CITTA’ DI LEGNAGO
CITTA’ DI LEGNAGO
CAPITOLATO TECNICO
ART. 1 - OGGETTO
La quantità di personale orientativamente da gestire mensilmente viene quantificato in media in 140 cedolini
ART. 2 – DURATA
Il servizio oggetto della presente procedura avrà la durata di 3 anni, rinnovabile per ulteriori 3 anni, a partire dalla data di effettivo avvio del servizio ad esclusione delle attività preliminari necessarie all'avvio dell'appalto successivamente illustrate.
Allo scadere dei primi 36 mesi, valutata la positiva esecuzione del servizio, l’Amministrazione ha facoltà di rinnovare il contratto per ulteriori 36 mesi alle condizioni ed ai prezzi contenute nel contratto d’appalto e nel Capitolato Tecnico.
Allo scadere del primo anno sarà facoltà del soggetto Affidatario recedere dal contratto senza necessità di addurre motivazioni.
ART. 3 - IMPORTO
L’importo presunto annuo dei servizi oggetto dell’appalto è pari ed Euro 12.000,00. Pertanto, l’importo complessivo stimato dell’appalto, per la durata massima di 6 anni, comprensiva dell'opzione di rinnovo, è pari ad Euro 72.000,00 (settantaduemila/00) IVA esclusa.
ART. 4 – PRESTAZIONI OGGETTO DEL SERVIZIO
I servizi oggetto dell’appalto riguardano i seguenti prodotti/prestazioni: 1) Elaborazione mensile degli stipendi alle seguenti categorie di personale:
a) Dipendenti degli Enti Locali secondo il CCNL del Personale Comparto Regioni Autonomie Locali compresa l’Area delle Dirigenza (dipendenti a tempo indeterminato e determinato, posizioni organizzative, dirigenti a tempo indeterminato);
b) Segretari Comunali secondo il Contratto Nazionale Segretari Comunali e Provinciali;
c) Altri percettori di redditi assimilati a lavoro dipendente (Amministratori e Consiglieri Comunali, Borse di Studio, Componenti Commissioni ed ogni altra tipologia di lavoratori assimilati ex art 50 del TUIR );
d) Lavoratori socialmente utili;
e) Eredi;
2) Creazione mensile dei seguenti elaborati:
a) file stipendi per tesoriere e relativa stampa cartacea con nominativi dipendenti suddivisi per banca, rimessa diretta e relativi totali finali lordo/ritenute/netto
b) file Uniemens contenente la ListaPosPa per denuncia mensile e i versamenti contributi ed oneri all’INPS gestione dipendenti pubblici, compreso oneri per amministratori in aspettativa e relativo invio telematico all’INPS tramite flusso UNIEMENS LISTAPOSPA e sue eventuali modifiche;
c) Adempimenti correlati al Fondo Perseo;
d) file UNIEMENS per dipendenti a tempo determinato, xx.xx.xx., amministratori e relativo inoltro all’INPS e sue eventuali modifiche;
e) file F24EP per versamenti IRPEF, IRAP, Addizionali Regionali, Addizionali Comunali, INPS, INAIL e INPS gestione dipendenti pubblici, ed invio telematico, previa acquisizione dei dati anche da parte della Ragioneria dell’Ente per l’inserimento degli stessi;
f) file per la produzione delle seguenti stampe:
- riepilogo voci paga con totali per voce e totali generali xxxxx, ritenute, xxxxx e oneri;
- riepilogo mensile con indicato nominativo dipendente, imponibile, contributo e onere con eventuale suddivisione per anno, tipo - competenza/cassa – in caso di liquidazioni riferite ad anni precedenti, relativamente a ex CPDEL; FONDO CREDITO; TFS; TFR; DS; IRAP;
- riepiloghi separati per ciascuna voce di competenze e di ritenute, utilizzate nel mese con indicazione del nome del percipiente;
g) file per l’emissione di reversali e mandati, nel rispetto dei tempi richiesti dal servizio finanziario dell'ente, con suddivisione delle imputazione di spesa, sia per retribuzioni che per oneri ed irap, con l’indicazione della Codifica di Bilancio, dei CAPITOLI / IMPEGNI /CODICI SIOPE / ACCERTAMENTI e DELL’ANNO DI RIFERIMENTO, con possibilità di trasferimento in automatico degli stessi al sistema di contabilità dell’Ente. Risulta pertanto indispensabile la garanzia di dialogo, senza oneri a carico dell’Ente, tra procedura paghe e tutte le singole procedure di contabilità dell'ufficio ragioneria dell'ente (City-financing Cityware licenza d’uso PAL infromatica srl)
h) inoltro dei cedolini e delle CU ai dipendenti via mail.
3) elaborazioni extra mensili:
a) Autoliquidazione INAIL. Il Servizio Personale provvederà a comunicare all’Affidatario tutti i dati necessari (anticipi pagati ecc.) per l’autoliquidazione on line. I dati relativi a polizze o voci di rischio particolari riguardanti personale che non viene pagato dagli enti, ma solo coperto da assicurazione INAIL, saranno trasmessi alla ditta appaltatrice dal Servizio Personale, ai fini della quantificazione del premio. L’Affidatario entro 10 giorni prima della scadenza del versamento dell’onere derivante, dovrà far pervenire al Servizio Personale, fac - simile del mod. F24EP con i dati necessari alla liquidazione del premio dovuto da ogni singolo ente e invio telematico dello stesso;
b) dati per la denuncia annuale Irap con l’indicazione degli imponibili, dell’imposta e dei versamenti;
c) file dati per Conto Annuale (trimestrale ove richiesto ed annuale). I dati dovranno pervenire un mese prima dalla scadenza per il completamento da parte dell’ufficio e l’inoltro entro i termini di legge;
d) file Modello CU (sia annuale che in corso dietro richiesta del dipendente) e relativo invio telematico. L’affidatario si impegna a predisporre le CU per i soggetti non gestiti direttamente nella procedura paghe sulla base delle informazioni fornite dall'ente. Le CU dovranno essere integrate con le anagrafiche di personale, che pur non percependo compensi gestiti direttamente nella procedura paghe, vanno inseriti ai fini dell’assicurazione INAIL; il Servizio Personale, provvederà a trasmettere i dati anagrafici, le relative polizze INAIL di appartenenza , al fine dell’inserimento da parte dell’Affidatario;
e) adempimenti relativi alla completa gestione dei conguagli per l’assistenza fiscale mod. 730;
f) file Modello 770 (semplificato e ordinario). Per quanto i quadri del modello non afferenti alle informazioni gestite direttamente nella procedura paghe l’Affidatario si impegna, senza oneri aggiuntivi, su richiesta dell'ente, ad eseguire in tempo utile, la conversione ed il caricamento dei dati rilevati dalla procedura utilizzata dall'ufficio Ragioneria. L’Affidatario dovrà inoltre provvedere al completamento dei quadri del modello concernenti i versamenti fiscali, dietro consegna del materiale cartaceo da parte dell'Ente. L’Affidatario, a conclusione del lavoro, dovrà trasmettere, in qualità di intermediario, i modelli 770 semplificato e ordinario all’Agenzia delle Entrate;
g) file per stampa annuale per singolo dipendente che xxxxxxxxxx, suddivisi per mese, tutte le voci stipendiali sia di competenza che arretrate, nonché gli imponibili previdenziali e conseguenti oneri e trattenute, imponibili fiscali e relative trattenute, con totali per mese e anno (cedolone riepilogativo);
h) file stampe relative a singole voci paga (es. ore lavoro straordinario e relativi importi) pagati in un periodo (es. semestre) suddiviso per singolo dipendente;
i) allegato Stipendi per il Bilancio di Previsione, con le seguenti indicazioni minime:
dettaglio delle singole Voci stipendiali compreso oneri previdenziali ed assistenziali ed IRAP
dettaglio del personale raggruppato per codifica di bilancio titolo
/missione/programma/capitolo
riepilogo voci stipendiali compreso IRAP per codifica di Bilancio titolo /missione/programma/capitolo
indicazione della motivazione dell’esclusione dalla base imponibile
IRAP del soggetto
possibilità di produrre la stampa omettendo il nome del dipendente
j) bilanci di previsione ed adempimenti relativi agli assestamenti di legge.
k) possibilità di estrarre elenchi e riepiloghi riferiti a singole voci o a più voci retribuitive sommate fra loro sempre rispettando l’articolazione del bilancio dell’Ente. In questo ambito la fornitura dovrà prevedere una procedura ad hoc, per la gestione del fondo art. 15 CCNL 1/4/1999 del comparto, nonché del fondo della retribuzione di posizione e di risultato dei dirigenti. Più precisamente, una volta stabilito all’inizio dell’anno di competenza, l’importo totale dei due fondi, la procedura dovrà prevedere che tutte le voci retributive erogate ai dipendenti o dirigenti facenti parte del fondo vengano “scalate” dall’ammontare dei fondi stessi al fine di averne mese per mese la disponibilità residua. Analoga procedura dovrà essere prevista per il budget del lavoro straordinario con suddivisione per settori.
Tutte le denunce riferite all’anno precedente l’inizio del servizio oggetto dell’appalto sono a carico della ditta affidataria.
4) Adempimenti relativi alle materie oggetto della gara richiesti da successive disposizioni normative
5) Adempimenti connessi al rinnovo CCNL comparto EE.LL.
6) Adempimenti connessi alla notifica di cartelle esattoriali e di avvisi ECA relativi agli anni di vigenza del contratto e agli anni precedenti all'affidamento del servizio. Per adempimentio s'intende la presentazione di documentazioni ed istante atte alla definizione e/o annullamento della richiesta pervenuta dall'Ente accertatore;
7) Consulenza del lavoro per le materie attinenti l’oggetto di gara con particolare riferimento agli aggiornamenti legislativi e normativi in materia di contrattualistica del personale degli Enti locali, previdenza, trattamento economico del personale, disposizioni fiscali, contabilità e spesa degli Enti Locali nonché in materia di costituzione del fondo per le risorse decentrate e di relazioni sindacali;
ART. 5 – MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO ED OBBLIGHI DELL’AFFIDATARIO
a) l’Affidatario dovrà assicurare il reperimento telefonico di un operatore in grado di fornire di dare risposte su tutte le problematiche oggetto della gara, tutti i giorni dal lunedì al venerdì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e dalle 14,30 alle 18,00;
b) l’Affidatario s’impegna a garantire la stabilità e continuità del servizio nonché a mantenere gli opportuni contatti con gli uffici competenti dell’Amministrazione;
c) i prodotti di cui all’art. 4 punto.3 lett b) g) h) i) j) dovranno essere consegnati alle scadenze richieste dall’Amministrazione ed indicate in apposito protocollo operativo sottoscritto dalle parti.
I file relativi alle elaborazione mensili invece vanno consegnati all’Ente non più tardi del
16 di ogni mese, salvo successivo diverso accordo fra le parti (per il mese di dicembre entro il giorno 10). Il Servizio Personale si impegna a fornire, con le modalità che verranno stabilite, tutte le informazioni relative alle retribuzioni entro i primi dieci giorni del mese, (fatta eccezione per il mese di dicembre);
d) l’Affidatario dovrà assicurare che gli operatori addetti agli stipendi possano accedere ai programmi in forma di visualizzazione per eventuali verifiche e stampe (es: rapporto, indirizzi, ecc…);
e) l’Affidatario deve inoltre consentire l’utilizzo da parte degli addetti del Servizio Personale, della procedura e delle banche dati ivi contenute, senza naturalmente modifiche dei dati, ai fini della produzione di qualsiasi elaborazione;
f) l’Affidatario dovrà infine consentire la possibilità di export dei dati conservati in archivio tramite stampe parametriche e file acquisibili tramite procedure excel od open source.
g) l’Affidatario dovrà effettuare nel primo anno di attività non meno di 4 giornate di formazione della durata di almeno 4 ore ciascuna presso la sede dell'appaltante per istruire gli addetti dell'ufficio del Personale sulle funzionalità dell'applicativo in modalità remoto; per gli anni successivi le giornate dovranno essere non inferiori a 2 per ciascun anni di durata dell'appalto.
ART. 6 – RECUPERO E CARICAMENTO DATI
L’Affidatario dovrà provvedere con ogni onere a suo carico al recupero e caricamento dei dati presenti nella procedura attuale utilizzata dall’Ente (WDPAGHE licenza d’uso Datagraph srl).
ART. 7 - OBBLIGHI DELLA DITTA PER LE BANCHE DATI
L’Affidatario, alla conclusione del servizio, si impegna a consegnare le banche dati formate nel corso della gestione all’Amministrazione destinataria senza onere alcuno, in formato aperto o in database opensource, con descrizione completa delle relazioni e dei campi delle tabelle utilizzate e delle query SQL standard necessarie per una completa lettura dei dati.
ART. 8 – PERSONALE
Il personale dell’Affidatario impiegato per lo svolgimento delle attività oggetto del presente affidamento agirà sotto la diretta ed esclusiva responsabilità dell’Affidatario medesimo.
ART. 9 - RISERVATEZZA
L’Affidatario e i suoi dipendenti e/o collaboratori sono vincolati dal segreto d’ufficio; pertanto le notizie e le informazioni conosciute in dipendenza dell’esecuzione delle attività affidate non potranno in alcun modo comunicate o divulgate a terzi.
ART. 10 - RESPONSABILITÀ
ART. 11 – POLIZZA ASSICURATIVA
La Ditta aggiudicataria sarà tenuta a stipulare apposita polizza di responsabilità civile professionale con un massimale unico di capitale annuo assicurato di € 450.000,00 per eventuali danni a persone e/o a cose, che possa cagionare all’Amministrazione, nel corso ed a causa dell’esecuzione della fornitura. Detta polizza dovrà essere prodotta all’atto della stipulazione del contratto.
ART. 12– PAGAMENTI
Il pagamento avverrà con cadenza trimestrale entro 30 dal ricevimento della fattura elettronica mediante accredito su conto corrente bancario debitamente comunicato all’Amministrazione.
L’Amministrazione effettuerà il pagamento dopo aver accertato il regolare prestato servizio e previa esibizione della documentazione attestante il versamento dei contribuiti assicurativi e previdenziali.
ART. 13 – TRACCIABILITÀ DEI FLUSSI FINANZIARI
L’Affidatario del servizio assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 della legge n. 136/2010 e con la firma del contratto si impegna a comunicare all’Amministrazione gli estremi identificativi del conto corrente dedicato all’appalto e dei nominativi, dati anagrafici e codice fiscale delle persone che possono agire sul conto medesimo.
ART. 14 – CESSIONE DEL CREDITO
Ai sensi dell’articolo 1260 comma 2 del codice civile è esclusa qualunque cessione di crediti senza preventiva autorizzazione scritta da parte dell’Amministrazione. Si applica l’art. 106, comma 13, del D lgs. n. 50/2016.
ART. 15 – ESECUZIONE DEL CONTRATTO
La prestazione oggetto del presente contratto sarà gestita dal Direttore dell’esecuzione che sarà nominato dall’Amministrazione.
L’Affidatario è tenuto a conformarsi a tutte le direttive dallo stesso impartite nel corso dell’appalto nei tempi e modi che saranno definiti negli atti adottati dallo stesso.
ART. 16 - VERIFICHE E CONTROLLI SULLO SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
L’Amministrazione si riserva di effettuare verifiche e controlli circa la perfetta osservanza da parte dell’Affidatario stesso di tutte le disposizioni contenute nel presente Capitolato ed in modo specifico controlli di rispondenze e qualità.
Qualora dal controllo qualitativo e/o quantitativo il servizio dovesse risultare non conforme al Capitolato o al contratto, l’aggiudicatario dovrà provvedere tempestivamente ad eliminare le disfunzioni rilevate. Nei casi di particolare grave recidiva, si procederà alla contestazione e all’applicazione di quanto previsto nel competente articolo.
ART. 17 – DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO
È fatto assoluto divieto all’Affidatario di cedere, sotto qualunque forma, in tutto o anche solo in parte, il contratto d’appalto a pena di nullità.
Sono fatti salvi i casi di cui all’art. 106 comma 1, lett. d) n. 2 del D .lgs. n. 50/2016. (all'aggiudicatario iniziale succede, per causa di morte o per contratto, anche a seguito di ristrutturazioni societarie, comprese rilevazioni, fusioni, scissioni, acquisizione o insolvenza, un altro operatore economico che soddisfi i criteri di selezione qualitativa stabiliti inizialmente, purché ciò non implichi altre modifiche sostanziali al contratto e non sia finalizzato ad eludere l'applicazione del presente codice).
ART. 18 – DIVIETO SUBAPPALTO
È fatto assoluto divieto di subappaltare i servizi oggetto del presente appalto.
ART. 19 – CONTESTAZIONI E PENALI
Per l’inottemperanza delle prescrizioni contrattuali relativamente a ritardi o errori nell’adempimento delle prestazioni si applicano la seguenti penali:
per ogni giorno di ritardo rispetto ai tempi da osservare per la presentazione della
documentazione oggetto del servizio, qualora sia da computarsi a sua colpa, l’Affidatario sarà tenuto al pagamento di una penale giornaliera pari a € 250,00, cifra aumentata a € 400,00 a partire dal quinto giorno;
per ogni altro inadempimento contrattuale, sarà dovuta una penale pari a € 200.
L’infrazione dovrà essere contestata, ai fini dell’applicazione della penale, entro 5 giorni solari dal fatto cui si riferisce. All’Affidatario è concesso un ulteriore termine di 15 giorni solari per la presentazione delle controdeduzioni. Trascorso tale termine, ove le giustificazioni addotte siano valutate negativamente, saranno applicate le suddette penali.
Le penali saranno detratte dagli importi delle fatture non ancora liquidate.
ART. 20 – RISOLUZIONE
Oltre a quanto genericamente previsto dall’art. 1453 c.c per i casi di inadempimento alle obbligazioni contrattuali, l’Amministrazione si riserva di risolvere il contratto, ai sensi dell’art. 1456 c.c., nei seguenti casi:
- interruzione del servizio;
- sottoposizione dell’Affidatario alle procedure derivanti da insolvenza;
- cessione del contratto o subappalto;
- perdita anche di uno solo dei requisiti di partecipazione;
- applicazione della quinta penalità.
ART. 21 – SPESE CONTRATTUALI
Le spese contrattuali dipendenti e conseguenti sono a carico dell’Affidatario.
ART. 22 – FORO COMPETENTE
Il foro competente per tutte le controversie che dovessero insorgere nell’esecuzione e nell’interpretazione del contratto sarà esclusivamente quello di Verona