PERFORMANCEPLAN 2017 - 2019
AUTONOME PROVINZ BOZEN - SÜDTIROL PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO - ALTO ADIGE
Agentur für die Verfahren und die Aufsicht im Bereich öffentliche Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge
Agenzia per i procedimenti e la vigilanza in materia di contratti pubblici di lavori, servizi e forniture
Agentur für die Verfahren und die Aufsicht im Bereich öffentliche Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge
Performanceplan 2017 - 2019
PERFORMANCEPLAN 2017 - 2019
Inhaltsverzeichnis
1. VORSTELLUNG DES PLANES 3
2. ÜBERSICHT ÜBER DIE INTERESSANTEN INFORMATIONEN 4
2.1 Wer sind wir 4
2.2 FÜR WEN ARBEITEN WIR? 4
2.3 WAS TUN WIR? 4
2.4 Wie gehen wir vor 5
3. PROFIL 6
3.1 Personalressourcen 6
3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Ressourcen 6
3.3 Institutionelle Aufgabe und Auftrag 7
3.4 Die Gliederung der Performance 7
4. UMFELDENTWICKLUNG 9
4.1 Externe Umfeldentwicklung 9
4.2 Interne Umfeldentwicklung 9
5. STRATEGIE 11
5.1 Strategische Ziele 11
5.2 Entwicklungsschwerpunkte – strategische Projekte 14
6. VON DEN STRATEGISCHEN ZU DEN OPERATIVEN ZIELEN 15
6.1 OPERATIVE ZIELE 2017 15
6.2 Dem Führungspersonal zugewiesene Ziele 16
7. DER PROZESSABLAUF UND DIE ZUR VERBESSERUNG DER VERFAHRENSZEITEN GESETZTEN MAßNAHMEN 17
7.1 Abschnitte, Personen und Zeiten zur Erstellung des Performanceplanes 17
7.2 Übereinstimmung mit der wirtschaftlich- finanziellen Programmierung (Haushalt) . 17
7.3 MAßNAHMEN ZUR VERBESSERUNG DES ABLAUFVERFAHRENS DER PERFORMANCE 17
1. VORSTELLUNG DES PLANES
Der Performance-Plan der Agentur stellt die Organisation und Zielsetzungen der Agentur unter Be- rücksichtigung seiner institutionellen Besonderheiten vor.
Das Dokument ist in Übereinstimmung mit den im gesetzesvertretenden Dekret Nr. 150/2009 enthal- tenen Grundsätzen und konform mit den Prinzipien der Landesregierung und den von der ANAC vor- gegebenen Richtlinien abgefasst.
Der Plan, in dem die wichtigen Eigenschaften der Institution beschrieben sind, stellt ein organisato- risch-verwaltungstechnisches Instrument dar, das die Zielsetzung, strategische Ziele, Entwicklungs- schwerpunkte und Tätigkeit der Agentur in Zusammenhang mit dem Haushaltsvoranschlag in Ein- klang bringt.
Der Performance-Plan ist auch als Zusammenfassung der Programmierungsinstrumente zu verste- hen, die von der Agentur, wie im Antikorruptionsplan der Agentur vorgesehen (Ausgabe 31. Jänner 2016, Gesetz 190/2012), angewandt werden, da er auch Zielsetzungen, betreffend Vorbeugemaß- nahmen zur Korruption, Transparenz und Integrität enthält.
Die Übereinstimmung zwischen Performance-Plan, dem Dreijahresplan zur Vermeidung der Korrupti- on und dem Dreijahresplan für die Transparenz und Integrität wird in allen Teilen berücksichtigt.
Der Performance-Plan ist für die Agentur das Instrument zur Verbesserung der eigenen Effizienz beim Gebrauch der Ressourcen, sowie der eigenen Wirksamkeit bei der Tätigkeit nach außen, und bei der Förderung von Transparenz und Vermeidung von Korruption.
2. ÜBERSICHT ÜBER DIE INTERESSANTEN INFORMATIONEN
2.1 Wer sind wir
Um die Korrektheit, Transparenz und Effizienz der Verwaltung der öffentlichen Verträge sicherzustel- len, wurde die Agentur für die Verfahren und die Aufsicht im Bereich öffentliche Bau, Dienstleistungs- und Lieferaufträge, im folgenden Agentur genannt, errichtet. Sie hat die Funktion einer Sammelbe- schaffungsstelle für Südtirol, schließt Rahmenvereinbarungen ab und führt den elektronischen Markt Südtirol (EMS) und vergibt auch öffentliche Aufträge für Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleis- tungen. Weiters unterstützt sie die Vergabestellen durch die Bereitstellung der technischen Infrastruk- turen, Beratung und die Vorbereitung und Abwicklung von Vergabeverfahren im Namen und im Auf- trag der interessierten öffentlichen Auftraggeber (LG 16/2015, Art. 5).
Die Agentur ist gemäß Gesetz vom 27. Dezember 2006, Nr. 296, Art. 1, Absätze 455 bis 457, und gemäß Gesetzesdekret vom 24. April 2014, Nr. 66, als Sammelbeschaffungsstelle anerkannt und beteiligt sich an den Arbeiten der technischen Arbeitsgruppe der Sammelbeschaffungsstellen, die mit DPCM vom 14. November 2014 eingerichtet wurde.
Unbeschadet der Kompetenzen und Verantwortungen des Verfahrensverantwortlichen der einzelnen Verwaltungen, ist ausschließlich die Agentur auch für die allgemeinen Tätigkeiten und Dienstleistun- gen für die Organisationseinheiten des Landes und der örtlichen Körperschaften zuständig (siehe Art. 2 LG 16/2015). Dabei wird sie an ihrer Stelle, oder in ihrem Namen als Vergabestelle tätig.
2.2 Für wen arbeiten wir?
Der Dienst der Agentur wird von den Organisationseinheiten des Landes, von den vom Land abhängi- gen Betrieben und Anstalten, von den Bildungseinrichtungen sowie, im allgemeinen, von den vom Land errichteten Einrichtungen des öffentlichen Rechts, mit welcher Benennung auch immer, und von den Gesellschaften, die vom Land gegründet wurden oder an welchen das Land beteiligt ist, sowie von deren Konsortien und Vereinigungen genutzt (2 LG 16/2015, Art. 2).
Örtliche Körperschaften, Körperschaften, Betriebe, Anstalten und Institute, auch autonomer Art, die Gesellschaften sowie, im allgemeinen, die Organismen öffentlichen Rechts, die von diesen errichtet wurden oder an denen sie beteiligt sind, mit welcher Benennung auch immer, ebenso deren Konsor- tien und Vereinigungen, sowie die Universitäten, die im Landesgebiet bestehen und tätig sind, können die Dienstleistungen der Agentur gemäß Artikel 38 LG 16/2015, in geltender Fassung, in Anspruch nehmen.
Die Beobachtungsstelle für öffentliche Verträge ist mit Beschluss der Landesregierung Nr. 4892 vom 23.12.2002 errichtet worden und sorgt als Verbindungsbehörde zur ANAC für die Erfüllung der Pflich- ten bezüglich der öffentlichen Verträge aller örtlichen Vergabestellen.
2.3 Was tun wir?
Gemäß Landesgesetz 16/2015 und dem Beschluss der Landesregierung 1475 vom 22.12.2015 ver- waltet die Agentur die Landesbeobachtungsstelle für öffentliche Bau-, Dienstleistungs- und Lieferauf- träge und hat die Funktion einer einheitlichen Vergabestelle (EVS) und Sammelbeschaffungsstelle, wobei sie auch unterstützende Beschaffungstätigkeiten durchführt.
Damit beinhalten die Dienste der Agentur folgende Leistungen:
• Zentrale Beschaffungsstelle und insbesondere Stelle für Sammelbeschaffungen der Autono- men Provinz Bozen auch unter Berücksichtigung der Bestimmungen hinsichtlich der strategi- schen Ausrichtung des Landes im Bereich des zentralen Einkaufs; diese Tätigkeiten werden in einer der folgenden Formen in ständiger Weise durchgeführt:
o Beschaffung von Gütern und/oder Dienstleistungen für die Nutzer auf der Grundlage von Jahresprogrammen, welche dieselben für Güter und Dienstleistungen von besonderer wirt- schaftlicher Bedeutung oder von hoher Standardisierbarkeit genehmigen müssen;
o Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Abschluss von Rahmenabkommen und Vereinba- rungen über Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen für die Nutzer;
• Unterstützende Beschaffungstätigkeiten, welche folgendes beinhalten:
o Unterstützung hinsichtlich der Beschaffungstätigkeiten, insbesondere durch die Bereitstel- lung technischer Infrastrukturen, die es den Nutzern ermöglichen, öffentliche Aufträge zu vergeben oder Rahmenabkommen und Vereinbarungen über Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen abzuschließen, und insbesondere des elektronischen Marktes des Landes Südtirol (EMS);
o EVS – Dienst für die Vorbereitung und Abwicklung der Vergabeverfahren im Namen und im Auftrag des Nutzers;
o Telematisches Ankaufssystem (E - procurement - System);
o Beratungsdienst;
• Verwaltung des Informationssystems der öffentlichen Verträge für alle öffentlichen Verwaltun- gen der Provinz, mittels welchem die telematischen und traditionellen Ausschreibungsverfah- ren abgewickelt werden und mit dem man allen Verpflichtungen zur Veröffentlichung und Transparenz gemäß bestehender Rechtsordnung nachkommt (Planung der öffentlichen Bau- leistungen, Lieferungen und Dienstleistungen, Veröffentlichung von Ausschreibungen und Be- kanntmachungen, Transparenz im Bereich öffentliche Verträge, Landesbeobachtungsstelle für öffentliche Verträge usw.);
• Audit: Die Agentur führt stichprobenartige Kontrollen im Ausmaß von mindestens sechs Pro- zent der Vergaben auf Landesebene durch, wobei die Modalitäten von der Landesregierung bestimmt werden (Beschluss der Landesregierung 1226 vom 15.11.2016).
2.4 Wie gehen wir vor
Die Agentur arbeitet mit den instrumentellen Ressourcen und dem Personal, die von der Landesregie- rung auf der Grundlage der folgenden Organisationsstruktur zur Verfügung gestellt werden; diese umfasst nicht mehr als fünf Bereiche.
Agentur für die Verfahren und die Verwaltung Aufsicht im Bereich öffentliche Bau-, Revision Dienstleistungs- und Lieferaufträge Sekretariat, Protokoll, Personal, Sekretariat Beirat Audit Dekrete, Maßnahmen, Buchhaltung und Gebäude Lenkungs- und Organisation der Weiterbil- Koordinierungs- Direktor dung beirat Aufgaben des Antikorrupti- ons- und Transparenzver- antwortlichen Dreijahresplan und Perfor- manceplan | |||||||
Bereichsleitung | Bereichsleitung | Bereichsleitung | Bereichsleitung | ||||
Einheitliche Vergabe- stelle Bauaufträge Bauaufträge Project financing Bereitstellung Vertragsentwurf Beratung im Aufgabenbereich (Ausschreibungs- und Ausfüh- rungsphase) Bereitstellung von Vordrucken | Einheitliche Vergabe- stelle Dienstleistungen und Lieferungen Zentrale Beschaffungsstelle Ausschreibungen für Liefe- rungen und Dienstleistungen, einschließlich Architektur und Ingenieurwesen Rahmenabkommen und Vereinbarungen (Durchfüh- rung des Verfahrens) Bereitstellung Vertragsentwurf Beratung und Aufgabenbe- reich (Ausschreibungs- und Ausführungsphase) Kontrolle allgemeine Anforde- rungen für AOV und damit verbundene Beratung Bereitstellung von Vordrucken | Informationssystem der öffentlichen Verträge E-procurement Plattform Veröffentlichung und Trans- parenz im Bereich der öffent- lichen Verträge Programmierung der öffentli- chen Bauleistungen, Liefe- rungen und Dienstleistungen Ansprechpartner für zentrale Dienststellen zum Versenden von Daten Verwaltung Verzeichnis WT Verwaltung Verzeichnis Mitglieder Bewertungskom- mission bei Ausschreibungen Veröffentlichung Richtpreis- verzeichnisse | Beschaffungs- strategien Marktstrategien Bedarfsanalyse Abfassung technischer Ver- tragsbedingungen Erstellung der Zulassungs- ausschreibungen und Füh- rung des el. Marktes Südtirol (EMS) Dynamische Beschaffungs- systeme Beratung im Aufgabenbereich Allgemeine technische Ver- tragsbestimmungen (ATV) Rahmenabkommen und Vereinbarungen (Vorbereitung und Durchführung) Referenzpreise | ||||
Beobachtungsstelle für öffentliche Verträge Landesbeobachtungsstelle | |||||||
3. PROFIL
3.1 Personalressourcen
Seit 2016 arbeitet die Agentur ausschließlich mit Landespersonal aus einem eigenen Stellenplan. Xx 00.00.0000
Xxxxxxxxxxx Mitarbeiter:
❑ 45,25
Mitarbeiter im Dienst:
❑ 42,00
Organigramm
Generalsekretariat der Landesverwaltung
Revision
Direktor
Lenkungs- & Koordinierungsbeirat
Verwaltung
Audit
Einheitliche Vergabe- stelle Bauaufträge
Einheitliche Vergabe- stelle Dienstleistungen & Lieferungen
Informationssystem der öffentlichen Verträge
Beschaffungs- strategien
Beobachtungsstelle
3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Ressourcen
Seit 2016 erstellt die Agentur den Haushalt mit Wirtschaftsgebarung.
Die Landesregierung stellt der Agentur dafür jährlich einen Betrag zur Verfügung, der vorwiegend für die Personalkosten und Kosten für die Verwaltung des Informatik-Portals, sowie für die Finanzierung der Veröffentlichungsspesen für Ausschreibungsbekanntmachungen und deren Ergebnisse, benötigt wird.
Die Einnahmen der Agentur bestehen aus:
• Geldmitteln und zweckdienlichen und personellen Ressourcen, die von der Landesregierung zur Verfügung gestellt werden.
• eigenen Einnahmen aus Überweisungen von Betrieben wegen eventueller Sanktionen, für die Zulassung zu den Dokumenten und dem Ankauf von CD Roms, welche die Ausschreibungs- unterlagen beinhalten
Gemäß Budget für das Jahr 2016, setzen sich die Ausgaben folgendermaßen zusammen:
Personalkosten, einschließlich der entsprechenden Fortbildung | 2.640.000,00 € |
Kosten für die Verwaltung des Portals | 1.124.000,00 € |
Verwaltungsspesen zur Abwicklung der Tätigkeiten der Agentur | 148.000,00 € |
Kosten für die Durchführung der Ausschreibungen | 117.000,00 € |
Ausgaben für Beratungen, Gutachten und Analysen | 52.000,00 € |
3.3 Institutionelle Aufgabe und Auftrag
Bei Erfüllung ihres institutionellen Auftrags, wie von der geltenden und bereits zitierten Gesetzgebung vorgegeben, übernimmt die Agentur die Funktion einer einheitlichen Vergabestelle (EVS) und Sam- melbeschaffungsstelle mit Aufgaben wie Planung, Beratung, Vorbereitung, Durchführung und Zu- schlagserteilung bei den Ausschreibungen zur Beschaffung öffentlicher Bauleistungen, Dienstleistun- gen und Lieferungen, auch durch Rahmenvereinbarungen.
Unbeschadet der Zuständigkeiten und Verantwortung des einzigen Verfahrensverantwortlichen „RUP“ bei der jeweiligen Verwaltung, führt ausschließlich die Agentur Tätigkeiten allgemeinen Interesses oder von Dienstleistungen für Organisationseinheiten des Landes und der örtlichen Körperschaften an ihrer Stelle, oder in ihrem Namen und an ihrer Stelle auch als Vergabestelle durch.
3.4 Die Gliederung der Performance
Die Agentur legt auf der Grundlage des institutionellen Auftrages und der finanziellen Vorgaben und Beschränkungen, die strategischen Ziele in einem Dreijahreszeitraum fest. Sie umfassen alle Tätig- keitsbereiche der Agentur.
Die festgelegten strategischen Ziele werden dann auf jährliche Entwicklungsschwerpunkte herabge- brochen. Sowohl den strategischen Zielen, als auch den Entwicklungsschwerpunkten werden Indika- toren zugeordnet (auch mehrere für jedes einzelne Ziel).
ZIELSETZUNG, STRATEGISCHE BEREICHE, STAKEHOLDER
Korrekt, transparent, fair, effizient, effektiv, rechtskonform
Richtpreis- verzeichnis
Beratung & Weiterbildung
IT-System (ISOV)
Audit
Vergabe- verfahren
Individuelle Vergabeverfahren Public Private Partnership (PPP)
Sammelbeschaffung
Öffentlich Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge
• Landesverwaltung, Hilfskörperschaften & Inhousegesellschaften
• Gemeinden, Bezirksgemeinschaften, örtl. Körperschaften, Gesellschaften
• Schulen, Freie Universität, Hochschule f. Musik, Europäische Akademie
• Südtiroler Sanitätsbetrieb
• Handelskammer
• Öffentliche Konsortien
Die Abbildung beschreibt die Ziele der Agentur, die strategischen Bereiche und die Stakeholder der Agentur.
Die Agentur steht für korrekte, transparente, faire, effiziente, effektive und rechtskonforme Vergabe- verfahren.
Der institutionelle Auftrag gliedert sich in fünf strategische Bereiche:
• Vergabeverfahren für öffentliche Bau-, Dienstleistungs- und Lieferaufträge mit
o individuellen Vergabeverfahren
o Sammelbeschaffungen und
o Public Private Partnership (PPP) verfahren,
• Richtpreisverzeichnis
• Beratung und Weiterbildung
• Informationssystem öffentliche Verträge (Plattform ISOV)“ und
• Audit.
Diesen Bereichen sind laut Auftrag folgende strategische Ziele zugeordnet:
1. mittels der Sammelbeschaffungsstelle und den einheitlichen Vergabestellen (EVS) wird auf Lan- desebene die Planung laut Art. 21 des GvD 50/2016 durchgeführt, Rahmenvereinbarungen und der elektronische Markt Südtirol (EMS) angeboten und Verfahren zur Beschaffung öffentlicher Bauleistungen, Dienstleistungen und Lieferungen über dem EU Schwellenwert abgewickelt
2. die Richtpreisverzeichnisse werden jährlich ajouriert, auch mittels Vergleich mit den effektiv, wäh- rend der Ausschreibungsverfahren erhobenen Preise, und werden dann mittels der gängigen, elektronischen Formate zur Verfügung gestellt
3. Beratung und Weiterbildung
4. die EDV-Plattform bietet alle gesetzlich vorgesehenen Funktionen zur telematischen Beschaffung von Bauleistungen, Dienstleistungen und Lieferungen und unterstützt die effiziente und effektive Abwicklung der Verfahren.
5. die Agentur führt stichprobenartige Kontrollen von mindestens 6% der Vergaben auf Landesebene laut den von der Landesregierung zu bestimmenden Verfahren durch.
Jedes einzelne strategische Ziel wird dann in jährliche Entwicklungsschwerpunkte gegliedert, die über spezifische Tätigkeitsprogramme abgewickelt werden.
4. UMFELDENTWICKLUNG
4.1 Externe Umfeldentwicklung
Laut Beschluss der Landesregierung 25/2016 und der EU Strategie Europa 2020 für ein intelligentes, nachhaltiges und integratives Wachstum sollen die Beschaffungsprozesse der Öffentlichen Verwal- tungen effizienter, effektiver, Kosten effizient und Bürger- und Wirtschaft orientiert gestaltet werden.
Aufgrund des großen Vergabevolumens ist die öffentliche Verwaltung ein essentieller Promotor zur Förderung der strategischen Ziele der EU: Innovation, Wirtschaftsentwicklung, ökologische und sozia- le Entwicklung.
Zur Umsetzung dieser Ziele fordert die EU für die Öffentliche Beschaffung:
• die Zusammenlegung und Zentralisierung der Beschaffung der öffentlichen Verwaltungen ein- schließlich einer grenzüberschreitenden Zusammenarbeit (joint cross border procurements),
• die Stärkung ressourcenschonender, ökologischer und sozialer Aspekte in den Vergaben,
• die Erhöhung des KMU Marktanteils bei Öffentlichen Aufträgen,
• den Ankauf innovativer, wachstums- und beschäftigungswirksamer Produkte und Dienstleis- tungen,
• die Förderung des e-procurements. E-procurement fördert laut Europa 2020 die Prozessopti- mierung, Kostensenkung, Verwaltungsvereinfachung, Transparenz und Innovation.
Die Umsetzung der Bestimmungen zur digitalen Verwaltung und die Vereinfachung und Rationalisie- rung der Verwaltungsverfahren, sowie die Förderung der Transparenz und Vorbeugung der Korruption gehören 2017 auch zu den gemeinsamen Zielen aller Organisationseinheiten der Landesverwaltung.
Dabei wirken auch die Zukunftstrends unserer Gesellschaft sehr stark auf das Öffentliche Beschaf- fungswesen ein:
• demographischer Wandel,
• Globalisierung,
• steigende Komplexität,
• zunehmender Kostendruck in der Öffentlichen Verwaltung (Spending review),
• wachsende Bedeutung von Information und Wissen,
• immer kürzere Innovationszyklen,
• steigende Digitalisierung, Virtualisierung, Vernetzung und zunehmende Cyberkriminalität.
Somit sind eine bedarfsgerechte Optimierung des Preis/Leistungsverhältnisses der beschafften Pro- dukte und Dienstleistungen über den gesamten Lebenszyklus, sowie ein effizienter Beschaffungspro- zess im dynamischen Umfeld unter Einsatz moderner Informationstechnologien die strategischen Herausforderungen zur Entlastung der öffentlichen Haushalte. Transparente und faire Vergabeverfah- ren, sowie laufende Innovation und Weiterentwicklung sind dabei zentrale Erfolgsfaktoren. Insbeson- dere die immer kürzeren Innovationszyklen erfordern eine immer kürzere Verfahrensdauer und Ver- tragslaufzeit. Damit steigt die Anzahl der durchzuführenden Verfahren.
2016 sind das neue Landesgesetz über öffentliche Aufträge Nr. 16/2015 und der neue Kodex für Öf- fentliche Aufträge GvD 50/2016 in Kraft getreten. Zahlreiche Durchführungsbestimmungen und An- wendungsrichtlinien sind derzeit in Ausarbeitung, bzw. werden noch erwartet. Die Umsetzung der laufend neuen Bestimmungen und der Abgleich und die nötige Koordinierung zwischen Xxxxxx- und Landesgesetzen erfordern beachtliche Ressourcen.
4.2 Interne Umfeldentwicklung
Das interne Umfeld der Agentur weist Stärken und Schwachstellen auf, die beide mit den verfügbaren Ressourcen zusammenhängen.
Durch gesetzliche Änderungen bekam die Agentur eine Reihe neuer Aufgaben, wie die Sammelbe- schaffung, spending review, die Entwicklung von Beschaffungsstrategien, das Audit, usw.. Mit der Einstellung neuer Mitarbeiter wurde begonnen, abgeschlossen wird sie innerhalb 2017. Zudem benö- tigt die Agentur hochqualifiziertes Personal, in das mittel- und langfristig investiert werden soll.
Trotz obgenannter Schwierigkeiten besteht die Stärke der Agentur darin, dass es ihr gelungen ist, das know how der Mitarbeiter zu fördern und die Mitarbeiter mittels gezielter Fortbildungen zu ermutigen in einem motivierten Umfeld zu arbeiten. Es wird intern versucht das Fachwissen zwischen den ver- schiedenen Bereichen auszutauschen, organisationales Lernen zu fördern und durch die Bildung von Arbeitsgruppen das interdisziplinäre Denken und Handeln der Verwaltungstätigkeit zu steigern. Zur Stärkung der Sammelbeschaffung ist insbesondere die interdisziplinäre Kooperation zwischen allen beteiligten öffentlichen Einrichtungen ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Ein zentraler Erfolgsfaktor der Agentur ist das ISOV Portal. Durch den hohen Grad an Digitalisierung können die Prozesse effizient, Ressourcen schonend, einfach und transparent abgewickelt werden. Dabei zählt die Agentur zu den Vorreitern.
Dieser hohe Grad an Digitalisierung soll nun auch auf das neue zentralisierte elektronische Sammel- beschaffungssystem und den Informationsaustausch mit den beauftragenden Verwaltungen ange- wandt werden. Eine optimale Integration der Sammelbeschaffung in die Prozesse der beauftragenden Verwaltungen ist aufgrund der Heterogenität der Systeme eine große Herausforderung für die nächs- ten Jahre. Nur so können aber alle Synergie- und Optimierungseffekte maximal genutzt werden.
5. STRATEGIE
5.1 Strategische Ziele
5.1.1. Mittels der Sammelbeschaffungsstelle und den einheitlichen Vergabestellen ste- hen auf Landesebene Rahmenabkommen und Vereinbarungen zur Verfügung, und es werden die Beschaffungsverfahren von Lieferungen/Dienstleistungen und Bauaufträgen über dem Schwellenwert abgewickelt
Nr. | Indikator | Steuer- barkeit | Ein- heit | IST | Planjahre | ||
2016 | 2017 | 2018 | 2019 | ||||
1 | Anzahl der aktiven Kundma- chungen für den elektronischen Markt der öffentlichen Verwal- tungen in Südtirol | 1 | Nr. | 11 | 61 | 121 | 151 |
2 | Anzahl der neu abgeschlosse- nen Vereinbarungen und Rah- menabkommen | 3 | Nr. | 1 | 41 | 51 | 51 |
3 | Anzahl der durchgeführten Offe- nen Ausschreibungsverfahren | 3 | Nr. | 79 | 105 | 103 | 103 |
4 | Prozentsatz der gewonnenen Rekurse im Verhältnis zu den eingegangenen | 3 | % | nicht vor- hersehbar 0 | nicht vor- hersehbar | nicht vor- hersehbar | nicht vor- hersehbar |
Beschreibung | |||||||
Die öffentliche Verwaltung kann ihre Ankäufe gemäß “spending review” abwickeln. Künftig werden zur Kostenreduktion, Effizienzsteigerung, Förderung der fairen, korrekten, effektiven und rechtskonformen Vergabe verstärkt Sammelbeschaffungen angeboten. Dies erfordert eine frühzeitige Einbin- dung aller betroffenen Vergabestellen und eine interdisziplinäre organisationsübergreifende Zusammenarbeit. | |||||||
5.1.2. Die elektronischen Preisverzeichnisse der Hoch-und-Tiefbauarbeiten werden jährlich mittels Vergleich mit den effektiv erhobenen Preisen bei den Ausschrei- bungen aktualisiert und in den gängigen elektronischen Formaten veröffentlicht
Nr. | Indikator | Steuer- barkeit | Ein- heit | IST | Planjahre | ||
2016 | 2017 | 2018 | 2019 | ||||
1 | Verfahren für öffentliche Bauauf- träge > 150.000 Euro | 3 | Nr. | 200 | 200 | 600 | 600 |
2 | zu aktualisierende Einheitspreise mittels Verzeichnis der Richtprei- se | 3 | Nr. | 16.200 | 16.000 | 15.500 | 15.000 |
Beschreibung | |||||||
Erfassung der Einheitspreise der hauptsächlich verwendeten Materialien für die Ausführung der öffentlichen Bauaufträge und deren Vergleich mit den geschätzten und jenen für die Eintragung in die Verzeichnisse der Richtpreise vorgeschlagenen Preise. | |||||||
1 Abhängig vom Zeitpunkt, Menge und Qualität der verfügbaren Ressourcen (inkl. IT Unterstützung)
5.1.3. Beratung und Weiterbildung
Nr. | Indikator | Steuer- barkeit | Ein- heit | IST | Planjahre | ||
2016 | 2017 | 2018 | 2019 | ||||
1 | 1 bis 2 Vollzeitäquivalente unter- stützen die Abteilungen der Lan- desverwaltung, die Ausschrei- bungen tätigen, jedoch wenig Fachwissen haben und nur selten Vergabeverfahren durchführen, bei der Abwicklung der Verfahren | 3 | An- zahl Ver- fah- ren | 2 | 10 | 20 | 20 |
2 | Anzahl der Informationen, Formu- lare und Informationsveranstal- tungen | 2 | An- zahl | 100 | 100 | 100 | 100 |
5.1.4. Die EDV-Plattform verfügt über alle vom Gesetz vorgesehenen Funktionen für die telematische Beschaffung von Lieferungen/Dienstleistungen und Bauaufträgen und wird für die Abwicklung der entsprechenden Verfahren genutzt.
Nr. | Indikator | Steuer- barkeit | Ein- heit | IST | Planjahre | ||
2016 | 2017 | 2018 | 2019 | ||||
1 | Inbetriebnahme der digitalen Archivierung aller früheren und derzeitigen Ausschreibungsunter- lagen | 2 | Nr. | 0 | 200.000 | 55.000 | 50.000 |
2 | Ergänzung und Anpassung der Funktionen um die Bestimmun- gen bezüglich der Veröffentli- chung und Transparenz einzuhal- ten | 3 | Nr. | 5 | 10 | 10 | 10 |
3 | Anzahl der mittels Portal durch- geführten Vergabeverfahren | 3 | Nr. | 60.000 | 56.000 | 52.000 | 50.000 |
4 | Betrag der mittels Portal durchge- führten Vergabeverfahren | 3 | € | 1.150 Mio.€ | 1.150 Mio.€ | 1.150 Mio.€ | 1.150 Mio.€ |
5 | Anzahl der zugelassenen Kosten- stellen | 3 | Nr. | 700 | 690 | 680 | 680 |
6 | Anzahl der registrierten Wirt- schaftsteilnehmer | 3 | Nr. | 16.500 | 17.500 | 18.500 | 19.000 |
Beschreibung | |||||||
Die Verwaltung der ISOV Plattform wird Anfang 2017 neu ausgeschrieben. Dies bietet neue Chancen und Risiken für die Digitalisierung, die Vereinfachung, und Effizienzsteigerung der Verwaltungsverfahren. Die Plattform unterstützt alle örtlichen Verwaltungen Südtirols bei der Erfüllung folgender Pflichten: a) Verwaltung der telematischen/traditionellen Verfahren (Art. 6/bis LG 17/1993; Art. 22 und Art. 53 der EU- Richtlinie 2014/24/EU); b) laufende und jährliche Veröffentlichung mittels offenem Tabellenformat bezüglich der Zuschläge und Ver- gaben (Art. 28/bis LG 17/1993; Art. 1 c. 32 Gesetz 190/2012; etliche ANAC-Beschlüsse im Bereich Veröf- fentlichungsmodalitäten der Daten); c) Jahresprogramm und die entsprechende Rechnungslegung, bezüglich der öffentlichen Bauvorhaben (Art. 4 LG 6/1998; Art. 128 GvD 163/2006; Ministerialdekret 24.10.2014); d) Formblätter der Beobachtungsstelle öffentliche Verträge (Art.7 GvD 163/2006; Einverständniserklärung zwischen AVCP und der Xxxxxx-Regionen- und Autonome Provinzen-Konferenz, welche am 28 Xxxx 2008 unterzeichnet wurde); e) Erhebung der unvollendeten Bauvorhaben (Art. 44/bis Legislativdekret 201/2011; Art. 2 Ministerialdekret 42/2013); f) Erfüllung der Veröffentlichungspflichten für die Zuerkennung von Vergütungen und Honoraren an Perso- nen, an Freiberufler, Unternehmen und private Körperschaften (Art. 28/bis LG 17/1993); | |||||||
Anzahl der am Portal durchgeführten Vergabeverfahren Beträge der am Portal durchgeführten Vergabeverfahren
40.000
35.000
30.000
25.000
20.000
2013
2014
2015
15.000
10.000
5.000
0
Esiti Trasparenza
Telematisch Telematica
Traditionell Tradizionale
Anzahl der am Portal durchgeführten Vergabeverfahren
800.000
92,0%
700.000
83,4%
600.000
73,6%
500.000
400.000
300.000
25,9%
200.000
16,5%
100.000
8,0%
0,5% 0,0% 0,0%
-
Esiti Trasparenza
Telematisch Telematica
Traditionell Tradizionale
Beträge der am Portal durchgeführten Vergabeverfahren
5.1.5. Aufbau der Stabstelle Audit
Nr. | Indikator | Steuer- barkeit | Ein- heit | IST | Planjahre | ||
2016 | 2017 | 2018 | 2019 | ||||
1 | Auditierte Vergabeverfahren | 3 | Nr. | 0 | 500 | 1.000 | 1.500 |
Beschreibung | |||||||
Das Audit-Verfahren dient einer einheitlichen Anwendung der Bestimmungen in Südtirol und soll den Vergabe- stellen dabei helfen ihre Aufgaben besser wahrzunehmen. | |||||||
5.2 Entwicklungsschwerpunkte – strategische Projekte
5.2.1. Zusätzliche Digitalisierung der Ausschreibungen und Vergaben
Jahr | Tätigkeiten / Meilensteine |
2017 | Förderung der IT Unterstützung des elektronischen Marktes und der IT unterstützten Zusammenarbeit mit den Stakeholdern |
2018 | Förderung der IT unterstützten Prozessintegration mit wesentlichen Stakeholdern |
2019 | Weitere Förderung der IT unterstützten Prozessintegration zur Effizienzsteigerung, Transparenz und korrekten Abwicklung der Vergaben der wesentlichen Stakeholder |
Beschreibung | |
Die ISOV Plattform ist bereits Vorreiter in der Digitalisierung der Verwaltungsverfahren innerhalb der Südtiroler Landesverwaltung und auch gegenüber den anderen Vergabeagenturen in Italien und Europa. Mit der Neuver- gabe der Konzession der Plattform Anfang 2017 bieten sich neue Chancen für die Digitalisierung, die Vereinfa- chung und Effizienzsteigerung der Verwaltungsverfahren und die Vorbeugung der Korruption. Die zunehmende Cyberkriminalität und die wachsenden Anforderungen an die Informationssicherheit stellen die Agentur vor immer größere Herausforderungen. Zur effizienten Beschaffung benötigt insbesonders die Sammelbeschaffung einen optimalen IT unterstützten Informationsaustausch zur Kooperation und zur Prozessintegration der zentralen Beschaffungen in die IT Syste- me der jeweiligen Stakeholder. Dies wird eine große Herausforderung für die kommenden Jahre. | |
5.2.2. Vervollständigung und Verbesserung der ISOV Datenbank
Jahr | Tätigkeiten / Meilensteine |
2017 | Eingabe aller Daten des Informationssystems der bestehenden Plattform in die neue Plattform |
2018 | Erhöhung der Anzahl der im „telematischen Verzeichnis WT“ registrierten Wirtschaftsteilnehmer |
2019 | Anpassung der Programmierungsinstrumente an die Bestimmungen, die im Verlaufe des Jahres 2017 vom MIT (Transportministerium) erlassen werden |
Beschreibung | |
Ziel ist es den lokalen Vergabestellen die Verfügbarkeit eines Informationssystems und einer elektronischen Plattform zu garantieren, die allen verwaltungs- und informationstechnischen Anforderungen im Bereich öffentli- che Aufträge und Verträge gerecht werden. | |
6. VON DEN STRATEGISCHEN ZU DEN OPERATIVEN ZIELEN
6.1 Operative Ziele 2017
Einheitliche Vergabestelle für Dienstleistungen und Lieferungen | ||
Nr. | Operatives Jahresziel | Indikatoren/Kriterien |
1 | offene Ausschreibungsverfahren über EU-Schwelle für Lieferun- gen und Dienstleistungen über EU-Schwelle von 207.000,00 Euro | Anzahl 40 |
2 | Ausschreibungen im Bereich Architektur- und Ingenieurleistungen | Anzahl 25 |
3 | Anzahl der neu ausgeschriebenen Vereinbarungen und Rahmen- verträge | Anzahl 4 |
4 | Bereit gestellte Vertragsentwürfe, Informationen, Formulare und Informationsveranstaltungen | Anzahl 39 |
5 | Schriftliche und mündliche Gutachten | Anzahl 350 |
6 | Zeitraum zur Anpassung der Formblätter | Innerhalb von 14 Tagen |
Einheitliche Vergabestelle Bauaufträge | ||
Nr. | Operatives Jahresziel | Indikatoren/Kriterien |
1 | Ausschreibungsverfahren von Bauaufträgen über 2.000.000 Euro; | Anzahl 40 |
2 | Project financing Verfahren | Anzahl 2 |
3 | Bereit gestellte Vertragsentwürfe, Informationen, Formulare und Informationsveranstaltungen | Anzahl 39 |
4 | Schriftliche und mündliche Gutachten | Anzahl 290 |
5 | Zeitraum zur Anpassung der Formblätter | Innerhalb von 14 Tagen |
Informationssystem der öffentlichen Verträge | ||
Nr. | Operatives Jahresziel | Indikatoren/Kriterien |
1 | Auf dem ISOV Portal veröffentlichte Einkaufsverfahren | Anzahl 56.000 |
2 | Erhöhung der Anzahl der im „telematischen Verzeichnis WT“ re- gistrierten Wirtschaftsteilnehmer | Anzahl 1.500 |
3 | Überprüfung der Formblätter der Beobachtungsstelle auf Anwei- sung der ANAC | Anzahl 750 |
Bereich Beschaffungsstrategien | ||
Nr. | Operatives Jahresziel | Indikatoren/Kriterien |
1 | Neu veröffentlichte Kundmachungen für den elektronischen Markt der öffentlichen Verwaltungen in der Provinz Bozen | Anzahl 6 |
2 | Anzahl der neu erstellten Leistungsverzeichnisse für Vereinbarun- gen und Rahmenverträge | Anzahl 4 |
3 | Bereit gestellte Vertragsentwürfe, Informationen, Formulare und Informationsveranstaltungen | Anzahl 10 |
4 | Zeitrahmen zur Zulassungsbefähigung der Wirtschaftsteilnehmer im EMS (außer er unterliegt der stichprobenartigen Kontrolle im Rahmen der 6%) | 15 Tage ab Anfrage |
5 | Bedarfsanalyse und Festlegung Zweijahresplan für die Sammel- beschaffung | Anzahl 1 |
6.2 Dem Führungspersonal zugewiesene Ziele
Der Direktor der Agentur:
• ist gesetzlicher Vertreter der Agentur;
• sorgt für die Einberufung der Sitzungen des Lenkungs- und Koordinierungsbeirats, übernimmt den Vorsitz und legt die Tagesordnung fest;
• unterbreitet der Landesregierung das Dreijahresprogramm, in dem die Ziele, Prioritäten und Ressourcen, sowie der Personalbedarf der Agentur festgelegt sind, zur Genehmigung;
• sorgt für den Abschluss der in Art. 27 Abs. 5 des Landesgesetzes Nr. 15/2011 vorgesehenen Vereinbarung und legt den Beitritt für die Nutzer/die beigetretenen Nutzer fest;
• trifft die nötigen Maßnahmen zur Umsetzung der institutionellen Aufgaben und zur Verwaltung der Agentur;
• legt die allgemeinen Kriterien für die Beauftragung der Fachpersonen fest und schließt die Verträge und Vereinbarungen mit Körperschaften, Einrichtungen und Unternehmen ab;
• erfüllt sämtliche weitere Aufgaben, die notwendig sind, damit die Agentur gut arbeiten kann;
• erstellt die Unterlagen für die Sitzungen des Lenkungs- und Koordinierungsbeirats;
• übernimmt die verwaltungsmäßige, buchhalterische und steuerliche Führung der Agentur;
• erstellt den Haushaltsvoranschlag und die Abschlussrechnung und bereitet die Maßnahmen zur Änderung des Haushalts vor;
• unterzeichnet die Zahlungsanweisungen und Einhebungsanweisungen;
• genehmigt die Geschäftsordnungen, betreffend den Ablauf und die Realisierung der institutio- nellen Aufgaben, sowie der Verwaltung der Agentur;
• überwacht und koordiniert die Tätigkeit der Bereiche und Strukturen der Agentur und der Ver- antwortlichen für Verwaltungsverfahren, auch mit Ersatzbefugnis bei Untätigkeit;
• koordiniert und arbeitet mit den Nutzern/beigetretenen Nutzern der Agentur zusammen.
7. DER PROZESSABLAUF UND DIE ZUR VERBESSERUNG DER VERFAHRENSZEITEN GESETZTEN MAßNAHMEN
7.1 Abschnitte, Personen und Zeiten zur Erstellung des Performanceplanes
Die Abfassung des Plans ist das Ergebnis eines im Laufe des Jahres 2014 begonnenen Prozesses, während dem die strategischen Bereiche und die strategischen Ziele festgelegt und genehmigt wur- den. 2016 wurde das Organigramm der Agentur den neuen Rahmenbedingungen angepasst.
Der Performance-Plan der Agentur wurde von einer Arbeitsgruppe, bestehend aus den Bereichsleitern und koordiniert vom Direktor der Agentur, ausgearbeitet.
7.2 Übereinstimmung mit der wirtschaftlich- finanziellen Programmierung (Haushalt)
Die Tatsache, dass sich die Agentur ab 2016 zu einem Haushalt mit Wirtschaftsgebarung entschlos- sen hat, ermöglicht eine größere Schlüssigkeit mit dem Performance-Plan, weil der neue Haushalt dreijährig ist und sich in Programme und Zielvorhaben gliedert. Dieses Ziel einer größeren Kohärenz zwischen den beiden Dokumenten wird erstmals mit dieser Planung, die bis zum 31. Dezember 2016 abgeschlossen wird, erreicht.
Aufrecht bleibt jedenfalls, dass strategische Bereiche und Ziele eng mit den Ressourcen und mit dem Personal zusammenhängen, die von der Autonomen Provinz Bozen zur Verfügung gestellt werden, und dass auch für das Jahr 2017 die Ressourcen der Agentur insgesamt zugewiesen wurden, ohne zwischen den Bereichen zu unterscheiden.
7.3 Maßnahmen zur Verbesserung des Ablaufverfahrens der Performance
Die Agentur versteht den eigenen Zyklus der Performance als einen ständigen Entwicklungsprozess, der grundsätzlich für eine ständige Verbesserung offen ist. Aus diesem Grunde hat die Agentur eine Reihe von Initiativen ergriffen, um eine immer größere Effizienz und Transparenz bei der Durchfüh- rung der Ausschreibungen zu gewährleisten, sowohl für die Agentur selbst, als auch für alle Vergabe- stationen, die sich des Portals bedienen. Aus diesem Grunde ist das neue Landesgesetz vom 22.12.2015, Nr. 16 „Bestimmungen über die öffentliche Auftragsvergabe“ erlassen worden, das am 6. Jänner 2016 in Kraft getreten ist und Normen zur Vereinfachung und zu einer größeren Flexibilität bei den Zuschlagserteilungen der Ausschreibungen enthält und für eine Verbesserung des Zugangsver- fahrens für mittlere und kleine Betriebe sorgt.
Als Beispiel werden einige Initiativen angeführt, die direkt oder indirekt zu einer Verbesserung des Ablaufverfahrens der Performance führen:
1. Vereinfachung zugunsten der lokalen Körperschaften, die sich unterhalb bestimmter Schwel- lenwerte autonom bewegen können, ohne Beschaffungszentralen oder Formen der zwischen- gemeindlichen Zusammenarbeit in Anspruch zu nehmen;
2. Rahmenvereinbarungen und EMS (Elektronischer Markt Südtirol)) für Ankäufe, die für örtliche Körperschaften von größtem Interesse sind;
3. Zusammenarbeit mit Agenturen außerhalb der Provinz, zwecks Abschlusses von Rahmenver- einbarungen.