LINEE GUIDA PER LA DEFINIZIONE DI UN ACCORDO

Allegato

LINEE GUIDA PER LA DEFINIZIONE DI UN ACCORDO

PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO DI NOLEGGIO, LAVAGGIO E MANUTENZIONE DEGLI INDUMENTI AD ALTA VISIBILITA’ (DPI)

NONCHÉ, IN VIA TRANSITORIA, DEL SERVIZIO DI LAVAGGIO DEGLI INDUMENTI DPI AD ALTA VISIBILITA’ DI PROPRIETA’

DELL’AZIENDA CLIENTE

Aspetti contrattuali generali del Servizio di Noleggio

1. Il servizio dell’Azienda fornitrice consiste nel noleggio di indumenti ad alta visibilità (DPI) e si riferisce alla fornitura a noleggio di capi certificati in base alla norma UNI EN 471, per i quali vengono assicurati il ripristino mediante specifico lavaggio e manutenzione, riparazione e sostituzione.

2. La riconsegna dei capi DPI ricondizionati è subordinata al controllo da parte dell’Azienda fornitrice del singolo capo, al fine di verificarne la rispondenza a quanto previsto dalla norma EN 471: in particolare devono essere oggetto di controllo la luminanza del tessuto ad alta visibilità e la retroriflettenza delle bande riflettenti inserite sui capi.

3. Secondo la periodicità concordata col Cliente, l’Azienda fornitrice assicura la consegna, di capi DPI idonei rispetto alla norma EN 471, mediante ripristino, manutenzione, riparazione e/o sostituzione.

4. Tutti i capi a noleggio restano di esclusiva proprietà dell’Azienda fornitrice del servizio.

5. I capi DPI noleggiati possono essere utilizzati dal Cliente esclusivamente per l'uso cui sono destinati e saranno conservati con diligenza e cura. La responsabilità della destinazione d’uso resta totalmente a carico del Cliente. L’Azienda fornitrice garantisce la consegna di capi conformi alla norma EN 471 pronti all’uso.

6. Il noleggio si intende avvenuto con la messa a disposizione e consegna dei capi DPI pronti all'uso. Il mancato uso dei capi DPI, o l'eventuale restituzione anticipata, non comporta per l’Azienda fornitrice obbligo di rimborso del prezzo di noleggio.

Specifiche del Servizio di Noleggio

A) Identificazione e rintracciabilità dei capi DPI

Per il noleggio dei capi ad alta visibilità, prima della fornitura al Cliente ogni indumento DPI deve risultare, a cura dell’Azienda fornitrice, individuabile singolarmente ed univocamente tramite un’apposita etichetta termofissata o cucita, riportante un codice a barre, o deve contenere un microchip che consenta la gestione informatica della movimentazione e la registrazione dei parametri di conformità alla norma EN 471 dopo i singoli controlli effettuati.

B) Validazione dei capi DPI di proprietà del cliente

In caso di necessità e per un periodo limitato che consenta al Cliente il passaggio al servizio di noleggio, potrà essere effettuato un servizio di lavaggio dei capi DPI di proprietà del Cliente alle condizioni di seguito specificate :

a. Identificazione con gli strumenti di cui alla precedente lettera A) dei capi DPI che saranno oggetto del servizio di lavaggio ad alta visibilità e verifica della loro

idoneità al ripristino industriale. I costi iniziali di identificazione verranno quantificati ed addebitati al cliente.

b. Controllo strumentale preventivo della rispondenza alla norma EN 471 per stabilire il cosiddetto “punto zero” e, se conforme, effettuazione di una prova lavaggio al fine di testare la compatibilità dei capi DPI con i processi/impianti di cui dispone l’Azienda fornitrice. Il controllo preventivo e il test di validazione saranno quantificati e addebitati al Cliente.

c. Il Cliente si impegna a fornire un campione per ogni capo DPI di ciascun confezionista, affinché siano individuati i programmi di lavaggio e stiratura possibili, nel rispetto delle disposizioni del fabbricante e ne sia effettuata la relativa validazione.

d. La consegna all’Azienda fornitrice da parte del Cliente di capi DPI non precedentemente validati dall’Azienda fornitrice stessa solleva totalmente quest’ultima da qualsiasi responsabilità.

C) Descrizione del ciclo produttivo

Il ciclo produttivo a cui devono essere sottoposti gli indumenti ad alta visibilità viene illustrato nel seguente schema :

Idonei

Da sostituire

idoneo

CONTROLLO VISIVO

Da rilavare

Da sostituire

SPEDIZIONE

Reparto Controlli Alta Visibilità

CLIENTE

RIPARAZIONE

MAGAZZINO

CONTROLLO STRUMENTALE

STIRATURA

LAVAGGIO

CERNITA (CONTROLLO VISIVO)

No

Sì

D) Le dotazioni

1. In caso di noleggio, le dotazioni degli indumenti DPI dovranno consentire al Cliente di effettuare i cambi dei capi DPI che ha previsto per ciascuna funzione e per ciascuna singola persona. Pertanto è necessario che siano considerati i seguenti fattori:

a. il ciclo di fornitura del servizio non sarà inferiore alla settimana e dovrà mantenere costante questa cadenza (es. lunedì con lunedì, martedì con martedì ecc.) per consentire i corretti processi industriali, i controlli strumentali, le manutenzioni ordinarie e le eventuali sostituzioni;

b. l’indicazione da parte del Cliente del numero di cambi dei capi DPI per ogni mansione e la loro frequenza.

2. Tenendo conto di quanto appena precisato alla lettera D), si dovranno applicare le seguenti formule per ottenere la dotazione D:

a. D = (C x 2) +1 dove C rappresenta il numero di cambi con frequenza settimanale;

b. D = C x 2 dove C rappresenta il numero di cambi con frequenza superiore alla settimana;

c. D = 1 dove è previsto 1 cambio stagionale.

3. Le taglie saranno identificate e verificate mediante “prova taglie” effettuata individualmente sugli utenti da parte dell’Azienda fornitrice.

4. I capi DPI in consegna come dotazione iniziale dovranno essere accompagnati, a cura dell’Azienda fornitrice, da relativa “Nota Informativa” come previsto per i DPI.

5. Il Cliente dovrà firmare un documento per la presa in carico dei capi DPI e delle relative “Note Informative”, che provvederà a distribuire agli utenti.

E) Frequenza del servizio

Il servizio ha, di norma, frequenza settimanale e prevede il contemporaneo ritiro dei capi DPI da ripristinare e la riconsegna di quelli ripristinati nel giorno della settimana concordato col Cliente. Nel caso in cui il giorno del ritiro o della riconsegna coincida con una festività, il servizio verrà effettuato il giorno lavorativo antecedente o successivo rispetto a quello previsto.

F) Xxxxxx e consegna

I capi DPI da ripristinare dovranno essere approntati dal Cliente negli appositi sacchi forniti, in un punto logistico accessibile agli automezzi ed agli addetti dell’Azienda fornitrice. Il cliente dovrà provvedere a compilare la bolla di ritiro su modulo predisposto dall’Azienda fornitrice.

Contestualmente, i capi DPI saranno riconsegnati confezionati in buste di polietilene protettivo. I capi saranno accompagnati da apposita bolla di consegna.

G) Distribuzione organizzata

Dove prevista, la distribuzione interna presso il Cliente sarà effettuata dall’Azienda fornitrice tramite propri incaricati che provvederanno a collocare in appositi armadietti personalizzati col nome di ogni utente i sacchetti dei capi puliti. Contestualmente saranno prelevati da appositi contenitori i capi DPI da lavare.

Sia gli armadietti che i contenitori saranno messi a disposizione dall’Azienda fornitrice che ne curerà anche la manutenzione.

H) Xxxxxxxx

Per il lavaggio di pulizia ed igienizzante l’Azienda fornitrice dovrà considerare i seguenti parametri:

1. le indicazioni del confezionista espresse nell’apposita etichetta di manutenzione cucita su ogni capo;

2. il rispetto di tali indicazioni ed il mantenimento dei requisiti della norma EN 471 sono comunque prevalenti rispetto alla qualità sensoriale (ad es. assenza di macchie ottenuta a discapito dei requisiti predetti);

3. l’igienicità dei capi DPI sarà comunque garantita dalla validazione del processo applicato (es. EN 14698).

I) Il controllo e la manutenzione

1. A cura dell’Azienda fornitrice, ogni singolo capo DPI è sottoposto a controllo di idoneità in linea per l’attuazione dell’eventuale ordinaria manutenzione (piccole riparazioni, sostituzione bottoni o cerniere) sempre nel rispetto delle caratteristiche originarie del DPI. Eventuali manutenzioni straordinarie dovranno essere preventivamente concordate, pianificate , e conseguentemente addebitate a parte.

2. Successivamente, sempre a cura dell’Azienda fornitrice, il capo DPI verrà sottoposto, tramite un sistema validato, al controllo strumentale dei parametri di Riflettenza e Luminanza secondo quanto previsto dalla norma EN 471, registrando su supporto informatico l’identificazione del capo e l’esito della verifica.

3. I risultati del controllo strumentale prevalgono in ogni caso rispetto al numero dei trattamenti indicato dal confezionista sulla etichetta di manutenzione.

4. Nel caso in cui i controlli non confermino l’idoneità del capo DPI, questo sarà marchiato come “scartato”e sostituito con un altro identico e conforme, senza ulteriori oneri per il Cliente.

5. Qualora la sostituzione del capo DPI, prima del numero dei trattamenti indicati dal fornitore, risulti imputabile alle condizioni di utilizzo, sarà addebitato al Cliente il valore teorico residuo del capo stesso.

6. Qualora la sostituzione del capo DPI, prima del numero dei trattamenti indicati dal confezionista, risulti imputabile alla qualità iniziale del capo stesso, ovvero al processo di ripristino seguito, la predetta sostituzione sarà a carico dell’Azienda fornitrice.

J) Capi smarriti o irrimediabilmente danneggiati

Nel caso di capi DPI smarriti o irrimediabilmente danneggiati dal Cliente o che non presentino più le caratteristiche originarie, questi saranno sostituiti e addebitati in base al valore teorico residuo rilevabile dalla tabella dei valori iniziali e dei relativi decadimenti percentuali.

K) Verifiche inventariali

E' facoltà dell’Azienda fornitrice effettuare in qualsiasi momento verifiche inventariali del materiale a noleggio esistente presso il Cliente, previo accordo con lo stesso.

L) Xxxxxx, proroga, rinnovo e disdetta del contratto

Il contratto avrà la durata di tre anni a partire dalla data di prima consegna dei capi e si intenderà prorogato tacitamente di anno in anno salvo disdetta del contratto stesso da parte del Cliente comunicata all’Azienda fornitrice tramite raccomandata A/R con un preavviso di 90 giorni rispetto alla data di scadenza del contratto stesso. In caso di rescissione anticipata il Cliente si impegna al ritiro totale della dotazione e delle scorte approntate per il servizio, con conseguente addebito dei capi al valore teorico residuo.

M) Fatturazione

Il canone di abbonamento settimanale si ottiene moltiplicando il numero dei capi in dotazione per il prezzo di noleggio di ciascun articolo. La fatturazione sarà mensile e riepilogherà il numero di canoni settimanali presenti nel mese di riferimento.

28 settembre 2005