Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca
Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca
Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali Direzione Generale per i contratti, gli acquisti e per i sistemi informativi e la statistica
Ufficio 4 – servizi infrastrutturali e di rete
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Registro Decreti DGCASIS n. 0000291 del 7.12.2016
IL COORDINATORE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
VISTO il D. Leg.vo n. 39 del 12 febbraio 1993 recante "Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche" che fissa le finalità dei processi delle amministrazioni pubbliche che prevedono l'impiego delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione;
VISTO il DPCM 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i., recante il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa e, in particolare, l'art. 50 co. 4, l'art. 56 co. l, l'art. 64 co. 4 e l'art. 68 co. l, che dispongono l'obbligo per le amministrazioni pubbliche di adottare i Titolari di classificazione;
VISTO il D. Leg.vo n. 42 del 22 gennaio 2004 e s.m.i., recante il Codice dei Beni Culturali e del paesaggio e, in particolare, l'art. 30 che dispone l'obbligo per le pubbliche amministrazioni di ordinare i propri archivi;
VISTO il Titolario di classificazione adottato ex lege, il 25 maggio 2006 e s.m.i.;
VISTO il Manuale di gestione dei flussi documentali del MIUR di cui al DDG n. 240 del 9 ottobre 2015, redatto in versione unica e vincolante per tutte le articolazioni ministeriali;
RITENUTO di dover provvedere all’aggiornamento del Titolario di classificazione, in modo analogo;
VISTO il DPCM n.98 dell’11 febbraio 2014, recante “Regolamento di organizzazione del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca”, ed in particolare l’art. 7 comma 5 lettera o) in merito ai compiti riferiti alla gestione dei flussi documentali;
VISTO il DM n.753 del 26 settembre 2014, recante “Individuazione degli uffici di livello dirigenziale non generale dell’Amministrazione centrale”, nel quale tra le competenze dello scrivente Ufficio figura l’attuazione delle linee strategiche in tema di gestione dei flussi documentali;
VISTO il DDG n.232 del 30 settembre 2015, con cui il sottoscritto è stato nominato Coordinatore della gestione documentale del MIUR;
VISTO il documento 201611301400-TITOLARIO MIUR recante la proposta di Xxxxxxxxx di classificazione unico per tutte le articolazioni ministeriali, con il quale si disciplina quanto in narrativa per le finalità
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sopra descritte e ritenutolo coerente con le medesime;
PRESO ATTO che la proposta di cui sopra è il risultato del lavoro svolto dal Tavolo permanente dei Dirigenti RSP e degli Amministratori delle AOO dell’Amministrazione centrale in collaborazione con le omologhe figure di sistema delle articolazioni territoriali, coinvolte tramite un ciclo di videoconferenze;
ATTESO che il Titolario allegato è comprensivo di un massimo di tre gradi divisionali: titoli (prima colonna), classi (seconda colonna) e sottoclassi (terza colonna) corredate da due colonne descrittive;
APPROVA
la proposta di Xxxxxxxxx di classificazione unico per tutte le articolazioni ministeriali, di cui al documento
201611301400-TITOLARIO MIUR, parte integrante e sostanziale del presente atto.
Il Titolario entrerà in vigore dal 17 dicembre 2016, previa coerente configurazione dell’applicativo di protocollo informatico.
Il presente atto sarà pubblicato sul sito istituzionale del MIUR nella sezione “AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE ‐ Altri contenuti”, a corredo della documentazione allegata al Manuale per la gestione dei flussi documentali.
IL COORDINATORE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Xxxxxxx Xxxxxx Firmato digitalmente da XXXXXX XXXXXXX
MINISTERO
DELL’ISTRUZIONE, DELL’UNIVERSITA’ E DELLA RICERCA
DIREZIONE GENERALE
PER I CONTRATTI, GLI ACQUISTI, I SISTEMI INFORMATIVI E LA STATISTICA
TITOLARIO UNICO DI CLASSIFICAZIONE PER LA GESTIONE INFORMATICA
DEI FLUSSI DOCUMENTALI DEL MIUR
Roma, 30.11.2016
Il titolario di classificazione è uno degli strumenti di fondamentale importanza per una corretta gestione documentale delle Amministrazioni Pubbliche; esso si presenta come uno schema generale di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite in modo uniforme, che identificano e le funzioni e le attività dell’amministrazione.
Nello specifico, la classificazione permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione e costituisce il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali e per favorire le operazioni di selezione finalizzate alla tenuta/archiviazione corrente/conservazione a norma e/o permanente.
A tale proposito, secondo unanime dottrina, il titolario di classificazione deve possedere le seguenti caratteristiche:
• sviluppo su più livelli (struttura ad albero);
• si ricava dalle funzioni, non da compiti e competenze;
• ha carattere di astrattezza e deve essere omnicomprensivo;
• deve essere stabile ma dinamico (quindi va modificato se variano le funzioni dell’Ente. Es. la mission passa dalla “pubblica istruzione” all’“istruzione”);
• è generale ma non generico;
• non può essere retroattivo;
• deve essere semplice e memorizzabile;
• deve riferirsi alle necessità funzionali del soggetto produttore che sono tendenzialmente stabili, e non conformarsi alla struttura organizzativa dell’Ente che è, per definizione, periodicamente aggiornata.
L’adozione del Titolario di classificazione è posto dal DPR 445/2000 e s.m.i. (art. 64, c. 4) quale obbligo a carico di tutte le Amministrazioni Pubbliche, una volta individuate le Aree Organizzative Omogenee di cui all’art. 50 del citato Decreto e quale essenziale riferimento per la “gestione informatica dei documenti” di cui all’art. 1 c. 1 lett. u) del citato Decreto.
Il Xxxxxxxxx che segue è il risultato di una lunga attività di confronto e rielaborazione effettuata in collaborazione con le Direzioni generali centrali e territoriali per il tramite sia del Tavolo permanente per i dirigenti RSP e gli Amministratori delle AOO centrali che delle videoconferenze settimanali tenute tra luglio e novembre con le 18 articolazioni regionali, al fine di adattarne i contenuti alla
concretezza delle funzioni e delle attività svolte da ciascuna di essi, senza per questo snaturarne la filosofia di fondo che lo ispira, ivi compresa la caratteristica di astrattezza propria di ogni corretto titolario. Il Titolario elaborato è comprensivo di un massimo di tre gradi divisionali: titoli (prima colonna), classi (seconda colonna) e sottoclassi (terza colonna).
SEZIONE 1 – ESTREMI E MODIFICHE DOCUMENTO
Titolo | Titolario di classificazione per la gestione informatica dei flussi documentali |
Redattore del documento: | Il Tavolo Permanente dei dirigenti RSP e degli Amministratori di AOO dell’Amministrazione centrale, sentiti in videoconferenza, gli Amministratori delle AOO territoriali. |
Stato Del Documento: | DEFINITIVO |
N. Versione Documento: | 1.0 |
Data Di Prima Adozione: | 17 dicembre 2016 |
Data Di Revisione: | |
Data Approvazione: | 7 dicembre 2016 |
NOME FILE | DATA | DESCRIZIONE MODIFICA |
201611301400- TITOLARIO MIUR | 30/11/2016 | Titolario unico per tutte le AOO MIUR |
Come da manuale di gestione di Ente
La sequenza dei titoli è determinata dagli orientamenti normativi in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni.
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
01 | 00 | 00 | AFFARI GENERALI | |
01 | 01 | 00 | Affari Generali | |
01 | 01 | 01 | Atti di indirizzo, di programmazione e di pianificazione | Direttive, Piano della performance, Programma della trasparenza, Piano di prevenzione della corruzione (Piani Nazionali di Formazione), Programma nazionale della Ricerca, indirizzo e priorità politiche, programmazione sistema formazione superiore |
01 | 01 | 02 | Valutazione, controllo e consuntivazione | Carta dei servizi, valutazione del personale, controllo di gestione, relazioni ad hoc, SNV, visite ispettive interne |
01 | 01 | 03 | Relazioni sindacali | |
01 | 01 | 04 | Attività informativa | URP e ufficio comunicazioni, comunicazioni al personale |
01 | 01 | 05 | Rilevazioni e Monitoraggi di varie tipologie | GEDAP, scioperi, anagrafe prestazioni, conto annuale, dotazioni infrastrutturali, legge 104/92, benessere organizzativo, riviste e pubblicazioni, Dotazioni multimediali/tecnologiche per il MIUR e/o la didattica, libri di testo e fabbisogni formativi, pari opportunità ed altro |
01 | 01 | 06 | Organizzazione degli uffici | Provvedimenti e comunicazioni dirigenziali |
01 | 01 | 07 | Organizzazione ambienti e materiali | utilizzo locali, traslochi, arredamento, richieste manutenzione e assistenza tecnica, furti e atti vandalici, inventario, dotazioni HW e SW, gestione bandiere |
01 | 01 | 08 | Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | INPDAP, INPS, INAIL, visite mediche obbligatorie ai sensi X.Xxx. 81/2008 |
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
01 | 01 | 09 | Accesso agli atti | Ex art. 22 e seguenti della L. n. 241/90, accesso civico (art. 5 del D.Lgs n. 33/2013) e accesso ai dati personali (art. 7 del D.Lgs. 196/2003) ed altre tipologie di accesso previste dalla normativa vigente |
02 | 00 | 00 | RAPPORTI ISTITUZIONALI E VISIBILITÀ | |
02 | 01 | 00 | Convenzioni, protocolli d’intesa, accordi | Di qualunque natura, siano essi nazionali o internazionali, interministeriali e/o con altri Enti anche di formazione |
02 | 02 | 00 | Rapporti interni | |
02 | 02 | 01 | Rapporti con le articolazioni centrali | |
02 | 02 | 02 | Rapporti con le articolazioni territoriali | |
02 | 03 | 00 | Rapporti esterni | |
02 | 03 | 01 | Rapporti con altri Ministeri | |
02 | 03 | 02 | Rapporti con Regioni e Enti Locali | Anche in relazione al dimensionamento della rete scolastica, alla definizione del calendario scolastico, alla gestione dei locali delle scuole e relative spese di funzionamento a carico degli enti locali |
02 | 03 | 03 | Rapporti con le istituzioni scolastiche | Anche in relazione alle azioni di innovazione digitale, alle ispezioni, alla gestione degli esami di stato ed altro comunque riferito a scuole nazionali o internazionali |
02 | 03 | 04 | Rapporti con le istituzioni per la formazione superiore | Anche statuti e regolamenti |
02 | 03 | 05 | Rapporti con gli enti di ricerca | INDIRE, INVALSI, INGV, ASI ed altri |
02 | 03 | 06 | Rapporti con altre istituzioni | Scuole paritarie e non (che non siano comunicazioni inerenti l’anagrafe), CNAM, CNSU, CUN, consorzi e fondazioni ed altro |
02 | 03 | 07 | Rapporti con privati | Xxxxxxxxx e imprese |
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
02 | 03 | 08 | Rapporti internazionali | Anche per legalizzazione, autenticazione diplomi, riconoscimento abilitazioni, titoli e dottorati, equipollenze, equiparazioni e riconoscimento titoli di studio italiani ed esteri, certificazione per l’estero dei titoli accademici |
02 | 03 | 09 | Eventi e Patrocini | Convegni, manifestazioni, conferenze, seminari, premi nazionali/internazionali ed altro |
02 | 03 | 10 | Rapporti col Parlamento ed il Governo | Interrogazioni parlamentari e proposte di legge |
03 | 00 | 00 | RISORSE UMANE | |
03 | 01 | 00 | Reclutamento | |
03 | 01 | 01 | Procedure concorsuali | Procedure per titoli ed esami, individuazione per competenze (L. n.107/2015), chiamata diretta nell’università, abilitazione scientifica nazionale |
03 | 01 | 02 | Graduatorie | Anche Graduatorie accesso programmato, ad esaurimento, di circolo, di istituto. |
03 | 01 | 03 | Immissioni e conferme in ruolo | Anche contratti stipulati con personale scuola |
03 | 02 | 00 | Stato economico del personale | |
03 | 02 | 01 | Trattamento economico fondamentale | Compensi e ritenute al personale, decurtazioni, ritenute |
03 | 02 | 02 | Trattamento economico accessorio | Compensi accessori, lavoro straordinario, FUA, buoni pasto, indennità |
03 | 03 | 00 | Stato giuridico del personale | |
03 | 03 | 01 | Riconoscimenti e rilasci | Onorificenze, benemerenze, lauree honoris causa, emeriti, titoli stranieri e non, tessere Mod. AT/BT (ex A14) |
03 | 03 | 02 | Comandi, Distacchi e Mobilità | Mobilità territoriale, professionale, internazionale |
03 | 03 | 03 | Visite fiscali | |
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
03 | 03 | 04 | Incarichi e Mansioni | Incarichi esterni presso altre strutture, ruoli e mansioni svolte all’interno del MIUR, nomina di Dirigenti scolastici ed altri componenti di organi istituzionali, contratti con dirigenti scolastici |
03 | 03 | 05 | Assunzioni, trasformazioni del rapporto di lavoro, cessazioni, inidoneità, riscatti e pensionamenti | |
03 | 03 | 06 | Assenze e profili orari | Permessi, ferie e aspettative (permessi sindacali, studio o perché amministratore pubblico, donazione sangue, salute, servizi esterni, assenze a vario titolo), benefici (L. 104/92; status di amministratore pubblico), part-time, diritto allo studio |
03 | 03 | 07 | Progressioni, inquadramenti e ricostruzioni di carriera | |
03 | 04 | 00 | Definizione e gestione organici | |
03 | 04 | 01 | Organici MIUR | Personale amministrativo |
03 | 04 | 02 | Organici SCUOLE | Personale docente ed ATA |
03 | 04 | 03 | Organici AFAM | |
03 | 04 | 04 | Altro | |
04 | 00 | 00 | FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO | Formazione al personale MIUR, Università e AFAM, al personale scolastico e studenti Universitari |
04 | 01 | 00 | Rapporti con Istituzioni/Enti di formazione | Anche Statuti e Regolamenti didattici |
04 | 01 | 01 | Accreditamento Istituzioni/Enti | Anche filiazioni di Università straniere in Italia, Scuole superiori per Mediatori Linguistici, accreditamento formazione superiore |
04 | 01 | 02 | Riconoscimento Corsi | Anche post universitari |
04 | 01 | 03 | Formazione iniziale, in ingresso ed in servizio | Per il personale MIUR e scolastico, Carta docente |
04 | 01 | 04 | Xxxxxxxx e/o stage formativi | |
05 | 00 | 00 | POLITICHE FINANZIARIE, CONTABILITA' E BILANCIO | |
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
05 | 01 | 00 | Gestione corrente dell’esercizio finanziario | |
05 | 01 | 01 | Assestamento, variazioni di bilancio, richieste di cassa e reiscrizioni in bilancio | |
05 | 01 | 02 | Operazioni contabili | Emissione di impegni, OP, OA e SOP |
05 | 01 | 03 | Piano dei conti, Xxxxx consuntivo e rendiconto | |
05 | 01 | 04 | Bilancio di previsione, Programma annuale/triennale | |
05 | 02 | 00 | Gestione contabile degli uffici | |
05 | 02 | 01 | Gestione azioni/capitoli di spesa | Fondi per le istituzioni scolastiche, di formazione superiore e ricerca, ANVUR ed altri riconosciuti dal MIUR, FOE (Fondo Ordinario Enti) e FFO (Fondo Finanziamento Ordinario), 5x1000 |
05 | 02 | 02 | Economato | Spese di ufficio |
05 | 02 | 03 | Missioni | In Italia e all’estero |
05 | 02 | 04 | Revisorati ed ispezioni contabili | |
05 | 03 | 00 | Rapporti con Organi di controllo | Ci si riferisce alla regolarità contabile ed amministrativa |
05 | 03 | 01 | Rapporti con il MEF | rapporti con UCB e con RTS in ordine ai rilievi |
05 | 03 | 02 | Rapporti con la Corte dei Conti | Indagini, note, richieste di pareri, xxxxxxx, registrazioni, giudizi di responsabilità, rendicontazione |
05 | 03 | 03 | Organismi parlamentari ed altro | |
05 | 04 | 00 | Gestione fondi comunitari | Fondi strutturali Istruzione e Ricerca (PON) |
05 | 04 | 01 | Autorità di gestione | Programmazione, monitoraggio e valutazione |
06 | 00 | 00 | BANDI, CONTRATTI E ACCORDI QUADRO | In applicazione del Codice degli appalti |
06 | 01 | 00 | Attività preliminari | |
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
06 | 01 | 01 | Attività e documentazione amministrative propedeutiche /preliminari | Pareri, DUVRI, fermi amministrativi |
06 | 01 | 02 | Documenti di gara e Pubblicazione | Bandi e Accordi di programma |
06 | 01 | 03 | Offerte | |
06 | 01 | 04 | Commissioni | |
06 | 01 | 05 | Approvazione definitiva e relative comunicazioni | |
06 | 02 | 00 | Stipula e attività successive | |
06 | 02 | 01 | Attività amministrative funzionali alla gestione dei contratti | Anche verifica delle certificazioni antimafia, dei DURC, autorizzazioni al pagamento, tracciabilità dei pagamenti ed altro |
06 | 02 | 02 | Comitato strategico/operativo | |
06 | 02 | 03 | Monitoraggi e rendicontazioni come da contratto | |
06 | 02 | 04 | Comunicazioni all’aggiudicatario | Cioè ad un fornitore di beni e servizi oppure una impresa aggiudicataria di un bando oppure un soggetto sottoscrittore di una convenzione |
06 | 02 | 05 | Direzione lavori e Consulenza | |
07 | 00 | 00 | AFFARI GIURIDICO-LEGALI | |
07 | 01 | 00 | Legale | |
07 | 01 | 01 | Pareri, generica corrispondenza, istruttorie e relazioni | Avvocatura dello Stato con studi legali amministrazione centrale e territoriale, inerenti segnalazioni anche anonime o denunce a Procure o Corte dei Conti o altri |
07 | 01 | 02 | Pene accessorie | |
07 | 01 | 03 | Conciliazioni, esposti, diffide e reclami | |
07 | 01 | 04 | Rimborsi spese legali, patrocini gratuiti, procedure di recupero crediti | Anche per danno erariale e spese di giustizia |
07 | 02 | 00 | Contenzioso | |
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
07 | 02 | 01 | Contenzioso del lavoro | Ricorsi, Sentenze, Ordinanze, Decreti ed altro |
07 | 02 | 02 | Contenzioso amministrativo | TAR, Consiglio di Stato, Consiglio di giustizia amministrativa per la Regione Siciliana |
07 | 02 | 03 | Contenzioso ordinario | Ricorsi, Sentenze, Ordinanze, Decreti, atti di citazione, di pignoramento ed altro, anche innanzi al giudice di pace |
07 | 02 | 04 | Contenzioso innanzi alle Corti | Corte dei Conti, Corte Costituzionale, Corte di giustizia europea, Corte europea dei diritti dell’Uomo, Cassazione |
07 | 02 | 05 | Ricorsi amministrativi | Ricorsi gerarchici, Ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica, Ricorsi per opposizione o revocazione, Richiesta di trasposizione |
07 | 03 | 00 | Procedimenti Disciplinari | Anche redazione contestazioni di addebiti,, sanzionatori o di archiviazione |
07 | 03 | 01 | Istruttorie | |
07 | 03 | 02 | Provvedimenti | |
07 | 03 | 03 | Sospensioni cautelari e trasferimenti d'ufficio | |
07 | 04 | 00 | Penale | |
07 | 04 | 01 | Esecuzione/Estinzione di Pene Accessorie | |
07 | 04 | 02 | Rinvio a Giudizio | |
08 | 00 | 00 | SISTEMI INFORMATIVI E RETI | |
08 | 01 | 00 | Sistemi informativi dell’Amministrazione | Es.: S.I.D.I., POLIS (Istanze On Line), Sirio, Caronte …. |
08 | 01 | 01 | Siti Web istituzionali | Xxxx XXXX, USR, ATP, di progetto |
08 | 01 | 02 | Progettazione, reingegnerizzazione, evolutive e correttive | |
08 | 01 | 03 | Test e collaudi | |
08 | 01 | 04 | Privacy, accessibilità e sicurezza del dato | |
TITOLO | CLASSE | SOTTO CLASSE | VOCE | CASISTICA |
08 | 02 | 00 | Gestione dei Flussi Documentali | |
08 | 02 | 01 | Protocollo Informatico e Conservazione a norma | |
08 | 02 | 02 | Posta elettronica (certificata e non) | Termini e modalità d’uso delle caselle avente i seguenti domini: […]@xxxxxxxxxx.xx, […]@xxxx.xx […]@xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx […]@xxx.xxxxxxxxxx.xx |
08 | 02 | 03 | Firma digitale | Per le istituzioni scolastiche e per le articolazioni ministeriali |
08 | 02 | 04 | Indice della P.A. (iPA) | |
08 | 03 | 00 | Servizi Infrastrutturali e Reti | |
08 | 03 | 01 | VOIP e Connettività | |
08 | 03 | 02 | Gestione Ambiente Distribuito | |
08 | 03 | 03 | Gestione Server Applicativi | |
08 | 04 | 00 | Sicurezza ICT | |
08 | 04 | 01 | Business Continuity e Disaster Recovery | |
08 | 05 | 00 | Altro | |
08 | 05 | 01 | Richieste di log | da parte di Autorità Giudiziaria., Forze dell’Ordine, D.G. e/o D.R. |
08 | 05 | 02 | Sperimentazioni e studi | |
09 | 00 | 00 | ANAGRAFI E BANCHE DATI | |
09 | 01 | 00 | Anagrafe Nazionale degli Studenti | Note e circolari relative a: iscrizioni, frequenze, scrutini sintetici e analitici, esami di Stato primo e secondo ciclo di istruzione; tavolo tecnico Stato-Regioni ed altro |
09 | 02 | 00 | Anagrafe delle scuole | |
09 | 02 | 01 | Scuole statali e paritarie | |
09 | 02 | 02 | Scuole non paritarie | |
09 | 03 | 00 | Edilizia scolastica | |