzione di lavori rientranti nella classificazione dei “cantieri temporanei e mobili”, ai sensi del Titolo IV del D.Lgs. 81/08, prima dell’inizio delle attività, Arexpo richiede all’Utilizzatore copia del Piano Operativo di Sicurezza (POS) per lo specifico evento.

8.3 INFORMAZIONE SUI RISCHI E RIDUZIONE DELLE INTERFERENZE. Il Gestore si impegna a consegnare all’Utilizzatore il Documento di Valutazione dei Rischi da Interferenza (DUVRI) – allegato “d” del presente Regolamento -, con l’indicazione delle misure per la riduzione delle possibili interferenze con le altre attività in corso di svolgimento nelle aree di Arexpo.

L’Utilizzatore dovrà rispettare quanto disposto dal DUVRI redatto ai sensi dell’art. 26 del D.Lgs. 81/08 e s.m.i., sui rischi specifici esistenti nello spazio concesso in uso temporaneo e nell’immobile ove questo è ubicato, sulle misure adottate per la riduzione delle possibili interferenze e sulle procedure di emergenza e di evacuazione; l’Utilizzatore dovrà altresì rispettare quanto prescritto nel Piano di Gestione delle Emergenze.

8.4 Il DUVRI e il Piano di Gestione delle Emergenze in relazione allo spazio richiesto e autorizzato dal Gestore saranno trasmessi all’Utilizzatore unitamente all’autorizzazione di cui al precedente art. 2.3 e debitamente sottoscritti per accettazione da parte dell’Utilizzatore medesimo contestualmente alla stipula del contratto di cui al precedente art. 2.4.

8.5 PIANO DI EMERGENZA. Arexpo, unitamente al contratto di concessione, consegna all’Utilizzatore copia delle procedure di emergenza e di evacuazione contenute nel Piano di Emergenza di Palazzo Italia (allegato “e” del presente Regolamento).

Art. 9

Allestimento e disallestimento degli spazi concessi in uso

9.1 Sono a carico dell’Utilizzatore l’allestimento e il disallestimento degli spazi concessi in uso temporaneo secondo le modalità e i termini che verranno contrattualmente pattuiti.

9.2 Eventuali allestimenti che comportino la modifica temporanea dell’assetto degli spazi concessi in uso temporaneo devono essere previamente autorizzati dal Gestore ed eseguiti a cura e spese dell’Utilizzatore.

9.3 L’Utilizzatore dovrà comunicare ad Arexpo le informazioni relative a tutti coloro che parteciperanno, a qualunque titolo, alla realizzazione di quanto costituisce oggetto del contratto al fine di ottenere il rilascio dei titoli di accesso. In particolare, secondo modalità che saranno

comunicate da Arexpo, dovrà indicare, per ciascuna persona di cui si renda necessario l’accesso negli orari di chiusura al pubblico del Parco, le seguenti informazioni: nome, cognome, ragione sociale dell’azienda, targa di eventuali veicoli, data e ora di accesso.

9.4 Durante le fasi di allestimento e disallestimento devono essere poste in essere da parte dell’Utilizzatore tutti i presidi atti a garantire la segregazione delle aree interessate e la protezione dei passaggi e dei transiti.

In particolare è fatto obbligo all’Utilizzatore di assicurare che l’allestitore utilizzi elementi di protezione tali da garantire la segregazione fisica e visiva tra area in allestimento e percorsi dell’utenza.

Art. 10

Limitazioni per l’utilizzo degli spazi concessi in uso

10.1 Durante lo svolgimento dell’evento, l’accesso agli spazi concessi in uso temporaneo è consentito secondo le procedure previsti dalla policy di sicurezza di Arexpo.

10.2 Nel caso di eventi a inviti in orari di chiusura al pubblico, l’Utilizzatore dovrà trasmettere al Gestore l’elenco delle persone invitate non oltre le 24 (ventiquattro) ore antecedenti l’orario di inizio dell’evento. Qualora l’evento si protragga per più di un giorno, dovrà essere precisato l’elenco delle persone invitate per ciascun giorno di durata dell’evento.

10.3 Eventuali servizi di Mobility dovranno essere concordati con Arexpo e potranno comportare un costo a carico dell’Utilizzatore, ulteriore rispetto al canone per la concessione in uso temporaneo degli spazi.

10.4 All’interno degli spazi concessi in uso temporaneo e dei locali annessi è vietato fumare, fare uso di fiamme libere, fumogeni o recipienti sotto pressione, introdurre animali, sostanza infiammabili o pericolose.

10.5 È fatto divieto all’Utilizzatore di effettuare la vendita diretta di prodotti di qualsiasi natura mentre è consentita l’attività di esposizione promozionale.

Art. 11

Durata della concessione

11.1 La durata della concessione di uso temporaneo degli spazi di Palazzo Italia sarà definita a seconda delle reciproche esigenze manifestate dalle Parti e sarà quella indicata nel contratto di cui al precedente art. 2.4. La durata dell’evento si intende comprensiva delle fasi di allestimento e disallestimento secondo le modalità disciplinate dal contratto.

11.2 Nel corso della esecuzione del contratto di cui al precedente art. 2.4, il Gestore si riserva, sussistendone sopravvenuti gravi motivi di carattere istituzionali o pubblico, il diritto di richiedere all’Utilizzatore, in qualsiasi momento, la liberazione dello spazio concesso in uso temporaneo. In tal caso, l’Utilizzatore, a semplice richiesta scritta del Gestore – da comunicare a norma di quanto previsto all’art. 10 del Contratto – con effetto immediato al suo ricevimento, si obbliga a liberare lo spazio di cui sopra entro e non oltre le 24 (ventiquattro) ore decorrenti dal ricevimento della suddetta richiesta da parte dell’Utilizzatore.

11.3 Nell’ipotesi prevista al precedente art. 11.2 il Gestore si impegna a restituire all’Utilizzatore la quota proporzionale del corrispettivo imputabile al periodo temporale di mancato godimento dello spazio concesso in uso temporaneo, con rinuncia dell’Utilizzatore, ad ogni azione per mancato guadagno, indennizzo e risarcimento.

11.4 Nell’ipotesi in cui la richiesta di liberazione anticipata degli spazi concessi in uso temporaneo sia dovuta a fatto o colpa dell’Utilizzatore, nulla sarà dovuto dal Gestore all’Utilizzatore, fatto salvo il diritto – del Gestore – al risarcimento dei danni eventualmente cagionati dall’Utilizzatore.

Art. 12

Tariffe per l’utilizzo degli spazi di Palazzo Italia

12.1 L’uso degli spazi pubblici è concesso a titolo oneroso. Si rinvia alla scheda “Tariffe” per l’indicazione dei relativi prezzi (allegato “f”).

12.2 Il corrispettivo sarà fatturato da Arexpo all’Utilizzatore e dovrà essere da questi pagato sul conto corrente dedicato entro e non oltre 5 (cinque) giorni naturali e consecutivi antecedenti la data di inizio allestimento.

A pagamento avvenuto Arexpo provvederà ad emettere la relativa fattura.

Art. 13

Rinvio alle disposizioni contrattuali

13.1 Si rinvia la disciplina più puntualmente del rapporto di concessione d’uso temporaneo a mezzo del relativo contratto.

Art. 14 Allegati

a) Schema di contratto per l’uso temporaneo degli spazi di Palazzo Italia

b) Schede tecniche degli spazi di Palazzo Italia concessi in uso temporaneo

c) Xxxxxx per la presentazione della richiesta per la concessione in uso temporaneo di spazi di Palazzo Italia

d) Informazione sui rischi e misure per la riduzione delle interferenze

e) Sistema di Gestione della Sicurezza Antincendio Rev. 04 del 07/2015 utilizzato per il semestre espositivo (e solo per quel caso valido) che verosimilmente potrebbe ricalcare quello in fase di aggiornamento sulla nuova configurazione permanente di Palazzo Italia

f) Tariffe

Milano, 27/07/2016

Arexpo S.p.A. L’Amministratore Delegato

Xxxxxxxx Xxxxxx